Текст книги "Саммари книги Криса Бейли «Мой продуктивный год. Как я проверил самые известные методики личной эффективности на себе»"

Елена Лещенко
Саммари книги Криса Бейли «Мой продуктивный год. Как я проверил самые известные методики личной эффективности на себе»

Введение

До недавнего времени под продуктивностью подразумевалось количество выполненной работы – чем больше сделано, тем продуктивнее потрачено время. Такая психология свойственна конвейерному производству: нужно вовремя явиться на рабочее место, усиленно потрудиться и выдать как можно больше готовой продукции к концу рабочего дня. В современных условиях понятие продуктивности сместилось из сектора «количество» в сектор «качество». Сейчас гораздо важнее то, каких результатов и за какое время вам удалось добиться. Поэтому для современного человека, которому дана свобода самому выбирать пути решения поставленных задач, личная продуктивность имеет такое значение. Чем выше ваша эффективность, тем меньше времени вам требуется для достижения поставленных целей, тем большее количество вершин вы успеете покорить за отведенное время.

Все методы повышения продуктивности сводятся к оптимизации управления временем, вниманием, энергией.

Все три категории имеют одинаково важное значение: если вы не умеете управлять своим временем, то ни повышенная концентрация, ни огромное количество энергии не помогут вам выполнить все задуманное; отсутствие внимания сведет на нет и энергию, и большое количество времени; нехватка сил не позволит использовать время и способность концентрироваться.

Глава 1. Основы продуктивности

Повышение продуктивности начинается с мотивации. Вы можете опробовать на себе десятки техник, внедрить в свою жизнь новые привычки и ритуалы, направленные на рост личной эффективности, но без понимания цели это даст кратковременные результаты, которые со временем сойдут на нет. Поэтому первым делом нужно решить для себя, зачем вам нужна повышенная продуктивность, и как ваша мотивация взаимосвязана с вашими личностными ценностями. Для этого письменно ответьте на следующие вопросы:

• Если применение советов из этой книги на практике даст вам два часа свободного времени в день, на что вы их потратите? Какими новыми проектами займетесь? Или будете уделять больше времени уже имеющимся?

• Зачем вы начали читать эту книгу? Какие цели вы ставили перед собой, открывая ее? Почему вы хотите стать более продуктивным? Какими ценностями продиктовано это желание?

Однако мотивации, основанной на личных глубинных ценностях недостаточно для достижения максимального уровня продуктивности. Действовать эффективно значит действовать рационально, то есть уделять предельное внимание тем задачам, которые дают наибольший результат. Этот подход соответствует знаменитому принципу Парето или правилу 80/20, которое гласит, что 80 % результата приносят 20 % действий. Здесь важно определиться с приоритетами: выделите среди своих ежедневных задач три критически важные, они и дадут наивысшие результаты. Помните, что не все дела одинаково полезны. Некоторые требуют от вас больших затрат времени или сил, но при этом не имеют никакого практического эффекта (например, просмотр ленты соцсетей). Выделить три важнейшие задачи на работе можно таким способом:

• Составьте список своих ежедневных дел и обязанностей;

• Представьте, что теперь вы можете выполнять только одну задачу из списка. Какая из них будет наиболее ценна с точки зрения результативности?

• Теперь можете таким же образом выбрать еще два пункта из списка.

Эти три задачи и есть те самые 20 % дел, которые принесут 80 % результата.

Как управлять этими делами? Очень просто: каждое утро записывайте три дела, которые обязательно должны быть выполнены к концу дня. Концентрируйте свое внимание и прилагайте максимум усилий именно к выполнению этих трех задач. То же самое делайте в начале каждой недели. Этот подход называется «правилом трех». Использовать его можно не только в профессиональной сфере, но и в личных делах. Планируйте на неделю и отдельно на каждый день встречи с друзьями, походы в кино или чтение книг. Главное реально оценивать свои силы и возможности и не планировать слишком легких или слишком сложных дел. И те, и другие лишают мотивации: первые – потому что не требуют концентрации и усилий, вторые – потому что сразу видятся неосуществимыми.

Для достижения предельной продуктивности мало выделить три важнейшие задачи, необходимо выполнять их тогда, когда ваша энергия максимальна. Чтобы понять, в какое время суток ваши силы на пике, понаблюдайте за собой, подведите статистику. Эти показатели сугубо индивидуальны, однако существует несколько общих правил:

• У жаворонков пик активности приходится на утренние часы, у сов – на вечерние; Практически все люди чувствуют спад активности к середине дня;

• В послеобеденное время уровень энергии значительно возрастает.

Если придерживаться собственного биологического ритма и браться за решение первостепенных задач на пике активности, то ваша результативность заметно возрастет.

Глава 2. Пустая трата времени

Теперь более подробно рассмотрим категории продуктивности. Первая из них – время. Без оптимального управления временем невозможно стать более продуктивным.

Главный враг продуктивности практически каждого человека – прокрастинация, то есть откладывание дел на потом. Эта особенность заложена в нас биологически, нужно признать факт ее наличия и научиться ею управлять.

В большинстве случаев прокрастинацию вызывают не отдельные черты характера личности, а определенные характеристики задачи, которую нужно решить. Исследователи выделяют шесть триггеров, запускающих прокрастинацию:

• Задача скучна;

• Задача не имеет четкой структуры, она неоднозначна;

• Решение задачи не предполагает получение удовольствия от процесса; Задача слишком сложна;

• В процессе решения задачи может возникнуть чувство бесполезности действий; Задача не имеет для вас личностной ценности.

Чем больше триггеров содержит задача, тем больше вероятность того, что она будет отложена. В этом парадокс наиболее результативных задач: они, как правило, скучны и требуют затрат большего количества энергии. Но именно они приносят 80 % результата. Именно поэтому так важно уметь управлять своим мозгом, в котором постоянно идет борьба между логикой и эмоциями, разумом и инстинктами. Прокрастинация – результат победы инстинктов. Мы хотим получать удовольствие, поэтому откладываем сложные и скучные задачи. Как только верх берут логика и разум, мы все же беремся за дело. Чтобы повысить шансы на успех нашего разумного начала, нужно постараться воздействовать на каждый триггер и сделать задачу более привлекательной и интересной:

• Скучная задача. Для выполнения такой задачи можно выбрать необычное место, например, хорошее кафе.

• Задача не структурирована. Проведите подготовительную работу и составьте пошаговый план решения задачи.

• Процесс решения не приносит удовольствия. Вознаграждайте себя за каждые 15 минут работы.

• Сложная задача. Приступайте к ее решению на пике своей биологической активности. В процессе решения возникает чувство бесполезности, задача рутинная. Работайте над ней по таймеру, например, прерываясь каждые 30 минут.

• Задача не имеет значимости для вас как для личности. Ищите плюсы. Что вы получите в результате выполнения? Сосредоточьтесь на вознаграждении.

Помимо этого, существует еще три простых способа усиления влияния логики и разума для победы над прокрастинацией:

• Напишите перечень дел на период прокрастинации. Как только вы почувствуете, что готовы поддаться инстинктам и отложить задачу на потом, используйте это время для выполнения менее важных, рутинных дел.

• Перечислите отрицательные последствия от того, что вы не выполните задачу. Возьмитесь за неприятное дело. Дайте себе 15 минут, по истечении этого времени, скорее всего, вы поймете, что оно не настолько трудно, как казалось, и сможете продолжить.

Проблема прокрастинации связана с одной необычной особенностью человеческой психики: мы воспринимаем себя в будущем как абсолютно чужого человека. Этот человек кажется нам более целеустремленным и менее загруженным делами, поэтому мы с легкостью перекладываем на него дела, которые не хотим делать в настоящем.

Идентифицировать себя настоящего с собой будущим можно одним из следующих способов:

• Воспользоваться приложением AgingBooth, которое покажет, как вы будете выглядеть через несколько десятилетий;

• Написать письмо, адресованное себе будущему;

• Думать о себе будущем как о человеке, уже выполнившим задачи, к которым вы никак не хотите приступать.

Эти способы помогут установить контакт между вами нынешним и вами будущим, что позволит повысить уровень ответственности перед собой и сократит прокрастинацию.

Один из самых распространенных и всеобъемлющих триггеров, запускающих прокрастинацию, – интернет. Это величайшее изобретение человечества, которое содержит в себе практически все знания мира, снижает нашу продуктивность до минимума. Бесконечные уведомления из соцсетей и электронной почты лишают нас концентрации и отнимают огромное количество времени. Единственный выход из сложившейся ситуации – отключать интернет на время работы и ограничивать время его использования в повседневной жизни.

Глава 3. Конец тайм-менеджмента

На данный момент время является не самым главным аспектом продуктивности. Гораздо большее значение имеют внимание и энергия. Это связано с тем, что у человека нет возможности влиять на течение времени, но он может напрямую воздействовать на собственные концентрацию и энергию. В целом, процесс управления временем сводится к выбору, какое количество энергии и внимания вы готовы потратить на решение поставленной задачи, исходя из этого определяется необходимое количество времени. Этот подход отличается от классического понятия «тайм-менеджмент» и соответствует более современному – «экономика знаний».

Ниже приведены лучшие способы перехода к мышлению в рамках экономики знаний:

• Работать меньше. Как бы абсурдно это не звучало, но чем больше вы работаете, тем меньше успеваете. Дело в том, что, уделяя работе все больше и больше времени, вы все меньше отдыхаете, что ведет к снижению концентрации и потере сил. Интенсивная работа в течении большого количества часов не эквивалентна эффективности.

Продуктивность – это результаты, а достичь их становится гораздо сложнее, когда нет времени на восстановление энергии. Если же ваше время строго ограничено, вы вкладываете максимальное количество внимания и энергии в свою деятельность, не позволяя себе прокрастинировать. Результаты работы 90-часовой и 20-часовой рабочих недель практически идентичны. Ограничение времени, отведенного на решение задачи, создает ощущение цейтнота, что подстегивает к более интенсивной работе, в итоге результат достигается за более короткий период. Оптимальной считается рабочая неделя продолжительностью 35–40 часов.

• Планировать свой день в соответствии с биологическими ритмами. Об этом уже говорилось, однако стоит отметить, что адекватная оценка собственной активности возможна только после целенаправленного наблюдения за собой. Поэтому имеет смысл завести журнал наблюдений, в котором нужно отмечать по часам свое состояние. После того, как вы определитесь со своими пиками активности, резервируйте это время для наиболее важных дел. Периоды активности и апатии предсказуемы, но не статичны.

Любые внешние воздействия могут повлиять на количество вашей энергии, как в сторону увеличения, так и наоборот. Важно подходить к этому вопросу в рамках здравого смысла: если чувствуете, что работа идет легко, не останавливайтесь только потому, что по вашим представлениям период энергичности закончился, в то же время не стоит заставлять себя работать во что бы то ни стало, если чувствуете, что силы покинули вас. Подходите к этому вопросу разумно.

• Отвести специальный день для бытовых дел. Невозможно чувствовать себя комфортно, если не убираться дома, не готовить еду, не принимать душ и не делать еще десяток необходимых действий. Но большинство из них отнимают время, которое хочется потратить на решение более важных задач. Чтобы справиться с потоком бытовых дел, выделите для них конкретный день в распорядке своей недели, например, воскресенье. Так вы освободите остальное время для более важных пунктов и не запустите собственное хозяйство.

Не пытайтесь контролировать время, его ход начался много миллиардов лет назад, повлиять на него мы не в силах. Воспринимайте его как фон, на котором можно работать с вниманием и энергией.

Глава 4. Вспомогательные задачи

Вспомогательные задачи – это дела, без которых невозможна основная деятельность. Телефонные звонки, письма на электронную почту, участие в совещаниях, переговоры и многое другое – все это дополнительная нагрузка, которая зачастую отнимает много времени и сил. Единственно верное решение – это сокращение затрачиваемых на их решение ресурсов.

Чем меньше сил вы прикладываете к действиям с наименьшей отдачей, тем больше сможете вложить в дела, которые в перспективе принесут гораздо больше пользы.

Сокращая количество вспомогательных задач, вы освобождаете в своем графике время. А чем больше у вас свободного времени, тем больше поле для маневра. Вы более мобильны и гибки, любые непредвиденные обстоятельства легко могут быть вписаны в ваш график. Именно поэтому уменьшение количества запланированных дел – путь к более сосредоточенной работе над приоритетными задачами.

Вспомогательные задачи заполняют собой все свободное пространство, отсюда создается ложное ощущение занятости и продуктивности. Однако результат от такой деятельности более, чем скромный. Вот несколько способов сократить количество дополнительных дел:

• От некоторых из них можно полностью отказаться. Смело ликвидируйте из своего списка обязанностей бесполезные встречи и совещания, телефонные звонки, не несущие никакой практической пользы, чтение новостных лент, просмотр соцсетей и т. д.

• Строго ограничьте время на выполнение вспомогательных задач. Для начала отследите с помощью журнала учета, сколько времени вы на них тратите, а затем установите строгие лимиты, как по количеству подходов за день, так и по времени на каждый подход.

• Постарайтесь заниматься дополнительными делами в периоды биологического спада активности. Так вы не позволите им размножаться и накапливаться, и в тоже время сможете уделять больше внимания и энергии основным задачам в моменты пиков активности.

• Делегируйте вспомогательные задачи другим людям. Перенаправить другим можно и рутинные профессиональные задачи, и домашние дела. Для этого можно нанять ассистента, помощника по хозяйству и даже использовать собственных детей. Главная задача – не сократить количество выполняемой работы, а освободить время и силы для выполнения приоритетных задач.

Совсем отказаться от ежедневных рутинных дел невозможно, но сократить их количество или совсем ликвидировать их из своего графика, для того чтобы уделять больше внимания, времени и энергии важнейшим задачам, вполне реально. Научитесь говорить «нет» делам с минимальным ответным действием.

Глава 5. Хранение информации

Человеческий мозг – невероятный инструмент. Он способен обрабатывать и усваивать огромное количество данных, но совершенно не пригоден для хранения больших объемов текущей информации. Именно поэтому нужно хранить такую информацию на внешних носителях: ежедневные дела – в списках, встречи – в календарях и т. д. Таким образом в мозгу освобождается пространство для обдумывания приоритетных задач, психическое напряжение от осознания накопившихся дел спадает, и возникает чувство освобождения и ясности сознания.

Одна из лучших рекомендаций – периодически выгружать из сознания все актуальные задачи на бумагу. Такой список может насчитывать более ста пунктов, в него должны войти все дела, которые предстоит сделать, и те, что уже в работе, но не завершены. Составив такой перечень, необходимо внимательно изучить его и понять, какие пункты требуют каких-либо ваших действий. Затем по каждому пункту нужно определить шаги на пути реализации задачи. Такая очистка сознания поможет снизить уровень стресса и позволит выйти на первый план тем мыслям и идеям, которые имеют непосредственное отношение к решению важных вопросов.

Однако одного перечисления запланированных дел недостаточно для систематизации накопившегося в голове материала и снятия напряжения. Существует еще несколько инструментов для этих целей:

• Список ожиданий. В этот список попадают все события, которые вы ждете: ответ на письмо, поступление денег на счет, посылка, важный звонок. Об этом легко забыть, однако мозг, пытаясь хранить эту информацию, испытывает дискомфорт, который выливается в потерю концентрации.

• Заметки по проектам. Проект – это задача, которая требует длительного внимания, затраты усилий и результата к определенному сроку. Если разнести все проекты по отдельным заметкам и фиксировать в них все необходимые шаги, то вам не придется держать их в голове и постоянно беспокоиться об этом. Идеальный вариант – просматривать заметку каждого проекта в момент планирования дел на неделю или день и переносить задачи из заметок в план.

• Список тревог. Создайте такой список, если чувствуете, что беспокойство о чем-то не позволяет вам концентрироваться на приоритетных задачах, и выделите определенное время для обдумывания каждой проблемы из перечня. Как только тревога вновь охватит вас, скажите себе, что время еще не пришло и вы сможете вдоволь «потревожиться» в отведенное время.

• Всегда держите под рукой блокнот и ручку, чтобы фиксировать внезапные идеи. Так вы их не потеряете и не загрузите мозг лишними данными.

• Используйте простые пароли для входа в различные аккаунты. Пароль – это тоже информация, и, если их слишком много и при этом они слишком сложные, ваша память перегружается.

Работая над продуктивностью с помощью списков, важно не увлечься и не забыть о самих делах, ведь процесс составления списка – не сама цель. Подходите к вопросу с точки зрения здравого смысла и не действуйте в угоду мнимой продуктивности.

Глава 6. Контроль эффективности

Умение увидеть свою жизнь со стороны – одно из важнейших в работе над продуктивностью. Когда вы видите все аспекты своей жизни, проекты, над которыми работаете, отношения и собственные желания на одной карте, вы можете адекватно оценивать, какие секторы требуют большего внимания, а какие отнимают слишком много времени. Составить такую карту можно, используя семь категорий:

• Интеллект; Здоровье; Чувства; Работа; Финансы; Отношения; Удовольствия.

К этим категориям можно отнести абсолютно все задачи, проекты, обязанности и желания.

Над каждым пунктом необходимо поработать и записать все, что имеет к нему отношение. Например, в категорию «здоровье» можно отнести регулярные занятия в спортзале, прием витаминов, утренние пробежки, посещение стоматолога и т. д.

Просматривать карту своей жизни необходимо еженедельно, чтобы оперативно отслеживать, сколько времени, сил и внимания вы уделили каждому аспекту, и планировать мероприятия на предстоящую неделю с учетом выявленных перекосов.

Такой контроль помогает не упускать из виду важные задачи, но иногда нужно уметь ослабить контроль и позволить сознанию действовать самостоятельно. Во время работы или составления планов и списков наше внимание максимально концентрируется, и мы входим в сфокусированный режим работы мозга. Однако он не единственный. Мозг человека работает в двух режимах, постоянно переключаясь между ними. Второй режим имеет рассеянный характер: мысли беспрепятственно блуждают, перескакивая с одного на другое. Именно в такие периоды чаще всего нас посещают озарения, и в голову приходят нестандартные идеи.

Этот режим не менее важен для продуктивной работы, поэтому, если чувствуете, что какая-то задача не поддается решению, сколько бы вы над ней не бились, оставьте ее и отправляйтесь на прогулку. Пока вы будете созерцать природу и людей, ваш мозг в фоновом режиме будет обдумывать насущные проблемы. И мысли, свободные от рамок вашего внимания, будут плавно перетекать, что, скорее всего, приведет к обнаружению неожиданного решения.

Глава 7. Тренировка внимания

Рассеянное внимание и свободное движение мыслей – отличное подспорье в поиске творческих решений, однако продуктивная работа во время текущих задач невозможна без концентрации внимания. Ученые установили, что практически половину времени бодрствования мы проводим в отстраненных мечтаниях. Такой тип поведения абсолютно естественен, но, если ваша цель – повышение собственной эффективности, необходимо научиться управлять своим вниманием при работе с наиболее результативными делами (теми, что выделили для себя по правилу трех). Концентрация внимания тождественна экономии времени: чем осознанней вы работаете над задачей, тем меньше времени вам требуется для ее решения.

Ученые выделяют три компонента внимания:

• Исполнительный компонент. Это часть сознания, задействованная в мышлении; Концентрация. Фокусировка внимания на актуальных задачах;

• Осознанность. Умение осмысливать внутренние и внешние процессы.

Тренировка всех трех компонентов и есть тренировка внимания в целом. В то же время способность фокусировать внимание зависит не только от внутренних факторов, но и от внешних. Если вы работаете над приоритетной задачей и при этом постоянно отвлекаетесь на внешние раздражители – телефон, электронная почта, уведомления – то ваша продуктивность будет стремиться к нулю. Как только вы отвлеклись на что-то, ваше внимание рассеялось, и может понадобиться до получаса, чтобы вернуть сознание в нужное русло. Поэтому, приступая к работе, старайтесь исключать возможность любого внешнего воздействия.

Отказ от работы в режиме многозадачности имеет и еще одно неоспоримое преимущество: как только вы начинаете работать более сфокусировано, ваша способность запоминать улучшается. Это связано с тем, что постоянное перескакивание с одной задачи на другую перегружает мозг, вследствие чего он просто перестает осмысливать информацию и откладывать ее в долгосрочную память.

Проблема многозадачности не только в том, что она фактически лишена реальной эффективности, но и в том, что от нее действительно очень сложно отказаться. Наш мозг так устроен, что, делая несколько дел одновременно, мы испытываем ложное чувство занятости и собственной продуктивности. Но если помнить, что продуктивность – это, в первую очередь, результат, а не просто факт какой-либо деятельности, то приучить себя к работе в режиме однозадачности будет легче.

Многозадачность – одна из вредных привычек, имеющая большое влияние в силу своей физиологической формы. Привычка – это устойчивая нейронная цепочка, в конце которой всегда происходит выброс в мозг гормона удовольствия. Именно поэтому от многозадачности, как от любой другой привычки, очень сложно избавиться. Процесс избавления подразумевает под собой подмену одной привычки другой, более конструктивной. Для начала старайтесь удерживать свое внимание на одной задаче в течение непродолжительного времени.

Например, в течение двадцати минут строго контролируйте свое сознание, не позволяя ему блуждать и отвлекаться. Со временем вы сможете увеличить период сфокусированной работы до целого дня.

Вот еще несколько приемов тренировки внимания:

• «Помидор». Работайте по таймеру, чередуя периоды работы длительностью 25 минут и пятиминутные перерывы.

• Активное слушание. Возвращайте свое внимание к теме разговора и самому собеседнику, задавая ему вопросы.

• Осознанное чтение. Во время чтения контролируйте внимание и возвращайте его к тексту, не позволяя себе забегать вперед.

• Осознанные приемы пищи. Садясь за стол, не берите в руки телефон или газету. Сосредоточьтесь на еде, ее вкусе и температуре.

Суть всех приемов в том, чтобы осознанно возвращать свое внимание в нужное русло и со временем научиться контролировать его.

Еще один способ управлять вниманием – это медитация. Многих отпугивает это слово, однако на практике все достаточно несложно. Медитация помогает настроить сознание на работу в режиме однозадачности. Для погружения в медитативное состояние найдите тихое место, где вас никто не побеспокоит; сядьте прямо (можно на пол или стул); выберите комфортное время медитирования (можно начать с пяти минут) и установите таймер; глаза можно закрыть, можно оставить открытыми (это не принципиально). Смысл медитации заключается в концентрации внимания на собственном дыхании. Отслеживайте каждый вдох и выдох, не позволяя сознанию отвлекаться на что-то постороннее.

Научившись медитировать, т. е. фокусировать свое внимание на определенном занятии, вы научитесь управлять своим сознанием в процессе работы над приоритетными задачами.