Текст книги "Info-драйвер. Как выжить в мире информации"

Глава 9
Нет пределов совершенствованию…

Уважаемый информационный работник, задумайтесь: в чем состоят ваши конкурентные преимущества перед миллионами ваших коллег? Чем вы можете впечатлить потенциального работодателя (именно впечатлить, а не только заинтересовать)? На какие ваши действия одобрительно кивает ваше нынешнее руководство? За что вас уважают коллеги? Ответьте, пожалуйста, именно как информационный работник. Поясню: попробуйте задать такие вопросы человеку аграрному или человеку индустриальному. Первый расскажет вам, как хорошо он знает особенности земли и повадки животных, второй расскажет, как профессионально он обращается со станком.

Общаясь с профессионалом из каждой конкретной профессиональной отрасли, вы почувствуете, что существуют некоторые универсальные компетенции, свойственные состоявшимся специалистам того или иного типа, а есть и уникальные умения. Можно ли сформулировать компетенции информационного работника? Ведь четко обозначить их – значит задать цель, для достижения или приближения к которой можно предпринимать сознательные и спланированные действия. Увы, в информационной сфере пока все сложнее, чем у «аграриев» или «индустриалов». Информационное общество формируется и в тот момент, когда я пишу эту строчку, и в тот момент, когда вы ее читаете. Информационная среда динамично эволюционирует, а значит, трансформируются и требования к «информационному профессионалу».

Чем быстрее эволюционирует общество, тем более усиливается и конкуренция между его гражданами (этот вопрос мы подробно рассматривали в разделе 2.1). Что же делать, чтобы не отстать в конкурентной борьбе в постоянно меняющихся условиях? Вспомним классиков – «зри в корень»: в среде, где все относительно, а условия игры постоянно меняются, необходимо искать универсальные компетенции. Попробуем таковые обозначить и изучить.

Задумайтесь, какие из ожиданий, описываемые в вакансиях, и какие из качеств, упоминаемых соискателями в резюме, можно назвать универсальными и однозначно отнести к информационным навыкам? Это точно не владение почтовыми программами и электронными органайзерами (хотя и эти технологические знания тоже важны). Пожалуй, наиболее частыми пунктами из этой сферы будут «системное мышление» и «аналитический склад ума». На самом деле это две стороны одной медали – невозможно изучить интегральное исчисление, не разобравшись с дифференциальным. Чтобы увидеть и понять целое (систему) нужно уметь изучать ее части (анализировать).

Вся практическая часть этой книги по большому счету посвящена принципам «дифференциально-интегральной» информационной работы: разбиению информационного потока на инфокванты и записи этих информационных единиц в систему (в виде нелинейной сети идей). Это и есть анализ и синтез (дифференцирование и интегрирование) информации. Рассмотренная технология МОДА – конкретный пример инструментария для такой работы. И все приведенные выше теоретические сведения – это эффективная отправная точка для разработки подобных навыков. Подумаем, как можно сделать более эффективной собственную компоненту информационной работы, называемую словом «аналитика»? Во-первых, для этого нужно запомнить, что

анализ информации невозможен без ее регистрации.

Если вы вообще никак не регистрируете входящую/исходящую информацию, даже не задумывайтесь о каких бы то ни было конкретных оценках; «много» или «мало» – вот единственная доступная вам шкала. Вспомните шуточную примитивную систему счета – «один», «два», «много» – это как раз тот самый случай. Если вы активно занимаетесь информационной работой, то наверняка уже выработали какую-то систему регистрации информационного обмена. В самом простом случае это папки «Входящие» и «Исходящие» вашего почтового клиента, они дают вам простейшие средства анализа информации – оценки объемов информационного обмена с тем или иным партнером и т. д. Когда количество писем превышает несколько десятков в день и встроенная система поиска ищет нужное письмо больше минуты, появляется необходимость разбить информационный массив: для писем от постоянных адресатов завести отдельные папки, важные послания помечать цветовой маркировкой и т. д.

Один из удобных способов организации работы почты, да и в целом обустройства информационной базы – программа Microsoft Outlook. Максимально использовать ее возможности, выработать навыки эффективной работы с почтой и увязать этот информационный обмен с «ежедневником» и другими инструментами электронного органайзера вам поможет книга Глеба Архангельского «Тайм-менеджмент на Outlook. Формула времени». Меня она подкупила тем, что освоение программы в ней преподается в условно-игровой манере, на любопытных условных примерах.

Наверняка у вас накапливается и большой объем файлов, для которых тоже нужно вводить какую-то структурированную систему хранения. И вы начинаете пробовать самые разные системы категоризации накопленной базы данных.

С самого начала стоит упростить такую работу, помня основное правило инженерной психологии – человек в состоянии одновременно оперировать не более чем 7 ± 2 параметрами. Критическим объемом для нас должен стать десяток объектов, если в рабочем каталоге (папке) скапливается больше десяти разнотипных файлов, пора вводить подкаталоги (вложенные папки), которых тоже в идеале должно быть не больше десяти.

Разрабатывать конкретный вид структуры каталогов – занятие сугубо индивидуальное, ни один пример здесь не может быть универсальным. Практика подскажет вам наиболее удобные решения, возможно, они будут нетривиальными и неожиданными.

Например, выдавая многочисленные комментарии для СМИ, я храню созданные текстовые файлы в каталоге «Комментарии» – в двух его подкаталогах «Издания» и «Темы». Папка «Издания» позволяет оперативно восстановить исходный текст, выданный конкретному журналисту, папка «Темы» позволяет оперативно получить весь объем накопленной информации по определенному вопросу и опереться на него при подготовке очередного комментария. В моей папке «Комментарии/Темы», кроме прочих, присутствует и подкаталог «О компании», но содержание его практически полностью совпадает с наполнением большого каталога «Информация о компании», лежащего на одном уровне с большой папкой «Комментарии». Получается тройное дублирование каждого комментария о компании (папка «Информация о компании», папка «Комментарии/Темы», папка «Комментарии/Издания»), зато повышается оперативность доступа к искомым сведениям.

Структура информационной базы у каждого информационного работника вырабатывается не сразу, и она всегда продиктована спецификой конкретного места работы.

В своей книге «Тайм-драйв» Глеб Архангельский предлагает использовать для «выращивания» порядка в документации метод ограниченного хаоса. Он советует не пытаться изначально вводить категории или шаблоны, а, накопив первичный массив разнородных сведений, разрабатывать правила распределения на основе его анализа. Этот подход чем-то напоминает предусмотрительность западных строителей, которые не асфальтируют дорожки к дому до тех пор, пока его жильцы не проложат тропинки по оптимальным маршрутам. Не стоит загонять подвижную субстанцию в жесткие рамки, лучше дать ей повлиять на эти рамки и сформировать их наиболее эффективным образом.

В общем случае именно в процессе наполнения такого информационного массива и его категоризации формируется то, что можно назвать индивидуальной базой сведений. Ее объем и содержание – одно из главных конкурентных преимуществ информационного работника. В этой индивидуальной базе сведений регистрируется вся принципиально важная информация из входящих и исходящих информационных потоков.

Но чем больше по объему становится эта база, тем актуальнее становится удобная система навигации по ней. Если на поиск нужных сведений в своих архивах у информационного работника уходят не секунды, а минуты, его база сведений, возможно, и полна, но не очень эффективна. Таким образом, для любой собранной базы сведений принципиально важной становится триада:

регистрация – структурирование – навигация.

Попробуйте оценить свой информационный фонд с этой точки зрения и задумайтесь: есть ли возможность еще как-либо усовершенствовать вашу систему? Любые преобразования требуют некоторых инвестиций; в простейшем случае – затрат времени и внимания информационного работника, то есть его психофизиологических ресурсов. Но вопрос об их целесообразности нужно решать, взвешивая перспективы отдачи таких инвестиций («Лучше день потерять, потом за пять минут долететь»).

Приведу пример из собственной практики. Для работы пресс-секретаря, связанной с подготовкой до пяти комментариев в день на различные темы для нескольких десятков журналистов, очень удобной оказалась форма (простая таблица в формате Excel), «шапка» которой выглядит так:

Статус выданного комментария отражается цветом: пока текст в работе – поле без изменений, текст опубликован – поле выделяется зеленым, возникли сложности – поле выделяется красным (особенности цветовой маркировки мы подробно обсуждали в разделе 4.1).

Первое время приходилось приучать себя тратить часть внимания на регистрацию соответствующих данных. Зато приблизительно через месяц такой работы (когда список перевалил за сотню записей) преимущества такого подхода проявились в полной мере.

Чтобы найти нужное письмо в почтовом ящике или нужный файл в рабочей папке, больше не требуется тратить драгоценные минуты. Так можно сэкономить до 10 % рабочего времени, которое иначе уходит на «информационную суету».

Учитывая, что Excel позволяет всячески группировать данные для анализа, появляется возможность оперативно (от 30 секунд до 5 минут в зависимости от сложности задачи) получать следующие аналитические сведения:

♦ изучать историю взаимоотношений с конкретным журналистом или с конкретным изданием (сколько комментариев выдано, сколько из них опубликовано, в каком объеме, не было ли накладок);

♦ изучать количество комментариев, выданных по определенной теме (оценить внимание СМИ к этой теме за отчетный период);

♦ оценивать общую информационную активность компании и активность конкретных спикеров за отчетный период;

Такая таблица (ее можно назвать «Мониторинг комментариев») позволяет оперативно находить нужные текстовые файлы, если они нужны для дальнейшей работы. Так как в форме регистрируется, в какое издание и какого числа был выдан комментарий, то соответствующий файл можно найти или в папке «Комментарии/ Издания» (такой поиск более оперативен), или в папке «Исходящие» почтового ящика за соответствующее число (это более затратно по времени, но есть стопроцентная гарантия, что именно в таком виде комментарий ушел журналисту, а также изучить связанную с вопросом переписку).

А если руководство компании предпочитает видеть комментарии в печатном, а не в электронном виде, все полученные печатные издания архивируются, маркируются и подшиваются. Цветовые стикеры на печатных материалов (с пометками на них) и графа «дата выхода» файла «Мониторинг комментариев» позволяют в стопках газет и журналов менее чем за минуту найти требуемую статью с цитатами спикера.

Как видно, при таком подходе в накапливаемой базе сведений достаточно эффективно реализуются все необходимые компоненты: регистрация, структурирование, навигация – это позволяет оперативно проводить и качественный, и количественный анализ медиаактивности.

Разрабатывайте собственные системы категоризации накопленного материала: пробуйте различные способы, оценивайте их, делайте выводы, корректируйте. По размеченному информационному массиву на порядок проще производить навигацию, а значит, намного упрощается и анализ информации. Возможно, вы не раз все переиграете и измените рабочие схемы, но и от такой практики будет польза в виде практического опыта и понимания удобства методики, осознанно выработанной в итоге. В помощь в таких поисках приведу конкретные наработки из личного опыта и опыта коллег.

1. Работая над большим текстовым файлом, разрабатывая различные его варианты, совершенствуя и редактируя материал, не удаляйте предыдущие копии – храните их в виде истории работы. Возможно, вы захотите вернуться к одной из предыдущих версий, и мысль ваша пойдет по другому направлению. Чтобы не запутаться в вариантах и иметь возможность проследить развитие идеи, сохраняйте каждую очередную версию под именем, в которое будет вписана дата изменения документа. Например, работая над этой книгой, я храню в рабочем каталоге версии файла «Книга_ДД_ММ. doc» (где «книга» – название книги, «ДД» – день, «ММ» – месяц). Когда в рабочем каталоге накапливается более 5 таких файлов (раз в неделю), я складываю предыдущие копии в папку «Архив», расположенную в этом же каталоге. В «Архиве» хранятся и все материалы, которые вроде бы и не нужны, но стирать их пока боязно. Папка будет подвергнута ревизии и, скорее всего, уничтожена в момент выхода книги из печати.

2. Для всех файлов старайтесь связывать (ассоциировать) имя файла не только с темой, но и с более широким контекстом. В название файла можно интегрировать маркировки, которые вы сами для себя введете.

Например, в компьютере аналитика рынка недвижимости под именем «А_втор_М_мес_окт» может числиться «аналитический отчет (А) по вторичному рынку недвижимости (втор, для первичного – перв) Москвы (М, для Подмосковья – П) за месяц (мес, за неделю – нед) октябрь». Работа над программой для образовательного проекта происходит у меня в файле с названием «Коноплев_спецкурс_ школаРИ_вер1». Понять, чей это спецкурс, для какой школы подготовлен и какая версия документа, можно и не открывая файла. Такой подход к именованию документов упрощает вам их хранение, а получателю экономит время на ознакомление с ними.

В принципе, в имена файлов или каталогов можно внедрить любую удобную для вашего случая маркировку, начиная от аббревиатуры НОПС-структурирования и заканчивая сложнейшими библиотечными приемами каталогизации.

3. Цветовую маркировку документов стикерами (см. описание методики в разделе 4.1) можно заменить или дублировать буквенными сокращениями. Вот, например, как они могут выглядеть:

♦ N (заменить на нужную букву, сокращение от названия) – образцы (файлы, папки и т. д.) с материалами, статьями, цитатами представителей собственной компании – аналог красного цвета;

♦ К – конкуренты (цитаты, статьи и т. п.) – аналог зеленого цвета;

♦ О – отрасль (тенденции, аналитика) – аналог синего цвета;

♦ Д – дополнительные сведения (информация из смежных областей) – аналог желтого цвета.

Простая постановка одной буквы на пометки, комментарии, имена папок и файлов может значительно упростить навигацию.

4. Размещайте «информацию об информации» и в «теле» самого файла. В будущем вам будет проще восстановить историю вопроса: понять причины создания этого материала, изучить сроки давности и узнать другие дополнительные сведения.

К практике размещения в файле максимально полной информации о материале я привык за время работы редактором. В издательстве был принят определенный шаблон, задающий вид статей, передаваемых на верстку. Шаблон хранился в файле «Шапка», и этой «шапкой» во время редакторской вычитки дополнялся любой текст. Вот как выглядел итог редакторской работы (названия условные).

Журнал «Интересный журнал»

№ 9 (157), сентябрь 2006 г.

Название: СТАТЬЯ ПРО ЗАЙЦЕВ, (заменить, должно отражать экологическую тематику)

Материал: аналитическая статья (интервью/аналитическая

статья/новостной репортаж.)

Автор: Василий Иванов

Редактор: Иван Николаев

Объем: 5000 знаков.

Количество полос: 3 полосы (начинать с четной страницы)

Графика: 1 имиджевая, 3 иллюстрации (сданы)

Реклама: есть (1 модуль 1/2 полосы, 2 модуля 1/4 полосы)

Комментарии: благодарность консультанту в конце статьи

(принципиально)

Сдано: 10.08.06

Дедлайн верстки: 20.08.06

Пожелания по верстке: начать с четной страницы

Василий ИВАНОВ

Есть такое животное – заяц. (текст статьи)

Автор благодарит компанию «Зайцы и Ко»

и лично Ивана Сидорова

за помощь в подготовке статьи

На самом деле применять подобный подход можно не только в работе редакции, но практически в любой области информационной работы. Например, этот принцип я перенес в организацию работы пресс-службы. Проще простого начать любой файл с истории вопроса. Чаще всего для этого достаточно скопировать запрос и служебную информацию из соответствующего письма и вставить в файл ответа, отделив их другим шрифтом и цветом от основного комментария. Вот пример такого материала.

Subject: Журнал «Журнал» – запрос на комментарий по теме «Дальние дачи»

Sent: Wednesday, September 05, 2007 3:25 PM

From: Иван Петров [mailto: [email protected]]

To: Коноплев Евгений Сергеевич (Пресс-служба Компании «Компания»)

В приложении «Журнал» готовится материал о новом явлении на рынке загородной недвижимости – «дальние дачи». Спикеру от вашей компании предлагается выступить в качестве одного из экспертов в публикации, высказать мнение о явлении в целом и о конкретных проектах. Дедлайн – завтра (вторник, 6 сентября). Необходим оперативный комментарий, готовы принять в любой удобной для Вас форме (по телефону, электронным письмом).

С уважением

Иван Петров

Обозреватель журнала «Журнал»

Р.т. 111-11-11

М.т. 8-903-111-11-11

[email protected]

Василий АЛЕКСАНДРОВ,

Руководитель направления загородной недвижимости Компании «Компания»

Дальние дачи – распространенный и модный формат загородной недвижимости. (текст комментария)

За дополнительной информацией обращайтесь в пресс-службу Компании «Компания»

Евгений Коноплев

Пресс-секретарь компании «Компания»

Р.т. 222-22-22

М.т. 8-903-222-22-22

[email protected]

Письмо, подготовленное таким образом, экономит время и силы всем участникам общения. Журналист сразу видит весь вопрос объемно (вся его история размещена в одном файле), а вам по прошествии какого-то времени будет проще вспомнить историю общения по этой теме.

Едва ли не в любом деловом тексте вполне уместно дополнение в виде кратких сведений о фирме (персоне) в конце материала (письма, файла, отчета и т. п.), о достижениях этого лица (или фирмы) в обсуждаемой области и т. д. и т. п. Если хранить такую ключевую информацию в отдельных шаблонах (файл со стандартными сведениями), то ее копирование в создаваемые файлы будет занимать считанные секунды. В практике PR такой сжатый текст с ключевой информацией о компании называют бэкграундер, им в обязательном порядке дополняют любой пресс-релиз. В общем случае такие сведения делают видение картины более объемным.

5. Если вы активно пользуетесь почтовыми программами, приучите себя кодировать максимум информации в графе «Тема письма». Если с адресатом велась длительная переписка, то сообщение с темой «Журналу от Компании: статья Дальние дачи (итог)» намного проще отыскать в папке «Отправленные», чем такое же письмо с темой «Re[10]: Журнал «Журнал» – запрос на комментарии по теме «Дальние дачи»». Старайтесь уместить в одну строчку, которую видно под нераскрытым письмом, максимум информации, повышающей оперативность ознакомления и получателем, и вами, если впоследствии понадобится вернуться к переписке. В общем и целом, старайтесь при любой возможности размещать простые, понятные и уникальные маркеры как в самих текстах, так и в названиях файлов, папок и любых документов, которые допускают такие действия. Эти маркеры облегчат вам навигацию по информационным массивам при достижении ими внушительных размеров. Другими словами, качественно проведенные этапы регистрирования и структурирования информации создают возможности для удобной навигации и анализа.

Поверьте, даже если просто держать эту мысль в голове, со временем качество ваших информационных баз начинает меняться. Так, например, вырабатываются столь ценные навыки, как «аналитический склад ума» и «системное мышление».

Идея управления знаниями сводится к тому, чтобы эффективно использовать накопленные организацией сведения и опыт сотрудников. Знания «явные», то есть формализованные и измеряемые (отчеты, контакты, аналитика), накапливаются в базах данных, чтобы не приходилось заново их искать. По некоторым подсчетам сотрудники тратят до 50 % своего рабочего времени на поиск информации, когда-то уже найденной или обработанной их коллегами. И все оттого, что понятия не имеют, у кого из сослуживцев есть опыт в решении подобных задач.

Н. Данилина, «Вечная память» (Секрет фирмы, № 3, 28 января 2008 г.)