Текст книги "Метод McKinsey. Использование техник ведущих стратегических консультантов для решения личных и деловых задач"

Даже самое блестящее решение, подкрепленное томами фактов и сулящее миллиарды долларов дополнительной прибыли, оказывается бесполезным, если клиент не в состоянии реализовать его на практике. Поэтому изучайте возможности и ограничения клиента. Обращайте внимание на сильные и слабые стороны его компании, на ее потенциал и профессиональный уровень ее менеджеров. Предлагайте решение с учетом этих факторов.

Бывший менеджер McKinsey, ныне работающий на Уолл-стрит, рассказал такую историю:

Как-то раз мы занимались проектом по сокращению издержек, заказчиком которого выступало крупное финансовое учреждение. По ходу дела мы узнали, что это учреждение в то же самое время занималось созданием системы спутниковой связи между своими офисами, разбросанными по миру (их было несколько сотен). Осуществление этого проекта началось за несколько лет до нашего, и аппараты спутниковой связи уже были установлены в половине офисов.

Мы выяснили, что ту же задачу можно решить за гораздо меньшие деньги с помощью обычной телефонной связи – по нашим расчетам, компания сэкономила бы на этом $170 млн (в пересчете на тогдашний курс).

Мы изложили свои соображения старшему менеджеру компании, курировавшему работу с нами, и вот что он сказал в ответ: «Потрясающе интересная информация. Мы в самом деле могли бы сэкономить несколько сотен миллионов долларов, однако работы над проектом уже ведутся, и сворачивать их было бы слишком рискованно: что про нас подумают со стороны? Кроме того, поймите, что запасы энергии наших сотрудников не бесконечны, поэтому, честно сказать, нам нужны идеи более масштабные, чем это предложение».

Поначалу мы удивились тому, что этот человек отверг отличную идею. Однако позже наша команда сделала компании ряд других предложений, экономия от которых могла составить полмиллиарда или даже миллиард долларов. Наша идея с телефонной связью показалась компании слишком мелкой, и ответ менеджера был вполне логичным. Когда у меня не слишком много сил, я постараюсь тратить их только на самые важные дела.

На работу в McKinsey принимают только выпускников-отличников, которых затем старательно приучают к анализу фактов и структурированию решений. Главный инстинкт любого консультанта (особенно новичка) – отыскать оптимальное решение максимально быстро.

Увы, в схватке суровой реальности бизнеса с академической ученостью первая обычно одерживает верх. Бизнесом занимаются реальные люди, возможности которых ограниченны. Эти люди не в состоянии сделать больше, чем позволяют имеющиеся у них ресурсы. Определенные вещи им попросту недоступны или по этическим соображениям, или из-за нехватки ресурсов и способностей.

Будучи консультантом, вы должны принимать в расчет эту ограниченность, а если клиентом выступает ваша собственная компания, то ответственность удваивается. Любые ваши рекомендации прежде всего должны быть адекватны возможностям клиента.

Принятые в McKinsey правила решения проблем точно так же имеют исключения, как и любые другие правила. Например, исходную гипотезу удается сформулировать не всегда. Иногда клиент знает лишь то, что проблема есть, однако не представляет, в чем именно она состоит. В других случаях масштаб проекта бывает настолько значителен, что начинать думать над ИГ нет никакого смысла. А бывает и так, что вы сталкиваетесь с абсолютно новой для себя областью, и весь ваш прежний опыт оказывается не у дел. Главное – без паники! Соберите факты, проанализируйте их, а решение придет само.

Хэмиш Макдермот, бывший менеджер Фирмы, вспоминает о таком случае:

Я занимался исследованием вопроса о том, как наладить валютные операции одного крупного банка. Мы должны были найти способ сократить издержки отдела брокерско-дилерских операций на 30 %. Ни малейшей идеи о том, как сократить издержки, у меня не было. Если честно, то мы вообще с трудом понимали принятую в банке систему делопроизводства.

Мне пришлось беседовать с женщиной, руководившей этим отделом. Поначалу она старалась быть с нами предельно вежливой, но затем ее терпение лопнуло и она сказала: «Поскольку вы не имеете ни малейшего представления о нашем бизнесе, возможны два варианта событий: или ваши рекомендации окажутся для нас неприемлемы, а значит, ошибочны, или вы пойдете у нас на поводу и предложите нам то, что мы знаем и без вас, что также не будет иметь смысла. Раз вы уже здесь и начали работать над проблемой, то делать, конечно, нечего, однако с нашей точки зрения ваша работа – напрасная трата времени и денег».

Вместе с тем она все же представила информацию, которая нас интересовала. Оказалось, что около половины всех издержек банка приходились лишь на один продукт, продажи которого составляли всего 5 % от общего объема. И это выяснили мы – банк даже не догадывался о таком положении дел. Позже мы произвели анализ и других параметров работы банка, тем самым перевыполнив первоначальные планы.

Вывод из этой истории состоит в том, что исходная гипотеза не является обязательным атрибутом успешного решения проблемы. Если она есть, то она поможет организовать и стимулировать мыслительные усилия, но если вы не в состоянии ее выдвинуть, не огорчайтесь. Любой консультант McKinsey подтвердит, что на свете нет ни одной проблемы, которая бы устояла перед целенаправленным анализом фактов. Соберите достаточно информации, креативно ее осмыслите – и решение придет к вам само.

Рано или поздно на вашем пути встретится кирпичная стена, которую невозможно пробить головой. Не пытайтесь это сделать: и стену не пробьете, и голове не поздоровится.

Однажды мой неофициальный наставник в Фирме попросил меня помочь ему в исследовании, обещавшем быть крайне любопытным. Заказчиком выступало крупное финансовое учреждение, которое приступило к реорганизации своего инвестиционного бизнеса и столкнулось с огромными проблемами: дело касалось тысяч сотрудников и миллиардов долларов. Кроме моего наставника, от McKinsey в исследовании участвовал симпатизирующий мне менеджер проектов. Все предвещало захватывающую, интересную работу.

Однако вопреки ожиданиям итоги проекта оставили у всех нас очень неприятный осадок. В руководстве компании-заказчика обнаружились люди, которые начали препятствовать нашей работе. Если мы просили представить те или иные сведения, то материалы прибывали поздно, в неудобной для нас форме или не прибывали вообще. Сотрудники, с которыми мы желали побеседовать, наотрез отказывались с нами встречаться. Участники исследования со стороны заказчика преследовали собственные цели в ущерб нашим. Мы промучались несколько месяцев, сформулировали, как могли, кое-какие рекомендации, объявили об успешном завершении проекта и убрались восвояси.

Такого рода опыт знаком большинству консультантов McKinsey. Дорога, ведущая к решению проблемы, усеяна разного рода препятствиями. Например, данные, требуемые для доказательства исходной гипотезы, могут быть утрачены или слишком плохого качества. Случается и так, что компания слишком поздно осознает наличие проблем, и к тому времени, когда ее руководство обращается за помощью к McKinsey или другой консалтинговой фирме, ей уже ничем не помочь.

Однако самое серьезное препятствие – корпоративная политика. Вот где затаилось чудовище, охраняющее брод через реку! Консультант не должен забывать, что в компаниях работают обычные, живые люди. Рассматривая структуру должностей компании, на самом деле вы рассматриваете людей, и когда вы манипулируете элементами этой структуры, то тем самым меняете и чью-то жизнь. По словам одного сотрудника McKinsey, иногда менеджмент перемен означает не что иное, как перемену менеджеров.

Когда у клиента появляются консультанты McKinsey, они приносят с собой ветер перемен. Одни сотрудники видят в них спасателей, пришедших на помощь, а другие смотрят на них как на оккупантов, которых надо изгонять или избегать (в зависимости от занимаемого в компании поста). Один консультант по этому поводу заметил: «При работе практически над каждым проектом у компании-заказчика обнаруживался по меньшей мере один отдел, где мы были нежелательными гостями и где сотрудники даже не хотели, чтобы мы решили вставшую перед компанией проблему».

Чаще всего в компании, руководство которой призвало на помощь McKinsey, находится достаточно людей, охотно сотрудничающих с консультантами, и проект завершается успехом. Если обнаруживаются несогласные, то они недовольно ворчат или даже мешают работать, но в конце концов их удается обратить в сторонников McKinsey или обойти стороной. Однако иногда бывает и так, что какая-нибудь влиятельная фракция в руководстве компании приглашает McKinsey против воли другой влиятельной фракции. Тогда-то трудности и начинаются всерьез.

Когда вы наталкиваетесь на проблему, которая не поддается решению, у вас есть несколько вариантов действий.

Переформулируйте проблему. Вы можете сообщить клиенту, например, что у него не проблема А, а проблема Б. Это хорошо работает в случае, если вы знаете, что решение проблемы А отнимет слишком много времени и ресурсов, но пользы принесет мало, зато решение проблемы Б будет плодотворным. Если вам удастся переключить внимание клиента в самом начале проекта, значит, вы достаточно находчивы, но если вы станете переформулировать проблему после нескольких недель работы, то вас могут заподозрить в попытке уклониться от трудностей.

Внедряйте решение постепенно. Иногда вам в голову приходит отличное решение, внедрить которое клиенту не под силу. Особенно часто эта ситуация возникает с организационными перестройками: оптимальную организационную структуру разработать довольно просто, но при этом приходится считаться с наличием того персонала, который уже есть. В таком случае расширьте временные рамки и перестаньте беспокоиться о немедленном внедрении вашего решения. По мере того, как одни люди уходят из компании, а другие приходят, вы сумеете адаптировать решение оптимальным образом.

Умело используйте корпоративную политику. Помните, что решению поддаются даже психологические проблемы. Большинство людей (по крайней мере в бизнесе) действуют рациональным образом. Например, они позитивно реагируют на поощрения. Следовательно, когда вы ощущаете сопротивление той или иной группы людей, это значит, что предложенное вами решение кого-то не устраивает. Политика есть не что иное, как преследование людьми собственных интересов.

Чтобы поставить политику компании себе на службу, представьте, как предложенное вами решение отразится на тех или иных сотрудниках клиента. Затем постарайтесь создать среди персонала консенсус в отношении необходимости перемен. Этот консенсус должен опираться на поощрения и прочие стимулы, на которых держится корпоративная политика компании. Для этого, возможно, вам придется так видоизменить свое решение, чтобы оно пришлось по нраву всем без исключения. Не забывайте, что политика есть искусство возможного и никакого смысла даже в самом оптимальном решении не будет, если клиент его не примет.

Глава 3
Принцип «80 на 20» и другие

В этой главе описаны принципы, соблюдение которых помогает консультантам решать проблемы. Поскольку эти принципы с трудом поддаются классифицированию, отнесем их к категории «Прочее».

Этот принцип – один из самых известных не только в консалтинге, но и в бизнесе в целом. Его примеры отыскать несложно. Например, 80 % всей вашей прибыли поступает от 20 % продавцов; 20 % дел отнимает 80 % рабочего времени у вашей секретарши; 20 % населения планеты владеет 80 % мирового богатства. Этот принцип соблюдается не всегда (иногда и бутерброд падает маслом вверх!), но если вы станете ориентироваться на него в бизнесе, то в конце концов обнаружите множество способов поправить свои дела.

За время работы в McKinsey я многократно убеждался в действенности этого принципа и никогда не переставал удивляться, насколько полезен он на практике.

Например, занимаясь своим первым в жизни проектом (это было на каникулах во время учебы в бизнес-школе), я в составе команды консультантов выполнял заказ крупной брокерской конторы из Нью-Йорка. Совет директоров этой компании хотел, чтобы консультанты McKinsey предложили способ повысить прибыль подразделения по торговле акциями пенсионных и взаимных фондов (таких как Fidelity и T. Rowe Price).

Всякий раз, когда клиент спрашивает, как ему повысить прибыль, консультант McKinsey первым делом интересуется, каков главный источник этой прибыли. Ответ на данный вопрос не всегда прост даже для людей, занимающихся своим бизнесом много лет. Чтобы ответить на этот вопрос, наша команда изучила отчеты всех брокеров и трейдеров, работающих с клиентами. Несколько недель подряд мы занимались всесторонним анализом огромной массы данных. Когда мы обратились к голым цифрам, то сразу же обнаружили следующее:

• 80 % продаж приходятся на 20 % брокеров;

• 80 % заказов приходят от 20 % клиентов;

• 80 % торговой прибыли поступает от 20 % трейдеров.

Эти результаты свидетельствовали о серьезных проблемах в области управления персоналом, и мы, как лазерный луч, сфокусировались на этих проблемах. Простое объяснение в стиле «80 % сотрудников ленивы или некомпетентны» явно не подходило (если серьезно, на самом деле оно даже не пришло нам в голову) – ситуация явно была гораздо сложнее. Например, мы нашли, что три ведущих брокера отвечали за работу с десятью самыми крупными клиентами. Распределив этих клиентов по большему числу брокеров и приставив к трем крупнейшим клиентам еще по два брокера (старшего и младшего), мы сумели повысить прибыль, получаемую от этих клиентов. Иными словами, вместо того, чтобы делить пирог по справедливости, мы просто увеличили его размер. Таким образом, принцип «80 на 20» помог нам быстро отыскать решение проблемы.

Этот принцип применим к любым данным вообще. Каковы ваши продажи и прибыль по каждому из товаров? Какой объем продаж и какая прибыль приходятся на каждого продавца? Сколько удачных решений находят ваши исследовательские группы? Каково географическое распределение клиентов? Если вы хорошо знаете свой бизнес (а без этого никак нельзя!), то сами легко продолжите этот ряд вопросов. Собрав данные, поместите их в таблицу и начните сортировать по тому или иному признаку. Постепенно вы начнете угадывать определенные структуры и массивы, которые указывают на тот или иной скрытый аспект бизнеса. Эти структуры могут означать проблемы (например, если 80 % прибыли приходятся лишь на 20 % ассортимента продукции, то у вас большие проблемы), но также они могут означать и неиспользованные возможности. Ищите эти возможности и используйте их!

Работать следует избирательно. По проблеме, над которой вы бьетесь, существует гигантская масса данных и такая же гигантская масса анализов, которые можно выполнить. Ваша задача – выбрать только некоторые из них, а все остальные проигнорировать.

Консультант McKinsey собирает ровно столько фактов, сколько нужно для подкрепления или опровержения гипотезы (данных анализа). Это обязательное требование к анализу фактов, поскольку сбор лишних фактов есть напрасная трата времени и сил – двух самых драгоценных ресурсов в вашем распоряжении.

Этот урок я усвоил, однажды засидевшись допоздна за составлением досье на конкурента заказчика. Собрав гору фактов, я пытался сформулировать еще несколько свежих соображений. В комнату зашел мой менеджер с портфелем и плащом в руке, и спросил, как продвигается дело. Все в порядке, отвечал я, однако мне хотелось бы составить еще несколько графиков. Он взял черновик моего отчета, пролистал его и сказал: «Уже одиннадцать часов вечера, Итан. Я уверен, что клиенту понравится твой отчет. Едва ли кто-то еще мог бы собрать столько фактов – на этом, думаю, стоит остановиться. Не пытайся вскипятить океан». Мы поймали такси и поехали домой вместе.

«Не надо пытаться вскипятить океан» означает, что вам не следует анализировать все, что поддается анализу. Действуйте избирательно, ориентируясь на приоритеты. Умейте вовремя понять, что сделано достаточно, и на этом прекращайте работу. В противном случае вам придется тратить массу времени на внесение множества мелких исправлений: это похоже на попытку выпарить океан, чтобы добыть ложку соли.

Ваш бизнес находится под влиянием множества факторов. Вам надо отыскать самые важные из них – ключевые.

На любом собрании консультантов McKinsey, посвященном поиску решения проблемы, вы обязательно услышите немного корявое словосочетание «ключевые факторы», например: «Я считаю, что ключевые факторы проблемы таковы…» На объем продаж вашей продукции может воздействовать сотня самых разных факторов – погода, доверие покупателей, цены на сырье, – но лишь несколько факторов будут самыми важными, а остальные можно просто проигнорировать.

Инженеры знают о существовании так называемого «закона квадратов», который верен для определенных вычислений. Закон гласит, что для каждого дополнительного уравнения в системе объем вычислений для решения всей системы возрастает как квадрат числа уравнений в этой системе. Иными словами, если сложность вашей проблемы возрастает вдвое, то время, требуемое на ее решение, возрастает вчетверо – при условии, что вы не произвели определенных упрощений. К примеру, солнечная система состоит из миллионов объектов со своими гравитационными полями, но при анализе движения планет большинство этих объектов астрономы не принимают в расчет[6]6
  Подробное обсуждение «закона квадратов» и других законов сложных систем в отношении процесса решения проблем см. в: Gerald M. Weinberg, An Introduction to General Systems Thinking. New York: John Wiley & Sons, 1975.


[Закрыть].

Искать только ключевые факторы – значит проникать в самую суть проблемы, а не дробить ее на мелкие фрагменты. После того, как вы их обнаружили, в дело вступает тщательный анализ фактов, и вы тем самым избавляетесь от попадания в тупики.

Концепция «ключевых факторов» на редкость продуктивна. Она экономит время, бережет силы и избавляет от необходимости «кипятить океан».

Научитесь настолько хорошо разбираться в решении (продукте, бизнесе), чтобы уметь пересказать его суть клиенту (покупателю, инвестору) за 30 секунд. Если вы это умеете, значит, вы достаточно хорошо понимаете выполненную работу, чтобы клиент принял ее результаты.

Представьте, что вы присутствуете на собрании, посвященном презентации итогов масштабного проекта. Вы с другими членами команды до двух часов ночи вычитывали текст «синих книжек»[7]7
  Так называется презентационный отчет McKinsey, имеющий обложку синего цвета.


[Закрыть] и проверяли, чтобы каждая запятая стояла на своем месте. Вы одеты в строгий костюм и стараетесь выглядеть расторопным и деловитым. Ваш клиент – компания из списка Fortune 50. Ее руководство, которому не терпится услышать от консультантов McKinsey слово истины, занимает места в зале заседаний, расположенного на самом верху небоскреба. Но тут в комнату быстрым шагом входит президент компании и говорит: «Прошу прощения, присутствовать не могу. У нас кое-какие проблемы, и мне нужно бежать на встречу с адвокатами». Затем он поворачивается к вам и спрашивает: «Могли бы вы спуститься со мной на лифте и рассказать, в чем суть ваших рекомендаций?» Лифт спускается на первый этаж за 30 секунд – сумеете ли вы за это время пересказать президенту суть вашего решения? Сумеете ли убедить его в том, что данное решение – единственно верное? В этом и состоит принцип «проверки лифтом».

Данный принцип (или его аналоги) применяется во многих компаниях, так как он выступает отличной гарантией того, что рабочее время руководителей используется максимально эффективно. Например, менеджеры Procter & Gamble должны уметь составлять служебные записки объемом в одну страницу. Продюсер в Голливуде может попросить сценариста изложить идею нового сценария в одном абзаце. Если продюсер прочитает несколько первых строчек и они ему понравятся, то у сценариста появится шанс обсудить с ним идею фильма и даже получить заказ на создание сценария. Джейсон Клейн, став президентом компании Field & Stream, ввел «проверку лифтом» в число обязательным тренингов для сотрудников:

Мои продавцы совершенно не умели рассказывать клиентам про журнал. Из-за этого объем рекламы неуклонно падал. Чтобы исправить ситуацию, я придумал тренировку в стиле «проверки лифтом»: сотрудник отдела по работе с клиентами должен был рассказать мне о журнале за 30 секунд. Благодаря тому, что продавцы отрабатывают этот навык, объем рекламы в журнале растет из года в год.

Как можно втиснуть итоги шести месяцев работы в 30 секунд? Для этого начните с краткого описания проблем, которые взялась решить ваша команда. Помните, что клиент желает знать только ваши рекомендации и выгоду, которую он получит, осуществив их. Если рекомендаций много, перечислите лишь три самых важных и прибыльных. Отбросьте все доказательства – вы предъявите их потом, когда времени будет больше.

Предположим, анализ фактов показал, что клиент (компания-производитель) продает слишком мало продукции, потому что его отделы продаж организованы по территориальному принципу, а не по типам покупателей. У вас имеется масса доказательств этому – анализ объемов продаж по типам покупателей, интервью с самими покупателями, изучение в полевых условиях розничных и оптовых продаж и многое другое Попав в лифт с президентом компании-клиента, просто скажите ему: «По нашему мнению, продажи можно увеличить на 50 процентов за три года, если организовать отделы продаж в соответствии с типами покупателей. Детали обсудим позднее. Всего хорошего!».