Текст книги "Справочник для тренера технических, бизнес-семинаров и менеджера по развитию"

Ещё один момент: легко отойти от структуры курса и начать отвечать на вопросы, например, более продвинутых слушателей. Это чревато тем, что менее подготовленные слушатели будут ощущать себя некомпетентными. И так ограниченное время тренинга тратится на работу только с более продвинутыми.

В моей практике как раз больше времени забирают не продвинутые и не более слабые, а менее самостоятельные и без особых комплексов, привыкшие «работать локтями».

Для многих компаний отправить несколько человек на очное обучение – это «оголить» производство. Тем более если это курсы на несколько недель. С другой стороны – даже онлайн-обучение требует времени, которое слушатели не хотят использовать за счёт семьи и личных дел.

По поводу шумных слушателей – помогают перерывы. Как только аудитория начинает уставать, 10–15 минутный перерыв даст возможность и поговорить, и выпить кофе.

С теми слушателями, которым рабочие вопросы не могут позволить учиться без отвлечений, договариваемся, что они тихо выходят из класса и разговаривают в коридоре.

Для подготовленных слушателей можно подготовить отдельные задания «со звёздочкой». Им будет чем заняться. Насчёт вопросов договориться так: всё, что касается рассматриваемой темы, обсуждается здесь и сейчас. Всё, что выходит за рамки, рассматривается (если допустимо) после занятий или в перерыве. В таком случае менее подготовленные слушатели не так будут переживать.

• Слушатель лучше понимает свою ответственность за качество обучения с его стороны, ведь его компания немало потратилась на него, отправила в длительную командировку, а это многими работодателями рассматривается чуть ли не как курорт.

• Видна реакция слушателей: слушают ли, понимают ли и есть ли вопросы. У тренера есть возможность вовремя перестроить свой стиль общения, вернуться к наиболее непонятным моментам, не топтаться на месте на простом, эффективнее использовать ораторский приём «диалогизации», устанавливать зрительный контакт, чтобы держать внимание аудитории на себе.

• Работа с различным оборудованием – безусловно один из самых важных плюсов. Формирование зрительно-мышечной памяти – один из ключевых факторов наилучшего понимания теории и формирования конкретных навыков: где что находится, что куда можно подключить, а где и за что лучше сильно не дёргать и не выламывать.

• Нарушителя порядка или выскочку проще поставить на место, вызвав к доске. Крайне редкий случай сам по себе, но сам приём работает на 100 %. Согласитесь – или человек реально всё знает и ведёт себя более или менее прилично, или человек пытается самоутвердиться, а значит – где-то чего-то не знает. Тогда остаётся только нащупать эти слабые места, деликатно надавить на них, и конфликт будет исчерпан: до конца семинара вы останетесь друзьями.

• Проще организовать неформальное общение, подружиться, запомнить друг друга, поделиться важными новостями из профессиональной среды или поболтать на общие темы. Таким образом, ваша дальнейшая совместная работа будет проходить легче. Если, конечно, вы планируете после семинаров так или иначе взаимодействовать с этими слушателями.

• Многим людям работать в коллективе гораздо веселее – они чувствуют себя менее одиноко. Производительность в этом случае возрастает. Более того, если что-то непонятно – всегда можно попросить помощь не только у тренера, но и у соседа рядом, что позволит слушателю не буксовать на месте и не нервничать, если у него что-то не получается, и не думать, что предлагаемое вами ПО и оборудование – чересчур какое-то сложное.

При работе удалённо ситуации с нарушителями возникают редко, т. к. «самоутверждающемуся» нужны сцена и аудитория.

Зачастую и самими слушателями обучение рассматривается как отпуск, из-за чего самому предмету иногда не уделяется достаточного внимания.

Нарушителям порядка можно дать отдельное задание. Можно на заключительном тесте для них предусмотреть дополнительные вопросы.

• Много внешних отвлекающих факторов. В основном это коллеги в бюро и домашние, если слушатель занимается из дома. От занятий дома может отвлекать рабочая или личная почта, мессенджеры, социальные сети, новостные ленты и даже – близость к холодильнику…

• Если для занятий требуется компьютер, то слушателям необходимо его подготовить и с определёнными требованиями. Тип операционной системы, версия, разрядность, частота процессора, объём оперативной памяти, требуемое место на жестком диске, поддержка аппаратной виртуализации, права администратора – это основной, но не полный список. В итоге это может привести к отказу слушателя от занятий или снятию с обучения во время их проведения.

• Слушателям необходимо скачать раздаточный материал и ПО. Иногда это гигабайты информации, и у слушателей порой это вызывает значительные затруднения из-за объёма или доступа к чужому облачному хранилищу с рабочего компьютера из своей рабочей сети.

• Слушателям необходимо передать ключ активации от вашего специализированного ПО. Это означает, что в большинстве случаев эти слушатели у вас никогда уже не купят соответствующую лицензию на ваш софт – разных умельцев по всему миру много.

• Не всё можно сделать во время практических занятий без оборудования. Из-за этого теория запоминается хуже, а навыки должным образом не формируются.

• Основную работу слушателю могут не отменить. Это наиболее чувствительный пункт из всех. И самый странный. Некоторые работодатели не могут удержаться от соблазна оставить слушателю его основную работу просто потому, что тот учится онлайн и находится где-то совсем рядом.

• Слушателям требуется стабильный и скоростной Интернет. Как правило, это кабельное соединение. Но иногда мобильный Интернет быстрее, хотя может оказаться менее стабильным. Универсального решения нет, и приходится действовать по ситуации.

• Иногда слушателей снимают с обучения их работодатели на срочные задачи. Например, из-за аварии на объекте или срочной командировки.

Если нет оборудования, то можно продумать и организовать VPN-подключение к оборудованию и видеотрансляцию. Правда, есть вероятность, что кто-то должен находиться рядом с подключенным оборудованием на случай нештатных ситуаций.

Сейчас довольно много ПО имеет пробный полнофункциональный период, достаточный для проведения тренинга.

Больше всего проблем было при проведении онлайн-тренингов, когда слушатели находились на работе в общем зале. Постоянное отвлечение от учебного процесса, шум от соседей, когда общаешься со слушателем, недостаток времени на выполнение самостоятельных заданий – это всё минусы онлайн-занятий на рабочем месте в неизолированном окружении. По сути – вместо обучения только «галочка».

Также на рабочем месте IT, служба безопасности и другие не позволяют полноценно использовать ресурсы ПК и подключения к Интернету. Закрыты порты, запрет Администраторских прав, ограничение скорости подключения и т. д.

Для меня важнейшим вопросом при проведении онлайн-тренингов является наличие у слушателей работоспособной гарнитуры. Хотя мы указываем это в обязательных требованиях, многие слушатели это игнорируют. В итоге для решения вопроса приходится использовать чат, что сильно снижает комфортность процесса и отнимает уйму времени.

При проведении онлайн-тренингов следует учитывать разные временные зоны. Иногда расписание обеда принимается коллективным голосованием, т. к. некоторые слушатели не имеют возможности покидать рабочее место в иное время.

Летом иногда провожу онлайн-семинары с дачи. Как-то раз во время практики возник трудный момент – нужно было деликатно завершить пустой спор между слушателями. В эту минуту ко мне подбегает супруга и кричит «Срочно! Срочно! Туда!» Не понимая, что именно случилось, но быстро смекнув – выяснять некогда – извиняюсь перед всеми и через секунду выбегаю из дома. «Смотри, как я ровно припарковала машину!»

• Более вместительные группы. С учетом процента неявок, о которых вам следует знать для вашей области, можно организовать группы побольше. Если есть опыт проведения семинаров онлайн – то и вовсе группы сделать большие. Но нужно быть готовым к тому, что подключатся все слушатели: всех нужно будет обслужить качественно. Например, для занятий в классе нормой считается 8–12 человек, в то время как для онлайн-занятий можно увеличить лимит до 25. В таком случае скорее всего подключатся 20 человек, что нормально, но и 25 человек тоже можно обучить, если ваш раздаточный материал позволяет слушателю заниматься максимально самостоятельно.

• Минимальные затраты для всех. Ни класса, ни командировок, ни оборудования – всё что нужно: компьютер да Интернет.

• Компания не несёт ответственность за безопасность слушателей, потому что они находятся вне территории компании, оказывающей образовательные или консультационные услуги.

• Слушателю легко сняться с обучения, потому что затраты минимальны для обеих сторон.

• Неограниченное время на практику. Это позволяет в начале нового учебного дня всем слушателям иметь один и тот же минимально требуемый объём выполненной работы за предыдущий день. То, что, например, у одного из слушателей это заняло в три раза больше времени – никого волновать не должно. Это его личное время, он никого не тормозил и занимался столько, сколько ему было нужно, чтобы освоить требуемый материал.

• Гибкий режим работы слушателя. Это означает, что самостоятельную работу он может сделать тогда, когда ему это будет реально удобно. Например, слушатель может отлучиться днём по рабочим или личным делам, а вечером или ранней ночью честно выполнить всё, что ему следует выполнить. Злоупотреблять, однако, этим не стоит, ведь производительность в это время может оказаться значительно ниже, но с другой стороны – это сугубо индивидуальный вопрос, и многое зависит от характера обучения: одно дело – технические семинары, другое дело – например, прикладное искусство.

• Слушатели приучаются к большей самостоятельности. Спросить других слушателей в таком формате порой затруднительно, а тренер в этот момент может быть занят другим слушателем. Если слушателям заранее дать все полезные ссылки на материалы, то на многие вопросы они смогут найти ответ самостоятельно. Важно вовремя донести до них эту мысль и убедить, что это в их же интересах.

• После обучения остаётся настроенный компьютер и наработки, в то время как в классе обычно всё остается в классе. Наработки, как правило, не так важны, как настроенный и готовый к работе инструмент. В процессе обучения слушатели могут наблюдать за работой вашего ПО на своём компьютере, подмечать для себя отдельные моменты, чтобы в дальнейшем решиться, например, на обновление или замену своего компьютера для нормальной работы в будущем.

Насчёт минимальных затрат. Для слушателя – да. Для организаторов – не всегда. Для онлайн-занятий с тренером часто нужен модератор или тот, кто будет страховать его, т. е. это двойные затраты относительно класса. Также необходимо учитывать стоимость виртуальной платформы (плюс 10–15 %). Время тренера – самое дорогое. Аренда и другие издержки – это до 10 % исходя из личного опыта управления расходами.

Если требуется помощь преподавателя при самостоятельных работах, то на большую группу одного тренера может не хватить или качество тренинга может пострадать. Лучше на большие группы приглашать в помощь товарища.

Для некоторых слушателей невероятно трудно признаться в незнании или неумении. Для них это – «потерять лицо». Вот почему хороший тренер должен иметь возможность посмотреть на выполнение заданий и помочь очно/удалённо любому слушателю до того, как тот совсем запутался и отстал от всей группы.

3.2 Подготовиться к занятиям в классе

На занятиях может понадобиться демонстрировать презентации с возможностью их отредактировать, создавать текстовые документы с использованием простейшей вёрстки документа, регистрировать слушателей на семинар и собирать обратную связь через онлайн опросные листы, показывать видео из локального файла или онлайн и т. д.

То или иное программное обеспечение, онлайн-ресурс могут потребовать значительного времени для настройки перед их использованием, поэтому тянуть до последнего не нужно, ведь в Интернете может не оказаться нужного дистрибутива, может истечь пробный период ПО, требоваться лицензия, устареть версия браузера, необходимо установить видеокодек для нового формата видеофайла и т. д.

Схожая ситуация и с компьютерами слушателей, но прежде всего нужно определиться, будут ли это компьютеры, ноутбуки, виртуальные машины или удалённые виртуальные машины.

Виртуальные машины обычно требуется пересоздавать на базе родительской, чтобы новые слушатели работали на новом компьютере. Это позволит исключить риски для тех случаев, если предыдущий пользователь менял что-то в настройках операционной системы, драйверах, реестре и т. д.

Для удалённых виртуальных машин дополнительно требуется проверить наличие в системе необходимых базовых машин, ссылки для удалённого доступа слушателям к машине, срок истечения лицензии всей системы, предоставляющей данный функционал.

Следует регулярно проверять документацию на программное обеспечение, потому что её новая версия может требовать другие тип ОС, разрядность или сервисный пакет. Современная возможность скачать дистрибутив с официального источника и записать на USB-накопитель значительно упрощает работу, но тем не менее требует около 1 часа дополнительного времени, которое едва ли будет у тренера на семинарах.

Обязательно нужно учитывать тот факт, что запуск программ в режиме совместимости с другой версией операционной системы работает не всегда.

Во многих ситуациях слушателям требуется иной набор программ, несколько отличающийся от тренерского.

Хорошее обучение содержит в программе занятий практику установку программного обеспечения, чтобы слушатели лучше запомнили материал, увидели все параметры установки, могли спросить тренера, что значат те или иные опции. Обычно это не доставляет неудобств.

Но программное обеспечение может оказаться настолько сложным, что будет гораздо лучше, если вы его заранее установите и проверите сами. Это может быть связано с характеристиками компьютера, которые граничат с минимальными требованиями, необходимостью настраивать среду виртуализации, включать в BIOS поддержку аппаратной виртуализации или в связи с вероятностью переустанавливать программу по специальной процедуре: удалять вручную ключи реестра, папки, останавливать службы и т. д.

Также для слушателей необходимо заготовить файл с требуемым языком интерфейса ПО, если он устанавливается отдельно. Язык интерфейса на сложный продукт лучше всего выбирать тот, на который существует больше всего документации и видеоуроков.

Дополнительно может понадобиться обновить иные обязательные для вашего продукта сопутствующие программы и утилиты. В некоторых случаях – настроить Антивирус или Firewall, добавив необходимые исключения.

Если вы не хотите или не должны никому передавать лицензию на софт, её нужно активировать заранее. Редко, но иногда ПО требует регистрации онлайн, что может занять значительное время или быть сопряжено с сетевыми трудностями: закрыты требуемые порты, плохое качество Интернета, сайт заблокирован на территории страны пребывания и т. д.

При организации локальной сети есть смысл использовать управляемые коммутаторы, чтобы иметь возможность проводить диагностику сети. Кабели Ethernet лучше использовать обжатые на заводе-изготовителе. Также нужно обращать внимание на целостность защёлок на коннекторах RJ45 – их отсутствие обычно приводит к постоянным отключениям хостов от сети из-за того, что разъём кабеля физически не может быть надёжно зафиксирован в ответной части. Иногда это сильно выматывает и слушателей, и тренера.

Если для занятий слушателям обязательно нужен Интернет, то следует это заранее обсудить с IT-отделом. Может оказаться, что это запрещено из соображений кибербезопасности, или требуется проложить новую сеть, отдельную от корпоративной; в простых случаях потребуется заказать и получить временные гостевые учетные записи – обычно одна запись на группу.

При этом следует иметь в виду, что Интернет – это дополнительные риски: автоматический запуск обновления операционной системы, ПО; проверка лицензий; заражение вирусами; посторонние ресурсы, которые могут отвлекать слушателей от занятий.

Технологическое оборудование имеет смысл проверять сразу после предыдущего слушателя, но в общем виде в любое время достаточно сбросить параметры на заводские. При внешнем осмотре необходимо обратить внимание на комплектность оборудования, особенно на съёмные элементы (флеш-память, коннекторы, кабели и пр.), на исправность изоляции силовых и сигнальных кабелей, на затяжку кабелей в винтовых разъемах, на наличие и исправность вводного автомата по кнопке тест или опытным путём (если допустимо).

В некоторых случаях требуется найти и загрузить специальную прошивку от поставщика оборудования, заказать отсутствующий или вышедший из строя компонент. Даже если для ремонта достаточно съездить в соседний электромонтажный магазин, это всё равно требует времени – часто больше, чем планировалось, т. к. учесть или предугадать все факторы невозможно.

Хорошей проверкой будет пробное подключение и загрузка небольшого проекта.

Во время занятий с использованием оборудования как минимум тренер должен быть оснащён набором инструментов, чтобы быть в состоянии на месте произвести простейший ремонт. Это могут быть: индикаторная отвёртка, универсальная отвёртка с битами, силовая отвёртка, пассатижи, мультиметр, стриппер для зачистки изоляции, соединительные клеммы на 3–5 подключений, стяжки, термоусадочные трубки с феном, паяльник с оловом и канифолью. Инструментов и аксессуаров может быть гораздо больше. Главное для них – иметь соответствующее место хранения и держать их в исправном/комплектном состоянии.

Необходимость в скобяных изделиях определяется конкретной сферой деятельности – подумайте, могут ли они понадобиться в вашем случае и для чего.

Если по программе занятий предполагается, что слушателям потребуются инструменты, то подумайте и о них. Но из соображений техники безопасности лучше этого не допускать, т. к. вы несёте за них ответственность. А вообще забавно, что формально для того, чтобы иметь право всунуть-вставить-воткнуть вилку в розетку, нужно иметь минимум вторую группу допуска по электробезопасности…

Даже если вы уверены в своём оборудовании и в слушателях – стандартный набор отвёрток и пассатижи ещё никому не помешали.

Казалось бы, что проще – розетки 220 В…

Но как правило, их не хватает и требуется использовать удлинители. Поскольку обычно оборудования много, оно дорогое – его хочется защитить. Тогда это должны быть удлинители с сетевым фильтром и предохранителем. Для удобства работы можно предусмотреть кнопку выключения и USB-разъёмы.

Для очень сложного и габаритного оборудования может понадобиться питание 380 В. Об этом нужно думать сильно заранее, т. к. существующая электросеть и «класс помещения» (по электробезопасности) могут не позволять этого. Перепроектирование, согласования, монтажные работы и переаттестация класса могут занять месяцы и стоить немало.

Ещё одна проблема с розетками – это их скученность, и иногда на выездных семинарах возникает казус: розеток даже больше, чем вы запросили, но они почти все находятся в одном углу помещения. И снова удлинители…

Ещё один фактор, который многие игнорируют – требуемая мощность электросети. Компьютеры, мониторы и оборудование могут вместе потреблять мощность больше рассчитанной для данной электросети. Это означает, что вы рискуете обесточить половину этажа или даже целый корпус, если вы проводите занятия в таком технологическом составе или в этом месте впервые.