Текст книги "Справочник для тренера технических, бизнес-семинаров и менеджера по развитию"

5. Проведите подготовку непосредственно накануне

5.1 Отправить дружеское напоминание слушателям о скором начале занятий за 2–3 дня

Напоминание слушателям накануне обучения повысит шанс лучше им подготовиться к предстоящему обучению: получить или уточнить недостающую информацию, вспомнить о необходимости успеть завершить свои рабочие обязательства или временно передать их другим, вовремя перенести своё обучение.

Само приглашение так или иначе содержит пункты предыдущей главы.

5.2 Накануне хорошо себя вести и выспаться

Довольно детское выражение «хорошо себя вести» имеет под собой серьёзную почву, и пренебрежение этим вопросом может привести к серьёзным проблемам со взрослыми последствиями.

Злоупотребление алкоголем, переедание, неподходящее сочетание продуктов питания, слишком активный отдых, ссоры с домашними и тому подобное может привести к травме, болезни, плохому самочувствию, низкому уровню настроения, апатии или обострению хронических заболеваний.

Так или иначе это отрицательно скажется на процессе обучения: проблемы с памятью, путаная или невнятная речь, заторможенная реакция, резкие перепады настроения, необходимость периодически отходить от рабочего места, нервозность, агрессивная реакция на сложные вопросы или на глупые действия слушателей и т. п.

В худшем случае это может привести к отмене семинара в первый же день занятий.

Также накануне обучения лучше всего хорошо выспаться: не объедаться на ночь; лечь в кровать не позднее 22:00; по возможности «помять простыни»; встать без будильника, чтобы проснуться в начальной медленной фазе сна; проснувшись, спокойно полежать 5–10 минут и собраться с мыслями.

5.3 Найти и запустить презентацию, видео и т. д

За 60–30 минут до начала семинара найдите все необходимые материалы, проверьте, работает ли презентация, запускается ли видео и т. д.

Обычно здесь трудности не возникают, но может оказаться так, что нужный вам файл ещё не выгрузился из облака, операционная система решила обновиться именно сейчас и т. д.

В редких случаях может оказаться, что требуемую папку на своём жестком диске вы переместили в новое место и забыли этот путь.

Все эти и другие мелочи за 30 минут до начала занятий могут вызвать лишь небольшое волнение, в то время как за 1 минуту до начала – спровоцировать сильную тревогу и вывести вас из эмоционального равновесия.

5.4 Подготовить микроклимат помещения – температура, влажность, СО2

Микроклимат в помещении напрямую влияет на нашу производительность. Низкая температура может привести к простудным заболеваниям, слишком высокая – ослабляет внимание, ухудшает координацию движений, замедляет реакции человека; при низкой влажности человек более уязвимым для вирусов и бактерий, при высокой – возникает ощущение духоты и тяжести, ухудшается общее самочувствие; высокая концентрация углекислого газа провоцирует головную боль, ухудшает концентрацию внимания, вызывает сонливость и вялость.

На практике часто трудно управлять этими параметрами, но требуется сделать всё, что в ваших силах, чтобы люди не заболевали, сохраняли рабочий тонус и меньше отвлекались от обучения.

5.5 Проверить мебель: стулья, столы, вешалки…

Основной дефицит в классах – легко движимое имущество. Только вчера всё было на месте, а сегодня вдруг шаром покати…

Вешалки, стулья, флипчарты, фломастеры – ваши же коллеги могут лишить вас чего угодно без задней мысли и зазрения совести: «Общее дело ведь делаем».

В случае общей нехватки всё понятно – нужно приобрести. Но другое дело – неравномерная нагрузка отдельно взятого класса в течение длительного времени, когда то пусто, то слишком густо. И когда случается вот это самое «слишком» – пропажи-то и происходят.

Вывод один – заранее всё проверять, чтобы потом не пришлось при слушателях бегать по соседним классам как «бедный родственник».

5.6 Подготовить слушателям согревающие, освежающие напитки и лёгкие закуски

Напитки и лёгкие закуски позволяют слушателям прийти в себя и настроиться на рабочий лад после утомительной поездки, холода или жары на улице, пропущенного завтрака.

Для компании это сущие пустяки, а слушателям – приятно.

Приятно ведь видеть, что о тебе заботятся – начинаешь больше доверять, становишься более открытым и менее мрачным, поднимается настроение…

Но усердствовать не стоит – после плотного перекуса слушатели могут и заснуть, особенно если в помещении слишком жарко или много углекислого газа.

5.7 Организовать слушателям обед заранее

Предпочтительное время обеда – вещь индивидуальная и подстроиться подо всех невозможно.

Зато возможно организовать обед, как минимум объяснив: когда он состоится, в каком месте какие есть заведения, сколько средний чек и где какие есть нюансы.

Время обеда лучше сообщить заранее и не сдвигать его, т. к. у многих к этому времени может начать выделяться «запальный» сок (термин по Павлову), а также у кого-то из слушателей может быть то или иное заболевание, при котором он должен принять лекарства за конкретное определённое время до принятия пищи.

5.8 Разогреться и размять мышцы плеч, лица за 10–15 минут

Чтобы снять внутреннее напряжение и даже тревогу, полезно делать несложные многочисленные упражнения для разогрева мышц плеч, лица и улучшения дикции. Пренебрегать этим не нужно, т. к. зажатое состояние со стороны видно и слышно – это может сбивать слушателей с темы занятий и стать предметом кулуарных обсуждений.

Я обычно начинаю потихоньку вяло общаться со слушателями ещё до начала семинара, чтобы не было слишком чопорной обстановки.

5.9 Онлайн

Запущенный и выведенный на экран таймер обратного отсчёта даст слушателю понимание, что соединение работает, картинка не зависла, занятия ещё не начались, есть время совершить звонок или завершить какое-то дело.

Всё это позволяет слушателю успокоиться, успеть сделать всё, что требуется, и настроиться на рабочую волну.

Недостатком таймера является отсутствие явной информации о том, какая компания ведёт вебинар и какова тема.

Вместо таймера можно начать демонстрацию приветственного слайда. На нём есть смысл указать: тему вебинара, название вашей организации, время начала с указанием часового пояса, QR-код для регистрации или скачивания раздаточного материала, имя и фамилию тренера.

Это даст понять слушателю, что соединение работает, занятия ещё не начались, понятно, кто будет читать вебинар, уже можно пройти регистрацию или начать скачивание материала.

Недостатком приветственного слайда может стать зависание изображения и звука со стороны слушателя: вы уже начнёте вебинар, а слушатель всё ещё будет ждать начала. Антирекорд из моей практики – 36 минут: попался ну очень уж терпеливый слушатель, который не решался мне позвонить раньше.

Как правило, передача системных звуков компьютера необходима во время показа видео.

Но иногда практикуется вывод музыки с целью взбодрить всех участников утром или успокоить во второй половине дня, дать возможность слушателям проверить звук со своей стороны, привлечь их внимание, поднять им настроение, развлечь.

Главная проблема музыки в том, что у всех разный вкус – угодить всем разом очень трудно. Однако можно опытным путём подобрать несколько качественных, в меру энергичных композиций без слов, которые устроили бы всех и решали бы поставленную задачу.

Следует заранее запастись стандартными текстами с просьбами о регистрации, ссылками на скачивание, программой занятий, расписанием и т. д.

Это позволит не терять и без того неустойчивое внимание онлайн-аудитории и сделает ваш рассказ более плавным, без суеты и ожидания слушателями чего-то им непонятного.

Перед тем как начать вебинар, обязательно нужно убедиться, что нет проблем на вашей стороне. Не торопитесь от волнения или дефицита времени «гнать лошадей» – спросите других участников, видно ли презентацию и хорошо ли вас слышно.

Если аудитория небольшая, то полезно, чтобы слушатели сразу разобрались в интерфейсе онлайн-платформы и проверили, всё ли в порядке со звуком и видео с их стороны.

Чтобы эфир не засорялся посторонним шумом во время вашего выступления, не сбивал ни вас, ни слушателей – полезно слушателям отключать микрофоны. Во время онлайн-занятий действительно можно услышать разное – попадался сам не один раз. Идеальный вариант, если платформа позволяет запрещать, а потом разрешать не выступающим включать свой микрофон. Это упростит модерирование занятий.

Всем участникам онлайн-семинара, использующим не скоростной или не стабильный Интернет, строго рекомендуется отключить входящее потоковое видео для минимизации потери звуковых пакетов.

5.10 Подготовить бумажную или электронную ведомость о присутствии слушателей на занятиях

В каком бы формате вы ни проводили занятия, часто слушателям по многим причинам необходимо подтвердить своё присутствие в классе или онлайн-подключение. Даже если занятия проводятся в классе, для упрощения дальнейшей обработки списка целесообразно заранее подготовить онлайн-форму и дать слушателям ссылку на неё.

5.11 Что-то ещё…

Подумайте, пожалуйста, что ещё в вашем случае должен предпринять тренер накануне занятий.

5.12 Контрольные вопросы для самопроверки

1. Сколько недель назад вы обновляли текст дружеского напоминания?

2. Чего не нужно делать лично вам, когда нужно «хорошо себя вести», и удаётся ли это вам?

3. Каким образом в вашем помещении осуществляется управление микроклиматом и как улучшить ситуацию?

4. Соотносится ли количество записанных слушателей с количеством наличествующей мебели в классе?

5. Сколько раз в месяц вы обнаруживаете недостаток аксессуаров в классе и где вы его восполняете?

6. На сколько минут в среднем за квартал вы смещаете обед и по какой причине? Требуется ли корректировка расписания?

7. Сколько недель назад вы обновляли текст заготовок для онлайн-обучения и проверяли, что все ссылки рабочие?

6. Создайте направляющую структуру с помощью теории и практики

6.1 Создать направляющую структуру

Все действия и даже бездействия тренера должны быть направлены на создание направляющей структуры, все элементы которой сами по себе направляют и подталкивают слушателей к достижению конечного результата. Иногда это называют «расставить флажки», но как это ни называй – вот, что имеется виду.

Первый важный элемент реализации такой направляющей структуры – публичное выяснение, зачем слушатель приехал или подключился на занятия.

Нередко приходится наблюдать за тем, как слушатели застывают на несколько секунд с открытым ртом или замолкают в эфире и судорожно пытаются осознать окружающую реальность.

Уточнение цели позволяет сформулировать задачи, которые тренеру вместе с конкретным слушателем нужно решить. Совокупность этих задач – почти план действий, поэтому на этот список можно ориентироваться: выполнить в нём все пункты и тем самым успешно достичь конечной цели.

Несмотря на одну общую тему и программу занятий для всей группы, часто находятся специалисты, имеющие свои неповторяющиеся запросы и нужды. Как правило, это что-то конкретное – проект, объект, случай. Не исключено, что ваш слушатель останется довольным после обучения только при отработке вами именно этой подзадачи.

Объясняется это тем, что часто тот или иной продукт не нужен клиенту как таковой, но с его помощью он решает более глобальную задачу («BigJob» по терминологии Jobs to be done). Вместе с тем клиенту может быть что-то не понятно в вашем продукте или что-то смущать, и самое главное – он может не до конца понимать, что именно. Вы обучаете других, а значит, вы – эксперт по своему продукту. Помогите клиенту осмыслить свою проблему и сформулировать свой вопрос.

Также постановка целей минимизирует риск того, что после обучения вами как тренером кто-то останется недоволен, при условии, что вы отработаете все цели. Сам слушатель будет видеть и понимать, что взял от обучения всё, что запросил сам – какие тут могут быть вопросы.

Если вы не решили всех задач – ничего страшного. Ни один специалист не знает о каком-то продукте всё, но… лучше было этого не допускать – возьмите все не решённые задачи в качестве домашнего задания и честно выполните их.

Не совсем согласна с личными целями и задачами.

Цели тренинга формулируются преподавателем или группой «преподаватель + методист» на этапе разработки тренинга. Цели должны быть опубликованы в программе тренинга и могут быть озвучены в начале занятия. Подстраиваться под цели слушателей – иногда можно, но что делать, если группа совершенно разноплановая? Есть как «чайники», так и продвинутые пользователи. Если же идти строго по обозначенным целям курса, то претензий ни у кого не должно быть.

По задачам. У других слушателей может возникнуть вопрос, почему разбирают чей-то проект или сложные и непонятные им пока задачи. Может сложиться впечатление, что материал не структурирован, а идёт перепрыгивание с одной темы на другую.

Если тренер выполняет функции технической поддержки, то рассмотрение пользовательского проекта во время занятий ещё можно как-то оправдать, если же нет, то подменять собой тех. поддержку – не самый хороший вариант. И есть вероятность, что слушатели потом будут по всем вопросам обращаться к преподавателю.

Соглашусь, что нельзя слушателя воспринимать «как общее». Но я бы скорее ставил не «цель», а «ожидания» от курса. В этом случае посыл будет верный. Курс не должен быть под каждого. Он должен учитывать специфику и адаптироваться. В идеале должна быть персонализация, но в текущих реалиях (для очных курсов) этого нет, и пока не очень понятно, как достичь персонализации. Наверное, программы должны быть модульные, разнесенные по времени, с «self-paced» программой и эпизодическими занятиями с тренером.

Иногда мы проводим специальные тренинги для заказчиков со специальными задачами – это обосновано и отдельно организуется. Для штатного тренинга задачи очерчены программой, и если слушатель не ознакомился заранее или захотел «экстра» подхода, удовлетворить его можно только за счёт других участников или собственных ресурсов тренера.

Иногда на десятой минуте семинара мне приходится использовать следующую фразу: «Чем меньше вы знаете – тем выше моя зарплата». Для организации, предоставляющей платные консультационные услуги, фраза звучит неожиданно резко и почти самоубийственно, поэтому применяется редко, но тут важен дискурс.

А дискурс такой: если на занятия пришли не подготовленные и не собранные специалисты – мне не хочется тратить впустую своё время и свою энергию.

После такой фразы проговаривается, что на все вопросы будут даны экспертные ответы, мы постоянно улучшаем свой материал, делимся им со всеми, готовы к критике, но – передвигать ноги никто не кому не будет. Пришли учиться? Учитесь.

Штатный способ мотивации – это пояснение, что новые знания и навыки повысят стоимость слушателей на рынке труда в целом, почти наверняка укрепят позицию на текущей работе и однозначно облегчат их работу. Но это общие фразы, поэтому далее следует привести пару конкретных примеров для вашей предметной области.

Способов замотивировать слушателей учиться – множество. Главное, чтобы тренер поставил себе такую задачу.

Это очень сложный вопрос. Если слушатель изначально неверно ставит себе цель или ожидания, то это в корне не поменять. Сгладить немного можно «мотивацией». Наши эксперименты показали, что более действенна «демотивация», хотя мы вообще это хотели бы исключить. Например, это может быть отсутствие сертификата. Но человека не поменяешь, если он сам лично не видит заинтересованности учиться или учиться эффективно, правильно. Тут, видимо, нужно раскрыть тонкости и подводные камни.

Расписание должно выступать задатчиком интенсивности, который помогает плодотворно учиться без ощущения опустошения.

Рабочие блоки должны быть подъёмными, а перерывы должны освежать, не расслабляя чрезмерно.

Чёткое соблюдение расписания повысит работоспособность слушателей за счёт понимания, когда точно будет перерыв и на сколько минут, что другие мелкие задачи можно будет сделать потом – сейчас отвлекаться не нужно.

Вместе с тем рабочие блоки не будут рабочими, если слушателям будет не понятно, о чём они, как они связаны между собой, чему они учат, какое знание или какой навык должны быть на выходе.

Понимание объёма и важности блоков позволяет слушателям ориентироваться в предмете, рассчитывать свои внутренние силы на изучение материала, регулировать фокус своего внимания.

Занятия без вопросов из зала, комментариев, реплик и даже спора вызывают беспокойство. Точно ли вас слушают? Понимают ли хоть что-то?

Сделайте паузу, уточните, задайте вопрос – всё что угодно, лишь бы убедиться, что вас слушают. В онлайн пусть смелые высказываются голосом. Тем, кому проще сформулировать мысль письменно – пусть пишут в чате. Для всей группы и в классе, и онлайн можно дать короткий онлайн-опрос из 1–2 вопросов.

Давать возможность слушателям задавать вопрос сразу по ходу дела или в конце блока решает тренер. Но имейте в виду, что вопросы от слушателей важны как элемент наладки коммуникации и вместе с тем – отложенные вопросы забываются, даже если по ходу дела на них не были даны ответы. Выбор за вами.

А если вдруг вас вопросом сбили с мысли, то это уважительная причина задать вопрос в аудиторию с просьбой помочь вам и понять, кто вас слушает и насколько внимательно.

Хорошая практика – задавать адресные вопросы, тем самым вовлекая в разговор не только самых активных, но и тех, кто предпочитает отмалчиваться.

Хорошая практика – проводить опросы по результатам предыдущих тем. Со всеми слушателями. Голосом.

О магических свойствах лазерной точки мы уже говорили ранее. Здесь это больше дано в качестве напоминания через содержание.

Но ещё есть карандаш, ручка или фломастер – дополнительные инструменты при демонстрации презентаций, позволяющие добиться того, чтобы слушатели лучше понимали вас. Пусть нарисованные вами линии будут кривыми и не совсем точными – главное, что на слайде они связывают какие-то не очевидные слушателю элементы, уточняют материал, а значит, могут сделать своё великое дело.

Если ранее для слушателей вы делали заготовки, возможно, ими пора поделиться. Регистрация, раздаточный материал, информация, обратная связь – что угодно: решайте сами. Просто не забудьте об этом.

6.2 Развлекать

Помимо самого содержания обучения, общим инструментом удержания внимания аудитории является переключение. Часто это называют «удержание внимания за счёт переключения». Когда таких переключений умеренно много – это развлечение, и к нему следует стремиться.

Многих из нас изматывает монотонная деятельность, поэтому и на обучении требуется постоянно вносить новые краски и оттенки, менять декорации, менять актёров и тому подобное.

Как вы уже, скорее всего, догадались, нечто подобное я делаю и в этой книге…

По каждой теме семинара подготовьте хотя бы одно 2–3 минутное видео. Это будет переключение со статичного слайда на видео. Если на видео будет качественная закадровая озвучка – это ещё одно переключение. Если ещё есть качественный музыкальный фон, то в сумме будет 3 переключения на один элемент – это отличный результат.

Но видео – это не только переключение-развлечение: оно также помогает увидеть ваш продукт и получить более конкретное понимание предмета.

Викторина с призами сама по себе уже привлекает внимание. Если это уместно-ценный приз, например, брендированный зонт-трость, то желающих включиться в игру будет достаточно.

Даже если нет приза, но участие в викторине анонимное и не сложное для подключения, то для многих это станет сигналом развлечься.

В быстрых викторинах лучше сразу озвучить общее количество вопросов и ограничить их тремя – пятью. Утомлять слушателей в ваши интересы не входит.