Текст книги "Справочник для тренера технических, бизнес-семинаров и менеджера по развитию"

Отрывок из книги «Приключения мальчика Кеши». Глава 10. 2013. Хёндай и Фольксваген:

«Представьте себе огромное помещение размером со стадион. На специальном транспортёре сверху в цех подаются окрашенные кузова машин. Разного цвета, марок и даже будущей комплектации. В начале пути манипуляторы снимают с кузовов двери и увозят их на вспомогательную линию. Двери и родной кузов обязательно встретятся друг с другом, но потом – через 2–3 часа, ближе к концу сборки всего автомобиля.

Вся сборочная линия – это длинный “червяк”, и важный нюанс в том, что он всё время ползёт, хотя сборка почти всех комплектующих осуществляется вручную. На мой вопрос, а что, если кто-то не успеет выполнить свою часть за отведённое время, мне отвечают: “У каждого есть кнопка остановки“. Но встанет вся линия, и все рабочие на линии будут ждать одного. Самое ошеломительное, что за смену так можно “постоять” максимум две минуты. Если больше, то будет серьёзный разбор полётов, поэтому тут действительно важна каждая секунда…»

И ещё один отрывок из этой же книги. Глава 11. 2015. Бритиш Американ Тобакко и Филипп Морис:

«Через специальные трубы в этот цех на производственную линию подаётся табак. В начале линии крепится бобина – это бумага для будущей сигареты. Линия разматывает бобину, на ленту равномерно высыпается табак, а по краю ленты наносится клей. Затем бумага скручивается и шов сигареты прогревается специальным длинным “утюгом”. Тем самым формируется бесконечный сигаретный штранг. Этакая мечта любого заядлого курильщика… “Трубка мира”, даже можно сказать.

Далее из штранга нарезаются сигареты двойной длины и к обоим концам приклеивается фильтр. Получается забавная вещица. Я даже не сразу поверил в то, что увидел – мало ли, у меня фантазия богатая… После этого проводится первый лазерный контроль и парные сигареты режутся пополам, формируя две обычные сигареты…»

8.19 Попросить слушателей или иных работников помочь упаковать вещи для обратной отправки оборудования

Если возможно, попросите слушателей помочь вам с упаковкой и транспортировкой оборудования на место отправки. Весь нюанс этого вопроса в том, что просить об этом следует заранее, иначе есть риск услышать что-то типа: «А мы бы с радостью, но уже конец смены – у нас семья, дети…»

Или слушатели могут быть привязаны к расписанию трансфера домой.

Впрочем, как и вы сами…

8.20 Что-то ещё…

Выездное обучение – это как многодневный поход с малознакомыми людьми: взяв всё, важно не забыть соль, ружьё, спички и всегда быть начеку…

8.21 Контрольные вопросы для самопроверки

1. Какие требования вы обычно предъявляете принимающей стороне для подготовки класса?

2. Какая наибольшая сложность у вас возникает при настройке компьютеров для выездного обучения?

3. Как вы обычно действуете, если вас просят чему-то поверить на слово? Как часто вас подводят из-за этого и как вы планируете на это повлиять?

4. Можете ли вы назвать три самые крупные проблемы, которые обычно возникают у вас при организации выездного обучения? Как это можно решить?

5. Можете ли вы назвать три самые крупные проблемы, которые обычно возникают у вас при проведении выездных занятий? Как это можно решить?

9. Управляйте рисками

Поскольку риски щедро рассыпаны жизнью по всем главам книги, лучше их выделить в отдельную главу. В этом месте есть смысл даже процитировать некоторые пункты из упомянутой в самом начале Системы Менеджмента Качества СМК ISO 9001:2015:

«Приложение А.4. Риск-ориентированное мышление. […] Настоящий стандарт устанавливает для организации требование […] определять риски, как основу для планирования (см. 6.1). Это отражает применение риск-ориентированного мышления для планирования и внедрения процессов системы менеджмента качества (см. 4.4) и будет помогать в определении объёма документированной информации.»

«4.4 Среда организации. 4.4 Система менеджмента качества и ее процессы. 4.4.1 Организация должна разработать, внедрить, поддерживать и постоянно улучшать систему менеджмента качества, включая необходимые процессы и их взаимодействия, в соответствии с требованиями настоящего стандарта. Организация должна определять процессы, необходимые для системы менеджмента качества, и их применение в рамках организации, а также: […] f) учитывать риски и возможности в соответствии с требованиями подраздела 6.1…»

«5. Лидерство. 5.1 Лидерство и приверженность. 5.1.1 Общие положения. Высшее руководство должно демонстрировать своё лидерство и приверженность в отношении системы менеджмента качества посредством: […] d) содействия применению процессного подхода и риск-ориентированного мышления…»

«6. Планирование. 6.1 Действия в отношении рисков и возможностей. 6.1.1 При планировании в системе менеджмента качества организация должна учесть факторы (см. 4.1) и требования (см. 4.2) и определить риски и возможности, подлежащие рассмотрению […] Меры, принимаемые в отношении рисков и возможностей, должны быть пропорциональны их возможному влиянию на соответствие продукции и услуг […] Примечания к части 6. 1. Варианты реагирования на риски могут включать избежание риска, допущение риска с тем, чтобы отследить возможности, устранение источника риска, изменение вероятности или последствий, разделение риска или сдерживание риска путем принятия решения, основанного на информации…»

9.1 Проработать вариант с резервным тренером

Поскольку в жизни случается всякое, а тренер – это управляющий элемент образовательного процесса, то есть смысл делать резервирование этой системы управления.

На практике это крайне затруднительно, но всё же в команде должны быть специалисты, которые будут всегда морально к этому готовы и смогут хоть как-то помочь в трудной ситуации: заменить вас на пару часов, провести курс полностью или завершить начатое вами обучение.

Во многом второму тренеру в этом поможет наличие у него всех материалов: программа занятий с комментариями для тренера, исходники презентаций, исходники рабочей тетради, исходники чертежей, файлы импорта проекта, документация и т. д.

В свою очередь, это означает, что первый тренер письменно фиксирует и делится этой информацией и своими знаниями, а второй понимает и принимает всё это.

Мне доводилось наблюдать за тем, как тренер, образно говоря, прятал все материалы со своего курса в личном ящике и закрывал на ключ. Никому не давал его, не посвящал в детали и нюансы своего курса, толком не хотел отвечать на наши вопросы по его теме, а его руководитель никак не заботился о сохранении в компании этих материалов и знаний. Итогом стало то, что после того как этот тренер преставился – новым сотрудникам пришлось переводить весь семинар заново из зарубежных исходников и самостоятельно изучать оборудование с нуля.

Подготовка новых тренеров – это одна из насущных задач. И, конечно, взаимопомощь и взаимозаменяемость [нужны] по большинству курсов. Руководитель должен организовать такой процесс.

9.2 Подготовить запасной компьютер

Поскольку в жизни случается всякое, а компьютер – это ваш основной рабочий инструмент, то есть смысл подготовить запасной.

Он может быть менее производительным, но должен быть и содержать все необходимые вам программы для проведения теории и практики.

Быстрый простой вариант – удалённая виртуальная машина. Если ваша компания использует такие технологии, то вы можете настроить одну машинку под себя – на всякий случай. Наибольшая трудность здесь может возникнуть с лицензиями, т. к. их привязка для некоторого ПО осуществляется через уникальный идентификатор компьютера, а последний может поменяться после перезагрузки удалённой виртуальной машины.

При проведении второй недели онлайн-обучения в ковидный и не рабочий апрель 2020 года через пять минут после начала первого теоретического блока у меня погас ноутбук. Обучение было многодневное, для профилированных специалистов, и их было 10 человек. Цифра разумная, но не малая.

Я замер и первые 3 секунды даже не дышал, осознавая произошедшее. Придя в себя, в течение 20 секунд пробовал завести свою машину – безрезультатно. Затем как ужаленный помчался за домашним ноутбуком и через 5 минут смог переподключиться и продолжить занятия.

Слушателям сначала показалось, что прошла вечность, но объяснив им, что именно только что произошло, все согласились: «Ну тогда да – прям как Формула-1».

Как итог, я смог спасти ситуацию и переобуться на ходу только за счёт того, что честно отработал этот риск и вовремя подстелил себе соломку: накануне установил весь необходимый специализированный софт (пять программ, 1 час) и сохранил копию всех материалов (3 ГБ).

9.3 Подготовить зарядку для компьютера и телефона, зарядить заранее Power Bank или ИБП

Поскольку в жизни случается всякое, а электроэнергия – это то, без чего не работают все наши устройства, то есть смысл подготовить необходимые кабели, блоки питания и по возможности сделать запасы электроэнергии заранее.

Для сохранения питания в простейшем случае может быть достаточно Power Bank.

Идеальный вариант – это Источники Бесперебойного Питания (ИБП). В этом случае вы сможете подключить или зарядить множество устройств разом, но это удовольствие не из дешёвых.

9.4 Сделать копию материалов

Поскольку в жизни случается всякое, а раздаточный материал – важный элемент направляющей структуры и обучение без него едва ли возможно, то есть смысл сделать их резервную копию.

Резервировать в этом случае нужно не только саму папку с материалами, но и носитель и место хранения этого носителя.

Например, для выездного обучения я копирую материал на своё домашнее облако и на флешку.

Облако позволяет взять материал отовсюду, где есть Интернет. Использование домашнего облака – это отработка риска отсутствия доступа в рабочее облако из не рабочей сети.

Флешку можно использовать без Интернета, но поскольку нужно отработать риск её потери – я кладу её в свою аптечку, которая на выездных семинарах всегда при мне.

Готовясь к выступлению на выставке Innovation Summit Moscow 2021 в качестве спикера, к своей презентации я подготовил много видео, чтобы онлайн-зрителям и пришедшим в зал посетителям было интереснее смотреть и слушать мой 45-минутный доклад. Подойдя к модераторам сессии за 15 минут до начала, я уточнил, всё ли в порядке с моей презентацией, на что мне ответили: «А у нас только видео…»

В этот раз я был невозмутим как Джеймс Бонд и из кармана своего пиджака достал флешку, на которой была резервная копия всего. Этот риск был отработан на таком автомате, что я даже не заострил тогда на этом большого внимания и почти забыл добавить этот эпизод в эту книгу.

9.5 Узнать, есть ли резервный класс

Поскольку в жизни случается всякое, а класс – важный элемент создания рабочей и безопасной обстановки, то есть смысл заранее уточнить, будет ли у вас возможность переехать в другой класс. Свободное помещение – это роскошь, но лучше уточнить про другой класс, помещение, переговорную, если в этом классе что-то пойдёт не так.

На моей практике на одном из автомобильных заводов был такой случай переезда, потому что классом оказалась тесная мастерская с огромным количеством лишних деталей и инструментов. Я даже тогда немного обиделся…

9.6 Проработать вариант с резервным интернетом для онлайн-занятий

Поскольку в жизни случается всякое, а Интернет – это основной канал связи для онлайн-занятий, то есть смысл заранее проработать запасной вариант.

Как правило, это мобильный Интернет. Но поскольку в разных мобильных сотах разные сотовые операторы предоставляют разное качество услуг, то будет нелишним проверить у себя всех операторов и выбрать лучшего.

В любом случае, нужно заранее знать, что делать, если качество вашего мобильного Интернета начнёт вас подводить.

Некоторые компании заказывают услуги Интернет у двоих провайдеров одновременно. Если, например, вероятность отключения Интернета у каждого провайдера составляет 5 дней (раз) в году (5 раз: 365 дней в году = 0,013), то тогда вероятность их одновременного отключения составит: 0,013 * 0,013 = 0,00018, что означает 1 день (раз) в 14 лет – любой компании до этого ещё дожить нужно…

9.7 Проработать вариант с резервным оборудованием

Поскольку в жизни случается всякое, а оборудование – это важный элемент формирования и закрепления практических навыков, то есть смысл заранее подготовить резервное или наиболее часто выходящие из строя компоненты.

Для выездного мероприятия это может быть оборудование слушателей, т. к. наверняка в их лаборатории или бюро есть подходящие запасные части.

Если занятия проводятся у вас в классе, то пора меняться ролями – поищите подходящие запасные части в своём бюро или лаборатории.

Среда виртуализация может стать хорошим помощником, если ваше оборудование виртуализируется или хотя бы симулируется. Слушателям как минимум будет куда посмотреть и что сделать.

9.8 Уточнить, тот ли слушатель приехал на семинар

Поскольку в жизни случается всякое, а слушатель – это человек, который может ошибаться или хитрить, то есть смысл проверить, кто к вам приехал на самом деле. Это исключительные случаи, но иногда в разные даты приезжают одни и те же слушатели под разными фамилиями.

9.9 Проговорить правила безопасности

Поскольку в жизни случается всякое, а правила безопасности – это список наиболее часто возникающих неблагоприятных ситуаций, то есть смысл слушателей ознакомить с ними.

Например, объясните, где находится основной и запасной выход по отношению к вашему классу, где места для курения, где место сбора мусора и т. д.

9.10 Проверить аптечку

Поскольку в жизни случается всякое, а аптечка – это набор наиболее часто помогающих лекарств, позволяющий вылечить или предотвратить развитие различных заболеваний без риска для себя и без вызова специалиста с медицинским образованием, то есть смысл заранее подготовить аптечку самому для самого себя.

Как минимум у вас может заболеть голова, в дороге повышается шанс получить пищевое отравление или расстройство желудка, на производстве можно пораниться и т. д.

Если вы уезжаете в другую страну, то нужно хорошо изучить этот вопрос, потому что без рецепта вам могут не продать элементарную вещь. Например, нам с супругой в Италии не продали аналог аспирина – там такое лекарство отпускается только по рецепту…

Иногда за границей иностранным гражданам продают лекарства за более высокую стоимость, чем резидентам. Такое лекарство может обойтись вам в кругленькую сумму – не лучше ли его взять из дома, если оно разрешено для ввоза в эту страну?

9.11 Подготовить для приезжих культурную программу на вечер

Поскольку в жизни случается всякое, а человек – животное творческое, любопытное, и на новом месте может начать искать приключения на вашу голову, то есть смысл заранее подготовить для слушателей развлекательную и главное – безопасную программу на вечер.

В любом случае вам следует знать и уметь подсказать, где и какие можно купить сувениры, в какие кафе или ресторан лучше всего сходить, и какие сейчас в вашем городе проводятся уникальные выставки или экспозиции.

9.12 Что-то ещё…

Риски повсюду, и высший пилотаж – это их точное прогнозирование. Уверен, что в вашей области спряталось различных рисков с десяток-другой, поэтому ваша задача – их вычислить и обхитрить.

9.13 Контрольные вопросы для самопроверки

1. Сколько месяцев назад вы проверяли взаимозаменяемость тренеров?

2. Имеются ли в распоряжении вашей компании все исходные материалы со всех курсов?

3. Когда вы в последний раз заряжали Power Bank или ИБП?

4. Какова средняя продолжительность скачивания 1 ГБ информации в том месте, где вы будете проводить выездной семинар? Работает ли там нужное вам облачное хранилище?

5. Сколько стоит подключение и базовый тариф у второго провайдера в вашем районе?

6. Когда последний раз вы проверяли срок действия лекарств в вашей аптечке?

7. На каком ресурсе можно посмотреть текущие культурные мероприятия в вашем городе?

10. Улучшайте и развивайте семинары

10.1 Собрать и обработать отрицательную обратную связь

Вам как специалисту, способному обучать других, в своей теме де-факто всё понятно. Вы почти ничего не боитесь, знаете едва ли не все подводные камни и пути решения большинства проблем. Возможно, для вас ваше обучение – идеальное. Но образовательные или консультационные услуги вы оказываете другим специалистам, и вы не можете развиваться без отрицательной обратной связи от них.

Это означает, что в первую очередь вас должна интересовать критика, а не хвалебные отзывы. Но опросные листы и им подобное следует составлять таким образом, чтобы в итоге получить от слушателей не размытые общие эмоции, а конструктивно высказанную суть замечаний. Переписку на данную тему вести не стоит. Лучше всего обсудить это лично или хотя бы по телефону. Хвалебные отзывы, конечно, тоже полезны, но это скорее вопрос сохранения качества занятий, а не их развитие.

Важно разделять друг от друга основные показатели, например, такие как: организация записи, класс, тренер, оборудование, раздаточный материал и т. д.

Тренер в этом списке – главное лицо, и от него зависит многое, поэтому по нему стоит дополнительно уточнить, например, такие пункты как: излагал ли он материал чётко и ясно, была ли возможность задавать ему вопросы, были ли получены ответы на них, помогал ли он с практикой, были ли внештатные случаи и какие, соблюдал ли деловой этикет, был ли доброжелателен и приветлив, создавал ли впечатление компетентного специалиста в данной теме и т. д.

Без сбора и качественной обработки обратной связи от слушателей развиваться должным образом и в нужном направлении невозможно.

Здесь есть смыл снова процитировать некоторые пункты из Системы Менеджмента Качества СМК ISO 9001:2015 из раздела «9. Оценка результатов деятельности. 9.1 Мониторинг, измерение, анализ и оценка.»:

«9.1.1 Общие положения. Организация должна определить: a) что должно подлежать мониторингу и измерениям; b) методы мониторинга, измерения, анализа и оценки, необходимые для обеспечения достоверных результатов; c) когда должны проводиться мониторинг и измерения; d) когда результаты мониторинга и измерений должны быть проанализированы и оценены…»

«9.1.2 Удовлетворенность потребителей. Организация должна проводить мониторинг данных, касающихся восприятия потребителями степени удовлетворения их потребностей и ожиданий. Организация должна определить методы получения, мониторинга и анализа этой информации. Примечание – Примеры мониторинга восприятия потребителями могут включать опрос потребителей, отзывы от потребителей о поставленных продукции и услугах, встречи с потребителями, анализ доли рынка, благодарности, претензии по гарантийным обязательствам и отчеты дилеров…»

«9.1.3 Анализ и оценка. Организация должна анализировать и оценивать соответствующие данные и информацию, полученную в ходе мониторинга и измерения…»

10.2 Продумать и реализовать план развития тренера

Развитие семинаров без развития самого тренера немыслимо. К этому следует относиться критично и даже предвзято. Но самокопание и посыпание головы пеплом не работает. Требуется план. Четкий гибкий и реализуемый план развития: от улучшения внешнего вида тренера до получения новых специальных знаний и навыков.

В общем виде его следует обучить: самой теме семинара в специальном формате «Для будущего тренера»; методам подготовки и проведения эффективных презентаций; ораторскому искусству; управлению временем; системному мышлению; искусству управления собственным вниманием; управлению конфликтами; искусству проведения сложных переговоров; гибкой методологии разработки; основам продаж и тому подобное – разных тем сотни, и все они так или иначе полезны и на работе, и дома.

Не стоит рассчитывать воплотить в жизнь план по первоначальному варианту – ситуация постоянно меняется. Но этот план позволяет увидеть картину целиком и более эффективно вносить в него изменения.

Если средств на эту задачу нет, то есть Интернет. Он полон всякой информацией, в том числе и полезной. Конечно, дорогостоящие платные занятия, как правило, заметно эффективней, но если бюджет ограничен, лучше развиваться так, чем упускать существующие возможности.

Слабый или недобросовестный тренер – злокачественная опухоль общества.