Текст книги "Справочник для тренера технических, бизнес-семинаров и менеджера по развитию"

7.5 Проверить достижение целей, которые ставил для себя слушатель от обучения

Если вы формировали список индивидуальных целей и пожеланий слушателей, то наверняка вы на него так или иначе ориентировались в процессе обучения, но теперь пришло время подвести общие публичные итоги.

Дайте слушателям возможность высказаться и постарайтесь найти, изыскать и указать на отдельные факты, свидетельствующие о достижение этих целей. Это могут быть слайды, документация, рабочая тетрадь, реакция оборудования, чей-то профессиональный опыт, закон, постановление и т. д.

Желательно в процессе обучения выявить всегда всем недовольного слушателя и опросить его в самом конце, после того как вы накопите критическую массу выполненных целей и общее положительное мнение о вас и о вашем продукте, чтобы его итоговое суждение уже никак не повлияло на остальных.

Нерешённые вопросы должны быть взяты на проработку, и по ним в разумные сроки должен быть предоставлен тот или иной профессиональный ответ.

Есть ещё одна хорошая практика: в начале и в конце тренинга участникам раздаётся анкета, где их просят оценить собственные знания и навыки по 5-балльной шкале. Знания и навыки перечислены, а сама анкета – исключительно для слушателя. Она помогает ему самому визуально оценить свой прогресс, например, в начале занятия у него по всем пунктам стояло 1–2 балла, а в конце – 3–4, а то и 5…

7.6 Оставаться на связи со слушателями

Отдельно проговорите со слушателями правила коммуникации друг с другом.

Если в ваши обязанности не входит дальнейшее общение с ними, всё равно когда-то в будущем могут возникать вопросы, которые будет правильней обсудить с вами. Дайте хотя бы свою электронную почту. Или хотя бы контакт людей, которые смогут переслать сообщение тренеру. В некоторых случаях это Центр Обучения или Центр Поддержки Клиентов, т. к. иногда никакие контакты тренера не предоставляются.

Если вы, например, будете дальше оказывать техническую или сервисную поддержку, то полезно обменяться различными контактами – основным и дополнительным каналами связи.

Объясните, по какому каналу и в каком случае к вам лучше всего обращаться, обратите внимание на типовые проблемы, которые чаще всего возникают в этом вопросе у новых слушателей.

Также, помимо официальных каналов, это могут быть общие групповые чаты в социальных сетях или мессенджерах.

После обучения я обычно высылаю слушателям приглашение на облачное хранилище с полезной информацией по продукту. Однажды мне позвонил разгневанный слушатель и с горькой обидой заявил: «Да что вы за работники такие – вы мне 2 месяца не отвечаете!»

После моего вопроса о каком канале связи идёт речь, он сообщает, что он писал мне несколько раз на электронную почту, с которой я ему один раз отправил приглашение на облачное хранилище. Понимая весь комизм ситуации и зная, что данное хранилище отправляет приглашение от моего имени, но со своего специального адреса, я, сдерживая смех, прошу найти этот адрес и прочитать вслух. Возникает небольшая пауза, затем какой-то шорох и через секунд 10 я слышу тихий надломленный голос: «noreply@…»…

7.7 Сделать базовые мероприятия по окончании обучения

К базовым мероприятиям могут относиться: отправка слушателям дополнительного материала, печати и подписи в командировочном листе, раздача сертификатов слушателей, передача друг другу документов для бухгалтерии, приведение класса в порядок, проверка слушателями своих личных вещей и т. д.

Иногда есть вопросы по пересдаче теста или экзамена – это тоже нужно чётко проработать.

Почти всегда – обратная связь для вас самих.

Важно логически завершить курс и не забыть про дополнительные мелочи, чтобы после обучения осталось хорошее послевкусие.

7.8 Что-то ещё…

Предложите свои способы проверки знаний и навыков слушателей для вашей прикладной области.

7.9 Контрольные вопросы для самопроверки

1. Сколько процентов слушателей отказываются от ваших добровольных тестов и в чем может быть причина?

2. Как результаты тестирования ваших слушателей влияют на ваш теоретический и практический материал?

3. Сколько слушателей из 10 не сдают тест или экзамен и почему?

4. Какие каналы коммуникации из числа популярных на сегодняшний день вы используете реже всего и почему?

5. Что при завершении семинара вы забываете сделать чаще всего?

8. Организуйте выездное обучение

Выездное обучение – это медаль, на одной стороне которой – стресс, а на другой – праздник. Какой стороной повернётся эта медаль именно к вам – во многом зависит от вас самих. Давайте по порядку.

8.1 Получить контакты ответственного лица со стороны заказчика

С принимающей стороны должно быть одно главное ответственное лицо, с которым вы будете решать все вопросы. Вы не обязаны разбираться, как выстроены внутренние процессы в чужой организации, чтобы выполнить перед ней свои договорные обязательства – пусть в себе местные разбираются сами.

Лишних способов коммуникации не бывает. Но важно их структурировать и помимо официальных каналов связи иметь в резерве неофициальные.

Даже если вы оба предпочитаете телефонные разговоры – строго обязательно фиксировать свои договорённости письменно и обмениваться ими друг с другом официальным путём. Лишним это точно не будет.

На случай внепланового отсутствия вашего основного контакта, у вас должен быть резервный контакт, который будет в курсе дел хотя бы в общем виде.

Часто в вопросе проведения выездного тренинга участвуют сразу несколько человек/подразделений: кадровая служба, начальник отдела, человек на площадке, где будет проводиться тренинг, IT-служба часто необходима. Хорошей практикой будет перед выездом уточнить, кто именно решает какие вопросы по организации тренинга, взять контакты и связаться заранее. На месте времени согласовать всё уже может и не найтись.

8.2 Согласовать и знать индивидуальную программу занятий

Допустимо и разумно, если индивидуальная программа на 80 % стандартная. Оставшиеся 20 % индивидуального подхода создаёт необходимый внешний эффект и отлично согласовывается с конечными практическими целями обучения.

Проблематика самого вопроса может заключаться в том, что заказчик может считать, что его конечный продукт неповторим и ему требуется на 100 % уникальная программа.

Как правило, это не так. Любое оборудование или программное решение строится из базовых кирпичиков, и не многое в конечном изделии по-настоящему уникально. Нужно ли об этом рассказывать заказчику или нет – решать вам, но вы это должны понимать, чтобы не усложнять себе работу на пустом месте.

Для того, чтобы адаптировать стандартную программу под индивидуальную, можно включить в программу занятий такие пункты как: анализ проекта, изучение программного кода, файлов конфигурации, спецификации на оборудование, обсуждение руководства от изготовителя конечного изделия, в котором используется ваш продукт, вопросы самих специалистов о том, что их беспокоит или вызывает вопросы.

Если есть возможность, запросите эти требуемые файлы и документацию заранее, чтобы приехать уже с готовыми ответами и решениями.

8.3 Передать квалификационные требования к слушателям

Не лишним будет напомнить про наличие с вашей стороны требований по квалификации будущих слушателей.

Требования по квалификации рассматриваются заказчиком часто как пожелания и [поэтому] игнорируются. После этого слушатель с недостаточной квалификацией жалуется на сложность программы.

8.4 Знать точную дату и дни недели вместо № недели

Привязка к номеру недели опасна тем, что существует два правила нумерации – с 1 января или с первой полной недели в году. Такие казусы – не редкость при взаимодействии с иностранными коллегами. Лучше использовать и знать точные даты самого обучения и дополнительных вспомогательных дней для трансфера и наладки класса на месте.

8.5 Выбрать подходящий класс для занятий

Типичная проблема классов – это их площадь. Многие координаторы считают требуемую площадь по количеству людей в нём, но это неверно.

Дополнительно нужно учитывать: габариты оборудования, требования к свободному пространству вокруг него, место для флипчарта, вещей и верхней одежды, место под компьютеры и раздаточного материала, иное.

Также в помещении должно быть исправным управление микроклиматом. Рядом с классом не должны проводиться шумные или грязные работы. Доступ в класс должны иметь только сотрудники принимающей стороны, чтобы минимизировать риск кражи чего-либо.

Желательно в классе иметь окна на улицу – это увеличивает работоспособность и даёт дополнительную возможность управлять микроклиматом.

8.6 Организовать достаточное количество розеток на 220 В/380 В и их мощность

Дополнительно на тему розеток к уже сказанному ранее можно добавить вот такой совет: все необходимые удлинители запрашивать у принимающей стороны с тем, что если из-за них произойдет короткое замыкание, возгорание или поражение электрическим током, вам не нужно будет нести за это дополнительную ответственность.

Объясняется это тем, что изначальное качество электросети на объекте может быть плохим: заниженное, завышенное напряжение, гармоники, плохое заземление или его отсутствие и иное.

Вам об этом местные заранее не скажут, потому что сами могут об этом не знать, а при подключении вашего оборудования это может проявить себя по-разному.

8.7 Настроить компьютер и права Администратора пользователей

Дополнительно к уже сказанному в других главах на тему выбора компьютера, операционной системы и т. д. есть смысл обратить внимание на то, что отсутствие у слушателей прав Администраторов от учетных записей на своих компьютерах может стать для вас серьёзной проблемой.

Большинство ПО для корректной установки и работы требуют эти права, в то время как на предприятии из-за соображений кибербезопасности может существовать запрет на наличие таких прав.

Требования IT в большинстве случаев не позволяют на месте полноценно развернуть и использовать то ПО, которое используется для тренинга. Лучший выход – работа на удалённых машинах или на ноутбуках, которые привёз тренер.

8.8 Установить и проверить ПО заранее

Поэтому есть смысл попросить принимающую сторону установить требуемое ПО заранее. В идеале, если это сделаете вы сами, потому что верить на слово в этом деле – не профессионально.

На моей практике был случай, когда меня подвели и с правами Администратора, и с установкой ПО заранее, уверив меня, что всё установили и настроили.

В итоге всё пришлось решать на месте самому.

Первый вопрос – путём новой инсталляции обычной не корпоративной версии операционной системы при строгом условии не подключения компьютера к сети предприятия. Мне даже пришлось подписать какую-то служебную бумажку на эту тему. Второй вопрос решался установкой требуемого пакета на каждый компьютер.

Результатом стало сокращение общего времени занятий на 10 % и исключением нескольких пунктов программы – пусть и второстепенных, но полезных. Мелочь это или нет, если этот вопрос прорабатывался заранее и этой ситуации вообще можно было избежать?

8.9 Отправить оборудование и раздаточный материал заранее

При планировании оборудования и раздаточного материала необходимо ориентироваться на максимальный срок доставки, который заявляет транспортная компания.

К этому сроку необходимо заложить время, которое потребуется вам самим для поиска необходимого, заказа недостающего, настройки и упаковки.

Также требуется учитывать специфику вашего случая: крупные или нестандартные габариты, требуются ли специальные условия транспортировки или хранения, существуют ли действующие сертификаты на оборудование, будет ли оборудование пересекать границу и т. д.

8.10 Понять, как вы будете добираться до организации на месте

Если вы не можете воспользоваться услугами такси, чтобы добраться из гостиницы до организации и обратно, то есть смысл уточнить, организован ли трансфер для их сотрудников.

Если организован, то узнайте: место посадки, расписание движения, опознавательные знаки или надписи на ТС, требуемые документы для посадки и место высадки. Уточните, отличается ли расписание выходного дня от будничного.

Имейте в виду, что на гигантских предприятиях по территории курсируют свои автобусы по своему расписанию. Об этом тоже надо думать заранее, потому что такси туда вы не сможете вызвать при всём своём желании.

Если вы планируете приехать на личном транспорте, то полезно узнать, есть ли гостевые места, бесплатные ли они, что от вас требуется сделать до и по прибытии на место.

8.11 Оформить разрешение на ежедневный внос/вынос компьютера, инструментов, носителей информации

Иногда проще и быстрее написать кандидатскую работу, чем оформить все документы для вноса и выноса всего лишь флешки.

По возможности оформите все требуемые документы заранее, в электронном виде, и пусть у вас будет возможность вносить и выносить свои вещи каждый день, а не только в первый и в последний день занятий.

8.12 Взять паспорт или иной документ? Или без «или»?

Обращайте внимание на предъявляемые требования к документам, удостоверяющим личность для прохода на территорию. Некоторые предприятия оформляют разрешение на проход только по паспорту, чем добавляют немало хлопот автомобилистам, многие из которых ездят только с водительским удостоверением.

8.13 Выехать на место на 1 день раньше

В большинстве случаев разумно будет выехать на семинар на 1 день раньше, чтобы всё спокойно подготовить к занятиям и иметь запас по времени на различные непредвиденные ситуации.

Часто время прохождения инструктажа на предприятиях строго определено для всех посетителей и проводится 1 раз в день. Если вы не успеете к этому времени, есть риск того, что вы будете ждать следующего дня, и до этого момента вас не пропустят на территорию. Сам же инструктаж может длиться до 1 часа и включать в себя пятиминутное тестирование.

Приведу ещё один отрывок из книги «Приключения мальчика Кеши». Глава 11. 2015. Бритиш Американ Тобакко и Филипп Морис:

«Перед тем как пустить меня в цех, сотрудники службы безопасности каждый раз проводили со мной пятнадцатиминутные инструктажи. Выдавали специальные галоши с титановым мысом (они выдерживают массу до 200 кг при падении с 1 метра) и обязательно беруши для защиты слуха. Чтобы минимизировать вероятность попадания рук в движущиеся части технологического оборудования, нужно было снимать часы и кольца. Своё кольцо я никогда не снимаю – оно венчальное и обладает особой силой, поэтому часы я снял, а кольцо обмотал пластырем телесного цвета.

Также на одном из предприятий выдали специальное разрешение на перемещение. Оно должно быть всегда с собой. Если его нет – поведут к начальнику службы безопасности. На этом разрешении проставляются нарушения по технике безопасности. Одно нарушение – удержат премию. Два нарушения – первая опция + поведут на повторный инструктаж. Три нарушения – с вещами на выход. Безвозвратно…»

Спецодежда на производстве в ряде случае позволяет сохранить здоровье или жизнь. В одежду входит специальная обувь, специальные головные уборы, да и вообще всё, что может нас уберечь. Если у вас нет собственной спецодежды, то требуется заранее её запросить у принимающей стороны. На некоторые предприятия или в цех без неё вас даже не пустят.

На некоторых объектах оформление инструктажей, получение спецодежды, пропусков и пр. занимает полный день, а то и больше. Подразделения могут быть разбросаны по разным местам далеко друг от друга. Уточните заранее расписания необходимых служб и возможность прохождения/оформления/получения в желаемое время. У вас должно остаться время на подготовку класса.

Если занятия начинаются в понедельник, а вы приехали на день раньше, в воскресенье, то помните – склад в выходной день может быть закрыт на замок. Ненадолго – до ближайшего буднего дня…

Отдельно следует проговорить, кто будет переносить ваше оборудование и потребуются ли вам такелажники.

Однажды мне пришлось перенервничать, не найдя на складе свои заранее отправленные коробки. Как выяснилось через полчаса – один из слушателей (ведущий специалист) решил мне помочь и накануне сам всё организовал. Ну что сказать – молодец. Плохо только, что не сообщил об этом своему координатору по обучению…

Компьютер – основной рабочий инструмент слушателя, поэтому в нём всё должно быть проверено, установлено и настроено также хорошо, как и в вашем классе, о чём уже было подробно описано ранее.

В классе может потребоваться организовать локальную сеть, выход в Интернет и подключить проектор. Всё это требует своевременной подготовки физического оборудования и оформления заявок.

Иногда на предприятиях нет проекторов и в качестве экрана предлагают использовать телевизор с большой диагональю. Нужно быть готовым к отсутствию проектора. Можно заранее уточнить, есть ли он и будет ли доступен, и, возможно, привезти с собой переносной.

8.14 Выяснить, как на месте организовано питание

Здоровое питание – немаловажный момент для выездного обучения.

В некоторых заводских столовых лучше даже не нюхать, а где-то на предприятиях в меню есть блюда от шеф-повара с ресторанной подачей. Не так важно, будут ли вас кормить бесплатно. Важно, чтобы в принципе вам не нужно было об этом слишком заботиться.

Есть стратегия ходить со слушателями на обед, чтобы лучше познакомиться и провести скрытое тестирование. Но иногда попадаются настолько любопытные специалисты, что не дадут вам положить в рот ни крошки.

Хорошей практикой на некоторых предприятиях при выездном обучении была организация «чайного уголка»: чайники/кулеры, чай-кофе, печенье. Во время небольших перерывов поднимает настроение и снимает напряжённость.

8.15 Узнать режим работы предприятия

При составлении программы нужно учитывать время открытия режимного предприятия. Если время начала занятий придётся на время открытия КПП, то вы встретитесь со слушателями прямо там и занятия сможете начать уже оттуда.

Другой вариант. Вы решили в первый день занятий приехать пораньше. Тогда может случиться так, что вас, как гостя, бюро пропусков сможет впустить только позже – через час, например.

Для режимного предприятия (а сейчас практически везде «режим») обязательно получите подтверждение хотя бы за два рабочих дня от назначенной даты от ответственного лица, что вы есть в списках на проход у охраны. Иногда ответственные лица про ваш пропуск вспоминают только после звонка с КПП…

8.16 Выяснить, где ближайший магазин для запасных частей и аксессуаров

Если при подготовке вы что-то упустили из виду и у принимающей стороны нет возможности вам помочь – полезно заранее проработать такой вариант и выяснить, где находится местный хороший магазин, в котором могут продаваться необходимые вам запасные части и аксессуары из вашей области.

8.17 Привезти, отдать, забрать закрывающие документы: бумажные именные сертификаты, договор, акт, командировочный лист

Нет ничего более ценного и героического для коммерческой организации, чем подписанный заказчиком акт выполненных работ. Не поленитесь сделать своей бухгалтерии приятный сюрприз – передайте или заберите оригиналы подписанных документов.

Отметьте также свой командировочный лист, если у вас это всё ещё применимо.

Раздайте слушателям их сертификаты, если они у вас всё ещё бумажные. И т. д.

8.18 Попросить провести для вас экскурсию

Экскурсия будет полезна не только вам, но и самим слушателям. Такое внимание с вашей стороны помимо обычного любопытства может означать, что слушатели и их организация нравятся вам, вы интересуетесь ими, значит, они вам не безразличны.

Проводить экскурсию можно в любое время обучения – и в начале, и в конце. Но поскольку во время самих экскурсий появляется возможность слушателям что-то уточнить на месте по теме занятий, а вам – скорректировать программу занятий, то по уму нужно её проводить в середине обучения: слушатели уже что-то понимают, могут грамотно сформулировать вопрос, а у вас ещё есть время, чтобы отработать эту задачу, что-то объяснить или уточнить где-то самим.

На все свои экскурсии я напрашивался сам, и принимающая сторона каждый раз сама решала проводить их в последний день.