Текст книги "Справочник для тренера технических, бизнес-семинаров и менеджера по развитию"

Удлинители должны иметь достаточное сечение, особенно если нагрузка мощная.

Проектор уже пару месяцев может просить заменить ему лампу – лучше заменить. Из-за сильной потери яркости такой проектор что есть, что нет.

Для работы с ним может понадобиться специальное ПО, особенно для подключения по беспроводному каналу или Ethernet-кабелю.

Разъёмы между проектором и компьютером тренера могут быть не согласованы – хорошо, если при себе всегда есть пара переходников с одного порта на другой. Разнообразия хватает: VGA, HDMI, HDMI mini, Display Port, S-Video, компонентный разъём.

Есть смысл проверить батарейки от пульта управления. Однажды пришлось при слушателях прыгать с сомнительными предметами в руках до потолочного проектора, чтобы наконец-таки нажать на его кнопку включения. Ничего страшного в этом нет – дело житейское, но лучше обходиться без подобных показательных номеров.

Специальные программы могут позволять выводить изображение вашего экрана на мониторы пользователей. Это особенно актуально для больших групп, когда читается много теории. С проектора не всегда всё бывает видно из-за расстояния, тусклой лампы, бликов, а видеть нужно – 90 % информации человек воспринимает через зрительные каналы.

Лазерная указка может быть как аппаратной, так и программной. Главное – пользоваться ею.

Во-первых, лазерная точка на многих слушателей действует так же магически, как и на кошек – глаз не оторвать, а значит, вы держите фокус их внимания на себе. Во-вторых, это позволяет слушателям чётче отслеживать ход ваших мыслей и быстрее ориентироваться, о чём вы сейчас говорите, если они немного отвлеклись.

Помимо батареек от кликера каждый раз нужно проверять USB-приёмник – он иногда лежит отдельно, воткнут в соседний компьютер или вообще отсутствует. В последнем случае кликер ограничен функцией лазерной указки.

Во время обучения и после него у слушателей должен быть раздаточный материал для повторения информации и дополнительного изучения вашего продукта.

Это презентации, рабочие тетради, документация, конфигураторы, специализированное или дополнительное полезное программное обеспечение, чертежи, каталоги, готовые проекты или их наработки. Самый удобный формат для тренера – это ссылка на облачное хранилище. Самый приятный формат для слушателя, по моему личному мнению – брендированная флешка. В идеале нужно использовать оба формата, но второй имеет существенные недостатки.

Прежде всего – это постепенное устаревание информации на ней и потеря данных.

Во-вторых – если съёмная USB-флеш-память окажется плохого качества или неудобной (например, громоздкой, тяжелой), то осадочек у слушателя останется от той фирмы, что на ней указана – т. е. вашей.

Передача демо-ключа от специализированного ПО должна быть согласована с общей политикой всех бизнес-подразделений и не мешать основному бизнесу – каналу продаж.

Идеально составленные презентации по теоретической части ничего из этого не требуют.

Но для практики что-то из списка может пригодиться для подведения промежуточных или общих итогов, объяснения дополнительного материала. Иногда на флипчарте или обычной доске я рисую схему рассадки слушателей и подписываю их имена – всем становится легче общаться друг с другом, обращаясь по имени. Да, для решения этой задачи часто используют бейджи с именами, но это не всегда возможно из-за одежды. Особенно это касается дам.

Для доски нужно использовать специальные водяные маркеры, а не перманентные, иначе есть риск оставить свои наскальные рисунки на века.

Вместо флипчарта или доски можно использовать цифровую ручку, но она стоит существенно, требует специальных картриджей и своевременной зарядки.

Также можно использовать электронную доску для онлайн-занятий, но это может потребовать отдельного обучения слушателей этому ремеслу, что часто не целесообразно.

3.3 Подготовиться к онлайн-занятиям

Подготовка к онлайн-занятиям в целом схожа с классом, но в ней есть свои нюансы.

При выборе онлайн-платформы лучше отталкиваться от требуемого функционала, а не от стоимости, собственных привычек или даже чужого опыта. Прежде всего должна быть возможность слушателям говорить и писать в чат. Без их реакции и вопросов проводить занятия рискованно.

Для практики полезно иметь возможность разделять слушателей на приватные комнаты.

Также во время практической работы у слушателей должна быть возможность демонстрировать свой экран, чтобы задать вопрос или получить помощь от тренера.

В целом возможности современных онлайн-платформ схожи, но в каждой есть свои недочёты и свои фишки.

Гарнитура позволяет общаться друг с другом без возникновения эффекта «эхо». Это очевидно, но с этим у многих всё ещё есть проблемы, поэтому пишу об этом вынужденно.

Гарнитура должна быть проводной, чтобы сигнал был максимально качественным и стабильным.

Иногда возникают сложности из-за разъёмов – следует обратить внимание, что бывают ноутбуки без мини-джека 3,5. Одновременно с этим могут быть заняты все USB-разъёмы.

Вопрос не сложный, но требует некоторого внимания.

Тренер во время общения со слушателями должен включать свою камеру – это повышает доверие к нему, улучшает коммуникацию, привлекает больше внимания, делает рассказ более живым, развлекает.

Многие используют встроенную камеру, не настраивают освещение, и обычно этого достаточно.

Дело обстоит заметно иначе, если вы планируете делать запись. В этом случае для получения качественной записи желательно иметь хорошую встроенную или внешнюю камеру с высоким разрешением, чувствительностью, оптимальным фокусным расстоянием, и проверить, как падает на лицо искусственный или естественный свет. При необходимости нужно использовать светоотражатели, которые можно сделать из подручных средств.

Для стабильного качественного соединения требуется проводной Интернет. Низкое качество Интернета может привести к невозможности тренеру использовать камеру, к пропаданию звуковых пакетов и отключению от собрания. Так или иначе это снизит качество обучения и будет тормозить весь процесс из-за необходимости решать проблемы с Интернетом и повторять уже сказанное, но потерянное.

Если занятия проводятся из дома, целесообразно проверить и пополнить свой баланс в личном кабинете на сайте провайдера.

Хорошо иметь запасной вариант подключения, так как могут отключить электричество (что, к сожалению, бывает нередко).

Например, если вы работаете на даче или живете в частном доме, то удобно иметь автомобильный преобразователь на 220 V. От подобного устройства я запитывал не только компьютер, но и роутер Wi-Fi. Причем это помогает не только при отключении питания, но и при плохой связи с вышкой сотовой связи. В этом случае я брал ноутбук с телефоном и на машине ехал к ближайшему месту с уверенным приемом сигнала или прямо к вышке.

Во время проведения практики может понадобиться помочь слушателю решить ту или иную проблему, ответить на сложный вопрос, и для этого функции демонстрации экрана слушателя может оказаться недостаточно. В таком случае тренеру потребуется подключиться к компьютеру слушателя.

Тем временем программное обеспечение, предоставляющее данный функционал, может требовать приобрести лицензию или продлить существующую. В том случае, если используется бесплатная версия, к моменту проведения обучения может закончиться её пробный период.

Некоторые компании из соображений кибербезопасности запрещают удалённый доступ к компьютерам своих сотрудников. Об этом необходимо знать заранее и продумать решение выхода из данной ситуации.

Технология удалённых виртуальных машин позволяет снизить трудозатраты по подготовке к обучению для тренера и для слушателя, обеспечить высокую степень готовности класса к проведению обучения. На этих машинах можно сразу сделать необходимые настройки, установить ПО, выложить документацию и т. д.

Если было запланировано, что слушатели будут заниматься на своём компьютере, но чей-то компьютер де-факто для занятий не подошёл – удалённые виртуальные машины могут стать выходом из предкризисной ситуации.

Для комфортной работы с удалёнными виртуальными машинами иногда требуется достаточная скорость подключения (5 МБ/с и более).

3.4 Что-то ещё…

Как понимаете, всего не перечислить – подумайте, что ещё может понадобиться именно вам для проведения вами занятий.

3.5 Контрольные вопросы для самопроверки

1. Какой формат занятий вы используете чаще и почему?

2. Какой формат занятий чаще используют ваши конкуренты и почему?

3. Можете ли вы привести по 2–3 дополнительных аргумента в защиту обоих форматов для вашей области?

4. Можете ли вы привести по 2–3 дополнительных недостатка для обоих форматов для вашей области?

5. Что изменилось в требованиях к операционной системе для вашего продукта за последние 3 года?

6. На какой срок вы покупаете лампы для проектора и как ваши расчеты коррелируются с частотой использования классов?

7. Сколько ещё занятий прослужат ваши лампы в проекторах на данный момент?

8. Готовы ли вы начать онлайн-обучение через 5 минут и если нет, то почему?

9. Можете ли вы выстроить работу своей команды так, чтобы быть всегда готовыми начать онлайн-обучение не позднее чем через 5 минут и какими средствами вы этого добьётесь?

10. Какая у вашей команды группа допуска по электробезопасности и какая должна быть?

11. Сможете ли вы назвать фактический запас мощности электросети в каждом классе для полной группы при использовании самого мощного оборудования?

12. Сколько стоит или может стоить годовое обслуживание системы удалённых виртуальных машин для вашей компании и сколькими слушателями она окупается или окупилась бы?

4. Подготовьте слушателей к обучению заранее

Все участники семинара в равной степени отвечают за образовательный процесс и качество конечного результата, поэтому к предстоящему мероприятию готовиться должны все – в том числе сами слушатели. Критериями успешной подготовки слушателей являются наличие у них релевантной полной информации о предстоящем обучении и выполнение ими конкретных обязательных действий.

Контроль за выполнением действий может отдаваться на откуп самим слушателям из соображений, что каждый из них – взрослый человек, являющийся заинтересованной стороной и главным выгодоприобретателем этого дела.

Второе мнение (Сергей Огородников)

Есть ещё один участник процесса – организатор со стороны заказчика (обычно кадровые службы). Кадровики часто не передают полную информацию слушателю, что может быть проблемой при наличии необходимой предварительной подготовки. Хорошая практика – иметь электронные адреса/телефоны слушателей и делать непосредственную рассылку.

4.1 Что слушателю необходимо заранее знать

Слушатель должен знать тему семинара и понимать её, чтобы он мог своими словами объяснить, зачем он приехал или подключился онлайн.

Помимо даты должны быть указаны время занятий и время обеда.

Также слушателю полезно сообщить, насколько заранее он может приехать, чтобы он мог спокойно добраться с запасом по времени, успеть передохнуть с дороги, попить приветственный кофе, пообщаться с тренером или другими слушателями до начала занятий.

Чёткий список, что требуется взять слушателю с собой на занятия, уменьшит количество накладок.

У слушателя должен быть высокий шанс успешно завершить своё обучение. Это означает, что он должен знать, какие требования к нему предъявляются: образование, опыт работы или ранее пройденные курсы у вас.

Если курсов много и для них есть целый учебный план и обязательный маршрут их прохождения – есть смысл визуализировать эту информацию, в частности, записав видеоинструкцию.

На одном из автомобильных заводов, о котором я ещё немного расскажу позже, я проводил недельный технический семинар для группы инженеров из службы эксплуатации. Материал слушатели воспринимали с трудом, задавали довольно странные и путаные вопросы, практические задания делали с отставанием от графика.

В последний день занятий один из слушателей спросил меня, какое образовательное учреждение я заканчивал, на что я ответил, что я выпускник Московского Государственного Технологического Университета «СТАНКИН» со степенью магистра техники и технологии по направлению «Автоматизация и Управление».

В ответ на это слушатель повернулся к своему товарищу и крикнул шёпотом: «Я же говорил тебе! Это институт нужно заканчивать!». Не до конца ещё поняв ситуацию, я беру в руки бумажный список регистрации слушателей и только сейчас обращаю внимание на их должности – полная группа электриков…

Чаще всего проезд на место не доставляет трудностей, но существуют созвучные названия улиц, путаная нумерация домов и малозаметные здания, из-за которых будничная дорога превращается в незабываемый многочасовой квест по цене бублика.

У слушателя должен быть юридический адрес с индексом и информация, как его можно найти по навигатору. Пояснительная схема проезда лишней не будет.

Поиск нужного корпуса или офиса, напротив, часто многим доставляет дискомфорт. Ситуация резко осложняется, если на отдельно огороженной территории так много различных корпусов без номеров и так много различных компаний, что слушателю даже толком спросить не у кого, как найти ваш. Хуже того – его могут отправить в противоположную сторону или кругами.

Схема прохода на локальной местности должна быть составлена максимально придирчиво: чётко, продумано, с указанием нужного КПП и типом документа, который нужно или достаточно взять с собой.

Для иногородних, да и для местных подробный план как пройти (с рисунками) или даже видеоролик будет лучшим помощником.

У слушателя должен быть сотовый номер минимум двоих сотрудников, которые смогут ему помочь разобраться в трудной ситуации. Тренер не должен быть в этом списке, т. к. занятия уже могут начаться – другие слушатели не должны из-за этого страдать.

4.2 Что слушателям необходимо заранее сделать

Обычно для высокоуровневых курсов нужно убедиться, что записанные слушатели действительно смогут усвоить сложный материал – для этого им даётся предварительное задание. В ряде случаев это помогает предпринять предупреждающие действия, чтобы минимизировать риск.

Для одного из таких семинаров, если у слушателя результат теста был ниже 60 %, мы связывались с его руководителем и предлагали заменить этого слушателя на другого. Часто в ответ мы получали: «А у меня других нет…» То же самое произошло и в этот раз: на занятия приехал слушатель с результатом тестирования 20 %.

Однако на семинаре он задавал грамотные вопросы, все задания выполнял самостоятельно, играючи, бойко. Итоговый экзамен сдал на отлично. Мы начали удивляться вслух, мол, как же так – такой плохой предварительный тест, а тут вот оно как… На это мы получили сногсшибательный ответ: «Мне моё руководство сообщило о моём обучении только в субботу. Я-то сам был на Севере в командировке, там Интернет плохо работает, и мой тест вместо меня сдавала секретарша-дура. Я даже и не знал, что его нужно было сдавать, если честно…»

Для онлайн-обучения слушателю может понадобиться свой рабочий или личный компьютер с определёнными характеристиками. В худшем случае это может означать необходимость приобрести новый компьютер. В более щадящем, но обременительном – заменить всю операционную систему. В простом – обновить операционную систему: например, с домашней версии до профессиональной или загрузить очередные регулярные обновления.

Как видно, даже на отработку простого случая может потребоваться значительное время – что говорить про остальные.

Чтобы на занятиях не тратить время на элементарные вещи, будет целесообразно, если слушатели заранее скачают себе весь необходимый раздаточный материал. Скачивание – незатейливый процесс, но он сопряжён с рисками долгой загрузки или постоянными прерываниями для файлов большого размера, отсутствием доступа в стороннее облачное хранилище с рабочего компьютера из корпоративной сети или доступ на низкой скорости.

Среди этого материала может быть ПО, настройка которого может потребовать выхода в BIOS или иных не повседневных действий со стороны пользователя.

В некоторых случаях для установки софта требуются права Администратора, что может означать необходимость привлечь коллег из отдела информационных технологий. Часто такой запрос требует чётких обоснований на уровне доказательств и может привести к многодневной переписке между её участниками.

Для сложного ПО может понадобиться создавать в нём учетные записи, вручную менять ключи реестра, запускать исполняемый код, настраивать драйвера, открывать порты, настраивать Firewall, антивирус и т. д.

Перед обучением полезно ознакомиться с материалом заранее: слушателя нужно убедить, что предварительная подготовка позволит ему взять от обучения больше, чем без неё.

Подготовленным слушателям тренеру не придётся разжёвывать материал и тратить время на ответы на азбучные вопросы.

Просмотр материала перед любым обучением позволяет получить общую картину, понять уровень сложности курса, изучить новые термины, подготовить вопросы из личного опыта по программе семинара – в общем, прийти на семинар более осознанно, с лучшей подготовкой.

Но далеко не всегда у слушателя есть физическая возможность просмотреть заранее материал и подготовиться к занятиям: командировки, отпуск, больничный, элементарная лень и т. д. Т. е. тренеру нужно иметь в виду, что какая-то часть группы (а то и вся) не изучит материал заранее. К этому нужно быть готовым.

Одни и те же термины для разных областей и специалистов могут означать довольно разные вещи. Достаточно взять эту книгу, в которой тренер – это не про спорт, а бизнес-семинар – не про доклады с трибуны равноправных участников.

Ситуацию могут осложнить труднопроизносимые сокращения, да и вообще сокращения сами по себе.

Слушатель должен иметь возможность ознакомиться с базовыми терминами из вашей темы, выяснить их значения, прочитать дополнительную информацию, чтобы понимать вас и общаться с вами на равных.

Глоссарий – отличная идея, но всегда вопрос в том, как глубоко заходить в перечислении терминов: нужно ли пояснять только используемые на занятиях понятия или затронуть даже базовые вещи, которые, как мы предполагаем, должны быть известны слушателям. Как задолго до начала занятий необходимо направить участникам эту информацию? Что делать с теми, кто ничего не прочитал?

4.3 Что-то ещё…

Ввиду определённой специфики ваших курсов у вас может быть множество своей информации для слушателя и список требуемых от него действий, но две главные идеи этой главы просты.

Первая: то, что очевидно вам – не очевидно слушателям.

Вторая: есть много элементарных вещей, которые есть смысл проработать заранее, потому что они могут потребовать такого количества действий, что по совокупности это может занять целый рабочий день.

Есть третья идея-вопрос. Что делать с теми, кто игнорирует (как руководство, так и сам слушатель) те правила, которые тренер разработал для эффективного процесса обучения?

4.4 Контрольные вопросы для самопроверки

1. Сколько процентов слушателей могут полностью с пониманием повторить тему семинара, на который приехали или подключились?

2. Сколько слушателей из 10 путаются в вашем учебном плане или не знают маршрут их прохождения?

3. Можете ли вы назвать три главные причины, почему слушатели имеют проблемы с поиском вашего местонахождения?

4. Сколько месяцев назад вы обновляли предварительный тест?

5. Сколько ГБ занимает раздаточный материал по каждому курсу?