Текст книги "«1С. Управление небольшой фирмой 8.2». Управленческий учет в малом бизнесе"

4.4.2. Расходная накладная

Для отражения в учете различных операций по реализации (отгрузке) запасов стороннему контрагенту предназначен документ Расходная накладная.

Чтобы перейти к журналу документов, необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели навигации щелкнуть мышью на ПродажиРасходные накладные (рис. 4.29).

Рис. 4.29. Журнал документов Расходные накладные

Для эффективной работы в журнале документов возможен быстрый отбор документов по следующим полям:

• Контрагент;

• Склад;

• Ответственный;

• Организация.

Значение для отбора выбирается из соответствующего справочника при нажатии на кнопку справа от поля.

Для очистки поля необходимо нажать на кнопку , расположенную рядом с полем.

Значение интервала дат для отбора документов можно задать, щелкнув мышью на кнопку на панели инструментов. В качестве интервала можно выбрать вариант стандартного периода в параметре Период дат. Период можно задать вручную.

Для поиска документов в журнале документов по значениям полей необходимо щелкнуть мышью на кнопку Найти на панели инструментов и задать требуемое значение.

Для просмотра и редактирования существующего документа необходимо сделать активным требуемый документ и дважды щелкнуть на нем мышью либо щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Для создания нового документа Расходная накладная:

• В журнале документов нажмите на кнопку Создать либо на панели действий выберите СоздатьРасходная накладная. Будет создан новый документ Расходная накладная (рис. 4.30).

Рис. 4.30. Документ Расходная накладная

В зависимости от установленного вида операции с помощью данного документа может быть зафиксирована реализация (отгрузка) запасов по различным операциям:

• Продажа покупателю,

• Передача на комиссию,

• Передача в переработку,

• Передача на ответственное хранение,

• Возврат поставщику,

• Возврат комитенту,

• Возврат из переработки,

• Возврат с ответственного хранения.

Документ может быть сформирован на основании Заказа покупателя. По форме эти два документа очень похожи. В Расходной накладной, в отличие от Заказа покупателя, отсутствует поле Проект и колонка Дата отгрузки, но добавлено поле Основание для указания Счета на оплату или Приходной накладной, на основании которой создана Расходная накладная.

Если в параметрах учета переключатель Указывать заказ покупателя в документах отгрузки установлен в положение В шапке, то в окне документа появляется поле Заказ для указания документа Заказ покупателя.

Документ Расходная накладная может быть введен на основании документов:

• Проходная накладная,

• Счет на оплату,

• Заказ покупателя,

• Заказ Поставщику.

Распечатать Расходную накладную можно либо из журнала документов, либо из окна документа, щелкнув мышью на кнопку Печать и выбрав значение из открывающегося списка. Для документа Расходная накладная существуют печатные формы:

• Расходная накладная.

• Расходная накладная с услугами.

• Товарная накладная (ТОРГ-12).

• Товарная накладная (ТОРГ-12) с услугами.

• Акт об оказании услуг.

• Товарно-транспортная накладная.

• Накладная на отпуск материалов на сторону.

• Бланк товарного наполнения.

Чтобы сформировать и посмотреть отчет по движениям документа по регистрам, необходимо щелкнуть мышью на кнопке на панели инструментов журнала документов Расходная накладная либо в окне документа.

На основании существующего документа Расходная накладная можно сформировать документы:

• Поступление в кассу;

• Поступление на счет;

• Приходная накладная;

• Расходный ордер;

• Расходная накладная;

• Счет-фактура;

• Поступление денег (план);

• Счет на оплату;

• Событие.

Для создания документа на основании расходной накладной необходимо нажать на кнопку Создать на основании в журнале документов либо в окне документа и выбрать вид создаваемого документа.

Для создания документа Счет-фактура необходимо в окне документа Расходная накладная нажать на гиперссылку Ввести Счет-фактуру. На экране откроется новый документ Счет-фактура с заполненными данными из документа основания (см. рис. 4.19), который необходимо записать, нажав на кнопку Провести и Закрыть.

4.4.3. Отчеты по продажам и расчетам

Программа «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» содержит целый ряд отчетов, позволяющих анализировать эффективность торговой деятельности.

4.4.3.1. Планы продаж

В отчете Планы продаж отображаются данные о планируемых продажах номенклатуры, сгруппированные по подразделениям. Отчет формируется на основании регистра Планы продаж, данные в который попадают при проведении документа План продаж. Для каждой позиции номенклатуры, планируемой к продаже, в отчет выведено количество и сумма.

Для открытия отчета Планы продаж необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели действий в группе Отчеты щелкнуть мышью на Планы продаж. Появится окно отчета (рис. 4.31). В окне расположены команды управления отчетом, средства настройки отчета.

Вариант отчета существует только один – Основной.

Для получения отчета необходимо установить параметры отбора и нажать на кнопку Сформировать. На экране появится окно отчета Планы продаж со сформированными по заданным параметрам данными (см. рис. 4.31).

В отчет попадают позиции номенклатуры, у которых в документах План продаж поле Дата планирования попадает в заданный интервал, независимо от периода планирования.

Рис. 4.31. Отчет Планы продаж

Для редактирования полного перечня текущих настроек нажмите на кнопку Настройка. На экране появится диалог Настройки отчета.

В диалоге настройки отчета есть возможность, помимо «быстрых» пользовательских настроек, указать дополнительно выводимые поля, отбор, сортировку и группировку отчета и надо ли выводить в табличный документ заголовок и параметры отчета.

4.4.3.2. Продажи

Отчет отображает сведения о проданных позициях номенклатуры в количественном и суммовом выражении за определенный период времени. В варианте отчета Валовая прибыль отображается также себестоимость проданной продукции, валовая прибыль и рентабельность продаж.

В отчете предусмотрена группировка информации по заказам.

Для открытия отчета Продажи необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели действий в группе Отчеты щелкнуть мышью на Продажи. Появится окно отчета. В окне отчета расположены команды управления отчетом и средства «быстрой» настройки.

Отчет может формироваться в двух вариантах – Валовая прибыль и Основной.

Для получения отчета необходимо в поле Вариант отчета указать нужное значение, установить параметры отбора и нажать на кнопку Сформировать. В нижней части окна отчета Продажи появятся результаты отчета (рис. 4.32).

Рис. 4.32. Вариант Валовая прибыль отчета Продажи

Для редактирования полного перечня текущих настроек нажмите на кнопку Настройка. На экране появится диалог Настройки отчета.

При выборе варианта Основной в отчет будут выводиться только колонки Количество и Сумма.

4.4.3.3. План-фактный анализ продаж

Отчет План-фактный анализ продаж предназначен для анализа соотношения планируемых и фактических продаж. В отчете отражается разница между количеством и суммой планируемого к продаже и проданного товара с указанием величины процентного отклонения, которое эта разница составляет по сравнению с плановыми данными.

Для открытия отчета План-фактный анализ продаж необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели действий в группе Отчеты щелкнуть мышью на План-фактный анализ продаж. В окне отчета расположены команды управления отчетом поле и поля «быстрых» пользовательских настроек.

Вариант формирования отчета только один – Основной.

Для получения отчета необходимо установить параметры отбора и нажать на кнопку Сформировать. В нижней части окна появится отчет План-фактный анализ продаж со сформированными по заданным параметрам данными (рис. 4.33).

Рис. 4.33. Отчет План-фактный анализ продаж

4.4.3.4. Отчет по взаиморасчетам

Отчет Взаиморасчеты отображает состояние и динамику взаиморасчетов с контрагентами (покупателями, поставщиками) за выбранный период времени.

Данные группируются по контрагентам и договорам.

Для открытия отчета Взаиморасчеты необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели действий в группе Отчеты щелкнуть мышью на Взаиморасчеты. В окне отчета расположены команды управления и средства «быстрых» пользовательских настроек.

Отчет можно сформировать в двух вариантах – Ведомость и Остатки.

Для получения отчета необходимо выбрать вариант отчета, установить параметры отбора и нажать на кнопку Сформировать. В нижней части окна отчета Взаиморасчеты появятся результаты (рис. 4.34).

Рис. 4.34. Вариант Ведомость отчета Взаиморасчеты

В варианте Остатки в отчет выводятся только данные об остатках взаиморасчетов на выбранную дату.

4.4.3.5. Расчеты с покупателями

Отчет Расчеты с покупателями отображает состояние и динамику расчетов с покупателями за выбранный период времени. Данные группируются по контрагентам и договорам.

Для открытия отчета Расчеты с покупателями необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели действий в группе Отчеты щелкнуть мышью на Расчеты с покупателями.

Отчет может формироваться в двух вариантах – Ведомость и Остатки.

Для получения отчета необходимо выбрать вариант отчета, установить параметры отбора и нажать на кнопку Сформировать. В нижней части окна отчета появятся результаты (рис. 4.35).

Рис. 4.35. Вариант Ведомость отчета Расчеты с покупателями

В режиме Остатки в отчет выводятся только данные об остатках взаиморасчетов на выбранную дату.

4.4.3.6. Дебиторская задолженность по срокам

Отчет Дебиторская задолженность по срокам отображает суммы задолженностей контрагентов перед компанией с указанием сроков задолженности:

• менее недели,

• от 1 до 2 недель,

• 2 недели – месяц,

• от 1 до 2 месяцев,

• более двух месяцев.

Для открытия отчета Дебиторская задолженность по срокам необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели действий в группе Отчеты щелкнуть мышью на Дебиторская задолженность по срокам.

Отчет формируется в разрезе контрагентов на определенную дату. Вариант формирования отчета только один – Основной.

Для получения отчета необходимо установить параметры отбора и нажать на кнопку Сформировать. В нижней части окна отчета появятся результаты (рис. 4.36).

Рис. 4.36. Отчет Дебиторская задолженность по срокам

4.5. Передача товара на комиссию

Для оформления передачи товара нашей организацией (комитентом) на комиссию контрагенту (комиссионеру) необходимо, чтобы в настройках учетной политики в разделе Маркетинг и продажи был установлен флажок Использовать передачу товаров на реализацию по договору комиссии.

4.5.1. Расходная накладная

Передача товаров на комиссию осуществляется с помощью документа Расходная накладная с видом операции Передача на комиссию (рис. 4.37).

Порядок оформления документа в этом случае такой же, как и при оформлении документа Расходная накладная с видом операции Продажа покупателю (см. выше).

При проведении документа регистрируется факт передачи товаров контрагенту на комиссию. На вкладке Запасы и услуги указывается перечень передаваемых товаров и документ заказа, в рамках которого производится передача.

Рис. 4.37. Документ Расходная накладная с видом операции Передача на комиссию

4.5.2. Оформление отчета комиссионера

Документ Отчет комиссионера предназначен для регистрации факта продажи комиссионером запасов, которые организация передала на комиссию.

Чтобы перейти к журналу документов Отчеты комиссионера, необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели навигации щелкнуть мышью на ДополнительноОтчеты комиссионера.

Для создания нового документа Отчет комиссионера:

• В журнале документов нажмите на кнопку Создать. Будет создан новый документ Отчет комиссионера (рис. 4.38).

В шапке нового документа необходимо заполнить поля:

• Организация. В данном поле указывается организация, от имени которой оформляется документ. Выбирается из справочника организаций.

• Контрагент. В данном поле указывается информация о комиссионере. Выбирается из справочника Контрагенты.

• Договор. В данном поле указывается договор контрагента, в рамках которого оформляется документ. Выбирается из справочника Договоры контрагентов.

• В нижней части окна документа находится кнопка , при нажатии на которую может быть вызван диалог редактирования видов цен, валюты способа налогообложения данного документа.

• На вкладке Запасы для добавления новой строки необходимо нажать на кнопку Добавить на панели инструментов табличной части.

Рис. 4.38. Документ Отчет комиссионера

• В новой строке заполните следующие поля:

• В поле Номенклатура введите позицию номенклатуры, за реализацию которой комиссионер отчитывается перед организацией. Отметим, что для таких номенклатурных позиций в справочнике Номенклатура следует в поле Тип выбрать значение Запас.

• В поле Характеристика укажите характеристику номенклатурной позиции, выбрав значение из справочника Характеристики номенклатуры. Поле доступно только в том случае, если при настройке параметров учета указано ведение учета по характеристикам номенклатуры.

• В поле Количество введите количество реализованной номенклатуры, за которую отчитывается комиссионер, в единицах измерения, указанных в поле Ед.

• В поле Цена введите цену, по которой номенклатурная позиция была реализована комиссионером.

• Ставка НДС – ставка налога на добавленную стоимость. Выбирается из справочника Ставки НДС.

• Цена передачи – цена, по которой номенклатурная позиция была передана комиссионеру.

• Сумма вознаграждения – сумма комиссионного вознаграждения, рассчитанная исходя из условий договора с комиссионером и с учетом параметров вкладки Дополнительно.

• Заказ покупателя – заказ покупателя, в рамках которого передавались запасы комиссионеру. Выбирается из журнала документов Заказ покупателя. Это поле заполнять необязательно.

Для удаления ошибочно введенной строки используется кнопка панели инструментов табличной части.

Для осуществления подбора запасов в табличную часть по справочнику Номенклатура необходимо нажать на кнопку Подобрать на панели инструментов табличной части.

С помощью кнопок и можно поменять местами строки табличной части.

• Заполните поля на вкладке Дополнительно:

• Способ расчета комиссионного вознаграждения. Указывается способ расчета комиссионного вознаграждения. Можно выбрать один из следующих вариантов:

• Не рассчитывается (такой способ расчета означает, что сумма комиссионного вознаграждения указывается индивидуально).

• Процент от суммы продажи (под суммой продаж понимается та сумма, по которой комиссионер продал запасы).

• Процент от разности сумм продажи и поступления (под суммой продаж понимается та сумма, по которой комиссионер продал запасы, а под суммой поступления понимается та сумма, по которой запасы были переданы комиссионеру на реализацию).

• Процент комиссионного вознаграждения. Указывается процент для расчета комиссионного вознаграждения.

• Ставка НДС с комиссионного вознаграждения. Указывается ставка налога на добавленную стоимость с комиссионного вознаграждения.

• Удержать комиссионное вознаграждение. Указывается признак удержания комиссионного вознаграждения.

• Сохраните и проведите документ с помощью кнопки Провести и закрыть.

Чтобы просто сохранить введенную информацию, не закрывая окно документа, необходимо нажать на кнопку .

Нажатием на кнопку в журнале документов можно создать новый документ копированием существующего документа. В этом случае поля нового документа будут автоматически заполнены значениями из существующего документа.

Чтобы пометить документ на удаление, необходимо установить курсор на удаляемый документ и щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Чтобы сформировать и посмотреть отчет по движениям проведенного документа по регистрам, необходимо щелкнуть мышью на кнопке на панели инструментов журнала документов Отчеты комиссионера, либо в окне самого документа.

На основании существующего документа Отчет комиссионера можно сформировать документы:

• Расход из кассы.

• Расход со счета.

• Счет-фактура.

• Счет-фактура (полученный).

• Поступление денег (план).

• Событие.

Для создания документа на основании Отчета комиссионера необходимо нажать на кнопку Создать на основании в журнале документов либо в окне документа и выбрать вид создаваемого документа.

4.5.3. Получение информации по запасам, переданным на комиссию

Отчет Запасы переданные позволяет получить полную информацию о запасах, переданных на комиссию. Для получения отчета:

• На Панели разделов выберите Склад и производство и на Панели действий в группе Отчеты щелкните мышью на Запасы переданные. Появится окно отчета Запасы переданные. Появится окно отчета с командами управления отчетом, поля быстрых пользовательских настроек отбора и поле для вывода результата отчета.

• Выберите вариант отчета. Отчет может формироваться в двух вариантах – Ведомость и Остатки.

• Нажмите на кнопку Настройка. На экране появится диалог Настройки отчета.

• В строке Отбор, нажатием на кнопку в колонке Значение, откройте диалог Редактирование отбора (рис. 4.39).

Рис. 4.39. Диалог Редактирование отбора

• Установите, например, значение поля Тип приема (передачи) равным Передача комиссионеру и нажмите на кнопку OK.

• Выполните другие необходимые настройки.

• Нажмите на кнопку Завершить редактирование в диалоге Настройки отчета.

• Нажмите на кнопку Сформировать в окне отчета. Появятся результаты выполнения отчета (рис. 4.40).

Рис. 4.40. Отчет Запасы переданные

В отчете отображается информация о начальных и конечных остатках переданных запасов у комиссионеров. Данные представлены в количественном и суммовом выражении.

В варианте Остатки в отчете не отображается информация по приходу и расходу, выводятся только конечные остатки.

4.6. Последовательность документов

В ходе работы вы уже сталкивались с созданием одного документа на основании другого. При выборе документа-основания происходит автоматическое заполнение некоторых полей данными из выбранного документа. Иногда в каком-либо поле документа указывается созданный ранее документ. И в том и в другом случае эти объекты оказываются связанными между собой и образуют так называемую последовательность документов.

Чтобы посмотреть структуру подчиненности (последовательность формирования) любого документа, необходимо дважды щелкнуть мышью на кнопке на панели инструментов в журнале документов или в окне документа. Структура подчиненности документа отображается в виде дерева. Пример представлен на рис. 4.41.

В окне отчета Структура подчиненности предусмотрено выполнение следующих действий:

• открыть окно текущего документа в журнале (кнопка Открыть),

• провести документ (кнопка ),

• отменить проведение документа (кнопка ),

• пометить документ на удаление (кнопка ),

• обновить список документов (кнопка Обновить),

• сформировать новое дерево относительно текущего документа (кнопка Вывести для текущего).

Рис. 4.41. Структура подчиненности документа Акт выполненных работ СЛ-00000001

При формировании дерева журнал документов, которым подчинен искомый документ, в некоторых случаях может выводиться не полностью. Это происходит, когда документы более высокого уровня сами являются подчиненными и при этом подчинены одному и тому же документу. В этом случае построение структуры «вверх» ограничивается этими документами.

В данной главе мы рассмотрели основные возможности и функционал программы, представленный на вкладке Маркетинг и продажи. Были подробно рассмотрены инструменты для описания ценообразования, регистрации событий, работы с покупателями и комиссионерами.

Глава 5. Снабжение и закупки

В программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» разработан процесс обеспечения запасами предприятия, что позволяет определить и обеспечить внутренние и внешние потребности в товарах и услугах. Полученная информация предоставляется службе снабжения и содержит следующие сведения:

• наличие необеспеченных потребностей;

• фактические закупки;

• открытые заказы поставщикам и на производство.

Потребности предприятия обеспечиваются резервированием запасов на складах (местах хранения), а также размещением в заказах поставщикам или заказах на производство. Операции закупки товаров, услуг и работ автоматизированы и позволяют вводить и хранить различную информацию: регистрация поставщиков и цен контрагентов, оформление заказов поставщикам, формирование отчетов и т. д.

В программе поддерживаются различные схемы пополнения запасов – покупка, приобретение подотчетным лицом, прием на реализацию от комиссионера, получение и передача сырья и материалов в переработку, прием (передача) на ответственное хранение. Практически все перечисленные схемы и процессы обеспечения запасами реализуются на вкладке Снабжение и закупки, относящейся к Панели разделов (рис. 5.1).

На данной вкладке службе снабжения оперативно предоставляется информация для определения и обеспечения внутренних и внешних потребностей в товарах, материалах и услугах.

В верхней части вкладки представлена панель действий, состоящая из трех групп команд: Создать, Отчеты и Сервис. Группа команд Создать предназначена для быстрого создания новых документов или элементов справочников. Например, с помощью команды Контрагент вводится новый элемент в справочник Контрагенты. Также можно ввести новые документы Заказ поставщику, Резервирование запасов, Приходная накладная, Событие и Авансовый отчет.

Рис. 5.1. Вкладка программы Снабжение и закупки

Группа команд Отчеты предназначена для вывода на экран и формирования различных отчетов, относящихся к разделу Снабжение и закупки. В группе команд Сервис располагаются команды для вывода на экран обработок. Для вкладки Снабжение и закупки представлена только обработка Расчет потребности в запасах.

С помощью команд Дополнительные отчеты и Дополнительные обработки в группах Отчеты и Сервис открывается список дополнительных отчетов и обработок, разработанных и добавленных в информационную базу дополнительно.

На Панели навигации, расположенной слева на вкладке Снабжение и закупки, собраны команды, открывающие справочники, журналы и списки документов, обработки. Ссылка Документы по закупкам открывает одноименный журнал документов, в котором регистрируются практически все документы, относящиеся к разделу Снабжение и закупки. В журнале для общего списка документов по закупкам можно задать отбор по значениям полей, расположенных в панели управления журнала, и получить список документов, выбранных по заданному контрагенту, организации, типу и периоду.

Ссылка Контрагенты на Панели навигации открывает справочник Контрагенты, а ссылка Рабочий календарь – обработку Рабочий календарь. Обработка предназначена для анализа запланированных событий и графика производства, загрузки сотрудников и ключевых ресурсов.

В группе Снабжение панели навигации собраны команды, открывающие списки документов заказов и резервирования запасов товарно-материальных ценностей. Группа Закупки предназначена для оформления документов закупок товарно-материальных ценностей (ТМЦ). В группу Дополнительно включены списки документов, которыми оформляются различные дополнительные схемы поступления ТМЦ.

В группе См. также панели навигации собраны команды, открывающие различные дополнительные справочники, списки документов либо обработки, которые могут понадобиться при оформлении документов раздела Снабжение и закупки.

В главе познакомимся с операциями, позволяющими управлять процессом закупки ТМЦ и формирования необходимого количества запасов на складах предприятия.

Перед вводом документов, касающихся снабжения и закупок ТМЦ, рекомендуется проверить установленные параметры учета операций в разделе настроек Снабжение и закупка. Настройка параметров учета осуществляется на вкладке Снабжение и закупка диалога Настройка учета, который открывается с помощью ссылки Настройка параметров учета вкладки Настройка и администрирование. На вкладке указывается срок оплаты поставщику по умолчанию, используемый для подстановки в договор с контрагентом. При установке флажков разрешается прием товаров на комиссию, передача давальческого сырья в переработку, использование системы резервирования запасов и другие установки. Целью проверки установленных параметров является включение всех необходимых возможностей программы для ведения учета на вашем предприятии. Отметим, что отменить установку некоторых заданных параметров учета впоследствии, после ввода документов, уже станет несколько проблематичным – придется переделывать либо отзывать документы.