Текст книги "«1С. Управление небольшой фирмой 8.2». Управленческий учет в малом бизнесе"

Глава 12. Организация обмена данными в программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2»

Конфигурация «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» позволяет выполнять обмен данными между различными информационными базами по правилам обмена.

Обмен данными может выполняться интерактивно (вручную по требованию пользователя) либо автоматически (по заданному расписанию). Для обмена данными могут быть использованы каналы связи:

• сетевой каталог;

• FTP.

Для использования возможностей обмена данными необходимо выполнить следующее.

• Перейдите на вкладку Настройка и администрирование. На Панели действий в группе Настройка параметров щелкните мышью команду Настройка сервисных функций. Откроется окно Настройка сервисных функций (рис. 12.1).

• Перейдите на вкладку Обмен данными и установите флажок Использовать обмен данными.

В окне Настройка сервисных функций необходимо установить префикс информационной базы. Префикс информационной базы используется для подстановки в номер документа, чтобы различать однотипные документы при использовании распределенной базы данных.

� Для сохранения измененных настроек нажмите на кнопку Записать и закрыть. Чтобы просто сохранить введенную информацию, не закрывая окно настроек, нажмите на кнопку .

Рис. 12.1. Вкладка Обмен данными окна Настройка сервисных функций

После установки параметров возможности использования обмена данными на Панели навигации в разделе Настройка и администрирование появится пункт Обмен данными.

12.1. Обмен данными с программой «1С: Бухгалтерия 8.2»

В конфигурации «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» реализован двусторонний обмен данными с конфигурацией «1С: Бухгалтерия 8.2».

Между конфигурациями реализован обмен всей основной справочной информацией: организации, структурные единицы, контрагенты, номенклатура и т. д.

В конфигурацию «1С: Бухгалтерия 8.2» переносятся все документы, созданные в конфигурации «1С: Управление небольшой фирмой 8.2», за исключением следующего:

• Документов, относящихся только к управленческому учету. К ним относятся документы разделов Имущество, Зарплата и персонал, Финансы.

• Документов по вводу начальных остатков. Информацию о начальных остатках необходимо ввести в конфигурации «1С: Бухгалтерия 8.2» и «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» перед началом обмена.

• Документов Приходная накладная с видом операции Возврат от переработчика.

• Документов Поступление на счет с видом операции От подотчетника.

• Документов Счет-фактура и Счет-фактура (полученный), в которых не заполнен реквизит Документ-основание.

• Справочной информации о номенклатуре с типами Операция, Вид работ, Расход.

Из конфигурации «1С: Бухгалтерия 8.2» в конфигурацию «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» переносятся документы по учету денежных средств (документы по кассе и банку).

При переносе из конфигурации «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» в конфигурацию «1С: Бухгалтерия 8.2» документов Счет-фактура с видом операции Аванс, введенных на основании документов Счет на оплату, в конфигурации «1С: Бухгалтерия 8.2» не заполняется реквизит Документ-основание. Пользователю необходимо заполнить Документ-основание самостоятельно.

Также пользователю необходимо самостоятельно заполнить реквизит Партия материалов в эксплуатации при переносе документов Перемещение запасов с видом операции Возврат из эксплуатации и при переносе документов Списание запасов с установленным флажком Списать запасы из эксплуатации.

В конфигурации «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» договоры при использовании не различаются по видам (с покупателем, с поставщиком), а реквизит Вид договора используется только для совместимости при обмене данными с конфигурацией «1С: Бухгалтерия 8.2». Если при переносе встречаются документы, в которых с точки зрения «1С: Бухгалтерия 8.2» неправильно заполнены договоры, то документы все же переносятся, договоры в них заполняются, но такие документы не проводятся.

Для корректного переноса договоров с контрагентами в конфигурации «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» необходимо отслеживать соответствие организации, указанной в договоре, и организации, указанной в документе.

Если в конфигурации «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» используются документы Перемещение запасов при перемещении давальческих материалов, то для правильного переноса таких документов в конфигурацию «1С: Бухгалтерия 8.2» в табличной части необходимо использовать материалы только одного заказчика.

Настройка обмена и управление обменами производится в окне Обмены данными.

Настройку обмена выполняет администратор системы с установленной ролью Добавление и изменение обменов данными.

Для добавления указанной роли проделайте следующее.

• Выполните команду Пользователи на Панели навигации вкладки Настройка и администрирование. Откроется окно справочника Пользователи.

• В списке пользователей найдите элемент, в котором заданы настройки пользователя, ответственного за обмен данными. Откройте окно элемента.

• На вкладке Свойства пользователя информационной базы в списке Разрешенное действие (роль) должна присутствовать строка Добавление и изменение обменов данными. Если эта строка отсутствует, добавьте ее с помощью кнопки Добавить.

• С помощью кнопки Записать и закрыть сохраните изменения.

Для открытия окна Обмены данными необходимо в разделе Сервис и администрирование на Панели навигации щелкнуть мышью на команде Обмены данными. Для создания нового обмена данными необходимо щелкнуть мышью на кнопке Создать и выбрать команду Создать обмен с Бухгалтерией предприятия 2.0. Откроется помощник настройки нового обмена данными (рис. 12.2).

Помощник создания обмена данными предназначен для создания обмена данными между двумя информационными базами. Помощник используется как для создания обменов по правилам конвертации, так и для создания обменов в распределенной информационной базе.

Создание нового обмена данными выполняется в два этапа. Первый и второй этапы выполняются в первой и во второй информационной базе соответственно. Процесс создания обмена начинается в одной из баз и заканчивается в другой. Для синхронизации данных между этапами создания обмена используется временный файл с настройками.

Рис. 12.2. Помощник создания обмена данными

При создании нового обмена данными в первой информационной базе необходимо настроить параметры обмена:

• Если обмен будет осуществляться через локальный или сетевой каталог, то необходимо установить флажок Настроить обмен данными через локальный или сетевой каталог и выбрать или указать сам каталог (рис. 12.3). Для проверки наличия каталога и доступности каталога необходимо нажать на кнопку Проверить подключение. При установленном флажке Настроить обмен данными через локальный или сетевой каталог проверка подключения будет произведена и при переходе к следующему этапу, при нажатии на кнопку Далее.

Рис. 12.3. Настройка обмена данными через локальный или сетевой каталог

• Если обмен будет осуществляться через FTP-ресурс, то необходимо установить флажок Настроить обмен данными через FTP-ресурс, указать путь к каталогу (FTP-адрес), порт соединения, имя пользователя и пароль (рис. 12.4). Для проверки наличия каталога и доступности каталога необходимо нажать на кнопку Проверить подключение.

Рис. 12.4. Диалог настройки обмена через FTP-ресурс

При установленном флажке Настроить обмен данными через FTP-ресурс проверка подключения будет произведена и при переходе к следующему этапу, при нажатии на кнопку Далее.

• Необходимо настроить ограничения при передаче данных и значения по умолчанию для использования при загрузке данных (рис. 12.5).

Рис. 12.5. Окно настройки параметров обмена данными

В этом окне необходимо ввести наименование создаваемого обмена данными, выбрать основной способ обмена данными. Для настройки ограничений (дата начала выгрузки и выбор организаций для выгрузки) передаваемых данных необходимо нажать на кнопку Настроить ограничения. Для настройки загружаемых по умолчанию значений необходимо нажать на кнопку Настроить значения, при этом откроется окно выбора значений по умолчанию.

• На заключительном шаге первого этапа настройки обмена будет предложено сохранить файл с настройками для второго этапа (рис. 12.6). Также на заключительном шаге первого этапа настройки обмена будет предложено начать обмен – выполнить выгрузку данных.

Рис. 12.6. Завершение первого этапа настройки обмена данными

• В начале второго этапа необходимо выбрать файл с настройками и продолжить создание обмена во второй информационной базе «1С: Бухгалтерия 8.2». После завершения настройки необходимо продолжить обмен данными и произвести загрузку и выгрузку данных в конфигурации «1С: Бухгалтерия 8.2».

Между конфигурациями документы переносятся с теми параметрами проведения, какие для них установлены в исходной базе. То есть если, например, документ был помечен на удаление в конфигурации «1С: Управление небольшой фирмой 8.2», то такой документ будет загружен и помечен на удаление в конфигурацию «1С: Бухгалтерия 8.2». Проведенные документы после загрузки в другую конфигурацию проводятся автоматически.

Счета учета расчетов с контрагентами заполняются в документах «1С: Бухгалтерия 8.2» по данным настройки, заданной в регистре сведений Счета учета расчетов сконтрагентами.

Счета учета номенклатуры заполняются в документах «1С: Бухгалтерия 8.2» по данным настройки, заданной в регистре сведений Счета учета номенклатуры.

В конфигурациях документы регистрируются к обмену только в том случае, если в документе изменились реквизиты, участвующие в обмене. Повторное проведение документов без изменений значений реквизитов не приводит к регистрации таких документов к обмену.

Чтобы пользователь имел возможность выполнить обмен данными, у пользователя необходимо установить роль Выполнение обменов данными. Описание этой процедуры приводилось выше.

Для открытия окна Обмены данными необходимо в разделе Сервис и администрирование на Панели навигации щелкнуть мышью на команде Обмены данными. В окне Обмены данными по каждому из существующих настроенных обменов указывается наименование обмена и наименование плана обмена, даты выполненных загрузок и выгрузок, даты успешных загрузок и выгрузок (для наглядности успешные загрузки и выгрузки отмечаются зеленой пиктограммой, а неуспешные отмечаются красной пиктограммой) (рис. 12.7).

Для просмотра всех узлов текущего плана обмена необходимо щелкнуть мышью на кнопке Все действия и из раскрывшегося подменю выбрать Список узлов плана обмена. В списке для каждого узла высвечивается Номер отправленного сообщения, Номер принятого сообщения и Дата начала выгрузки документов. В окне списка узлов плана обмена можно:

• Создать новый узел.

• Отредактировать существующий узел.

• Выполнить обмен данными.

• Посмотреть и настроить параметры обмена данными: параметры транспорта сообщений обмена, правила конвертации объектов, правила регистрации объектов.

Программа «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» позволяет производить обмен в автоматическом и интерактивном режимах (рис. 12.7).

Рис. 12.7. Меню Выполнение обмена данными окна Обмены данными

При выполнении команды Выполнение обмена даннымиВыполнить автоматически появляется окно, из которой выполняется обмен в автоматическом режиме (рис. 12.8).

Рис. 12.8. Окно обмена в автоматическом режиме

Команда Открыть каталог обмена информацией служит для перехода в каталог обмена информацией, если в открывающемся списке Укажите способ обмена данными выбрано значение Обмен через локальный или сетевой каталог или Обмен через FTP-ресурс.

Команда Настроить параметры транспорта сообщений обмена открывает окно для задания и проверки параметров транспорта сообщений обмена.

В окне отображаются статусы загрузки и выгрузки данных с возможностью быстрого перехода в журнал регистрации для диагностики хода выполнения обмена данными.

Команда Выполнение обмена даннымиВыполнить интерактивно открывает помощник интерактивного обмена данными (рис. 12.9).

Помощник интерактивного обмена данными предназначен для выполнения обмена данными с возможностью предварительного просмотра загружаемых данных. Помощник позволяет выполнять сопоставления объектов двух информационных баз, между которыми настроен обмен данными. После выполнения сопоставления и загрузки данных выполняется выгрузка данных.

На первой странице помощника следует выбрать способ обмена данными, настроить параметры транспорта сообщений обмена и нажать на кнопку Далее. Для проверки корректности выбора можно перейти в каталог обмена информацией и убедиться в физическом существовании требуемых файлов или проверить параметры выбранного способа обмена.

Рис. 12.9. Помощник интерактивного обмена данными

На второй странице помощника отображается информация о загрузке данных и статистика сопоставления объектов.

Для открытия окна предварительного просмотра загружаемых данных и выполнения сопоставления объектов необходимо щелкнуть мышью на кнопку Выполнить сопоставление командной панели.

Процесс сопоставления объектов для всех строк таблицы выполняется, если щелкнуть мышью на кнопку Автоматическое сопоставление (по умолчанию) командной панели. Автоматическое сопоставление выполняется по заданным по умолчанию полям сопоставления, при этом соблюдаются самые строгие правила сопоставления. Рекомендуется вначале выполнять автоматическое сопоставление, а затем выполнять сопоставление вручную для объектов, которые не были сопоставлены автоматически.

Непосредственно загрузка данных для всех строк таблицы выполняется, если щелкнуть мышью на кнопку Выполнить загрузку данных командной панели. Выполнять загрузку данных рекомендуется только после выполнения сопоставления объектов.

Если объекты не были сопоставлены, то после загрузки данных будут созданы копии (дубли) несопоставленных объектов.

Перечисленные команды доступны для вызова из контекстного меню таблицы статистики сопоставления. При вызове из контекстного меню эти команды актуальны для множества выделенных строк таблицы.

После того как будет выполнено сопоставление всех объектов и все данные будут загружены, следует нажать на кнопку Далее для выгрузки ответного сообщения обмена.

На заключительной странице помощника будет предложено открыть окно Сценарий обмена данными для настройки расписания обмена (рис. 12.10). Окно настройки расписания будет открыто в том случае, если текущий обмен данными еще не включен ни в одно из существующих расписаний выполнения обмена.

Рис. 12.10. Сценарий обмена данными

В окне сценария обмена данными выбираются узлы информационной базы, вид транспорта обмена, выполняемое действие, для которых назначается расписание выполнения. Расписание формируется из частей:

• Общее: указывается дата начала и дата окончания выполнения сценария и периодичность повторения в днях.

• Дневное: указывается время начала и время окончания выполнения сценария и периодичность повторения в секундах.

• Недельное: указываются дни недели выполнения сценария и периодичность повторения в неделях.

• Месячное: указываются месяцы года, в которые будет производиться выполнение сценария.

Чтобы настроить расписание обмена из окна Обмены данными, необходимо щелкнуть мышью на Выполнение обмена данными Настроить сценарии обмена (см. рис. 12.7). На экране откроется список настроек сценариев обменов данными для выбранного обмена данными. В открывшемся окне есть возможность включить или отключить загрузку и (или) выгрузку, отредактировать существующий сценарий, добавить новый сценарий обмена данными, включить или отключить расписание выполнения обмена данными.

Используя сценарии обмена, можно разделить процедуру обмена данными на процесс загрузки и выгрузки данных. Для каждого сценария используется индивидуальное расписание.

12.2. Обмен данными с программой «1С: Управление торговлей 8.2»

Типовой обмен с программой «1С: Управление торговлей 8.2» предусмотрен только в одностороннем порядке, а именно перенос информации из программы «1С: Управление торговлей 8.2» в программу «1С: Управление небольшой фирмой 8.2».

С помощью обработки Загрузка данных из УТ 10.3 можно загрузить данные из конфигурации «1С: Управление торговлей 8.2». Следует иметь в виду, что перенос данных из конфигурации «1С: Управление торговлей 8.2» возможен, начиная с версии 10.3.12.

Для открытия обработки переноса данных необходимо на Панели разделов выбрать Настройка и администрирование и на Панели действий в группе Сервис щелкнуть мышью на Загрузка данных из УТ 10.3. Откроется окно обработки (рис. 12.11).

Рис. 12.11. Окно обработки Загрузка данных из УТ 10.3

В окне обработки следует указать имя файла обмена (или выбрать, щелкнув мышью на кнопку справа от поля Имя файла обмена), в который были выгружены данные из конфигурации «1С: Управление торговлей», редакция 10.3, и нажать на кнопку Загрузить.

Файлы, необходимые для выгрузки данных из конфигурации «1С: Управление торговлей», редакция 10.3, входят в поставку программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» и находятся в каталоге Extfiles/ConvTr103. Список и назначение файлов:

• Перенос данных УТ 10.3–УТ 11 v81.epf – внешняя обработка выгрузки данных во внешний файл из конфигурации «1С: Управление торговлей», редакции 10.3, которая использует для работы «1С: Предприятия 8.1».

• Перенос данных УТ 10.3–УТ 11 v82.epf – внешняя обработка выгрузки данных во внешний файл из конфигурации «1С: Управление торговлей», редакции 10.3, которая использует для работы «1С: Предприятия 8.2».

• Описание правил конвертации из конфигурации Управление торговлей, редакция 10.3.mxl, – подробное описание правил конвертации данных с перечнем объектов и особенностями переноса данных конкретных объектов.

При переносе данных из конфигурации «1С: Управление торговлей 8.2» в программу «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» необходимо соблюдать последовательность действий:

• Выполнить резервное копирование информационной базы конфигурации «1С: Управление торговлей 8.2». Поскольку перенос данных из конфигурации «1С: Управление торговлей 8.2» возможен, начиная с версии 10.3.12, проведите обновление конфигурации до указанной или более поздней версии, если вы используете более раннюю версию. Выполнить регламентные процедуры в конфигурации «1С: Управление торговлей 8.2»:

• Удалить помеченные на удаление объекты.

• Закройте кассовые смены.

• Оформите и проведите документы Отчет комиссионера о продажах и Отчет комитенту о продажах.

• Оформите межфирменные продажи между организациями.

• Выполните проведение документов по партиям.

На момент переноса данных в информационной базе «1С: Управление торговлей 8.2» не должно быть отрицательных остатков товаров по складам и организациям. Информация об отрицательных остатках товаров не будет выгружена из информационной базы конфигурации.

• В программе «1С: Управление торговлей 8.2» откройте внешнюю обработку Перенос данных УТ 10.3 – УНФ 1.2 v82.epf с помощью пункта меню Файл-Открыть.

• В появившемся диалоге укажите каталог и имя внешнего файла, в который будет производиться выгрузка данных. Укажите актуальную дату, на которую будут выгружаться остатки товаров, денежных средств и взаиморасчетов.

• В диалоговом окне появится список объектов, которые могут быть выгружены. По умолчанию будет выгружена информация:

• Настройка параметров учета.

• Справочники.

• Остатки товаров, денежных средств и взаиморасчетов.

Если необходимо выгружать не всю информацию, можно отключить выгрузку информации по любому из справочников или отключить выгрузку остатков по любому из регистров конфигурации.

При выгрузке остатков задолженности по контрагентам есть возможность выгрузить задолженность с учетом конкретных документов реализации или авансов, перечисленных по заказам клиентов. Будет выгружена информация для загрузки в документ Ввод остатков с требуемым видом операции, с указанием суммы непогашенной задолженности. Документы, по которым есть непогашенная задолженность, не выгружаются, а автоматически генерируются при загрузке, с указанием только обязательных для заполнения полей.

• После настройки правил выгрузки данных нажмите на кнопку Выгрузить. При выгрузке данных осуществляется проверка на наличие отрицательных остатков товаров и выдается сообщение о тех товарах, по которым обнаружены отрицательные остатки. Если требуется, эти данные можно откорректировать. После того как все объекты исправлены, необходимо повторно нажать на кнопку Выгрузить. Данные будут выгружены в указанный в обработке внешний файл.

• Создайте новую информационную базу конфигурации «1С: Управление небольшой фирмой 8.2».

• В конфигурации «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» сопоставьте предопределенную организацию Наша фирма с организацией в конфигурации «1С: Управление торговлей 8.2». Для этого необходимо, чтобы совпадали реквизиты организации ИНН и Наименование в указанных информационных базах.

• Для загрузки данных в конфигурации «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» на Панели разделов выберите Настройка и администрирование и на Панели действий в группе Сервис щелкните мышью на Загрузка данных из УТ 10.3. В открывшемся окне укажите внешний файл, в который была произведена выгрузка, и нажмите на кнопку Загрузить. Данные будут загружены в информационную базу из внешнего файла.

• После проведения загрузки убедитесь, что данные загружены корректно. Остатки товаров, денежных средств и взаиморасчетов фиксируются документом Ввод остатков. С помощью отчетов проверьте правильность обмена данными.

В данной главе вы познакомились с обменом данными. Обмен данными позволяет сократить временные затраты на ввод информации, исключая повторное внесение одних и тех же первичных документов в информационные базы различных программ. В главе описан обмен данными между программами «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» и «1С: Бухгалтерия 8.2», а также между программами «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» и «1С: Управление торговлей 8.2».