Текст книги "«1С. Управление небольшой фирмой 8.2». Управленческий учет в малом бизнесе"

ТМЦ для организации могут приобретаться и подотчетным лицом. Расчеты с подотчетным лицом ведутся одновременно в валюте учета и в указанной пользователем валюте взаиморасчетов с подотчетным лицом. Валюта взаиморасчетов с подотчетным лицом устанавливается в момент выдачи денежных средств подотчетному лицу и может отличаться от валюты выдачи денежных средств.

Для взаиморасчетов с подотчетным лицом характерны следующие этапы, которые будут рассмотрены в разделе: выдача денежных средств, отчет подотчетного лица об использовании средств, возврат неизрасходованных средств. Отметим, что расчеты с подотчетным лицом могут производиться как в наличной, безналичной либо смешанной формах.

8.2.4.1. Выдача денег под отчет

Выдача денежных средств под отчет может осуществляться как из кассы компании, так и с расчетного счета. В данном случае рассмотрим схему работы через кассу организации. Факт выдачи денежных средств подотчетному лицу оформляется документом Расход из кассы (рис. 8.15). Документ регистрируется в списке документов Расход из кассы, который открывается с помощью одноименной ссылки группы Касса на панели навигации вкладки Денежные средства.

Рис. 8.15. Документ Расход из кассы для подотчетного лица

Документ вводится с видом операции Подотчетнику. Лицо, получающее денежные средства, указывается в поле Подотчетник и выбирается из справочника Сотрудники. В случае выдачи сумм, ранее перерасходованных сотрудником по авансовому отчету, в поле Документ указывается документ Авансовый отчет. Для данного типа расхода не предусмотрено табличной части для ввода нескольких выплат.

Для вывода на экран печатной формы расходного кассового ордера предназначена команда Расходный кассовый ордер открывающегося списка Печать.

8.2.4.2. Регистрация авансовых отчетов

Для отражения в учете операций по расходованию подотчетным лицом выданных наличных или безналичных денежных средств предназначен документ Авансовый отчет (рис. 8.16). Документ регистрируется в списке документов Авансовые отчеты, который открывается с помощью одноименной ссылки группы Касса на панели навигации вкладки Денежные средства.

Рис. 8.16. Документ Авансовый отчет

Документ может быть введен на основании расхода из кассы либо расчетного счета. Документ оформляется в той валюте, которая определена для сотрудника при выдаче денежных средств. В табличной части вкладки Выданные авансы указываются авансы, выданные под отчет. В табличной части вкладки Запасы вводится информация о запасах, приобретенных подотчетным лицом. Для каждой позиции поступивших запасов по авансовому отчету указывается количество, цена, сумма, склад поступления, ставка и сумма НДС, номер и дата документа поступления.

В табличной части вкладки Расходы вводится информация о расходах на приобретение запасов. Для расходов на приобретение запасов указывается количество, цена, сумма, ставка и сумма НДС, подразделение, направление деятельности.

Сведения о выплаченных подотчетным лицом денежных средствах поставщикам вносятся в табличную часть вкладки Оплаты.

После проведения документа Авансовый отчет можно сформировать печатную форму документа, а также ввести на основании новый документ Счет-фактура (полученный).

Для документа разработана печатная форма Авансовый отчет, которая выводится на экран одноименной командой в открывающемся списке Печать.

Документом Авансовый отчет может производиться движение запасов на складе, а также закрывается задолженность подотчетного лица перед организацией.

8.2.4.3. Получение сведений о взаиморасчетах с подотчетными лицами

С помощью отчета Расчеты с подотчетниками (рис. 8.17) отображается состояние и изменение задолженностей в течение выбранного периода времени, возникающих при расчетах с подотчетными лицами. Отчет открывается одноименной командой группы Отчеты, которая расположена на панели действий вкладки Денежные средства.

Рис. 8.17. Отчет Расчеты с подотчетниками

В отчете существует возможность группировать задолженности по сотрудникам и валютам. Отчет формируется в режимах: ведомость и остатки. В режиме Ведомость для каждого сотрудника выводится информация по остаткам и оборотам денежных средств. В режиме Остатки из отчета исключаются сведения о выдаче и возврате денежных средств и отображаются только задолженности на выбранную дату. Для данного отчета дополнительно разработаны режимы отображения ведомости и остатков в валюте. По умолчанию отчет формируется в валюте, установленной в параметрах учета.

С помощью полей отчета данные можно сформировать за период, по организации или сотруднику.

8.2.4.4. Возврат неизрасходованных денег в кассу

Для возврата неизрасходованных денежных средств от подотчетника оформляется документ Поступление в кассу (рис. 8.18) с видом операции От подотчетника. Документ регистрируется в списке документов Поступления в кассу, который открывается с помощью одноименной ссылки группы Касса на панели навигации вкладки Денежные средства.

При оформлении операции поступления денежных средств от подотчетника в поле Подотчетник указывается подотчетное лицо, а в поле Документ выбирается документ, которым была оформлена выдача денег: Расход из кассы либо Расход со счета. Статья движения денежных средств выбирается в соответствии с учетной политикой предприятия.

Рис. 8.18. Документ Поступление в кассу с видом операции От подотчетника

Для документа Расход из кассы разработана печатная форма Расходный кассовый ордер, которая выводится на экран с помощью пункта Расходный кассовый ордер открывающегося списка Печать.

Чтобы сохранить, провести и закрыть окно документа Расход из кассы, предназначена кнопка Провести и закрыть. При проведении документа списывается неизрасходованная сумма долга с подотчетного лица.

8.3. Планирование движений денежных средств

В программе реализован отчет Платежный календарь, который является удобным инструментом для оперативного финансового планирования и контроля исполнения финансовых обязательств. Основным назначением платежного календаря является предотвращение «кассовых разрывов», а также определение приоритетности платежей. Понятие «кассовый разрыв» – это ситуация, когда денег на счетах и в кассах предприятия не хватает на исполнение обязательств перед контрагентами, персоналом или бюджетом.

Для вывода отчета Платежный календарь (рис. 8.19) на экран предназначена одноименная ссылка в панели действий Отчеты вкладки Денежные средства.

В отчет выбираются данные по планируемым и фактическим платежам по всем кассам и расчетным счетам компании. Информация о планируемых платежах представляет наибольший интерес с точки зрения платежного календаря и финансового планирования.

Платежный календарь формируется на основании запланированных поступлений и расходов денежных средств автоматически при оформлении заказов от покупателей или заказов поставщикам. Также в программе предоставлена возможность произвольного планирования поступления и списания денежных средств – на основании иных планов по движению денежных средств, вводимых вручную. В платежном календаре наглядно выделены просроченные платежи – эта информация может быть предметом анализа.

Рис. 8.19. Отчет Платежный календарь

В открывающемся списке Период просроченных платежей выбирается период формирования просроченных платежей. В открывающемся списке Период будущих платежей выбирается период для отбора данных по предстоящим платежам. Значения в списках охватывают практически все возможные периоды формирования отчета. Если значение стандартного периода не устраивает, то существует возможность задания произвольного периода.

С помощью кнопок панели управления отчета Добавить приход, Добавить расход, Добавить перемещение оформляются документы по плановому поступлению, расходу и перемещению денежных средств. С помощью кнопки Сформировать осуществляется формирование отчета.

Для планирования расхода денежных средств предназначен документ Расход денег (план) (рис. 8.20). Документ регистрируется в списке документов Расход денег (план), для открытия которого используется ссылка Расход денег (план) группы Платежный календарь панели навигации вкладки Денежные средства.

В поле Сумма указывается сумма платежа. В открывающемся списке Валюта выбирается валюта расхода. В поле Статья указывается статья движения денежных средств.

Рис. 8.20. Документ Расход денег (план)

В группе элементов Способ оплаты с помощью переключателей выбирается планируемый способ поступления денег:

• Безналичные. В поле Банковский счет указывается банковский счет организации.

• Наличные. В поле Касса выбирается название кассы организации.

• Не определено.

Если выбран способ Не определено, то проведение документа невозможно до тех пор, пока не будет выбран один из двух других способов оплаты.

Также в документе может быть указана следующая информация: название контрагента, договор, заключенный с контрагентом, и документ, на основании которого планируется расход денег.

Для документа определены статусы платежа Утвержден либо Не утвержден. Выбор статуса устанавливается переключателями. Для дальнейшей работы с документами по расходу денег необходимо утвердить запланированный расход денег.

На основании документа Расход денег (план) может быть введен фактический платеж документами Расход со счета или Расход из кассы.

Чтобы сохранить, провести и закрыть окно документа, используется кнопка Провести и закрыть. Если документ вводился непосредственно из отчета Платежный календарь, то для вывода актуальных данных отчет необходимо переформировать заново, для чего используется кнопка Сформировать.

Для планирования поступления денежных средств предназначен документ Поступление денег (план) (рис. 8.21). Документ регистрируется в списке документов Поступления денег (план), для открытия которого используется ссылка Поступления денег (план) группы Платежный календарь панели навигации вкладки Денежные средства.

Рис. 8.21. Документ Поступление денег (план)

Порядок заполнения и назначения полей формы документа Поступление денег (план) подобен документу Расход денег (план). На основании документа Поступление денег (план) может быть введен фактический платеж с помощью документов Поступление на счет или Поступление в кассу.

Чтобы сохранить, провести и закрыть окно документа, используется кнопка Провести и закрыть. Если документ вводился непосредственно из отчета Платежный календарь, то для вывода актуальных данных отчет необходимо переформировать заново.

Для планирования перемещения денежных средств предназначен документ Перемещение денег (план) (рис. 8.22). Документ регистрируется в списке документов Перемещение денег (план), для открытия которого используется ссылка Перемещение денег (план) группы Платежный календарь панели навигации вкладки Денежные средства.

Порядок заполнения и назначения полей формы документа Перемещение денег (план) подобен документу Расход денег (план), с той лишь разницей, что для данного документа вместо способа оплаты указывается тип перемещаемых денежных средств для источника и получателя. При этом возможно сочетание различных вариантов перемещения. Например, перемещение безналичных денежных средств с расчетного счета организации в кассу, где будут приняты. Либо, наоборот, из кассы на расчетный счет организации.

Рис. 8.22. Документ Перемещение денег (план)

Чтобы сохранить, провести и закрыть окно документа, используется кнопка Провести и закрыть.

В главе вы познакомились с основными возможностями ведения учета денежных средств. Правильный и оперативный ввод документов по движению денежных средств позволит вам в дальнейшем оперативно производить расчеты с поставщиками и покупателями, определять предварительный финансовый результат деятельности организации в целом.

Глава 9. Учет персонала и выплата зарплаты

Раздел учета Зарплата и персонал предназначен, с одной стороны, для обеспечения взаиморасчетов с работниками предприятия, а с другой – для учета затрат на оплату труда в составе себестоимости продукции и услуг.

В программе реализован простой механизм кадрового учета и начисления заработной платы. Кадровый учет в программе сводится к хранению и обработке данных о сотрудниках компании, необходимых для расчета заработной платы и налога с фонда оплаты труда. В целях кадрового учета программа позволяет также в определенной мере следить за карьерой и статусом работника, а именно: приемом на работу, кадровыми изменениями, в том числе и в окладе, увольнениями.

В конфигурацию включены возможности начисления почасовой оплаты за работу, оформления нарядов и заданий на работу, ведение табелей учета рабочего времени.

Расчет заработной платы производится помесячно, при этом все начисления и удержания подразделяются на два основных класса:

• Плановые начисления и удержания. Примером планового начисления является оплата по окладу. К плановым удержаниям можно отнести удержания по исполнительному листу. Все плановые начисления и удержания назначаются на некоторый интервал времени, и расчет производится ежемесячно. Обычно назначаются сотруднику при вводе документов кадровых событий: Прием на работу или Кадровое перемещение. Расчет плановых начислений и удержаний производится документом Начисление зарплаты.

• Разовые начисления и удержания. К разовым начислениям можно отнести работы по нарядам, заданиям на работу и т. д. Расчет таких начислений и удержаний производится одновременно с регистрацией в программе.

Отметим, что некоторые начисления и удержания могут являться как плановыми, то есть назначаться на длительный срок и рассчитываться ежемесячно, так и разовыми – назначаться и сразу рассчитываться с помощью ввода отдельных документов.

В программе не предусмотрен расчет налоговых вычетов, налоговая отчетность и отчетность в фонды, но существует возможность отражения сумм начисленного налога на доходы. Чтобы отражать суммы начисленного налога на доходы, устанавливается флажок Вести учет налога на доходы на вкладке Зарплата и персонал в диалоге Настройка параметров учета. Диалог открывается с помощью ссылки Настройка параметров учета в группе Настройка параметров учета на панели действий вкладки Настройка и администрирование.

Для описания условий работы сотрудников предприятия используются справочники Должности, Виды начислений и регистр сведений Штатное расписание. Также в программе используются графики работы.

В системе учета персонала и начисления зарплаты программы центральное место занимают журналы Документы по кадрам и Документы по учету времени. В журнале Документы по кадрам регистрируются документы кадрового учета, характеризующие отношения сотрудника с организацией: прием на работу, кадровое перемещение, увольнение. В журнале Документы по учету времени регистрируются документы, учитывающие выполняемую работу сотрудником: задания на работу, сдельные наряды и учет отработанного времени.

Для удобства поиска и отображения документов в журналах предусмотрена возможность отбора документов по сотруднику, подразделению, типу документа, организации и периоду регистрации документов.

Общую схему движения данных при расчете зарплаты можно описать следующим образом:

• Вводится «условно-постоянная» информация о начислениях и удержаниях работников – заполняются справочники в программе.

• Ежемесячно вводятся документы, регистрирующие фактическую выработку и другие первичные документы, влияющие на начисления и удержания.

• В конце месяца производится собственно начисление зарплаты, по результатам которого формируются данные о суммах, подлежащих выплате работникам.

• Регистрируются выплаты зарплаты.

• По результатам проведенных месячных расчетов формируется отчетность как выдаваемая на руки работникам, так и для внутренних целей.

Практически все справочники, документы, отчеты и обработки для учета персонала и выплате зарплаты собраны на вкладке программы Зарплата и персонал.

9.1. Справочники, используемые для учета персонала

Перед началом ведения учета рекомендуется заполнить основные справочники, так как на основании справочных данных вводятся различные документы, производится планирование. К справочникам первоочередного заполнения можно отнести: Физические лица, Должности, Графики работы, Виды начислений и удержаний, Сотрудники, Штатное расписание, Параметры расчетов, Бригады. С некоторыми из перечисленных справочников вы уже встречались ранее при вводе документов или заполнении справочников. В разделе познакомимся со справочниками учета персонала более подробно.

В случае использования нескольких графиков работы в организации заполняется справочник Графики работы (рис. 9.1), который открывается с помощью одноименной ссылки на панели навигации вкладки программы Зарплата и персонал.

Рис. 9.1. Справочник Графики работы

В справочник вводится информация обо всех графиках работы предприятия, которые назначаются сотрудникам. График работы может описывать пятидневную рабочую неделю, шестидневную рабочую неделю или график с суммированным учетом рабочего времени. Ввод, просмотр и изменение записей справочника производятся в окне элемента справочника. Для ввода нового элемента предназначена кнопка Создать панели инструментов справочника. Для открытия существующего элемента для просмотра и изменения можно дважды щелкнуть мышью на строке для элемента либо нажать кнопку панели инструментов справочника. В окне элемента вводится наименование графика и присваивается код.

В справочнике Должности хранится информация о перечне должностей сотрудников предприятия. Справочник открывается с помощью одноименной ссылки на панели навигации вкладки программы Зарплата и персонал.

Ввод, изменение и просмотр информации о должности производятся в окне элемента справочника. Информация из справочника используется для заполнения документов и справочников, связанных с учетом персонала и расчетом зарплаты.

В программе информация обо всех физических лицах хранится в справочнике Физические лица, который открывается с помощью одноименной ссылки на панели навигации вкладки Зарплата и персонал.

Справочник является многоуровневым и иерархическим, то есть можно добавлять неограниченное количество групп и подгрупп. Информация из справочника впоследствии выбирается для многих документов, а также для других справочников. Физические лица могут быть как сотрудниками компании, так и контрагентами (продавцами или покупателями). Ввод, изменение и просмотр информации о физическом лице производится в окне элемента справочника (рис. 9.2).

Рис. 9.2. Окно элемента справочника Физические лица

Для каждого физического лица существует возможность указания личных данных: пол, дата рождения, адреса и телефоны и другая информация.

Рассмотрим назначение элементов окна справочника. В поле ФИО вводится фамилия, имя и отчество физического лица. В поле Группа физ. лиц можно выбрать принадлежность данного лица к группе физических лиц, например, к покупателям. В поле Дата рождения вводится дата рождения физического лица, в открывающемся списке Пол – выбирается пол.

В элементах управления вкладки Адреса, телефоны указывается информация о различных адресах физического лица, а также контактный телефон. В полях Адрес для информирования, Адрес за пределами РФ, Адрес по прописке и Адрес проживания указывается адресная информация физического лица. Информация об адресе вводится в диалоге Ввод адреса, который открывается с помощью кнопки выбора полей указания адресов. Для облегчения ввода адресов в диалоге может быть загружен адресный классификатор. При этом поля в диалоге заполняются выбором из классификатора. Загрузить адресный классификатор можно с помощью команды Загрузить адресный классификатор открывающегося списка Все действия диалога Ввод адреса.

Для хранения информации об удостоверении личности физического лица предназначен справочник Документы, который подчинен справочнику Физические лица и открывается с помощью одноименной ссылки на панели навигации окна справочника. Ввод, просмотр и редактирование информации о документе осуществляется в окне элемента справочника. При заполнении информации о документе указывается вид документа, серия и номер, кем выдан документ и дата выдачи.

Дополнительно о физическом лице можно ввести информацию о фамилии, имени и отчестве раздельно в регистре сведений Фамилия, имя, отчество физических лиц. Регистр содержит информацию о ФИО физических лиц, а также историю всех изменений.

Информация о сотрудниках тесно связана со справочником Физические лица. Особенностью учета персонала является тот факт, что один и тот же человек (физическое лицо) может рассматриваться как несколько объектов учета. Примером может служить увольнение сотрудника, а затем повторное устройство на работу. То есть в этом случае два сотрудника, принятые в разное время и в общем случае на разные рабочие места, соответствуют одному физическому лицу. Отметим, что факт приема и увольнения сотрудника оформляется документами. Для хранения информации о сотрудниках предназначен справочник Сотрудники, который открывается с помощью одноименной ссылки на панели навигации вкладки Зарплата и персонал.