Текст книги "Том 3. Экономика и финансы субъектов арт-индустрии для антрепренеров и арт-менеджеров"

Глава XII. Финансовое планирование

Финансовое планирование имеет для любого предприятия стержневое значение, поскольку дает возможность видеть ясно картину своего текущего и дальнейшего состояния на определенный отрезок времени.

По времени всё планирование обычно делится на:

– долгосрочное или стратегическое (от 3-5 до 25-50 и более лет);

– среднесрочное (от года до трех лет);

– краткосрочное (от недели-декады до года).

С точки зрения осуществления устойчивой деятельности, необходимо грамотно планировать годовой финансовый план предприятия. Если мы не имеем подробный точный план, мы не сможем не только определить наши узкие места, но и принять заблаговременные грамотные меры. В этой связи необходимо помнить, что, не создав ясный план своей работы, в том числе и финансовый, можно пропустить «точку невозврата», после прохождения которой предприятие ожидает лишь бодрое пикирования к банкротству, разорение и забвение.

Поэтому менеджменту любого уровня необходимо отдавать знаковый приоритет в профессиональной деятельности финансовому планированию, поскольку именно оно показывает реальные источники поступления на предприятие финансовых ресурсов, и выявляет потенциальные возможности их постоянного культивирования. Однако реализация подобной стратегии требует точного определения и знания всех возможных источников доходов и расходов именно вашего предприятия.

Именно подобный подход к делу и вывел ряд выдающихся московских антрепренеров – русской драмы Ф.А. Корша и русской оперы С.И. Зимина – в ряд уникальнейших в истории мирового театра деятелей искусства, чьи профессиональные достижения и до сего дня никто не превзошел. Именно подобный подход и позволил им в течение приличного количества лет вести удивительно продуктивную и предельно содержательную художественно-постановочную деятельность своих трупп, держа москвичей в постоянном ощущении предвкушения и ожидания художественного чуда.

Но прежде, чем показать определенные и реально существующие источники финансового планирования, на которые опирались в своей деятельности и выше представленные герои нашего профессионального дела, необходимо указать на один важный театрально-хозяйственный термин, который сегодня почему-то выведен из делового оборота.

А зря! Ведь речь в данном случае идет об очень важном для отрасли экономическом показателе, который называется «ординар».

Ординар – это точная многолетне фиксируемая сумма средних сборов, получаемых в результате проведения обычных рядовых репертуарных мероприятий на конкретной площадке, обладающей конкретными техническими параметрами, в том числе и своей предельной вместимостью.

Без знания этой реальной суммы средств, которая и представляет собой ординар – базовый для организации любого планирования показатель, грамотное осуществление финансово-экономического планирования любого вида публичной деятельности в нашей отрасли абсолютно невозможно!

Русские мастера-антрепренеры обычно рассчитывали ординар как 50+1 % (С.И. Зимин – 51,6 %) аншлага – полной наполняемости площадки.

Источники планирования доходов по статьям:

1. Доходы ординарных мероприятий сезона.

При условии наполняемости зала 1000 посадочных мест ординар составит порядка 510 посадочных мест. Расчет производится исходя из проведения в среднем 270 публичных мероприятий за 9 месяцев работы (сентябрь – май) в год. В результате такого нехитрого расчета получаем цифру среднего валового потенциального дохода сезона.

2. Доходы от 100 % предоплаченных (аншлаговых) мероприятий.

Их планируется всегда не так много и обычно это составляет не более 10-12 единиц в сезон – они исчисляются количеством знаковых премьер.

3. Заказные целевые мероприятия сторонних организаций.

4. Реклама внутренняя, наружная и печатная.

5. Издательские проекты и сопровождающие продукты.

6. Вторичные проекты и продукты.

7. Заказные выездные (закрытые) мероприятия и плановая гастрольно-передвижная деятельность.

8. Разного уровня интеллектуальная собственность при использовании различных видов и форм её реализации.

9. Доходы от компаний, осуществляющих сервисные услуги и обслуживание публики внутри вашего здания (сооружения).

10. Организация проведения всевозможных ночных мероприятий и развлечений.

11. Работа ваших профессиональных студий видео и звукозаписи.

12. Осуществление прямых телевизионных, радио и интернет трансляций.

13. Проведение индустриальных крупных общественно-публичных массовых профессиональных летних мероприятий раз в 3/4 года:

– страновой и/или международный фестиваль;

– страновой и/или международный конкурс;

– серий и циклов публичных выступлений лауреатов и «звезд» ваших конкурсов и фестивалей.

Подобная работа создает уникальные условия:

– регулярной эксплуатации вашей площадки и использования творческого и организационного потенциала ваших сотрудников (о чем всегда мечтали великие русские антрепренеры), что, кроме того, оказывает благоприятное влияние на туристический потенциал города;

– привлечения пристального внимания к своей деятельности мирового профессионального сообщества, поскольку ваша творческая жизнь не ограничивается конкретными рамками, а становится круглогодичной, что очень привлекательно для организации с вами желательного сотрудничества.

14. Если вы ведете активную работу по организации и получению грантового финансирования разных уровней и от различных организаций и учреждений, их также нужно сюда посчитать.

Кроме того, необходимо постоянно изобретать новые поводы и важные цели для организации и проведения ваших публично-эффективных мероприятий, поскольку как только вы выпускаете из рук художественно-творческую инициативу, неохваченный вниманием зритель начинает скучать, постепенно отдаляется от вас и становится чужим.

Поэтому в рамках достижения своих доходов обязательно планируют:

15. Юбилеи, бенефисы и гастрольно-событийные мероприятия, которые обыкновенно проводятся по повышенным и/или эксклюзивным ценам на всё, включая цену на рекламные услуги для сторонних организаций и стоимость билетов для публики.

Публику необходимо постоянно разминать и втягивать!

И, кроме того, в хорошие руки она обычно с удовольствием сама отдается и, если получает реально удовлетворение своим художественным ожиданиям, остается надолго постоянной, верной и преданной!

16. К этому также нужно добавить, что в рамках 9 месяцев вашего обычного публичного сезона обязательно проходят общепризнанные уникальные циклические событийные мероприятия, обладающие своей значительной притягательностью, которые необходимо особым проектным образом просчитывать, организовывать и реализовывать.

К ним, как правило, относятся следующие:

– мероприятия открытия сезона (неделя-декада);

– цикл премьерных мероприятий октября и ноября, а также неделя или декада мероприятий, посвященных дню народного единства;

– месячник рождественских и новогодних мероприятий;

– февральские и мартовские общественные чествования, начиная от мужчин-защитников Отечества, милых наших женщин, и заканчивая днем работника культуры и международным днем театра;

– 18-е числа апреля и мая – международные дни музеев и культурного наследия (Ночь в музее);

– Пасхальные, первомайские и победные мероприятия;

– мероприятия недели-декады закрытия сезона.

А кроме того и летом существуют зоны особого публичного внимания, которые требуют адекватного подхода и реализации заложенного в них общественно-значимого потенциала:

– день флага;

– день защиты детей;

– день семьи и верности.

– день Военно-морского флота России;

– день Воздушно-десантных войск и т. д.

В этом месте уже смело можно подвести черту и поставить конкретную цифру планируемых доходов – ИТОГО.

Планирование расходов – важнейшая работа, которая заблаговременно решает будущее не только самого предприятия, но и всех людей и организаций, кто с ним и его деятельностью так или иначе связан. Своевременное и грамотное просчитывание всей суммы и статей ожидаемых расходов всегда дает возможность точно понимать и определить:

– от чего нужно отказаться;

– что необходимо обязательно приобрести и осуществить;

– на какие жертвы нужно и важно когда-то пойти, чтобы увеличить свои финансовые поступления и профессиональные возможности;

– и в каких тратах себя ограничить, чтобы жить по средствам.

Но что же это значить: жить по средствам?

Жить по средствам – это значит вести такую финансово-хозяйственную политику, чтобы ваши реально получаемые текущие доходы покрывали не только все текущие расходы, но также расходы по оплате периода отпусков всех сотрудников предприятия. Звучит это, конечно, буднично. Но по факту означает достижение абсолютной финансово-экономической независимости!

Независимость – вот то, что на самом деле создает своевременный и точный просчет расходов предприятия.

Источники планирования расходов по статьям:

1. Расходы на содержание площадки, здания (сооружения) или комплекса и проведение ежемесячных коммунальных платежей.

2. Расходы на оплату труда, включая налоговые и приравненные к ним регулярные выплаты с этим связанные (пенсионные отчисления, оплата обязательного медицинского страхования и т. д.).

3. Постановочные расходы.

4. Расходы на текущий ремонт и обновление:

– здания (сооружения);

– всего объема оборудования, включая запасных комплектов автономного оборудования;

– декораций, костюмов, бутафории;

– обслуживание одежды сцены и средств пожаротушения…

5. Транспортные расходы.

6. Расходы на рекламу, изготовление вторичной и сопровождающей продукции.

7. Текущие расходы, включая малоценное имущество, направленные на обеспечение регулярной организационно-административной деятельности.

8. Налоги.

Здесь можно смело подвести черту и поставить конкретную цифру расходов – ИТОГО.

Обращаем ваше внимание, что обычно в практике деятельности подавляющего большинства некоммерческих предприятий культуры и искусства текущие доходы не превышают текущих расходов на 30-35 % – это норма ведения подобной оперативной работы.

Думается, что этого материала вполне достаточно для точного понимания и дальнейшего осуществления грамотного планирования вашей продуктивной деятельности.

Глава XIII. Экономические расчеты и инвестиционное планирование:

В целях проведения финансово-экономических расчетов необходимо регулярно исследовать и уточнять действующие уровни и динамику играющих решающее значение для вашей экономики показателей. Благодаря постоянному проведению подобных расчетов, опираясь на показатели которых возможно осуществлять более точное планирование.

Этот процесс неизбежен и постоянно приводит к осуществлению и проработке технико-экономических обоснований, определению смыслов эффективности и экономической целесообразности того или иного шага или маневра. Точному обсчету подлежит каждая строчка любой сметы расходов.

При этом смета расходов – это уникальный документ, который обычно грамотным руководителем обсчитывается на конкретные периоды: на день, неделю, месяц, сезон, год и т. д.

Финансово-экономический обсчет работы всех трех уровней артистической деятельности (имеется в виду элиты, мастеров и начинающих артистов) позволяет точно планировать и осуществлять работу всего состава труппы и своевременно вводить второй, и даже третий состав в конкретный (пользующийся успехом) спектакль. Посудите сами: элитный состав будет стоить в работе намного дороже, чем состав средний, а смешанный – еще дешевле. Отсюда и реальные возможности ценового маневра стоимости билетов и доступности спектакля для определенных категорий зрителей.

Поэтому именно от грамотного использования этого инструмента зависит не только творческое развитие артистического молодняка, да и всей труппы в целом, но и достигается финансовая стабильность деятельности компании, поскольку происходит финансово-экономическая саморегуляция. Подобная регулярная и грамотная работа приводит к введению механизма стандартизации на уровне принятия конкретных художественно-творческих, технологических, экономических, финансовых и управленческих решений на конкретном предприятии и в конкретном учреждении.

Однако для того, чтобы подобная практика вошла к вам в привычку, необходимо приучать себя ежедневно обсчитывать каждый свой шаг и каждое свое решение с точки зрения его экономической целесообразности.

Практика обсчета зависит напрямую от качества решаемых вами текущих задач с учетом уровня имеющихся реально финансовых возможностей. Если это касается вопросов организации и проведения конкретного публичного мероприятия, то обязательно решаются и вопросы тиража рекламных материалов, а, следовательно, учитываются и реальные транспортные расходы на их доставку и расходы на их размещение, развеску и распространение, которые обязательно закладываются в базу калькуляции.

Калькуляция – специфический документ, в рамках которого учитываются все реальные статьи расходов по получению конечного продукта или услуги, или достижения конкретного результата конечного действия. Калькуляции обычно делаются на цену получения одной и той же услуги с учетом целевых стоимостных показателей разных предприятий и организаций, а также разницы условий их осуществления. После получения конечных результатов проводится сравнительный анализ, благодаря чему выявляются лучшие цены на требуемое качество и реальные возможности проведения конкретной операции.

Именно таким образом делается любая калькуляция, в том числе и на изготовление внешней рекламы, транспарантов и растяжек, наклеек, радио и телевизионных роликов, а также на необходимые в подобных случаях услуги их развески, размещения и трансляции. Кроме того, калькулируется не только процесс распространения, но и многие другие важные и необходимые для данного направления производства процессы.

Калькуляция (финансово-экономический расчет) производится всегда и на всё и является основным элементов подготовки технико-экономического обоснования, которое создается в целях принятия объективных, конкретных и точных производственных финансово-экономических решений.

§ 13.1. Технико-экономическое обоснование

Технико-экономическое обоснование обеспечивает решение вопроса экономической рентабельности, которая закладывается в конкретный процесс, что приводит к стандартизации конечных показателей в рамках конкретных направлений деятельности. Иными словами, в каждом направлении, ключевых и узловых местах производится финансово-экономический обсчет, и вырабатываются реальные целевые показатели, благодаря которым можно проводить любое реальное планирование даже навскидку.

К примеру, сегодня ни один из руководителей отечественных учреждения культуры не может и не в состоянии назвать конкретную цифру суммы реальной стоимости одного рабочего дня руководимых ими учреждений и предприятий. Тогда как это является априори базовой цифрой любого финансово-экономического расчета, с которой, кстати, начинали формирование экономики своего дела великие московские антрепренеры начала ХХ века.

Есть цифры, ниже которых предприятие принципиально опускаться не может, поскольку сразу же попадет в зону реальных убытков. К слову сказать, в виде исключения это иногда делают в случаях регулярного ведения деятельности на уровне выше указанной ватерлинии.

К примеру, ватерлинией для любого концертного зала будет его ежедневный ординар – реальная сумма расходов на обеспечение деятельности зала, к которой прибавляется еще её 30 % на дальнейшее развитие деятельности зала, которая используется для формирования фонда его оперативного обслуживания, а также обслуживания имеющегося в наличии оборудования. А, кроме того, благодаря формированию этого фонда обеспечиваются периодические премиальные и стимулирующие выплаты действующим сотрудникам и руководству зала.

Опираясь на указанный показатель финансово-экономического расчета ежедневной потребности предприятия в денежных ресурсах, осуществляется точная и подробная калькуляция оперативной деятельности любого предприятия и его реальная потребность в финансовых ресурсах на уровне ведения им своей стандартной оперативной деятельности.

Вместе с тем, наступает время, когда оборудование технически и морально устаревает, тогда исследуются и находятся оптимальные варианты его замены на новое и современное оборудование, для чего и создается в результате технико-экономическое обоснование (ТЭО).

В преамбуле этого документа пишется о сроках износа ныне эксплуатируемого оборудования, его технических кондициях и т. д. Описание завершается фразой о том, что с учетом указанных обстоятельств необходимо в мертвый сезон произвести демонтаж старого и замену его на новое конкретной марки оборудование. Далее пишете, что в случае переоборудования публичного пространства вы получаете реальную возможность ближайшие 10-12 лет эксплуатировать его в режиме, требуемом для проведения современного уровня мероприятий.

Продолжая, указываете текущую остаточную стоимость ныне эксплуатируемого оборудования и вносите реальное предложение о том, что в случае его замены на новое, его можно передать в клуб, театр, пионерский лагерь (социальная акция) или продать на рынке по коммерческой стоимости (возвратный капитал).

После этого обязательно показываете цифру стоимости нового оборудования, если оно уже на месте. Но, если его еще требуется доставлять, указываете и транспортные и накладные (командировочные) издержки, а также способы возможного проведения монтажа:

– силами своей собственной команды;

– группой монтажа и наладки поставщика.

Многое будет зависеть от системы взаимодействия с компанией-поставщиком данного оборудования после его реального приобретения и наличию в контракте на поставку опций гарантийного и послегарантийного обслуживания:

– либо компанией-производителем;

– либо компанией-поставщиком;

– либо авторизованным техническим центром.

Выяснили все реальные подробности, показали все цифры и подвели конечную черту ИТОГО стоимости осуществления всей операции.

Кроме того, дальше описываете, что очень важно и обязательно демонтирование старого, а также поставку и монтаж нового оборудования осуществить за две-три недели, в силу чего ваше предприятие извлечет из подобного шага реальные конкретные выгоды: и перечисляете какие.

Далее даете финансово-эксплуатационный расчет, в рамках которого указываете, что в связи с расширением эксплуатационных характеристик зала появляются реальные возможности привлечения к своей работе другого уровня артистических и художественно-творческих сил, соответственно осуществлять обслуживание совершенно другого уровня зрителей, соответственно выходить на абсолютно другой ценовой уровень билетов. После чего показываете, насколько поднимется планка уровня вашего ежедневного ординара с новым оборудованием.

К примеру, в 3 раза. Это убедительно!

И далее показываете точный период окупаемости понесенных затрат, вкладываемых в приобретение, доставку и монтаж нового оборудования.

Период окупаемости длится от момента осуществления первого реального платежа до дня проведения последней выплаты в счет погашения всей суммы затрат. Он может длиться от 3-х–5-ти месяцев до года-полутора-двух. Поэтому указываете реальный период окупаемости, который составит какое-то определенно конкретное время.

И эта цифра составит конкретное время погашения вами привлеченных к вашей деятельности сторонних финансовых средств или кредита. И по существу только лишь теперь вы можете точно представить и реально планировать, каким конкретным финансовым инструментом и институтом в результате необходимо будет воспользоваться.

К этому следует добавить, что ТЭО является самостоятельным документом. Однако если вы научитесь грамотно его писать, то вам не составит труда перейти и к составлению других более содержательных и крупных материалов, которые называются «инвестиционный меморандум» и «бизнес-план», поскольку обыкновенно технико-экономическое обоснование является базовым элементом и важной составляющей их частью.

§ 13.2. Инвестиционный меморандум

Это специфический документ, который создается для рассмотрения реальной проблемы внутренними инвесторами и в котором обосновывается целесообразность привлечения определенных финансовых ресурсов, как правило, под задачу создания или развития конкретного производства.

Меморандум создается чаще всего руководством отдельной компании, корпорации, концерна, управляющими структурами различных других форм объединений предприятий под конкретные задачи или проект для их рассмотрения и одобрения своими участниками и представляет собой серьезную стратегическую бизнес-разработку.

Меморандум обычно показывает текущее состояние дела (финансов, доходности, перспективности, наличия отдельных ресурсов, потребности рынков и т. д.). Обыкновенно речь идет о деловой и финансовой открытости и способах дополнительного привлечения финансовых средств.

К примеру, меморандумы могут писаться:

– на выпуск дополнительной серии акций или облигаций;

– для привлечения инвестиций в уставный капитал;

– на строительство в конкретном месте финансового или бизнес, развлекательного или зрелищного, офисного или производственного центра;

– для организации сетевой обслуживающей инфраструктуры и т. д.

Меморандумы пишутся лишь тогда, когда руководство конкретной структуры считает возможным в целях достижения реальных перспектив играть со своими компаньонами по бизнесу и внутренними инвесторами в открытую. Тогда создается инвестиционный меморандум – это предельно содержательный документ, насчитывающий иногда от 300 до 500 страниц текста, который непременно сопровождается наглядными материалами: таблицами, графиками, схемами, чертежами, которые позволяют удобно ухватить главную суть, осмыслить конкретику проблемы, понять точность и правильность предлагаемых в этой связи решений и раскрыть значительность результирующих по итогам ожиданий.

Инвестиционный меморандум, как правило, предшествует подписанию крупных инвестиционных контрактов, становится их первым приложением и фактически показывает способы реализации и самого предложения, и заявлено требуемых для этого ресурсов, в том числе раскрывает и вектор направления конкретных финансовых средств.

Это позволяет как инвесторам, так и инициаторам в дальнейшем осуществлять реальные мероприятия по организации и координации проекта с учетом запланированных сроков, а также по учету и контролю исполнения одобренного и обеспеченного лично инвесторами-участниками проектного бюджета.

Инвестиционный меморандум и бизнес-план имеют общее назначение – они нацелены на привлечение внимания инвесторов к созиданию и развитию имеющихся или возникших на рынке предпринимательских возможностей и перспектив.

Вместе с тем, разница между ними довольно значительна и заключается в полной открытости содержания первого названного документа ввиду его создания для процедур внутреннего пользования и принятия конкретных и своевременных управленческих решений.

В то же время второй документ предназначен для привлечения внимания к возможностям и перспективам внешних, сторонних партнеров. Поэтому его содержание не исчерпывающе, но является предметом для определения конкретными потенциальными инвесторами своих интересов в предлагаемом проекте, что становится базовым основанием и отправной точкой проведения серии дальнейших деловых переговоров по конкретному предмету, чего фактически не предполагает инвестиционный меморандум.