Текст книги "Эффективное делопроизводство"

В большинстве офисных аппаратов используются расходные материалы. Для лазерных принтеров и копиров это тонер, для струйных принтеров – картриджи или так называемые чернильницы, для факса – рулоны термочувствительной бумаги. В крупных организациях заменой расходников занимаются сервисные инженеры. В небольших фирмах чаще всего это приходится делать тем, кто пользуется техникой. Ничего сложного в замене расходников нет, важно только не забывать, что при этом лучше всегда обесточивать устройство.

Большинство аппаратов работает с бумагой. Прошли времена, когда в принтерах и копирах использовали чуть ли не оберточную бумагу. Такая экономия всегда приводит к нежелательным последствиям. Подающие лотки для бумаги при видимой их простоте на самом деле – компромисс между функциональностью, простотой и надежностью, поэтому, если лоток предназначен для бумаги плотностью 80 г/м² и вмещает не более 150 листов, не нужно пытаться вместить в него 200 листов с вдвое большей плотностью. В лучшем случае он не будет действовать, а в худшем неправильная подача бумаги приведет к поломке.

Многие производители в рекламных материалах указывают, что к их принтеру (копиру) можно подключать дополнительные лотки, чтобы суммарный запас бумаги доходил до 2000 листов. Наши потребители чаще всего не покупают такие лотки, и напрасно. Во-первых, лишний запас бумаги, всегда готовой к печати, – это дополнительное свободное время для того, кто обслуживает принтер. Во-вторых, в разные лотки можно поместить различные типы бумаги и управлять ее подачей с компьютера, что разнообразит возможности печати.

Выше были перечислены основные правила правильного обращения с офисной техникой. Достаточно следовать этому краткому перечню, чтобы успешно работать с ней. Однако помните: читать руководство пользователя все-таки полезно.

Подлинная драматическая история. «В тот жаркий день я пришла на работу пораньше – невозможно в жару толкаться в переполненном троллейбусе. Ключи у меня свои, до начала рабочего дня оставался еще почти час, и я, прибрав на столе, включила свой компьютер – привести в порядок и его тоже, на это ведь всегда не хватает времени. Только начала раскладывать по папкам важное и удалять ненужное, как вдруг экран погас, а системный блок сначала сменил довольное урчание на унылый писк, а потом вообще замолчал. Отключилось электричество! Подумалось, что так сработал известный закон подлости. Хорошие замыслы обречены на неисполнение. Слоняясь из угла в угол, дождалась девяти часов, когда пришли инженеры и исправили аварию. Однако это было только начало. Включаю компьютер, а система зависает, даже не загрузившись, синий “градусник” Windows XP бегает внизу экрана, и только. Я не на шутку испугалась. Уборка на компьютере была затеяна неслучайно: у меня накопилась куча наработанных, кое-как разложенных файлов, и я не хотела архивировать их, пока не приведу в порядок. Я уверилась, что компьютер у меня новый, надежный, и большой необходимости в архивном копировании не видела. Однако вот наказание! Теперь оставалась надежда только на нашего мудрого админа, специалиста-универсала. Допроситься его помощи оказалось непросто, только к обеду он объявился, понажимал кнопки перезапуска, повтыкал какие-то диски и заявил: “Всё! Винт накрылся!” Заявил это даже весело, хотя человек он незлой – просто, видно, порадовался бесплатному приключению. Он как мальчишка радуется всяким событиям в своем обширном компьютерном парке. Винт – это винчестер, жесткий диск компьютера, на котором хранится вся моя работа за несколько месяцев. С утра шеф меня дергал уже несколько раз по разным поводам, я только оправдывалась компьютерной неисправностью, и он сказал – ну, так исправьте, вызовите, наладьте – работа не ждет! Однако, если накрылся винт, – это конец: если не восстановится информация за полгода работы – это конец моей карьеры, а может быть, и фирмы».

История довольно типичная. Девушку жалко, но она сама во всем виновата. Вы скажете: не пришла бы пораньше, не старалась бы работать в личное время, все бы обошлось. Может, в этот день и обошлось, но обязательно случилось бы в другой. Из рассказа ясно, что в работе с компьютером нарушались основные принципы безопасного хранения информации, а такое пренебрежение всегда наказывается – так устроен мир.

Во-первых, не производилось регулярное архивирование важных данных. Вообще, архивировать нужно в конце каждого дня, причем возможны разнообразные варианты, вплоть до самых бюджетных, то есть малозатратных, – как по ресурсам, так и по времени.

Во-вторых, компьютер, на котором хранится и обрабатывается важная, даже критичная для деятельности фирмы информация, не был защищен от скачков напряжения в сети, а перебои в электроснабжении – обычное дело.

Правильно следовать принципам безопасности вы научитесь позже, а сейчас – продолжение истории, которая известна автору из первоисточника: именно к нему обратилась девушка после того, как специалист-универсал отказался помочь ей, сославшись на занятость. История закончилась благополучно: девушку не уволили, а фирма процветает – в том числе и потому, что почти всю информацию удалось спасти.

Оказалось, что винчестер не умер. Очевидно, в момент скачка напряжения как раз происходило обращение к нему, которое закончилось аварийно, – была повреждена служебная информация о размещении файлов. Операционная система видела странный диск, который молчал в ответ на ее запрос о состоянии, и не загружалась дальше. Как известно, если Windows не загружается, надо ее переустановить. Бывает, что система переустанавливается без потерь – все данные сохраняются, приходится только заново устанавливать прикладные программы. Это досадно, но терпимо. В данном случае при переустановке системы было выдано сообщение, что диск имеет такой-то объем и содержит 0 байт информации. Это была неправда. Система восприняла диск как пустой только потому, что не было данных о размещенных на нем файлах, однако сами файлы были. Спорить с программой переустановки ОС было бессмысленно: она видела недоступный диск и признавала только один способ сделать его работоспособным – отформатировать заново. После этого он бы исправно работал, но вся содержащаяся на нем информация была бы уничтожена. Стандартными средствами Windows решить такую задачу нельзя, зато можно сделать это довольно легко с помощью нестандартных средств.

Для этого нужно выбрать файлы с недоступного диска, переписать их на доступный, а затем отформатировать поврежденный диск и снова записать туда спасенные файлы, только и всего. Программ, которые решают такие задачи, несколько. Один из простейших способов – использовать облегченную версию ОС, известную под названием Windows PE. В комплекте с ней поставляется множество полезных служебных программ. Для данного случая из группы программ Hard Drive Tools нужно выбрать Acronis Disk Director. Интерфейс у программы простой, обычный пользователь компьютера, знающий основы английского языка, в состоянии совершить чудо – именно так девушка восприняла простые операции восстановления файлов. Есть только одна проблема – нужно знать имена файлов, которые необходимо восстановить. После восстановления автор переписал эти файлы на второй логический диск (D:), который система не отказывалась видеть, потом запустил Setup Windows, отформатировал поврежденный диск C: и установил систему. Пришлось повозиться, устанавливая все прикладные программы, но на этой стадии пострадавшая знакомая заметно повеселела. На все ушло четыре часа.

Пришло время сделать выводы. Как работать безопасно, не подвергая угрозе ценную информацию, нервы и рабочее место? Рассмотрим основные принципы (в который раз).

• Нужно подключать компьютер к сети через источник бесперебойного питания (UPS (Uninterruptаble Power Supply)). В случае внезапного отключения электроэнергии он позволит работать еще минут пять, чего вполне достаточно, чтобы безопасно завершить работу и выключить компьютер.

• Необходимо разбить физический жесткий диск на несколько логических, хотя бы на два. На первом (C:) устанавливается система, к нему происходит частое обращение на считывание и запись и вероятность аварии велика. Однако, если на нем не хранятся данные, это не так страшно. Данные сохраняют на втором логическом диске – D:, и в случае аварии вероятность того, что они уцелеют, намного больше.

• Не забывайте регулярно, хотя бы раз в неделю, архивировать наработанные данные. В случае аварии вы потеряете только недельный труд, а не работу за полгода, например. Архивировать можно, записывая данные на CD-R (Compact Disc-Recordable – записываемый компакт-диск), CD-RW (Compact Disc-ReWritable – перезаписываемый компакт-диск). В крайнем случае можно продублировать наработанные данные, записав их на второй логический диск, чем вы подстрахуетесь.

• Сохраняйте данные в систематизированном виде в соответствующих каталогах, тогда в случае восстановления после аварии вы сможете четко определить, файлы из какого каталога необходимы. Все файлы по именам запомнить невозможно, а каталоги – гораздо проще, особенно если их называть, например, Договоры, Анкеты, Бланки, то есть по тематике хранимой информации.

Все вышеописанное относится к случаю, когда сбой произошел без физического повреждения поверхности жесткого диска. Однако, если случилось именно механическое повреждение, например в результате падения или других воздействий, – это конец? Вовсе нет. Существуют специализированные фирмы, которые восстанавливают данные с поврежденных – поцарапанных, заклинивших, полностью неработоспособных – жестких дисков. Самая распространенная проблема, по оценкам специалистов, – поцарапанные поверхности дисков: попала пылинка под головку – и готово повреждение. Часто также заклинивают головки (на языке профессионалов это называется «клин шпинделю»): это обычно бывает вызвано посторонним предметом, например засохшей смазкой. Чаще всего выходят из строя жесткие диски ноутбуков, что вполне объяснимо: ноутбук эксплуатируется в гораздо более жестких условиях, чем офисный компьютер. Его носят, возят, трясут и бьют, а любое механическое воздействие грозит повреждением винчестера.

Восстановление данных производится с помощью специального стенда, аппаратно-программного комплекса; данные считываются на отдельный работоспособный носитель, с которого их затем можно скопировать обычным образом. Время считывания – от нескольких часов до нескольких дней, поэтому стоимость восстановления данных с поврежденного винчестера колеблется от $50 до $500. Немало, но часто информация стоит значительно дороже.

Обычно, если точно известно, что поврежден именно винчестер, его снимают и отдают специалистам; если это достоверно не известно или некому демонтировать диск, компьютер отдают в ремонт полностью (без монитора, только системный блок).

В продвинутых фирмах могут восстановить данные даже с отдельных пластин жесткого диска, если он, например, разрушился при ударе, но это экстремальный случай.

Итак, если случилось непредвиденное происшествие, подобное описанным выше, не теряйте надежду. Ценные данные, плод многодневной, многомесячной или даже многолетней работы в большинстве случаев можно восстановить, даже если «винт умер». Обычно слух о его смерти слегка преувеличен.

Глава 22
Фитнес и баня

Возможно, модное слово упомянуто в заголовке не к месту. О каком фитнесе, то есть системе физических упражнений для улучшения фигуры, чтобы сделать ее «пригодной» (именно так с английского переводится fitness), соответствующей высоким стандартам современной жизни, может идти речь в офисе? Однако строгим критикам можно возразить – фитнес начинается с малого, и очень может быть, что 10-минутная ежедневная разминка на работе существенно повлияет на формирование привычки к физическим упражнениям, а значит, все-таки сделает фигуру лучше, «пригоднее».

В офис не принесешь пестрое боди из лайкры, чтобы заняться упражнениями под видео с модной методикой. Да и вообще, не станешь размахивать ногами и руками, рискуя опрокинуть стильные светильники и дорогую офисную технику или испортить собственный костюм. Не будем строить грандиозных планов физической активности, а ограничимся необходимым минимумом, который уместен и принесет, несмотря на кажущуюся простоту, реальную пользу здоровью.

В советские времена ровно в 11 часов все труженики – и в конторе, и на заводе – имели право на законный 15-минутный перерыв для производственной гимнастики. Радиотрансляция поддерживала это полезное дело специальной программой. Неведомо, чем кормили радиотренеров и как вообще их готовили, но голос из репродуктора всегда звучал настолько бодро, что даже ленивый вставал со стула, чтобы вместе со всей страной выполнить несколько движений. Обычно гимнастика начиналась и заканчивалась ходьбой на месте. Это безобидное и полезное упражнение рекомендуется и сейчас для начала и окончания занятия, однако прежде исправим осанку.

Больше всего страдает от сидячей работы позвоночник. Уже тысячу лет назад индийские йоги утверждали, что от здоровья спины зависит общее здоровье человека. Не случайно именно вдоль спины располагаются все основные чакры, хранилища космической энергии жизни, праны, как утверждает йога. Йога – это наиболее полно проработанная, но далеко не единственная система мер по поддержанию здоровья. Тем не менее все системы признают основные принципы физического воздействия йоги, обладающие оздоровительным эффектом, – растягивание мышц и максимальное увеличение подвижности суставов.

Проверить правильность осанки довольно просто: нужно стать ровно спиной вплотную к стене. При правильной осанке вы одновременно касаетесь стенки задней стороной стоп, ягодицами, лопатками и затылком. Постарайтесь зафиксировать это положение и все упражнения выполнять именно с правильной осанкой. На первых порах проверяйте правильность осанки, а затем она войдет в привычку, кстати, способствуя красивой походке.

Далее позаботимся о шее. Именно шейный отдел позвоночника подвержен наиболее неблагоприятным изменениям, а боли в шее вызывают в свою очередь головные боли и головокружения. Простые движения помогут избавиться от этих неприятностей.

1. Стоя прямо, руки опущены вдоль туловища, смотрите прямо перед собой. Вращайте головой попеременно вправо и влево, до 10 раз.

2. Из того же положения круговые вращения головой в одну и в другую сторону, по 10 раз.

Все движения выполняйте медленно и в полную амплитуду; если слышите хруст в шейных позвонках – это верный признак начала отложения солей. Регулярные занятия помогут противостоять этому опасному процессу: по мере занятий хруст будет все меньше.

В основе большинства упражнений производственной гимнастики лежат именно эти движения. Вращения обеспечивают подвижность в суставах, предотвращают развитие остеохондроза и отложение солей кальция. Потягивания (стрейч) – это один из основных мобилизующих механизмов мышечной системы. Они повышают обмен веществ в мышцах.

1. Из основной стойки разведите руки в стороны, согните в локтевых суставах и поместите пальцы на плечи. В этом положении – вращения туловищем с максимальной амплитудой, медленно, в одну и в другую сторону. В конечных точках постарайтесь задержать движение. Это упражнение – основное для исправления позвоночника и для устранения болей в пояснице. Его можно повторить до 15 раз.

2. Из исходного положения – вращения руками в плечевых суставах, сначала в одну сторону, потом в другую, 10–15 раз.

3. Разведите руки в стороны. Вращения вдоль рук, как будто вы откручиваете пробку бутылки, лежащей горизонтально сбоку. Попеременно в одну и другую сторону, 15–20 раз.

4. Основная стойка. Вытяните руки перед собой ладонями друг к другу, сделайте вращения в локтевых суставах, сначала по направлению к себе, потом – от себя; 10 раз.

Эти упражнения разгружают руки и способствуют подвижности в плечах.

5. Вытянув руки перед собой, выполняйте вращения в кистях, сначала внутрь, потом наружу, 10 раз. Упражнение разгружает кисти – незаменимо для тех, кто много работает на клавиатуре.

Это минимальный комплекс, который существенно оживит вас; если позволяют условия офиса, можно добавить приседания: ноги на ширине плеч, стопы параллельно, также сохраняя осанку, присесть 8–10 раз (обувь должна быть без каблуков; можно выполнить это упражнение, сняв обувь).

Все-таки условия офиса накладывают ограничения, главное из которых – нельзя позволить себе интенсивных движений (так как нет возможности воспользоваться душем), да и амплитуду и резкость движений приходится ограничивать (вы ведь в официальном костюме). К тому же просторные офисы – редкость. Однако и в небольшом помещении можно и нужно оживлять себя: если нет возможности провести полноценную производственную гимнастику, можно вставлять отдельные упражнения в свой рабочий график. Например, сидите за компьютером – разомните ноги под столом. Стоячая и сидячая работа и необходимость долго находиться на одном месте без движения особенно вредны именно для ног– плохо влияют на кровообращение и могут привести к варикозному расширению вен. Для ног хороша простая нагрузка – ходьба. Появилось свободное время – встаньте из-за компьютера и походите по коридору, можно быстрым шагом; если вам приходится долго находиться на одном месте, постарайтесь периодически переминаться с ноги на ногу; сидя за компьютером, можно делать следующие упражнения:

• в положении сидя «побегайте» ногами по полу;

• минуту-две постучите пятками об пол; смысл этого упражнения в том, чтобы активизировать движение крови и лимфы;

• потренируйте пальцы ног– попробуйте брать ими с пола мелкие предметы (носки и колготки этому не мешают);

• покатайте подошвой стопы цилиндрический или многогранный предмет, например толстый карандаш;

• «походите» в положении сидя на внешней стороне стопы, на внутренней, на пятках и на носках;

• сделайте ногам небольшой массаж, легкими поглаживаниями, начав со ступни и свода стопы, поднимайтесь по икрам к колену, затем несколько круговых движений над коленом и по бедрам вверх.

При наличии в офисе свободного участка стены вы можете проделывать полезные упражнения, которые исправляют осанку и вообще оздоровляют спину. Для спинного комплекса достаточно свободной части стены размером два метра.

1. Плотно прислонитесь к стене всем телом – прижмите к ней спину, плечи, руки, ладони, ягодицы и пятки. Минуту постойте в таком положении и сделайте семь глубоких вдохов-выдохов (вдох через нос, выдох через рот). Затем, не меняя положение тела (зафиксируйте его – представьте, что стена прилипла к вашей спине и вы уносите ее с собой), походите по комнате (делайте шаги в любом направлении, любой походкой, но не меняя положения спины) – чем дольше, тем лучше.

2. Опять прислонитесь к стене (уже неплотно) и, согнув ногу в колене, сделайте по семь махов каждой ногой. Это упражнение легко выполняется в любой обуви, даже на высоком каблуке.

3. Неплотно прислонитесь к стене и, согнув руку в локте, сделайте по семь махов каждой рукой. Это упражнение легко выполняется в любой одежде, в том числе и обтягивающей.

4. Теперь делайте одновременно мах правой рукой и левой ногой – семь раз. Потом, наоборот, мах левой рукой и правой ногой – тоже семь раз.

5. Заминка: семь глубоких вдохов-выдохов с наклонами тела вперед и расслабленными движениями рук вниз.

Производственная гимнастика – полезное и необходимое занятие. Возможно, она пробудит интерес к более основательным тренировкам: если вы серьезно относитесь к своему здоровью и внешнему виду, вы неизбежно придете к необходимости серьезных физических упражнений. Фитнес в офисе необходимое, но недостаточное для поддержания себя в хорошей форме занятие. Человеческое тело природой приспособлено для больших нагрузок, и если оно их лишено, то начинает страдать от собственных нерастраченных ресурсов. Знатоки утверждают: не бойтесь больших нагрузок, именно для них люди и созданы, но полагаться нужно только на рекомендации специалистов и тренеров. Фитнес в офисе не только поможет вам лучше работать и бодрее себя чувствовать, но и подтолкнет к спортзалу, а если вы уже ходите на регулярные тренировки, то рассмотрим еще одно замечательное средство восстановления – баню.