Текст книги "Секреты успеха юриста и адвоката. Советы начинающим и не только"

Ключевые выводы

– Ваши контакты = ваши партнеры и клиенты. Соответственно, чем шире сеть связей, тем больше шансов на успех.

– Нетворкинг – это позитивное общение, основанное на взаимном и обоюдном обмене знаниями, возможностями, контактами.

– Не упускайте возможность познакомиться с новыми людьми и нарастить потенциально полезные контакты и связи.

– Не все контакты одинаково полезны: анализируйте людей и мероприятия на предмет возможных репутационных рисков.

Глава 4
Планирование и управление временем

Планирование рано или поздно либо станет вашим лучшим другом и незаменимым союзником, либо превратится в самый страшный кошмар. Почему так происходит? Лучше всего проиллюстрировать сказанное личным примером.

Впервые с основами планирования я познакомился в Следственном комитете, однако в силу то ли молодости, то ли отсутствия опыта не успел оценить, приносит ли составление планов пользу или попросту крадет рабочее время. Однако в военных следственных органах это явление имеет поистине грандиозные масштабы! Мне приходилось составлять еженедельный план работы по группе дел, который включал в себя перечень всех находящихся в работе уголовных дел и проверок, а также краткое описание запланированных на неделю мероприятий; план работы по каждому делу и проверке в отдельности, представлявший собой полноценный многостраничный документ, в котором, по замыслу создателей, должно было быть отражено все, что нужно и не очень; планы по разыскным делам и многое, многое другое. Так вот это был тот самый случай, когда весь отдел вздрагивал при реплике какого-нибудь очередного проверяющего: «А где план по делу? Почему в нем нет рабочих пометок? А по группе дел?»

Прошло, наверное, года два, прежде чем я осознал, что при грамотном подходе планирование своей работы – это не пустая трата сил и рабочего времени, а осознанная необходимость, которая «делает вещи проще». До этого же я ненавидел составление шаблонных планов установленного образца и предпочитал пользоваться ежедневником и своими каракулями, лист с которыми неизменно был подклеен к каждому делу, находящемуся в производстве.

Не исключаю, что на мое восприятие ситуации вокруг планирования своей работы оказывало влияние и общее отношение к вопросу в коллективе. Когда все твои коллеги терпеть не могут эти планы и считают их тратой времени, довольно трудно сформировать свое, объективное мнение. Спустя время могу сказать одно: да, в некоторых организациях действительно есть перегибы в вопросах не столько планирования, сколько отчетности и контроля за сотрудниками, что, в свою очередь, и формирует крайне негативное отношение к системе планирования в целом. Дело в том, что конкретный работник, находясь на своей позиции, зачастую не видит и не осознает всего «великого» замысла вышестоящего руководства. Винить его в этом тоже трудно – это уже вопрос скорее организации наставничества в коллективе. Углубимся еще дальше: подобная ситуация оказывает крайне негативное влияние не только на продуктивность работы, но и на последующее развитие наших с вами коллег, которые в дальнейшем решат связать судьбу с частной практикой. Как известно, планировать свое время, работая на себя и не имея за спиной руководителя-надсмотрщика, – это точно не для всех и, особенно на первых порах, может создавать значительные сложности как рабочего, так и чисто психологического характера. Надеюсь, приведенные аргументы помогут вам прийти к выводу о том, что чем раньше вы научитесь самостоятельно планировать свою работу, тем проще вам будет двигаться вперед и развиваться в профессии.

Зачем вообще планировать свою работу?

На самом деле я бы не сужал рамки применения систем планирования и управления временем исключительно до рабочих моментов. Ваша система планирования становится по-настоящему хорошей и всеобъемлющей, когда начинает в той или иной степени охватывать все сферы вашей жизни. Кто-то может возразить: у меня совсем небольшой объем работы, который позволяет мне ограничиться парой записей в ежедневнике, так зачем мне применять другие инструменты? Отвечаю на этот вопрос: хочется верить, что вы все-таки планируете развиваться, а с течением времени и по мере развития непременно будет нарастать и объем работы, который необязательно будет напрямую связан с вашей основной профессиональной деятельностью. Успешного юриста или адвоката отличает максимальная коммуникабельность и инициативность, что подразумевает множество встреч, посещение мероприятий и т. д. Рано или поздно обязательно настанет момент, когда уследить за всеми процессами станет просто невозможно. Кроме того, приучать себя к порядку, в том числе и в отношении планирования своей жизни, в принципе полезная привычка. Люди, у которых все под контролем, меньше подвержены стрессу и всевозможным переживаниям. Всякий раз, когда меня охватывает тревога, я открываю свои планы и прихожу к выводу, что все под контролем, а значит, и переживать не о чем. По-моему, только ради этого уже стоит серьезно отнестись к планированию.

Как ни странно, многие из нас интуитивно приходят к использованию тех или иных инструментов и способов планирования своего времени. Другой вопрос, что кто-то делает это системно и организованно, а кто-то – хаотично и беспорядочно. Иллюзия отсутствия потребности в организованной системе планирования создается во многом из-за небольшого объема работы, однако, когда этот объем возрастает, а число проектов переваливает за десяток, начинаются проблемы. И, к сожалению, отсутствие адекватной системы планирования своей работы и времени – это последнее, в чем увидят корень всех зол наши коллеги.

Забегая вперед, хочу сказать, что если при одиночной работе оправдать отсутствие навыков планирования еще как-то можно, то при организации юридического бизнеса в виде компании или адвокатского образования это уже обоснованная и продиктованная обстоятельствами необходимость. Об этом мы еще поговорим в главе, посвященной масштабированию деятельности, однако чем раньше вы осознаете потребность в полноценной организации и планировании своей работы, тем легче вам будет, когда придет пора подумать о дальнейшем развитии и организации деятельности коллег.

Основы эффективного планирования

На самом деле какой-то одной одинаково удобной для всех системы планирования просто не существует. Но равно как среднее (общее) образование дает почву под ногами и в идеальном варианте должно подвести молодого человека к осознанному выбору профессии, так и изучение различных систем планирования со временем позволит вам сформировать собственную уникальную систему. Мое знакомство с таким явлением, как тайм-менеджмент, и планированием в более широком смысле, вероятно, началось с прочтения книги Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок»[6]6
  В России данное произведение также известно под названием «Как разобраться с делами». Оригинальное название – Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity.


[Закрыть]. Эту книгу я, несомненно, рекомендую каждому вне зависимости от занимаемой должности, социального статуса и положения! Даже если приведенные методики покажутся вам слишком заумными и излишне сложными, она непременно окажет существенное влияние на формирование вашей собственной уникальной системы планирования. Читая эту книгу, я много раз ловил себя на мысли, что, еще будучи следователем, осознанно или не очень применял на практике те или иные описанные в ней методики планирования и управления временем. За годы практики у меня сложилась некая компиляция из принятых в стенах Следственного комитета планов, рекомендаций, которые я почерпнул из профильной литературы, и каких-то решений, к которым так или иначе пришел сам. Получившийся гибрид помогает мне работать уже много лет. Надеюсь, поможет и вам.

Условно планы в предлагаемой мной системе можно классифицировать по различным принципам:

1. По периоду (сроку) планирования (день, неделя, месяц, квартал и т. д.).

2. По используемым инструментам (бумажный ежедневник, приложение «Заметки» в телефоне, электронный календарь).

3. По объему планирования (конкретное уголовное дело, проект, посещение конференции, встреча).

4. По объекту планирования (профессиональная деятельность, аспекты личной жизни, иные проекты).

Таких классификаций можно привести еще довольно много, то есть неправильного варианта здесь нет по определению. Вы можете классифицировать свои планы так, как удобно именно вам, и отталкиваться от того принципа, который кажется наиболее логичным именно в вашей ситуации.

Применяемая мной система предусматривает использование сразу нескольких различных инструментов: классический бумажный ежедневник, приложения Apple[7]7
  Использование продуктов именно указанной компании – не более чем дело вкуса и привычки. Программное обеспечение, например, Microsoft Windows предоставляет функциональные возможности ничуть не хуже.


[Закрыть] «Заметки», «Напоминания» и «Календарь», которые дублируются на моем компьютере и мобильном телефоне, классические бумажные планы. Практика показала, что использование всех предложенных инструментов в совокупности позволяет добиться максимального удобства в работе и эффективности. Дальше вы увидите, что каждый из них выполняет свою строго определенную функцию, при этом долгосрочные планы, а также те из них, которые наименее подвергаются корректировке, ведутся мной в электронном виде, хотя никто не запрещает вам заменить их старым добрым бумажным вариантом.

Итак, за основу для составления долгосрочных и среднесрочных планов мной взято приложение «Заметки» из стандартного набора программного обеспечения для техники Apple. На данный момент мной составляются и ведутся следующие планы.

Возможно, вам покажется, что «у этого парня слишком много планов», и отчасти вы будете правы. Однако сейчас я постараюсь кратко описать их содержание, чтобы вам стала ясна логика.

Трехлетний план

Представляет собой краткий (не более десяти позиций) перечень того, что запланировано мной к выполнению в указанный срок. Это своего рода долгосрочные ориентиры, сверяясь с которыми вам будет гораздо легче двигаться вперед, и всякий раз, когда вы откроете этот план, он напомнит о том, ради чего вы так много работаете. Здесь совсем нелишне немного помечтать, как говорится: «Будьте реалистами – требуйте невозможного!»[8]8
  Высказывание приписывается аргентинцу Эрнесто Че Геваре – одному из лидеров Кубинской революции. Вместе с тем ряд источников называет высказывание одним из лозунгов событий «Парижского мая» 1968 года.


[Закрыть] В такого рода план, как правило, не включаются конкретные шаги-действия, направленные на достижение определенного результата (это задача «нижестоящих» планов), однако содержатся сами по себе позитивные для вас результаты.

Годичный план

Ваши цели на ближайший год. Основное отличие от предыдущего плана – это более реальные и близкие цели, достижение которых объективно возможно и базируется на справедливой оценке ваших сил и возможностей на текущий момент. Годичный план – это, если хотите, своего рода ориентиры, с которыми вы сможете сверяться, когда начнете забывать, «зачем это все».

Обратите внимание: если два предыдущих плана не содержат в себе конкретных шагов или стратегий для достижения задекларированных в них целей, то суть планов, приведенных ниже, именно в выработке конкретных шагов, выполнение которых позволит добиться как разрешения краткосрочных задач, так и достижения долгосрочных целей.

Квартальный план

В моем случае он делится на две условные части: постоянная и переменная. К постоянной относятся, например, такие цели, как «Изучать английский язык не менее трех часов в неделю» или «Читать не менее одной новой книги в месяц». Переменные же цели представляют собой краткосрочные задачи, для достижения которых необходимо выполнить более чем несколько направленных действий. Например: «Выступить в качестве спикера не менее чем на двух мероприятиях». Для этого, в свою очередь, необходимо больше знакомиться и общаться с новыми людьми, стараться взаимодействовать со средствами массовой информации, предпринимать иные шаги, чтобы достижение поставленных целей стало более реальным.

Еженедельный план

Это основа вашей текущей работы и, если хотите, всей жизнедеятельности. Именно поэтому мы остановимся на нем чуть более подробно. Формы такого плана могут быть абсолютно разными, однако он неизменно должен включать в себя не ваши долгосрочные «хотелки», а совершенно конкретные шаги, направленные как на достижение более долгосрочных целей (которые как раз находят свое отражение в планах, охватывающих более широкий период времени), так и на достижение позитивного результата по текущим делам, находящимся у вас в работе. Как все это выглядит в моем варианте, вы можете посмотреть на рис. 1.

Как видно из приведенного примера, вверху обозначена дата, которая охватывает недельный период с понедельника по воскресенье. Я предпочитаю начинать составлять план на новую неделю уже с пятницы, постепенно заполняя его и заканчивая в выходные дни. При этом часть задач периодически переносится на выходные дни, и именно по этой причине план охватывает не только рабочие будни. Чуть ниже в столбик мной указываются ключевые мероприятия этой недели, причем это, как правило, не только рабочие моменты, но и бытовые вопросы. По мере выполнения задач они отмечаются галочкой. Со временем я пришел к тому, что такой формат наиболее удобен и продуктивен: если из недели в неделю какой-то из пунктов не отмечается как исполненный, а только перемещается все ниже и ниже, когда список заполняется новыми задачами, это лишний раз говорит о том, что либо какому-то вопросу вы не уделяете должного внимания, что должно стимулировать к активным действиям, либо этому пункту не место в еженедельном плане.

Строчка «На контроле» появилась в моих планах не сразу. Ее появление было обусловлено растущим перечнем долгосрочных задач, которые не утрачивали актуальности из недели в неделю или даже из месяца в месяц. Эта книга родилась на свет во многом благодаря тому, что напоминание о необходимости написать еще хотя бы десять страниц каждый день мозолило мне глаза в каждом недельном плане, заставляя испытывать чувство стыда всякий раз, когда я ловил себя на том, что прошла очередная неделя, а нового текста не родилось ни строчки.

Ниже располагается самая обширная часть – «Дела». Именно здесь я в порядке их появления отмечаю всех текущих клиентов вне зависимости от направленности, будь то уголовное дело или корпоративный конфликт. Поверьте, нет ничего хуже, чем звонки клиента, которые начинаются со слов: «Вы обо мне вообще помните?» Здесь я указываю краткую суть дела и те мероприятия, которые необходимо выполнить в ближайшее время. При этом такой мини-конспект совсем не заменяет полноценного плана и аналитики, которые обязательно должны присутствовать в вашем досье по каждому делу, находящему в производстве. На самом деле вы можете как угодно варьировать пункты недельного плана или добавлять туда, например, вопросы управления собственной компанией (бизнесом), как это указано на рис. 1.

В реальности мой еженедельный план, как правило, получается гораздо более объемным, чем в приведенном примере. Разрастается он во многом благодаря одновременному нахождению в работе сразу нескольких проектов: это могут быть как уголовные дела, так и корпоративные клиенты, с которыми непосредственно работают сотрудники моей компании, оставляя за мной координацию и управление процессами.

Такие заметки настолько плотно вошли в мою жизнь, что со временем я завел отдельную папку, где появились конспекты встреч с конкретными клиентами, а также планы мероприятий по конкретным делам. Разумеется, это не заменит в полной мере полноценной аналитики и плана по сложному уголовному делу, однако позволяет выделять суть: согласитесь, хоть раз вы попадали в ситуацию, когда, проведя встречу с клиентами в начале рабочего дня, уже к его концу вы с трудом вспоминали, о чем там была речь. Чтобы этого не произошло, я и использую такие небольшие конспекты и отмечаю в них пункты, которые уже обсуждены (исполнены). Более того, такие заметки позволяют в нужный момент показать свою осведомленность и вовлеченность в процесс, что, безусловно, оценит любой клиент и работодатель.

Электронные и аналоговые инструменты

В главе, посвященной нетворкингу, мы уже отметили необходимость поддержания старых связей, которым со временем свойственно угасать, как и любым взаимоотношениям. Именно для этого и требуются напоминания, календари и прочий инструментарий. Разумеется, все прекрасно понимают, что очередное поздравление с днем рождения, скорее всего, говорит не о феноменальной памяти поздравителя, а о том, что он умеет пользоваться современными электронными устройствами. Однако наша психология такова, что мы с радостью добровольно поддаемся этому безобидному обману и искренне радуемся таким знакам внимания в свой адрес, что еще раз иллюстрирует важность периодического напоминания о себе не только ключевым контактам, но и просто знакомым людям.

Электронный календарь просто незаменим для хранения информации о профессиональных праздниках и днях рождения! Как бы вы ни старались, помнить все дни рождения и памятные даты вы, скорее всего, не сможете, хотя некоторые лучше заучить наизусть, например, день рождения жены. Правда, дорогая?

Лучше всего расширить список напоминаний, посвященных конкретным контактам в своей телефонной книге, не только упоминаниями о днях рождения, но и, например, профессиональными праздниками, применимыми к конкретному контакту, или иными подробностями, каждая из которых будет отличным поводом напомнить о себе звонком или хотя бы сообщением.

Хуже, чем забыть позвонить клиенту, может быть только забытая встреча. Чтобы этого не произошло, используем функцию напоминаний, которая есть в любом, даже «немолодом» мобильном телефоне. Я видел людей, которые умудрялись запихнуть в напоминания практически всю свою жизнь! Соответственно, их телефон разрывался чуть ли не каждые 20 минут. Как вы думаете, кто-то будет всерьез воспринимать эти напоминания, когда они сыплются как из рога изобилия? Напоминания должны быть точечными, позволяющими не упустить ключевые события дня в потоке суеты, но никак не могут заменить полноценный план или ежедневник.

В целом осознание невозможности хранения в голове такого объема информации пришло ко мне еще задолго до того, как число контактов в телефоне перевалило за тысячу. Кто-то предпочитает использовать для указанных целей социальные сети, но это далеко не лучший выбор: во-первых, как ни странно, в соцсетях есть не все, с кем вы знакомы, особенно когда дело касается пожилых людей. Во-вторых, ваш телефон всегда с вами, и вся информация доступна без подключения к интернету. Пожалуй, этого достаточно для обоснования необходимости использования такого инструмента, как электронный календарь.

Напоследок я оставил самое интересное – классический бумажный ежедневник! Когда с кем-то из коллег мы начинаем затрагивать тему планирования, собеседники неизменно делятся на два лагеря: «Да зачем он вообще нужен? Я все в электронном виде веду» и «А зачем эти ваши электронные заметки? Я все в ежедневник записываю». И самое интересное, что никому из них не скажешь, что человек не прав. Это действительно дело вкуса, привычки и личного удобства. Я же избрал компромиссный вариант. Возможно, вы заметили, что в приведенной мной системе отсутствуют ежедневные планы? Так вот, именно в старом добром бумажном ежедневнике они и находят свое отражение. Кроме того, я считаю, что нет ничего лучше, чем делать рукописные заметки дорогой, приятной на ощупь ручкой в хорошем ежедневнике – это отдельное удовольствие.

Мой ежедневник служит для текущего планирования встреч и событий рабочего дня. В нем не бывает записей, которые были бы внесены задолго до предполагаемых событий: все заметки появляются в ежедневнике накануне вечером или утром текущего дня. Для меня, помимо прочего, это еще и способ освежить в памяти список задач на день и в очередной раз напомнить самому себе о ключевых событиях.

Этот план является наиболее корректируемым: встречи имеют свойство переноситься, рейсы – задерживаться, а судебные процессы – откладываться. Вести такой план возможно и в электронном виде, однако для себя избрал именно бумажный вариант, который удобен как минимум с точки зрения возможности оперативного внесения изменений. Также в ежедневнике удобно делать пометки и записи во время встреч и общения с клиентами либо при участии в следственных действиях или переговорах. Оцифровывать такие заметки или нет – дело ваше, но именно в ходе живого общения бумажный ежедневник воспринимается гораздо лучше, чем ноутбук. Так у собеседника не возникает ощущения вашей отстраненности, которое неизменно создают любые электронные устройства. Вероятно, сменится еще не одно поколение, прежде чем мы перестанем воспринимать мобильный телефон или компьютер в руках собеседника во время встречи как некий барьер.

Кроме того, использование предлагаемого варианта позволяет четко определить приоритеты при планировании рабочей недели и каждого дня в отдельности. Только вам одному известно, что из этого огромного списка в 30 пунктов запланированных на неделю дел следует выполнить немедленно, а что можно отложить на выходные.