Текст книги "Руководство по закупкам"

5 Механизмы поощрения и присуждения контрактов в закупках: конкурентные торги и переговоры

Патрик Баджари, Стив Таделис

Промышленные товары, такие как компьютеры, телевизоры и автомобили, являются продукцией массового производства, обладают стандартными характеристиками и обычно закупаются по прайс-листам. Другие товары, такие как новые здания, реактивные истребители, специальное программное обеспечение или услуги консалтинга, разрабатываются (оказываются) в соответствии с конкретными и часто уникальными потребностями заказчика. Для приобретения подобных заказных товаров закупщик нанимает подрядчика, который может поставить этот товар согласно набору желаемых характеристик. Мы называем это «проблемой закупки» (procurement problem).

«Проблема закупки» привлекает много внимания, как в академических, так и в политических кругах. Основной акцент в академических исследованиях делался на закупки в государственном секторе, во многом из-за их особой важности для экономики[140]140
  См. также Главы 1 и 3 для большей информации по практике закупок.


[Закрыть]. К примеру, на государственные закупки, осуществляемые федеральным правительством, правительствами штатов и местными правительствами, приходится более 10 % ВВП США. Большая часть сделок в частном секторе также контролируется закупочными контрактами. Яркими примерами являются закупки электронных систем, специального ПО, закупки в автомобилестроении и строительстве зданий.

При планировании закупки товаров и услуг закупщик сталкивается с множеством трудностей. Во-первых, он должен точно определить объект закупки: что должно быть закуплено и как описать требования к качеству объекта закупки, чтобы информировать потенциальных поставщиков о своих потребностях. Во-вторых, следует составить контракт, который будет описывать договорные обязательства и методы компенсации (выплаты по контракту, т. е. платежи). В-третьих, закупщику необходимо решить, каким образом будет присуждаться контракт одному из потенциальных поставщиков. Наконец, механизм присуждения контракта должен способствовать выбору квалифицированного и наиболее предпочтительного поставщика, а также реализации экономически эффективного конечного продукта.

В контексте последних двух пунктов конкурентные торги широко признаны как привлекательный закупочный механизм, имеющий преимущества по нескольким причинам[141]141
  Существует огромное количество управленческих и стратегических рекомендаций касательно аукционов на покупку («обратных аукционов») и онлайн-аукционов на покупку (online reverse auctions). Простой поиск этого термина в Интернете даст слишком много сайтов, чтобы их можно было перечислить.


[Закрыть]. В основном, они рассматриваются как процедура, позволяющая стимулировать и продвигать конкуренцию. По своей природе открытые конкурентные торги привлекают потенциальных поставщиков из многих отраслей. Более того, в условиях конкуренции со стороны большого количества потенциальных поставщиков каждый из них имеет мотивацию не раздувать свои цены. Действительно, открытие справедливой рыночной цены часто называется в числе главных достоинств конкурентных торгов. Открытые конкурентные механизмы также отличаются прозрачностью, что облегчает предотвращение коррупции, как в государственном, так и в частном секторах, где у менеджеров по закупкам могут появиться стимулы обойти систему в обмен на взятки и иные нелегальные бонусы. Данные характеристики вкупе с аргументами в пользу равных возможностей оправдывают появление таких законодательных актов, как Правила закупок для федеральных нужд (FAR), поддерживающих и поощряющих использование конкурентных торгов в госзакупках США.

Примечательно, что в частном секторе одинаково широко распространены как конкурентные торги, так и переговоры. К примеру, с 1995 по 2000 гг. 44 % всех проектов строительства нежилых зданий в Северной Калифорнии для частного сектора были осуществлены через переговоры и только 18 % проектов было осуществлено путем открытых тендерных процедур. Использование переговоров с единственным поставщиком распространено и в сфере высоких технологий и программного обеспечения, а также в оборонных закупках. Эта глава служит основой сравнительного анализа конкурентных торгов и переговоров и связывает механизм присуждения контракта с процедурами платежей по контракту. В частности, сделана попытка анализа, в каких случаях конкурентные торги с присуждением контракта с фиксированной ценой оказываются эффективней переговоров с заключением контракта типа «издержки плюс», а в каких наоборот.

Для раскрытия перспективы этой главы стоит отметить, что в основном экономический анализ описывает закупочную проблему следующим образом. Поставщик обладает информацией о производственных издержках, которой нет у закупщика. Таким образом, закупщик использует искусные способы, для того чтобы сделать вывод о затратах поставщика, предлагая ему на выбор много потенциальных проектов с целью заставить его выбрать именно тот проект, который действительно будет реализован[142]142
  Прекрасный обзор литературы по данному вопросу приведен в работе [Laffont, Tirole, 1993]. Анализ этого аспекта закупок также проводится в Главе 19 настоящего Руководства.


[Закрыть].

Тем не менее исследователи и практики инжиниринга и управления строительством утверждают, что основной проблемой в закупках является не то, что поставщики знают гораздо больше закупщиков о продукции (т. е. имеет место факт сильной асимметричности информации между поставщиком и закупщиком) на старте проекта, но то, что и для закупщика, и для поставщика возрастает доля неопределенности исполнения работ и возникает множество важных конструктивных изменений проекта уже после подписания контракта и начала производства. Данные изменения обычно происходят в результате неудачного дизайна закупок, непредвиденных обстоятельств и изменений в законодательных требованиях[143]143
  См.: [Bartholomew, 1998; Clough, Sears, 1994; Hinze, 1993; Sweet, 1994].


[Закрыть].

Хорошим подтверждением значимости адаптации ex post является строительство музея «Центр Гетти» в Лос-Анджелесе. Это здание площадью 24 акра (9,7 га) и стоимостью в 1 млрд долл. строили более восьми лет[144]144
  См.: [Getting to the Top… 1994; Getty Center… 1997].


[Закрыть]. Дизайн проекта был изменен из-за сложно предсказуемых особенностей участка. Геологическая структура проекта включала каньоны, плоскости скольжения и линии тектонического нарушения, вызванные землетрясениями; безусловно, все это создавало большие трудности команде архитекторов и подрядчиков. К примеру, из-за ошибки подрядчика был неожиданно вызван оползень, сдвинувший около 75000 кубических ярдов (57340 м³) земли. Еще больше разрушений принесло землетрясение 1994 г. Трещины, появившиеся в сварных швах стальной рамы здания, заставили подрядчиков провести переоценку адекватности использованных стандартов проектирования в сейсмичных районах. Проектную документацию также пришлось изменить из-за изменений в законодательстве – получение разрешения на эксплуатацию здания потребовало добавления 107 дополнительных элементов. Тем не менее логично заключить, что по мере возникновения проблем именно у подрядчика находилась основная информация касательно затрат и методов внедрения изменений. Более свежим и вызвавшим еще больше споров примером является «Большой туннель» в Бостоне[145]145
  Большой Бостонский туннель – проект строительства восьмиполосной автомагистрали. – Примеч. переводчика.


[Закрыть]. В этом проекте 12000 изменений и поправок к 150 контрактам на проектирование и строительство привели к превышению бюджета на 1,6 млрд долл. В основном изменения были вызваны неудовлетворительной проектной документацией и отличными от ожидаемых условиями местности[146]146
  Согласно Boston Globe, «примерно 1,1 млрд долл. всех потерь может быть отнесено на счет несовершенства проектной документации; согласно учетным записям: 357 млн долл. – из-за того, что реальные условия участка не совпали с проектами подрядчиков, 737 млн долл. – затраты на труд и материалы из-за неполноты проектной документации». Ответственность за этот перерасход до сих пор является предметом горячих споров. См.: http://www.boston.com/news/specials/bechtel/part_1/


[Закрыть].

Исходя из данных наблюдений, можно сказать, что проблема закупок действительно заключается скорее в сглаживании возможных изменений контракта или обходе адаптации контракта после начала проекта, нежели в раскрытии информации поставщиком до выбора проекта. В этой главе мы утверждаем, что форма контракта и механизм его присуждения может смягчить эту проблему закупок. В частности, компромисс между стимулами к снижению затрат и стимулами к осуществлению изменений и обмену информацией станет ключевым аргументом в пользу того или иного контрактного решения.

Мы утверждаем, что простые закупки, которые, по определению, несложно проектировать и в которых с достаточной определенностью ясно, что необходимо сделать, должны проводиться с использованием контрактов с фиксированной ценой, проектироваться как можно точнее (чтобы избежать необходимости адаптации) и присуждаться путем конкурентных торгов. Сложные закупки, которые, напротив, сложно спроектировать и которые полны сюрпризов в своей финальной конфигурации, следует проводить с использованием контрактов «издержки плюс», их стоит проектировать с малой степенью полноты проекта (с тем расчетом, что в ходе развития проекта понадобится его адаптация) и присуждать в ходе переговорного процесса квалифицированному поставщику с хорошей репутацией[147]147
  Подробнее о контрактных решениях и типах см. первую часть Главы 19. В этой главе большое внимание уделено простым условиям закупок (стандартизованных товаров и услуг), когда любые случайности можно предусмотреть и контролировать с помощью контракта.


[Закрыть].

Идея наших рекомендаций была вызвана постоянной необходимостью выбора между стимулированием снижения затрат и предотвращением дорогостоящих и трудоемких переговоров, следующих за появлением необходимости в изменениях. Сильные стимулы к снижению затрат, заключенные в контрактах с фиксированной ценой, приведут к тому, что в момент переговоров по внесению изменений в договор и проект стороны не будут иметь возможности к проявлению гибкости. Потеря эффективности часто происходит из-за споров по поводу цены, в то время как настоящая проблема текущего поставщика заключается в желании использовать необходимость изменений для своей выгоды. Напротив, контракты «издержки плюс» не способствуют мерам по снижению затрат, но облегчают процесс переговоров по внесению изменений и адаптации начальных требований контракта[148]148
  Вильямсон выражал мысль о том, что слабые стимулирующие механизмы хорошо подходят для внедрения изменений, и писал, что «у механизмов слабого стимулирования есть преимущество, касающееся их гибкости. Именно это является сильной стороной контрактов „издержки плюс“. Однако и эти преимущества сопровождаются затратами; поэтому к данной форме контрактов прибегают редко» [Williamson, 1985, р. 140]. Однако оказывается, что во многих случаях закупщики действительно предпочитают «издержки плюс».


[Закрыть].

Мы продолжаем утверждать, что выбор процедуры платежа (фиксированная цена или «издержки плюс») связан с последующим решением, которое должен принять закупщик: присудить ли закупочный контракт путем конкурентных торгов или переговоров с потенциальным поставщиком.

Хотя данное исследование было ориентировано, в первую очередь, на практику частных закупок, в нем также содержатся рекомендации для государственного сектора. В США в государственных закупках, обычно проводимых в соответствии с FAR, принято использовать процедуру конкурентных торгов. К примеру, с 1995 по 2000 гг. 97 % строительных проектов для государственного сектора в Северной Калифорнии были осуществлены путем проведения конкурентных торгов. Преимуществом конкурентных торгов является беспристрастность при присуждении проектов, однако этот вид процедур неэффективен для адаптации ex post. Соответственно, государственные закупки в сложных проектах подвержены падению эффективности.

Анализ данной проблемы, изложенный в следующем разделе, мы начнем с общего описания процесса выбора закупщиком формы контракта, что затем будет определять закупочные отношения с выбранным поставщиком. Далее рассматривается влияние типа выбранного контракта на использование механизма присуждения. Наконец, будет приведено обсуждение последствий для определения стратегии в бизнесе и в государственных закупках.

В этом подразделе мы будем обсуждать и анализировать необходимые действия, предшествующие присуждению контракта, а именно его проектирование. Представим себе закупщика, желающего приобрести проект (товар или услугу) у поставщика. Для облегчения процесса закупки и получения необходимого результата закупщик должен обеспечить поставщика чертежами и основными характеристиками проекта. Это является первым параметром выбора контрактных решений покупателя: сколько следует инвестировать в предварительное проектирование, учитывая, что больший объем инвестиций позволяет повысить точность проекта (технического задания) и полноту характеристик. Безусловно, точность и детализированность проекта снижает необходимость проведения повторных переговоров для внесения изменений после того, как начался процесс закупки.

Зачастую непомерно дорого подготовить полный проект, включающий все необходимые чертежи и указания, описывающие необходимые потребности закупщика. Другими словами, всегда есть вероятность возникновения непредвиденных обстоятельств, на счет которых не существует инструкций, либо которые не предусмотрены чертежами. Это, в свою очередь, означает, что оговоренное изначально задание (план) может не привести к успешному завершению проекта, и закупщик может не получить ожидаемого результата закупок. Мы называем эту проблему неполнотой контракта (contractual incompleteness), поскольку она связана с тем, что предварительный проект и характеристики не отличаются полнотой и не являются точным описанием всего задания, а также не дают полного руководства к действию в случае любых неожиданностей[149]149
  Вторая часть Главы 19 описывает влияние неконтрактуемого качества на закупочную проблему.


[Закрыть].

Неполнота контракта в проекте зависит не только от первоначального объема инвестиций в предпроектные изыскания, но также и от того, насколько выбранный тип проекта подвержен влиянию непредвиденных изменений. Такие непредвиденные обстоятельства могут быть вызваны изменениями технологического или законодательного характера, которые слишком сложно предугадать и предусмотреть либо слишком дорого попытаться включить в предварительные проектные изыскания и учесть в проекте. Для реализации этой идеи мы определяем сложность проекта путем оценки стоимости подготовки достаточно полного набора планов, учитывающих большую часть возможных изменений. Чем сложнее проект, тем дороже будут попытки предотвращения неполноты контракта. Таким образом, первое решение закупщика должно относиться к определению необходимой полноты предпроектных работ и соответствующих инвестиций, учитывая известную стоимость проектирования и количество неконтролируемых событий, влияющих на продвижение проекта.

Вторым параметром процедуры принятия закупочных решений является выбор структуры платежей по контракту. Большинство закупочных контрактов являются разновидностями простых контрактов с фиксированной ценой или «издержки плюс». В первом типе контрактов закупщик предлагает подрядчику предварительно оговоренную цену для завершения проекта в оговоренных объемах; любые изменения обсуждаются отдельно по мере возникновения. Контракты «издержки плюс» не включают конечную цену, а скорее компенсируют подрядчику затраты (времени и материалов) и начисляют дополнительную оговоренную комиссию («плюс»). В контрактах «издержки плюс» затраты на непредвиденные изменения уже автоматически встроены в структуру договора[150]150
  Промежуточным типом контракта являются поощрительные (стимулирующие) контракты (см., например, обсуждение в разделе 2 статьи [Bajari, Tadelis, 2001]). Такие контракты возмещают только долю общих затрат подрядчика и иногда включают механизмы стимулирования качества. Подробнее об особенностях и преимуществах подобных контрактов см. в Главе 19.


[Закрыть].

Мы находимся на этапе, когда можно отобразить особенности компромисса, возникающего в результате выбора того или иного метода платежей. Начнем с предпосылки об отсутствии каких-либо изменений в оригинальном проекте и о том, что он проходит в точном соответствии с документацией. Если используется контракт с фиксированной ценой, то все затраты на его исполнение несет поставщик. Это, безусловно, означает, что поставщик обладает сильными стимулами к снижению производственных издержек и некоторые способы стимулирования может переложить на закупщика посредством конкурентного давления[151]151
  Подробнее об этом в разделе 5.3.


[Закрыть] (в ходе конкурентных торгов. – Примеч. научного редактора русского перевода И. В. Кузнецовой).

В отличие от этого, если применяется контракт «издержки плюс», поставщик уверен, что любые дополнительные издержки, которые он понесет, будут полностью возмещены и могут даже привести к получению небольшой прибыли (если комиссия основана на доле от затрат). Таким образом, у поставщика будут отсутствовать стимулы к снижению издержек производства, и нет таких затрат, которые могут быть перенесены на закупщика (во время закупки. – Примеч. научного редактора русского перевода И. В. Кузнецовой).

В целях сравнения представим идеальную ситуацию, в которой проектная документация и спецификации закупки не оставляют места для неполноты. К примеру, представим, что все случайности предсказуемы и предусмотрены и исполнение контракта в соответствии со спецификацией легко проверить по его завершении. Для подобной идеальной ситуации предыдущие наблюдения позволяют сделать следующий вывод.

Практический вывод 1.

Если неполнотой контракта можно пренебречь, а исполнение легко проверяется, следует выбирать контракты с фиксированной ценой.

Это простое наблюдение является прямым следствием стимулирования, предусмотренного обоими методами платежа[152]152
  Такой же результат приводится и в Главе 19. Действительно, данный вывод является достаточно очевидным, что к нему можно прийти разными способами.


[Закрыть]. Когда единственным значимым параметром для закупщика являются затраты, он, безусловно, старается их минимизировать, что достигается только внедрением сильного механизма стимулирования подрядчика.

Отметим, однако, что в Практическом выводе 1 были упомянуты два важных условия выбора типа контракта с фиксированной ценой. Первым является ничтожность неполноты контракта. Это значит, что закупщик может избежать необходимости внесения массы изменений и модификаций после начала проекта и не потребуется дополнительного проектирования или переговоров для исполнения контракта в соответствии с потребностями покупателя. Вторым условием выбора является легкость проверки степени исполнения контракта. Это значит, что закупщик может легко определить любые отступления от плана и заявленных характеристик, а также случаи занижения оговоренного качества. Более того, факт возможности проверки исполнения контракта означает, что любые перечисленные отклонения могут являться основанием для отсрочки платежа поставщику. Это служит гарантией стимулирования поставщика обеспечить необходимое качество и удовлетворить все требования закупщика для получения своевременных платежей.

Теперь представим, что это второе условие выбора невыполнимо. К примеру, аспекты качества, которые либо невозможно выявить, либо, если закупщику удается их обнаружить, нельзя использовать как причину отсрочки платежа, поскольку эти аспекты не могут быть проверены третьими сторонами (арбитражным судом). Если, к тому же, поставщик имеет возможность сэкономить и сократить затраты, снизив качество по указанным параметрам, очевидно, что дополнительные стимулы поставщика к снижению издержек будут создавать напряженную ситуацию требуемого исполнения контракта. В частности, экономя на определенных аспектах исполнения, не указанных в рамках контракта, поставщик может снизить свои затраты и повысить прибыльность.

Практический вывод 2.

Если невозможно или слишком дорого проверить важные показатели исполнения контракта, и если подрядчик имеет возможность сэкономить на качестве, стоит использовать контракты типа «издержки плюс».

Второй практический вывод перекликается со старой пословицей: «Что посеешь, то и пожнешь»[153]153
  Эта проблема широко обсуждалась в статье [Kerr, 1975] и более подробно в работах [Holmstrom, Milgrom, 1991; Baker, 1992]. Проблема также поднимается в первой части Главы 19.


[Закрыть]. Если поставщик ограничен контрактом с фиксированной ценой, он будет стимулирован, как отмечалось ранее, к снижению затрат. Когда снижение качества является способом достижения экономии средств, закупщику следует стараться предотвращать подобное поведение, особенно если качество играет важную роль в закупке. Это простое наблюдение обычно учитывается на практике, но может привести к серьезным осложнениям, если о нем забывают. Таким образом, контракты «издержки плюс» обладают тем преимуществом, что позволяют предотвратить стремление поставщика к сокращению затрат путем снижения важных, но непроверяемых аспектов качества.

Также оказывается, что у контрактов «издержки плюс» есть и еще одно привлекательное свойство, признанное многими исследователями и практиками в сфере управления строительством. Речь идет об облегчении внесения изменений и модификаций в изначальные планы и спецификации[154]154
  См.: [Ibbs et al., 1986]. Авторам удалось подсчитать влияние 96 различных условий контракта на исполнение проектов строительства зданий путем опроса закупщиков и подрядчиков в 36 строительных проектах. Результаты этого исследования подтверждают рассматриваемые ниже аспекты контрактов с фиксированной ценой и контрактов «издержки плюс».


[Закрыть]. К примеру, наиболее распространенным источником изменений в строительстве зданий являются дефекты планов и спецификаций, изменения в размерах проекта и условия площадки, отличающиеся от ожидаемых. Другими словами, неполнота контракта зачастую приводит к необходимости нового обсуждения изначальных спецификаций проекта.

Здравый смысл подсказывает, что в индустриальных проектах контракты с возмещением затрат лучше подходят для облегчения подобных изменений и снижения напряжения между закупщиком и подрядчиком, когда необходимо эти изменения обсуждать. Для подтверждения этой мысли представим ситуацию, в которой на определенной продвинутой стадии развития проекта обнаруживается, что оригинальные планы и спецификации оказались неверными либо же в них недостает указаний касательно возможных непредвиденных обстоятельств, которые уже возникли.

Рассмотрим последствия использования контракта с фиксированной ценой в этой ситуации, когда закупщик требует от поставщика внесения изменений в изначальный проект. Наличие оригинальных планов и фиксированной оплаты создают специфическую ситуацию: поставщик привязан к существующему проекту и не обязан соглашаться на изменения, предлагаемые закупщиком. Таким образом, о любых изменениях закупщик вынужден дополнительно договариваться. Его целью является внесение изменений с наименьшими затратами и максимальным удовлетворением своих нужд, в то время как поставщик старается любым способом увеличить свою прибыль. Поставщик имеет возможность извлечь выгоду из сложившейся ситуации, так как он оказывается в уникальной ситуации: он в состоянии задержать закупщика, аргументируя это ходом проекта, и освобожден от влияния конкурентов, чье наличие могло бы его ограничить. Зная это, закупщик может ожидать завышенных счетов, и скорее всего обе стороны ввяжутся в затяжные переговоры.

Кроме того, рассмотрим влияние контракта «издержки плюс» на такую же ситуацию. В отличие от специфического характера контракта с фиксированной ценой, контракт «издержки плюс» имеет встроенный механизм возмещения поставщику любых необходимых изменений и дополнительных затрат[155]155
  Более того, если размер комиссии составляет процент от затрат, то внедрение дорогостоящих изменений должно включать дополнительную сумму для компенсации подрядчику альтернативных издержек и накладных расходов. Это, безусловно, повышает риск того, что у подрядчика появятся стимулы к увеличению затрат и получению более высокой комиссии. С этой точки зрения фиксированная цена предпочтительнее. С фиксированным размером комиссии закупщик и подрядчик могут оказаться перед необходимостью переговоров по установлению «справедливой» комиссии для покрытия альтернативных издержек времени, но чаще всего эта комиссия является долей затрат труда и материалов, необходимых для внесения изменений. В контракте «издержки плюс» торговли по этому вопросу не предусматривается.


[Закрыть]. Другими словами, отсутствие стимулов к снижению затрат гарантирует беспроблемное внедрение изменений, когда необходимость в них возникает из-за неполноты контракта.

Практический вывод 3.

Если неполнота контракта ожидаема и необходимость гибкости для внесения изменений предсказуема, то следует использовать контракты «издержки плюс».

Мы предлагаем завершить данный раздел рекомендацией, которая следует из рассмотренного компромисса между инвестированием в проектные работы и выбором схемы возмещения затрат подрядчика и которой может следовать закупщик, осуществляя этот нелегкий выбор. Вспомним, что проект называется сложным (комплексным), если закупщик ожидает, что его будет сложно описать, специфицировать и отслеживать; довольно полное описание проекта будет сложно или невозможно составить. Напротив, проект является несложным, если его подготовка является простой и недорогой, а его исполнение легко предсказать и отследить. Поскольку стоимость предпроектных работ и работы инженеров является неотъемлемой частью общей стоимости проекта, можно сделать следующий вывод.

Практический вывод 4.

При осуществлении несложных проектов следует использовать полные инвестиции в предпроектные работы и контракт с фиксированной ценой.

При осуществлении комплексных проектов следует использовать контракты «издержки плюс» и минимизировать инвестиции в предпроектные работы.

Стоит объяснить причину, по которой следует экономить на предпроектных работах в случае осуществления комплексного проекта. На первый взгляд может показаться, что комплексные проекты требуют приложения дополнительных усилий для внесения максимального количества деталей в проектное решение. Тем не менее сложность подобных проектов подразумевает необходимость постоянных изменений по ходу их осуществления, вне зависимости от полноты проектного решения. Таким образом, при использовании контракта «издержки плюс» преимущества дополнительных предпроектных работ невелики, так как внесение изменений после наступления непредвиденных обстоятельств не является затратным. Вместе с тем необходимо все же провести определенные работы по планированию, для того чтобы установить степень полноты проекта для его успешного развития.

Теперь, поскольку удалось установить рамки контрактов и рассмотреть особенности компромисса, перед которым закупщик встает при планировании структуры контракта, авторы предлагают изучить связь между структурой контракта и механизмом его присуждения.