Текст книги "Руководство по закупкам"

Качество и эффективность являются основными параметрами для закупок; неудовлетворительные результаты исполнения контракта обычно ведут к исключению подрядчика из текущего и будущего сотрудничества (см. подробнее в Главе 4).

Централизация повышает способность покупателя противодействовать оппортунистическому поведению со стороны подрядчика после присуждения контракта[83]83
  Однако, как сказано в Главе 4, крупные и длительные закупочные контракты обычно не дают подрядчику серьезных стимулов к должному исполнению не подлежащих проверке аспектов качества, особенно в случае отсутствия необходимых контрактных договоренностей (бонусы, вознаграждения и т. д.) или закупочной стратегии (дублирование источников). Покупатель может оказаться в безвыходной ситуации. Подробнее об этой проблеме см. в Главах 7 и 17.


[Закрыть]. Как было указано в подразделе 3.2.9, крупные сильные покупатели обладают значительным рыночным влиянием. Крупные заказы повышают эффективность действий поставщика, качество исполнения контракта (подробнее см. Главу 4) и обеспечивают большее удовлетворение нужд покупателя по сравнению с мелкими закупками, осуществляемыми местными подразделениями. Эта аргументация применяется к большинству случаев закупок крупными покупателями для собственных нужд (и, возможно, к закупкам частными центральными отделениями для нужд местных подразделений), так как мониторинг может осуществляться централизованно.

Неясно, однако, действительно ли вызванное централизацией усиление позиции покупателя позволяет добиться от поставщика лучшего качества за счет угрозы потери поставщиком важной доли рынка. Учитывая уровень не подлежащего проверке качества закупки, издержки мониторинга имеют тенденцию к повышению с усилением централизации, когда мониторинг также осуществляется централизованно. Это происходит по причине того, что информацию о работе подрядчика необходимо собирать и обрабатывать из разрозненных источников – от конечных потребителей и госорганов. С увеличением затрат снижается эффективность и стимулы к централизованному мониторингу. По этой причине отслеживание работы подрядчиков часто ведется децентрализованно. Таков, например, случай FAR (Правила закупок для федеральных нужд 2005 г.), регулирующих закупки для федеральных нужд в США, согласно которым все закупочные агентства должны оценивать работу подрядчиков (для контрактов объемом свыше 100 тыс. долл.) и использовать полученную информацию для целей отбора[84]84
  Согласно FAR, оценивать прошлую деятельность подрядчиков необходимо только при присуждении контракта на соответствующий товар или услугу. В этом случае на данную оценку должен приходиться достаточный вес (не менее 5–10 %). Если же фактор прошлой деятельности имеет основополагающее значение, то на него должно приходиться не менее 25 % оценки, или же вес, равный другим неденежным факторам.


[Закрыть]. FAR также предоставляет руководство по 1) видам информации и способам ее сбора для оценки подрядчиков и 2) способам использования собранной информации для целей отбора. Опыт США показывает, что даже в случае успешной централизации закупочной деятельности функции мониторинга работы подрядчиков не следует подвергать централизации.

Централизация подразумевает передачу принятия решений от периферии к центру организации. В связи с этим возможна ситуация, когда местные подразделения, выступающие против централизации, не имеют стимулов для адекватного наблюдения за качеством продуктов, которые они не закупали. Затем такие подразделения могут заявить о неэффективности централизации и потребовать свою долю влияния. Если в данной ситуации руководство все равно выступает за централизацию, оно может прибегнуть либо к централизованному мониторингу, либо к всесторонней технической и профессиональной поддержке местных подразделений закупок.

В подразделе 3.2.8 была отмечена важность информационной и коммуникационной инфраструктуры для повышения эффективности сообщения между сторонами, задействованными в процессе закупок. Также утверждалось, что ИКТ способствуют стандартизации закупочных процедур за счет усиления безличности закупок, снижения влияния личных решений и облегчения отчетности (благодаря следованию электронным протоколам). Значимость электронных закупок подчеркивается быстрым ростом количества онлайн-трансакций в последние годы. По утверждению Еврокомиссии:

«Модернизация и открытие межгосударственных рынков закупок, в том числе и за счет расширения электронных закупок, играют ключевую роль в повышении конкурентоспособности Европы и в создании новых возможностей для европейского бизнеса. Использование информационных технологий должным образом способствует снижению издержек, повышению эффективности и снижению торговых барьеров, что в конечном итоге приведет к сбережению средств налогоплательщиков. Директивы, принятые в марте 2004 года как часть законодательного пакета для государственных закупок, создали правовое поле, направленное на ускорение развития и использования электронных закупок. Комиссия подготовила План действий для помощи странам-членам в правильном применении Директив в целях реализации полного потенциала электронных госзакупок».

Электронные закупки повышают эффективность за счет снижения стоимости человеческих ресурсов в закупочных отделениях и стоимости длительных бумажных процедур. Они также позволяют покупателю применять целый ряд инструментов закупок, например запросы котировок, онлайн-аукционы и многие другие средства электронного снабжения.

Таким образом, электронные закупки и централизация непосредственно связаны. С одной стороны, электронные закупки способствуют централизации, так как они помогают центральным закупочным агентствам в эффективном управлении процессом приобретения товаров и услуг, в то же время сохраняя гибкость при удовлетворении специфических потребностей местных подразделений[85]85
  См.: [Somasundaram, 2004].


[Закрыть].

С другой стороны, централизация выявляет преимущества электронных закупок. При централизации закупок повышается эффективность онлайн-снабжения, так как электронные системы позволяют обрабатывать больший объем сделок. Тем не менее те закупочные системы, которые были достаточно централизованы до введения электронных инструментов, не смогут получить все те же преимущества, что и децентрализованные системы, так как они уже во многом исчерпали потенциал централизации. Это утверждение позволяет сделать следующий важный вывод: ценность электронных систем закупок выше для тех субъектов хозяйствования, которые, вводя подобные системы, могут проводить более централизованные закупки, чем раньше[86]86
  Этот важный вывод сделан в работе [Subramaniam, Shaw, 2003].


[Закрыть]. Утверждение, что электронные закупки могут оказывать большое влияние на централизацию, подтверждается практикой и недавними исследованиями. Как говорилось ранее во вступлении, во многих странах и частных организациях уже удалось успешно внедрить системы централизованных электронных закупок, либо же такое внедрение ожидается вскоре.

Данная тенденция явно способствует централизации закупок и максимизации преимуществ Интернета и информационных технологий, в общем. Высокая степень контроля над закупочной политикой коррелирует с использованием электронных закупочных систем[87]87
  См. обсуждение преимуществ электронных закупок в работах [Moon, 2005; Neef, 2001]. Мун [Moon, 2005] указывает, что данные исследований подтверждают положение о том, что инновационная политика скорее проводится в крупных организациях, обладающих достаточными финансовыми ресурсами и сильным политическим влиянием для поиска альтернативных путей предоставления коммунальных услуг. Чанг и Шоу [Chang, Shaw, 2005] описывают дорожную карту, подготовленную для применения передовых технологий в электронной торговле. По их мнению, на начальных этапах, когда использование электронных технологий еще ограничено, планирование производства, логистики и закупок децентрализовано и невзаимосвязано, что ведет к дублированию действий и их общей неэффективности по организации. Согласно этому утверждению, переход к более централизованной системе не только возможен благодаря технологиям, но и необходим для обеспечения эффективной коммуникации и процессов между независимыми субъектами хозяйствования и поставщиками (к примеру, через систему электронного обмена данными).


[Закрыть]. В США электронные инструменты активно используются крупными высокоцентрализованными организациями, уделяющими большое внимание инновациям. Исследование, проведенное в 47 странах, показало, что в 2001 г. электронные конкурентные торги использовались в 91,5 % стран, 89,4 % опрошенных администраций использовали автоматизированные системы закупок, 85,1 % использовали закупочные карты, а 68,1 % размещали электронные заказы[88]88
  См.: [Moon, 2005].


[Закрыть].

В завершение стоит отметить, что электронные закупки связаны с развитием электронных платформ; подробнее об этом см. в Главе 10.

Выбор между централизованными и децентрализованными закупочными системами стал в последнее время важной темой для обсуждения в частных компаниях, государственных органах и международных организациях. Основными аргументами в пользу централизации являются стандартизация продуктов, экономия на масштабе, усиление рыночного влияния покупателя и упрощение процедур. Революция информационных и коммуникационных технологий, а также развитие технологий электронного снабжения и постоянная необходимость контроля издержек позволили по-новому взглянуть на проблему выбора степени централизации, и практика показывает большую эффективность централизованных закупок.

В этой главе обсуждались основные факторы, которые следует учитывать при принятии решения о степени централизации закупочной системы. Мы определили, что чрезвычайные обстоятельства, фаворитизм, рыночное влияние и другие факторы имеют большое значение для составления оптимальной закупочной схемы, однако именно стандартизация продуктов и их стратегическая роль для организации являются ключевыми аргументами в пользу централизованных закупок. Вместе с тем полная централизация (или децентрализация) не всегда является идеальным закупочным решением. Размер и характеристика деятельности фирмы или государственного органа, рыночные условия и динамика часто предполагают использование гибридных закупочных схем, позволяющих сочетать эффективность централизации и гибкость децентрализации. Последние тенденции подтверждают рост популярности гибридных моделей, как в частных компаниях, так и в государственных закупочных агентствах.

Данные положения завершаются следующим практическим выводом.

Практический вывод 1.

Преимущества централизации превышают издержки в случае закупок стандартизованных, стратегических, срочных или очень важных продуктов.

Чистая выгода от централизации повышается, если закупки проводятся в электронном режиме.

Кейс 3.1. Централизованные закупки противомалярийных препаратов

Ниже обсуждаются закупки противомалярийных препаратов. Как будет показано, централизация в этой области мотивирована многими элементами, упомянутыми в предыдущих разделах. Стандартизация, координация, рыночное влияние, контроль качества и концентрация квалифицированных человеческих ресурсов – вот основные аспекты, подчеркивающие необходимость создания межгосударственного института централизованных закупок вакцины.

В сентябре 2003 г. Комитет экономики противомалярийных препаратов (Committee on the Economics of Antimalaria Drugs) совместно с Всемирным банком и организацией «Стоп малярия» (Roll Back Malaria Partnership) выступили спонсорами проведения встречи, направленной на решение вопросов закупок артемизинина и финансирования соответствующей комбинированной терапии. Обсуждения, проведенные в ходе этой встречи, и соответствующие отчеты легли в основу одной из глав книги «Спасти жизни и выиграть время – экономика малярийных препаратов в современном мире» (Saving Lives, Buying Time – Economics of Malaria Drugs in an Age of Resistance), изданной в 2004 г. Всемирным банком и Институтом медицины.

В этой главе показаны преимущества и недостатки различных уровней международных закупок артемизинина, а также возможные организационные формы, среди которых предлагается и централизованная закупочная система. По утверждению авторов книги, централизованные и координированные закупки в той или иной форме используются повсеместно без особых противоречий; применение подобных форм закупок позволяет сделать эффективные противомалярийные средства общедоступными и остановить современную тенденцию роста количества смертей от устойчивых к лекарствам форм малярии. Поскольку новые лекарства, вытесняющие устаревшие, более дорогие, они недоступны для большинства зараженных людей, живущих в основном в беднейших странах мира. В связи с этим возникло предложение создать международную систему закупок противомалярийных препаратов, так как идея централизации в этой сфере не нова. Следующая цитата из книги определяет некоторые причины, по которым централизация в данном случае была выгодна:

«Создание межгосударственного централизованного закупочного органа является привлекательной идеей, потому что таким образом многие страны могут принять участие в закупках и выиграть от более скоординированных и эффективных действий. Все государства, страдающие от малярии, сталкиваются с общими препятствиями, даже если их политика в отношении лекарств различается. Каждая страна, в которой имеет место эндемичная тропическая малярия, нуждается как минимум в одной поставке артемизинина для скорого лечения несложных случаев. Количество доступных в кратко– и среднесрочном периодах доз артемизинина для комбинированной терапии составляет около полудесятка, причем производят их в надлежащем качестве только 10–20 компаний».

Координация, стандартизация продуктов, экономия на масштабе, рыночное влияние и контроль качества лекарств являются основными элементами, способствующими централизации закупок в этой важной отрасли. В данном случае в пользу централизации выступают и другие важные факторы, такие как:

1) доступ международного закупочного института к субсидиям других международных организаций и возможность скорого использования этих средств для покупки лекарств (в данной сфере время играет ключевое значение для спасения жизней; соответственно, предлагаемая закупочная система относится только к организации закупок, но не поставок)[89]89
  В книге сказано: «Срок годности препарата артемизинина невелик и составляет около двух лет. В связи с этим закупочное агентство должно рассматривать возможность прямой поставки артемизинина от производителя к потребителю за как можно меньший срок. Это исключает возможность хранения препарата закупщиком и его последующей поставки».


[Закрыть];

2) способность международных организаций более точно прогнозировать спрос.

Спрос на артемизинин трудно оценить, но данные оценки необходимы для эффективного проведения закупок. Безусловно, для международного центрального закупочного института значительно легче получить доступ к человеческим и финансовым ресурсам для проведения достоверных прогнозов.

Экономическая литература по централизации и оптимальной организации закупок довольно обширна. Подробная дискуссия по этой теме (в отношении компаний) представлена в книге [Brickley, Smith, Zimmerman, 2004]. В данном издании также рассмотрены представляющие интерес практические ситуации и примеры из частного бизнеса. Более подробный анализ коммуникаций и информационных издержек приведен в работах [Bolton, Dewatripont, 1994; Gurbaxani, Whang, 1991; Melumad, Reichelstein, 1987]. Авторы исследований [Dessein, 2002; Aghion, Tirole, 1997] рассматривают проблему издержек получения стратегической информации с акцентом на стратегический менеджмент и динамику рынка.

Исследование централизации в закупках проводятся сравнительно недавно. В статье [McCue, Pitzer, 2000] приводится определение централизованных закупок и интересный обзор последних тенденций в централизации и децентрализации в закупочных системах. Дополнительная информация о тенденциях в государственных закупках может быть найдена в работах [Thai, Grimm, 2000; Neef, 2001; Piga, Zanza, 2004].

Проблемы закупок в чрезвычайных обстоятельствах, дублирования функций и задержки поставок анализируются в статье [Bolton, Farrell,1990]. Фаворитизм и коррупция рассматриваются в работах [Celentani, Ganuza, 2002; Vagstad, 2000]. Отношения между электронными закупками, IT-архитектурой и централизацией обсуждаются в исследованиях [Chang, Shaw, 2005; Somasundaram, 2004; Subramaniam, Shaw, 2003; Subramaniam, Qualls, Shaw, 2002; Moon, 2005].

Aghion P., Tirole J. Formal and Real Authority in Organizations // Journal of Political Economy. 1997. 105. Р. 1–29.

Andersen K.V., Juul N.C., Korzen-Bohr S., Pedersen J.K. Fractional Institutional Endeavors and e-procurement in Local Government. Proceedings of the 16^th Bled Electronic Commerce Conference, Bled, Slovenia, 2003. Р. 961–973.

Bernauer T., Caduff L. European Food Safety: Multilevel Governance, Re-Nationalization, or Centralization?: Working Paper № 3 CIS ETH. Zurich, 2004.

Bernheim D.B., Whinston M.D. Multimarket Contact and Collusive Behavior // RAND Journal of Economics. 1990. 21 (1). Р. 1–26.

Besley T., Jewitt L. Decentralizing Public Goods // Econometrica. 1991. 56 (6). Р. 1769–1778.

Bolton P., Dewatripont M. The Firm as a Communication Network // Quarterly Journal of Economics. 1994. 4. Р. 809–839.

Bolton P., Farrell J. Decentralization, Duplication and Delay // Journal of Political Economy. 1990. 98. Р. 803–826.

Brickley J., Smith C., Zimmerman J. Managerial Economics and Organizational Architecture. McGraw Hill-Irwin, 2004.

Cabral L., Greenstein S. Switching Costs and Bidding Parity in Government Procurement of Computer Systems // Journal of Law, Economics and Organization. 1990. 6. Р. 453–469.

Celentani M., Ganuza J. Organized vs. Competitive Corruption // Annals of Operations Research. 2002. 109. Р. 293–315.

Chang H.L., Shaw M.J. A Roadmap to Adopting Emerging Technology in E-Business an Empirical Study: College Business Working Paper, University of Illinois, 2005.

Committee on the Economics of Antimalarial Drugs, Board on Global Health. Saving Lives, Buying Time (Economics of Malaria Drugs in an Age of Resistance) / K.J. Arrow, C.B. Panosian, H. Gelband (eds.) The National Academic Press, 2004.

Dessein W. Authority and Communication in Organizations // Review of Economic Studies. 2002. 69. Р. 811–838.

Directive 2004/18/EC of the European Parliament and of the Council of 31 March 2004 on the coordination of procedures for the award of public works contracts, public supply contracts and public service contracts // Official Journal L. 134. 30/04/2004. Р. 0114–0240.

Fumagalli C., Motta M. Buyers Coordination and Entry: CEPR Discussion Paper № 2908. 2001. Mimeo.

Gurbaxani V., Whang S. The Impact of Information Systems on Organizations and Markets // Communications of the ACM. 1991. 34 (10). Р. 23.

Government Accountability Office, United Nations Preliminary Observations on Internal Oversight and Procurement Practices, Statement of Thomas Melito, Director International Affairs and Trade, Testimony Before the Permanent Subcommittee on Investigations, Committee on Homeland Security and Governmental Affairs, U.S. Senate, United States, GAO‑06–226T, 10/31/2005.

Hart O., Moore J. On the Design of Hierarchies: Coordination versus Specialization // Journal of Political Economy. 2005). 113. Р. 675–702.

Jones D.S. Procurement Practices in the Singapore Civil Service: Balancing Control and Delegation // Journal of Public Procurement. 2002. 2 (1). Р. 29–53.

McCue C.P., Pitzer J.T. Centralized vs. Decentralized Purchasing: Current Trends in Governmental Procurement Practices // Journal of Public Budgeting, Accounting & Financial Management. 2000. 12 (2). Р. 400–420.

Macho-Stadler I., Pe´rez-Castrillo J.D. Centralized and Decentralized Contracts in a Moral Hazard Environment // Journal of Industrial Economics. 1998. 46 (4). Р. 489–510.

Melumad N.D., Reichelstein S. Centralization versus Delegation and the Value of Communication // Journal of Accounting Research. 1987. 25. Supplement. Р. 1–18.

Melumad N., Shibano T. Communication in Settings with No Transfers // Rand Journal of Economics. 1991. 22. Р. 173–198.

Melumad N., Mookherjee D., Reichelstein S. Hierarchical Decentralization of Incentive Contracts // The Rand Journal of Economics. 1995. 26 (4). Р. 654–672.

Meyer N.D. Decentralization: Fantasies, Failings and Fundamentals. NMDA Publishing, 1998.

Moon M.J. E-procurement Management in State Governments: Diffusion of E-procurement Practices and its Determinants // Journal of Public Procurement. 2005. 5 (1). Р. 54–72.

Neef D. E-procurement: From Strategy to Implementation. Prentice Hall, 2001.

Piga G., Zanza M. An Exploratory Analysis of Public Procurement Practices in Europe, ch. 10 // K.V. Thai, A. Aranjo, R.Y. Carter, G. Cullender, D. Prabkin, R. Grimm, K.R.E. Jense, R.E. Lloyd, C.P. Mecue, J. Telgen (eds.) Challenges in Public Procurement: an International Perspective. PrAcademic Press, 2004. Р. 227–247.

Pool C., Welch B. Responding to Katrina: Contracting in an Emergency Situation – Version 2.0. 2005. Acquisition Direction Advisory http://summitinsight.com/femakatrina.pdf.

Roberts J. The Modern Firm. Oxford University Press, 2004.

Somasundaram R. Diffusion of e-Procurement in the Public Sector: Revisiting Centralized vs. Decentralized Debates As a Twist in the Tale. Proceedings of the 13^th European Conference on Information Systems. 2004.

Subramaniam C., Shaw M.J. A Study on the Value and Impact of B2B E-commerce: The Case of Web-Based Procurement // International Journal of Commerce. 2003. 6 (4). Р. 19.

Subramaniam C., Qualls W., Shaw M.J. Impact of B2B E-Procurement Systems; A Summary Report-College of Business. 2002.

Thai K.V., Grimm R. Government Procurement: Past and Current Developments // Journal of Public Budgeting, Accounting & Financial Management. 2000. 12 (2). Р. 231–247.

Vagstad S. Centralized vs. Decentralized Procurement: Does Dispersed Information Call for Decentralized Decision-Making? // International Journal of Industrial Organization. 2000. 18. Р. 949–963.

Сайты

Решение Европейской Комиссии по делу номер IV/M .580 – ABB/Daimler-Benz.

(http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:31997D0025:EN: HTML)

Решение Европейской Комиссии по делу номер IV/M .1225 – Enso/Stora. (http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:31999D0641:EN: HTML)

Решение Европейской Комиссии по делу номер M. 1684 – Carrefour/Promodes. (http://ec.europa.eu/competition/mergers/cases/decisions/m1684_fr.pdf)

Решение Европейской Комиссии по делу номер M. 42 – Alcatel/Telettra. (http://ec.europa.eu/competition/mergers/cases/decisions/m42_en.pdf)

Решение Европейской Комиссии по делу номер M. 1245 – Valeo/ITTI. (http://ec.europa.eu/competition/mergers/cases/decisions/m1245_en.pdf)

Compranet (Мексика). (www.compranet.gob.mx)

Comprasnet (Бразилия). (www.comprasnet.gov.br)

ChileCompra (Чили). (www.chilecompra.cl)