Текст книги "Онлайн-кассы. Революция в применении кассовой техники"

5.2 Практика регистрации онлайн-касс по новым требованиям. (Пришел – увидел – победил).

Давайте рассмотрим основные этапы регистрации ККТ в ИФНС. Для этого, прежде всего, вспомним, как проводилась регистрация «старых» ККТ:

– пользователь (владелец) ККТ заполнял бумажное заявление;

– далее он предъявлял ККТ в ФНС;

– налоговики ККТ фискализировали;

– владельцу выдавалась карточка о регистрации ККМ;

– кассовый аппарат можно было после этого применять.

Теперь любые действия с контрольно-кассовой техникой можно осуществлять через личный кабинет налогоплательщика на сайте nalog.ru. Кабинет ККТ функционально интегрирован в личный кабинет юридического лица и личный кабинет индивидуального предпринимателя. Доступ осуществляется через специальную вкладку, размещенную в интерфейсе кабинета. С помощью кабинета ККТ можно не только пройти электронную регистрацию ККТ, но и осуществить другие действия, перечень которых постоянно пополняется. Сервис сделан максимально полезным для пользователей. Вы можете:

– размещать там документы;

– получать:

● запросы налоговых органов;

● протоколы об административных правонарушениях;

● агрегированные отчеты;

● необходимую Вам статистику;

– выполнять с его помощью автоматические оповещения о необходимости прохождения процедуры перерегистрации;

– осуществлять замену фискального накопителя и многое другое.

Для доступа к кабинету, Вам необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП). Налоговики обращают наше внимание на то, что КЭП универсальна и разрешена к использованию во всех сферах электронного документооборота и при взаимоотношениях со всеми государственными органами. Не становитесь жертвами мошенников, предлагающих КЭП исключительно для кабинета ККТ.

Личный кабинет пользователя ККТ — это новый сервис. Каковы его особенности? На личный кабинет пользователя ККТ возлагается задача обеспечения юридически значимого документооборота между ФНС России и налогоплательщиками. С помощью личного кабинета пользователя ККТ можно не только пройти электронную регистрацию ККТ, но и осуществить другие различные действия.

Планируется сделать данный сервис максимально полезным: размещать там некую сводную информацию – агрегированные отчеты, статистику; выполнять с его помощью автоматические оповещения о необходимости прохождения процедуры перерегистрации или замены фискального накопителя и т.п. Личный кабинет пользователя ККТ становится очень востребованным инструментом.

Рассмотрим порядок регистрации, перерегистрации и снятия с регистрационного учета контрольно-кассовой техники.

● Подача заявления производится в бумажном и электронном виде через кабинет ККТ.

● При регистрации ККТ пользователь записывает в фискальный накопитель полученный от налогового органа не позднее рабочего дня, следующего за днем подачи заявления о регистрации регистрационный номер и иные данные…

● Карточка регистрации ККТ, и карточка о снятии ККТ с регистрационного учета направляются налоговыми органами пользователю в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, через кабинет ККТ или через оператора фискальных данных.

Регистрация ККТ — внесение налоговым органом записи об экземпляре модели ККТ, ее фискального накопителя и о пользователе в журнал учета ККТ, присвоение налоговым органом ККТ регистрационного номера и выдача пользователю карточки регистрации ККТ с указанием ее регистрационного номера на бумажном носителе или в электронном документе, подписанном усиленной квалифицированной электронной подписью.

Перед регистрацией в обязательном порядке будет необходимо:

● заключить договор с ОФД;

● получить квалифицированную электронную цифровую подпись для захода в личный кабинет.

При регистрации ККТ пользователь записывает в фискальный накопитель полученный от налогового органа регистрационный номер ККТ, полный комплекс сведений о ККТ и ФН, необходимый для формирования отчета о регистрации, формирует отчет о регистрации и передает в налоговый орган сведения, содержащиеся в сформированном отчете о регистрации на бумажном носителе.

Далее пользователь должен самостоятельно запрограммировать кассовый аппарат и внести данные для фискализации. Таким образом, при регистрации ККТ в налоговой инспекции Вы выполняете три функции:

– пользователя;

– инженера сервисного центра;

– налогового инспектора.

Будьте бдительны! Отчет о регистрации нужно передать в срок не позднее рабочего дня, следующего за днем получения от налогового органа регистрационного номера.

Датой передачи отчета в электронной форме считается дата его размещения в кабинете ККТ либо его передачи в ОФД. Далее представленные Пользователем в заявлении о регистрации ККТ сведения вносятся налоговиками в «Журнал учета и карточек регистрации ККТ». Карточка регистрации ККТ выдается пользователю в электронном виде после проверки достоверности вносимых сведений и сформированного фискального признака.

Опыт работы специалистов по регистрации в личном кабинете ИФНС онлайн-касс в течение четырех-пяти месяцев 2017 года показал, что необходимо очень тщательно относиться к вводу информации в компьютер и при формировании и передаче данных о ККТ и фирме. Если Вы ошибетесь в вводе информации о характеристиках фирмы, номере кассового аппарата, ИНН и т.п., то ИФНС в автоматическом режиме прекратит процесс регистрации ККТ, и Вы сможете повторно исправлять неправильные данные как минимум через 24 часа. Поэтому сто раз подумайте, кто и как будет производить ввод данных при регистрации ККТ.

Также возникают постоянные сбои при применении имеющейся КЭП для регистрации ККТ. Не все электронные подписи подходят для этого процесса.

Что нужно еще для регистрации ККТ? Для того чтобы успешно зарегистрировать онлайн-ККТ на сайте налоговой, вам нужно знать номера ККТ и фискального накопителя – их можно посмотреть в паспортах устройств или на чеке диагностики на кассе. Проверьте, чтобы у Вас был доступ к личному кабинету на сайте ОФД и налоговой. А также подготовьте информацию о магазине, ИНН юридического лица или ИП.

Если Вы хотите работать автономно, то при регистрации на сайте ФНС отметьте автономный режим – именно в этом случае Вам не нужно иметь подписанный договор с ОФД на руках. Если начинаете работать сразу с ОФД, то во время регистрации ККТ в налоговой Вам нужно будет указать данные оператора.

В зависимости от организационной формы предприятия Вам нужно получить доступ к личному кабинету юридического лица или индивидуального предпринимателя. Кабинет предпринимателя отличается от кабинета юрлица, но процесс регистрации ККТ идентичен. Мы рассмотрим регистрацию на примере Общества с ограниченной ответственностью.

Личный кабинет на сайте ФНС

В соответствии с Законом кабинет ККТ – информационный ресурс, который размещен на официальном сайте федерального органа исполнительной власти, уполномоченного по контролю и надзору за применением ККТ в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», ведение которого осуществляется уполномоченным органом в установленном им порядке и который используется организациями, индивидуальными предпринимателями и налоговыми органами для реализации своих прав и обязанностей, установленных законодательством Российской Федерации о применении ККТ.

Получение доступа в личный кабинет сопряжено с рядом сложностей, поэтому прямо на сайте ФНС можно пройти проверку на выполнение условий входа.

К ключевым условиям относится использование браузера Internet Explorer, наличие всех необходимых сертификатов и драйверов для электронного ключа, а также доступность сетевых портов 80 и 443 на прием и передачу событий. Для доступа по портам в некоторых случаях нужно отключать брандмауэр на компьютере и роутере.

В личном кабинете необходимо перейти в раздел «Контрольно-кассовая техника». Далее необходимо заполнить заявление на регистрацию ККТ. В заявлении нужно указать:

– данные владельца ККТ;

– ИНН;

– адрес установки ККТ;

– модель и заводской номер ККТ;

– сведения о сфере применения ККТ;

– модель и заводской номер ФН;

– реквизиты ОФД, с которым заключен договор на обслуживание; если касса работает без подключения к ОФД, нужно указать признак автономного режима.

После проверки актуальности информации в заявлении ИФНС присваивает регистрационный номер ККТ. После подачи заявления на сайте ФНС нужно провести операцию регистрации на кассе. Для этого необходимо ввести в ККТ следующие данные:

– наименование организации-пользователя (должно совпадать с реквизитами юридического лица, введенными при настройке реквизитов пользователя);

– место (адрес) осуществления расчетов;

– ИНН;

– регистрационный номер ККТ.

Далее указать систему налогообложения предприятия и выбрать Вашего оператора фискальных данных из списка. После заполнения всех данных на экране появится сообщение, а касса распечатает отчет. После выполнения регистрации на кассе номер документа, фискальный признак и точную дату-время операции из отчета необходимо добавить в личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС. По Закону в случае успешной обработки данных электронная карточка регистрации появляется в течение 5 рабочих дней. Сейчас это происходит почти мгновенно. Карточку можно распечатать или сохранить в электронном виде.

ККТ считается зарегистрированной после того, как на сайте появляется дата регистрации и срок окончания действия ФН. Вы также можете увидеть текущий статус ККТ. После этого Ваша касса начнет передавать фискальные данные на серверы ОФД, а чеки на абонентский номер или электронную почту покупателя.

По таким же алгоритмам производится как перерегистрация ККТ, так и замена ФН.

Перерегистрация ККТ – внесение налоговым органом изменений в сведения о ККТ и (или) пользователе, ранее внесенные в книгу учета ККТ и карточку регистрации ККТ, и предоставление пользователю на основании результатов аутентификации пользователя и фискального накопителя ККТ, проверки достоверности вносимых сведений и сформированного фискального признака новой карточки регистрации ККТ на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанной усиленной квалифицированной электронной подписью.

Обратите внимание на следующие важные дополнения. «Налоговые органы снимают с регистрационного учета ККТ, в фискальном накопителе которой истек срок действия ключа фискального признака, в одностороннем порядке без заявления пользователя о снятии такой ККТ с регистрационного учета. При этом информация о таком фискальном накопителе исключается из реестра фискальных накопителей». Если вы «прошляпите» этот момент то можете сразу попасть в разряд недобросовестных налогоплательщиков со всеми вытекающими из этого факта последствиями.

К тому же территориальным налоговым органам поручено после 01.07.2017 снимать с регистрационного учета ККТ в одностороннем порядке как ККТ, не соответствующую требованиям Федерального Закона № 54-ФЗ.

В случае снятия с регистрационного учета ККТ в одностороннем порядке после 01.07.2017 территориальным налоговым органам поручается направлять в адрес налогоплательщиков уведомление о данном факте и необходимости представления в налоговый орган соответствующих документов, а также привлекать таких налогоплательщиков к административной ответственности.

Наиболее типичные ошибки, из-за которых приходит отказ:

● Дата и время в отчете и чеке различаются;

● Различаются сведения в заявлении о регистрации и чеке.

Для выявления причины отказа необходимо внимательно сверить данные чека с данными заявления и отчета! Если сведения в заявлении отличаются от чека, то рекомендуем Вам изменить параметры заявления, чтобы они точно соответствовали сведениям, введенным в кассу (даже если в кассу изначально были введены неверные сведения).

Для этого отфильтруйте список ККТ по статусу «Отказ по отчету ФН», щелкните по РегНомеру нужной кассы и внизу окна с подробной информацией о ней нажмите кнопку «Подать повторное заявление».

ВАЖНО! На ранее поданное Заявление о регистрации ККТ будет сформирован Отказ налогового органа, после чего Вы сможете повторно подать новое Заявление о регистрации ККТ без присвоения нового регистрационного номера (РН ККТ) для данной ККТ.

Вы не сможете изменить заводские номера ККТ и ФН. Также нельзя изменить ИНН ОФД, если он отсутствует в реестре.

После подписания заявления в регистрационную информацию о кассе будут внесены изменения, РегНомер ее останется прежним.

После регистрации кассы Вы сможете осуществить перерегистрацию с корректными сведениями (для случая, если при первичной регистрации некорректные данные были внесены в кассу).

Если при первичной регистрации в заявлении были указаны неверные сведения о заводском номере ККТ или номере ФН и/ или Вы ввели некорректные сведения о заводском номере ККТ или номере ФН в кассу, то чтобы поставить на учет данный экземпляр ККТ, необходимо использовать новый фискальный накопитель и произвести повторную корректную регистрацию:

1. Сформировать новое заявление на регистрацию ККТ (можно использовать тот же самый заводской номер ККТ), фискальный накопитель – новый.

2. Получить РНМ (по новому заявлению).

3. Ввести сведения о ККТ, используя полученный на втором шаге РНМ и сведения, указанные в заявлении о регистрации.

4. Передать сведения отчета о регистрации через Личный кабинет.

Если Вы допустили ошибку в заводском номере ККТ или в заводском номере ФН в заявлении, но не ввели РНМ в ФН, то менять ФН не надо.

Необходимо сделать новое заявление с корректными данными и на новый РНМ продолжить регистрацию.

Глава 6. ЕГАИС – Единая Государственная Автоматизированная Информационная Система. (Было, есть, будет).

В Российской Федерации с 1 января 2016 года начала действовать система ЕГАИС, которая подразумевает новые правила продажи алкоголя. Причем нововведения затронули как оптовые, так и розничные торговые точки. От магазинов потребовалось изменить порядок работы касс и выполнить их программно-техническое переоборудование. В случае игнорирования новых правил лицензия магазина на торговлю спиртными напитками становится недействительной. Основание: Федеральный закон № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции». С 2006 года согласно 171-ФЗ ЕГАИС распространялся только на производителей и импортеров алкогольной продукции.

С 29.06.2015 вступил в силу Федеральный Закон № 182-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон № 171-ФЗ». В соответствии с этими изменениями, в течение 2015-2018 года к ЕГАИС должны быть подключены все организации и ИП, занимающиеся производством и оборотом алкогольной продукции, в том числе розничной продажей.

Что же такое ЕГАИС? По сути, это специально разработанный программный продукт, содержащий в себе огромную базу данных. В ней будет храниться вся информация об алкогольной продукции как отечественного, так и импортного производства.

Другими словами ЕГАИС – это более современный инструмент контроля над оборотом алкогольной продукции, но внедрение данной системы преследует множество целей:

1) Первостепенной задачей является, конечно же, сокращение количества некачественной продукции, которая в настоящее время превышает 30–35% всего рынка алкогольной продукции в РФ, а это недополученная прибыль в госбюджет.

2) Вторая цель – обеспечение прозрачности и жесткого контроля на всех этапах производства и реализации каждой бутылки алкоголя.

Какие сроки внедрения ЕГАИС были определены? Новые правила уже выполняются. Согласно закону были определены конкретные даты по внедрению программного обеспечения оптовыми и розничными продавцами алкогольной продукции:

● оптовые базы – с 1 ноября 2015 года;

● розничные торговые точки – с 1 июня 2016 года;

● продавцы пива, а также иных напитков брожения – с 1 июля 2016 года.

● розничные магазины, работающие в поселках городского типа – с 1 июля 2017 года.

Итак, в соответствии с указанными выше изменениями, в течение 2015-2018 года к ЕГАИС должны быть подключены все организации и ИП, занимающиеся производством и оборотом алкогольной продукции.

В связи с этим необходимо было сделать следующее:

Для всех, кто работает с алкоголем и пивом (до 01.01.2016 года): необходимо вести журнал продаж алкогольной продукции и подтверждать через ЕГАИС накладные. А чтобы подтверждать накладные через ЕГАИС, к ней нужно подключиться. Для этого необходимо:

1. Наличие в магазине надежного Интернета

2. Компьютер с ОС Windows 7 и выше

3. JaCarta PKI/ГОСТ SE + ЭЦП + RSA ключ

4. УТМ – универсальный транспортный модуль

Универсальный транспортный модуль (УТМ) – программное средство, разработанное для передачи информации об обороте и розничной продажи продукции с содержанием этилового спирта от организаций оптовой и розничной торговли в базу данных единой государственной автоматизированной информационной системы (ЕГАИС) Федеральной службы Росалкогольрегулирования (ФС РАР).

5. Любая доработанная, для передачи информации в ЕГАИС посредством УТМ, товароучетная программа, позволяющая вести журнал продаж алкогольной продукции.

Для работы с УТМ требуется наличие действующего ключа квалифицированной электронной подписи. КЭП используется в УТМ для подписания в соответствие с Федеральным законом № 63-ФЗ электронных документов перед их фиксацией в ЕГАИС.

Чтобы продавать алкогольную продукцию, как правило, необходимо следующее оборудование и программы:

● 2D сканер штрих кодов, читающий штрих код PDF417.

● Кассовая программа. Любое решение, которое может работать с УТМ и товароучетной программой.

● ККТ, поставленная на учет в ФНС, которая может печатать QR-код на чеке.

Естественно, существуют определенные системные требования компьютера для установки ЕГАИС:

– Процессор х86 с тактовой частотой от 2 Гц.

– Оперативная память – от 2 Гигабайт.

– Сетевая карта с разъемом стандарта RJ45.

– Jаvа 8 и выше.

– ОС – MS Windows 7 и выше.

Под правила попадают все спиртсодержащие напитки, в частности вина, пиво и медовуха. Реализация таких напитков без системы ЕГАИС будет считаться противозаконной, что повлечет за собой штрафные санкции на владельцев торговых точек.

Введение ЕГАИС повлекло за собой ряд изменений в привычной работе персонала розничного магазина, в первую очередь, – кассира. Продажа маркированной алкогольной продукции в магазине теперь осуществляется следующим образом:

1. Покупатель приносит на кассу продукцию, среди которой есть маркированная алкогольная продукция.

2. Кассир считывает линейный штриховой код EAN-13 каждого покупаемого товара.

3. Если этот код относится к алкогольной продукции, то кассовое ПО потребует у кассира отсканировать двумерный штриховой код PDF-417 c ФСМ/ АМ, нанесенной на алкогольную продукцию. С помощью 2D сканера кассир считывает этот код.

4. При успешном считывании двумерного штрихового кода с ФСМ/АМ товар (алкогольная продукция) добавляется в чек, иначе продажа данного товара отменяется.

5. Когда весь товар внесен в чек, кассир нажимает кнопку “Итог”.

6. Кассовое ПО генерирует xml-файл, содержащий информацию о продаваемой алкогольной продукции, и отправляет его в ПО ЕГАИС (УТМ).

7. УТМ формирует квитанцию и возвращает ее в кассу.

8. Происходит закрытие чека с печатью на нем QR-кода АП.

9. Покупатель, считав QR-код с чека, может проверить легальность АП.

Таким образом, подтверждается реализация каждой единицы алкоголя!

В случае перебоев с сетью Интернет магазину предоставляется трое суток для восстановления работоспособности ЕГАИС.

После подключения к ЕГАИС чеки становятся несколько длиннее, так как на них будет печататься QR-код. Данный код может сканироваться покупателем, чтобы получить информацию об алкогольном товаре на веб-сайте ЕГАИС.

Основные положения при работе в системе ЕГАИС. Изначально необходимо получить квалифицированный электронный сертификат подписи. Представителю каждый торговой точки нужно пройти процедуру регистрации на сайте Росалкогольрегулирования и получить перечень дальнейших инструкций.

После этого на кассы нужно инсталлировать ПО «Транспортный Терминал», внедрение модуля для кассовой программы, а также плагин, позволяющий работать с криптографическими ключами. Далее подключается двухмерный сканер и настраивается сама система (задача для IT-специалистов).

Перечень документов для получения квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи и других услуг зависит от того, является ли абонент:

– юридическим лицом;

– филиалом юридического лица;

– иностранным представительством;

– индивидуальным предпринимателем;

– физическим лицом.

Что собой представляет универсальный транспортный модуль (УТМ). Это – программное средство, разработанное для передачи информации.

УТМ устанавливается на персональный компьютер, расположенный по адресу осуществления деятельности организации, осуществляющей оборот и розничную продажу продукции с содержанием этилового спирта. УТМ устанавливается отдельно для каждого отдельного структурного подразделения оптовой торговли или точки розничной продажи.

Для работы с УТМ требуется наличие действующего ключа квалифицированной электронной подписи. КЭП используется в УТМ для подписания в соответствие с Федеральным законом № 63-ФЗ электронных документов перед их фиксацией в ЕГАИС. Механизм получения описан в видео-инструкции на сайте Росалкогольрегулирования. Запись КЭП для его использования в УТМ осуществляется на ключевой носитель JaCarta или его аналог.

Крипто-ключ JaCarta. На этот ключ записывают сертификат организации, который в дальнейшем используют для подтверждения действий и авторизации в личном кабинете РАР. Для подключения требуется войти в личный кабинет и скопировать программные средства из него.

Для подключения к ЕГАИС необходимо:

– получить в удостоверяющем центре Крипто-ключ JaCarta;

– установить персональный компьютер с выходом в Интернет;

– зарегистрироваться в личном кабинете на официальном сайте ФС РАР по работе ЕГАИС;

– установить полученный из личного кабинета дистрибутив Универсального транспортного модуля;

– обеспечить взаимодействие товароучетной программы с УТМ (может потребоваться доработка Вашей учетной системы);

– установить 2D-сканер для чтения штрихового кода PDF-417 при розничной продаже маркируемой алкогольной продукции;

– установить фискальный принтер (или любое другое устройство) обеспечивающее выдачу чека с QR-кодом для покупателя.

Порядок розничной торговли спиртсодержащей продукции с системой ЕГАИС: На этапе приемки партии магазины проверяют продукцию на наличие федеральных либо акцизных марок (каждую бутылку). На марке должен располагаться читаемых двухмерный штрих-код РDF417, содержащий в себе полную информацию о продукте. При реализации, кассир посредством сканера считывает штрих-код.

Данные считываются кассой торговой точки и отправляются на проверку в «Транспортный Терминал» ЕГАИС – приложение предназначено для обмена данными между кассовой программой магазина и сервером ФСРАР. Далее информация записывается в базу данных ФСРАР.

Когда код успешно пройдет проверку, «Транспортный Терминал» создает квитанцию со штрих-кодом алкогольной продукции и цифровой подписью торговой точки и затем передает их кассовой программе. После этого кассир закрывает чек, а покупатель забирает купленный напиток вместе с чеком и квитанцией.

Покупатель при желании имеет возможность отсканировать полученную от кассира квитанцию, чтобы убедиться в подлинности продукта. Если сканирование кода PDF417 не прошло проверку, либо по каким-то причинам не состоялось, продажа не состоится.

Что получаем в итоге? Все участники алкогольного рынка при отгрузке каждой партии алкогольной продукции и пива фиксируют факт ее отгрузки, направляя товарно-транспортную накладную в систему ЕГАИС, а получатели подтверждают приход этой партии, фиксируя ее закупку в системе. Каждый факт оборота алкоголя будет отображаться в системе ЕГАИС! Все розничные магазины в автоматическом режиме передают данные о продаже каждой единицы маркированной алкогольной продукции в ЕГАИС.

Особенности работы ЕГАИС при продаже пива. С 31 марта 2017 года торговцы алкоголем обязаны пробивать все товары на кассе. Изменения затрагивают торговцев слабоалкогольными напитками, в том числе, и предпринимателей на УСН и ЕНВД. Это регламентирует Федеральный закон № 261-ФЗ от 03.07.2016, ст.1, п.10.

То есть, если Вы торгуете пивом или другими слабоалкогольными (безакцизными) напитками, то нужно уже с 31.03.2017 г. ежедневно на основании журнала учета продажи алкогольной продукции производить ее списание актом через ЕГАИС. Это касается не только продавцов пива, но и предприятия общественного питания. От Вас требуется зафиксировать в ЕГАИС поступление товара от поставщика и вести алкогольный журнал.

Кассы для работы с ЕГАИС, прежде всего, должны уметь учитывать продажи и прием алкоголя по требованиям ЕГАИС и вести журнал учета алкогольной продукции.

Если Вы торгуете пивом или другими слабоалкогольными (безакцизными) напитками, то отправлять данные о розничных продажах в ЕГАИС не нужно. От Вас требуется зафиксировать в ЕГАИС поступление товара от поставщика и вести алкогольный журнал.

Розничные продажи Вы отражаете в алкогольном журнале. Есть несколько способов. Можете просто сохранять данные актов списания, которые отправляете в ЕГАИС. Другие варианты: заполнять журнал и вести его в Excel. В этих случаях данные никуда не нужно отправлять. Росалкогольрегулирование проверит их, когда придет с инспекцией.

Еще несколько важных моментов. Если Вы являетесь предприятием общепита или продаете безакцизный алкоголь в розлив, то делайте запись в журнале по факту вскрытия тары – когда откупорили бутылку или распечатали новую кегу. Внести данные необходимо не позднее, чем на следующий день. О том, как правильно вести алкогольный журнал, рассмотрим далее.

Магазины должны вести журнал учета продаж алкоголя, спиртосодержащей продукции и пива (приказ № 164 от 19.06.2015). Федеральная налоговая служба штрафует за отсутствие журнала – должностные лица платят до 15 тыс. руб., а юридические – до 150 тыс. рублей.

Кто обязан вести журнал:

– розничные продавцы алкогольной и спиртосодержащей продукции;

– магазины разливного пива и пивных напитков (сидра, пуаре, медовухи);

– предприятия общепита.

Вести алкогольный журнал нужно даже после подключения к ЕГАИС. Если у Вас сеть магазинов, то у каждого филиала должен быть свой журнал.

Когда необходимо делать запись в журнал? Не позднее следующего дня после продажи алкоголя. Если в магазине продаются разливные алкогольные напитки, то в журнале надо отражать факт вскрытия транспортной тары.

Какая должна быть форма журнала? Журнал – это таблица с набором полей. Вы можете заполнять ее в тетради или блокноте.

Также журнал можно вести в таблице Excel. Если к Вам придут с проверкой – Вы распечатаете журнал и покажете. Главное, заполнять нужные поля и соблюдать форму.

Вести журнал можно с помощью ЕГАИС, если магазин подключен к системе и отправляет данные о продажах алкоголя в ФСРАР. Владелец магазина сможет распечатать журнал в личном кабинете на сайте ФСРАР.

Обязательная информация, которая должна быть в журнале:

а) Данные фирмы (предпринимателя) и магазина:

– наименование организации;

– ФИО индивидуального предпринимателя;

– ИНН (личный);

– КПП;

– ИНН индивидуального предпринимателя;

– адрес магазина.

б) Информация о проданных товарах:

– порядковый номер;

– дата розничной продажи;

– штриховой код (марка PDF-417);

– наименование продукции;

– емкость, л;

– количество, шт.

Рассмотрим разницу между бумажным вариантом и электронным. В бумажном журнале заполнять графу «Штриховой код» не нужно. При ведении журнала средствами ЕГАИС все поля заполняются автоматически.

Каждый день в журнал надо записывать итоги продаж:

– итого по каждому коду виду алкогольной продукции;

– итого по наименованию каждого вида алкогольной продукции;

– итого по количеству (шт).

Наш совет: если ведете журнал в электронном виде, каждый день распечатывайте страницы с продажами за смену и складывайте в отдельную папку. В таком случае любая проверка не застанет Вас врасплох.

Несколько слов об алкогольной декларации. Ни для кого не секрет, что составление алкогольной декларации делалось лишь на основании данных поставщика, все остальные данные притягивались как кому угодно. Ввод системы ЕГАИС ФСРАР предусматривает ее автоматическое составление в личном кабинете ЕГАИС, на основании поступающих туда данных. Пока это введение откладывалось уже трижды, последний раз до 1-го квартала 2018г., но думать об этом надо уже сейчас. Для этого в первую очередь надо свести реальное количество алкогольной продукции с данными учета в ЕГАИС. И постоянно отслеживать, чтобы ни возникали расхождения, убирая их с помощью актов списания или постановки на баланс. А начинать нужно с проведения полного переучета алкогольной продукции по акцизным маркам, только такой переучет позволит вам получить реальную картину состояния учета алкогольной продукции.

Достаточно много нюансов и ошибок, проявляется при работе с системой ЕГАИС. Основная недостаток, наиболее часто встречающийся при работе в системе ЕГАИС, – это отвратительное качество RSA ключей Ja Carta. Около 65% отказов в работе системы связаны с ними. В последнее время на рынке появились ключи RUTOKEN, качество которых на порядок выше, во всяком случае, специалисты на практике пока не сталкивались с их отказами в работе.

Далее по популярности следует повторное пробитие чека с уже проданной акцизкой. Здесь причин много: от просто невнимательности кассира до неумения работать или «подставы» со стороны поставщика. Приведем пример, когда клиенту поставщик поставил ящик водки с одинаковой акцизкой на всех бутылках и когда клиент, обнаружив это, сообщил ему об этом, ответ был ошеломляющим: «Нет проблем, завтра поменяю».

Ну и на «закуску» – это непрохождение документов через систему ЕГАИС. В основном это связано с тем, что четко не были прописаны правила составления документации. В самом начале внедрения системы многие поля в документах были указаны как не обязательные для заполнения, что на самом деле вело к неправильной их идентификации, но здесь совместными усилиями наводится порядок.

И как штрих к выше сказанному, зачастую ошибки RSA ключа возникают из-за нестабильного питания разьемов USB. Вследствие высыхания электролитов в блоке питания, а это от элементарной жадности – желания сэкономить на оборудовании: вроде есть «комп» рабочий, зачем покупать новый. А потом: простой магазина из-за отсутствия связи с УТМ, длительные поиски причины и убытки от приостановки торговой деятельности. Слушайте советы инженеров по внедрению, они советуют покупать новое оборудование не от того что хотят на вас заработать, а от не желания потом искать «блох» в работе системы.