Текст книги "Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера"

8.2. Что такое инструкции на рабочие места и как их написать

Еще одним очень важным, но при этом очень редко используемым в работе бухгалтеров документом является инструкция на рабочее место. Сразу хочу определиться в терминах – речь сейчас пойдет уже не о должностных, а именно о рабочих инструкциях.

Таблица 8.1. Дублеры (замещение сотрудников)

Должностные инструкции составляются для того, чтобы распределить и четко зафиксировать обязанности, права и ответственность бухгалтеров и сотрудников смежных подразделений. А для объяснения того, как именно сотруднику следует выполнять текущие операции, они не предназначены. Поэтому помимо должностных инструкций бухгалтеры должны иметь еще и рабочие инструкции.

Инструкция на рабочее место – это то, что, например, пишет Марина, которая будет заменять Свету, пока она в отпуске. Наверняка вы не раз наблюдали следующую картину. Незадолго до отпуска Света зовет Марину, чтобы объяснить, что ей нужно будет делать. Марина подходит, радуясь, что сейчас можно будет «просто послушать», то есть отдохнуть. Однако, очень быстро понимая, что не получится все запомнить, она говорит Свете: «Подожди, подожди, сейчас запишу». После чего начинает судорожно искать на столе листок бумаги и ручку. Находит один листочек, который тоже быстро заканчивается, берет второй и продолжает записывать то, что ей говорит Света. Да и на мониторе у Светы свободного места нет – все в стикерах с мини-инструкциями, и под оргстеклом тоже какие-то записи для ежедневного пользования.

Наши бухгалтеры в своей текущей работе не пользуются должностными инструкциями, они пишут себе инструкции рабочие. И единственное, что нужно сделать в рамках проекта по наведению порядка в бухгалтерии, – систематизировать этот процесс. Чтобы сотрудники делали это не по принципу «кто во что горазд», а правильно.

При этом именно сам бухгалтер должен написать для себя инструкцию, так как лучше всех знает особенности своей работы. А контролировать корректность ее написания должен руководитель, так как в дальнейшем он будет контролировать правильность выполнения задач.

Очень важно, чтобы инструкции были написаны простым, понятным языком. Настоящий профессионал не усложняет, а, наоборот, все упрощает. Не надо тратить огромное количество времени на придумывание затейливого вступления или витиеватых фраз. Рабочая инструкция – это своего рода катехизис, свод ответов на вопросы в формате «что делать, если…» по каждому бухгалтерскому участку.

Отсюда рождается простая схема накопления и хранения инструкций. Представьте себе лист формата А4, на котором содержатся и вопрос, и ответ. Это уже инструкция. Два листочка – две мини-инструкции и т. д. Затем заводится папка, в которую эти листы подшиваются, на папке делается надпись «Инструкция на рабочее место бухгалтера по учету ТМЦ» – и инструкция по принципу бератора готова. Если какой-то ответ потерял свою актуальность, то устаревший лист из папки изымается, а на его место вставляется другой, с обновленным содержанием.

Меньше формализма – больше практического смысла и удобства использования.

К слову, одной из наиболее распространенных и при этом ключевых ошибок при написании инструкций является попытка сесть и описать всю свою работу сразу. Причем не только то, что есть сейчас, а еще и то, что было и может когда-нибудь повториться, а также то, чего никогда не было, но чисто теоретически вполне может произойти.

Результат такой работы, как правило, печален. Из-за постоянной текучки написание инструкций превращается в бесконечную и очень неприятную обязанность с неясными перспективами. Как и в случае с учетом рабочего времени сотрудники начинают жаловаться, ссылаться на занятость, трудное детство и нехватку витаминов.

Поэтому не надо вспоминать, что случилось за последние 120 лет существования компании, и тем более задумываться над тем, что может случиться. Иногда можно увидеть такие фантазии… Кстати, в одной высокоразвитой стране в инструкциях для полицейских и прочих оперативных служб существует раздел, посвященный высадке на Землю представителей инопланетных цивилизаций: «Если прилетят инопланетяне, то делать нужно то-то и то-то», по пунктам. Но это не наш путь. Бухгалтерия – не оперативная служба, да и невозможно предусмотреть все, что может произойти. Вот когда прилетят инопланетяне, тогда и напишем, что делать в таком случае и как это отразится на сроках сдачи налоговой отчетности. «Если в оплату продукции придет вексель третьих лиц…» Может, он никогда и не придет, а мы на это описание потратим свое время. Но если это все же произойдет, то бухгалтер придет к главному бухгалтеру и спросит, как быть, а затем добавит этот пункт в инструкцию.

Я даже могу предложить норматив на раздумья. Сели писать инструкцию – делайте это без остановки, пока мысли приходят в голову. Если задумались дольше чем на 15 минут – значит, пора заканчивать. Для первоначального варианта вы написали вполне достаточно. В процессе работы и по мере необходимости инструкция будет дополняться.

Ниже приведен пример первоначального варианта инструкции.

1. Бухгалтер принимает от кладовщиков отдела материально-технического снабжения (ОМТС) все приходные складские ордера (ПСО) до 5-го числа (включительно) месяца, следующего за отчетным.

Как видите, первоначальный вариант может состоять всего лишь из одной фразы. И это уже инструкция. И кладовщикам, и бухгалтеру ясно, что делать.

И так они живут месяц, другой, третий, пока не случается «страшное». Пятое число попадает на субботу. Что делать? Самодеятельный бухгалтер сам примет решение – или ограничит крайний срок пятницей, или перенесет его на понедельник. И тем самым превысит свои полномочия. Бухгалтер инициативный посоветуется с руководителем. Он может понимать, что правильнее – до пятницы, а не до понедельника, но принимать решение – не в его компетенции. Сотрудник должен прийти к главному бухгалтеру не только с вопросом, но и с вариантами ответа. А высший пилотаж – это когда из нескольких вариантов правильный, по мнению бухгалтера, ответ обведен кружком.

Когда сотрудники приходят с вариантами ответа, это означает, что они предварительно все обдумали, возможно, даже почитали соответствующую литературу. Это отличная возможность повысить свой профессиональный уровень, ведь мы хотим, чтобы они были настоящими бухгалтерами, а не операторами по вводу данных.

В этом случае бухгалтер приносит варианты ответа – понедельник и пятница. Пятница обведена кружком. «Почему пятница?» – спрашивает главный бухгалтер. «Ну как почему? – говорит сотрудник. – Я-то и до понедельника подожду, а Наташе уже будет тяжело на следующем участке свои сроки выдержать, ведь до 20-го числа надо уже весь отчет сдать». – «Молодец, Маша! Все правильно понимаешь. Я твой ответ утверждаю».

Важно отметить, что вопрос обязательно должен оформляться письменно. С одной стороны, его можно сразу подшить в папку-бератор, а с другой – когда вопрос фиксируется на бумаге, его формулировка становится более четкой. Задавая устный вопрос, человек сам иногда до конца не понимает, о чем именно спрашивает. А вот руководитель должен дать именно устный ответ. Сотрудник его записывает, а главбух проверяет, правильно ли тот все понял. Если все верно, руководитель утверждает эти дополнения для инструкции на рабочее место.

Итак, мы дополняем инструкцию, делая вторую редакцию.

1. Бухгалтер принимает от кладовщиков отдела материально-технического снабжения (ОМТС) все приходные складские ордера (ПСО) до 5-го числа (включительно) месяца, следующего за отчетным.

2. Если число, указанное в п. 1, попадает на выходной или праздничный день, то все ПСО сдаются не позднее последнего предвыходного или предпраздничного дня.

При этом обобщаем ее на аналогичные случаи, так как 5-е число может выпасть не только на выходной, но и на праздничный день.

Очень важно во второй редакции то, что в пункте 2 дается ссылка на пункт 1, вместо того чтобы повторно писать «5-е число». Использовать гиперссылки очень удобно, так как это позволяет минимизировать затраты времени и сил на корректировку инструкций. Пятое число может быть заменено, например, четвертым. И гиперссылки позволяют не искать по всему тексту места, где оно используется, а найти самое первое упоминание этого числа и исправить его. Все остальные ссылки на него исправлять не понадобится.

И снова бухгалтер и кладовщики живут душа в душу, пока не происходит «самое страшное». Один из кладовщиков принес в срок не все документы, часть их он передал бухгалтеру позднее 5-го числа. Что делать? Принимать или давать от ворот поворот? Опять-таки не нужно самодеятельности, необходимо снова согласовать этот вопрос с главным бухгалтером.

После согласования появляется третья редакция инструкции, в которой дается еще два рабочих дня, чтобы принимать опаздывающие документы.

1. Бухгалтер принимает от кладовщиков отдела материально-технического снабжения (ОМТС) все приходные складские ордера (ПСО) до 5-го числа (включительно) месяца, следующего за отчетным.

2. Если число, указанное в п. 1, попадает на выходной или праздничный день, то все ПСО сдаются не позднее последнего предвыходного или предпраздничного дня.

3. Если ПСО принесены позже сроков, указанных в пп. 1 и 2 настоящей инструкции, то такие документы принимаются от кладовщиков только вместе с объяснительной запиской на имя главного бухгалтера:

– до числа, указанного в пп. 1 и 2, плюс 2 рабочих дня включительно, принимаются бухгалтером к учету в отчетном месяце;

– после числа, указанного в пп. 1 и 2, плюс 2 рабочих дня включительно, принимаются к учету в следующем за отчетным месяце.

Но здесь есть нюанс. Документы, передаваемые 6-го и 7-го, обязательно должны сопровождаться объяснительной запиской кладовщика о том, по какой причине произошла задержка.

Почему мы даем два дополнительных дня? Потому что как люди ответственные хотим максимально зачесть затраты текущего месяца и снизить налоги. Но без объяснительной не обойтись. Если кладовщикам дать волю, они 90 % документов будут приносить в самый последний момент, а это означает ежемесячные авралы, при которых придется работать с документами на этом участке и по ночам.

Оформление объяснительных записок позволит дисциплинировать кладовщиков (надо ведь указать уважительную причину, а если ее нет – кладовщик постарается успеть все вовремя, чтобы не оказаться виноватым), а также поможет разобраться в причинах возникновения подобных ситуаций. Возможно, какие-то действительно объективные обстоятельства мешают им выполнять свою работу в срок. Можно будет устранять эти причины, постепенно выстраивая весь бизнес-процесс.

Таким образом, сколько вопросов возникнет, столько и указывается в инструкции. Причем понятным языком, так как вторая по распространенности и по значимости ошибка при написании инструкций – попытка придумать мудреные фразы. Как будто люди опасаются, что если они напишут инструкции простыми словами, то это будет выглядеть несолидно, непрофессионально. Повторюсь, не надо усложнять. Чем проще стиль изложения, тем легче использовать эти рабочие инструкции.

Другой пример – инструкция бухгалтеру по расчету заработной платы.

1. Не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным, получить от всех подразделений и отделов компании табели учета рабочего времени (перечень подразделений и отделов смотреть в документе «Организационно-функциональная структура (ОФС)»).

2. Если число, указанное в п. 1, выпадает на выходной или праздничный день, получить табели не позднее дня, следующего за выходным или праздничным днем.

3. Если в сроки, указанные в пп. 1–2, табели не представлены какими-то отделами, то до 12 часов дня, следующего за днем истечения срока, передать главному бухгалтеру служебную записку с перечнем отделов, не представивших табели.

4. Приступать к расчету заработной платы только при наличии всех табелей учета рабочего времени,

5. Начислить заработную плату в течение 24 часов с момента получения последнего табеля.

Здесь все то же самое, только кроме ссылок на дату есть еще ссылка на документ «Организационно-функциональная структура» (ОФС), за который несет ответственность другое подразделение – отдел кадров.

Организационно-функциональная структура в компании, как правило, часто меняется, и если мы будем перечислять в инструкции бухгалтера все названия подразделений, нам придется постоянно ее обновлять. Это неэффективно и неправильно – работа по своевременному внесению изменений в ОФС входит в обязанности отдела кадров. Но при этом бухгалтер при начислении зарплаты не должен ни о ком забывать. Поэтому файл «Организационно-функциональная структура» размещается в доступном для бухгалтера месте, а в инструкции на него делается гиперссылка.

Отдел кадров вносит свои изменения, а бухгалтер, рассчитывая зарплату, открывает этот документ и видит актуальный список подразделений. И если в компании появился отдел стратегического развития, а бухгалтер не начислил его сотрудникам зарплату, значит, отдел кадров вовремя не внес в ОФС необходимые изменения.

Идеальное место для хранения файлов, имеющих свойство постоянно обновляться и при этом используемых разными сотрудниками, – файл-сервер. Это компьютер в сети, к которому есть доступ у всех пользователей. При необходимости можно настроить доступ определенных сотрудников только к строго определенным папкам. В то время как хранение важных файлов на локальных компьютерах и отсутствие файл-сервера заметно осложняет эффективную совместную работу.

Часто сотрудники ленятся задавать вопрос письменно и говорят руководителю: «Да ладно, что тебе, трудно ответить, что ли? Минутный вопрос, а ты меня заставляешь инструкцию писать!» Это в корне неправильно. Существенность вопроса определяется не скоростью его озвучивания, а другими параметрами.

Если из-за отсутствия в инструкции какого-либо разъяснения снижается эффективность работы или качество изготавливаемого продукта, то это существенно и должно быть обязательно описано. Например, если сшивать счета-фактуры по горизонтали сверху, то часто вне зоны видимости оказывается важная часть шапки и с этой пачкой документов становится очень неудобно работать. Поэтому мы пишем в инструкции, что счета-фактуры сшиваются в пачки только по вертикали. Если это несущественно – пишем просто: «нужно сшивать». А как именно сшивать – оставляем на усмотрение бухгалтера.

Что же касается главного аргумента сотрудников – времени, то на устные разговоры его тратится гораздо больше, чем кажется на первый взгляд. Три минуты руководитель потратил на ответ одному сотруднику, а назавтра пришел другой и задал тот же самый вопрос. Десять сотрудников – уже 30 минут. А два подобных «маленьких» вопроса – уже час. И самое главное, что один и тот же сотрудник, как правило, через некоторое время забывает суть ответа и снова задает тот же самый вопрос. Время утекает как песок сквозь пальцы. Разговоров много, а результата практически нет.

В данном случае главный бухгалтер должен быть непреклонен: «хотите получать от меня ответы на свои вопросы – пишите инструкции».

Если инструкции просты, удобны в использовании и на самом деле будут помогать в работе, а вы как руководитель проявите последовательность и не станете баловать сотрудников ответами на их устные вопросы, то проблем с поддержанием рабочих инструкций в актуальном состоянии возникать не будет.

Обновлять рабочие инструкции необходимо каждый раз, когда существенно изменяются условия работы бухгалтеров. Такие изменения могут быть вызваны, например, утверждением нового регламента взаимодействия между отделами или сотрудниками, внедрением нового программного продукта или переходом на его новую версию.

В заключение нужно сказать еще вот о чем. В идеальной бухгалтерии легко можно выделить идеальные рабочие места. Например, рабочее место бухгалтера по заработной плате, бухгалтера по кассе, бухгалтера по банку, бухгалтера по расчетам с поставщиками и т. д. В реальной жизни функции бухгалтеров часто переплетаются между собой самым затейливым образом – что ни компания, то непременно найдутся какие-нибудь особенности. И все зависит от того, каких людей и с каким опытом работы мы смогли найти. Исходя из этого, как правило, и распределяются функции. Не было хорошего зарплатчика – функции по этому участку распределили между двумя другими бухгалтерами. Через некоторое время нашли подходящего специалиста – и все функции, связанные с начислением зарплаты, передали ему.

Несоответствия между идеальной и реальной бухгалтерией будут постоянно. Что в таком случае делать с инструкциями? Как их писать – ориентируясь на человека или на рабочее место? Здесь кроется третья основная ошибка при создании инструкций – руководитель просит сотрудника написать инструкцию, где он должен перечислить все, чем занимается. Если человек 40 % рабочего времени занимается основными средствами, а 60 % – расчетами с поставщиками, то не нужно все включать в один документ.

Инструкция создается на рабочее место, то есть у такого бухгалтера их должно быть две. Люди приходят и уходят, а рабочие инструкции должны оставаться. Компания может вырасти, и вместо одного бухгалтера нужно будет уже два человека: один полностью на основные средства, второй – на расчеты с поставщиками. Не переписывать же из-за этого инструкцию. Проблем с временной подменой бухгалтера на время отпуска или болезни также будет меньше. Достаточно распределить его функции между оставшимися бухгалтерами, снабдив каждого из них соответствующими инструкциями.