Текст книги "Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера"

10.1. Какой сотрудник нам нужен – основные знания и практические навыки бухгалтеров

Испытательный срок любого сотрудника должен начинаться с проверки этого знания, так как невозможно эффективно работать с человеком, на которого нельзя положиться. Каждый сотрудник должен четко знать границы своей компетенции и отличать инициативу от самодеятельности.

Нельзя построить эффективную работу в бухгалтерии, если главный бухгалтер не может со спокойным сердцем уехать, например, на двухдневный семинар. И не может при этом быть уверенным, что если что-то случится, если что-то пойдет не так, то ей обязательно позвонят. Помните, я рассказывал, как Наташа не отправила платежку, так как не нашла ключей доступа в «Банк-Клиент»? А Маша не позвонила Ивану Ивановичу, так как номер телефона, который ей оставили, оказался ошибочным. И при этом обе сидят и молчат, пока главный бухгалтер не спросит: «Заплатила? Позвонила?» Ну разве это нормально?

Вместо того чтобы двигаться вперед, главный бухгалтер постоянно оглядывается назад – все ли сделано, никто ничего не забыл? Руководитель вынужден держать в памяти, какие кому давал поручения, хотя помнить об этом должны сотрудники. А они говорят: «Вы нас не предупредили, вы нам не объяснили».

У каждого из них должно быть закреплено в сознании: поручение дается один раз и выполняется без напоминаний. Если что-то непонятно – уточнять нужно сразу. Если что-то потом начинает мешать выполнению поручений в срок, следует незамедлительно сообщить об этом руководителю и проконсультироваться, что делать. Бездействие, когда оно обнаружится, должно караться самым суровым образом.

Только так можно развиваться. Иначе бухгалтерия превратится в болото, которое будет затягивать главного бухгалтера все больше и больше.

Помимо бездействия есть еще одна разновидность самодеятельности – чрезмерная активность, желание сделать «как лучше».

Я часто езжу в командировки, и поэтому постоянно приходится оставлять своих сотрудников наедине с самими собой. Мне просто необходима уверенность, что в мое отсутствие все идет как надо, в соответствии с моими распоряжениями.

Перед отъездом в очередную командировку я говорю одному из своих сотрудников: «До шести вечера подготовь такую-то информацию и пришли мне, пожалуйста, в файле по электронной почте». Что здесь сложного? Сотрудник знает, как подготовить эту информацию. Электронная почта работает, а до конца работы еще целый день. Таким образом, нужно очень постараться, чтобы не выполнить это поручение. Но в 18:00 письма нет.

Звоню, спрашиваю: «Евгений Михайлович, в чем дело? Где письмо?» А он, вместо того чтобы почувствовать себя виноватым, с гордостью в голосе сообщает: «Павел, представляешь, сломался принтер! Я его целый день чинил и починил-таки! Да, к сожалению, не успел тебе письмо отправить, извини. Но зато принтер починил! А то никто не мог ничего распечатать и работа в офисе была парализована!» Представляете мою реакцию? «Какой принтер? Я тебя что просил сделать?» – «Ну, письмо отправить, но принтер-то важнее!» – «Кто тебе это сказал?!»

Это и есть образец явного превышения границ своей компетенции. Налицо не инициатива, а элементарная самодеятельность.

И здесь есть очень тонкая грань. Я не призываю сотрудников к механическому, бездумному следованию распоряжениям. Может случиться пожар, землетрясение, все что угодно. И вот уже занавески загораются, потолок рушится, а сотрудник сидит и вместо того чтобы эвакуироваться, продолжает маниакально отправлять мне письмо, так как именно это ему было поручено.

Должна быть здоровая инициатива. В случае с принтером человек должен подумать: «Возможно, принтер важнее» и засомневаться. Но не заниматься самодеятельностью и не кидаться сразу его чинить, так как это помешает ему выполнить оставленное поручение, а позвонить и спросить: «Павел, тут у нас принтер сломался, никто не может ничего распечатывать. Что делать: все-таки письмом заняться или сначала принтер починить?» Чувствуете разницу?

Может быть, окажется, что починка принтера важнее. Но принимать такое решение – компетенция руководителя, а не сотрудника. И это не связано с поговоркой «я начальник – ты дурак». Просто руководитель, с одной стороны, владеет бóльшим объемом информации для принятия решения, а с другой – несет ответственность не за отдельный участок, как сотрудник, а за результаты деятельности всего подразделения.

Какие убытки понесет компания, если сломается принтер? Даже если допустить, что никто из сотрудников из-за этого не сможет целый день работать (что очень сомнительно), то эти убытки будут равняться их дневной зарплате.

Допустим, дневная зарплата всех сотрудников офиса – 20 000 рублей. В то же время отсутствие письма поставило под угрозу заключение контракта на сумму более 1 миллиона рублей. Что важнее? Но я не должен перед отъездом продумывать все ситуации, которые могут произойти в офисе, так как это невозможно – может случиться все что угодно. Поэтому я не могу сказать заранее, что будет важнее письма, а что – нет. Есть сотовый телефон, и руководитель всегда на связи. Случилось что-то – позвони, посоветуйся.

Другой похожий пример. На одном из семинаров главный бухгалтер рассказала, что у нее расчетами с поставщиками занимается замечательная сотрудница. Но случайно выяснилось, что она из месяца в месяц принимала к зачету неправильно оформленные счета-фактуры. И полбеды, если бы она не знала, что этого делать нельзя. Нет, ей все было известно, но «из лучших побуждений» она таким образом снижала НДС.

Это настоящий криминал. Бухгалтер должна была посоветоваться с руководителем, но вместо этого просто превысила границы своей компетенции. Как человек она, может быть, замечательная, но как сотрудник – хуже не придумаешь.

С развитием автоматизации бухгалтерской работы все острее становится проблема профессиональной пригодности начинающих бухгалтеров. Программы обучения все чаще ориентированы на то, как «нажимать на кнопки». А какой экономический смысл стоит за той или иной проводкой, мало кто понимает.

Главный бухгалтер должен объяснять молодым специалистам: если они не хотят всю жизнь проработать как операторы, а хотят профессионально вырасти, то у них просто нет другого выхода, кроме как читать положения по бухгалтерскому учету, Налоговый кодекс и задавать вопросы. Они должны четко представлять себе экономику не только своего, но и соседних участков, а впоследствии – и всей компании в целом.

Для главного бухгалтера польза от такого обучения очевидна: оно позволит минимизировать количество бестолковых ошибок, связанных с профессиональной неграмотностью и недальновидностью младших бухгалтеров.

Несмотря на то что со всех сторон слышно: «сейчас без компьютера – никуда», сотрудники по-прежнему очень плохо знают возможности как стандартного пакета офисных программ (Excel, Word, «Проводник»), так и специализированного программного обеспечения (1С, «Банк-Клиент»).

Приведу в качестве примеров несколько личных наблюдений.

Сидит бухгалтер, перед ним огромный монитор, в его левом верхнем углу две кнопки: «Провести документ» и «Удалить документ». Они очень маленькие и расположены рядом. Человек вводит накладную, затем жмет на кнопку «Провести документ» и промахивается, вернее, попадает неизвестно куда. То есть непонятно, то ли он ее провел, то ли удалил. Накладная из 100 наименований просто пропадает с экрана, и появляется шаблон для ввода следующего документа. Чтобы понять, что произошло с предыдущей накладной, нужно зайти в реестр и проверить. Если выясняется, что накладная случайно удалилась, бухгалтер что-то еле слышно говорит сквозь зубы и начинает вбивать 100 наименований по второму разу.

И все оттого, что человек просто не знает: настройки информационной системы – не откровение свыше. Можно написать техническое задание программистам, чтобы они кнопки увеличили или вообще разместили их в разных частях экрана. А еще лучше, чтобы при нажатии на кнопку «Удалить» возникало окно с запросом подтверждения операции: «Удалить документ?» И два варианта ответа: да и нет. А совсем хорошо, когда при ответе «да» всплывает другое окно: «Вы на самом деле уверены, что хотите удалить этот документ?»

Это не праздная вещь, это двойная степень защиты. Мы заинтересованы в том, чтобы брать на работу оптимистов, а они иногда автоматически нажимают кнопку «да». Поэтому нужно переспросить такого пользователя: «Ты уверен?» – «А, нет-нет-нет, конечно, нет!»

Или, например, при проведении каждого документа всплывает сообщение с рисунком в виде красного круга с двумя перекрещенными линиями внутри и текстом: «Операция проведена успешно». При этом сообщение сопровождается неприятным звуком «пи-и-ип!».

А теперь представьте человека, который вводит в день по 50–100 таких документов. Документы проводятся успешно, но перечеркнутый красный круг и резкий звук приводят к тому, что бухгалтер под конец дня начинает нервно дергаться. А ведь достаточно попросить программиста изменить картинку и сигнал. Почему он не сделал этого сразу? Да просто потому, что ему все равно. На сообщении должна быть картинка – он взял и вставил первую попавшуюся из библиотеки картинок. Должен быть звуковой сигнал – взял первый попавшийся из библиотеки звуковых сигналов.

Сотрудники не знают, как красиво отформатировать таблицу, чтобы она поместилась на одну страницу. Они не ведают, что в параметрах печати есть кнопка «Разобрать по копиям», и посылают пять экземпляров на 20 листах каждый, а потом раскладывают копии по страницам вручную.

Бухгалтеры не умеют выгружать данные из 1С в Excel, чтобы затем в течение двух минут при помощи очень простого и полезного инструмента «Сводные таблицы» сформировать из выгруженных данных красивый отчет.

Они не умеют использовать групповые обработки документов, если нужно сделать массовые исправления, например заполнить во всех документах, отфильтрованных по определенному контрагенту, справочник «Договор». Вместо этого бухгалтеры открывают каждый документ и вынуждены постоянно выбирать договор из справочника. Для справки: групповая обработка 100 документов занимает от 20 секунд до двух минут, а ручная обработка – как минимум час! Впечатляющая разница? Не в этом ли основная причина авралов и задержек после работы?

Одно из моих последних наблюдений – неумение работать с выгрузкой базы из 1С. Главный бухгалтер всегда выгружал ее на свою флешку в виде заархивированного файла. Флешка вставлялась в компьютер, запускалась процедура выгрузки и архивации, и так как путь к флешке уже был прописан, все остальное 1С делала сама. Однажды главный бухгалтер заболела. И случилось это, как обычно, в самый неподходящий момент, как раз перед сдачей отчетности. Необходимо было выгрузить базу на флешку и отвезти ее главбуху домой, чтобы дома она смогла сделать окончательные приготовления к распечатке итогового отчета. Бухгалтер, как обычно, вставила флешку в компьютер главбуха, но это была другая флешка, и компьютер отказался ее воспринимать. Такое иногда бывает – некоторые компьютеры не воспринимают определенные флешки. Иногда драйверов не хватает, а иногда – просто мистика. В результате база отказалась архивироваться, а бухгалтер впала в панику, не зная, что делать.

Пока она найдет программиста и объяснит ему, чего хочет, пройдет немало времени. Когда программист, наконец, поймет, в чем дело, он просто изменит путь к папке, куда должен выгружаться файл. Вместо флешки он укажет папку на общедоступном сервере, куда файл благополучно выгрузится. Затем он найдет компьютер, который «увидит» эту флешку, и скопирует на нее файл с сервера. Вот и все. Операция заняла у него (с учетом выгрузки базы) максимум 10 минут. А бухгалтер промучилась над решением этой задачи несколько часов! Это был уже поздний вечер, и если бы компьютерщик уже ушел домой, она бы так ничего и не сделала. Хорошо, что программисты любят поиграть по вечерам в компьютерные игры.

Все эти проблемы и связанные с ними авралы происходят от элементарного незнания возможностей программного обеспечения. Самое печальное, что низкий уровень владения возможностями программ оборачивается не только впустую потерянным временем, но и постоянными ошибками, которые иногда приводят к серьезным последствиям. А про нервы, которые не восстанавливаются, я даже и не говорю.

Поэтому главному бухгалтеру надо не только обеспечивать непрерывное совершенствование настроек бухгалтерской программы, но и следить за постоянным развитием компьютерных навыков у своих сотрудников.

Не секрет, что бухгалтерия является носителем конфиденциальной экономической информации о компании, утечка которой может иметь очень и очень неприятные последствия. Поэтому каждый бухгалтер должен четко знать свои права и обязанности при взаимоотношениях с различными внешними контролирующими органами.

При проведении проверок налоговой инспекцией, ОБЭП или любым другим ведомством бухгалтер не обязан предоставлять никаких сведений или цифр. Любая информация подготавливается только по запросу со стороны руководителя, то есть главного бухгалтера, и ему же передается. Только так и никак иначе.

За отказ в предоставлении информации к рядовому бухгалтеру не могут быть применены ни административные, ни уголовные меры ответственности, так как при проведении проверок бухгалтер не считается субъектом правовых отношений. Официальными представителями компании являются только генеральный директор и главный бухгалтер.

Эти знания позволят также избежать случайной утечки секретной информации недобросовестным конкурентам. Бывали случаи, когда конкуренты звонили в бухгалтерию и, представляясь представителями налоговой инспекции, получали все необходимые сведения. У каждого бухгалтера должен отсутствовать страх перед налоговой инспекцией (чего ее бояться-то?) и присутствовать понимание, что никаких сведений по телефону (например, о величине выручки за второй квартал 2013 года) они давать не обязаны.

Вместо этого следует вежливо попросить направить официальный письменный запрос по такому-то адресу.

Теперь поговорим об основных бухгалтерских навыках.

Навык № 1. Читать Налоговый кодекс

Сейчас я покажу вам выдержки из Торгового устава 1885 года. Это прародитель современного законодательства в сфере учета и налогообложения. Если сравнивать с ныне действующим Налоговым кодексом, то разница огромная.

Во-первых, нет никаких пунктов, подпунктов, абзацев, подзаголовков, разделов, подразделов. Только одни статьи.

Статья 526. «Каждый торгующий, без изъятия, непременно должен поверять и считать себя по книгам своим ежегодно или по крайней мере каждые 18 месяцев, в какое время года ему удобнее. И выводить баланс, в коем обозначать: собственный свой капитал и свое имущество движимое и недвижимое, наличность денег и денежных документов, наличность товаров, долги, ему и от него к платежу следующие, долги спорные или сомнительные, расход на домашние издержки, годовую прибыль или убыток».

Во-вторых, читаешь как художественную литературу, все просто и ясно.

Статья 527. «Безнадежные долги, по коим не предполагается получения платежа, не уничтожаются безгласно, доколе не последовало по оным окончательного расчета или сделки, а ставятся на счет убытка и записываются опять на приход какою-либо малозначащею суммою. Например, векселя или долг NN на семь тысяч пятьсот рублей серебром за один рубль, дабы настоящая сумма всегда была в виду».

В одном абзаце показано, что и как нужно сделать, приведен пример и объясняется, для чего это нужно. Сейчас же требуется прочитать гору разъясняющих книг, статей, сходить на семинары типа «Изменения по налогу на прибыль за 2013 год», и все равно не будет полной уверенности, что отчетность сформирована правильно.

В-третьих, учитываются интересы не контролирующих органов, а хозяйствующих субъектов («в какое время года ему удобнее»!). Государство не мешает, а помогает развиваться бизнесу, а следовательно, экономике страны.

Вот это действительно Россия, которую мы потеряли. В наше время умение читать Налоговый кодекс – это серьезный навык: начал читать большой многосложный абзац, дошел до середины и только стал что-то понимать, как вдруг – звонок. Отвлекли, мысль потерялась, и надо все начинать читать сначала.

Навык № 2. Писать инструкции

Создавать инструкции на рабочие места – очень серьезный навык. Одно дело – знать, как пишутся инструкции, а другое – уметь их писать. Это умение приходит с практикой.

Навык № 3. Задавать вопросы и давать ответы

Казалось бы, а что тут такого сложного?

Одна сотрудница приходит к главному бухгалтеру и говорит: «Вы знаете, я с самого детства ездила отдыхать на море. Мама меня отвозила. Но мама была очень занята, вынуждена много работать, мы жили без отца, и поэтому она оставляла меня тете, и тетя со мной…»

Если вы не остановите этот словесный поток, то вам поведают всю историю жизни. Обязательно нужно уметь останавливать людей: «Подожди, подожди! Что нужно-то?» – «Отгул на завтра». – «Ну так и говори». А если главбух спросит, зачем нужен отгул, следует коротко ответить: «Еду на вокзал встречать тетю». И главному бухгалтеру этого вполне может быть достаточно. Если же он поинтересуется: «А какую такую тетю и почему это так важно?», только тогда бухгалтер должен подробно рассказать всю историю.

Если руководитель не просит, не надо нагружать его лишней информацией. Это, во-первых, раздражает, а во-вторых, отнимает огромное количество времени.

Неэффективное общение происходит и при взаимоотношениях с контрагентами.

Звонит контрагент: «Когда будут документы?» Бухгалтер говорит: «Вы знаете, у нас два курьера, один из них заболел, а у другого очень много клиентов, поэтому документы будут у вас не ранее шести вечера». Сколько здесь лишних слов? Практически все. Что нужно было ответить? «После шести вечера». Если ему этого достаточно – все, так мы экономим и его, и свое время. А если он спросит, почему так поздно, то нужно дать комментарий, но только тогда, когда он сам об этом попросит. Нет ничего более раздражающего, чем задавать конкретный вопрос и не получать на него конкретного ответа.

Моя жена, работающая заместителем главного бухгалтера, как-то попросила меня: «Помоги написать письмо контрагенту. Мы им переплатили, и теперь они должны вернуть нам часть денег. Счет-фактура на одну сумму, а платежное поручение – на двести рублей больше. Как составить письмо?» Я отвечаю: «Да так и составляй. Верните нам, пожалуйста, двести рублей переплаты по такому-то договору. Счет-фактура такая-то, платежное поручение такое-то». Как она потом рассказывала, весь ее офис был потрясен: «Как это так? Никогда так быстро деньги не возвращали, а тут раз – и на следующий же день прислали!»

На самом деле ничего удивительного. Человек сразу понял, чего от него хотят, и вернул. Есть даже такая народная мудрость: «Меньше слов – дешевле телеграмма». Не надо усложнять, надо упрощать.

Некоторые говорят: «Это же деловое письмо, нужны витиеватые фразы, иначе несолидно». Затем садятся за стол и полдня вымучивают «красивый» текст: «Уважаемый господин N! Во исполнение договоренностей между нашими компаниями, достигнутых в результате телефонных переговоров наших генеральных директоров…» Лишнее это все, никому не нужное.

Иногда доходит до смешного. Для выполнения одного из проектов мы приехали в командировку втроем. Нас поселили в заводском профилактории и там же кормили обедами. Но однажды сказали: «Сегодня нам отключают горячую воду, поэтому накормить вас мы не сможем. Поищите где можно пообедать в городе, в каком-нибудь ресторане». Я своей помощнице говорю: «Оля, сейчас приедем на работу, ты, пожалуйста, реши этот вопрос». Она отвечает: «Хорошо». Надо отдать ей должное, она не забыла, сразу по приезде на завод позвонила в ресторан. Но что она при этом спросила! Она задала вопрос: «Здравствуйте, есть ли у вас горячая вода?» Представьте, что должен был подумать администратор ресторана! Помыться к ним кто-то хочет прийти, что ли? Какой вопрос нужно было задать? Правильно: «Покормите?» И получить ответ: «Да, покормим». И все.

Надо постоянно учить сотрудников говорить коротко и по существу. Если каждый раз главный бухгалтер будет обращать на это внимание подчиненных, то постепенно этот навык отработается у всех.

Конечно, никогда не стоит впадать в крайности. Одна женщина, главный бухгалтер, рассказала, как ей на работу позвонила мама и начала что-то долго рассказывать. Главный бухгалтер, загруженная работой, по инерции сказала: «Так, мама, короче, что нужно-то?» – «Доченька, я ж просто по тебе соскучилась, поговорить хочу». – «Ой, мама, прости, да-да, конечно, давай поговорим».

Нельзя бесконечно «строить» своих сотрудников. Иногда главный бухгалтер может и по душам с кем-нибудь поговорить. Но этот процесс все равно должен быть управляемым и иметь определенный смысл. Сейчас же зачастую неэффективное общение носит абсолютно неуправляемый характер, что негативно сказывается на результатах работы бухгалтерии.

Навык № 4. Расставлять приоритеты

Главный бухгалтер может в течение дня дать сотруднику столько распоряжений, что выполнить их за один день невозможно. Надо уметь расставлять приоритеты – что важнее, а что подождет. Бухгалтер должен задуматься и составить план своих действий. Если возникают сомнения – можно уточнить у руководителя.

Навык № 5. В нужную минуту обращаться к руководителю

Это тоже очень серьезный навык. Иногда бухгалтеры начинают напоминать зомби, которые идут, вообще отключив голову, а когда упираются в стену, ударяются об нее, но опять идут и опять ударяются.

Главный бухгалтер, проходя мимо одного из подчиненных, замечает, что тот находится в растерянности, не знает, что делать. А на вопрос «Какие у тебя трудности?» отвечает: «Да вот никак не могу отправить платежку по “Банку-Клиенту”, потому что не понимаю, как правильно указывать код бюджетной классификации». – «Так чего же ты сидишь-то и три часа медитируешь? Оттого, что ты будешь высиживать, знаний не прибавится. Подойди и спроси, если забыла».

Надо приучать своих сотрудников в случае сомнений сразу обращаться к руководителю. Если не согласны с инструкцией – тоже задавайте вопрос. Если уточнение правильное – изменим инструкцию, все в наших руках. Но ни в коем случае не тратьте впустую драгоценное рабочее время.