Автор книги: Павел Меньшиков
Жанр: Бухучет; налогообложение; аудит, Бизнес-Книги
Возрастные ограничения: +12
сообщить о неприемлемом содержимом
Текущая страница: 9 (всего у книги 23 страниц)
Как вы считаете, самостоятельно собрать шкаф быстрее получится с инструкцией по сборке или без нее? Вопрос риторический: безусловно, с инструкцией быстрее. Правда есть один нюанс: она должна быть написана понятным языком. Так же и в любой работе – если есть хорошая инструкция, то все делается быстрее и качественнее.
Как создавать такие инструкции, я подробно расскажу в одной из следующих глав, а сейчас хотел бы обратить ваше внимание на одно важное правило. Чтобы работа бухгалтеров стала эффективной, любое нововведение как можно скорее должно превращаться в стандартную процедуру.
Как только в функциях бухгалтерии появляется что-то новое, главный бухгалтер, не откладывая в долгий ящик, должен продумать методологию и технологию работы, организовать написание регламентов, инструкций, а также внесение изменений в настройки информационной системы. Когда же то или иное изменение в работе годами не находит своего места во внутренних регламентных документах, говорить об эффективности работы бухгалтера не приходится.
Если новая задача сложна, главбух может сначала взять ее на себя, поработать над ней некоторое время, разобраться, что к чему. А затем все равно необходимо превратить ее в четкую технологию и передать на уровень ниже – своим сотрудникам для работы в текущем режиме.
Недостаточный уровень технической обеспеченности сотрудниковПомните историю про принтер? Сколько времени стало экономиться, когда старый выбросили и купили новый! То же самое с модернизацией компьютеров. Например, сидит бухгалтер за стареньким компьютером, вбивает накладные. Вбил первую, нажал «Провести в учете» и ждет, пока она проведется. В среднем на накладную уходит 10 минут. А если обновить процессор – потребуется всего две минуты, дело пойдет в пять раз быстрее. То есть при вводе одного документа экономится восемь минут. 50 документов – это уже 400 минут, или почти семь часов экономии драгоценного рабочего времени.
А поездки с чековой книжкой в банк, когда можно открыть пластиковую карту? А отсутствие нормальной архивной комнаты со стеллажами, когда все документы свалены по разным углам, и приходится каждый раз подолгу искать нужную папку? Внимательнее присмотритесь, куда уходит время ваших сотрудников. И автоматизируйте, механизируйте, совершенствуйте технологию работы.
Некоторые методы не требуют затрат (например, за оформление корпоративной пластиковой карты, как правило, банки уже денег не берут), а некоторые – требуют. Как убедить генерального директора в их необходимости? Очень просто.
Для генерального директора это такие же инвестиции, как, например, модернизация производства. И они должны окупаться. Вот и умножьте восемь минут сэкономленного на одной накладной времени на количество накладных в месяц, а потом на ставку бухгалтера. И сравните полученную сумму со стоимостью нового, более мощного процессора. Например, ежемесячная экономия – 6000 рублей, а процессор стоит 3000. За полмесяца эти вложения себя окупят.
Недостаточный уровень автоматизацииПомимо технической оснащенности важную роль играет и уровень автоматизации. Заниматься в наше время перебивкой вручную платежки из 1С в «Банк-Клиент» и обратно – это вернуться в каменный век! Думаете, нигде уже такого не встретишь? Я до сих пор нередко сталкиваюсь с такими или похожими действиями даже в достаточно крупных компаниях. Обмен данными из разных программ настроен далеко не идеально или вообще не настроен.
А чего стоят ручные проводки при закрытии месяца, применяемые из-за отсутствия автоматизированной процедуры? Работа на одном из самых важных участков делается фактически вручную. А потом все, что «состряпано» таким образом, приходится очень тщательно перепроверять. О какой эффективности работы может идти речь?
Более подробно о том, как правильно автоматизировать работу бухгалтерии, мы поговорим далее, в отдельной главе.
В оттачивании технологий работы, повышении технической обеспеченности и уровня автоматизации есть еще один плюс, и весьма существенный. Учитывая сложившееся мнение о кадровом голоде на рынке труда (я с этим совершенно не согласен, но об этом – позже), упорядочение работы позволяет снизить негативное влияние так называемого человеческого фактора. Чем лучше выстроен процесс, тем меньше вероятность, что на каком-то этапе будет совершена грубая ошибка, влекущая за собой тяжкие последствия. Только на упорядочение работы полагаться, конечно, не стоит. Сотрудники не должны превращаться в бездумных роботов. Однако там, где можно минимизировать ручной или бестолковый труд, это надо сделать обязательно.
Низкий уровень общей организованностиКак-то я сотрудничал с крупной компанией, офисы которой размещались в двух соседних зданиях. На 14:00 было назначено совещание с участием трех отделов: снабжения, бухгалтерии и IT-специалистов. Мы с программистами должны были прийти в главное здание, и я поторапливал их, так как до начала совещания оставалось пять минут. А они отвечали: «Да ладно, куда торопиться, бухгалтеры все равно опоздают!» Я настаивал: «Пусть опаздывают, но мы должны прийти вовремя».
Расхлябанности допускать нельзя. Раз совещание назначено на 14:00, значит, к этому времени все должны быть на месте. Иначе получится так: программисты уверены, что бухгалтеры опоздают, а бухгалтеры не торопятся, так как считают, что программисты никогда не приходят вовремя. В результате восемь человек в течение 15 минут ждали двоих, а бесполезные потери составили в общей сложности 8 × 15 = 120 минут, или два часа рабочего времени.
Другой пример связан с постоянными задержками на работе. Чего греха таить, иногда бухгалтеры манипулируют руководителем, задерживаясь по вечерам и объясняя это большим объемом работы. На самом деле в течение рабочего дня они расслабляются, а к вечеру начинают нагонять упущенное. Этому способствуют и особенности характера: есть целая категория людей, которые все делают в самый последний момент.
Вы знаете, как в одной компании очень быстро решили эту проблему (причем получилось это абсолютно случайно)? Офис переехал в здание, которое находилось практически в лесу, туда два раза в день ходил корпоративный автобус: к 9:00 сотрудников привозили, а в 18:00 увозили. Если бухгалтер что-то не успевал к сроку, то нужно было либо идти пешком три километра, либо ночевать в офисе, либо добираться на такси, что достаточно дорого. Это сделало сотрудников очень дисциплинированными. И все стали всё успевать, поскольку не было другого выхода.
А если у вас нет возможности «переехать в лес», то можно решить вопрос организационными средствами: издать распоряжение, согласно которому любая задержка оформляется служебной запиской: «Мне нужно сегодня на столько-то задержаться по такой-то причине». Тогда бухгалтеры будут оставаться после работы только по действительно важным причинам. Ведь слишком частые служебные записки могут дать повод главному бухгалтеру усомниться в уровне их профессионализма.
7.4. Несколько простых, но действенных приемов совершенствования процесса работы
Существует еще несколько способов повышения эффективности работы бухгалтерии. Одни из них требуют для внедрения некоторого количества времени или определенных денежных вложений (например, приобретение аппарата, позволяющего сканировать большие объемы документов), а другие абсолютно бесплатны и могут быть внедрены хоть на следующий день после прочтения этой книги.
Условно все эти способы можно разделить на два вида: технологические и психологические. Вот несколько примеров технологических приемов.
Все электронные документы сотрудников – на файл-серверЯ уже упоминал про необходимость создания файл-сервера, то есть компьютера в сети, на котором должны храниться все рабочие файлы сотрудников компании. Для каждого подразделения на файл-сервере создается своя папка, например «Бухгалтерия» или «Юридический отдел». В каждой папке создаются папки второго уровня, например, в «Бухгалтерии» – «Инструкции на рабочие места», «Учет рабочего времени бухгалтеров», а также личные папки для каждого бухгалтера («Иванова», «Петрова» и т. д.).
Файл-сервер в современной компании просто необходим. Нет ничего хуже, чем искать нужный файл на компьютере человека, который неожиданно заболел. Пароля на вход в компьютер никто не знает, а системный администратор приходит, как обычно, не раньше середины дня. Вот и приходится беспокоить человека, у которого температура 40, чтобы узнать пароль, а потом еще несколько часов искать папку, в которой этот файл может находиться.
А сколько было случаев, когда компьютер, включая жесткий диск, выходил из строя, и вся хранящаяся на нем информация безвозвратно терялась. В случае с файл-сервером такую потерю можно исключить, если настроить ежедневное копирование всех хранящихся на нем данных на резервный сервер.
В текущей работе тоже очень удобно обмениваться файлами. Для этого не нужно использовать электронную почту, достаточно просто зайти в ту или иную папку и найти там требуемый файл.
Главное, о чем нельзя забыть при переходе на единый файл-сервер, – о распределении прав доступа сотрудников к тем или иным папкам. Если сотрудник по роду своей деятельности должен работать с какой-то информацией, то ему предоставляется доступ к папке, где она хранится. Если нет – он даже не будет знать, что такая папка существует.
Организация архива и работа с копиямиТе, кто пытался хотя бы примерно посчитать, сколько времени уходит у сотрудников на поиск нужных документов, приходили в ужас от полученных результатов. В средних и крупных компаниях иногда целый день тратится на то, чтобы найти, у кого на столе или в шкафах находится оригинал или хотя бы копия нужного договора. Сейчас технический прогресс позволяет приобрести аппарат, который с высокой скоростью может сканировать всю входящую документацию (договоры, письма, дополнительные соглашения, акты, протоколы и т. д.) и автоматически рассылать сканы по электронной почте во все нужные подразделения компании.
А оригиналы документов в таком случае сразу попадают в архив на хранение. Этот архив можно организовать хоть в канцелярии, хоть в бухгалтерии, а может быть, в юридическом отделе – где удобнее. Главное, что при таком подходе все точно будут знать, куда идти, если понадобится оригинал. А получить его можно будет, только расписавшись в соответствующем журнале. И тогда хаотичное движение документов с синими печатями, отнимающее огромное количество времени, прекратится.
Стандартизация бизнес-процессовСразу приведу пример. Продукция предприятия может передаваться на склад готовой продукции, а может отгружаться напрямую из цеха. И с точки зрения бизнеса это нормально – какой смысл таскать всю продукцию туда-сюда, когда можно часть из нее отгружать сразу. Но по документам никто не мешает проводить все произведенные товары через склад готовой продукции, так как кладовщик этого склада все равно присутствует при каждой отгрузке и контролирует процесс. Это позволит упростить документооборот и повысить управляемость процесса, так как вместо двух вариантов отгрузки «или-или» останется только один. Разница заключается только во времени хранения продукции на складе, при этом минимальное время будет просто равняться нулю.
Нужно стараться максимально сокращать многочисленные ответвления и тонкости, в которых можно легко запутаться, и оставлять минимум понятных и простых бизнес-процессов. Тогда и контролировать, и учитывать текущую деятельность станет гораздо проще.
Учет один, отчетностей – несколькоМеня удивляет, что управленческий учет зачастую воспринимается как нечто, не имеющее прямого отношения к бухгалтерскому и налоговому учету. В действительности чем крупнее компания, тем сложнее вести какой-то учет параллельно, как бы «сбоку».
Все попытки выдернуть из бухгалтерского учета какие-то кусочки и состряпать в Excel отчет для руководства ни к чему хорошему не приводят. Особенно плачевно выглядит ситуация, когда управленческий учет ведется полностью параллельно бухгалтерскому. Данные мигрируют из одной таблицы в другую, какие-то цифры теряются, а другие, наоборот, задваиваются. Тратятся силы, время, нервы, а достоверность такой отчетности – «плюс-минус километр».
Поэтому идеальна ситуация, когда учет в компании один, а вот отчетностей – несколько. Мы один раз учитываем какое-либо событие (поступление материалов, ввод основного средства в эксплуатацию, выдачу денег из кассы и т. д.), единожды оформляя электронный документ, а уже к нему привязаны три проводки. Одна делает записи в бухгалтерском плане счетов, вторая – в налоговом, а третья – в управленческом плане счетов. И затем на основании управленческого плана счетов автоматически формируется достоверная управленческая отчетность, на основании налогового плана счетов – налоговая отчетность, а на основании бухгалтерского – бухгалтерская.
Борьба с бесполезными документамиИногда к главному бухгалтеру поступают такие документы, что лучше бы их вовсе не было. Бывает непонятно, зачем их принесли на согласование или на утверждение. Не тратьте на них свое время. Заведите для таких документов отдельную папку или отдельный лоток на столе. Раз в неделю берите линейку, отмеряйте снизу этого лотка 5 см, и все бумаги, оказавшиеся ниже этой отметки, отправляйте в шредер. Если по прошествии недели никто не поинтересовался судьбой документа, значит, вы правильно сделали, что не читали его.
Когда таких документов много – можно отмерять еженедельно по 10 см.
Транзитные счета (всю информацию – в проводку)Очень часто в бухгалтериях установлен следующий порядок: до тех пор, пока первичный документ не будет оформлен правильно, он в информационную систему не вносится. Особенно это касается актов об оказании услуг. Вот так и теряются документы: отдали менеджеру, чтобы он отвез контрагенту исправить (например, вместо факсимиле поставить «живую» подпись), а менеджер про это забыл. Аванс поставщику уплачен, услуга оказана, все довольны, кроме бухгалтерии.
Время от времени, когда с оборотными средствами становится туго, генеральный директор вызывает главного бухгалтера и настойчиво просит объяснить, почему не уменьшается дебиторская задолженность, в том числе и по авансам выданным. И почему затраты не списываются на себестоимость, а НДС не предъявляются к зачету.
И главбуху приходится в авральном порядке, отвлекая бухгалтеров от текущей работы, готовить расшифровку: кто, за что и по какой причине должен и насколько эта задолженность просрочена.
Чтобы этого не происходило, можно завести транзитный субсчет к счету 60, на котором собирались бы подобные неправильно оформленные документы. К этому транзитному счету привязывается дополнительная аналитика: «Ответственный менеджер». И настраивается отчет, позволяющий в любой момент получить информацию о суммах зависших документов в разрезе ответственных менеджеров. Можно также установить нормативный срок исправления ошибок, например месяц. И в очередной раз, когда генеральный директор стукнет кулаком по столу, представить ему отчет только по просроченным документам.
Можно и не дожидаться гнева генерального директора, а время от времени показывать этот отчет начальникам подразделений, чтобы они сами придавали менеджерам ускорение в нужном направлении.
Использование опыта передовых сотрудниковПочему один бухгалтер успевает все и уходит домой вовремя, а другой задерживается на работе и все равно ничего не успевает? Возможно, потому, что у второго гораздо больше работы. А может быть, и нет. Просто первый умеет организовать свою работу гораздо технологичнее.
Сотрудников, чья производительность выше, чем у коллег, всегда видно невооруженным глазом. Полезно разобраться, в чем секрет эффективности их работы, и обучить остальных тем технологиям, которые поддаются тиражированию.
При распределении работы очень важно учитывать, что все бухгалтеры – обычные люди, со своими слабостями, которые нельзя запретить директивно. А если нет возможности запретить – нужно их использовать. Поэтому в дополнение к технологическим приемам совершенствования работы, описанным выше, иногда полезно применить некоторые психологические приемы. Вот они.
Подбор работы в соответствии с характером человекаЕсли организационно-функциональная структура позволяет, можно попробовать перераспределить работу между сотрудниками в зависимости от склада их характера. Кому-то нравится монотонная деятельность. Он готов целыми днями вбивать первичные документы в информационную систему, но при этом творческую работу терпеть не может. А кто-то, наоборот, от рутины впадает в тихую ярость, зато любит общаться с людьми, например разговаривать с контрагентами о погашении дебиторской задолженности.
Составление индивидуального графика работыЕсли человек – «сова», то пусть лучше придет на работу на час позже, ведь утром от него все равно нет практически никакого толку. А после работы – задержится, так как к вечеру его рабочая активность возрастает.
Правильное распределение задач в течение рабочего дняНужно научить сотрудников выполнять наиболее важные дела в самое продуктивное время (например, утром), а самые приятные (например, разбирать бумаги на столе) – в самое непродуктивное (вечером, когда голова уже мало что соображает). Тогда в течение дня они будут успевать гораздо больше.
Часто бывает, когда бухгалтер, придя на работу, говорит: «Ой, надо на столе разобраться». И занимается этим в самые активные часы, а вечером, когда производительность близка к нулю, начинает вбивать накладные. Скорость такой работы – две накладные в час. Да еще и ошибка в каждой.
Работа парами или тройкамиЕсли поручить монотонную работу (например, наведение порядка в архиве документов) не одному, а двум или трем бухгалтерам, то им будет гораздо веселее трудиться вместе. А раз веселее – значит, и быстрее.
Глава 8
Какую инфраструктуру необходимо создать для эффективной работы бухгалтерии
Обязательные условия эффективного подразделения – это харизматичный (но не в смысле «яркий», а в смысле «уважаемый») лидер в лице главного бухгалтера и адекватные сотрудники. Вы поймете, что это мое искреннее убеждение, когда оцените объем главы, в которой говорится о работе с кадрами. Кадры – это основная составляющая успеха. Все остальное – поддерживающая инфраструктура, к которой относятся должностные инструкции, инструкции на рабочие места, описания бизнес-процессов, информационные системы, а также некоторые небольшие, но важные технологические приемы.
И если без хороших кадров обойтись нельзя, то без инфраструктуры в принципе можно. Но вот только зачем? Для чего каждый раз преодолевать одни и те же сложности, совершать одни и те же подвиги, когда можно стандартизировать ежедневную рутину и тратить время не на нее, а на более творческие дела? Да и качество текущей работы повысится, при этом времени на проверку результатов будет расходоваться существенно меньше.
Эта глава о том, как правильно построить рабочую инфраструктуру.
8.1. Какие моменты обязательно стоит отразить в Положении о бухгалтерии и должностных инструкциях
Зачем нужны документы, регламентирующие деятельность бухгалтерии? К сожалению, достаточно часто регламентирующие документы создаются по принципу «так положено» или «чтобы было».
К таким документам относятся прежде всего Положение об отделе и должностные инструкции сотрудников. Написали, утвердили у руководства, вложили в красивую папку и поставили на полку.
Например, должностная инструкция, составленная по шаблону отдела кадров, как правило, содержит очень много вводной информации: каким должен быть стаж работы, какими знаниями должен обладать сотрудник, кому подчиняться. В то время как его прямые обязанности описываются лишь обобщенно.
Между тем и Положение, и должностные инструкции должны быть ни в коем случае не формальностью, а живым инструментом в деле наведения порядка в бухгалтерии.
Как правильно написать Положение о бухгалтерииПрежде чем разрабатывать Положение о бухгалтерии, нужно понять, для чего оно будет использоваться. Основных целей три – определение места бухгалтерии в компании, формирование структуры отдела, а также разработка системы мотивации.
Определение места бухгалтерии в компании – это максимально четкое разграничение полномочий с другими подразделениями. Например, в процессе работы по снижению дебиторской задолженности покупателей и заказчиков принимают участие два подразделения – бухгалтерия и отдел сбыта. В Положении о бухгалтерии указывается, что она предоставляет информацию о наличии дебиторской задолженности, а в Положении об отделе сбыта прописывается ответственность за истребование этой задолженности у контрагентов на основании информации, полученной из бухгалтерии.
Разграничение полномочий прописывается в разделе «Взаимодействия и связи», и для эффективной работы необходимо, чтобы все положения об отделах составлялись и корректировались одновременно и не противоречили друг другу.
Сформировать структуру бухгалтерии поможет раздел Положения, который называется «Функции подразделения». Например, если на бухгалтерию возложена задача по трансформации отчетности по РСБУ в МСФО, то у главного бухгалтера должна появиться штатная единица «заместитель главного бухгалтера по МСФО».
Подробно описанные в Положении функции бухгалтерии должны быть также источником информации для разработки системы мотивации. В компаниях, где внедрена система ключевых показателей эффективности, размер премиальной части вознаграждения бухгалтера складывается из трех составляющих – результатов работы конкретного сотрудника, всего отдела и всей компании. Перечень показателей эффективности работы отдела должен полностью соответствовать перечню функций бухгалтерии, прописанных в Положении.
Правообладателям!
Это произведение, предположительно, находится в статусе 'public domain'. Если это не так и размещение материала нарушает чьи-либо права, то сообщите нам об этом.
