Автор книги: Павел Меньшиков
Жанр: Бухучет; налогообложение; аудит, Бизнес-Книги
Возрастные ограничения: +12
сообщить о неприемлемом содержимом
Текущая страница: 22 (всего у книги 23 страниц)
15.2. Почему главный бухгалтер зарабатывает столько, сколько зарабатывает
Давайте сразу начнем с цифр. Как можно рассчитать часовую ставку работы главного бухгалтера в средней компании с численностью бухгалтерии 15–20 человек?
Очень просто – разделив месячный оклад на количество рабочих часов. Месячный оклад главного бухгалтера в подобной компании в Москве составляет сейчас примерно 80–100 тысяч рублей. Следовательно, часовая ставка составляет примерно 500 рублей.
Но есть и другой способ – исходя из рыночной стоимости специалиста аналогичной квалификации. Здесь можно воспользоваться часовыми расценками на аутсорсинг бухгалтерских услуг или на проведение аудиторских проверок. Час работы внешнего специалиста (опять-таки на примере столицы) обойдется заказчику примерно в 2–2,5 тысячи рублей. Даже если убрать накладные расходы аудиторской фирмы, останется примерно половина этой суммы, то есть 1200 рублей.
Другими словами, главный бухгалтер такой компании должен получать зарплату как минимум в два с половиной раза больше. Да, да, не пугайтесь – не 80 тысяч рублей в месяц, а 200.
Почему же между этими двумя вариантами расчета такая большая разница? Почему в реальности оклады главных бухгалтеров гораздо ниже?
Все дело в том, что когда главные бухгалтеры честно и добросовестно делают фотографию своего рабочего времени за месяц, то получается, что задач, действительно соответствующих их квалификации, набирается не более 10 %! Например, работа с собственными кадрами – это уровень главного бухгалтера. Но помните главного бухгалтера, которому удается уделять работе с кадрами не более двух часов в неделю? А большинство остальных дел, поглощающих его время, уже не соответствуют его уровню.
Так, например, та часть времени, которую главный бухгалтер посвящает работе со справочно-правовой системой или расходует на подпись первичных документов, – это уже уровень заместителя. Ответы на повторяющиеся вопросы сотрудников компании или формирование проводок по счетам (помните – «90-е счета никому не отдам»?) – это и вовсе уровень старшего или даже младшего бухгалтера. Если главный бухгалтер сам везет в налоговую инспекцию отчетность, оправдывая себя тем, что нужно отношения выстраивать, это все равно остается работой, соответствующей уровню курьера. Ибо взяться за вашу компанию всерьез или нет, решает не налоговый инспектор, к которому вы ездите, а его руководство. И тут никакие отношения не помогут.
А если учесть, что часовые ставки сотрудников бухгалтерии существенно ниже, чем у главного бухгалтера, то все становится на свои места. Помните, в главе, посвященной расчету бюджета на содержание бухгалтерии, я приводил данные об их размере? В табл. 15.1 они показаны в графе 3.
Таблица 15.1. Сколько получает и сколько мог бы получать главный бухгалтер
Если умножить номинальный оклад для каждой должности (графа 3) на процент загрузки работой, которая этой должности соответствует (графа 4), то как раз и получится реальный оклад. 10 % загрузки работой, соответствующей уровню главного бухгалтера, даст нам 21 120 рублей, 20 % загрузки работой, соответствующей уровню заместителя – 24 640 рублей, и т. д. В итоге, когда мы просуммируем все числа в графе 5, мы выйдем на сумму 76 560 рублей. Этот размер заработной платы уже никого из московских бухгалтеров не смущает, так как считается среднестатистическим по рынку.
Есть, конечно, нефтяные компании, где зарплаты могут быть существенно выше, и есть бюджетные организации, где, наоборот, они значительно ниже рыночных. Но это маргинальные значения, которые, как мы уже говорили в главе, посвященной нормативам, нужно вычеркнуть из выборки. В этих случаях заработная плата устанавливается исходя из особенностей данных компаний, а не на основе рынка труда.
Я рассказал сейчас про ситуацию в Москве. Что касается регионов, принцип остается тем же, разница только в изначальных часовых ставках. Реальность такова, что в регионах они, как правило, ниже (иногда существенно), чем в столице.
И есть еще один интересный вывод из этой таблицы. В табл. 15.2 приведено сравнение идеальных и реальных окладов (в процентном соотношении).
Таблица 15.2. Соотношение идеального и реального окладов сотрудников бухгалтерии
Мы видим, что чем выше должность, тем больше процент расхождения. И если у операциониста или курьера оклады практически совпадают, то у старшего бухгалтера разница ужа вполовину, а у главного бухгалтера реальный оклад ниже идеального более чем в два с половиной раза!
Эти цифры вполне объяснимы – к сожалению, чем выше должность в бухгалтерии, тем больше соблазнов и возможностей заниматься работой ниже своей квалификации.
Ведь курьер, например, целыми днями выполняет исключительно курьерскую работу, так как больше ничего не умеет. Поэтому его идеальный оклад совпадает с реальным. Младший бухгалтер уже может работать не только как младший бухгалтер, но и как курьер, из-за чего начинает появляться разница. И больше всего потерь эффективности у самого высококвалифицированного сотрудника – главного бухгалтера.
Директор нашего учебного центра однажды приехал ко мне домой на своей машине и привез билеты на самолет, я тогда должен был лететь на один из выездных семинаров. Я спрашиваю: «Дима, я не понял, а ты зачем сам-то приехал? Где курьеры?» – «Ты знаешь, так меня все замучило, вся эта беготня, сотрудники. Я решил отвлечься и уехал». Естественно, эффективность его работы будет соответствующей, а за эту поездку он вправе начислить себе зарплату только по ставке курьера.
15.3. Куда и как расти главному бухгалтеру
Представьте себе весь спектр компаний: от индивидуального предпринимателя Иванова И. И. или ООО «Ромашка» до ОАО «РЖД» или ОАО «Газпром» и других гигантов. Если мы нарисуем ИП внизу, на земле, то ОАО «РЖД» окажется где-то в заоблачных высях (рис. 15.1). А подавляющее большинство компаний окажутся посередине – кто-то выше, кто-то ниже.
Рис. 15.1. Куда и как расти главному бухгалтеру (От ИП к ОАО «РЖД»)
В самых маленьких компаниях у главного бухгалтера нет подчиненных. Поэтому он и швец, и жнец, и на дуде игрец – все делает сам.
Если приблизительно оценить его загрузку, то получится, что у него:
• 0 % обязанностей главбуха, так как ему некем руководить;
• 0 % обязанностей заместителя, так как никаких сложных методических вопросов ему решать не нужно;
• 10 % обязанностей старшего бухгалтера, чтобы свести несложный баланс;
• 30 % обязанностей младшего бухгалтера, чтобы формировать различные книги и журналы-ордера;
• основное время – 60 % – обязанности операциониста (обрабатывает первичку) и курьера (бегает по фондам и налоговым инспекциям, стоит там в очередях и т. д.).
Когда мы занесем эти проценты все в ту же расчетную таблицу (табл. 15.3), то реальная заработная плата такого главного бухгалтера составит 27 280 рублей. И если вы попробуете устроиться в Москве бухгалтером, например, к индивидуальному предпринимателю, то вам будет предложен именно такой порядок цифр – 25–30 тысяч рублей в месяц.
Таблица 15.3. Расчет заработной платы главного бухгалтера, работающего в небольшой компании
По мере роста компаний требования к главному бухгалтеру повышаются, задачи усложняются, поэтому растет и заработная плата. У главных бухгалтеров крупнейших компаний среднемесячный доход составляет не менее 1 миллиона рублей (с учетом всевозможных доплат, премий и бонусов).
Смотрите, и в крохотных компаниях главный бухгалтер, и в ОАО «РЖД» тоже главный бухгалтер, но какая между ними разница! Вот здесь и заложены основные возможности для роста главных бухгалтеров.
Переход из меньшей компании в более крупную – это внешние источники роста. При этом есть еще внутренние источники – можно серьезно вырасти и в рамках своей компании.
Давайте вернемся к примеру с компанией, где численность бухгалтерии около 20 человек, а главный бухгалтер получает около 80 тысяч рублей. Если он наведет порядок в своем рабочем времени, устранит все работы, не соответствующие уровню главного бухгалтера, то его оклад, как мы посчитали, должен увеличиться примерно до 200 тысяч рублей. Но, допустим, эта компания все-таки не очень крупная и в ней нужен главный бухгалтер, который совмещал бы руководство подразделением с ведением налогового учета. Пусть так, тогда нам нужно добиться того, чтобы 50 % времени занимало руководство и 50 % – методическая работа.
То есть в любом случае нужно исключить работы, соответствующие уровню старшего, младшего бухгалтера и операциониста (курьера). И если мы рассчитаем реальный уровень зарплаты, на которую сможем претендовать в таком случае, то получим сумму в 160 тысяч рублей, или в два раза больше, чем получаем сейчас (табл. 15.4).
Таблица 15.4. Расчет заработной платы главного бухгалтера после оптимизации своей загрузки
Это и будет внутренний рост главного бухгалтера.
Что для этого нужно сделать? Прежде всего разобраться в том, куда уходит ваше время.
Затем перестать тратить время на задачи, которые генеральный директор не готов оплачивать – мы уже говорили о том, как их определить. В каждой компании они могут быть свои. Где-то директор не готов оплачивать время, расходуемое на выстраивание отношений с налоговой инспекцией, где-то на заигрывание с контрагентами («Нет вовремя счета-фактуры – со следующего месяца работаем с другим поставщиком, не нужно никого уговаривать»), где-то на поиск «копеек» в отчетности.
Далее, строго ограничить «убийц» рабочего времени, например установить, что на подписание первичных документов вы имеете возможность тратить не более получаса в день. Поэтому нужно выделить из всей массы документов самые важные и оставить их за собой, а подписание всех остальных передать заместителю.
Далее, делегировать все задачи, не соответствующие вашему статусу. Я понимаю, что в психологии человека заложено стремление заниматься не тем, чем надо, а тем, чем хочется. И зачастую нам приятнее выполнять работу ниже нашей квалификации. Зашел сотрудник соседнего отдела, и велик соблазн с ним поговорить, ответить на его вопросы по заполнению авансового отчета. А надо «бить себя по рукам» и сразу отправить его к бухгалтеру по расчетам с подотчетными лицами. Каждая минута дорога! Помните? Сюда 15 минут, туда 15 – вот уже и обед.
Освободившееся время направить на решение действительно важных задач. Согласитесь, у каждого главбуха всегда найдутся серьезные дела, до которых никак не доходят руки из-за текучки. Так освободите их! Избавившись от ежедневной рутины, вы сможете наконец разобраться с экспортно-импортными операциями, оптимизировать структуру основных средств, укротить дебиторку, навести порядок в овердрафтах и кредитах банков, снизить налоговую нагрузку, да мало ли что еще!
Генеральный директор должен увидеть, что бухгалтерия не просто бумажки перекладывает, а реально помогает бизнесу. И тогда на глазах начнет меняться его отношение к вам: чем больше он будет видеть главбуха, занятого реальными делами, тем больше он будет к вам прислушиваться и вами дорожить.
А дальше по цепочке: видя реальный рост отдачи от бухгалтерии в целом и от главного бухгалтера в частности, генеральный директор обязательно поднимет вам зарплату. Неужели вот так просто возьмет и поднимет, спросите вы? Поднимет, не сомневайтесь. У него просто не будет другого выхода, так как он станет бояться вас потерять. Где он еще найдет такого же грамотного и полезного специалиста?
Таким образом, сработает принцип, заложенный в таблицах: чем меньше будет в вашем рабочем времени низкоквалифицированных задач и больше высококвалифицированных, тем выше будет ваша зарплата.
Повторюсь, в приведенных мною таблицах важен заложенный в них принцип, а не точные цифры. Безусловно, генеральный директор не будет разбираться, сколько конкретно процентов занимает в вашем графике работа той или иной квалификации, он просто почувствует, что вы растете и заслуживаете увеличения заработной платы. Скорее всего, он определит прибавку интуитивно, руководствуясь принципом СНЖ – сколько не жалко. Пусть это будет увеличение не в два раза, а всего на 50 % или даже на 20 %, – но разве это плохо?
А что делать, если в определенный момент вы почувствовали, что доросли в своей компании до потолка? Вы настолько оптимизировали свою работу, что дальше некуда. Вы получаете максимальную заработную плату: больше генеральный директор при всем желании не может платить – размеры компании не позволяют. И тут вы должны принять решение, хотите ли вы расти дальше. Если да, то вам нужно вернуться к внешним источникам роста – найти компанию покрупнее.
Например, сейчас у вас в подчинении 10 человек, а вы уверены, что готовы руководить более крупным коллективом. Помните, как Петька у Чапаева спрашивал: «Василий Иванович, а ты армией командовать смогёшь?» – «Смогу, Петька». – «А… фронтом?» – «И фронтом смогу». Находите компанию, где численность бухгалтерии уже 20 человек, устраиваетесь туда и начинаете оптимизировать свою работу, внутренне расти. А года через три уходите в третью компанию, где в бухгалтерии уже 50 человек. И так пока не почувствуете, что это предел ваших возможностей и карьеры: «Ну все, вот это мой размерчик!» Там можно остаться работать уже надолго.
При желании можно расти всю оставшуюся жизнь, так как до неба (читай, до должности главного бухгалтера ОАО «РЖД») еще ой как высоко!
Иногда бывает, что организация, в которой мы работаем, тоже расширяется, увеличивается численность, обороты, и можно, не увольняясь, расти вместе с компанией. Если темпы роста амбиций главного бухгалтера совпадают с темпами роста компании, получается очень хорошая история успеха и компании, и ее главного бухгалтера.
Важно помнить, что если профессию «бухгалтер» вы выбрали осознанно, то ваш профессиональный и финансовый рост будет ограничен только лишь уровнем ваших амбиций, и больше ничем. А мне остается просто пожелать вам успехов на этом нелегком, но очень интересном пути!
Глава 16
С чего начать проект «Наведение порядка в бухгалтерии»
16.1. Как распутать клубок взаимосвязанных проблем
Проблемы будут всегда. Вернее, одни вы будете решать, а другие будут естественным образом появляться. Ведь, как известно, полное решение всех проблем – это смерть. Поэтому главная наша цель – не решение всех проблем, а качественное их изменение. Вместо постоянных и многочисленных тушений пожаров – решение системных проблем, «чтобы не загоралось».
Как же выбрать, за решение какой проблемы браться в оставшееся свободным от неотложных текущих дел время? Для начала все их нужно записать. Как известно, хорошие идеи приходят в самый неподходящий момент, хотя здесь, в общем-то, ничего удивительного нет. В самые авральные периоды наш мозг работает очень активно именно в том направлении, чтобы придумать, как в следующий раз работать эффективнее.
Но когда аврал проходит, наступает расслабление, и все мысли моментально испаряются: «А что же я хотел сделать-то? Что-то важное и интересное, но уже, хоть убей, не помню…»
Поэтому идеи надо записывать сразу, по мере их возникновения. Однако при этом не бросаться выполнять их тут же, когда времени катастрофически не хватает, а записать и выбрать потом для их реализации наиболее подходящее время.
Для дополнительного удобства я рекомендую структурировать все задачи по типу взаимоотношений.
Первый раздел – вопросы, касающиеся взаимоотношений с руководством, второй – с сотрудниками, третий – со смежными подразделениями, а четвертый – с контрагентами. И в каждом разделе – свои подразделы. Например, по каждому сотруднику или по каждому подразделению.
Приведу пример реестра задач по наведению порядка в бухгалтерии.
1. Взаимоотношения с руководством предприятия.
1.1. Генеральный директор.
1.1.1. Согласовать норму амортизации приобретенной насосной станции.
1.1.2. Согласовать список контрагентов, от которых зависим мы.
1.2. Финансовый директор.
1.2.1. Согласовать повышение зарплаты в целом по бухгалтерии с 1 января на 10 %.
1.2.2. Согласовать повышение зарплаты старшим бухгалтерам на 30 % со следующего месяца.
2. Взаимоотношения с сотрудниками бухгалтерии.
2.1. Иванова.
2.1.1. Отработать навык «Знание границ своей компетенции».
2.2. Петрова.
2.2.1. Дописать инструкцию на рабочее место «Бухгалтер по кассе».
2.2.1.1. В части оформления РКО.
2.2.1.2. В части оформления ПКО.
2.2.2. Придумать и согласовать индивидуальный график работы на летнее время (по ее просьбе).
3. Взаимоотношения с соседними отделами.
3.1. Отдел снабжения.
3.1.1. Системно решить вопрос по зависающему НДС в авансах выплаченных, чтобы удерживать его ниже приемлемого уровня.
3.1.1.1. Доработать План счетов (добавить на счет 60 аналитику «Ответственный отдел»).
3.1.1.2. Написать техническое задание на автоматизацию получения отчета в разрезе ответственных отделов.
3.1.1.3. Согласовать и утвердить регламент системы контроля над уровнем авансов выплаченных (включая персональную ответственность).
3.1.2. Системно решить вопрос по зависающему НДС из-за несвоевременного предоставления документов, чтобы удерживать его ниже приемлемого уровня.
3.1.3. Системно решить вопрос по зависающему НДС из-за неправильного оформления документов, чтобы удерживать его ниже приемлемого уровня.
3.1.4. Повысить качество ведения справочника «Контрагенты» (снижение количества ошибок с 50 % до 5 %).
3.2. Отдел сбыта.
3.2.1. Согласовать предельный размер дебиторской задолженности и предельные сроки отсрочки оплаты по основным покупателям, после превышения которых должна приостанавливаться отгрузка.
3.2.2. Утвердить регламент «Возврат бракованной продукции» (четкое разделение сфер ответственности между бухгалтерией и отделом сбыта).
4. Взаимоотношения с внешними контрагентами, от которых зависим мы.
4.1. ОАО «РЖД».
4.1.1. Согласовать предоставление актов сверки взаиморасчетов не ежеквартально, а ежемесячно.
4.2. Налоговая инспекция № 13.
4.2.1. Разобраться с их письмом от 12 сентября № 15/18в.
5. Взаимоотношения с внешними контрагентами, которые зависят от нас.
5.1. Касается всех.
5.1.1. Сделать информационное письмо об изменениях в оформлении счетов-фактур в соответствии с изменениями в законодательстве с 1 января следующего года. Разместить его на сайте и на первом этаже у входа.
5.2.ИП Васильев И. Н.
5.2.1. Навести порядок в документах и расчетах за прошлый год и первый квартал этого года.
Всегда держите этот файл под рукой и по мере возникновения идей сразу их записывайте. Если в момент рождения очередной умной мысли вы находитесь не у своего компьютера, то не поленитесь и запишите ее на любом подвернувшемся листке бумаги, а потом тоже не поленитесь и перепишите в этот общий файл.
Когда у вас появляется свободная минутка, открывайте реестр задач и выбирайте либо самую насущную из них, либо ту, которую в данный момент приятно решать.
Например, бывает, что вечером неожиданно освободилось время, но вы уже очень устали. Голова болит, начинать что-то серьезное нет сил, но при этом совсем выбрасывать время «в дебет 99 счета» тоже не хочется. Берете список задач и находите в нем запись: «Отработать с Ивановой знание границ своей компетенции, рассказать ей про отличие инициативы от самодеятельности». О, это как раз то, что надо! Звоните Кате Ивановой и говорите: «Зайди-ка, пожалуйста, ко мне на полчасика!»
Реестр задач – это не что иное, как перечень ваших инвестиционных продуктов, поэтому его можно использовать и для планирования работ на следующий день. Чтобы ваш рабочий день не был похож на «день сурка», ежедневно выделяйте определенное время на решение таких инвестиционных задач. Текучка не должна занимать 100 % рабочего времени.
Я рекомендую отводить на инвестиционные продукты не менее двух часов в день. Каждый вечер открывайте реестр задач и выбирайте ту, которой займетесь завтра. И на следующий день обязательно выполните намеченное. Не позволяйте текущим делам заполнить время, выделенное на инвестиционные задачи. Иначе авральный и стрессовый режим работы не удастся побороть никогда.
Файл со списком мыслей будет постоянно пополняться. Но те задачи, которые вы уже выполнили, я рекомендую не стирать, а помечать каким-нибудь другим цветом. Это очень важно для того, чтобы время от времени смотреть на этот список и понимать: «Я не кручусь как белка в колесе. Ситуация постепенно улучшается». И получать таким образом силы и вдохновение для дальнейшего движения вперед и решения новых задач.
А когда появляется удобный момент, чтобы ненавязчиво рассказать о своих успехах генеральному директору, при помощи этого файла можно очень быстро освежить в памяти то, что было сделано.
После того как вы выбрали задачу, которой будете заниматься, необходимо тщательно проанализировать истинные причины ее возникновения. Если на этом этапе допустить ошибку, то все дальнейшие действия будут бесполезны.
Например, вы задаетесь вопросом: «Почему не все счета-фактуры приходят вовремя?» Кто виноват? Поставщик или наш снабженец? Допустим, мы определили, что это вина поставщика. Тогда следующий шаг – понять, что ему мешает работать так, как нам нужно. Расписываем варианты и по каждому из них продумываем решения. Если поставщику просто лень, на просьбы он не реагирует и в списке «контрагентов, от которых зависим мы» его нет, то мы просим руководителя отдела снабжения найти более адекватного поставщика. Если счета-фактуры теряются где-то по дороге, то нужно совместными усилиями придумать способ передачи, при котором риск утери минимален. И так далее.
Ниже приведен пример анализа и разрешения ситуаций.
1. Взаимоотношения со смежными отделами
1.1. Отдел снабжения
1.1.1. Оформление договоров с поставщиками
Проблема: Не все договора проходят перед подписанием через бухгалтерию, хотя бухгалтерия приказом генерального директора включена в состав визирующих подразделений.
Решение: Установление контрольной функции в канцелярии – канцелярия не ставит печать компании на договор, если на этом договоре отсутствует виза бухгалтерии.
1.1.2. Оформление счетов-фактур
Проблема: Счет-фактура не приходит вовремя или вообще не приходит.
Случай 1. Есть все документы кроме счета-фактуры.
Решение:
1) к счету 19 привязывается справочник «Возможность предъявить НДС к зачету» (статья «нет счета-фактуры»), а также справочник «Ответственный отдел» (значение «отдел снабжения»);
2) настраивается отчет по незачтенным суммам НДС на текущую дату в разрезе ответственных отделов;
3) устанавливается персональная ответственность за истребование документов у поставщиков и сроки истребования (увязывается с системой мотивации).
Случай 2. Нет вообще никаких документов
Решение:
1) открывается субсчет 60.03 «Неотфактурованные поставки», к которому привязывается аналитика «Ответственный отдел»;
2) настраивается отчет на текущую дату по субсчету 60.03 в разрезе ответственных отделов;
3) устанавливается персональная ответственность за истребование документов у поставщиков и сроки истребования (увязывается с системой мотивации).
1.1.3. Своевременное закрытие накладными (актами) авансов выданных
Проблема: Авансы, выплаченные поставщикам, висят и не закрываются в течение длительного периода времени. Процесс неуправляемый.
Решение:
1) к субсчету 60.02 «Авансы выданные» привязываются справочники «Контрагент», «Договор», «Документ», «Ответственный отдел»;
2) настраивается отчет по незакрытым авансам выданным, который можно формировать на любую (например, текущую) дату;
3) устанавливаются нормативные сроки закрытия авансов (в соответствии с условиями договоров) и персональная ответственность за своевременное закрытие авансов поставщиков (увязывается с системой мотивации).
И здесь есть одно очень важное правило: если задача слишком сложная, необходимо разбить ее на несколько более мелких подзадач. Предлагаю в качестве нормативного времени на выполнение одной задачи срок не более одной недели. Если опасаетесь, что за неделю ту или иную задачу выполнить будет сложно, обязательно разбейте ее как минимум на две части.
Например, бухгалтеру-кассиру Петровой нужно написать инструкцию на свое рабочее место. Учитывая постоянные отвлечения на текущую работу, сделать это за неделю будет непросто. Поэтому мы разбиваем инструкцию на две части: 1) в части оформления приходных кассовых ордеров; 2) в части оформления расходных кассовых ордеров.
Почему не дольше, чем одна неделя? Потому что лучше маленькими шагами, но вперед. Пусть маленькая задача – но зато решенная до конца. Кроме того, на выполнение небольшой задачи проще морально настроиться.
Справились с проблемой – констатируете: «Все, этот вопрос решен. Перехожу к другой задаче».
Очень важно, чтобы не приходилось потом постоянно возвращаться к уже, казалось бы, решенным проблемам. Это происходит из-за того, что мы что-то не учли, где-то не додумали, оставили какую-то лазейку. Поэтому старайтесь решать проблемы так, чтобы в будущем даже мышь не смогла проскочить.
Например, менеджеры отдела продаж вводят в справочник «Контрагенты» своих покупателей. И начинается: «ООО «Строймаркет», Строймаркет ООО, просто Строймаркет, Строй Маркет, Строй-маркет, Сроймаркет (букву случайно пропустили или, наоборот, поставили лишние пробелы). А потом как бухгалтерии взаиморасчеты сводить, акты сверок делать? Это ужас какой-то!
И забрать у них функцию ввода новых поставщиков в справочник тоже нельзя, потому что бизнесу мешать нельзя, бизнесу надо помогать. Можно, конечно, забрать эту работу у менеджеров и поручить одному бухгалтеру. Ошибок будет на порядок меньше. Но что вся компания будет делать, когда этот бухгалтер вдруг заболеет или в отпуск уйдет? Чтобы отгрузить продукцию, нужно оформить отгрузочные документы. Они распечатываются только из информационной системы, значит нужно ввести нового контрагента. И что, пока бухгалтер болеет, все отгрузки прекращаются? Конечно же, нет.
Функция ввода остается за менеджерами, однако для устранения проблемы с ошибками реализуется ряд мер:
1. Разрабатывается шаблон названия. То есть сначала идет название, затем – организационно-правовая форма (ОПФ). Строймаркет ООО. И никак иначе. Чтобы менеджеры придерживались этого правила, в карточке контрагента делается два поля: «Название» и «ОПФ». Эти поля настраиваются как обязательные для заполнения, то есть без указания, например, ОПФ карточка просто не сохранится. Менеджер заполняет эти поля в произвольном порядке, и уже сама информационная система выстраивает итоговое полное название в правильном виде. Эта мера снижает проблему, допустим, на 80 %, но другие ошибки все равно остаются.
2. Создается инструкция и проводится обучение менеджеров, как правильно заполнять название. Это снимает, например, еще 16 % ошибок.
3. Оставшиеся 4 % ошибок закрываются путем назначения ответственного за справочник. Для этого менеджерам разрешается записывать всех новых контрагентов только в строго определенную временную папку «К разборке». Ответственный за справочник регулярно заходит в эту папку и проверяет правильность заполнения карточек контрагентов. Если есть ошибки – исправляет. Задвоенные карточки объединяет в одну. А правильно оформленные карточки переносит уже в постоянные папки для всеобщего использования.
Такой комплекс мер называется «тактика выжженной земли». Принимаются не половинчатые решения, а те, что полностью снимают проблему. Только после комплексного воздействия можно приступать к реализации следующей задачи.
Правообладателям!
Это произведение, предположительно, находится в статусе 'public domain'. Если это не так и размещение материала нарушает чьи-либо права, то сообщите нам об этом.
