Текст книги "Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 4.0"

4. Моделирование процессов

Моделирование бизнес-процесса – это набор действий, создающих образ существующего или предполагаемого процесса. Предметом моделирования может быть основной, вспомогательный процесс или процесс управления, целиком или часть.

Моделирование процессов требует набора навыков и методов, позволяющих разбираться в составляющих бизнес-процессов, обсуждать, измерять и управлять ими. Для предприятия, ценящего свои бизнес-процессы, моделирование является краеугольным камнем системы управления.

4.1. Цели моделирования процессов

Моделирование процессов – это средство достижения бизнес-целей. Поэтому цель моделирования – разработать представление процесса точное и полное настолько, насколько требует поставленная бизнес-задача. Детализация и тип модели вытекают из требований проекта моделирования процессов. Для одного проекта может быть достаточно простой схемы, а для другого понадобится полностью проработанная модель.

Модели процессов являются средством:

● управления процессами организации;

● анализа эффективности процесса;

● описания изменений.

Процессная модель может описывать целевое состояние бизнеса или определять требования к ресурсам, обеспечивающим эффективное выполнение операций, таким как люди, информация, оборудование, системы, финансы, энергия. Уровень детализации модели процесса определяется рамками и сроками проекта.

Следующая таблица обобщает стимулы для организации заниматься моделированием процессов.

4.2. Модель процесса

Модель является упрощенным представлением сущности, идеи или действия. Модели могут быть математическими, графическими, физическими, текстовыми или комбинацией вышеперечисленных. Модели находят широкое применение на практике, например, для:

● структурирования (систематизации);

● исследования (изучения);

● прогнозирования (предсказания);

● измерения (количественной оценки);

● объяснения (обучения, демонстрации);

● верификации (валидации);

● контроля (установления целей и ограничений).

Процесс – совокупность всех действий и необходимого обеспечения, требуемых для достижения цели, получения результата, продукции или услуги, вне зависимости от того, где они выполняются. Процесс показывает действия во взаимосвязи друг с другом – в виде последовательности или потока.

Термины «процесс» и «бизнес-процесс» в контексте BPM являются синонимами.

Бизнес-процессы могут моделироваться с разной степенью детализации, от очень абстрактного до очень подробного уровня. Завершенная модель обычно представляет процесс под несколькими углами зрения, служащими разным целям. Обычно модель показывает порядок выполнения процесса, взаимозависимости и последовательность действий. Модели обеспечивают визуализацию, позволяющую оценить возможности оптимизации процессов и их соответствие миссии организации.

Модель процесса состоит из значков, изображающих потоки работ, потоки данных, события, решения, развилки и другие элементы[6]6
  Строго говоря, модель процесса – это структурированный набор атрибутов (данных), описывающих процесс. Из значков состоит не модель, а ее графическое представление, то есть диаграмма процесса. – Прим. ред.


[Закрыть]. Модель может содержать:

● значки, наглядно изображающие элементы процесса;

● связи между значками;

● связи значков с окружением;

● поведение или действие значков.

4.2.1. Модель процесса и схема процесса

Модель процесса – это формализованное представление бизнес-процесса, которое не следует путать с менее формальными схемами процессов. Глядя на «картинку», используйте следующую таблицу, чтобы понять, имеете вы дело с моделью или схемой (картой) процесса.

4.2.2. Статические и динамические модели

Статические модели отображают единственное, не меняющееся во времени состояние процесса. Статические модели:

● фиксируют исходное состояние;

● документируют промежуточные версии;

● изображают версии будущего состояния, основанные на определенных предположениях о целях и рисках процесса;

● управляют изменениями;

● способствуют повышению уровня зрелости процесса.

Динамические модели

Процесс или некоторые его элементы могут быть смоделированы в виде динамических объектов. Примерами динамических моделей являются модели, предусматривающие интерактивное взаимодействие с пользователем, и модели, показывающие развитие изменений во времени.

Программное обеспечение для динамического моделирования

Возможности интерактивного взаимодействия имеются в большинстве топовых средств моделирования. Некоторые более простые средства также предоставляют возможности имитационного моделирования процессов, достаточные для нужд большинства проектов. По мере продвижения проекта моделирования вперед могут понадобиться более глубокий анализ и более продвинутые средства имитационного моделирования, включая автоматизированное. В этом случае рассмотрите возможность приобретения соответствующего дополнительного модуля к используемому программному обеспечению.

Комбинирование статических и динамических моделей

Часто полезным оказывается комбинирование статических и динамических моделей. Например, от статической модели будущей схемы процесса можно перейти к динамической, чтобы подать ей на вход тестовые данные и посмотреть, как будет себя вести процесс. И наоборот, работая с динамической моделью, можно на каждой итерации делать статический «снимок» для последующего анализа.

4.3. Методы и средства моделирования

На практике применяется широкий спектр методов и средств моделирования, начиная с доски, больших листов бумаги и стикеров и заканчивая программным обеспечением, включающим средства моделирования и репозиторий. Моделирование может быть эффективным при использовании любого из этих средств; в центре внимания должен быть сам процесс, а не инструменты.

Простые средства рисования часто используются для эскизных зарисовок схем процессов во время или после интервью или совещаний. Наиболее часто используемым инструментом моделирования процессов по-прежнему остается Microsoft Visio, за которым следуют PowerPoint, Excel и Word.

Ни одно из этих средств не исключает другие; в зависимости от участников или обстоятельств может использоваться любой.

4.3.1. Сбор информации для целей моделирования

Возьмите на вооружение один из методов сбора информации, рассматриваемых в разделе 5.5, или комбинацию из нескольких:

● изучение документации;

● письменное анкетирование;

● интервьюирование;

● модерируемые совещания;

● веб-конференции;

● непосредственное наблюдение;

● автоматическое выявление.

4.3.2. Участники проекта моделирования

Из широкого спектра применений моделей процессов вытекает необходимость вовлечения в моделирование различных ролей. Чтобы модели полностью отражали процессы, требуется много людей. В моделях процессов заинтересованы:

● ответственные за бизнес-стратегию;

● руководители бизнеса;

● финансовые аналитики;

● аудиторы и контролеры;

● специалисты по анализу эффективности процессов;

● специалисты по анализу требований;

● системные аналитики.

Модели могут создаваться отдельными специалистами или группами. Более системный подход к моделированию предполагает участие фасилитатора, специалиста по моделированию и нескольких экспертов предметной области.

В качестве экспертов предметной области могут выступать:

● менеджеры высшего звена, определяющие динамику бизнеса на верхнем уровне;

● менеджеры среднего звена, определяющие механизмы мониторинга и контроля;

● рядовые сотрудники, непосредственно выполняющие работу, описываемую моделью.

В проектах перепроектирования процессов должно быть налажено взаимодействие между ИТ-специалистами, отвечающими за разработку требований к информационным системам, специалистами по организационному развитию, отвечающими за структуру должностей, обязанностей и подчиненности, и финансистами, рассчитывающими затраты и потребительскую ценность.

4.4. Распространенные нотации моделирования процессов

Нотации применяются во многих дисциплинах и являются важной составляющей моделирования бизнес-процессов.

Нотация – это стандартизованный набор символов и правила, определяющие, что они означают.

Например, музыкальная нотация включает универсальные символы нотной грамоты и нотных ключей. Аналогично, нотация моделирования бизнес-процессов включает символы (значки) и коннекторы (соединители), показывающие взаимосвязи между компонентами реального бизнес-процесса.

На сегодняшний день существует множество стандартов и приемов моделирования. Выбор наилучшего из доступных вариантов может оказаться сложной задачей, но в любом случае следование стандартам и общепринятым соглашениям обеспечивает долгосрочные преимущества, например:

● представители бизнеса, специалисты по процессному управлению и ИТ-специалисты взаимодействуют друг с другом, используя общие набор символов, язык и методы;

● результирующие модели процессов согласованы по форме и по содержанию, что упрощает проектирование, анализ и измерение процессов и стимулирует повторное использование моделей;

● есть возможность импорта-экспорта моделей между различными программными средствами;

● некоторые средства моделирования могут переводить нотацию моделирования в исполняемый программный код.

В реализации некоторых из перечисленных возможностей, особенно импорта-экспорта и переноса моделей в процессные движки, наблюдается заметный прогресс.

Рекомендации по выбору нотации моделирования

В этом разделе дается краткое описание некоторых наиболее распространенных нотаций моделирования. Учтите, что это лишь поверхностный взгляд на нотации, – современные средства моделирования предоставляют много уровней и атрибутов, которые позволяют более полно описать бизнес-процесс.

При выборе нотации учитывайте специфику вашей организации. Следующая таблица поможет сделать правильный выбор. Учтите, что на разных этапах проекта моделирования и для разных уровней процессной иерархии оптимальными могут оказаться разные нотации.

4.4.1. BPMN

Стандарт BPMN (Business Process Model and Notation – модель и нотация бизнес-процессов) первоначально был разработан Business Process Management Initiative, в настоящее время его поддерживает консорциум Object Management Group (OMG). О растущем признании BPMN в качестве стандарта свидетельствует его поддержка наиболее распространенными средствами моделирования. Нотация предлагает широкий набор символов, позволяющий моделировать различные аспекты бизнес-процессов. Как и многие современные нотации, BPMN описывает последовательность выполнения действий процесса.

Пример диаграммы BPMN:

Основные характеристики

● Версия 2 (BPMN 2.0) отражает значительно возросшую зрелость этой нотации и ее востребованность.

● Сто с лишним символов сгруппированы в так называемые описательные и аналитические наборы в соответствии с потребностями различных групп пользователей.

● Очень точные обозначения:

○ начальных, промежуточных и конечных событий;

○ действий и потоков сообщений;

○ взаимодействия внутри и между компаниями;

○ действий и потоков данных.

Для чего используется

● Для представления моделей процессов разным аудиториям.

● Для имитационного моделирования.

● Для исполнения процессов.

Преимущества

● Широко используется и легко воспринимается; многими рассматривается как стандарт де-факто.

● Заметный уровень использования в Министерстве обороны и других ведомствах США.

● Одна из наиболее мощных и гибких нотаций для выявления ограничений процесса.

Недостатки

● Чтобы корректно использовать полный набор символов, необходимы обучение и опыт работы.

● Трудно увидеть взаимосвязи между различными уровнями процесса.

● Разные средства моделирования могут поддерживать разные подмножества символов.

● В некоторых организациях представители бизнеса плохо воспринимают нотацию из-за ее ИТ-происхождения.

Дополнительная информация

● Официальный сайт BPMN, принадлежащий OMG: www.bpmn.org.

● Справочные файлы и примеры моделей, поставляемые вместе с большинством программных продуктов для моделирования.

4.4.2. Дорожки

«Плавательные дорожки» (swimlanes) – это не отдельная нотация, а полезное дополнение к другим нотациям, показывающее распределение обязанностей/полномочий. Их часто включают в диаграммы BPMN, EPC, UML и блок-схемы, чтобы показать исполнителя, ответственного за выполнение определенного действия. Дорожки изображаются в виде длинных вертикальных или горизонтальных полос, напоминающих дорожки в плавательном бассейне. Упорядочивание потока действий по дорожкам делает наглядной передачу ответственности и работы между участниками процесса.

Пример диаграммы BPMN с одним пулом и тремя дорожками:

Основные характеристики

● Дорожки изображают исполнителей или группы исполнителей.

● Дорожка может соответствовать роли, подразделению, системе или любой другой группе исполнителей, а также их комбинации.

Для чего используется

● Чтобы четко показать в какой точке процесса меняется исполнитель.

● Чтобы улучшить взаимопонимание между заинтересованными сторонами.

Преимущества

● Помогает совместной работе благодаря тому, что исполнители видят свою роль в контексте ролей других участников процесса.

● Четко определяет точки перехода ответственности в процессе.

● Может описывать потоки последовательных действий, материалов и сообщений.

Недостатки

● Сложно изобразить коллективную ответственность.

● В некоторых случаях может способствовать укоренению функционального мышления.

Дополнительная информация

● Веб-сайт Agile Modeling www.agilemodeling.com/style/activityDiagram.htm.

● Справочные файлы большинства программных продуктов для моделирования.

4.4.3. Блок-схема

Диаграмма, изображающая алгоритм, поток работ или процесс. Шаги процесса изображаются в виде значков, соединенных стрелками, которые показывают последовательность действий. Блок-схемы могут иллюстрировать пути решения проблем. Блок-схемы также можно использовать для анализа, проектирования, документирования и управления процессами [Burlton 2013].

Основанные на простом наборе символов, показывающих операции, решения и другие основные элементы процесса, блок-схемы широко распространены. Нотация для наиболее распространенных блок-схем, изображающих работу автоматизированных систем, в 1970 году была принята в качестве стандарта ANSI. В промышленности в течение десятилетий используются различные варианты блок-схем, содержащие разные символы для разных задач, например для изображения материальных потоков, ролей и действий, для размещения оборудования, для анализа входов и выходов в логистических центрах. Рис. 4.3 и 4.4 показывают, насколько блок-схемы разных организаций могут отличаться друг от друга по внешнему виду.

Основные характеристики

● Используется как в сочетании с дорожками, так и без них.

● Множество вариантов для различных целей.

● В основе лежит простой набор легко узнаваемых символов.

● Предтеча многих более современных нотаций.

Для чего используется

● Для быстрого описания процесса там, где не требуется детальное документирование.

● Для запуска проекта моделирования в отсутствие средств для приобретения полнофункционального программного обеспечения.

● Для разработки подробных диаграмм в ходе традиционного программирования.

Преимущества

● Хорошо воспринимается программистами и системными инженерами.

● Помогает достичь консенсуса на верхнем уровне.

● Подходит для изображения магистрального пути процесса.

● Не требует существенных затрат.

● Поддерживается недорогими программными средствами, в том числе универсальными программами для рисования.

Недостатки

● Помимо стандарта ANSI, существует множество вариантов нотации.

● Может не хватать точности для описания сложных бизнес-процессов.

● Необходимо разработать словарь символов, значков и стандартов форматирования для каждого проекта, чтобы обеспечить согласованность и читабельность моделей.

● У элементов нет устоявшихся наборов атрибутов.

● Модели являются плоскими, из-за чего приходится разрезать диаграмму на сегменты и соединять их коннекторами.

● По общему мнению, не подходит для описания сложных процессов.

Дополнительная информация

● Стандарты ANSI.

● Вводные разделы учебников по программированию.

4.4.4. EPC

Диаграмма EPC (Event-Driven Process Chain – процессная цепочка, управляемая событиями) может быть и очень простой, и очень сложной. В качестве событий в EPC рассматривается начало и завершение шагов процесса, называемых в этой нотации функциями. Таким образом, процесс состоит из последовательностей событие – функция – событие. Также в EPC широко используются логические операторы, которые в этой нотации называются правилами. Основные правила – И, ИЛИ, исключающее ИЛИ. Элементы-правила показывают решения, проверки, распараллеливание и слияние потоков процесса. Простейшая модель EPC состоит из этих элементов, соединенных стрелками.

Основные характеристики

● Нотация EPC была разработана в начале 1990-х годов профессором Августом-Вильгельмом Шеером как часть методологии ARIS.

● EPC может использоваться для моделирования, анализа и перепроектирования бизнес-процессов.

● Может использоваться в сочетании с вертикальными или горизонтальными дорожками.

● В основе лежит набор легко узнаваемых символов, который дополнен большим количеством вспомогательных и специальных символов.

● Некоторые программные продукты дают возможность ограничить палитру с помощью фильтров.

Для чего используется

● Для моделирования сложных наборов процессов с многочисленными интерфейсами и несколькими уровнями детализации.

● Для детальной проработки процессов, идентифицированных на уровне корпоративной процессной модели.

Преимущества

● Широко используется и хорошо воспринимается в Германии и в других европейских странах, особенно в транснациональных компаниях.

● Заметное присутствие в Министерстве обороны США и других крупных организациях.

● Правильно спроектированная диаграмма EPC читается как последовательность предложений естественного языка.

● Может использоваться в качестве средства коллективной работы функциональных экспертов, не имеющих большого опыта моделирования.

● Модель можно дополнять дорожками или опциональными элементами, показывающими исполнителей, системы, данные.

● Средства моделирования все лучше и лучше справляются с преобразованием EPC в BPMN.

● Одна из самых мощных и универсальных нотаций в части описания ограничений процесса.

Недостатки

● Меньше распространен в США по сравнению с BPMN и блок-схемами.

● Чтобы не допускать логических пробелов, команда должна следовать определенной дисциплине в использовании нотации.

● Наиболее полно нотацию реализует только программное обеспечение ARIS.

Дополнительная информация

● Сайт ARIS ariscommunity.com.

● Сайт Software AG www.softwareag.com.

4.4.5. UML

UML (Unified Modeling Language, унифицированный язык моделирования) – это стандартизованный набор нотаций и методов моделирования, предназначенных главным образом для документирования требований к информационным системам. Хотя UML в основном используется для системного анализа и проектирования, некоторые организации используют диаграммы действий UML для моделирования бизнес-процессов. UML поддерживается Object Management Group (OMG).

Основные характеристики

● Представляет собой более 10 связанных друг с другом нотаций и методов моделирования.

● Способен описывать сложные горизонтальные и иерархические вертикальные взаимосвязи.

● Нотации, входящие в семейство UML, используют разные наборы символов.

● Входящую в UML нотацию SysML часто используют для описания систем и «систем систем».

Для чего используется

● Для проектирования сценариев использования.

● Для определения требований к информационным системам.

● Чтобы спроектировать взаимодействие процесса, смоделированного другими средствами, с нижележащим уровнем информационных систем.

● Для описания и проектирования структур данных.

● Для описания низкоуровневых потоков работ.

● Часто используется для изображения сценариев использования.

Преимущества

● Зрелое сообщество пользователей.

● Реализован в большинстве основных программных продуктов для моделирования.

● Множество книг и материалов в интернете.

Недостатки

● Предназначен для моделирования программного обеспечения, моделирование бизнес-процессов – второстепенная задача.

● Разные средства моделирования могут реализовывать нотацию по-разному.

Дополнительная информация

● Спецификация и другая полезная информация на сайте Object Management Group www.uml.org.

● Справочные файлы программного обеспечения IBM Rational.

4.4.6. IDEF0

IDEF0 принадлежит семейству стандартных нотаций моделирования IDEF (Integrated Definition – интегрированные описания), разработанных ВВС США. Является составной частью методологии описания процессов и информационных систем в промышленности (FIPS – Federal Information Processing Standard). Широко используется в течение многих лет и реализован многими программными средствами, в настоящее время является общественным достоянием (public domain). Нотация использует очень простой набор символов: прямоугольники процессов и стрелки, изображающие входы, выходы, управление и механизмы. Хотя каждый уровень модели читается слева направо и сверху вниз, система нумерации, используемая для основных этапов, представлена таким образом, что позволяет легко ассоциировать родительский и дочерний уровни декомпозиции в процессе. Например, процесс с кодом A1.3 является дочерним процессом процесса A1. На каждом следующем уровне декомпозиции к номеру добавляется точка.

Основные характеристики

● Верхний уровень определяет предметную область моделирования.

● Декомпозиция на нижележащие уровни отображается рядом прямоугольников.

● У шагов процесса есть входы, выходы, элементы управления и механизмы, которые изображаются стрелками с надписями.

● Система числового кодирования отражает связь нижних уровней с верхними (например, B3.2 – второй шаг процесса B3).

Для чего используется

● Для моделирования деятельности на любом уровне.

● В интегрированных системах автоматизированного производства (Integrated Computer – Aided Manufacturing – ICAM).

Преимущества

● Точность.

● Логика декомпозиции уровней модели легко прослеживается.

● Наименования и содержание прямоугольников и стрелок, создаваемых в модели, хранятся в словаре данных и доступны для поиска и экспорта.

● Модель можно свести к схеме на одной странице для презентации высшему руководству.

● Документы правительства США и коммерческие источники предоставляют исчерпывающую информацию.

Недостатки

● Диаграммы могут быть визуально непривлекательны.

● Диаграмма состоит только из прямоугольников и стрелок; к их расположению необходимо относиться тщательно, иначе диаграммы становятся запутанными и перегруженными.

● Популярность снижается, и некоторые крупные производители программного обеспечения больше не предлагают IDEF0 в своих продуктах.

Дополнительная информация

● www.idef.com.