Текст книги "Создание, управление и развитие тендерных отделов продаж"

1.9. Тендерные предрассудки, или Кому тендеры противопоказаны

На протяжении довольно долгого времени бытовало мнение о том, что в нашей стране выиграть тендер может только компания, которая имеет связи с заказчиками. Данный факт останавливал участие в торгах примерно 90% потенциальных претендентов на выигрыш в тендере. На деле же можно профессиональным путем выяснить, что практически любая закупка может быть заточена под конкретного поставщика в рамках Закона 44-ФЗ и уж тем более по Закону 223-ФЗ, однако на практике это может применить только около 5% заказчиков. Также опыт показывает, что практически любой тендер можно просто взять и выиграть, получив за это немалые деньги, при условии наличия у участника торгов интересующего товара и умения работать на рынке госзаказа.

Важно понимать, что маржинальности, подобной той, что существует в госзаказе, ни в какой другой сфере быть просто не может, так же, как и никакая другая сфера не сможет предоставить каких-либо гарантий по сравнению с подписанием государственного контракта. Средства, которые расходуются в государственном сегменте, примерно в 10 раз превышают те, которые выделяются на те же цели частными и иностранными предприятиями, а потому тот, кто никак не участвует в распределении данных средств, может винить в этом только самого себя.

Существует определенная категория людей, которым участие в тендерах попросту противопоказано. Чаще всего это личности более старшего возраста, которые успели многое повидать за свою жизнь и традиционно на определенном ее этапе остановились в развитии. Такой человек должен проявить себя хоть в чем-то, однако в большинстве своем подобного склада люди в результате оказываются недостаточно успешными, так как в жизни больше следует работать головой, а работать обычно желают немногие. Людям старой закалки важно понимать, что любые их прошлые заслуги не могут отменить необходимость заслужить в настоящем новые результаты и заработать еще больше. Особенно это утверждение актуально в нашей стране, где очень легко можно потерять то, что наживалось долго и кропотливо. Но при наличии трезвой головы и отсутствии лени можно, напротив, получить хороший результат в бизнесе.

В жизни необходимо постоянно менять опыт, и сделать это можно, только попадая в новые ситуации и события. Конечно, мозг от таких перемен будет, что называется, возмущаться, но главное в этом деле – получить положительный результат.

Тендерное дело не терпит присутствия пессимистически настроенных нытиков и жадных людей. Если верить статистике, то можно отметить, что подавляющее большинство предпринимателей, которые только начинают участвовать в торгах, изначально настроены исключительно пессимистично, тем более что люди, «умудренные опытом», говорят о том, что делать на тендерах нечего, так как там все схвачено, и у обычных людей ничего не получится. Однако рано или поздно все получается, вопреки подобным прогнозам.

Вообще следует стараться избавиться от окружения пессимистов не только на работе, но и в жизни в принципе, так как только тот, кто что-то делает, в результате получает результат, что вполне справедливо.

Какими характеристиками должны обладать сотрудники для того, чтобы внедрить их в тендерные продажи?

Каждый такой человек должен быть предельно нацелен на получение результата, а также верить в собственные силы и в то, что все у него получится. Каждый такой сотрудник должен уметь детально разбираться во всех процессах организации, а также продукции, которую он предлагает, и ее ценообразовании.

1.10. Почему многие предприниматели до сих пор не внедрили тендерные продажи?

В случае, когда речь заходит о каких-либо новшествах в любой деятельности, можно опытным путем выяснить, что большинство людей являются попросту ленивыми и трусливыми существами. И очень часто страх является реальной причиной того, что люди ничего не делают, даже если они являются не наемными работниками, а предпринимателями, которые по сути должны быть, наоборот, склонны к рискам и ведению активной деятельности.

У определенной категории людей и вовсе не ладятся ни жизнь, ни работа, ни бизнес, что можно назвать совершенно нормальным и закономерным результатом того, что они ленятся или опасаются что-то сделать. Однако если в редких случаях у такого человека что-то получается, то этот факт может полностью компенсировать такому деятелю все допущенные им ошибки, траты и потери.

В качестве основного примера можно привести обычные продажи, конверсия в которых всегда составляет меньше чем 100%, и даже меньше чем 50% чаще всего. В тендерных продажах на долю конверсии приходится около 30%, тогда как на холодных продажах тот же показатель составляет 1—2%. Это говорит о том, что в большем количестве продаж сделка не завершается положительным результатом, везде существует конверсия, которая составляет менее чем 50%, но если деятельность заканчивается положительным результатом, можно компенсировать все потери, понесенные ранее.

1.11. Прямой договор – закупка, про которую забывают тендерные «мальчики»

Прямой договор – способ, при котором участник закупки может заключить договор с заказчиком, минуя тендерные процедуры. Да, это не миллионный договор, но, конечно, бывает и такое. Для небольших организаций это может быть неплохой дополнительной прибылью.

Заказчик называет прямыми закупками заключение контракта с единственным поставщиком. При прямой закупке договор заключается с определенным лицом без проведения конкурентных процедур. Закупка у единственного поставщика согласно данным Минэкономразвития, составляет 40% от совокупного объема закупок, размещенных в единой информационной системе. Что мешает именно вам быть этим конкретным лицом? Вы можете заключить с сотней заказчиков договора до 100 тысяч, а также Законом 44-ФЗ предусмотрен ограниченный перечень ТРУ, согласно которому заказчик может осуществлять закупку у единственного поставщика на неограниченную сумму, все зависит от того, каким видом деятельности вы занимаетесь. Закупка у единственного поставщика, осуществляющаяся по Закону 223-ФЗ, где дела обстоят еще лучше, и сумма договора может исчисляться миллионами, так как заказчик сам Положением устанавливает список товаров, работ, услуг, на которые он вправе заключить договор с единственным поставщиком.

Зарекомендовав себя как добросовестный поставщик и имея хорошие отношения с заказчиком, вы всегда будете иметь возможность заключения договора как с единственным поставщиком. Как этого добиться? Все очень просто, не зря мы выше писали об активной работе именно тендерного отдела продаж, в котором ведется бурная деятельность с заказчиком. Да, вы не выиграли тендер в 70% случаев у заказчика, где участвовали, но вы можете взять небольшой кусочек из бюджета данной организации, заключив прямой договор, что даже лучше, чем вообще ничего. Порою договор с единственным поставщиком на 100 тыс. рублей может быть более рентабельным, чем государственный контракт на 2 млн рублей.

Многие наши коллеги считают, что помощь заказчику в разработке Технического задания, предоставлении ценовых предложений – это пустая трата времени и денег, все равно участие в тендере ни на что не повлияет, мы с этим категорически не согласны. Это своего рода реклама, на которую по сути вы не тратите, кроме времени, ничего, а заказчик уже знает о вас и при первой необходимости обратится именно к вам. Да, преимущества, возможно, при выборе поставщика конкурентным способом не будет, но на своем опыте можем сказать, что и это тоже не так, так как при рассмотрении заявок присутствует человеческий фактор, и многие заказчики, зная о том, как вы добросовестны, могут рассматривать вашу заявку более лояльно, а вашего конкурента – более тщательно. Думаем, данный факт отрицать никто не будет.

Особенно хотим обратить внимание на конец финансового года, когда нужно потратить весь бюджет, а времени на проведение конкурентных процедур совсем нет. Данный период можно назвать сезоном таких закупок (можно даже сказать «сенокосом»). Также начало года, когда заказчик может выбрать еще любой способ закупок, имеется в виду, что по действующему Закону 44-ФЗ установлено: закупка у единственного поставщика не должна быть больше двух миллионов рублей в год, или пяти процентов от общего годового объема закупок. В закупках на нужды сельского поселения вообще ограничения отсутствуют. Прямыми договорами можно купить хоть трактор по запчастям.

1.12. Тендеры «в минус»!

У нас многие начинающие поставщики спрашивают: а зачем некоторые участники закупок при участии в тендерах снижают начальную максимальную цену контракта до минимума и уходят, как говорится, в «минус». Отвечая на данный вопрос, хочется заметить, что стабильность, презентабельность и узнаваемость всегда играли большую роль в жизни бизнеса. Не зря говорят: «Скажи, кто твой друг, и я скажу, кто ты». Чтобы зарекомендовать себя как добросовестного и стабильного бизнесмена, стоит заключить большой контракт с государственной организацией, тогда будет считаться, что раз с вами заключил договор госзаказчик, значит вы надежная организация, так как государство с недобросовестными поставщиками не сотрудничает. И порой ради выигрыша и заключения контракта участники готовы снижать сумму в убыток своему бизнесу. Но это вам поможет в завоевании рынка и среди обыкновенного потребителя. Порой необходимо (но это опять же при возможности организации) заключить невыгодный контракт, чтобы потом получить в несколько раз больше.

Еще один пример, когда участник уходит в минус, – это мнимый минус: вам так кажется, потому что вы платите очень много налогов, а ваш конкурент работает по упрощенной форме налогообложения или имеет неплохой канал поставок с низкой закупочной ценой.

Третий пример, мы его называем «случайный выигрыш», так сказать, непредсказуемый, когда поставщик не предусмотрел резкий скачок курса валюты или невнимательно прочитал техническое задание. К примеру, один из наших клиентов участвовал в открытом конкурсе по оценке арестованного имущества, где был в техническом задании прописан перечень имущества, которое подлежит оценке. Но, как бывает на практике, обычно подлежит оценке только часть имущества, указанного в списке. Участник, надеясь на то, что он поставит большую сумму за оценку часто оцениваемого имущества и минимальную стоимость на имущество, которое вообще может быть не использовано, снизил большой процент начальной (максимальной) цены контракта. Участник прогадал, так как не увидел, что в документации четко прописано, что по результатам конкурса стоимость единицы услуги будет определена путем пропорционального снижения общей начальной (максимальной) цены единицы услуги. В этой ситуации все обошлось, так как заказчик пошел навстречу и расторг заключенный договор по соглашению сторон, но с такими ситуациями лучше не сталкиваться и внимательно читать документацию и анализировать ее, так как отказаться от подписания контракта в госзакупках невозможно, иначе попадешь в реестр недобросовестных поставщиков и лишишься возможности участвовать в госзакупках 2 года.

Глава 2. Тендерный отдел продаж

2.1. Тендерный отдел продаж – новое конкурентное преимущество

Когда речь идет об управлении тендерными продажами, подразумевается управление не только людьми, но и конкретными процессами, и надеяться на то, что справиться в этом деле, имея при этом только минимально необходимые знания, навыки и практический опыт, особо не следует. Для того чтобы по-настоящему успешно вести тендерные продажи, важно относиться к этому делу как к своеобразному виду искусства – искусства торговли, увязывая в единый клубок людей, товары и взаимосвязи.

Конечно, всегда следует учитывать, что каждая компания – индивидуальна, а потому отделы тендерных продаж могут проектироваться и управляться тоже по-разному, зависит это от того, какие факторы, как внешние, так и внутренние, оказывают влияние на тот момент, когда в компании происходит «модернизация». На тех же предприятиях, которые уже имеют укомплектованный отдел тендерных продаж, по сути происходит то же самое, что и в компаниях, только начинающих свой путь в данном направлении, и руководство начинает осознавать, что управление продажами – дело достаточно серьезное.

Даже несмотря на то, что время для совершенствования работы ограничено, руководители компании занимаются изучением соответственной литературы популярных в данной сфере авторов, штудируют все тонкости законодательства о госзакупках, а также принимают самое активное участие в тренингах, используя при возможности услуги консультантов и экспертов, которые оказывают профессиональную помощь в организации участия в тендерных продажах и проектировании отдела тендерных продаж для более эффективной его работы.

Как правильно заполнять заявки на участие в тендере, может постичь каждый самостоятельно, мы не станем слишком углубляться в законодательство по тендерным продажам. Наша задача – детально рассмотреть те факторы и параметры, которые помогут организовать эффективное управление тендерными продажами на практике, подбирая для этой цели наиболее подходящие инструменты, позволяющие создать тендерный отдел продаж «под ключ».

2.2. Модель и численность тендерного отдела

На сегодняшний день в нашей стране большинство торговых компаний функционирует в условиях высокого уровня конкуренции, при том, что рынок меняется весьма динамично. Новые товары и продукты, предлагаемые услуги и дополнительные свойства товара конкуренты перенимают и копируют очень быстро. Наличием тендерных отделов при каждой компании уже тоже очень сложно кого-либо удивить. Именно поэтому руководители компаний постоянно ищут и стараются внедрять новые, более эффективные методики, позволяющие осуществлять управление продажами и конструктивно общаться с клиентами, что позволяет им перейти на принципиально новый, более высокий уровень обслуживания с целью анализа финансовой и коммерческой составляющих, а также разработки новых преимуществ перед конкурентными организациями.

В то же время постоянно функционирует практически незаметный извне громадный рынок сбыта товаров и услуг такому крупному потребителю, как государство. И если организация ставит перед собой цель существенно расширить рынок сбыта, то она должна иметь не только стандартный отдел продаж, но и тендерный отдел, работа которого будет основана на эффективной системе управления тендерными продажами.

Тендерные продажи можно сравнить с методикой плетения рыбацких сетей, которая, естественно, будет различной в зависимости от того, в какой климатической местности проживают рыбаки. Свое влияние на способ плетения сетей будут оказывать такие факторы, как условия ловли рыбы, ее виды и размеры.

В продажах все практически так же. Перед тем как приступить к формированию отдела, важно провести самый тщательный анализ того, в какой именно сфере рынка компания планирует существовать и от каких факторов, как внешних, так и внутренних, будут зависеть ее будущие продажи. Любое предприятие в этом плане можно сравнить с живым организмом, который за все время своего существования проходит несколько стадий развития, используя на каждой из них определенные технологии и знания. При этом далеко не всегда возраст организации на том или ином этапе ее развития соответствует ее хронологическому возрасту, на самом деле все зависит только от того, насколько соотносятся друг с другом вектора управления баланса самоуправления и контроля.

Каким образом должно быть реализовано тендерное направление продаж, может подсказать только доскональная диагностика организации, поскольку специфика деятельности и товарный ассортимент могут накладывать свои требования к структуре создаваемого направления продаж. В некоторых направлениях бизнеса в настоящий момент наличие тендерного направления уже является обязательным условием функционирования на рынке.

Если первоначально организация хочет участвовать в тендерных продажах, что называется, на пробу, то и выделять направление пока не имеет смысла, достаточно выделить для этого человека из уже имеющихся сотрудников и озадачить данным вопросом.

В очередной раз отвечая на вопрос, сколько человек должно быть в тендерном отделе, давайте поймем, чего же в конечном итоге мы хотим? Если компании интересно увеличить товарооборот, заработать денег – это одно, а если компания повелась на модное слово «госзакупки», «тендер» – в этом случае достаточно посадить себе в отдел тендерного «мальчика» или тендерную «девочку», заявив, что они и своими силами справятся с государственными закупками, то можно пожелать такой компании большого везения, оно ей пригодится!

Для начала необходимо определиться, на какой стадии развития находится компания (данный вопрос будет рассмотрен дополнительно ниже), если какие-то закупки уже велись, соответственно, компаниям, которые только начинают, будет значительно проще построить правильную систему тендерных продаж и избежать ненужных ошибок. Иногда результаты диагностики указывали на неспособность компании участвовать в тендерных продажах по многочисленным причинам, но основными были следующие: отсутствие финансирования, которое может быть направлено на развитие тендерных продаж, размытость структуры организации (все завязано на собственнике, только он знает, что, где и как, тендерные продажи нужны, но ему постоянно некогда), отсутствие налаженной работы с поставщиками и др.

Анализируя наш многолетний опыт работы со стороны заказчика и со стороны поставщика, опыт

консультирования по внедрению тендерных продаж, мы разработали численную модель тендерных продаж, которая позволяет функционально определить, на каком уровне находится компания в сегменте B2G и какие условия необходимо выполнить для перевода продаж государству на новый уровень. Также и читателям предлагаю оценить данную модель, по возможности направив свои отзывы по адресу: [email protected] или [email protected]

Предлагаем более детально разобрать данную модель

Тендерный «мальчик» или «девочка», данные работники (именно работники, а не специалисты) находятся на самом верху модели, и это отнюдь не возрастной показатель. Потому что встречались тендерные «мальчики» и 50-летнего возраста, хуже всего, если им является директор компании поставщика. Наиболее опасная категория работников, с такими больше всего проблем. Они считают, что государственные закупки – это легко, чего там пару законов прочитать, в лучшем случае, они прослушали какие-нибудь курсы для поставщиков, от таких же обучающих «мальчиков» и «девочек», некоторые из них даже имеют своих наставников по тендерам. Именно они считают, что главное – закупку выиграть, а потом договоримся, именно они не читают технические задания и считают, что если написано балка 6 метров, то и 4-метровая тоже подойдет, ведь она у меня есть, а 6-метровую нужно купить. А потом кричат, топают ногами и жалуются во всевозможные инстанции на коррупцию в государственных органах. Именно благодаря им постоянно пополняется реестр недобросовестных поставщиков, а на компанию накладываются внушительные штрафы.

Следующая категория – это тендерный специалист, боевая единица тендерных продаж, именно на его плечах лежит весь груз и тяготы тендерных продаж, а в случае победы – и кусочек финансовой удачи. Тендерный специалист – профессионал своего дела, сущность которого мы постараемся раскрыть на страницах данной книги, однако ресурс данного профессионала ограничен, исходя из специфики организации, может успешно участвовать от 10 до 40 тендерах в месяц, у некоторых наших коллег имеется и другая статистика – до 90 тендеров в месяц, но большое количество обусловлено тем, что компания занимается услугами – например, частное охранное предприятие, и подача заявки сводится к банальному выражению согласия на оказание услуг на торговой площадке, вероятность допуска первой части заявок в данных заказах 100% или очень близка к этой цифре.

Так, вбив в поисковике единой информационной системы фразу «поставка фруктов», по нашему запросу получили 99 закупок, думаете, один тендерный специалист справится с данной работой? Думаем, нет. Если все прочитать, подобрать необходимый товар, то специалисту работы на 3 месяца. Из чего следует, что отличие между тендерным специалистом (1 чел.), тендерной группой (до 4-х чел.), тендерным отделом (5 и более чел.) лишь в количестве сотрудников и объеме выполняемой работы. В зависимости от структуры компании тендерный специалист может сам организовывать исполнение государственного контракта от начала и до конца или передавать исполнение другим работникам организации, ограничивая свою работу по участию в тендерах только процедурой оформления заявок.

Тендерный специалист должен отлично знать продаваемый товар, работу, услугу, предлагать уникальный и ценный взгляд на рынок, помогает разобраться в альтернативах продаваемого товара – сам в этом хорошо разбирается, помогает избегать подводных камней при продажах.

У тендерного специалиста может существовать ряд помощников, как вновь прибывшие сотрудники, так и уже существующие, закрепленные из других отделов работники. На разных этапах работы тендерного специалиста ими могут быть:

1. Бухгалтер (для финансовых операций).

2. Технический специалист, инженер (для подготовки технико-коммерческого предложения, т. е. заявки).

3. Юрист (для анализа документации и договора на соответствие действующего законодательства и рисков его неисполнения).

4. Финансист (для организации обеспечения заявки и обеспечения исполнения договора).

5. Курьер.

Если компания участвует в небольшом количестве тендеров, то можно помощников не использовать, а обойтись силами самого тендерного специалиста. Когда тендерный специалист не имеет достаточного опыта и знания специфики продукта, который является предметом закупки, то целесообразно также привлекать специалиста в данной области.

Тендерное направление может развиваться как сверху вниз, так и снизу вверх. Предположим, организация на первом этапе только планирует участвовать в государственных закупках. В этом случае она поручает работу толковому, не работавшему еще с тендерами менеджеру по продажам, который как лицо ответственное изучил всю доступную информацию по данному виду продаж, да еще и семинар посмотрел. Участвовать получается, даже были первые победы, но душа к тендерным продажам, как говорится, «не легла». Руководство компании принимает решение принять на работу тендерного специалиста и в связи с увеличением объема работ в течение года создает полноценно функционирующий тендерный отдел, а также планирует дальнейшее развитие до тендерного отдела продаж. Возможна и обратная ситуация: изначально создается тендерный отдел, но отдача в денежном выражении от него оказалась незначительной (много участвуют, но мало побеждают, например, или средства были привлечены на иной, более перспективный, по мнению руководства, проект). Тогда принимается решение сократить тендерный отдел до тендерной группы или просто оставить тендерного специалиста, поскольку периодическое участие по просьбе клиентов все же требуется. Тогда тендерный специалист подготавливает документацию на тендеры, на которые уже имелась предварительная договоренность участия, также участвует в наиболее интересных тендерах, которые сам подбирает.

Поэтому стратегия тендерных продаж должна хотя бы на первых порах раз в полгода подвергаться корректировке, пока не появится конверсия продаж, т. е. соотношение количества выигранных тендеров и количество тендеров, в которых приняли участие.

Необходимо видеть результаты работы тендерного направления, хотя, скажем больше, можно посадить тендерных специалистов, создать тендерную группу или целый тендерный отдел, который будет заниматься именно сбытом, они будут сидеть тихонько перед компьютером, искать тендеры, подавать заявки и даже активно участвовать, в конце месяца будут выдавать вам отчет о проделанной работе, и он будет достоин похвалы, так как участвовать можно в большом количестве тендеров в месяц, а в итоге – несколько побед, пара заключенных контрактов, но прибыль для организации будет минимальная, эффекта от работы нет.

Такое отношение к тендерному отделу имеет место быть, особенно если вы выигрываете в нескольких процедурах, имеете хоть какой-то доход и не задумываетесь о том, что можете участвовать и выигрывать в большей части тендеров и получать больше прибыли.

Если вы решились на то, чтобы ваш тендерный отдел вышел на новый уровень, стал тендерным отделом продаж, работал в полную силу и начал товар не сбывать, а все-таки продавать, и ваше участие в тендерах заняло свое место в вашем бизнесе, то нужно четко понимать, что работу сотрудников тендерного отдела надо кардинально пересмотреть и поменять.

Нужно четко понимать, что работа тендерного отдела продаж должна начинаться задолго до объявления заказчиками тендера. Это как перед постройкой дома необходимо очистить площадку и залить фундамент. Работа с заказчиками должна вестись постоянно, менеджер не должен сидеть на месте и думать о том, что от него ничего не зависит: так работу не выстроить.

Тендерный «мальчик» или «девочка», тендерный специалист (1 чел.), тендерная группа (3—4 чел.), тендерный отдел (5 и более чел.) – все вышеуказанные категории составляют сбытовое подразделение компании поставщика, поскольку основной работой данных специалистов является поиск объявленных тендеров в единой информационной системе и участие в них. Главным нашим героем является тендерный отдел продаж (или даже, можно сказать, тендерное направление продаж) – наиболее оптимальная структура поставщика, нацеленная на завоевание рынка государственных закупок B2G.

Компаниям, выбирающим создание тендерного отдела или тендерного отдела продаж, нужно обратить внимание на то, что тендерные продажи возможны во всех указанных уровнях направления тендерных продаж, все зависит от желания компании-поставщика (например, поставщик «Х» ориентирован на 3—4 госзаказчиков, поддерживает с ними дружеские отношения и участвует практически во всех проводимых закупках, поставляет все – от ниток до бензина, с этим прекрасно справляется в компании «тендерная девочка», поскольку в данных взаимоотношениях между сторонами закупки по определению не может быть проблем, заказчик целиком ориентирован на поставщика, нормы закона – это лишь формальность, которую приходится соблюдать). Может получиться так, что чистая прибыль и эффективность тендерных продаж у тендерной «девочки» будет значительно выше, чем в самом лучшем тендерном отделе. Наличие тендерного отдела дает также немало преимуществ, самым весомым из которых является отсутствие необходимости вкладывать средства в рекламу, а также возможность допродажи необходимых товаров по прямым договора (объем прямых закупок в настоящее время остается стабильно высоким).