Текст книги "Создание, управление и развитие тендерных отделов продаж"

2.8. Мотивация в тендерном отделе продаж

Любое действие хозяйственной направленности очень просто можно выразить всего тремя словами: люди, продукт, прибыль. Первоочередные в данном перечне, естественно, будут люди, так как без наличия сплоченной команды очень сложно что-то «слепить» из остальных факторов. Такое выражение, как мотивация персонала, используется сегодня повсеместно, и мнения руководителей о необходимости ее внедрения очень разнятся. Происходит это по причине того, что мотивация персонала – понятие субъективное, которое каждая компания понимает по-своему. И как бы она ни называлась – мотивация, оплата или стимулирование, важно, чтобы все сотрудники понимали, что им нужно делать, а руководители могли правильно использовать имеющиеся у них трудовые ресурсы.

Важно понимать, что такой профессии, как специалист по тендерам, – нет, равно, как не бывает официальных закупщиков в государственной структуре. Данная деятельность ближе к состоянию души, а потому и мотивироваться она должна особым образом. Сотрудники тендерного отдела продаж должны стремиться к работе на результат, а потому уровень переменной части его заработной платы должен быть сопоставим с постоянной.

Вариант выбора методик по регулированию размера зарплаты персонала зависит, в первую очередь, от того, какими стратегическими целями руководствуется компания, а также от многих факторов извне. Ценность того или иного топ-менеджера, личные предпочтения тоже не следует сбрасывать со счетов.

В качестве основного принципа системы мотивации можно привести понимание каждым работником того, что от успешности компании зависит успешность каждого, кто трудится на ее благо. Таким образом, можно проследить взаимосвязь между трудозатратами, полезным результатом и оплатой труда.

На тему мотивации можно рассуждать очень много и долго, но нам сегодня достаточно будет рассмотреть только одну ее составляющую – финансовую.

1. Оклад. Просто голый оклад можно смело назвать самой низкоэффективной мотивацией, так как в этом случае у работника нет никакого желания развиваться и расти. Прискорбно, но именно данная модель на сегодняшний день остается самой распространенной. Даже если человеку выплачивается достаточно высокая, но фиксированная заработная плата, которая превышает зону его комфорта, такой сотрудник, скорее всего, будет попросту имитировать рабочую деятельность и честно просиживать свои восемь часов от звонка до звонка. Понятно, что такую систему желательно не использовать, предпочтя ей любую другую, только в этом случае тендерный отдел будет работать действительно на полную мощность. Кроме того, тендерного специалиста, работающего по такой системе оплаты труда, всегда может переманить конкурент, который предложит ему выполнять тот же объем работ, но за большие деньги.

2. Процент. Голый процент – это тоже не вариант, так как такая модель нацелена исключительно на выживание сотрудников. На протяжении некоторого времени именно она активно использовалась многими руководителями, которые хотели привлечь тендерных специалистов и заманивали их обещаниями о крупных выплатах в недалеком будущем. Такую модель можно охарактеризовать пословицей «Волка ноги кормят», однако отношение к себе, как к волку, не понравится, скорее всего, ни одному сотруднику. Сложно стараться работать и пребывать при этом в хорошем расположении духа, если ты знаешь, что в конце месяца можешь просто ничего не получить и жить тебе будет не на что, и дети твои останутся голодными.

3. Оклад + процент. Эффективность данной модели полностью зависит от того, насколько грамотно ее используют. В данном случае оклад – это тот заработок, который будет выплачен сотруднику, независимо от обстоятельств, а незначительный процент, размер которого, конечно, зависит от количества тендеров, выступает в качестве дополнительной мотивации, для того чтобы как можно больше торгов было выиграно благодаря тендерному специалисту.

4. Оклад + процент + премиальные выплаты. Данная модель является наиболее оптимальной для материального стимулирования специалистов по тендерам.

Оклад гарантирует минимальную часть заработной платы, процент от побед стимулирует участвовать как можно в большем количестве закупок. Премиальные выплаты являются дополнительным стимулом для того, чтобы сотрудник работал еще более активно. Такие бонусы легко могут быть привязаны к различным показателям (допустим, к количеству поданных заявок), и зависит это от того, какие именно цели ставит перед собой компания в целом.

2.9. Система документооборота тендерных продаж

Для того чтобы качественно выстроить систему документооборота, необходимо правильно разработать и внедрить необходимые регламенты, положения, соглашения и должностные инструкции, которые важно использовать в любой деятельности, связанной с тендерными продажами, так как именно они имеют большое значение и выступают в качестве одного из самых важных элементов эффективной работы.

Различного рода методическая документация, например, должностные инструкции тендерных специалистов, планы работ на период испытательного срока, технологии продаж, базы данных по клиентам, отчетность и другие бумаги, помогают оптимально осуществить распределение имеющихся ресурсов, будь то средства, сроки, информационные каналы или люди, с которыми приходится сотрудничать. Также наличие грамотной методической составляющей позволяет предотвратить нежелательные конфликтные ситуации, возникающие чаще всего по причине недопонимания, а значит – сэкономить немалые средства и драгоценное время благодаря эффективно организованному трудовому процессу.

Тщательно отлаженная система организации труда и документооборота означает возможность быстрого налаживания взаимосвязи как внутри компании, между сотрудниками различных подразделений, которые в любом случае, прямо или косвенно, взаимодействуют друг с другом, так и с внешними партнерами. Любой хороший руководитель знает, что умение работать в команде очень важно для результата общего дела, а потому для того, чтобы принять грамотное управленческое решение, он будет брать во внимание только ту информацию, в достоверности которой уверен, именно от этого зависит качество принятого им решения.

Важно, чтобы сбытовая документация разрабатывалась в обязательном порядке для каждого отчетного года. Если какие-либо положения в ней являются принципиальными или не подлежат изменениям, ее следует регулярно пролонгировать. Каждое дополнение либо изменение в такие документы вносятся исключительно на основании приказа. Многие разработанные отделом документы нередко представляют своеобразное ноу-хау компании и выступают в качестве конкурентного преимущества, тем самым становясь интересными для конкурирующих организаций. Информация такого рода должна автоматически относиться к данным, представляющим коммерческую тайну компании, а потому официально закрепляется число определенных должностных лиц, которые имеют доступ к этим сведениям, для того чтобы иметь возможность использовать их в своей работе.

Достаточно придать процессам продаж некоторую формальность, чтобы значительно увеличить эффективность выполняемой работы и повысить стабильность компании и независимость ее деятельности от действий конкурентов.

В данной главе освещен только минимум документов, которые должны разрабатываться и использоваться для успешной работы в тендерном отделе. На деле же документов может быть намного больше, что напрямую зависит от специфики деятельности конкретной компании.

1. Должностная инструкция сотрудника тендерного отдела продаж

Должностная инструкция представляет собой документ, положения которого регламентируют обязанности и полномочия каждого сотрудника тендерного отдела продаж. Разработка должностных инструкций обычно возлагается непосредственно на руководителя данного отдела, после чего ее изучает и утверждает руководитель организации.

В процессе составления должностной инструкции руководитель должен в обязательном порядке учитывать положение тендерного отдела и стараться сделать так, чтобы этот документ мог охватить все функции, выполняемые отделом, и по возможности максимально равномерно распределить нагрузку между сотрудниками, учитывая при этом квалификацию каждого из них. В любой должностной инструкции должно присутствовать определение того, какие отличия имеет конкретная функция.

Кроме того, в должностной инструкции должна присутствовать информация, без которой руководить персоналом очень сложно либо невозможно вовсе:

– руководство, побуждающее к действию конкретного сотрудника, обозначение его прав и обязанностей, что предоставляет знание о том, каких действий ждет от своего работника руководство компании и по каким именно параметрам будут оцениваться результаты его работы. Сюда же можно отнести главные ориентиры, позволяющие повысить квалификацию сотрудника в пределах его должности; основы, необходимые для того, чтобы выставлять адекватные оценки результатов труда каждого сотрудника отдела тендерных продаж, а также принятия важных решений о том, каким образом он будет двигаться по карьерной лестнице внутри компании; информацию, которая нужна для того, чтобы при необходимости провести обоснованный отбор специалистов тендерного отдела продаж по найму, а также для оценивания уровня претендентов на ту или иную должность.

Все эти данные необходимы для того, чтобы грамотно ранжировать должности в отделе и качественно разработать систему оплаты труда внутри компании.

2. Приказ о работе тендерного отдела продаж

В данном документе должны содержаться данные о структуре тендерного отдела продаж, а также описываться обязанности и полномочия, которыми наделяется каждый отдельный сотрудник.

Именно в приказе работы должна содержаться четкая информация касательно того, кто у кого находится в подчинении и какие полномочия входят в обязанности конкретных сотрудников, а также несут ли они ответственность за выполнение либо невыполнение установленного плана работ (продаж).

3. Приказ об оплате труда сотрудников тендерного отдела продаж

Данный документ относится к числу мотивационных и полезен исключительно для сотрудников тендерного отдела продаж. В нем должна содержаться конкретная и точная информация о принципах начисления заработной платы, что необходимо для того, чтобы каждый сотрудник самостоятельно смог просчитать, сколько он заработал за определенный период и какие усилия ему требуется приложить для того, чтобы заработать еще больше.

Стоит отметить, что деятельность тендерного отдела совершенно не похожа на ту, которую ведет традиционный отдел продаж, единственное, что их объединяет в этом плане одна цель – принести доход компании. Следует понимать, что сотрудник, работающий в тендерном отделе, может посвятить очень много времени разработке одной заявки, но сделает это настолько грамотно, что в итоге ее примут, признают по всем категориям, однако в конкурсе она не победит, и контракт заключен не будет. Это вовсе не говорит о том, что сотрудника в данном случае лишат премии, так как проигрыш в торгах случился не по его вине, и он сделал все, что в его силах. Заработную плату тендерного отдела продаж обычно делают сдельной. Она состоит из оклада, процентов и премии, которая выдается за количественные показатели участий в тендерах, а также за выигранные на них контракты.

В приказе важно четко обозначить, за какое именно число конкурсов будет выплачена премия и в каком размере.

4. Список клиентов

Данный документ представляет собой просто длинный перечень всех клиентов – муниципальных, государственных и коммерческих организаций, которые выполняли закупки в соответствии с Законами 44-ФЗ и 223-ФЗ.

В списке должна присутствовать такая информация о каждом заказчике, как полное и сокращенное название организации, ее юридический адрес, контактные данные, включая данные руководителя. Помимо этого, напротив каждого заказчика важно делать пометки о том, в соответствии с каким законом он выполняет закупки. Такой перечень может быть составлен в любом варианте, среди которых самым простым и распространенным считается Excel. Для удобства работы может быть внедрена CRM-система.

Еще более удобным станет вариант, в котором такой список будет дополнительно разбит в зависимости от регионов или по территориальному принципу.

Перечень всех заказчиков необходим для того, чтобы специалисты тендерных продаж и их руководители знали своих потенциальных клиентов. Неплохо, если в данном списке также будет содержаться информация о том, какой сотрудник работал с тем или иным заказчиком, что позволит руководителю контролировать деятельность персонала.

Всю необходимую информацию о заказчиках можно взять в открытом доступе в сети Интернет в единой информационной системе на сайте www.zakupki.gov.ru.

5. База клиентов

Данный документ, конечно, очень похож на предыдущий, более того, часть информации в нем будет дублироваться. Отличие их заключается в том, что в списке клиентов можно найти всех заказчиков включая потенциальных, а в базе – только тех, с кем компания уже сотрудничает.

База клиентов расширяется посредством добавления граф с информацией о том, какие контракты были заключены, на какие суммы, а также на какой именно стадии на данный момент находится сотрудничество с той или иной организацией.

Такая база считается общей и предназначается для использования всем тендерным отделом.

6. Рабочий журнал специалиста тендерного отдела продаж

Рабочий журнал представляет собой документ личного характера, предназначенный для использования сотрудником тендерного отдела. Он содержит четкие указания относительно действий, направленных непосредственно на сотрудничество с заказчиками.

Изначально журнал заполняется благодаря использованию «холодных» звонков компании по списку клиентов. В процессе таких бесед специалисты выясняют, кто выступает в качестве контактного лица, и имеет ли заказчик потребность в товарах или услугах, предоставляемых компанией. Вся полученная таким образом информация в обязательном порядке заносится в журнал.

Помимо этого, в журнале должна содержаться информация о том, с какого дня ведется работа с заказчиком – не путать с датой «холодного» звонка! Эти данные в будущем позволят сделать выводы о том, на протяжении какого времени велась работа до того момента, как удалось достичь какого-либо положительного результата. В журнал следует заносить полные названия организаций заказчиков, а также Ф. И. О. и должность контактного лица, так как именно с ним в дальнейшем будут проводиться переговоры. Сюда же можно отнести такую информацию, как личный рабочий телефон, номер мобильного, электронную почту и др.

Следующая графа должна содержать рабочий телефон компании-заказчика, ее факс, адрес сайта при его наличии и др.

Графа «Действие» содержит в себе запланированные действия, такие, как встречи, составление документации и ее отправление с датами и временем.

Отдельной графой выставляется запланированная дата выполнения закупки товара или услуги. В строчке «Итог» отмечается тот результат, которого удалось достичь посредством сотрудничества с каждым заказчиком. Результатом может быть заключение контракта, способ его заключения, ведение работы с заказчиком на текущий момент времени или отсутствие его потребности в услугах компании-поставщика.

Такого понятия, как конечный результат, в тендерном отделе просто не бывает, так как потребности у заказчиков возникают регулярно, учитывая, что они представляют собой государственные структуры. Конечного результата в данном деле можно достичь только в том случае, если товар или услуга, предлагаемые поставщиком, имеют своеобразную специфику, из-за чего в нем нуждаются не все заказчики или нуждаются, но не постоянно. В таком случае поставщикам ничего не остается, кроме регулярного участия в тендерах.

Главная цель заполнения такого журнала заключается в том, чтобы каждый сотрудник тендерного отдела на постоянной основе работал с большим количеством клиентов и мог при этом отследить динамику работы по каждому из них.

Помимо этого, параллельно должен вестись журнал закупок тендерного отдела, который заполняется только в том случае, когда компания принимает решение принять участие в той или иной закупке.

В таком журнале четко прописывается полное название организации, выступающей в качестве заказчика, объект закупки, каким способом она осуществляется и в соответствии с каким именно законом, а также дата, до которой принимаются заявки, сроки заключения контрактов и их стоимость, срок выполнения заказа и итог (если в качестве такого выступает проигрыш, то следует указать его причину).

Ведение журнала закупок позволяет сотрудникам соблюдать сроки закупок, а руководителю предоставит информацию о том, как работает тот или иной сотрудник, более того, в конце каждого месяца на основании этих данных подводятся итоги и делается вывод о том, над чем еще следует работать поставщику. Данный журнал можно вести как на бумажном носителе (на начальном этапе), так и в электронной форме, например в Excel, или с помощью специализированных систем.

7. Личный план работы сотрудников тендерного отдела продаж

Такой документ подразумевает ведение каждым сотрудником личного плана работы на месяц. Каждый разрабатывает его индивидуально для себя, указывая, сколько новых заказчиков планируется проработать, сколько доработать уже имеющихся и каких результатов планируется достичь за этот срок. Помимо этого, план должен содержать четкую информацию о тех закупочных процедурах, в которых компании только предстоит принять участие. Готовый план отправляется начальнику отдела, который изучает его и утверждает либо отправляет на доработку.

Разработка такого плана является обязательной процедурой, независимо от того, сколько сотрудников работает в тендерном отделе. Наличие плана позволяет обеспечить грамотную организацию деятельности сотрудника, обозначив для него ту цель, которую он сам ставит себе в начале месяца.

8. План работы тендерного отдела продаж

Данный план также разрабатывается сроком на месяц, но составляет его начальник тендерного отдела продаж, основываясь при этом на планы, составленные другими сотрудниками. План работы отдела, в свою очередь, утверждает руководитель компании.

9. Каталог товаров и услуг организации

Данный каталог должен быть актуальным на любой момент времени и содержать не только информацию обо всех товарах и услугах, предоставляемых компанией, но и полные описания и характеристики, необходимые заказчикам для включения в техническое задание или спецификацию, а также преимущества предлагаемого товара/работы/услуги по сравнению с конкурирующими организациями. Важно также указывать сроки, в которые будут оказаны услуги или доставлены товары, так как для заказчиков данный критерий играет решающую роль при выборе поставщика.

10. Требования к написанию коммерческого предложения

Коммерческое предложение – это тот документ, в котором в обязательном порядке содержатся четкие характеристики того товара или услуги, предлагаемых организацией, а также их особенности и достоинства.

Достаточно один раз грамотно составить коммерческое предложение, для того чтобы получить возможность принять участие и получить максимальное количество шансов на победу в тендере.

Зарекомендовав таким образом свой товар или услугу среди заказчиков, можно быть уверенным в том, что именно в вашу компанию обратятся в первую очередь заказчики, если им потребуется аналогичный товар.

11. Отчет о проделанной работе тендерного отдела продаж

Такой отчет, по сути, является отражением результата о выполненной работе лично каждого сотрудника, и именно на основании данных этого документа оцениваются действия специалистов и начисляется заработная плата. Отчет о проделанной работе составляется ежемесячно, при этом информацию в него заносит начальник тендерного отдела лично и каждую неделю. Отчет составляется для дальнейшего его предъявления руководителю компании, который таким образом может увидеть, как работал каждый сотрудник в течение месяца, кому удалось выполнить план, а кому для этого придется приложить дополнительные усилия.

Не стоит забывать и о конкуренции, которая всегда существует между коллегами и является лучшим мотиватором, и если кто-то оказался лучше, то и другие, естественно, начинают тянуться к аналогичным результатам.

По завершении месяца каждый сотрудник проверяет отчет на соответствие внесенных в него данных и ставит подпись в знак согласия, и только после этого документ проверяет начальник отдела.

12. Статистика клиентов

Важно также вести статистику клиентов, которая позволит дать определенный анализ того, с какими заказчиками компания сотрудничает на постоянной основе, а также используя какой способ закупок удается выиграть большее количество тендеров. Помимо этого, статистика позволяет совершенствовать используемые методики и подходы к тем заказчикам, с которыми работа уже налажена, или искать новые.

13. Анализ закупки

Документ, который включает данные о главных моментах, относящихся к конкретным закупкам, а также анализ того, насколько перспективным было участие в них.

Ведение данного документа позволяет обезопасить компанию и не допустить ее внесения в реестр недобросовестных поставщиков за невыполнение условий контракта.

Изначально такой анализ производит сотрудник тендерного отдела, который согласовывает его со своим начальником и далее утверждает у руководителя. В соответствии с результатами такого анализа можно принимать решения о том, стоит ли принимать участие в торгах.

14. Контракт (договор)

Вряд ли стоит объяснять, какие именно данные должны содержаться в контракте, так как любая компания имеет свои типовые документы, однако существуют некоторые особенности, которые важно учитывать, составляя контракт для муниципальных и государственных нужд. Основной акцент рекомендуется сделать на соответствие законодательству, в соответствии с которым заключается контракт или договор, особенностях, а также на характеристиках предлагаемого товара/работы/услуги, которые поставщик указывал в заявке на участие в тендере.

15. Пакет документов для участия в закупках

Главная тонкость участия в торгах заключается в том, что процесс этот не так прост, как может показаться на первый взгляд. Необходимо выполнить определенные подготовительные работы и составить список тех документов, которые потребуются для того, чтобы принять участие в каждой из процедур. К ним можно отнести правоустанавливающие документы, доверенности, декларации, а также решение о совершении крупных сделок или их одобрении. Многие из этих документов являются типовым, поэтому желательно заготовить их заранее.

16. Книга тендерных продаж

Книга тендерных продаж нужна для того, чтобы в разы сократить время, требуемое на обучение только что пришедших сотрудников, пригодится она и при необходимости уменьшения затрат, необходимых для масштабирования бизнеса в процессе участия в торгах. Использование такой книги позволяет сократить сроки обучения персонала до минимальных, а также сократить затраты, предназначенные для этих целей. Книга тендерных продаж обычно состоит из нескольких глав, однако три из них являются основными и обязательными:

1. Подготовка к тендерным продажам.

2. Блок, содержащий в себе основы информации, необходимой для того, чтобы начать участие в тендерах.

3. Постпродажное обслуживание.

Конечно, содержание блоков определяется в индивидуальном порядке, однако они должны включать в себя такую информацию, как:

– подготовка к тендерным продажам. Данный блок относится к числу информационных и дает исчерпывающие ответы на вопросы об идеологии компании и ее целях;

– блок «минимум». Содержит в себе сжатую информацию, необходимую для того, чтобы приступить к тендерным продажам. Несмотря на столь скромное название, чаще всего в нем можно найти гораздо больше важных данных, чем в остальных, включая скрипты встреч и звонков. Преимущества данного блока заключаются в том, что его можно использовать непосредственно после написания, не дожидаясь, пока будет доведено до ума все остальное содержание книги;

– постпродажное обслуживание. Включает CRM-стратегии, дает ответы на вопросы о поддержании отношений с заказчиками и формировании лояльности по отношению к компании. Содержит схемы, в соответствии с которыми происходит формирование технического задания, а также примеры планирования, ведения отчетности, регламент и инструкции о внесении изменений в книгу продаж.