Текст книги "Проектирование, дизайн, строительство: самые полезные программы"

Для настройки и формирования отчетов предназначен пункт меню Отчеты, щелчок на котором открывает окно Отчеты (рис. 3.27).

Рис. 3.27. Параметры отчета

Прежде всего в данном окне следует определить, какой тип отчета необходимо сформировать. В программе можно формировать и распечатывать следующие отчетные формы: Смета, Акт выполнения работ, Ресурсная ведомость, Ведомость списания, Объектная смета и Акт приемки. Требуемая форма отчета выбирается с помощью соответствующего положения переключателя, расположенного в верхней части окна.

Перечень остальных параметров, представленных в данном окне, зависит от выбранного типа отчета.

С помощью кнопки Создать запускается формирование отчета. В результате в папке, в которую в соответствии с настройками помещаются файлы отчета (по умолчанию это папка Sme, расположенная в каталоге программы), будет создан файл отчета с расширением WBD.

«Лайтик-Смета»

Установка «Лайтик-Сметы» (http://www.kors-soft.ru) проста и понятна: достаточно запустить установочный файл и следовать указаниям программы установки.

ВНИМАНИЕ!

Название папки, в которую будет устанавливаться программа, не должно содержать русских букв, иначе программу нельзя будет запустить – она не сможет найти необходимые файлы, о чем система выдаст соответствующее сообщение.

Программа «Лайтик-Смета» позволяет:

□ составлять, редактировать и распечатывать сметы на выполнение строительных и ремонтных работ;

□ оценивать стоимость предстоящего строительства или ремонта;

□ вести складской учет (поступление материалов на склад и их отпуск со склада, перемещение материалов с объекта на объект, расчет остатков материалов, возможность создания резерва материалов);

□ учитывать поэтапное выполнение работ по каждой смете в отдельности;

□ автоматически заполнять смету нажатием одной кнопки;

□ вести учет одновременно в трех валютах (рублях, долларах США и евро, причем вы самостоятельно определяете курсы валют);

□ формировать и распечатывать прайс-листы;

□ учитывать сотрудников и их выработку как в целом, так и по каждому работающему в отдельности;

□ настраивать, формировать и распечатывать разнообразные отчеты по строительным и ремонтным работам.

Для работы со списком строительных смет следует выполнить команду главного меню Ремонт ► Сметы. Откроется окно со списком введенных ранее смет (рис. 3.28). При первом открытии окна в нем не будет ни одной позиции.

Рис. 3.28. Список смет

Для каждой строки списка в соответствующих столбцах показывается номер сметы, ее дата (в качестве даты сметы можно указывать, например, день ее составления, день согласования с заказчиком или день утверждения), название объекта или склада, с которого будут списываться материальные ресурсы по данной смете, наименование организации-заказчика, сумма сметы, а также признак поступления оплаты и признак наличия акта (актов) выполненных работ. Признак поступления оплаты отображается в столбце опл, а признак наличия актов выполненных работ – в столбце вып (на рис. 3.28 эти признаки имеются только у первой сметы в списке).

В программе можно регистрировать поступающие от заказчиков оплаты по каждой смете в отдельности. Для этого нужно выделить данную смету в списке и нажать кнопку Оплаты, расположенную в правой части окна списка смет (см. рис. 3.28). Откроется окно по оплатам смет (рис. 3.29).

Рис. 3.29. Оплаты по смете

В данном окне содержится список поступивших ранее по данной смете оплат. Для каждой оплаты в соответствующих столбцах отображаются дата ее поступления, валюта, сумма в этой валюте, сумма в долларах США и сумма в евро. Суммы в валютах пересчитываются в соответствии с курсами валют, введенными при настройке программы.

Чтобы добавить информацию о поступившей оплате, нужно в данном окне нажать кнопку Добавить. Для редактирования введенной ранее оплаты необходимо выделить ее в списке и нажать кнопку Изменить. Любое из перечисленных действий открывает окно для ввода и редактирования оплат (рис. 3.30).

Рис. 3.30. Ввод и редактирование оплаты

В данном окне в поле Дата следует ввести дату поступления оплаты. В качестве даты можно указывать, например, день платежного документа или день акта взаимозачета. По умолчанию в данном поле отображается текущая дата, однако это значение можно отредактировать.

В поле Сумма указывается сумма поступившей оплаты. При вводе новой оплаты в данном поле по умолчанию отображается остаток неоплаченной суммы по смете (данное значение можно отредактировать вручную).

Справа от поля Сумма из раскрывающегося списка можно выбрать валюту платежа: рубль, доллар США или евро. По умолчанию в качестве валюты платежа выбран рубль.

В поле Основание вводится основание для данного платежа, например договор подряда, счет-фактура или акт выполненных работ ит. д. Если в качестве основания платежа указывается документ, то желательно при этом задавать не только его название, но также дату и номер.

Поле Содержание операции предназначено для ввода текста, характеризующего содержание проведения платежа. По умолчанию в данном поле отображается текст, автоматически сформированный по следующему шаблону: Оплата сметы №_ от ДД.ММ.ГГ, название объекта (склада). Данное значение можно отредактировать по своему усмотрению.

Завершается ввод и редактирование платежа нажатием в данном окне кнопки Оформить.

Чтобы удалить какую-либо оплату из списка (см. рис. 3.29), нужно выделить ее и нажать кнопку Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение действия.

В нижней части окна списка оплат по смете (см. рис. 3.29) в соответствующих информационных полях отображается общая сумма поступивших по данной смете оплат (поле Итого), сумма сметы (поле По смете) и остаток неоплаченной суммы по смете (поле Остаток). Значения данных полей формируются программой автоматически при вводе, редактировать и удалять оплаты, а также редактировать их вручную нельзя.

Общая сумма по каждой смете закрывается одним или несколькими актами выполненных работ. Для работы с актами выполненных работ по смете в списке смет (см. рис. 3.28) нужно выделить требуемую смету и нажать кнопку Акты (данная кнопка находится под кнопкой Оплаты). Откроется окно актов сметы.

В этом окне представлен список сформированных ранее актов выполненных работ по данной смете (при первом открытии окна в нем не будет ни одной позиции). Для каждого акта в соответствующих столбцах отображаются его номер, дата и сумма. В качестве даты акта можно указывать день его составления, день подписания или день согласования и утверждения.

Любой акт из списка можно распечатать, для чего следует его выделить и нажать кнопку, расположенную в правой верхней части окна (на данной кнопке изображен принтер).

В нижней части окна (под списком актов) в соответствующих информационных полях показывается общая сумма по всем актам выполненных работ (поле Итого), сумма сметы (поле По смете) и остаток не закрытой актами суммы по смете (поле Остаток). Значения данных полей формируются программой автоматически при вводе, редактировании и удалении актов выполненных работ, и их нельзя отредактировать вручную.

Чтобы составить новую смету, следует в окне списка смет (см. рис. 3.28) нажать кнопку Добавить. Для просмотра и редактирования созданной ранее сметы нужно выделить ее в списке и нажать кнопку Изменить. Любое из этих действий открывает окно ввода и редактирования сметы (рис. 3.31).

Рис. 3.31. Ввод и редактирование сметы

Заполнив поля в данном окне, следует определить параметры объекта, работы с которыми будут вестись в рамках данной сметы. Перечень всех имеющихся в программе параметров объекта отображается в правой верхней части окна в списке Параметры. Содержимое этого перечня формируется в справочнике параметров объектов.

Для каждого параметра объекта следует определить его конкретное значение в рамках данной сметы, выделив необходимый параметр объекта в списке и нажав клавишу Enter или дважды щелкнув кнопкой мыши.

В открывшемся окне нужно ввести числовое значение параметра и нажать клавишу Enter.

Определив значения параметров объекта, можно формировать список работ, которые должны быть выполнены согласно смете, и необходимых для этого материальных ресурсов. Это можно сделать, нажав кнопку Работы & Материалы, расположенную в правой части окна.

В открывшемся окне выбираются работы и материалы для включения в смету. Чтобы выбрать работу, нужно установить переключатель, расположенный в правой нижней части окна возле кнопки OK, в положение Работы, а для выбора материалов – в положение Материалы. При работе со списком материалов для каждой строки отображается наименование материала, его цена, остаток на складе и количество материала, уже включенное в данную смету. Складские остатки материала показываются по складу, который был указан в поле Объект при вводе сметы (см. рис. 3.31).

Чтобы выбрать работу или материал, нужно установить указатель мыши на требуемую позицию списка и нажать клавишу Enter или дважды щелкнуть кнопкой мыши. Откроется окно выбора материала (рис. 3.32).

Рис. 3.32. Выбор материала

В левой части данного окна отображается цена выбранного материала (работы) в рублях, долларах США и евро (пересчитываются денежные единицы в соответствии с курсом, который был указан ранее в настройках программы). В окне выбора работы можно отредактировать цену в любой валюте, а в окне выбора материала – только цену в рублях и долларах США (поле евро недоступно для редактирования). При изменении любой цены программа автоматически пересчитывает две другие.

В поле Исполнитель из раскрывающегося списка выбирается сотрудник, ответственный за отпуск данного материала (выполнение данной работы), или сотрудник, отвечающий за составление сметы (в зависимости от порядка, установленного на предприятии). Содержимое раскрывающегося списка формируется в справочнике сотрудников.

Количество добавляемого в смету материала или работы вводится в поле Кол-во.

Возможности программы предусматривают автоматический расчет количества включаемого в смету материала (работы) в соответствии с установленными нормами. Для этого в окне выбора материала нужно нажать кнопку , расположенную в правом нижнем углу окна. Откроется окно расчета (рис. 3.33).

Рис. 3.33. Автоматический расчет количества

В данном окне отображаются:

□ наименование параметра объекта, для которого предназначен материал (работа);

□ значение этого параметра (которое вводится в окне Изменение параметра);

□ норма расхода материала (работы);

□ результат, то есть количество материала (работы) согласно нормам, которое можно включить в данную смету.

Вся информация в данном окне рассчитывается автоматически, ее нельзя отредактировать вручную.

В программе имеется автоматический режим заполнения сметы, что намного сокращает время, необходимое для ее составления. Чтобы автоматически заполнить смету, нужно нажать кнопку Автосмета, расположенную над списком работ и материалов. Откроется окно Автосмета.

В данном окне с помощью соответствующего переключателя нужно указать, из каких позиций нужно выбирать строки для включения в смету.

После составления сметы ее можно распечатать (рис. 3.34).

Рис. 3.34. Распечатанная смета

«ITM-Смета»

Программа «ITM-Смета» (http://itm-soft.ru) позволяет:

□ вводить, редактировать и распечатывать разнообразные сметы на строительные и ремонтные работы;

□ формировать строительные сметы по шаблону;

□ составлять сметы от имени разных организаций-подрядчиков;

□ вести справочники материалов, единиц измерения, работ и групп работ;

□ формировать и вести список клиентов (организаций-заказчиков);

□ учитывать поступающие по каждой смете платежи;

□ составлять сметы как с учетом НДС, так и без.

Для работы со сметами в главном меню программы предназначена команда Сметы ► Редактирование смет, которая открывает окно списка смет (рис. 3.35).

Рис. 3.35. Список строительных смет

В данном окне отображается перечень составленных ранее смет. Для каждой сметы показывается ее дата, наименование организации-заказчика, название сметы, закупочные и продажные цены на материальные ресурсы, ответственный исполнитель, наименование организации – составителя сметы, а также признак использования шаблона.

ПРИМЕЧАНИЕ

В программе имеется возможность быстрого составления смет на основании шаблона. Данную функцию удобно использовать, например, когда большинство элементов новой сметы совпадает с элементами составленного ранее документа. В качестве шаблона можно применять любую составленную ранее смету.

Чтобы создать новую смету по шаблону, нужно в главном меню окна выбрать пункт Новая смета по шаблону. Откроется окно выбора шаблона (рис. 3.36).

Рис. 3.36. Выбор шаблона для составления сметы

В данном окне отображается перечень имеющихся шаблонов. Для составления сметы нужно выделить требуемый шаблон, а в поле Название новой сметы необходимо ввести произвольное название сметы (по умолчанию в данном поле к названию сметы-источника добавляется словосочетание Новая смета) и нажать кнопку Добавить. В результате в списке смет появится новая смета, все параметры которой (за исключением названия) будут соответствовать аналогичным параметрам сметы-источника.

Для добавления вручную сметы в список нужно в главном меню окна выбрать пункт Новая смета. Чтобы изменить информацию по созданной ранее смете, необходимо выделить ее в писке и выбрать в главном меню пункт Изменить смету. Дальнейшие действия выполняются в нижней части окна.

После заполнения полей данного окна нужно нажать кнопку Сохранить, расположенную справа от флажка Сделать шаблоном.

Чтобы составить или просмотреть смету, в окне списка смет (см. рис. 3.35) нужно выделить ее и выбрать в главном меню пункт Просмотр сметы или дважды щелкнуть кнопкой мыши. Откроется окно составления сметы (рис. 3.37).

Рис. 3.37. Составление сметы

В программе «ITM-Смета» структура сметы выглядит следующим образом. Все содержимое сметы разбито на два больших раздела: Работы и Материалы. Каждый раздел включает в себя перечень групп (соответственно – групп работ и групп материалов), а каждая группа состоит из списка позиций (соответственно – работ и материалов).

Порядок заполнения сметы достаточно прост. Сначала в области настроек Группа, расположенной в левой верхней части окна, нужно указать группу материалов или работ, которая будет добавлена в смету. Группу можно выбрать из раскрывающегося списка, содержимое которого определяется в справочнике групп, или ввести название группы вручную. В первом случае соответствующий переключатель следует установить в положение Из справочника, во втором случае – в положение Вручную.

Затем в правой верхней части окна нужно с помощью переключателя выбрать, какой элемент будет добавлен в группу (Работы или Материалы), и аналогичным образом (Из справочника или Вручную) выбрать работу или материал для добавления в смету. После выбора элемента автоматически будут заполнены поля Цена покупки, Цена продажи и Ед. изм., причем значения полей Цена покупки и Цена продажи можно отредактировать с клавиатуры, а значение поля Ед. изм. формируется в соответствии с установленной для данного элемента единицей измерения и не редактируется. В поле Количество нужно указать количество добавляемого элемента, после чего следует нажать кнопку Добавить – в соответствующий раздел сметы (Материалы или Работы) будет добавлена группа, указанная в области настроек Группа, и выбранные для данной группы элементы. Аналогично в смету вносится любое необходимое количество групп и элементов (работ и материалов).

В нижней части окна находятся кнопки, предназначенные для создания печатной формы отчетов по данной смете: Отчет по закупке, Отчет по поставке, Отчет по субподряду и Отчет по продаже (рис. 3.38).

Рис. 3.38. Отчет по закупке материалов

На рис. 3.38 показан отчет, составленный на основании сметы «Ремонт и отделка офиса» (см. рис. 3.37).

В программе имеется возможность учета платежей и дополнительных затрат по каждой смете. Для перехода в данный режим в списке смет (см. рис. 3.35) нужно выделить смету и выбрать в главном меню пункт Просмотр платежей. Откроется соответствующее окно (рис. 3.39).

Рис. 3.39. Платежи, затраты и заработная плата по смете

В левой верхней части данного окна в области Платежи отображается перечень платежей по смете. Для каждого платежа показывается его дата, сумма в условных единицах, курс условной единицы, сумма в рублях, а также примечание (показывается во второй строке для каждого платежа).

В области Затраты показан перечень затрат для платежа, который выделен в области Платежи. Для каждой позиции отображается сумма в рублях и название затрат.

В области З/П рабочих, расположенной в правой нижней части окна, показывается размер зарплаты рабочих для платежа, выделенного в области Платежи. Для каждой позиции отображается ФИО работника и сумма заработной платы.

В правой верхней части окна содержится перечень кнопок, предназначенных для ввода, редактирования и удаления соответствующих позиций.

Порядок ввода и редактирования платежа (рис. 3.40), затрат и заработной платы во многом аналогичен, поэтому рассмотрим его на примере платежа, а для затрат и заработной платы отметим характерные различия.

Рис. 3.40. Ввод и редактирование платежа

В данном окне в поле Рубли указывается сумма платежа в рублях, в поле УЕ – в условных единицах, а в поле Курс (Руб. за УЕ) – курс рубля по отношению к условной единице. Доступность полей Рубли и УЕ определяется положением переключателя Сумма.

В поле Примечание можно указать произвольное примечание к данному платежу. В поле Дата добавления указывается день добавления платежа в базу данных или день его проведения. Значение данного поля можно ввести с клавиатуры или с помощью календаря, открываемого кнопкой выбора.

Завершается редактирование платежа нажатием кнопки Изменить (при вводе нового платежа данная кнопка называется Добавить).

При вводе и редактировании затрат вместо поля Примечание имеется поле Наименование, в котором указывается название затрат.

При вводе и редактировании заработной платы вместо поля Примечание отображается поле Работник. Его значение выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в списке физических лиц (он заполняется при настройке программы).

С помощью кнопки Отчет формируется отчет о платежах, затратах и заработной плате (рис. 3.41).

Рис. 3.41. Отчет о платежах

Чтобы распечатать сформированный отчет, нужно в данном окне нажать сочетание клавиш Ctrl+P.

«Мини-Смета»

Бесплатная программа «Мини-Смета» (http://www.kors.aha.ru) предназначена для составления смет при ремонте квартир, офисов, других строительных работах (рис. 3.42). Приложение очень просто, однако обладает многими функциями и возможностями. В «Мини-Смета» удобно составлять и распечатывать сметы, их можно с легкостью переносить в другие программы, такие как Microsoft Word и Microsoft Excel. В программе можно автоматически заполнять смету, вести одновременный учет в разных валютах, а также изменять курс валюты.

Рис. 3.42. Смета, созданная в программе «Мини-Смета»

Если выполнить команду меню Ремонт ► Группы, то откроется окно Справочник групп, в который можно внести любые новые группы выполняемых работ (рис. 3.43).

Рис. 3.43. Справочник групп

Чтобы добавить новую группу работ, нажмите в данном справочнике кнопку Добавить. Откроется форма для ввода названия новой группы работ, в строке ввода которой следует указать название новой группы, например Озеленение, и нажать клавишу Enter на клавиатуре. Новая группа появится в Справочнике групп.

Чтобы открыть Справочник работ и материалов (рис. 3.44), необходимо выполнить команду Ремонт ► Работы и материалы.

Рис. 3.44. Справочник работ и материалов

В данном справочнике из раскрывающегося списка Тип нужно выбрать тип отображаемых работ. Если указать вариант Все типы, то в списке Наименование будут отображаться все виды выполняемых работ, доступные в справочнике, и все материалы.

В раскрывающемся списке Группа следует выбрать разновидность выполняемых в проекте работ, например Демонтажные работы, после чего необходимо нажать кнопку Добавить в правой части окна программы. Откроется окно Определение работы/материала.

В поле Название данного окна вводится обозначение работы или услуги, если справа от данного поля переключатель установлен в положение работа, услуга, или название материала, если переключатель установлен в положение расх. материал.

В полях Стандарт, Евроремонт и Эксклюзив следует указать стоимость такой работы в зависимости от класса выполняемой услуги.

В нижней части окна в раскрывающемся списке Группа нужно выбрать группу, в которую входит данный вид работ.

Нажмите кнопку Добавить, чтобы внести в справочник новые сведения о данном виде работ и закрыть окно Определение работы/материала.

Подобным образом можно формировать справочник групп, внося в него различные виды работ, которые затем можно использовать для составления сметы.