Текст книги "14 правил руководства своим руководителем"

Правило подсадной утки

Когда наш знаменитый кинорежиссер Гайдай заканчивал работу над кинофильмом «Бриллиантовая рука», он понимал, что этот фильм получается слишком смелым и неординарным. Кинематографическое руководство и цензура вполне могли искромсать его до такой степени, что вообще мало что осталось бы. И тогда режиссер применил рискованный, но, как оказалось, очень эффективный прием. Он добавил в самом конце фильма ничем не оправданный и ненужный атомный взрыв. Естественно, такой экстремальный кадр да еще в завершение фильма заставил комиссию, принимавшую фильм, забыть про все остальные претензии и единодушно требовать вырезать этот последний кадр. На что Гайдай совершенно серьезным тоном ответил: «Сейчас очень тяжелое международное положение, мы не можем закрывать на это глаза. Если этого кадра не будет, то не будет и всего фильма». Председатель приемной комиссии в запале воскликнул: «Если вы откажетесь от этого последнего кадра, то мы снимем все остальные претензии к фильму!» Гайдай обещал руководству подумать в течение суток и на следующий день с неохотой согласился. Таким образом, ему удалось сохранить одну из своих самых смелых картин совершенно не покалеченной цензурой.

Как в данном случае Гайдай управлял ожиданиями руководства? Приемная комиссия искала в фильме талантливого режиссера наличие спорных и рискованных эпизодов и готовилась резать фильм и воевать с Гайдаем. Даже если бы в фильме не было ничего предосудительного, они все равно должны были бы к чему-то придраться, поскольку такова была репутация режиссера и таковы были должностные обязанности комиссии. И Гайдай удовлетворил их ожидания в полной мере, подбросив им возмутительный эпизод в развязке картины. Он позволил принимающим фильм сделать то, к чему они готовились: повоевать с режиссером, настоять на своем и вырезать крамолу. Все ожидания комиссии были удовлетворены.

Эту тактику предлагает использовать в общении с руководством и Скотт Адамс, создатель одного из известнейших комиксов «Дилберт» (Dilbert), публикуемого во многих крупнейших деловых газетах всего мира. Истории про офисную жизнь инженера Дилберта ежедневно читают более 150 миллионов людей.

«Но самая главная стратегия руководства боссом – это отвлечь его внимание на малозначимые вопросы, чтобы он не мешал вам делать свое дело. Для этого используйте тактику подсадной утки. Презентуя идеи, обязательно включите один шаг или элемент, который явно не вписывается в картину, чтобы боссу было что покритиковать и чтобы он почувствовал удовлетворение от внесения важного вклада в вашу работу. Например, включите в презентацию слайд, отображающий четыре шага вашего плана действий: 1) Провести исследования. 2) Разработать прототип. 3) Убить архиепископа Пруссии. 4) Начать производство продукта.

Ваш босс обязательно должен заметить здесь что-то неладное. Если повезет (а у вас есть один из четырех шансов), то он сфокусирует свою критику на шаге, предлагающем убийство архиепископа. Он потребует выкинуть этот шаг и будет доволен своим вкладом. После чего он одобрит план и оставит вас в изумительном покое»[28]28
  http://www.fastcompany.com/magazine/23/one.html.


[Закрыть].

Итак, «правило подсадной утки» гласит: если начальник ожидает, что ваша работа потребует его вмешательства и исправления ваших ошибок, сделайте явную ошибку преднамеренно и дайте боссу ее исправить.

Упражнение № 14

Вы – опытный социальный работник. Много лет вы были правой рукой директора общественной организации, занимающейся помощью многодетным семьям. Ваш начальник ушел на пенсию. На его место учредители фонда решили назначить известную даму, очень похожую на Ксению Собчак. Новая руководительница с большим энтузиазмом взялась за работу. Она попросила вас предоставить ей план действий организации на следующий квартал, который, по ее словам, она подвергнет тщательному критическому анализу. Какое мероприятие, на ваш взгляд, можно включить в список, чтобы отвлечь на него энергию и внимание нового руководителя?

Правило обратной связи

Объем необходимой начальнику информации зависит от стиля работы начальника и его степени доверия подчиненному. Хороший менеджер всегда чувствует, когда руководителю не хватает данных, и старается «просвещать» его удобным для обоих способом.

Джон Габарро и Джон Коттер

Как мы уже много раз отмечали по ходу этой книги, руководители в большинстве своем сильно перегружены работой. Им не хватает сил и времени для регулярного общения с подчиненным, у которого все вроде бы идет нормально. Когда я работала директором по продажам, мой дежурный ответ на вопрос сотрудников из какого-либо региона «Когда вы к нам приедете?» был следующим: «Когда у вас возникнут проблемы».

Чаще всего, если начальник обратил на вас внимание, это означает, что вы имеете проблемы, и заниматься «руководством вверх» может быть уже поздно. Поэтому лучше не дожидаться внимания начальства, а проявлять инициативу в получении «обратной связи».

Что я понимаю под «обратной связью» в целях руководства ожиданиями руководителя?

□ Держите начальника в курсе выполнения вашего задания.

□ Уточняйте вопросы, в которых сомневаетесь, не додумывайте за босса.

□ Делитесь имеющейся информацией, которая может способствовать формированию у начальника нужных вам ожиданий.

Давайте рассмотрим подробнее эти три задачи «обратной связи».

Держите начальника в курсе процесса выполнения его задания, или плана продаж, или подготовки отчета. Зачем это надо, как думаете? Очевидный ответ – если что-то идет не по плану, вы можете скорректировать ожидания начальника. Менее очевидный ответ: даже если все идет по плану, стоит иногда сообщать начальнику об этом, чтобы поддерживать его ожидания в отношении результатов вашей работы на оговоренном уровне.

Поймите, начальнику приходится работать со многими неизвестными, сводя их к прогнозируемому результату. Упростите ему задачу, снизьте уровень непредсказуемости, уверив его, что у вас все идет по плану. Например, мне одно время, как директору по продажам, ежемесячно приходилось «закрывать» продажи за месяц в объеме, максимально приближенном к плану. Что это означает в переводе на человеческий язык? У директора по продажам есть масса инструментов, позволяющих ускорить или отсрочить закупку того или иного дистрибьютора, а иногда просто «не показать» часть продаж месяца. Но эффективно использовать эти инструменты можно не позднее, чем за неделю до конца месяца. А лучше еще раньше. Чем точнее я представляла в каждую минуту динамику продаж текущего месяца, тем меньше требовалось дополнительных затрат на «закрытие» месяца в нужных объемах. Помочь мне в этом могли только подчиненные, рассказывая мне о том, как у них на самом деле идут дела в данном месяце. К сожалению, эту информацию чаще всего приходилось вытягивать из них, умоляя поделиться своими прогнозами. Они боялись дать неверную информацию, но тем самым делали только хуже. Потому что их информация в любом случае была вернее моей, ведь это они общались с дистрибьюторами, а не я. В результате прогнозы делала я сама, и они были менее достоверны.

Брендон Коннели в этой связи дает, на мой взгляд, очень полезный совет:

«На своем опыте я обнаружил, что прекрасно работают небольшие еженедельные письменные отчеты о статусе выполнения работ. Важно, чтобы они были очень короткими, но при этом отражали, чем вы занимаетесь, какие пожары тушите и какие проблемы решаете.

□ Такой отчет проактивен и держит начальника в курсе ваших дел.

□ Ваш начальник автоматически получает свежую информацию и выглядит лучше в глазах своего начальника, если тот задаст вопрос.

□ Такой отчет помогает вам не забывать о текущих задачах.

□ Такой отчет оказывает на вас легкое давление, показывая, как продвигается выполнение задач»[29]29
  http://slackermanager.com.


[Закрыть].

Вторая задача «обратной связи» – уточнять вопросы, в которых вы сомневаетесь. Это правило мы уже обсуждали, но оно равно применимо и к управлению отношениями, и к управлению ожиданиями руководителя. К сожалению, мало какие начальники умеют четко выражать свои ожидания в отношении результатов работы подчиненных. Чаще всего задача ставится в спешке, в устной форме и в процессе выполнения какой-нибудь параллельной работы. И главное в такой ситуации то, что если вы неверно выполните задание по причине нечеткой постановки задачи, виноваты в этом будете вы, а не начальник. И в этом есть доля справедливости. Ведь вы же не машина по приготовлению кофе, в которой какую кнопку нажмешь, то и получишь. Вы в состоянии взять на себя ответственность за качественное выполнение задания и задать уточняющие вопросы. Скажите начальнику: «Для того чтобы я качественно выполнил(а) эту работу, мне надо прояснить некоторые моменты. Когда у вас будет время для этого?»

Давайте рассмотрим вопросы, которые стоит в такой ситуации прояснить.

□ Контекст задания. «Пожалуйста, скажите, куда пойдет выполненная мной работа, как она связана с другими заданиями?»

□ Срок сдачи работы. «Когда вы хотите получить ее и когда реальный срок ее сдачи?»

□ Диапазон выполнения задания. «Что лучше: выполнить работу тщательно, что займет больше времени, или вам нужен быстрый черновой вариант?»

□ Форма подачи выполненной работы. «В каком виде сдать выполненную работу? Как вам удобнее?»

□ Сравнительный приоритет. «Насколько важна эта работа в сравнении с другими заданиями, которые вы мне поручили?»

□ Ресурсы. «Есть ли что-нибудь, что поможет мне выполнить это задание? Возможно, мы уже раньше делали что-то подобное?»

□ Критерии успеха. «Как будет оцениваться работа? Что важнее: скорость, дешевизна или качество?»

□ Контроль и точки контроля. «Можно, мы прямо сейчас назначим с вами встречу в середине выполнения задания, чтобы я показал(а) вам промежуточные результаты и вы сказали, правильно ли я все делаю?»

□ Проверка понимания. «Можно я зачитаю, как я записал(а) задание, чтобы убедиться, правильно ли я все поняла?»

Итак, не надейтесь, что ваш начальник по своей инициативе предоставит вам всю информацию, необходимую для успешного выполнения поставленной задачи. Вытаскивайте эту информацию из него сами!

Третья задача «обратной связи» – делитесь имеющейся у вас информацией. Ожидания руководителя касаемо результатов вашей работы формируются на основании предыдущего собственного опыта или, если такового не было, на основании прецедентов. Прецеденты – это примеры из опыта работы других людей или компаний в схожих с вашей ситуацией условиях. Поэтому в равной степени важно сообщать начальству и о результатах работы, в том числе и промежуточных (задача «обратной связи» номер один), и о полезных вам фактах из опыта работы других людей и организаций.

Например, руководитель планирует поставить перед вами задачу, которую ваш отдел ранее не решал. Не поленитесь, соберите информацию о том, как с подобной задачей справились сотрудники другой компании, и отправьте эту информацию по электронной почте своему руководителю. Даже если он первоначально не примет во внимание этот посторонний опыт, такая информация поможет впоследствии корректировать его ожидания.

Когда руководство компании, где я работала, впервые решило продвигать товар в сетевые магазины, я обратилась к моим знакомым, работавшим в компаниях, которые уже давно сотрудничали с сетями, за нужной информацией. Конечно же, мое начальство рассчитывало, что я решу эту задачу, вкладывая в проект в разы меньше средств, чем другие компании. Но в процессе работы, показав первые результаты, я смогла корректировать ожидания руководства: где-то оно предоставляло дополнительные средства, где-то отказывалось от слишком амбициозных планов.

Коррекция ожиданий руководителя проходит более эффективно в процессе выполнения работы, нежели до ее начала. Сотрудник, в ультимативной форме отказывающийся выполнять задание, пока не получит все необходимые ресурсы, чаще всего теряет работу. Его место занимает более мудрый сотрудник, который начинает выполнять работу, подробно информируя руководителя о ее ходе и возникающих сложностях. Он, используя факты и отчеты, подводит руководителя к мысли о неизбежности предоставления необходимых ресурсов для успешной реализации проекта.

Рекомендации Жака Хоровица

«Не следует предполагать, что начальник знает ровно столько же, сколько и вы. Лучше предположите, что он (она) в состоянии понять ваши разъяснения. Помогите ему (ей), ведь вы же специалист в своей области. Вы и ваша команда тратите все ваше рабочее время на данную область деятельности. Вы живете с этой информацией, проблемными точками и вопросами, а у начальника много других дел. Он (она) не знает об этом больше, чем вы.

Большинство высших руководителей, если их вовлекают в решение микровопросов, могут принести только вред. Их уровень знаний находится не на современном уровне, а на уровне тех времен, когда они были младшими руководителями.

Другое дело, если вам нужно понимание перспективы. Ви́дение вопросов у высших руководителей намного шире, чем у вас. Руководитель лучше понимает взаимосвязи всего и всех в компании».

«Правило обратной связи» рекомендует держать начальника в курсе выполнения задания, уточнять вопросы, в которых вы сомневаетесь, и делиться имеющейся у вас информацией, которая может способствовать формированию у начальника нужных вам ожиданий. Для адаптации этого правила к вашему начальнику можно перечитать соответствующие разделы второй главы.

Упражнение № 15

В этом упражнении мы с вами рассмотрим конфликт, возникший между королем и принцессой в легендарном мультфильме про Бременских музыкантов. Помните эпизод в королевском замке из второй серии мультфильма? Король предлагает любимой дочке различные варианты компромисса, а принцесса явно не идет на диалог, и все попытки сближения отвергает одной и той же фразой: «Ничего я не хочу!» Но разве это путь решения возникшей проблемы? Если ты ничего не хочешь, то ничего и не получишь! Юная принцесса даже не пытается наладить диалог с отцом. Конечно же, ожидания короля в отношении поведения принцессы несколько завышены, он ожидает от подростка поступков взрослой опытной женщины. Но с этими ожиданиями можно и нужно работать. Как бы вы построили свой разговор с королем на месте принцессы, используя правила, описанные в данном разделе? Представьте себе, что у короля тот же поведенческий тип, что и у вашего начальника.

Что делать, если босс перегружает работой

Подчиненным тоже следует сформулировать свои ожидания и заставить начальника принять самые главные для вас условия. Особенно важно это сделать, если он всегда и во всем старается установить планку повыше.

Джон Габарро и Джон Коттер

В данном разделе мы рассмотрим ряд полезных инструментов для управления ожиданиями начальника в отношении объемов работы, которую вы в состоянии выполнить. Ниже я перечислю все рекомендуемые инструменты решения этой задачи, а затем рассмотрю каждый из них более подробно.

□ Требуйте наличия прописанных должностных обязанностей.

□ Признайтесь начальнику, что вы перегружены.

□ Сообщите боссу о последствиях перегруза.

□ Не соглашайтесь сразу.

□ Выясните, кто еще может выполнить работу.

□ Торгуйтесь.

□ Просите расставить приоритеты.

Требуйте наличия прописанных должностных обязанностей. Как найти критерии оценки того, перерабатывает ли сотрудник или выполняет обязательную работу? Как часто мы слышим от друзей и знакомых, что им приходится работать за двоих, а то и за троих сотрудников! И нередко они рассказывают про это, сидя с нами в кафе в рабочее время. Например, если весь отдел вообще ничего не делает, а одному сотруднику приходится работать аж половину рабочего времени, то он будет уверен, и справедливо уверен, что перерабатывает.

Но бывает иначе. Есть такая поговорка – нагружают на того, кто везет. Довольно часто начальник идет по пути наименьшего сопротивления и сваливает всю работу на самого безропотного и добросовестного сотрудника. Чем уговаривать бездельника или исправлять ошибки за растяпой, начальнику проще нагрузить работой того, на кого можно положиться. Особенно если этот человек не требует ничего взамен, ни отгулов, ни премиальных за переработку.

Как же объективно определить, перерабатывает сотрудник или нет? Для этих целей существует волшебный управленческий инструмент под названием «должностные обязанности». В любой западной компании подробный список должностных обязанностей является неотъемлемой частью трудового договора, и сотрудник в любую минуту может проконсультироваться по этому поводу и даже предъявить такой документ начальнику для обсуждения вопроса о том, что он должен и что не должен делать.

К сожалению, во многих российских компаниях по неграмотности, а иногда и умышленно, этот инструмент не используется. Когда человек вступает в должность, не имея списка четко оговоренных должностных обязанностей, его начальник может заставить подчиненного делать все, что ему, начальнику, взбредет в голову в любых объемах. Правда, отсутствие четко оговоренных должностных обязанностей в равной степени бьет и по руководству такой компании. У сотрудника складывается некое впечатление о своих полномочиях. Так как это происходит хаотично, то у нескольких сотрудников полномочия начинают пересекаться. Это приводит к дублированию работы и конфликтам среди сотрудников, что резко снижает эффективность работы компании.

Поэтому если у вас есть возможность письменно оговорить с руководителем свои должностные обязанности, обязательно это сделайте! Это первый инструмент формирования ожиданий начальника относительно объемов работы, которую вы должны выполнять.

Признайтесь начальнику, что вы перегружены работой. Вспомните «правило дракона и зайца» из предыдущей главы. Не следует априори предполагать, что начальник – злодей, желающий сжить вас со свету. Возможно, он и не подозревает о том, что вы перегружены работой. Он же не стоит над вами с секундомером. Спокойно и аргументированно расскажите ему о том, сколько у вас невыполненной работы и сколько времени она займет.

Сообщите начальнику о возможных последствиях перегруза вас избыточной работой. Какие последствия могут возникнуть? Ошибки в результате спешки, задержка с выполнением другой важной работы…

Не соглашайтесь сразу. Вы не обязаны каждый раз, когда начальник дает вам поручение, говорить «Слушаюсь и повинуюсь». Вы можете сказать следующее: «Сейчас я закончу срочную работу, которую я для вас делаю, и посмотрю, что я могу сделать с этим заданием. Я дам вам ответ через два часа». В таком ответе нет ничего оскорбительного, наоборот, он показывает системность подхода к работе, серьезность и аккуратность.

Выясните, кто еще может выполнить эту работу. Эта информация пригодится для реализации последующего совета. Если вы узнаете, что никто кроме вас не может сделать эту работу, то у вас будет серьезный аргумент для того, чтобы выторговать у начальника что-нибудь взамен. Если эту работу может сделать другой, а вы и так загружены работой, можно убедить в этом своего начальника.

Торгуйтесь. Если выполнение работы неизбежно, то хотя бы получите что-нибудь взамен. У вас много работы, вам, возможно, придется задержаться после окончания рабочего времени. Вы имеете право попросить у начальника что-то в компенсацию. При этом необязательно просить деньги или отгулы. Возможно, есть какая-то работа, которую вы хотели бы получить, командировка в Сочи, например. Скажите руководителю: «Мне придется приложить большие усилия для выполнения этой работы. Я буду с бóльшим энтузиазмом работать, если буду знать, что в командировку в Сочи вы пошлете именно меня».

Просите расставить приоритеты. Если все аргументы не работают, и начальник твердо нацелен спихнуть на вас большую и сложную работу несмотря на то, что вы и так перегружены, прибегните к этому последнему инструменту. В связи с большим объемом работы попросите начальника расставить для вас приоритеты. Пусть он скажет, какое из порученных заданий самое важное, какое стоит на втором месте и т. д. И выполняйте его задания в удобном вам темпе в соответствии с расставленными приоритетами.

Прочитайте пример успешного использования этого правила, рассказанный от имени руководителя, Стивена Кови:

«Когда я работал директором по связям одного крупного университета, я принял на работу перспективного, творческого, очень талантливого журналиста. Как-то раз, когда он проработал уже несколько месяцев, я зашел к нему в кабинет с просьбой выполнить несколько срочных заданий.

– Стивен, – сказал он, – я готов сделать для вас что угодно. Но позвольте прежде рассказать вам о ситуации, в которой я нахожусь.

После этого он подвел меня к висящей на стене доске с обозначенными на ней более чем двадцатью проектами, над которыми он в то время работал, с указанием точных критериев и оговоренных ранее сроков выполнения. Этот человек был очень дисциплинирован, именно поэтому я и решил в первую очередь обратиться к нему.

– Вот что, Стивен, – сказал этот сотрудник, – чтобы как следует сделать то, о чем вы просите, потребуется несколько дней. Что из этих проектов вы предложили бы мне отменить для выполнения вашей просьбы?

Я не хотел принимать на себя такого рода ответственность. Поэтому я ушел и отыскал еще одного „кризис-менеджера”, которому и поручил это дело»[30]30
  Стивен Р. Кови. 7 навыков высокоэффективных людей. М.: Альпина, 2010. С. 164.


[Закрыть].

Итак, если ваш начальник перегружает вас работой, следовательно, его ожидания в отношении вашей работоспособности являются завышенными. Очень часто мы своей безропотной добросовестностью сами формируем подобные завышенные ожидания. Этими ожиданиями руководителя можно и нужно управлять, используя перечисленные выше инструменты.

Упражнение № 16

Вспомните известную сказку про Золушку и злую мачеху. Какие из перечисленных выше советов могла бы использовать Золушка для коррекции ожиданий мачехи в отношении результатов ее работы? У мачехи, как вы можете догадаться, доминирующий поведенческий тип «D».