Текст книги "Сам себе босс. Контролируйте свое время, доход и жизнь"

Глава 13
Масштабирование 101 – модель рекрутинга

Прочитав эту главу, вы:

• узнаете, как нанимать персонал;

• выясните, какие качества нужны новым членам команды;

• поймете, как сплотить команду и превратить ее в единый, слаженный механизм.

Третий элемент масштабирования – разработка подходящей для роста модели рекрутинга. Лично для меня люди – самая приятная часть любого бизнеса, но они же могут быть самой проблематичной. В то время как вопрос финансирования бизнеса решается на основе конкретных данных, с помощью известных формул, мы, люди, – сложные существа, и нет учебника, который подскажет, как создать эффективную команду. По сути, все трудности, которые возникали на протяжении моей профессиональной деятельности, сводились к людям: неудачному выбору сотрудников, потере хороших сотрудников и так далее.

Представьте себе такую сцену: у вас полно заказов, и вы работаете по 18 часов в день. Вы даже начали отказываться от клиентов! Хватит переживать из-за того, что денег мало. Сейчас время – ваш самый ценный ресурс. Вы уже пропустили несколько семейных праздников и подключили всех друзей и родственников, чтобы отвезти ребенка в школу/забрать из школы, заняться доставками и срочными делами, с которыми раньше вы легко справлялись сами.

Обычно именно такое напряжение приводит к тому, что бизнес набирает сотрудников, и знаете что? Большинство совершают ошибки, о которых я говорил в главе 9:

• нанимают по навыкам, а не по отношению к работе;

• нанимают по принципу похожести на себя;

• нанимают быстро, а увольняют медленно.

Почему они это делают? Просто из-за отсутствия планирования. Удивительное количество владельцев бизнеса не планируют рекрутинг: они знают, что им нужна еще одна пара рук, и все. По сути, сценарий, описанный выше, – прямой результат отсутствия планирования и дальновидности, и он, к сожалению, знаком многим компаниям.

Минутка для размышлений

Это общая тема во всех сферах бизнеса, не так ли? Отсутствие планирования создает проблемы с денежными потоками, рекрутингом, рабочими процессами и многим другим. Хотя большинство проблем в бизнесе можно решить с помощью логики, наем персонала – гораздо более сложный вопрос, ведь речь идет о людях, а не цифрах в таблицах или товарах на полке. Напомню, что модель «мечта – план – действия – анализ» применима ко всем сферам бизнеса и на протяжении всего существования бизнеса!

Мы отметили тот факт, что последствия неверных решений могут быть крайне серьезными, но важно помнить, что неудачный рекрутинг обойдется вам не только в ту сумму, которую вы заплатите агентству (иногда она составляет до 30 % годовой зарплаты сотрудника). Одно неудачное рекрутинговое решение может повлиять на всю команду, особенно если поведение нового сотрудника не вписывается в культуру организации. Истинная плата за неверное решение намного превосходит любые суммы денег, которые вы тратите на неподходящих сотрудников.

Все мы знаем, как выглядит неудачный рекрутинг, и мы знаем, как это ужасно. Планирование позволит избежать неудачного рекрутинга, поскольку даст время для принятия решений, то есть вам не нужно действовать наспех. Точно так же, как мы сначала строим склад, а потом заказываем товар, следует нанять персонал до того, как он понадобится.

Понять это несложно, а вот сделать – намного труднее. В конце концов, нанимать нового члена команды – это как планировать рождение ребенка: «идеальное» время практически невозможно подгадать, разве что задним числом.

Шаг 1: планирование финансового влияния

Продолжим аналогию с детьми: многие будущие родители боятся финансовых последствий рождения ребенка. В рекрутинге встает точно такая же проблема, но здесь важно помнить, что если вы откажетесь нанимать сотрудников и тем самым ограничите свой бизнес, финансовые последствия будут намного значительнее! Убедитесь, что ваши финансовые прогнозы предполагают достаточный бюджет для найма команды сотрудников в нужный период развития бизнеса (см. шаг 2).

Шаг 2: когда нужны сотрудники?

Даже раньше, чем вы думаете! Невозможно угадать точный момент, когда вам понадобится новый член команды, пока у вас не будет предсказуемого паттерна по количеству персонала и объемам работы – кстати, это одно из основных преимуществ масштабируемого бизнеса с эффективной системой отчетности. Но пока мы не добрались до этого этапа, имеет смысл сформулировать конкретные цели, которые станут индикаторами, намекающими на то, что пора расширять штат. Это может быть количество клиентов в день или оборот компании. Или даже количество часов, которые вы, владелец бизнеса, тратите на работу.

Шаг 3: составьте план рекрутинга

Возможно, вам кажется, что у вас слишком маленький бизнес для штатного расписания, не говоря о сопутствующих документах, но поверьте мне, процесс составления плана по рекрутингу, как и любой другой процесс планирования, принесет вам огромную пользу. Как это сделать, мы обсудим в следующем разделе.

Минутка для размышлений

Дело не в плане – а в процессе подготовки плана. Это относится и к финансовому планированию, и к рекрутингу, по сути, к любой форме планирования в вашем бизнесе. Конечный продукт плана – не записанные на бумаге пункты, а новый уровень мышления, который появится после того, как вы пройдете процесс подготовки плана. Вы по-новому взглянете на свой бизнес, вы запланируете наем сотрудников, о которых раньше и не задумывались, и увидите, что можно сочетать/делить обязанности. Какой бы ни был результат, сам процесс анализа и размышлений принесет неоценимую пользу бизнесу.

Чтобы составить план рекрутинга, следует ориентироваться на конечную цель.

Первое, что нужно сделать, – составить штатное расписание: как будет выглядеть ваш бизнес, если у вас будет весь персонал, который может понадобиться. Не переживайте, если у вас пока нет сотрудников или возможности их нанять; мы пытаемся определить ключевые должности вашего бизнеса.

Штатное расписание может выглядеть как традиционная иерархическая схема или матричная структура с несколькими уровнями подотчетности. В некоторых организациях есть даже сферические схемы! Какой бы путь вы ни выбрали, наметьте потенциальные должности, которые могут возникнуть в вашей компании. Пример высших должностей вы найдете в табл. 13.1.

Таблица 13.1. Пример высших должностей в штатном расписании

Как вы видите, должности первых трех уровней организации – явный перебор для нового или растущего бизнеса. Ничего страшного. Наша задача на этом этапе – показать, как бы выглядел идеальный бизнес в данной отрасли, не задумываясь о финансовых ограничениях.

Минутка для размышлений

Этот процесс поможет вам понять, как должен выглядеть бизнес, и позже мы посмотрим, как достичь конечной цели. Следует вернуться к своим системам, процессам и процедурам, чтобы убедиться, что все основные системы вашего бизнеса отражены в штатном расписании. На первый взгляд это очевидно, но реальность такова, что большинство дисфункциональных предприятий стали такими, потому что их организационная структура не соответствовала тому, как их бизнес работал на самом деле.

Далее нужно составить подробное описание обязанностей по каждой должности. Да, я понимаю, что у вас нет денег и офисного пространства для них! На этом этапе вы планируете гипотетическую модель, которую затем можно использовать для планирования срочного и долгосрочного найма. То есть сейчас не стоит придумывать слишком креативный формат. Я, конечно, понимаю, что скучные должностные обязанности не приносят результата в рекрутинге, и убежден, что их нужно немного оживить перед использованием. Но на этом этапе описания должны быть максимально ясными и понятными – для внутреннего пользования.

Описание должностных обязанностей включает следующие аспекты.

• Понятное название должности. Не нужно никаких изысков, пусть название четко отражает то, что потребуется делать. У вас еще будет время придумать оригинальное название должности, если вы захотите, но сейчас важно четко представлять себе конкретные обязанности. Если вам нужен руководитель отдела финансового контроля, так и назовите эту должность – «руководитель отдела финансового контроля». Потом вы вспомните, что значит «специалист по управлению доходом», а пока не тормозите весь процесс!

• Список обязанностей. Опишите, что предполагает эта должность. Перечислите задачи, которые должен выполнять член команды.

• Квалификация и опыт работы. Перечислите основные и желательные характеристики по каждой вакансии. А главное, подумайте, вам действительно нужен человек с дипломом на эту должность? Вам действительно нужен человек с 10-летним опытом работы с данным софтом, или вы готовы обучить подходящего кандидата?

• Подотчетность. Кому подчиняется этот сотрудник и кто подчиняется ему? Убедитесь, что это укладывается в штатное расписание и не противоречит системам и процессам, которые действуют в вашем бизнесе. Кроме того, задумайтесь о потенциальных конфликтах – возможно, некоторые обязанности больше подходят другой должности. В традиционной организационной структуре нужны максимально четкая структура подотчетности и минимальные пересечения управленческих функций.

• Ключевые показатели эффективности. Как выглядит успех на данной должности? Перечислите конкретные признаки, которые указывают на то, что человек работает успешно, и уточните, кто отвечает за постановку задач.

Пока что все это кажется слишком большой нагрузкой для скромной организации, если вы еще не занялись масштабированием, но это важный процесс. Если вы прошли все шаги, у вас будут описаны должностные обязанности по каждой вакансии в штатном расписании, и потом вы сможете нанять подходящих людей. Обратите внимание: почти наверняка некоторые люди будут выполнять сразу несколько обязанностей, а также не обойдется без пробелов! И в будущем вы сможете их заполнить.

Прежде чем звонить в местное рекрутинговое агентство, чтобы назначить собеседование с HR-директорами и другими специалистами, которые пока вам не нужны, обдумайте следующие вопросы.

• Насколько срочно нужно закрыть данную вакансию? Можно подождать, пока компания достигнет определенных результатов?

• Если мы не закроем эту вакансию прямо сейчас, это помешает развитию бизнеса?

• Эта должность предполагает полную занятость, частичную занятость или замещение временно отсутствующего сотрудника?

• Кто-то из сотрудников может взять на себя задачи, поставленные для другой должности, уже сегодня?

• Кто-то из сотрудников может пройти обучение, чтобы выполнять эти обязанности помимо своих основных задач?

• Эти обязанности можно отдать в аутсорсинг стороннему агентству?

Задавая эти вопросы, вы сможете отделить плевелы от зерен и сосредоточиться на самых срочных вакансиях, чтобы устранить какие-либо заторы в бизнесе.

Минутка для размышлений

Штатное расписание должно идеально вписываться в ваш бизнес. Оно будет развиваться со временем, и его никогда не следует считать окончательным и завершенным. То же самое касается должностных обязанностей и даже распределения задач среди сотрудников. Регулярно анализируйте, какие должности занимают сотрудники и какие обязанности они выполняют, а также пересматривайте штатное расписание, сравнивая его с реальной работой бизнеса.

Если вы тщательно выполните это упражнение, то увидите пробелы между вашей мечтой и реальностью. Хотя на некоторые новые вакансии можно назначить имеющихся сотрудников, вам, безусловно, понадобится свежая кровь, и в растущем бизнесе это будут в основном «рабочие лошадки».

Поскольку мы уже спланировали рекрутинг, можно приступить к поиску талантов. Важно сделать это до того, как понадобятся новые люди, и до того, как это станет срочной задачей.

Как и поиск клиентов, подбор сотрудников предполагает элементы маркетинга и продаж! Процесс состоит из следующих этапов:

• создать рабочие условия, привлекательные для будущих сотрудников;

• разработать процесс успешного отбора кандидатов;

• найти новых кандидатов.

Итак, у нас готовы описания должностных обязанностей для понимания потребностей нашей организации, но они вряд ли привлекут внимание кандидатов. В конце концов, новых сотрудников интересует только один, вполне обоснованный вопрос: «Что я получу?» Одним только списком задач и процессов тут не ограничишься.

Следовательно, нужно подумать, почему человек захочет быть частью нашего бизнеса. Нужно найти способ продемонстрировать свое видение, ценности и культуру. Как их создать, мы подробно рассмотрим в главе 14, когда поговорим о лидерской модели.

Нужно также подумать, какие преимущества мы предлагаем сотрудникам. Американский психолог Фредерик Герцберг в своей теории мотивационных и гигиенических факторов (1959) отметил, что некоторые факторы приводят к неудовлетворенности и лишь удерживают на работе (гигиенические факторы), а некоторые, напротив, приводят к удовлетворенности (мотивируют к работе).

Если взглянуть на должностные обязанности с функциональной точки зрения, то, думаю, вам вполне удастся избежать неудовлетворенности будущих сотрудников. Но, как вы понимаете, избежать неудовлетворенности – это только начало! Нужно подумать, как отразить и другие стороны вакансии, чтобы поощрить членов команды на максимальный результат. Здесь следует рассмотреть такие аспекты, как достижения, признание, ответственность и рост.

Минутка для размышлений

Это прекрасная возможность вспомнить хорошие и плохие моменты из вашего собственного опыта. У вас была работа, которую вы обожали, несмотря на не самую привлекательную зарплату? Или высокооплачиваемая работа, ради которой никак не хотелось вставать по утрам? Что на этих должностях или в компаниях мотивировало/демотивировало вас? Вспомните принципы работы там и подумайте, что вы можете изменить в своем бизнесе, чтобы ваша команда бралась за дело с энергией и энтузиазмом, о которых все мы мечтаем.

Хотя подробное описание обязанностей, а также учет гигиенических факторов и мотиваторов безусловно полезны, в современном мире этого мало, чтобы у работодателя была хорошая репутация. Следует приложить дополнительные усилия и организовать, например:

• видеоотзывы от ваших сотрудников;

• ссылки на ваш веб-сайт, где показано, что значит работать на вас;

• информацию о ваших сотрудниках в социальных сетях;

• открытые дни для потенциальных сотрудников – пицца и общение с командой;

• посещение корпоративных и социальных мероприятий;

• участие в жизни местного сообщества и благотворительных мероприятиях.

Все это полезно, но важно знать меру. Некоторые стартапы копируют тенденции Кремниевой долины, загромождая свои офисы столами для пинг-понга и угощениями. Все это чудесно, но люди ходят на работу не ради этих новшеств и уважают своего работодателя не из-за них. Культура – нечто намного более важное, и мы вкратце обсудим это в следующей главе.

Думаю, вы уже догадались, что я люблю сначала все расставить по местам, а потом уже браться за дело. Как я уже говорил, нет смысла наполнять дырявое ведро! Итак, для начала мы выстроим достойный, на мой взгляд, процесс рекрутинга, а потом посмотрим, как найти кандидатов.

Одна из основных проблем рекрутинга – собеседование. Зачастую, общаясь с кандидатами, вы видите их сразу и с лучшей, и с худшей стороны. Они приезжают заранее, выглядят безупречно и подготовили ответы на некоторые вопросы. При этом они безумно нервничают, и это просматривается за любой бравадой, и говорят то, что, как им кажется, вы хотели бы услышать!

В отличие от некоторых, я не утверждаю, что собеседование – прошлый век, это вовсе не так. Но я считаю, что его можно организовать намного лучше. На мой взгляд, тут можно перечислить следующие ошибки:

• проведение собеседований штатными работниками с кандидатами на должности, которых нет в их команде;

• неопытность интервьюеров;

• отсутствие четкого процесса и вопросов, исключающих личные предубеждения;

• конфронтационный метод собеседования;

• акцент на технические навыки и опыт, а не на личностные характеристики и амбиции.

Мы уже отмечали, что сотрудников часто нанимают по навыкам, а не по отношению к работе, и это решение, как правило, опирается на традиционный процесс собеседования. Однако блестящий рекрутинг и отбор – это намного больше, чем традиционное собеседование, и на самом деле для тех, кто действительно в этом заинтересован, ресурсов много, так что позвольте отметить хотя бы несколько моментов, которые я для себя открыл.

Не ограничивайтесь резюме

Многие резюме слишком обобщенные и редко помогают в рекрутинге (если вас, конечно, не интересует такая условная статистика, как образование и дипломы). Если человек соответствует минимальным критериям вакансии, стоит заранее провести небольшое исследование, не ограничиваясь сведениями, которые он сообщил в резюме. Посмотрите его профиль LinkedIn и другие социальные сети, чтобы составить себе более объективное мнение о кандидате.

Предварительное собеседование – это тоже собеседование

До личной встречи (если она вообще состоится) можно провести предварительное собеседование. По телефону, скайпу либо можно попросить прислать видеоответ на вопрос или видеорассуждение на конкретную тему. Если вакансия предполагает общение с клиентами, это прекрасный способ увидеть еще до личного собеседования, какое впечатление производит кандидат.

Собеседование вне офиса

С кандидатами на высшие должности я предпочитаю встречаться не в офисе, а в гораздо более неформальной обстановке. Зачастую разговор в пабе или кафе позволит узнать о человеке намного больше, поскольку обстановка будет не такой пугающей и напряженной, как в офисе. Более того, это не будет выглядеть как собеседование – всего лишь дружеский разговор. И он творит чудеса!

Продумайте этапы собеседования

Крайне важно получить мнение третьей стороны насчет кандидата, даже если вы используете таблицу критериев оценки, – у каждого из нас есть предрассудки и предпочтения, а третья сторона посмотрит на собеседование свежим взглядом и предложит новую точку зрения. Я предпочитаю, чтобы члены команды тоже встречались с потенциальными коллегами, а затем мы обмениваемся мнениями, прежде чем принимать окончательное решение.

Помните три ключевых вопроса

Самый важный вопрос: «Есть ли у этого кандидата желание работать?» Второй: «Впишется ли он в команду?» Не забывайте, что эти вопросы почти равноценные – команду я поставил на второе место только потому, что люди меня часто удивляют! Наконец (и это наименее важный вопрос): «Сможет ли он выполнить работу?» Возможно, некоторые минимальные навыки понадобятся уже в первый день, но любым навыкам всегда можно научить. А вот отношению к работе и личностным качествам – нет!

Психометрическое тестирование

Есть ряд инструментов, которые помогут понять мотивацию и тип личности кандидата. Их можно использовать, чтобы сравнить потенциальных кандидатов с идеальным вариантом, с членами команды, в которой им предстоит работать, и понять, соответствуют ли они должностным требованиям.

Когда вы решите, как проведете собеседование, можно приступить к поиску кандидатов! За последние несколько лет я заметил изменения на рынке в сторону онлайн– рекрутинга – и не только через веб-сайты по трудоустройству. LinkedIn – самое актуальное место для поиска кандидатов, поскольку там собрались почти все представители B2B-отрасли. Я бы также добавил рекламные объявления, платные посты в социальных сетях, дни открытых дверей… мы даже вешали рекламные щиты на местном футбольном поле, раздавали флайеры и потратились на билборды! Считайте, что рекрутинг – еще одна маркетинговая задача вашего бизнеса.

Можно обратиться в агентство, и для некоторых отраслей это единственный способ добраться до лучших из лучших. Однако следует помнить о некоторых моментах.

• Расходы: большинство агентств берут плату за успешный наем сотрудника, ее обычно обсуждают. Однако это все равно будет немалый процент годовой зарплаты сотрудника, и эту цифру нужно учесть.

• Условия возврата: если кандидат не подходит, вы не обязаны платить гонорар агентству в течение определенного времени (которое тоже обсуждается). Убедитесь, что и вы, и агентство обговорили все условия.

• Кто первый, тот и выиграл: у нас вышел неприятный спор с агентом, который прислал нам анонимное резюме, хотя мы не проводили собеседований на тот период, но потом мы приняли резюме от другого агента, и в итоге нам пришлось платить обоим. Обдумайте возможные конфликты и меры по их разрешению. Вы готовы работать только с одним агентством?

• Контроль качества: может, это звучит грубо, когда речь идет о людях, но вы должны убедиться, что ваше агентство проверяет кандидатов, которых направляет к вам. Одно агентство предложило нам кандидата, который был осужден за мошенничество, когда занимал должность в известной бухгалтерской фирме. Вы должны точно понимать, кого они вам предложат, а кого нет, и четко обозначить свои ожидания.