Текст книги "Основы техники юридического письма"

42. Договор

Трудовой договор ― соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (ст. 56 ТК РФ).

Сторонами трудового договора являются работодатель и работник.

Согласно ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре указываются:

1) фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя ― физического лица), заключивших трудовой договор;

2) сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя ― физического лица;

3) идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей ― физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);

4) сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;

5) место и дата заключения трудового договора.

Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:

1) место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, ― место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;

2) трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ;

3) дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, ― также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом;

4) условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

5) режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);

6) компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;

7) условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);

8) условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами;

9) другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (ст. 57 ТК РФ).

В случае заключения срочного трудового договора в нем указываются срок его действия и обстоятельства (причина), послужившая основанием для заключения срочного договора.

Заключение трудового договора осуществляется по установленной форме, которая предполагает:

1) письменное оформление трудового договора;

2) составление трудового договора в двух экземплярах;

3) подписание трудового договора обеими сторонами.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

2) трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

3) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

4) документы воинского учета ― для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

5) документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний ― при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки (ст. 65 ТК РФ).

На основании представленных документов в трудовой договор вносятся необходимые сведения о сотруднике. Подписанный обеими сторонами договоры передаются сотруднику и работодателю на хранение.

43. Оформление документации по личному составу

Заявление о приеме на работу представляет собой краткую письменную просьбу, содержащую сведения об адресате, сведения о заявителе; наименование документа; текст документа, подпись заявителя. Заявление согласуется с руководителем структурного подразделения предприятия.

В повседневной практике трудоустройства все большую роль играет резюме.

Содержание резюме не регламентируется нормативными правовыми актами. Но можно выделить основные требования, предъявляемые к данному виду документа, которые сложились в ходе практики. Резюме должно быть:

1) компактным, по возможности кратким;

2) грамотно, аккуратно изложено;

3) соответствовать профессиональным данным соискателя.

Необходимо указать фамилию, имя, отчество, контактные данные, позитивные достижения на предыдущих работах. Кроме основного образования, желательно указывать о дополнительных полученных знаниях, которые были получены в ходе курсов, семинаров и т. д. Дополнительные сведения могут касаться знания иностранных языков, личных качеств и т. д.

Прием на работу (перемещение по службе, увольнение, представление отпусков, объявление поощрений и т. п.) оформляется приказом по личному составу. Приказ должен быть объявлен работнику под расписку. Приказы по личному составу оформляют на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишутся слова: о приеме на работу; о переводе на другую работу; об увольнении и т. д. В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты.

Личная карточка заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и временную работу (форма № Т-2, утв. постановлением Госкомстатом России от 5 января 2004 г. № 1). Личная карточка оформляется на основании документов в соответствии со ст. 65 ТК РФ.

Характеристика работника ― документ официального характера, содержащий отзыв о трудовой деятельности сотрудника и о его моральных качествах. Подписывается руководителем структурного подразделения. В содержании характеристики могут быть: анкетные данные, характеристика трудовой деятельности, вывод в целом.

Автобиография составляется автором самостоятельно. Форма изложения ― повествовательная. Все сведения даются в хронологическом порядке. В автобиографии обычно указываются: название документа; имя, отчество и фамилия автора; дата рождения; сведения о родителях; образование и специальность; последнее место работы и должность; награды и поощрения; домашний адрес и телефон; личная подпись, дата.

Трудовой договор― это документирование соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции (ст. 56 ТК РФ).

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Она служит для установления общего, непрерывного и специального стажа. Трудовые книжки ведутся только по основному месту работы. Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.

Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» утверждены новая форма трудовой книжки и форма вкладыша к ней, которые введены в действие с 1 января 2004 г., а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка (п. 2.2. постановления Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»).

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

1) о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

2) о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;

3) основания прекращения трудового договора;

4) о награждениях за успехи в работе (записи о премиях, если они предусмотрены системой оплаты труда или выплачиваются регулярно, в трудовую книжку вносить не надо).

Записи о наименовании работы или должности, на которую принят работник, должны производиться в соответствии с трудовым договором.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (ст. 66 ТК РФ).

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (справки с места работы по совместительству, копии приказа о зачислении на работу по совместительству и др.). Если на основной работе трудовой договор прекращен, то работа по совместительству автоматически становится для работника основной. В этом случае в трудовую книжку работника вносится запись о принятии его на работу со дня начала работы у конкретного работодателя со ссылкой на соответствующий приказ (распоряжение) и с указанием периода работы в качестве совместителя.[11]11
  Корнийчук Г.А. Прием и увольнение работников. Новые правила ТК РФ. – СПС Гарант, 2007.


[Закрыть]

В трудовой книжке не допускается зачеркивание неточных или неверных записей. Изменение записей осуществляется путем признания их недействительными и внесения правильных.

Все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью только при увольнении.

44. Состав кадровой документации

Значимость кадровой документации определяется тем, что в ней фиксируются сведения, необходимые для реализации прав граждан на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнении, перемещении, поощрении работников, представляют собой документы по личному составу. К ним относятся приказы, заявления, трудовые книжки, характеристики, личные карточки и иные документы. Все документы по личному составу группируются в личные дела, которые хранятся в учреждениях до достижения человеком 75-летненего возраста.

45. Оформление приема на работу

Работодатель имеет право требовать только те документы, которые указаны в ТК РФ или в иных законодательных актах. Запрещается требовать предъявления документов, не предусмотренных трудовым законодательством.

Согласно ст. 65 ТК РФ работник при приеме на работу предъявляет следующие документы:

1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

2) трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

3) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

4) документы воинского учета ― для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

5) документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний ― при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки (ст. 65 ТК РФ).

Если работник впервые устраивается на работу, то оформление трудовой книжки и страхового свидетельства государственного пенсионного страхования входит в обязанности работодателя.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ).

Работники, занятые на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда; на работах, связанных с движением транспорта, работники общественного питания и торговли, лечебно-профилактических и детских учреждений, а также некоторых других организаций проходят за счет средств работодателя обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические медосмотры (ст. 213 ТК РФ), что должно подтверждаться соответствующими документами (медицинской книжкой, справкой о состоянии здоровья).

Приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 16 мая 2005 г. № 338 «О внесении изменений в приложение № 2 к Приказу Минздравсоцразвития России от 16 августа 2004 г. № 83 “Об утверждении перечней вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и порядка проведения этих осмотров (обследований)”» Перечень работ, при выполнении которых проводятся предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), дополнен 15 позициями, в них включены в том числе работы по непосредственному управлению транспортными средствами; работы на базах и складах продовольственных товаров, где имеется контакт с пищевыми продуктами в процессе их производства, хранения, реализации, а также работы, где имеется контакт с пищевыми продуктами при транспортировке их на всех видах транспорта. Периодические медицинские осмотры должны проводиться не реже 1 раза в 2 года. Лица, не достигшие возраста 21 года, проходят периодические медицинские осмотры ежегодно (ст. 213 ТК РФ).

В некоторых случаях, которые прямо предусмотрены законодательством, при поступлении на работу необходимо представление дополнительных документов.

Кроме того, при приеме на работе работодатель вправе потребовать:

1) копию свидетельства о присвоении идентификационного номера налогоплательщика (ИНН) ― для подачи сведений о доходах работника в налоговый орган;

2) копию свидетельства о рождении детей ― для предоставления стандартных вычетов по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ);

3) справку о доходах с последнего места работы ― для предоставления стандартных вычетов по НДФЛ;

4) индивидуальную программу реабилитации для инвалидов ― для создания соответствующих условий труда.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора (порядок заключения трудового договора описан ниже). Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.(ст. 68 ТК РФ).

Приказ о приеме на работу является первичным документом по учету кадров и представляет собой унифицированный документ, форма которого (№ Т-1) утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Изданный приказ подлежит предъявлению новому работнику для ознакомления и подписи в течение 3 дней со дня заключения трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа (ст. 68 ТК РФ). С приказом также должны быть ознакомлены сотрудники структурных подразделений организации.

На основании изданного приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54).

46. Оформление перевода работника

Перевод работника на другую работу оформляется приказом по личному составу.

Существуют простые и сложные приказы. Простым называется приказ, который касается одного лица. В таком документе заголовок приказа формулируется в зависимости от решаемого вопроса.

Сложным является приказ, содержащий в себе более одного распорядительного пункта. Заголовок в сложном приказе дается в общем виде. Решаемые вопросы располагаются последовательно. В начале документа указывается назначение на должность, потом ― перевод на другие должности, в конце ― освобождение от занимаемых должностей.

Перечисленные в одном пункте фамилии располагаются в алфавитном порядке.

Приказы могут содержать и не содержать констатирующую часть.

Приказ по переводу работника должен по каждому пункту содержать основание, в котором должны указываться документы, послужившие основанием для его издания.

В приказе по личному составу в обязательном порядке должна присутствовать запись: «С приказом ознакомлен, подпись, расшифровка подписи, дата».

Приказы по личному составу должны быть подписаны:

1) лицом, ответственным за кадры;

2) руководителями соответствующих структурных подразделений;

3) юристом.

К приказам по личному составу применяется соответствующая индексация.

Индекс приказа по личному составу имеет порядковый регистрационный номер в пределах календарного года и буквенный индекс «л/с» (личный состав), «к» (кадры). Допустима и другая буквенная индексация. Например, для приказов о приеме, переводе, увольнении ― «л/с», для приказов о поощрении ― «п», для приказов по командировкам – «к» (письмо Министерство социальной защиты населения Российской Федерации от 9 июня 1995 г. № 2117/1-34 «Методические рекомендации о порядке подготовки и оформления приказов»).

Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

47. Документация, используемая при увольнении работника

Увольнение работника ― один из наиболее ответственных этапов работы лица, ответственного за ведение кадрового учета на предприятии. Это обусловлено несколькими причинами. Во-первых, в случае неверного оформления каких-либо документов и необходимости их переоформления впоследствии возможность подписи их у уволенного лица практически невозможно. Во-вторых, увольнение наиболее часто является объектом спора между работником и работодателем, и, как следствие, возможно обращение работника за защитой своих интересов в суд. Как правило, большинство трудовых споров связано именно с увольнением и вопросами, с ним связанными. В связи с этим необходимо осуществлять процедуру увольнения работника в строгом соответствии с требованиями трудового законодательства и с учетом всех изменений, действующих на момент увольнения.

Статья 84.1 ТК РФ подробно регламентирует общий порядок оформления прекращения трудового договора.

Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя. Формы приказов о прекращении (расторжении) трудового договора № Т-8 (в случае увольнения одного работника) и № Т-8а (в случае одновременного увольнения двух и более работников) утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

В названном выше нормативном акте содержатся указания по заполнению названных приказов. Указанные документы применяются для оформления и учета увольнения работника. Приказ о прекращении трудового договора подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и объявляется работнику под роспись в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

В строке (графе) форм № Т-8 и Т-8а «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) «Документ, номер и дата» делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера (это могут быть заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).

При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику. Таким документом могут являться резолюция работодателя на заявлении работника или справка по результатам инвентаризации в случае, если не было установлено недостачи, расписка члена коллектива (бригады) об исключении указанного работника из членов коллектива (бригады) и их отказа от проведения в этом случае инвентаризации и т. п.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством Российской Федерации, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя запись об увольнении делается со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, делается ссылка на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ

С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись. При этом рекомендуется заверить такую запись подписями двух лиц, помимо подписи руководителя. Как правило, указанная запись может быть следующей: «От подписи на приказе о прекращении трудового договора отказался».

Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом сохранялось место работы (должность) (ст. 84.1 ТК РФ). Например, в случае увольнения по собственному желанию женщины, находящейся в отпуске по уходу за ребенком, днем ее увольнения будет день, указанный в заявлении об увольнении.

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ, которая предусматривает выплату всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, в день увольнения работника. Исключение делается только в случае, если работник в день увольнения не работал, тогда указанные суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. Например, в случае, если работник был уволен за прогул и не явился в указанный работодателем день увольнения для получения трудовой книжки и окончательного расчета, то выплата такого расчета работнику будет произведена в день, следующий за днем, когда работник заявит о своем намерении получить окончательный расчет в связи с увольнением.

Трудовой кодекс РФ предусматривает также обязанность работодателя по письменному заявлению работника выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой. Примерный перечень указанных документов и порядок их выдачи приводятся в ст. 62 ТК РФ. В число указанных документов могут включаться копии приказа о приеме на работу, копии приказов о переводе на другую работу, приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя. Указанные документы должны быть выданы работодателем не позднее 3 дней со дня подачи заявления работником о предоставлении таких документов. Срок, установленный в размере 3 дней, исчисляется в рабочих днях. В соответствии со ст. 62 ТК РФ работник имеет право требовать от работодателя справку о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование.

Документы, выдаваемые работнику по его требованию, должны быть надлежаще заверены, что предполагает наличие на копии каждого документа надписи «копия верна», подписи руководителя организации или иного уполномоченного лица с указанием должности и расшифровкой фамилии, имени, отчества, и заверение печатью организации.

В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Следует отметить, что работодатель обязан направить работнику уведомление. Из сказанного следует, что такое почтовое отправление лучше оформить как заказное письмо с уведомлением о прочтении.

В ст. 84.1 ТК РФ дополнительно предусмотрены случаи, когда работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Это касается случаев несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 (прогул) или п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ (осуждение работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу), и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с ч. 2 ст. 261 ТК РФ (если женщина фактически продолжает работать после окончания беременности, то работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор с ней в связи с истечением срока его действия в течение недели со дня, когда работодатель узнал или должен был узнать о факте окончания беременности).

По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее 3 рабочих дней со дня обращения работника.

В соответствии с п. 14 постановления Правительства РФ «О трудовых книжках» записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона. Порядок внесения соответствующих записей в трудовую книжку предусмотрен п. 5.1―5.4 постановления Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке:

1) в графе 1 ставится порядковый номер записи;

2) в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);

3) в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора);

4) в графе 4 указываются наименование документа, на основании которого внесена запись: приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (работниками) (увольнении) делается запись в личной карточке работника (форма № Т-2) в разделе ХI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)», которая должна быть заверена подписью работника.