Текст книги "Легализация и признание документов иностранных государств"

Следует подчеркнуть, что формуляр-образец Организации Объединенных Наций служит основой для создания вспомогательных международных, региональных или национальных формуляров, стандартных форм документов и, наконец, унифицированных основных документов, используемых на уровне предприятий и организаций.

Предприятие может составить унифицированную форму документа непосредственно на основе формуляра образца Организации Объединенных Наций, если эта форма не коллидирует с международной (обязательной, специализированной) стандартной формой документа, которая не допускают никаких изменений либо с национальной унифицированной системой организационно-распорядительной документации (нормативной).

Специализированные формуляры-образцы служат основой для составления унифицированных форм документов, предназначенных для какого-либо конкретного вида применения, деятельности или сектора и пригодных для использования метода однократной записи, например, формуляр-образец унифицированного счета для международной торговли (рекомендация ЕЭК ООН/ФАЛ № 6, 1975 г.); образец коносамента Международной палаты по судоходству 1972 г.; формуляры-образцы Совета таможенного сотрудничества (СТС) для таможенных деклараций 1965 г. и 1977 г.

Образцы стандартных форм документов часто прилагаются к конвенциям и называются в соответствии с документарной функцией, которую они выполняют, например, железнодорожная накладная 1980 г. Конвенции МГК; книжка МДП 1975 г.

Национальные формуляры-образцы принимаются в качестве национальных стандартов национальными организациями по стандартизации; для некоторых видов применения они могут стать обязательными в силу постановления правительства, например, «Торговая документация: формуляр-образец для разработки форм документов» (шведский национальный стандарт SIS 614110, 1970); «Унифицированные системы документации. Система документации по внешней торговле Формуляр-образец» (Государственный стандарт СССР, ГОСТ 6.2-73).

Однако не во всех национальных правовых системах действует публично-правовой механизм единообразия систем документации. В США стандарты разрабатываются государственными органами и частным сектором. Федеральное правительство США является крупнейшим разработчиком и пользователем стандартов, их более 44 тыс. Частный сектор Америки имеет около 49 тыс. стандартов из более чем 93 тыс. стандартов, разработанных почти 700 организациями различной отраслевой принадлежности. Координацию их деятельности осуществляет Американский национальный институт стандартов (ANSI). Основная цель ANSI «усилить конкурентоспособность США на мировых рынках и содействовать продвижению американского качества жизни путем внедрения добровольных стандартов на основе консенсуса».[213]213
  Американские стандарты / Пер. с англ. Н. В. Руженцева // ANSI Reporter. 2001. Summer. P. 15.


[Закрыть] ANSI представляет интересы потребителей, организаций по стандартизации, компаний и правительства.

В систему стандартов США входят также следующие виды документов:

– регламентирующие стандарты (regulatory standards), которые обычно разрабатывают правительственные органы, хотя и добровольные стандарты часто становятся регламентирующими, если на них дается ссылка в правительственных, отраслевых или корпоративных сводах законов или в регламентах, обеспеченных правовой санкцией. Нарушение регламентирующих стандартов ведет к применению гражданских или уголовных санкций;

– стандарты де-факто (de facto standards), известные также как специальные или временные, обычно разрабатываются вне традиционных рамок и предназначены для более узкого рынка, чем стандарты, разработанные организациями, ориентирующимися на добровольные стандарты;

– стандарты консорциумов (consortia standards) разрабатываются компаниями, которые заключают соглашение о совместной работе для решения конкретных требований рынка. Документы, разработанные консорциумами, могут предложить решение проблемы, однако участие в работе ограничено только членами консорциума.

Национальной организацией по стандартизации в Японии является Японский комитет промышленных стандартов (JISC). Стратегия участия Японии в международной стандартизации учитывает необходимость: правительственной поддержки деятельности по разработке международных стандартов в стратегически важных секторах промышленности; правительственной поддержки инициатив промышленности по расширению участия представителей Японии в работе технических комитетов ИСО и МЭК; поддержки усилий JISC по признанию значения стандартизации для экономики страны со стороны руководителей бизнеса. Япония, проводя политику региональной кооперации, работает над гармонизацией национальных стандартов через такие организации, как Азиатско-тихоокеанское экономическое сотрудничество (APEC) и Конгресс по стандартизации стран Тихоокеанского бассейна (PASC).

В Германии в конце 2001 г. состоялась 10-я конференция IF AN. на тему «Мировая торговля и стандартизация». В ней приняли участие 260 представителей промышленных кругов и национальных организаций по стандартизации из 37 стран. Согласно данным опроса, проведенного Германским институтом стандартизации (DIN), 84 % опрошенных компаний рассматривают применение международных и европейских стандартов как составную часть своей экспортной стратегии[214]214
  ISO Bulletin. 2002. № 12. P. 12, 21–25.


[Закрыть].

На наш взгляд, наибольшая ценность международной унифицированной системы документации заключается в движении к единому глобальному стандарту для тысяч, сотен, десятков региональных, национальных, отраслевых, секторальных стандартов на изделия, в которых нуждается мировой рынок.

Национальные стандартные формы документов часто основаны как на национальных формулярах образцах основных документах, так и на специализированных или секторных формулярах-образцах и разрабатываются таким образом, чтобы их можно было использовать в рамках унифицированных серий внешнеторговых документов, например, национальные формы таможенных деклараций, национальные стандарты для коммерческих счетов.

В странах, где существует национальный основной документ (формуляр), бланк основного документа может в принципе использоваться в качестве основного документа организации. Формы документов, необходимые для внешнеторговых операций, включают помимо обязательных национальных и международных стандартных форм, ряд других форм, приспособленных к конкретным потребностям соответствующего предприятия, с заранее напечатанным названием предприятия логотипом, отражающих иногда другие характеристики предприятия или организации. Детальная разработка этих «форм» предприятия оставляется на усмотрение составляющего их предприятия.

В России также существует национальная Унифицированная система организационно-распорядительной документации [(Unified system of managerial documentation) (ГОСТ P 6.30–97)], которая содержит требования к оформлению и составу реквизитов документов, изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации, включая движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Организационно-распорядительные документы УСОРД – это постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

– федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

– предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

Изменения, подготовленные Федеральной архивной службой России и утвержденные постановлением Госстандарта России «О принятии и введении в действие изменения ГОСТ Р 6.30–97» от 21 января 2000 г., введены в действие с 1 апреля 2000 г. и распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

1 – Государственный герб Российской Федерации;

2 – герб субъекта Российской Федерации;

3 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4 – код организации;

5 – код формы документа;

6 – наименование организации;

7 – справочные данные об организации;

8 – наименование вида документа;

9 – дата документа;

10 – регистрационный номер документа;

11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 – место составления или издания документа;

13 – гриф ограничения доступа к документу;

14 – адресат;

15 – гриф утверждения документа;

16 – резолюция;

17 – заголовок к тексту;

18 – отметка о контроле;

19 – текст документа;

20 – отметка о наличии приложения;

21 – подпись;

22 – гриф согласования документа;

23 – визы согласования документа;

24 – печать;

25 – отметка о заверении копии;

26 – отметка об исполнителе;

27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 – отметка о поступлении документа в организацию;

29 – отметка для автоматического поиска документа.

Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. Возможно использование реквизита 19 при применении трафаретных текстов документов.

При оформлении документов используют следующие реквизиты: 09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29.

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

– в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

– на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем федерального органа или, по его поручению, первым заместителем руководителя.

Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Документы заверяют печатью организации.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Таким образом, при подготовке документа, определении его подлинности, как и во времена Д. Паниброха (1675 г.), Мобильона (1683 г.), актуальны вопросы: на чем и чем писались; в какой форме составлялись; как и кем подписывались; где прикладывались печати; когда и где писались, т. е. вопросы о материалах, орудиях письма, формах, подписях, печатях и времени.

Деловые электронные операции, осуществляющиеся на международном уровне во все большем объеме, предполагают использование электронных сообщений (документов) вместо традиционных бумажных сообщений и электронной обработки данных. Так, например, ЦБ РФ и многие коммерческие банки применяют специальные системы обмена данными в электронном виде. ГТК РФ в целях ускорения товарооборота, сокращения времени документооборота, внедрения безбумажных технологий при таможенном оформлении и контроле 29 июля 2002 г. утвердил Временные правила таможенного оформления и таможенного контроля при заявлении в электронной форме сведений о товарах и транспортных средствах[215]215
  Российская газета. 2002. № 157.


[Закрыть].

Большое число российских организаций ведут бухгалтерский учет в электронном виде. Соответственно в территориальные подразделения МНС РФ можно подавать отчетность в электронной форме[216]216
  Порядок предоставления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи: Приказ МНС РФ от 2 апреля 2002 г. № БГ-3-32/169 // Российская газета. 2002. № 89.


[Закрыть].

Эти операции позволяют точно выполнять копирование и повторяющиеся действия и, как правило, дают возможность сократить время, необходимое для передачи и обработки информации, до долей секунды. Кроме того, деловые электронные операции повышают транспарентность рыночных структур и процессов, способствующих более оперативной ответной реакции рынка. Доставка строго в установленные сроки становится обычным явлением.

Развитие и широкое применение информационных и коммуникационных технологий является глобальной тенденцией мирового развития и научно-технической революции последних десятилетий. Применение информационных и коммуникационных технологий имеет решающее значение для повышения конкурентоспособности экономики, расширения возможностей ее интеграции в мировую систему хозяйства, повышения эффективности государственного управления и местного самоуправления[217]217
  Об утверждении Положения о порядке предоставления в Федеральную комиссию по рынку ценных бумаг электронных документов: постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 31 октября 2002 // Российская газета. 2002. № 230.


[Закрыть].

Важным результатом распространения информационных и коммуникационных технологий и проникновения их во все сферы общественной жизни является создание правовых, организационных и технологических условий для развития демократии за счет реального обеспечения прав граждан на свободный поиск, получение, передачу, производство и распространение информации. В России уже давно фактически используется электронный документооборот, под которым понимается система составления, использования, хранения и обмена электронными документами с использованием электронных технических средств, информационных и коммуникационных технологий.

При этом такая деятельность осуществляется как в информационной системе общего пользования, которая открыта для использования всеми физическими и юридическими лицами и, в услугах которой этим лицам не может быть отказано, так и в корпоративной информационной системе, участниками которой может быть ограниченный круг лиц, определенный ее владельцем или соглашением участников этой системы.

Таким образом, движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Вместе с тем электронный документооборот продолжает оставаться на грани законности, и регулирующая его правовая база только начинает складываться.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работникам.

При применении в федеральных органах исполнительной власти электронного документооборота службой по документационному обеспечению управления (ДОУ) совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в федеральные органы.

Электронная почта – один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри федерального органа исполнительной власти, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку. Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку «Соответствует оригиналу».

При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

– объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А 4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

– документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения, заявки хранятся в течение одного года;

– ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

– факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

– запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;

– подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

– поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные – немедленно;

– факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

Однако существуют и альтернативные способы передачи документов, отправляемых федеральными органами исполнительной власти, например, почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ федерального органа исполнительной власти в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 г.[218]218
  Российская газета. 2000. № 200, 201.


[Закрыть]

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку и должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений. Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяются инструкцией по делопроизводству федерального органа исполнительной власти, с учетом функционирующих в федеральном органе исполнительной власти технических и программных средств.

Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28 августа 1997 г.[219]219
  СЗ РФ. 1997. № 37. Ст. 4299; 2002. № 3.


[Закрыть]

Передача телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации может привести к потере всего бизнеса. Следовательно, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.

Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (первые из которых появились еще в 80-е гг.). Эти системы еще называют Electronic Document Management Systems (EDMS).

Модули EDMS-систем, отвечающие за документооборот, принято называть модулями маршрутизации документов. В общем случае используется свободная и жесткая маршрутизация документов. При свободной маршрутизации любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий (или задать новый) маршрут прохождения документов. При жесткой маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять. Однако при жесткой маршрутизации может выполняться обработка логических операций, когда маршрут изменяется при выполнении каких-либо заранее заданных условий (например, отправке документа руководству при превышении конкретным пользователем своих должностных полномочий, предположим, финансовых).

Обработка операций маршрутизации выполняется с помощью шифровальных (криптографических) средств и не только. Положение о лицензировании деятельности по распространению шифровальных (криптографических) средств определяет порядок лицензирования деятельности по техническому обслуживанию шифровальных (криптографических) средств[220]220
  Об утверждении положений о лицензировании отдельных видов деятельности, связанных с шифровальными (криптографическими) средствами: Постановление Правительства Российской Федерации от 23 сентября 2002 г. // Российская газета. 2002. № 200.


[Закрыть].

К шифровальным (криптографическим) средствам относятся:

1) средства шифрования – аппаратные, программные и аппаратно-программные средства, системы и комплексы, реализующие алгоритмы криптографического преобразования информации и предназначенные для защиты информации при передаче по каналам связи и (или) для защиты информации от несанкционированного доступа при ее обработке и хранении;

2) средства имитозащиты – аппаратные, программные и аппаратно-программные средства, системы и комплексы, реализующие алгоритмы криптографического преобразования информации и предназначенные для защиты от навязывания ложной информации;

3) средства электронной цифровой подписи – аппаратные, программные и аппаратно-программные средства, обеспечивающие на основе криптографических преобразований реализацию хотя бы одной из следующих функций: создание электронной цифровой подписи с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, подтверждение с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи, создание закрытых и открытых ключей электронной цифровой подписи;

4) средства кодирования – средства, реализующие алгоритмы криптографического преобразования информации с выполнением части преобразования путем ручных операций или с использованием автоматизированных средств на основе таких операций;

5) средства для изготовления ключевых документов (независимо от вида носителя ключевой информации);

6) ключевые документы (независимо от вида носителя ключевой информации).