Текст книги "Легализация и признание документов иностранных государств"

Как все же от имени органов государственной власти подтвердить подлинность подписи на документе, его соответствие законам страны, в которой выдан документ?

Согласно Гаагской конвенции, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов, по ходатайству под писавшего лица или любого предъявителя документа, совершенного компетентными органами одного государства и предназначенного для использования на территории другого государства, проставляется специальный штамп – апостиль.

Подпись, печать или штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого заверения. Документ, на котором проставлен апостиль, может быть использован в любой из стран – участниц Гаагской конвенции. Именно этот важный правовой вопрос и решен Гаагской конвенцией. Ее текст хранится в архивах Правительства Нидерландов. Заверенная копия направляется по дипломатическим каналам каждому государству, представленному на IX сессии Гаагской конференции по международному частному праву.

Подлинники (заверенные копии, официальные переводы) международных договоров Российской Федерации, заключенных от имени Российской Федерации и ее Правительства, сдаются на хранение в Министерство иностранных дел Российской Федерации в двухнедельный срок со дня их подписания (получения от депозитария заверенных копий, официальных переводов), а копии этих договоров в двухнедельный срок со дня их вступления в силу рассылаются соответствующим федеральным органам исполнительной власти и органам государственной власти соответствующих субъектов Российской Федерации (ст. 28 Федерального закона от 15 июля 1995 г. «О международных договорах Российской Федерации»)[97]97
  СЗ РФ. 1995. № 29. Ст. 2757.


[Закрыть].

Начиная с 15 октября 1981 г. Соединенные Штаты Америки приняли условия Гаагской конвенции 1961 г., упразднившей необходимость легализации иностранных документов. В соответствии с Гаагской конвенцией 1961 г., документы, подтверждаемые для использования в других странах, должны быть подписаны официальными лицами, в чьей юрисдикции находится территория, где этот документ подтверждается, и которые имеют право на использование апостиля (обычно в управлении секретаря штата). Перечень таких лиц может быть получен по требованию у управляющего по делам легализации США. При подтверждении с использованием гаагского апостиля документ должен быть признан в стране, для которой он подтверждается. Никакой дополнительной легализации или нотаризации посольством или консульством страны использования не требуется. Условия Конвенции представлены в документах T. LA. S. 10072 и в Записях договоров США (т. 33, ч. I), а также включены в издание Мартиндэйл-Хабел 1982 г.[98]98
  О принятии США условий Гаагской конвенции 1961 г.: Сообщение от 28 февраля 1992 г. // Панорама приватизации. 1995. № 22.


[Закрыть]

Согласно ст. 13 Гаагской конвенции правительство Великобритании 21 августа 1964 г., а затем 24 февраля 1965 г. сделало заявления о распространении действия Конвенции на следующие территории: Джерси, Бейлиуик Горней, Остров Мэн, Бермуды, Британская антарктическая территория (в споре с Аргентиной), Каймановы острова, Фолклендские острова (в споре с Аргентиной), Гибралтар, Гонконг, Монтсеррат, острова Святая Елена, Терке и Кайкос, Виргинские острова.

В соответствии с соглашением между правительствами Великобритании и Франции действие Конвенции распространяется на англо-французский кондоминиум Новые Гебриды с 15 февраля 1966 г.

Королевство Нидерландов сделало заявление 1 марта 1967 г. о распространении действия Конвенции на Нидерландские Антильские острова с 30 апреля 1966 г.

§ 2.5. Юридическо-техническая процедура проставления апостиля

Апостиль – это единая для всех государств, присоединившихся к Гаагской конвенции, удостоверительная надпись на документе.

Однако, если между двумя или несколькими договаривающимися государствами заключен договор, в котором содержатся положения, требующие определенных формальностей для удостоверения подписи, печати или штампа, Гаагская конвенция предусматривает исключения из этих положений лишь в том случае, если указанные в них формальности являются более строгими, чем формальность, предусмотренная в самой Конвенции.

Будучи упрощенной и унифицированной процедурой легализации документов, предусмотренной Гаагской конвенцией, апостиль проставляется на самом документе или на отдельном скрепляемом с ним листе.

В правовом смысле апостиль представляет собой удостоверение юридической силы, дополнительно подтверждающее легитимность представленного документа в соответствии с международными нормами.

Сама же процедура удостоверения именуется апостилляцией.

С технической точки зрения удостоверение совершается путем проставления оттиска специального штампа с определенными Конвенцией формой и реквизитами на том документе, который представлен заинтересованным лицом.

Порядок проставления апостиля во всех странах установлен Конвенцией и единообразен. Напротив, органы, проставляющие его, могут быть разные.

Каждое государство назначает, с учетом их официальных функций, органы, которым предоставляются полномочия на проставление апостиля. Оно уведомляет об этом назначении, а также о любом изменении в назначении этих органов Министерство иностранных дел Нидерландов в момент сдачи на хранение своей ратификационной грамоты или грамоты о присоединении, или заявления о распространении действия.

Каждый из указанных органов должен вести книгу записей или картотеку, в которых он регистрирует проставленные апостили, указывая при этом:

– порядковый номер и дату проставления апостиля;

– фамилию лица, подписавшего официальный документ, и качество, в котором оно выступало, а в отношении неподписанных документов – орган, поставивший печать или штамп.

По требованию любого заинтересованного лица орган, проставивший апостиль, обязан проверить, соответствуют ли сделанные в нем записи сведениям, внесенным в книгу записей или картотеку.

Правом проставлять апостиль в России наделен строго ограниченный круг государственных органов, а именно:

– органы юстиции субъектов Российской Федерации, органы юстиции администраций краев, областей, автономных образований, городов Москвы и Санкт-Петербурга на документах, исходящих от подведомственных им органов и учреждений юстиции и соответствующих судебных органов республики, края, области, округа, города, а также на копиях документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке в той же республике, крае, области, округе, городе;

– органы записи актов гражданского состояния субъектов (республик) Российской Федерации, органы записи актов гражданского состояния краевых, областных, окружных центров, городов Москвы и Санкт-Петербурга на свидетельствах о регистрации актов гражданского состояния, исходящих от упомянутых органов, а также подведомственных им органов записи актов гражданского состояния;

– отдел документально-справочной работы Федеральной архивной службы Российской Федерации на документах, выдаваемых органами управления архивами субъектов в составе Российской Федерации;

– Управление делами Генеральной прокуратуры Российской Федерации на документах, оформляемых по линии прокуратуры.

В соответствии со ст. 6 Гаагской конвенции 1961 г., отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, Правительство Российской Федерации предоставило Министерству образования Российской Федерации полномочия на проставление апостиля на официальных документах об образовании, выдаваемых в Российской Федерации[99]99
  О предоставлении Министерству общего и профессионального образования Российской Федерации полномочий на проставление апостиля на официальных документах об образовании, выдаваемых в Российской Федерации: Постановление Правительства РФ от 21 июля 1998 г. // СЗ РФ. 1998. № 30. Ст. 3782.


[Закрыть].

Правительство Российской Федерации также поручило Министерству иностранных дел Российской Федерации уведомить о предоставлении указанных полномочий Министерство иностранных дел Нидерландов – депозитария Гаагской конвенции.

Однако большинство документов удостоверяется в органах Министерства юстиции России и в самом министерстве, поскольку подавляющее число направляемых за границу документов идет в форме нотариально засвидетельствованных копий, а нотариат входит в систему юстиции.

Порядок проставления апостиля, предусмотренный нормативными актами Российской Федерации, и требования, которые предъявляются к легализуемым документам, представляют собой достаточно сложный механизм, что порождает соответствующие проблемы в правоприменительной практике, увеличение количества судебных исков.

Так, в арбитражный суд обратилось российское предприятие (АО) с иском к областному отделу юстиции о признании недействительным отказа от проставления апостиля на копии гражданско-правовой доверенности, переведенной на английский язык и заверенной нотариусом в надлежащем порядке. Копия доверенности на английском языке подлежала представлению в суд Великобритании.

В отзыве на иск отдел юстиции указал, что спор арбитражному суду неподведомственен, поскольку представленное истцом письмо областного отдела юстиции с отказом в проставлении апостиля не является актом, подлежащим обжалованию на основании ст. 22 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации.

Президиум Высшего Арбитражного Суда РФ посчитал эти возражения необоснованными по следующим основаниям.

Согласно ч. 2 ст. 22 АПК РФ к экономическим спорам, разрешаемым арбитражным судом, относятся споры о признании недействительными (полностью или частично) ненормативных актов государственных органов, органов местного самоуправления и иных органов, не соответствующих законам и иным нормативным правовым актам и нарушающих права и законные интересы организаций и граждан.

В соответствии со ст. 1, 5 Гаагской конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, апостиль проставляется на официальных документах, составление которых было совершено на территории одного из договаривающихся государств и которые должны быть представлены на территории другого договаривающегося государства и по ходатайству подписавшего лица или любого предъявителя документа.

Согласно письму Министерства юстиции РСФСР от 17 марта 1992 г. «О проставлении апостиля» органы юстиции на местах проставляют апостиль на документах, исходящих от подведомственных им органов и учреждений органов юстиции и соответствующих судебных органов республики, края, области, округа, города, а также на копиях и иных документах, засвидетельствованных в нотариальном порядке в республике, крае, области, округе, городе.

Высший Арбитражный Суд РФ признал, что указанное письмо является ненормативным актом управления, в котором нарушены права юридического лица, закрепленные в международно-правовой норме и законодательстве Российской Федерации. В таких обстоятельствах истец правомерно обратился за защитой нарушенных прав в арбитражный суд Российской Федерации.

Таким образом, российским арбитражным судам подведомственны споры о признании недействительными актов органов юстиции с отказом о проставлении апостиля на документах юридических лиц, направляемых в органы иностранных государств.

В каждой стране апостиль проставляют уполномоченные на это органы. Например, в США эту функцию выполняет ведомство секретаря штата, клерки и заместитель клерков федеральных судов, любой специальный заместитель госсекретаря. Американская ассоциация юристов, помощники мэров ряда округов, ассоциации американских нотариусов и др. оказывают правовую помощь по всем вопросам апостилляции не только американским гражданам, но и любым иностранным лицам.

В Австралии компетентным органом является секретарь Министерства иностранных дел и торговли, в Португалии – генерал-губернатор; на Гибралтаре – губернатор, на Барбадосе – руководитель протокола Министерства иностранных дел, туризма и международного транспорта, на Багамских островах и в Великобритании – внешнеполитическое ведомство, в Финляндии – публичные нотариусы в нескольких крупных городах страны: Хельсинки, Куопио, Лахти, Оулу, Пори, Тампере, Турку и Ваасе[100]100
  Основы договорных отношений в экономическом пространстве СНГ / Под ред. М. Б. Биржакова. М.; СПб., 1997. С. 174.


[Закрыть].

В соответствии с Гаагской конвенцией апостиль проставляется на документах, исходящих от подведомственных учреждений и организаций, когда достоверно известны образцы подписей, печатей и иных реквизитов, содержащихся в документе. Заполненный надлежащим образом, он удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.

Тарифы на проставление апостиля устанавливаются каждым присоединившимся государством в отдельности по обязательному согласованию с Министерством иностранных дел Нидерландов.

Порядок проставления апостиля установлен в ст. 4 Гаагской конвенции. Апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 см. Он должен соответствовать образцу.

Апостиль может быть составлен на официальном языке выдающего его органа. Имеющиеся в нем пункты могут быть изложены на втором языке. Заголовок «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» должен быть дан на французском языке.

В письме Министерства юстиции Российской Федерации от 17 марта 1992 г. «О проставлении апостиля» рекомендуется придерживаться именно такого порядка проставления апостиля на официальных документах, подлежащих удостоверению в органе юстиции и записи актов гражданского состояния, при котором Министерство юстиции Российской Федерации будет проставлять апостиль на документах, исходящих от организаций и учреждений, непосредственно подведомственных министерству.

Органы юстиции на местах проставляют апостиль на документах, исходящих от подведомственных им органов и учреждений юстиции и соответствующих судебных органов субъектов (республики) РФ, края, области, округа, города, а также на копиях иных документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке в той же республике, крае, области, округе, городе.

В дополнение к указаниям Министерства юстиции Российской Федерации «О проставлении апостиля» и в связи с возникающими на практике вопросами в другом письме Министерства юстиции Российской Федерации от 7 августа 1992 г. «О некоторых вопросах проставления апостиля»[101]101
  См.: п. 58 Приложения 2 к приказу Министерства юстиции Российской Федерации от 19 февраля 2002 г. «О нормативных актах Министерства юстиции СССР и Министерства юстиции РСФСР».


[Закрыть] разъяснялось, что страны – участницы Гаагской конвенции принимают направляемые из Российской Федерации официальные документы с апостилем, проставляемым начиная с 31 мая 1992 г.

Апостиль проставляется при обращении любого предъявителя документа непосредственно на свободном от текста месте документа, на его обратной стороне или же на отдельном листе бумаги. В этом случае листы документа и лист с апостилем скрепляют вместе путем прошивания ниткой любого цвета (либо специальным тонким шнуром, лентой) и пронумеровывают. Последний лист документов в месте скрепления заклеивают плотной бумажной «звездочкой», на которой проставляют печать. Оттиск печати располагают равномерно на «звездочке» и на листе. Количество скрепленных листов заверяется подписью лица, проставляющего апостиль.

Лист с апостилем должен быть подшит к документу указанным способом и в том случае, если документ имеет твердую обложку (например, свидетельство органа загса).

Проставление апостиля регистрируется в отдельном журнале, в котором указываются:

– порядковый номер, дата и орган, проставивший апостиль;

– наименование документа, на котором проставляется апостиль;

– фамилия и должность лица, подписавшего предъявленный документ.

Лица, проставляющие апостиль, должны иметь образцы подписей должностных лиц подведомственных учреждений, а также судебных органов, от которых поступают (или могут поступить) официальные документы, требующие удостоверения путем проставления апостиля.

Если документ подписан несколькими лицами, в апостиле указывается подпись и должностное положение главного из них по должности.

В тех случаях, когда в документе не предусмотрены подпись конкретного должностного лица и его фамилия, а документ исходит от имени учреждения, организации, управленческого органа, в регистрационном журнале указываются сведения об учреждении, органе, поставившем печать или штамп.

В этих же случаях указывается: «Подпись не предусмотрена» и записывается официальное название учреждения, органа, от которого исходит документ.

Когда предъявленный к проставлению апостиля официальный документ подписан должностным лицом, имеет все необходимые реквизиты и не вызывает сомнений, но фамилия подписавшего его должностного лица не расшифрована и установить ее в связи с давностью не представляется возможным (например, в свидетельствах о регистрации актов гражданского состояния), после слова «подписан» вместо фамилии записывается: «должностным лицом» и указывается должностное положение этого лица, например, «заведующий отделом загса», и далее записывается: «отдел загса администрации республики (края, области)».

Органы юстиции и соответствующие органы записи актов гражданского состояния проставляют апостиль на документах, исходящих от подведомственных им учреждений, когда известны образцы подписи должностного лица, подписавшего представленный документ, печати и штампа учреждения.

Однако возможны случаи, когда к проставлению апостиля будут предъявляться документы, выданные нотариусами, судебными органами и учреждениями загса других республик, краев, областей и автономных образований в составе Российской Федерации. В интересах граждан и во избежание пересылки документов из одного региона в другой следует уведомлять граждан о возможности проставления апостиля на копиях официальных документов, выданных в других регионах Российской Федерации, но засвидетельствованных нотариально по месту нахождения органа, проставляющего апостиль.

Апостиль проставляется на подлинниках официальных документов, исходящих лишь от учреждений и организаций Российской Федерации как участницы Гаагской конвенции.

Что же касается документов, выданных учреждениями иных суверенных государств (бывших союзных республик СССР), то они не могут быть приняты на территории России к проставлению апостиля на подлинниках, поскольку это явилось бы нарушением суверенитета государств, учреждения которых выдали данные документы.

Важно иметь в виду, что для проставления апостиля в орган юстиции могут быть представлены не только документы подведомственных учреждений и судебных органов, но и, как указано в Конвенции, иные официальные документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющегося юрисдикции государства, административные документы, официальные пометки: отметки о регистрации, визы, заверения подписи на документе (ст. 1 Конвенции).

Исходя из этого, органы юстиции субъектов (республик) РФ, управления, отделы юстиции проставляют апостиль также на подлинниках документов, исходящих от соответствующих местных органов субъектов РФ, учреждений, ведомств и организаций, за исключением подлинников документов, оформляемых по линии органов внутренних дел, прокуратуры и государственных архивов, апостиль на которых проставляется учреждениями указанных ведомств.

В тех случаях, когда в органах юстиции не имеется образцов подписей должностных лиц, печатей и штампов учреждений, от которых исходит документ, обратившемуся лицу следует рекомендовать нотариально засвидетельствовать верность копии представленного документа, на которой затем может быть проставлен апостиль.

Вместе с тем лицо, предъявившее документ, вправе потребовать проставления апостиля на подлиннике представленного документа, каковым может быть: диплом (свидетельство, аттестат) об образовании; документ о трудовой деятельности; регистрационное удостоверение; документ медицинского характера (выписка из истории болезни, справка); постановление (решение) административного органа и т. п.

При данных обстоятельствах необходимо запросить образец подписи и подтверждение полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный документ, а также истребовать образец оттиска печати или штампа учреждения, от которого исходит документ. Такая справка на официальном бланке может быть выдана руководителем учреждения или его заместителями (только теми из них, кто сам не подписывал представленный к апостилю документ), руководящими работниками управлений делами, секретариата, кадровых служб ведомства, учреждения, предприятия.

В странах – членах Гаагской конвенции применяется форма заверения «APOSTILLE», для других стран требуется более сложная процедура заверения (публичный нотариус, легализация МИД и консульства страны).

Значение конвенции состоит в том, что она облегчает и упрощает процедуру оформления представляемых в зарубежные организации документов, касающихся прав граждан, чем иногда пользуются соответствующие органы правительств различных государств в целях выдворения наших соотечественников, но не за правонарушения, а потому, например, что они бывшие военнослужащие СССР. Так, по сообщению Министерства иностранных дел Российской Федерации, за последнее время участились обращения органов исполнительной власти Латвийской республики, минуя официальные дипломатические каналы, непосредственно в органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации с запросами о предоставлении сведений, касающихся пенсионеров из числа бывших военнослужащих, проживающих после увольнения из рядов Вооруженных Сил на территории Латвийской республики. Получаемая таким образом информация используется для обоснования возможности выдворения этих лиц с территории Латвийской республики.

В целях упорядочения предоставления информации органам исполнительной власти иностранных государств, необходимо, на наш взгляд, все контакты с указанными органами, в том числе и с органами государств ближнего зарубежья, осуществлять только через Министерство иностранных дел Российской Федерации и его органы, за исключением случаев, когда иной порядок установлен законом или международным договором. Сведения по запросам, поступившим по иным каналам, не должны предоставляться, потому что предоставление таких сведений может нанести вред интересам российского государства (ст. 53 КУ СССР), так как государственная политика Российской Федерации в отношении соотечественников является составной частью внутренней и внешней политики и основывается на защите основных прав и свобод человека и гражданина применительно к соотечественникам.

Допуск к архивным документам, содержащим сведения о личной жизни гражданина, разрешается через 75 лет после их создания. Ранее этого срока доступ к таким документам может быть разрешен самим гражданином, а после его смерти – его наследниками, в случае отсутствия наследников – в порядке, определяемом Федеральным Собранием Российской Федерации. Безвозвратный вывоз за пределы страны архивных документов, являющихся собственностью Российской Федерации, допускается в каждом отдельном случае по постановлению Федерального Собрания Российской Федерации[102]102
  О временном порядке доступа к архивным документам и их использования: Постановление ВС РФ от 19 июня 1992 г. // Ведомости Съезда н/д и ВС РФ. 1992. № 28. Ст. 1620.


[Закрыть]. При этом направляемая за рубеж информация должна быть согласована с другими заинтересованными органами[103]103
  Об утверждении Инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне: Постановление Правительства РФ от 28 октября 1995 г. // СЗ РФ. 1997. № 43. Ст. 4987.


[Закрыть].