Текст книги "Библия малого бизнеса. От идеи до прибыли"

«Предприятие может быть островком результативности в море праздности», как определила Индира Ганди. Результативность же нового дела полностью и целиком зависит от вас как руководителя. Рыба гниет с головы! Если вы сами не относитесь к собранным, целеустремленным, результативным людям или даже не знаете, что такое результативность, то и бизнес сразу пойдет по неправильному пути. Результативности стоит учиться.

Результативность предполагает, что вы ставите себе самую высокую планку и готовы делать все наилучшим образом, как в работе, так и в жизни. Быть на грани своих возможностей. А это дает уверенность в себе и необычное ощущение переполняющих вас сил.

Во-первых, результативный руководитель умеет концентрировать свое внимание только на нескольких важных делах, исполнение которых даст наиболее ощутимые результаты. Ваша деятельность должна состоять из выполнения сначала приоритетных задач и лишь затем задач второго плана – с этим можно и подождать, это не скажется на прибыльности компании.

Во-вторых, результативный руководитель должен принимать результативные решения. Что за решения? Должна быть разработана последовательность действий. По разработанным регламентам, где все расписано: в 8 часов делаем это, в 9 – то и т. д.

Быть результативным с утра и до вечера сложно. Вас будет заедать текучка. Неприятности, а их в бизнесе много, начинаются каждый день, с 8 утра, а то и раньше. Неприятности не спят. А вот когда они заканчиваются – никто не знает.

Это все истощает ваши запасы энергии. Чтобы держаться на плаву, необходимо как-то пополнять истраченную энергию. Один из продуктивных способов – самовнушение, настройка себя на результативность и позитив.

Есть много способов самовнушения. Но вам может пригодится самый простой – «разыгрывание роли».

Наши действия, чувства и поведение – всего лишь результат наших представлений и убеждений. Знание этого факта дает вам мощный инструмент. Так же важно помнить следующее открытие в психологии ХХ века: наша нервная система не в состоянии отличить реальность от того, что живо нарисовало наше воображение. Когда мы мысленно представляем себя в роли результативного руководителя и бизнесмена, то для нас это уже реальность.

Тренироваться в роли результативного руководителя удобно по вечерам, в спокойной обстановке. Какая бы ситуация ни возникла на самом деле во время работы, вы всегда в состоянии подготовиться к ней заранее, мысленно рисуя себе проблему и представляя, как вы разрешите ее быстро и со вкусом (то есть результативно).

Далее, для пополнения своих запасов энергии для результативных действий, можно закладывать в себя определенные утверждения (аффирмации). Лично мне и моим друзьям они помогают. И насколько мне известно, помогают многим читателям моих книг.

Возникает вопрос – а сколько времени этой «накачкой» нужно заниматься? Ответ: для выработки такой новой привычки нужен 21 день (по 15–20 минут ежедневно). Почему 21 день? Это тайна за семью замками – но факт. Говорят, за три недели прочно нарабатываются нейронные связи новой привычки, но доказать этого нельзя. Впрочем, для нас главное, что за 21 день у нас все получится, а почему – дело десятое.

Как и во все времена, основная задача руководителя состоит в том, чтобы результативно управлять предприятием и людьми. Причем управленческих вопросов много, и на их решение, как всегда, не хватает времени, даже если вы станете работать по 24 часа в сутки. Вы, наверное, слышали и читали о том, что, начав свое дело, люди работают по 15 часов и более. Становятся трудоголиками. Но это по своему желанию. Учтите, что трудоголик, как правило, плохо планирует свое время. Хорошие руководители должны знать, как и на что они расходуют свое время. И должны его контролировать, чтобы работа стала более производительной.

Если вы занялись бизнесом, то вам предстоит делать массу дел, причем каждый день.

Отмечу наиболее значимые дела:

Отслеживать, как идут продажи.

• Думать, как больше и дороже продавать.

• Заниматься маркетингом и рекламой.

• Думать, как развивать бизнес, что менять, а что оставить как есть.

• Заниматься инновациями (новациями). То есть, все время что-то менять в лучшую сторону. Стремиться к увеличению результативности за счет малых изменений.

• Работать с покупателями, назначать встречи.

• Звонить своим покупателям и интересоваться, как они воспринимают работу с вашей компанией. Смотреть за тем, чтобы ваши продукты отличались от продуктов конкурентов. Отслеживать работу конкурентов.

• Отслеживать цены на рынке. Устанавливать оптимальные цены.

• Быть в курсе того, чем занимаются ваши покупатели, знать их стиль жизни.

• Смотреть, что делается в вашей отрасли. Отслеживать тенденции развития вашего рынка.

• Нанимать работников, платить им зарплату, управлять взаимоотношениями.

• Работать с кредиторами.

• Работать с поставщиками.

• Создавать имидж компании, разработать бренд компании (продукции).

И так далее.

В общем, тысяча дел и многие из них важные. Самое главная задача предпринимателя – начать все необходимые дела и следить за их исполнением.

Если попытаться думать обо всем, то в голове образуется хаос. В итоге вы не успеете сделать ничего.

Нужно расставить приоритеты.

Если посмотреть на все нужные дела с высоты птичьего полета, то перед вами откроется довольно пестрая картина. Без четких границ. Чтобы как-то упорядочить эту картину, понадобится простой элемент – время. А точнее, работа со своим Временем – его эффективное распределение.

Предприниматели обычно не ладят со своим временем. Они – ТРУДОГОЛИКИ!

Мне часто говорят, что в России и других постсоветских странах (СНГ) стандартные (импортные) методы организации личного времени не приживутся. Менталитет не тот. Нет немецкого педантизма или американского настроя на успех.

Это по большей части соответствует действительности. Но, как всегда, есть исключение из этого правила. Это исключение – собранные и трудолюбивые люди.

В планировании времени нет ничего сложного. Трудно оспаривать пользу планирования, но, как показывает опыт, не все, что планируешь, затем полностью делаешь.

Как поступают разумные предприниматели?

Обычно они начинают с анализа времени. Во-первых, они продумывают, как качественно распределить свое время на оперативные и стратегические дела.

Во-вторых, обеспечивают постоянный контроль расхода своего времени – смотрят, где есть временные «черные дыры». Затем решают, как их сократить. Они убирают те отрезки времени, которые им мешают производительно работать. Например, отрезки времени, которые уходят «в песок»: ненужные телефонные звонки, плохо организованный обмен информацией между подразделениями, изменение очередности работ, навязываемое коллегами, неумение слушать других людей, плохо организованные и скоординированные собрания, отвлекающие моменты на рабочем месте, бесполезные дискуссии о работе.

Заметьте, время не имеет цены. Ваше время уходит навсегда. Поэтому оно всегда дефицитно. Именно поэтому результативные люди всегда настроены на заботу о своем времени.

Диагностика

Каждый руководитель, который хочет повысить свою результативность, должен сделать анализ расходования времени. Это несложно.

С чего начинать?

1. Записывайте в журнал (можно электронный) то, как вы фактически расходуете время.

Многие руководители сами ведут записи затрат времени. У них вошло в привычку вести журнал затрат своего времени и анализировать его. Результат такого анализа – база для принятия решений. Причем можно не вести журнал ежедневно. Заполнив журнал, посмотрите данные разных периодов (недельные выборки несколько раз в год). Сравните, как вы расходуете свое время. Каждая такая выборка выявит участки непроизводительного времени. Скоро вы научитесь гораздо лучше распоряжаться своим временем.

2. Составляйте график своей дневной работы каждое утро (или вечер) перед работой.

Например, один мой знакомый руководитель производственной компании, сохранившейся еще с советских времен, каждое утро уделяет полчаса планированию своего рабочего дня, запершись у себя в кабинете и отключив мобильники, компьютеры и телефоны. Хотя этот метод связан с некоторыми неудобствами – нужно очень рано вставать, чтобы вовремя попасть на работу. Он говорит, что готовиться вечером, после работы, – это пережиток прошлого, хотя, как я ему возразил, работает он тоже не в компьютерной фирме.

Другой руководитель ведет два журнала. Один предназначен для важных дел, а другой – для неприятных. Самое интересное, что в каждом из журналов для каждого дела определен срок выполнения. Если он видит, что появились отклонения от этих сроков, то для него это сигнал того, что он перестает контролировать свое время. Такой мониторинг дает моему знакомому великолепную возможность быть все время в тонусе и использовать свое время очень продуктивно.

3. Выявите и устраните те виды вашей деятельности, которые не дают вам никаких результатов, но только отнимают время. Примените метод исключения. Вам нужно задать вопрос: «Что будет, если этого не делать вообще?» Если будет ответ: «Ничего!», то этот вид деятельности вам не нужен.

Например, маловажные выступления, поездки к проблемным покупателям, звонки, ужины, заседания и т. д., Все это дела, которые отнимают уйму времени.

4. По возможности, делегируйте какие-то части своей работы (какие именно – подскажет опыт). Бизнес в одиночку не делают. У вас уже есть люди, которым так же нужно учиться работать в бизнесе. Скорее всего, это кто-то из ваших родственников или знакомых. Семейный бизнес – самый распространенный вид малого бизнеса. Пусть учатся. Правда, появляется еще одна расходная статья времени – проверить, как выполняется (выполнена) эта делегированная работа. Но это занимает гораздо меньше времени, чем если бы вы ее делали сами. Поручать другим вполне можно, например, поездки к покупателям и поставщикам по незначительным поводам.

5. Следите, чтобы ваши подчиненные, если такие у вас уже есть, тоже расходовали свое время продуктивно.

Для этого нужно поинтересоваться мнением окружающих, а также спросить себя: «Что я делаю неправильно, используя время своих подчиненных?»

Например, один руководитель компании понимал, что совещания, проводимые в его кабинете, отнимали много времени как у него, так и у подчиненных. Он обязательно приглашал на совещания всех работников своего предприятия. В результате они затягивались. Взглянув на эту проблему с точки зрения эффективности затрат времени (своего и подчиненных), он изменил стиль совещаний. Он стал рассылать подчиненным электронные письма, в которых писал: «Я приглашаю вас встретиться со мной такого-то числа для обсуждения следующего вопроса. Если вы хотите принять участие в обсуждении и вам это интересно, пожалуйста, приходите». В настоящее время на совещаниях присутствуют максимум два-три человека, и длятся они меньше часа.

Ежедневник (на все случаи жизни, кроме непредвиденных).

Если вы хотите получить от жизни все самое хорошее, то используйте метод ежедневного планирования своих действий. Заведите ежедневник или используйте ваш ноутбук.

Очень важно записывать, отражать ваши мысли и решения на бумаге. Но лишь немногие руководители используют этот метод.

Что нужно планировать в первую очередь?

• Встречи. Много работы – много встреч. Не исключено, что какую-то из них вы пропустите. Рутина, господа.

• Мониторинг вашего рынка, покупателей и конкурентов. О маркетинге мы уже говорили. Если вы хотите добиться успеха, значит, исследование становится вашей новой обязанностью, на которую, кстати, не грех потратить часть времени. Это окупится очень быстро – увеличением продаж и ростом прибыли компании. Как часто нужно проводить мониторинг? Думаю, начав новое дело, оптимальным будет раз в две недели. Это на случай, если ваш рынок все так же растет и развивается. Но если произойдет обвал, то планы необходимо скорректировать (и следить за происходящим все время).

• Поиск новых возможностей для развития бизнеса. Инновации – то, что надо изменить, чтобы компания заработала более продуктивно. Поиск новых покупателей, партнеров и поставщиков. Отведите на такой поиск конкретное время каждую неделю. Если этого не делать, то из-за ряда неотложных дел вы можете пропустить это время и упустить возможность для развития.

• Семья. Если обеспечены ваши «тылы», то все идет замечательно. Преуспевающие предприниматели уделяют внимание своей семье. Оторванность от корней только повредит вам. В ежедневнике отмечайте семейные события и ритуалы. Отметьте все, что обещаете своим близким. Не забудьте поздравить супругу с годовщиной свадьбы, а тещу – с днем рождения. Ее это обрадует. А вас?

• Здоровье. Уже давно замечено – «в здоровом теле здоровый дух». Составьте программу повышения вашего физического состояния. Чтобы работать в бизнесе, необходимо железное здоровье. Я, например, каждое утро делаю физические упражнения (растяжки и силовые) по 40 минут или по часу.

• Планируйте свой отдых. И это время необходимо так же планировать. Хорошо отдохнешь – хорошо поработаешь. Однако многие предприниматели не отдыхают по несколько лет, тем самым нанося себе вред. Не забывайте: бизнес для вас, а не вы для бизнеса. То, что вы не будете отдыхать, станет следствием неумения раскрутить свой бизнес. Так, чтобы он сам по себе работал как часы, даже без вашего вмешательства.

• Обучение. Я уже неоднократно говорил о пользе обучения. Планируйте время на семинары, тренинги по профессии и по личной результативности. Найдите время на чтение бизнес-литературы и прослушивание книг на дисках и кассетах.

Новое управление вашим временем

Сейчас уже можно говорить, что зародилась новая модель управления своим временем. Она признает, что главное – не «управлять временем», а «управлять собой».

Главное в этом деле – это не срочные, но важные дела. Например, постоянная поддержка основных партнеров и покупателей, создание прочных отношений с окружающими, перспективное планирование, т. е. все то, что должно быть сделано, но «не горит». Приятное растяжение приятного времени.

Хранители вашего времени. Программный арсенал

Какие информационные системы и программы планирования времени используют предприниматели в своей работе?

На практике используются базы данных для хранения информации. К ним относится целый ряд хорошо известных пакетов: «Microsoft Schedule Plus» и «Microsoft Outlook», «Lotus Organizer», «Starfish Sidekick». Коммерческая версия «Microsoft Outlook» выпускается бесплатно вместе с версией «Internet Explorer», но обладает лишь ограниченными возможностями:

• график условленных встреч, который можно использовать в комплексе с адресной книгой или с ежемесячным или ежегодным планировщиком времени, кроме того, он также оснащен программой напоминания;

• списки «что надо сделать?», которые могут быть организованы по тематическим заголовкам, что позволяет осуществлять простое планирование проектов и отслеживание хода их выполнения по пунктам: заданная дата достижения цели, ответственный исполнитель, запланированная длительность и процент выполнения задания;

• адресная книга для управления контактами;

• запись времени, израсходованного на какие-то виды деятельности, и учет расходов;

• свободное место для заметок, которое можно использовать для определенных целей и которое обычно служит для импортирования информации из других пакетов.

Полная версия «Microsoft Outlook» позволяет совместно использовать информацию ежедневника в Интернете или внутренней сети компании и включает в себя возможность «автоматической сортировки», которая может оказать вам неоценимую помощь в планировании совещаний, автоматически определяя время, когда будет готово техническое обеспечение совещания, а лица, приглашенные принять в нем участие, будут свободны от других мероприятий.

Глава 14
Ошибки на взлете

Многие начинающие предприниматели совершают одни и те же ошибки.

И это происходит веками.

У вас есть уникальная возможность – поучиться на чужих распространенных ошибках до того, как вы наделаете своих.

1. Многие люди начинают бизнес, не вполне понимая, как стать предпринимателем.

Предприниматель – это Действие. Сейчас и всегда. Предприниматель постоянно в работе, он нарабатывает навыки предпринимательства, без которых создать хороший бизнес нельзя. Самообучение – основа для дальнейшего развития. Пока вы не приобретете навыков предпринимательства, вы находитесь в замкнутом круге – вы только специалист, а не собственник своего бизнеса, например, были отличным поваром и решили открыть ресторан. Худший вариант – вы безработный, не супер-специалист и вдруг решили начать свое дело. Для начала, хорошо бы овладеть хоть какой-то профессией.

2. То, что вы специалист высокого класса, еще не говорит о том, что вы построите бизнес. Самое распространенное заблуждение. Многие люди погорели на этом. Мастер своего дела еще не мастер бизнеса. Специалист строит свой бизнес в соответствии со своими навыками и интересами. Он создает себе рабочее место и пашет как «в последний раз». Причем это не приносит больших доходов.

Специалист работает в своем бизнесе – строит, консультирует, варит, шьет и вяжет… Но он находится как бы внутри бизнеса. А предприниматель стоит над своим бизнесом. Он создает систему бизнеса. Работают другие. А затем и бизнес начинает работать на предпринимателя и приносит неплохие дивиденды. А для этого приходится учиться быть предпринимателем.

3. Многие люди не учитывают того факта, что при стартапе они должны быть и специалистами (знать свое дело), и предпринимателями, а еще инноваторами (нужно выдумывать все время что-то новое и развивать бизнес) и менеджерами.

Не нужно бороться с этим. Пусть вы специалист, но вы постоянно приобретаете навыки предпринимателя. Скоро вы перейдете в стан предпринимателей и оставите рутину специалиста наемному работнику. Или, например, менеджер строит систему управления бизнесом. Вы должны быть менеджером первое время, но затем, по мере развития бизнеса, эти функции передаются другим людям.

4. Не надо думать, будто предпринимательство – это только игра (лишь отчасти). Это упорный труд по приобретению навыков и практики ведения своего дела. Нет навыков – нет бизнеса. Вы попадете в те 90 % компаний, которые «хоронят» сразу после их открытия или недолгого тягостного существования.

1. Вы выбрали бизнес-идею, которая вам не подходит. Она вам не нравилась с самого начала, но по каким то причинам вы выбрали ее. У каждого человека есть области, где он может раскрыть свои таланты в зависимости от психологии и умений. Идея должна увлекать. И улучшать жизнь окружающих.

2. Долгое начало. Необходима практика, причем уже сегодня. Хорошие идеи есть у многих людей, но лишь немногие решаются что-то сделать для их воплощения в жизнь, прямо сейчас. Не откладывая на завтра. Предприниматель действует, а не мечтает. Предпринимательская Мечта должна присутствовать, но и не мешать делу.

3. Игнорирование бизнес-плана и вообще разных планов. Однако все преуспевающие предприниматели всегда составляли планы на длительный период времени.

4. Решение вопроса – «Как делать большое количество денег сегодня?». Сорвать куш побыстрее – вот чем забита голова некоторых предпринимателей. А что там дальше будет ……так это не сегодня. Авось проскочим.

5. Многие не догадываются, что в новом бизнесе нужно много работать. Как ведут себя и что делают бизнес-лузеры? У них нет четкого видения своего бизнеса и его перспектив. Они не отводят времени на разбор и контроль текущих деловых операций. Не обучаются навыкам предпринимательства. Следовательно, они плохие менеджеры. Нанимают на работу не тех людей и не хотят слушать советов от знающих людей. Если представить себе полную противоположность всего сказанного о лузерах, то получится тип предпринимателя, который может добиться значительных успехов в своем деле.

6. Начинающие предприниматели не знают, что такое маркетинг. И что такое анализ рынка, на котором они хотят зарабатывать. Необходимо проанализировать состояние рынка, потребителей и конкурентов. Проведение такого анализа – это аксиома для разработки нового продукта. Это говорит и наш отечественный опыт, и опыт зарубежных компаний. Приведу основные причины провала нового бизнеса:

• недостаточный анализ рынка – 45 %;

• дефекты продукта – 29 %;

• недостаток действенных маркетинговых мероприятий – 25 %;

• чрезмерно высокие издержки – 19 %;

• действия конкурентов – 17 %;

• недостаток поддержки при выведении товара на рынок – 14 %;

• производственные проблемы – 12 %;

• другие причины – 24 %.

7. Неумение продавать свои продукты. Главное зло! Без активных продаж бизнес просто умрет. Об этом я говорю постоянно. Задача начинающих бизнесменов – научиться продавать. Учиться, учиться и еще раз учиться! Что нужно знать о продажах в первую очередь, я рассказал в главе о продажах. Это минимум. Читайте книги о продажах, в том числе и мои. Пройдите пару тренингов.

8. Многие начинающие предприниматели не знают, что такое инновации. А ведь предпринимательский бизнес состоит из инноваций. Вы применяете новые методы и технологии в своей работе. А самое главное, нужно все время думать, как сделать бизнес по-другому. Лучше, чем у конкурентов. Настроенность на инновации – важное качество предпринимателя. Меняйся или умри!

Советы преуспевающих предпринимателей и компаний

Отец менеджмента Питер Друкер говорил, что бизнес обладает лишь двумя функциями, которые дают результат – маркетинг и инновации. Остальное требует затрат.

9. Нет знаний, как работать с деньгами. Не удивляйтесь. Одно дело, когда вы просто работаете и получаете зарплату, другое – вы генератор денег и, кроме вас, некому вам же платить зарплату. Суть денег меняется. Они становятся для вас инструментов для ведения бизнеса. И с такими деньгами нужно работать осторожно. Не занимать, если это возможно, задействовать только свои накопления, использовать только кассовый оборот для поддержки бизнеса. Деньги должны вас полюбить. Ведь даже акулы бизнеса все время учатся работать с деньгами. И вам пора.

10. Неумение работать с кадрами. Это общая ошибка всех предпринимателей. Ошибиться в приеме на работу малопригодных людей совсем просто. Особенно если принимаешь своих родственников, друзей и знакомых. Наем на работу родственников и друзей оправдан в самом начале деятельности. Это все же дает некоторую уверенность, что тебя не разорят и не подставят. О работе с кадрами написано много книг. В Интернете можно найти массу методик – как и кого принимать на работу. Тесты, детекторы лжи, методики – смотрите сериал «Обмани меня». Поэтому расписывать сей предмет не буду. Отмечу только главное. Если вы принимаете работника с открытого рынка (незнакомца), то стоит:

• Проверить рекомендации – позвонить туда, где он работал. Посмотреть, сходятся ли его презентация с мнением его бывших коллег и начальников.

• Проверить, сможет ли он работать в стартапе – вероятно, он привык работать в среднем бизнесе. Тогда он неминуемо начнет говорить вам под руку – и это вы делаете не так, и то…

• Не нанимать звезд. Ваш бизнес маленький, и его размеры вряд ли удовлетворят звезд менеджмента, финансов или маркетинга. Выращивайте своих знатоков.

• Дать испытательный срок. Посмотреть, что собой представляет человек, решая конкретные задания.

11. Неумение делегировать полномочия. Если вы хозяин бизнеса, то вы должны научиться делегировать полномочия. Вы босс. Кто-то должен думать, кто-то управлять людьми, а кто-то работать. Делегируют решение частных проблем, после чего корректируют действия исполнителей. Это и называется управлять. Привычка все делать самому – это проявление в вас специалиста. Такая привычка ведет к задержке развития компании. Однако не забывайте о контроле.

Главное, что необходимо постоянно делать при стартапе, – это контролировать. Уменьшите контроль – увеличатся проблемы.

12. Неумение определять оптимальные цены для своего продукта. Малая цена ведет к увеличению времени достижения точки безубыточности. Оптимальная цена сокращает это время, а значит, делает бизнес более устойчивым.

Как вы догадались, это основные ошибки, которые вас ждут в начале бизнеса.

Кто предупрежден, тот выигрывает. Вы еще успеете наделать миллионы разных маленьких ошибок. Но нужно понять, что бизнес – это постоянные проблемы, и ваша задача – решать проблемы по мере их поступления. Удачи!