Текст книги "Записки удаленщика. Как стать крутым фрилансером"

Пример работы с клиентом

Теперь давайте подведем итог знаниям, полученным в книге, и рассмотрим пример взаимодействия фрилансера с клиентом.

Представим специалистку Катю: она копирайтер с трехлетним опытом, у нее есть публикации на крупных ресурсах, которые она разместила сама, статьи и лендинги для клиентов и несколько десятков постов для социальных сетей. Она активно развивает свою страницу в Facebook, общается с редакторами, маркетологами и предпринимателями, рассказывая им про важность проработанных текстов и помогая советами в комментариях. Ее портфолио собрано на простом лендинге: описаны услуги, преимущества работы с ней, лучшие проекты, расценки и условия работы. Она мониторит проекты в нескольких местах: в группах в Facebook, Telegram-каналах, на страницах ВК и в чатах, где общается с ЦА. В день она откликается на 10–20 проектов.

Сейчас она просматривает чат про онлайн-образование и видит сообщение о том, что некто Валентин запускает свой курс, не знает, что писать на лендинге, и будет рад помощи. Она открывает диалог в личке и пишет ему:

«Здравствуйте, Валентин! Увидела ваш вопрос в чате про образование. Я Катя, копирайтер с трехлетним стажем, регулярно составляю лендинги для образовательных продуктов, последний был про фитнес-марафон… (ссылка на конкретный лендинг), конверсия 5 %, больше 100 продаж. Остальные вот здесь:… (ссылка на портфолио).

У меня есть два формата работы: могу вас проконсультировать и дать рекомендации по каждому блоку, чтобы вы быстро и легко могли собрать лендинг сами для тестирования – это стоит 2000 рублей, или же могу написать и собрать лендинг сама с подключением модуля оплаты/ подписки за 10 000 рублей. Второй обычно заказывают те, кто уже уверен в продажах и собрал аудиторию.

Расскажите, что у вас за проект, были ли уже продажи, есть ли потенциальная аудитория, на которую продаете? Нужен ли будет ее прогрев? Тут могу бонусом подсказать, что делать, больше продадите)».

«Катя, добрый день! Спасибо за подробный отклик, портфолио мне понравилось. Мой проект – продажа здорового питания для увлекающихся фитнесом, доставляем им боксы со смесями и полезными добавками. До этого успешно продавали в соцсетях, но поняли, что не хватает сайта, куда можно вести прямую рекламу и где можно все подробно расписать, чтобы люди могли сразу заказать. А то менеджеры целыми днями на одни и те же вопросы отвечают). Хочется одностраничник завести, чтобы убить двух зайцев.

Вариант консультации интересный, для начала хотелось бы его попробовать. А что в нее входит? И что я получу на выходе?».

«Обычно происходит так: я высылаю краткий бриф, перед консультацией вы его заполняете, чтобы я могла заранее изучить ваш проект и потребности ваших клиентов. Затем мы созваниваемся в скайпе или зуме на час, я уточняю важные детали и рассказываю, что писать на каждом экране. Созвон вы можете записать и пересматривать. А потом я дополнительно высылаю резюме созвона текстом, чтобы у вас все было перед глазами. Подходит вам такой вариант?»

Здесь возможно два ответа: заказчик увидит, насколько Катя профессиональна, и решит не тратить время на консультацию, а сразу отдать ей разработку лендинга. Либо же все-таки отложит покупку дорогостоящей услуги на потом и согласится на консультацию. Рассмотрим сначала второй вариант.

«Да, отлично. Как проходит консультация? Нужно заполнить бриф или сначала оплатить?»

«На консультациях у меня 100 %-ная предоплата, лендинги делаю по 50 %-ной предоплате. Как вам удобно? Я работаю на самозанятости, так что можете оплатить на карту или электронный кошелек.

Ловите пока бриф:… (ссылка на бриф). Можете его уже заполнять, после оплаты назначим дату созвона».

Таким ответом Катя усилила доверие к себе перед оплатой: так как момент расставания с деньгами всегда нервный, важно снять тревогу клиента и показать, что вы не исчезнете сразу после получения оплаты. Прислав ссылку на бриф, Катя показывает, что уже готова к работе.

Здесь традиционно заказчик может «слететь»: он пишет, что вернется позже, что хочет подумать или просто замолкает. Поэтому перед окончательным скреплением договоренности оплатой фрилансеру нужно быть особенно внимательным.

«Катя, спасибо! Как только оплачу, я вам напишу».

И все, клиент пропадает на несколько дней или неделю. Катя должна быстро вернуть инициативу в свои руки и при этом не слишком давить на заказчика:

«Валентин, договорились! Давайте пока назначим предварительную дату созвона, чтобы я зарезервировала для вас время».

Здесь клиент уже что-то вам пообещает, поэтому с меньшей вероятностью пропадет, к тому же ближе к дате можно будет ему напомнить об оплате и брифе.

Напомню еще раз, что далеко не все ваши отклики, даже идеальные, приводят к заказу. В данном случае Валентин передумал – то ли нашел другого исполнителя, то ли просто решил повременить с лендингом, а может, все деньги ушли на незапланированное посещение дантиста. В жизни бывает всякое, и к этому фрилансер тоже должен быть готов:

«Катя, мы решили пока отложить разработку лендинга, сделали отдельный пост с частыми вопросами и ведем всех на него. Извините, что потратил ваше время».

«Ничего страшного, Валентин, успехов с проектом! А чтобы все было не зря, заберите вот здесь мой подробный гайд по разработке лендингов, он бесплатный:… (ссылка на подписку на вашу рассылку). В нем же чек-лист, по которому можно проверить лендинг перед запуском. Уверена, что он вам будет полезен)».

«Катя, спасибо!!! Обязательно изучу!»

Не факт, что он подпишется, но люди обычно любят бесплатные чек-листы и инструкции, по которым что-то можно сделать самостоятельно. Так что, если заинтересовавшийся вашими услугами заказчик попадет в вашу базу рассылки, вы сможете дальше «прогревать» его полезными письмами и регулярно напоминать о своих услугах. Так я подписалась однажды на юристку, которая писала о защите онлайн-бизнеса, а спустя полгода обратилась к ней за услугами на 35 000 рублей.

Следующий проект нашелся в Telegram-канале – нужен копирайтер для написания экспертной статьи про аналитику данных. Предположим, что у Кати техническое образование, и тема ей в какой-то степени близка. Но даже если бы такого бэкграунда не было, важно правильно подать свой опыт. Катя в отклике в личку пишет:

«Здравствуйте, Марина! Пишу вам по проекту с экспертными статьями. Я Катя, пишу уже три года, публиковалась на Хабре, VC и в блоге крупной финтех-компании, уже больше трех десятков статей. За последний год написала несколько статей про машинное обучение – брала интервью у экспертов, собирала данные исследований, материалы смотрите здесь:…. (ссылки на последние, самые впечатляющие статьи). Остальные статьи в портфолио:…

Глубоко прорабатываю тему, не лью воду, не использую штампы и канцеляризмы, при этом подстроюсь под ваш tone of voice. Расскажите, что у вас за проект? Где будете размещать статьи? Нужно ли нативно вписывать рекламу вашего продукта?».

«Добрый день, Катя. Спасибо, изучила портфолио. Наш проект – курсы для продвинутых аналитиков, поэтому нужно глубокое погружение. Рекламы в статье не будет, только упоминание курса, размещаемся в своем блоге. Справитесь? Мы все-таки больше пишущего аналитика ищем. И сколько стоит 1000 знаков?»

«Марина, понимаю ваш запрос. Но хороший копирайтер должен уметь работать даже с самой сложной темой, и я в этом плане очень дотошна – буду изучать ваши материалы и другие источники, пока не познаю истину) По моему опыту статьи на технические темы я готовлю и пишу около шесть-восемь часов, плюс у меня заготовлен список вопросов для экспертов, чтобы интервью прошло быстро и продуктивно. Почитайте комментарии разработчиков к этой статье, они оценили глубину проработки темы:… (ссылка на статью). Так что я уверена, что справлюсь.

По цене: по знакам я не работаю, обычно считаю по трудозатратам. Такая статья будет стоить около 6000 рублей, точнее скажу, когда задам еще несколько вопросов по содержанию».

Обратите внимание на уверенность Кати: она вполне может бояться, сомневаться, но заказчику ее эмоции помешают сделать выбор в ее пользу. А чаще всего страхи не оправданы: ответственный специалист, даже новичок, при должном упорстве справится с задачей любой сложности, в том числе при крайней необходимости попросив помощи у более опытного коллеги.

«Спасибо, я вас отметила. Мы сейчас соберем все отклики, и я вам напишу».

Этот ответ может быть как отпиской, так и правдой: когда я искала копирайтеров, я действительно из 50 отбирала двух-трех самых подходящих и писала им через пару дней. Не забывайте, что часто специалистов согласовывают с начальством, а это редко происходит быстро. Поэтому через день-два напишите:

«Марина, добрый день! Есть какое-то решение? Если да, я бы уже приступила к изучению ваших материалов».

«Катя, здравствуйте! Скорее всего, выберем вас. Скажите, вы сможете работать по договору?»

Часто для компаний это одно из ключевых преимуществ: чем крупнее сумма, тем более неудобно ее оплачивать «налом», то есть с карты на карту. И если суммы до 5000 довольно часто переводят с карты сотрудника, то выше уже проводят с расчетного счета. Так что наличие ИП или самозанятости будет вашим плюсом:

«Да, без проблем! Я работаю как самозанятая, так что вы можете оплатить со счета юрлица».

«Отлично. Тогда я подготовлю договор и вышлю вам».

Опять же, если на этом этапе клиент молчит день-два, не стесняйтесь снова напомнить о себе. Если заказ не срочный, менеджеры и предприниматели зашиваются в других делах и забывают о формальностях вроде оплаты фрилансеру или заполнения брифа.

«Марина, я подготовила бриф, заполните его, и я приступлю сразу после оплаты. Так мы сэкономим время».

«Да, спасибо! Высылаю договор. Сможете приступить сегодня? Оплатить сможем в пятницу».

Скользкий момент: никогда нельзя соглашаться на работу без предоплаты, хотя бы частичной, даже при наличии договора. Это на 100 % касается новых клиентов, для постоянных можно иногда делать исключения.

«Марина, давайте тогда разобьем оплату на части? Совсем без предоплаты я не работаю. Вы можете отправить 2000 сейчас и оставшиеся 4000 после согласования подробного плана статьи».

«Ладно, что-нибудь придумаем. Бриф заполню к вечеру».

Марина заполняет бриф, вы высылаете номер карты, куда перевести деньги, и клиент находит способ внести предоплату. Вы уже распечатали, подписали и отсканировали договор, отправили его Марине на почту и теперь изучаете бриф.

Марина пишет вам в девять вечера:

«Бриф заполнила».

Ваш рабочий день окончен, и вы имеете полное право прочитать это сообщение утром, когда приступите к работе. Но если неотвеченные сообщения все же едят вам мозг, напишите:

«Спасибо! Завтра все изучу».

По ходу изучения у вас появились вопросы, вы их записали, часть задали Марине, часть оставили для созвона с экспертом. Если следующий день – суббота и это ваш выходной, напишите после обсуждения вопросов:

«Марина, план наметила, в понедельник созвонюсь с экспертом и буду собирать статью. По выходным я не работаю, так что скину вам тезисный план уже в понедельник к обеду. Хороших выходных!».

Здесь важно вежливо обозначить границы вашего рабочего времени, не позволять их нарушать, но при этом заранее оповещать клиента о том, когда он получит работу. В идеале сообщать ему о том, что вы не работаете по выходным (и когда они будут) перед началом сотрудничества или спрашивать: «Вы ознакомились с условиями работы на моем сайте?», чтобы получить подтверждение: «Да, меня все устраивает» или разойтись в случае, если заказчику нужен человек, который все сделает в ночь с субботы на воскресенье.

Дальше – специфика работы копирайтера, и сейчас мы не будем на ней останавливаться. Давайте посмотрим, как говорить о второй части оплаты:

«Марина, здравствуйте! Выслала вам на почту доступ к документу с подробным планом статьи. В ней я тезисно по следам разговора с экспертом записала, о чем пойдет речь, указала, где будут прямые цитаты, осталось дополнить ее фактами, примерами и связующими элементами. Как и договаривались, жду вторую часть оплаты – 4000 рублей, а пока работаю над завершением статьи. Думаю, завтра утром уже пришлю готовый вариант и буду ждать ваших комментариев и пожеланий».

Залог спокойных нервов и адекватного общения с клиентом – твердая, но вежливая позиция по поводу денег. Именно эта тема является самой тонкой и уязвимой для фрилансеров, именно из-за нее происходит большинство конфликтов, поэтому свою позицию нужно обозначить сразу. Не демпинговать, не юлить, не делать вид, что деньги вам не нужны. Вы продаете свои знания и свое время, вы работаете ради того, чтобы жить так, как хотите и получать столько, сколько хотите, и вы имеете полное право ожидать честной оплаты. Не слушайте разговоры про «бесценный опыт», его вы можете получить и вместе с хорошими деньгами. Помните об этом.

После сдачи статьи и внесения правок проект будет завершен, Катя вышлет Марине акт, обе стороны его подпишут и закончат сотрудничество. Помните, что если правок слишком много или они требуют полного изменения проекта, об этом нужно сообщить:

«Эта правка займет примерно два часа – придется заново погрузиться в тему и, скорее всего, еще разок созвониться с экспертом, так как изначально тема заявлена не была. Можем оставить так или дополнить, но с доплатой в 1000 рублей».

Так вы даете клиенту возможность выбрать, какой вариант ему подходит больше и что он хочет получить в итоге. Иногда оказывается, что правки, действительно, излишни, а иногда они тянут на отдельный проект – что для вас несомненный плюс, потому что можно предложить взять его реализацию в качестве следующей задачи.

Когда статья сдана и акт подписан, здорово закинуть удочку на будущие проекты:

«Марина, есть ли еще задачи по статьям? Вижу, что вы развиваете свой блог и соцсети, мы можем договориться на пакетную услугу, это на 30 % дешевле, чем заказывать по одной, я так работаю с … (название компании). Это стоит 35 000 рублей в месяц, в цену входит восемь статей: написание, верстка в вашем редакторе и публикация, по две в неделю + бонусом подводки к статьям для соцсетей».

«Интересное предложение, мы еще не думали над этим. А почему такая скидка?)».

«За счет объема: если вы гарантируете загрузку статьями на месяц и оплачиваете вперед, то я не трачу время на поиски проекта и не учитываю его и прочие фрилансерские издержки в расчете цены. Вы получаете скидку как постоянный клиент».

«Хорошо, поняла. Значит, на качество это не влияет:) Я обсужу с руководством, правда, контент-план мы еще не составляли, хотим потестировать те статьи, что есть. Вы помогаете с темами?».

«Марина, у меня есть шикарная услуга на такой случай: за 5000 руб. я проведу анализ ЦА, изучу ваших конкурентов и составлю КП на 30 тем. А вы их сможете использовать в блоге и даже в соцсетях в разном виде – я плюсом к разработке плана скажу, как эти темы разбить и адаптировать. Обычно штук 50 получается. Хотите? Если да, мне нужен небольшой созвон с вами минут на 30 и два дня на разработку плана».

«Отлично, давайте! А в каком виде будет план?».

Дальше снова специфика, и здесь важно одно: детализированность ответов. Не скупитесь на общение, развернуто объясняйте клиенту, что вы ему дадите и что он получит за свои деньги. Чем больше он будет знать о вашей услуге, тем меньше у него будет сомнений и тем сильнее желание заказать ее. А дальше все стандартно: договор, предоплата, брифинг, сдача работы, предложение новой услуги.

Если вы все делаете правильно, общаетесь уверенно, доброжелательно и с искренним интересом к работе, поверьте, заказчики будут с большим удовольствием возвращаться к вам снова и снова. И ваша задача – поддерживать в себе этот огонь, любовь к своему делу и любопытство, которые помогают идти вперед и сворачивать горы.

Глава 10

Юридические аспекты и отчетность

Как вести деятельность на фрилансе легально и, главное, юридически себя защитить? Если хотите быть уверенными в своем договоре и ведении деятельности на 100 %, дополнительно проконсультируйтесь с юристом и бухгалтером, а эта глава поможет вам задать правильные вопросы и понять, что вообще нужно учитывать при работе с клиентами.

Какие документы нужны при заключении сделки

Заключение сделки – это обмен денег клиента на вашу услугу. Вы обещаете клиенту что-то сделать за определенную сумму в определенный срок, он переводит вам оплату до, в процессе или после работы над проектом. В случае, когда вы работаете по договору, постоплата – то есть оплата работы после ее сдачи – возможна, и все же с новыми клиентами даже при наличии договора я не рекомендую работать совсем без предоплаты.

Оформляется сделка с помощью договора возмездного оказания услуг. В нем прописаны суть услуги, стоимость, сроки, условия работы, права, обязанности и ответственность каждой из сторон. Договор определяет, какие санкции последуют за нарушение условий: например, если вы просрочили сдачу проекта, опубликовали конфиденциальную информацию или пропали с радаров. Ответственность может лечь и на плечи клиента, если он каким-то образом нарушит ваши права.

Обязательно пропишите, что вы не несете ответственность за нарушение сроков и других условий договора по вине клиента: если он не выходит на связь, не присылает нужные данные и исходники, не дает доступ к нужным вам ресурсам. Иногда в типовых договорах вся ответственность лежит на специалисте, а это в корне неправильно. Следите, чтобы не только вы были что-то должны, но и клиент вам был что-то должен: предоставлять материалы, вовремя отвечать и выходить на связь, в полном объеме и в срок оплачивать работу.

Договор может быть рамочный – то есть заключенный не на одну услугу, а на какой-то срок, в рамках которого вы предоставляете разные услуги. Это удобно, если условия работы от типа услуги не зависят и все пункты про ответственность сторон справедливы в каждом случае. Так, например, можно работать с постоянными клиентами, чтобы не подписывать каждый раз новый договор на отдельные проекты.

Также существует договор авторского заказа и лицензионный договор, если вы делаете что-то, чем потом будет пользоваться клиент. По-хорошему такой договор нужен каждый раз, когда вы пишете статью, что-то рисуете или разрабатываете, потому что все эти произведения – ваша интеллектуальная собственность, и авторское право на них у вас. И если клиент потом зарабатывает на них, использует в своем бизнесе или перепродает, вы по закону можете требовать компенсацию.

Однако на практике фрилансеры редко заключают лицензионные договоры: кто-то просто не знает, что это нужно делать, кому-то не хочется заморачиваться с каждой статьей. Да и выгоден он только клиенту, автор же, по сути, теряет свои права на произведение и не может потом его использовать (например, после подписания лицензионного договора на отчуждение прав копирайтер уже не сможет опубликовать свою статью в личном блоге, только выложить ссылку на опубликованную клиентом статью в портфолио). Так что о передаче прав чаще всего беспокоится клиент.

Что нужно знать о таком договоре вам? Если вы не хотите отдавать право насовсем, заключайте лицензионный договор с ограничением срока действия – вы сможете вернуть все права себе после истечения срока договора. Также лицензия может быть неисключительной, то есть вы можете таким образом не ограничивать себя продажей только одному конкретному лицу: так, например, продают иллюстрации и дизайн на фотостоках. Любой человек за небольшую оплату может скачать иллюстрацию и использовать на своем сайте, упаковке или в рассылке. Если же он хочет, чтобы иллюстрацией мог воспользоваться только он, то платит больше и выкупает исключительные права. Тогда остальные пользователи фотостока уже не смогут скачать изображение.

В любом договоре есть пункт про штрафы. Проверьте, чтобы штрафные санкции применялись к обеим сторонам, а также чтобы сумма штрафа не превышала стоимость работы. Штрафы могут быть наложены и на клиента, как минимум, за просрочку с оплатой. Иногда штрафы можно убрать совсем, и я всегда прошу клиентов сделать это, если сумма небольшая (до нескольких десятков тысяч рублей). Лучше вместо них указать, что в случае нарушения условий специалист не получит вторую часть оплаты. На мой взгляд, это честнее, так как фрилансер и так слишком незащищенное лицо, а на судебные издержки у компаний денег и ресурсов всегда больше, чем у специалиста.

К договору часто добавляют приложения. В случае с фрилансерской деятельностью именно в приложении принято прописывать техническое задание и там же его подтверждать подписями. Приложения оптимальны в рамочных договорах: в основном тексте договора указывается, что для каждой новой услуги составляется отдельное приложение. Главное, следите за сроком действия договора. Для удобства можно указать, что договор автоматически пролонгируется (то есть его действие продлевается) при согласии сторон на такой-то срок. Чтобы себя не подставлять, указывайте рамки в несколько месяцев, не больше. Обычно, правда, в договоре есть строчка про прекращение сотрудничества: в этом случае стороны письменно предупреждают друг друга за несколько дней или пару недель до желаемой даты расторжения договора, за это время завершаются все работы и возмещается оплата, если необходимо.

Когда нужно возвращать деньги клиенту и сколько? Если сотрудничество резко прекращается по какой-то причине, возвращают обычно всю сумму за вычетом затрат специалиста. Такими затратами можно считать даже просто ваше время, потраченное на переговоры с клиентом. То есть если сумма заказа составляла 10 000 рублей, вы приступили и потратили два дня из предполагаемых 10, вернуть нужно 8 000, не больше – вы уже приступили к работе и, возможно, даже успели что-то сделать.

А если клиент просит вернуть все, хотя работа уже сделана, но ему «не понравилось»? Такие случаи, к сожалению, тоже встречаются. И здесь вы должны оценить справедливость претензий: если все этапы, от ТЗ до эскизов и промежуточных вариантов, были приняты и согласованы, то желание клиента вернуть деньги абсолютно не обосновано, как и, кстати, отказ переводить вторую часть оплаты. Единственный случай, когда клиент может быть прав – если вы не согласовали ни ТЗ, ни план работ, ни промежуточные варианты и сразу показали то, что по вашему мнению является финальным вариантом. Здесь клиент может справедливо возмутиться, что это совершенно не то, что он просил – впрочем, на нем ответственность за это несовпадение тоже есть, так как он и сам должен был составить и согласовать с вами ТЗ. Я вообще советую разбираться до последнего, оставляя возврат средств на крайний случай: чаще всего можно договориться – что-то исправить, доработать, предоставить бонус или скидку. Возврат есть смысл делать только тогда, когда все остальные пути были опробованы.

Иногда в договоре есть пункт или отдельное соглашение о неразглашении – NDA. Чаще всего разглашать нельзя куски кода, коммерческие показатели, технологии, которые использует компания в своих разработках. Это абсолютно нормальное желание, пока оно не выходит за рамки здравого смысла: иногда компании запрещают даже упоминать, что вы с ними работали, и добавлять их проекты в портфолио. Опять же, в редких случаях эта секретность объяснима, например, если это государственные заказы. Во всех остальных – совершенно непонятна. Копирайтерам запрещают добавлять в портфолио статьи, дизайнерам – сайты, нельзя даже давать на них ссылки и делать скриншот. У меня есть сомнения, что такие запреты законны в принципе, но даже если клиент настаивает на таком условии, у вас есть рычаг: удваивайте цену за работу. Портфолио – один из важнейших инструментов фрилансера, и, если вас лишают возможности продемонстрировать вашу компетентность будущим клиентам, вы имеете полное право просить компенсацию.

Итак, перед началом работы составляем договор, прописываем ответственность сторон и суть услуги, а в приложение добавляем техническое задание, стоимость и сроки. Что дальше?

Чтобы связать договор с оплатой, которая вам поступит, нужно выставить счет. В нем коротко прописано название услуги, указана сумма, дата и реквизиты. Счет обычно подписывает только одна сторона – та, которая его выставляет, то есть вы.

Кстати, иногда можно не заключать договор, а составить счет-договор. Например, если услуга недорогая, простая и ее нет смысла долго описывать, а главное – она разовая. Тогда все условия работы легко описываются под самим счетом.

Счет нужен еще и для более удобной оплаты. Если вы когда-нибудь оплачивали что-то по выставленному счету, то знаете, как это происходит. У меня в интернет-банке можно просто загрузить такой счет в PDF-формате, и банк сам распознает все реквизиты, сумму и назначение платежа, мне остается только подтвердить.

Когда счет оплачен, вы приступаете к работе. Пока больше никаких документов не нужно: спокойно делайте свое дело. А вот в конце, когда проект сдан, на арену выходит еще один документ: акт о приемке выполненных работ. Он нужен для завершения ваших отношений с клиентом по проекту. В акте обычно содержится та же информация, что в счете: название услуги, стоимость, сроки и реквизиты сторон, а также самая главная строчка: «Работы выполнены полностью и в срок, заказчик не имеет претензий по объему, качеству и срокам оказания услуг». Клиент должен подписать акт, а затем оплатить оставшуюся сумму. Подписанием акта он соглашается с тем, что его все устраивает, и уже не может просить вас что-то доработать бесплатно.

Интересно, что на Западе актов нет: приемкой работ считается оплата по счету. Так что, если будете работать с иностранными клиентами и пришлете им акт, они, мягко говоря, удивятся.

Если вы заключали рамочный договор, то от услуги к услуге вы составляете новые приложения, по ним выставляете счета, а по этим счетам – закрывающие акты.

Давайте еще раз проверим, что нужно учесть при составлении договора и остальных документов:

✓ Ответственность и обязанности обеих сторон, а не только клиента. Прописана ответственность клиента за срыв сроков, непредоставление материалов и доступов, за долгое отсутствие ответа.

✓ Штрафы не превышают размер оплаты.

✓ Прописана возможность обмениваться сканами подписанных документов.

✓ Указаны адреса электронной почты обеих сторон, с которых будут отправлены сканы.

✓ Прописана передача прав или лицензирование.

✓ Есть срок окончания действия договора и строчка про пролонгацию, если договор рамочный.

✓ Указаны условия возврата денег ввиду расторжения договора.

✓ Прописаны условия конфиденциальности: что можно разглашать, что нельзя, учтен процент за запрет добавления работы в портфолио.

✓ В счете прописаны все услуги, оплачиваемые единоразово.

✓ В акте указано, что заказчик не имеет претензий и принимает работу.

Как подписывать документы

В офлайне все эти документы стороны подписывают вручную: распечатывают по два экземпляра, ставят подписи на каждом, после чего забирают себе по одному. Фрилансеры же часто живут с клиентами в разных городах и даже странах, поэтому подписывать документы приходится удаленно. Как это сделать правильно?

Первый и самый простой вариант – сканы. Вы распечатываете документ, подписываете, сканируете и отправляете клиенту. Он распечатывает ваш скан, тоже подписывает, снова сканирует и отправляет вам. Если планируете пользоваться таким способом, обязательно пропишите в самом договоре, что сканы имеют юридическую силу, и отправляйте их только по электронной почте. Почту обеих сторон тоже нужно прописать: документы должны быть отправлены только с указанной почты и ни с какой другой.

Однако обмен сканами не отменяет обмена оригиналами, лишь дает отсрочку: для бухгалтерии и налоговой первичные документы все еще нужны. Поэтому для начала работы вы используете сканы, чтобы закрепить договоренности, а после спокойно отправляете оригиналы заказным письмом. Оно обычно идет около недели-двух по стране.

В случае если оригиналы нужны срочно, можно заказать курьерскую доставку. Обычно я прошу клиента оплатить курьера, так как ему нужнее – а я могу и подождать, так как работаю на себя и отчитываюсь раз в год.

Еще один вариант – электронный документооборот (ЭДО). Вы регистрируетесь в сервисе ЭДО, покупаете электронную подпись и используете ее для подписи документов. Минус таких систем в том, что обе стороны должны использовать один и тот же сервис, то есть нельзя просто купить подпись и ставить ее на любом документе. Поэтому я редко пользуюсь такими сервисами и предпочитаю первый способ со сканами.

Можно ли вообще обойтись без документов?

На деле многие сделки на фрилансе обходятся без юридического оформления: согласно моему опросу 57 % фрилансеров не заключают договор совсем, а 15 % заключают его только на крупные суммы. В этом есть смысл: по закону сделки физлиц до 10 000 рублей можно заключать устно, а многие клиенты и сами работают как физлица, перечисляя оплату с личной банковской карты.

А вот если вы работаете с компанией, договор или хотя бы счет с актом понадобятся в большинстве случаев: если компания платит со своего расчетного счета, ей нужны подтверждающие сделку документы.

В случае с небольшими суммами договор, как правило, не особо полезен: я знаю фрилансеров, которые отказались идти в суд после отказа клиента платить просто потому, что издержки и расходы на юриста превысили бы сумму компенсации. Кому-то пришлось бы для этого возвращаться в родной город и тратиться на билеты, другим просто не хочется трепать себе нервы.

А вот большие суммы есть смысл защитить договором: даже если вы потратите пару десятков тысяч на судебные тяжбы, в случае победы вы получите в несколько раз больше.

И, конечно, имеет значение ваш статус. Если вы ИП – проще работать по документам, так как для отчетности они тоже пригодятся. А вот если вы еще не оформлялись, то вопрос стоит острее: если я физлицо, как оформлять договор и нужно ли? А как применять режим самозанятого? В следующей части разберем эти нюансы.

ИП, физлицо и самозанятый – в чем отличия и что выбрать

Традиционное разделение такое:

– если вы оказываете услуги редко, это не является вашей основной деятельностью, и вы не уверены, что будете продолжать работу в этом направлении, можно не оформляться совсем. В этом случае вы работаете как физическое лицо и платите в конце года 13 % с доходов, полученных от фриланса;

– если вы оказываете услуги регулярно, при этом сумма дохода за год не превышает 2,4 млн рублей, оформляйтесь как самозанятый;