Читать книгу "Склад: логистика, управление, анализ"

Требования к организации отбора заказовМетоды отбора

Формирование задания на отбор товаров может выполняться по следующим принципам:

– отбор с учетом партии товара (FIFO, LIFO, вручную);

– отбор с учетом сроков годности товара (FEFO, LEFO, вручную);

– отбор товара из ячеек в порядке их рейтинга;

– отбор товара по принципу максимального высвобождения ячеек;

– отбор товара по принципу минимизации времени;

– отбор товара с возможной заменой единиц измерения на более крупные или мелкие;

– паллетный отбор товара;

– автоматическая подпитка активной зоны при выполнении отбора (в случае отсутствия товара в активной зоне отбора);

– отбор набора товаров из комплектующих, в результате появляется комплект, а комплектующие будут списаны;

– разукомплектация наборов при необходимости (в случае отказа клиентов).

Существует две схемы комплектации – “человек к товару” и “товар к человеку”. Система “товар к человеку” рентабельна только при полной автоматизации процессов укладки и отбора товаров. В схеме “человек к товару” половина времени комплектовщика расходуется на перемещение между адресами отбора, 20 % времени – вынужденный простой (ожидание), 20 % – работа с документами, 10 % – изъятие товара с места отбора. Оптимизация комплектации направлена на сокращение времени простоя и перемещений.

На обычном товарном складе затраты на комплектование составляют до 60 % финансовых затрат и затрат времени, и часто простые организационные меры позволяют добиться повышения рентабельности. Время на перемещение людей и механизмов может составлять до 60…80 % процесса комплектации. Если подбирать по нескольку заказов одновременно, можно экономить время на перемещениях. В комплектовочной ведомости товарные позиции должны быть расположены в том порядке, в котором их быстрее можно отобрать с мест хранения, – тем самым диктуется оптимальный маршрут комплектовщика.

Необходимо регулярно выяснять причины, замедляющие отбор заказов. Чтобы иметь полную картину, надо ознакомиться с работой каждого служащего: выяснять что им мешает работать и что нужно изменить – им импонирует то, что их мнение важно для компании.

Индивидуальная отборка – это отбор товара для каждого заказа одним комплектовщиком. Комплектовщик берет из ячеек требуемое для заказа количество товаров, товар укладывает на тележку и перемещает на участок комплектования.

Комплексная отборка – это отбор товаров для одного заказа по частям разными комплектовщиками в отдельных секторах склада. После сборки всего заказа кладовщик проверяет правильность собранного заказа. Отборщики отбирают из ячеек товары для всей партии заказов согласно сводной комплектовочной ведомости. Затем в зоне комплектации отобранные товары распределяют по отдельным заказам. Этот метод дает возможность широко использовать механизмы для больших количеств товаров. При комплексной отборке к одному товару, который включен в разные заказы, отборщик подходит лишь однажды, а при индивидуальной отборке – сколько заказов на этот товар. Один заказ может комплектоваться несколькими отборщиками и впоследствии объединяться.

В схеме “человек к товару” существуют несколько организационных подходов к выстраиванию процессов отбора товаров, требуемых для формирования партий поставляемых товаров, их сортировки и распределения для поставки.

Система областей (area system). Товары хранятся при совместном расположении всех предметов, организованном по какому-либо логическому принципу. Сборщик заказа перемещается по складу, собирая последовательно каждое изделие до тех пор, пока заказ не будет выполнен; затем он перемещается в области упаковки и распределения для дальнейшей отправки. Сортировка в этой системе происходит автоматически, поскольку изделия для каждого заказа накапливаются отдельно, по ходу его комплектации.

Модифицированная система областей (modified area system). Эта система функционирует подобно системе областей, за исключением того, что запасы разделяются на рабочий и резервный. Для пополнения рабочего запаса из резервного применяются дополнительные рабочая сила или процессы.

Система зон (zone system). Каждый сборщик или группа сборщиков работают на специализированном складе или товарной зоне. Заказ “разрывается”, т. е. разделяется на зоны, каждая часть отправляется в соответствующую зону для отбора и отправки в сортировочную область, где заказ комплектуется для отправки. Каждый заказ выполняется индивидуально и должен быть завершен, прежде чем появится следующий.

Система последовательных зон (sequential zone system). Каждая часть заказа комплектуется в соответствующей зоне, а заказ по ходу комплектации перемещается от одной зоны к другой. Заказы один за другим могут быть запущены в последовательность зон.

Система с множеством заказов, декомпозиционная система, система расписаний (multiple-order, explosion, schedule system). Собирается группа заказов, подготавливаются и сортируются по зонам квитанции или иные знаки того, какие предметы необходимы для выполнения группы заказов. Отобранные из каждой зоны изделия транспортируются в сортировочную область, где группируются в соответствии с заказами. Эта система требует тщательного контроля для гарантии того, что поставка будет сформирована из всех заказанных предметов и только из них. Обычно каждому заказу назначается время, за которое все изделия должны прибыть в сортировочную область, а также место в этой области, в котором они должны по прибытии складироваться; система грузообработки материалов настраивается на сбор изделий из каждой зоны комплектации на основе установленного расписания и распределения их на требуемые участки сортировочной области.

Система областей складирования является наиболее широко используемой. Она проста в управлении и контроле. Однако она становится громоздкой в том случае, если число заказов или число изделий велико. Система складских зон является попыткой преодоления этого затруднения путем разбиения системы выполнения заказов на последовательности областей, действующие параллельно (система зон) либо последовательно (последовательная система зон). В том случае, если система областей или ее модификация механизированы, пропускная способность системы с трудом адаптируется к колебаниям нагрузки.

Системы с множеством заказов, или с расписанием, лучше адаптируются к условиям управления большими запасами и необходимости обработки очень большого числа мелких заказов, с несколькими изделиями на заказ. Хотя такая система является более сложной в управлении, система расписаний обладает большой гибкостью и способностью к расширению или свертыванию в зависимости от колебаний нагрузки.

Комплектация является ключевой операцией, так как она трудоемка и от нее зависит качество логистического обслуживания клиентов – скорость выполнения заказа, отсутствие ошибок при отборе и т. д.

Если после поступления товаров на склад они без раскладки и хранения сортируются, грузятся на транспортные средства и отправляются заказчикам (кросс-докинг), то работу с этим видом товаров надо тщательно продумать (определить расход товаров, колебания спроса) и составить описание бизнес-процессов с целью достижения высокой скорости их обработки. Операции кросс-докинга наиболее рентабельны.

Необходимо подробно описать бизнес-процессы, выполняемые каждым сотрудником в виде технологических карт, инструкций, приказов о полномочиях, в том числе следующие процессы и операции.

Установить правила обработки заказов покупателей:

– определить, какой объем запаса принимается во внимание при принятии заказа – доступный или физически присутствующий на складе, чтобы один и тот же товар не мог быть обещан разным покупателям;

– для случаев самообслуживания определить, как проверяется соответствие заказу товаров, отобранных (выбранных) покупателями;

– регулярно изучать достаточность помещений, оборудования и персонала в периоды пика оформления заказов;

– обучать работников работе с заказчиками, в частности рекомендовать покупателям товары, сопутствующие заказанным;

– обеспечить особое внимание лучшим покупателям при обработке заказов.

Разработать правила обработки многоэтапных заказов, отбираемых постепенно для поставки с отложенным сроком:

– предусмотреть выделение особой складской зоны для кратко и долго удерживаемых заказов;

– определить периодичность проверки зоны удерживаемых заказов и возврата в запасы устаревших неотгруженных заказов;

– разработать процедуру включения обычных номенклатурных товаров в удерживаемые заказы в период, меньший суммы времени ожидания пополнения и цикла заказа – если эти товары забираются из запасов слишком рано, то возможна без необходимости заморозка товаров, которые могли бы быть проданы другому покупателю; если забирать эти товары в день окончания периода ожидаемого пополнения плюс цикл заказа, то в ситуации нехватки товар гарантированно будет в наличии.

Порядок отбора и отгрузки заказанных товаров:

– определить, какой объем запаса принимается во внимание при резервировании товаров для покупателя – наличный или доступный (наличный минус уже обещанный другим покупателям);

– описать действия комплектовщика, если он не обнаруживает на полке требующегося количества товара;

– установить, поручить ли другому сотруднику проверять правильность отбора товаров по заказу, перед тем как они будут отгружены;

– установить процедуру записи серийных номеров или номеров партий;

– установить правила упаковки товаров перед отгрузкой;

– определить порядок подготовки упаковочных листов и другой товаросопроводительной документации;

– установить, при каких условиях можно отгружать покупателю товары в количестве больше или меньше заказанного.

Установить, кто принимает решения о поставке товаров напрямую от поставщика покупателю без завоза на склад:

– для обычных номенклатурных товаров;

– для срочно необходимых номенклатурных товаров;

– для очень больших объемов номенклатурных товаров;

– определить порядок учета объема товаров, поставленных напрямую, а не со склада, в показателях реализации.

Установить правила периодического хронометража для выяснения, сколько заказов или отдельных товаров может отобрать для отгрузки один комплектовщик за час.

Отправки нестандартных количеств товаров

Установить для каждой товарной позиции, какие товары можно продавать партиями меньше стандартной коробки. Назначить сотрудника, имеющего право разрешать продажу или перемещение товара партиями меньше стандартной коробки. Определить, хранить ли вскрытые коробки в одной ячейке с полными, подходит ли ячейка для их совместного хранения.

Формирование типовых комплектов товаров

Разработать правила формирования типовых комплектов до поступления заказов покупателя и хранения их в запасах как обычных номенклатурных товаров:

– определить стандартные перечни товаров для каждого комплекта;

– определить порядок учета трудовых затрат при определении стоимости комплектов;

– определить порядок учета расходных материалов (используемых в процессе сборки комплекта, но не являющихся частью конечного продукта) – расходные материалы должны быть удалены из запасов и учтены в стоимости комплектов;

– включить спецификации комплектов в прейскурант для информации покупателей;

– определить порядок разукомплектации: комплект должен быть удален из запасов и разобран на составляющие.

Формирование заказных комплектов

Определить порядок создания и учета товарных наборов, сформированных по определенным заказам клиентов (заказных комплектов):

– порядок изменения состава комплекта по заказу при принятии заказа;

– порядок учета сформированных по заказам комплектов;

– возможности формирования заранее часто запрашиваемых комплектов;

– правила возврата покупателями собранных по их заказам комплектов – как их составляющие возвращаются в запасы.

Организация вспомогательных операцийВнутрискладское перемещение товаров

Установить правила пополнения ячеек основной зоны хранения из зоны оптового (резервного) хранения запасов:

– когда ячейка пуста;

– когда в ячейке остается минимальный объем;

– каждый день, раз в неделю или через другие равные промежутки времени.

Определить, объединять ли небольшие запасы какого-либо товара, хранящиеся в разных ячейках общего пользования.

Перемещение товаров между своими складами

Установить периодичность регулярных перемещений с каждого склада-поставщика в каждый склад-получатель. Установить, кто определяет, следует ли совершать не являющееся регулярным перемещение:

– не предоставлять права складу-получателю требовать перемещения;

– определить, что склад-поставщик должен дать согласие на не являющееся регулярным перемещение, если у него нет излишка требуемого товара или если имеющийся у него объем требуемого товара меньше точки заказа или минимального размера заказа.

Определить случаи, когда может быть отгружено товара больше или меньше, чем было заказано. Определить товары, которые должны поставляться стандартными партиями. Разработать процедуру для пересылки специально заказываемых товаров, которые склад-поставщик заказывает для склада-получателя.

Приемка возвращаемых клиентами товаров

Назначить сотрудников, уполномоченных давать покупателям разрешение на возврат товаров. Определить право покупателей возвращать номенклатурные товары и в какие сроки после отправки. Определить право покупателей возвращать товары, заказанные для них специально и в какие сроки после отправки. Выдвигать ли условием возврата согласие поставщика принять их обратно. Установить, что покупатели должны получить согласие отдела продаж на возврат товара для контролирования возврата. Определить, прибавлять ли возвращенные товары к наличному запасу. Может быть, целесообразно разместить их сначала в участке промежуточного хранения под временным номером, пока не пройдут проверку, ремонт, переупаковку или переделку. Установить процент стоимости товара, удерживаемый при его возврате. Определить, принимать ли товары обратно вместо уплаты.

Возврат товаров поставщикам

Необходимо добиться договоренности о возврате непроданных или возвращенных покупателями товаров с каждым из поставщиков. Установить периодичность проверки мертвых, медленно оборачивающихся и излишних запасов на предмет возможного возврата поставщикам или иной ликвидации. Выделить на складе специальную зону для хранения продукции, ожидающей возврата поставщикам. Установить периодичность проверок содержимого этой зоны. Анализировать, за счет чего поставщики предоставляют максимальные права возврата товаров – за счет повышения своих цен или в ответ на какие-либо наши уступки.

Подготовка упаковки и отгрузки

Разработать стандартную процедуру подготовки отгрузочных документов:

– фамилии тех, кто отбирал и упаковывал товары, указываются во всех документах;

– те же фамилии должны быть в отгрузочных документах и в документах на отложенные заказы;

– перечень необходимой для отправки груза документации (гарантия, документация на опасные грузы и т. д.).

Определить порядок обеспечения необходимыми грузовыми контейнерами и упаковочными материалами для всего многообразия товаров.

Требования к организации учетаПараметры и операции

Материальный учет должен обладать широким спектром возможностей как конкурентоспособное средство высококлассного обслуживания заказчиков и снижения накладных расходов при проведении товарных операций, в том числе:

– организация исполнения любых документальных процедур складского прихода-расхода товаров, соответствующих таможенному, временному и свободному хранению и перемещению между этими видами хранения;

– определение видов учетной, статистической и аналитической документации, ведение и корректировка альбома форм документов;

– обеспечение возможности определения точного времени хранения партий товаров и их частей и расчета стоимости хранения по средневзвешенным расценкам;

– организация партионного учета затрат на хранение и партионного учета внутрискладских операций;

– неограниченное число участков хранения;

– определение видов статистики, необходимой для анализа, видов анализа, необходимых для принятия управленческих решений;

– постановка задач для компьютеризации процессов анализа, прогноза, выявления тенденций изменения контрольных параметров управления;

– идентификация товаров по внутреннему коду, штрихкоду, артикулу поставщика, матч-коду;

– поддержка серийных номеров;

– поддержка кодировки и наименований товаров поставщиков;

– поддержка торгового оборудования (принтеры/сканеры штрих-кода, терминалы сбора данных);

– многообразие схем ценообразования, доставки, оплаты заказов и закупок;

– мониторинг товарных потоков от момента формирования заказа товара поставщику до отгрузки товара клиенту и выставления счета;

– мониторинг оплаты;

– автоматическое формирование закупок под заказы, на базе прогноза продаж, по нормам остатков;

– резервирование складских запасов и предстоящих закупок под заказы клиентов;

– автоматическое формирование рекламаций;

– автоматический импорт данных из прайс-листов поставщиков в различных форматах;

– поддержка неограниченного количества единиц складского учета с правилами пересчета;

– инвентаризация с использованием терминалов сбора данных с автоматическим разнесением излишков и недостач;

– контроль сроков хранения до признания товара неликвидом;

– поддержка регулярных (повторяющихся) заявок и заказов;

– учет накладных расходов сборов, акцизов, транспортных расходов, амортизации тары;

– поддержка физических и логических складов;

– учет приемки товаров;

– учет заказов на закупки, перемещений между складами, возвратов товаров;

– полное управление партиями на уровне склада;

– учет отбора заказов;

– комплектовочные накладные;

– инструкции для товаров с повышенным уровнем опасности;

– объединение товаров в партии;

– перемещения между складами;

– стандартные распределения запасов между складами;

– отслеживание отгрузки, товаров в пути и приемки.

Отчетность склада должна включать ведомости:

– результаты собственного производства;

– закупленные товары;

– полученные/использованные/отгруженные;

– прямые поставки;

– поправки в результате инвентаризации;

– поврежденные товары;

– возвращенные товары;

– товары в движении между складами;

– остатки – количество и стоимость товаров;

– ожидаемые поступления товаров;

– планирование движения товаров на ближайшую неделю.

Запросы состояния склада в реальном времени должны

показывать информацию:

– открытые и последние отгруженные заказы;

– заказы на закупки;

– статистика по товарам;

– история по товарам;

– статистика по складу;

– перемещения между складами;

– статистика продаж;

– неотработанные строки заказов;

– замены товаров;

– аналогичные товары;

– коды товаров у заказчиков;

– доступное количество товаров на дату;

– доступное количество товаров по складу.

Необходимые документы и справки:

– регистрация отгрузки;

– журнал складских операций;

– анализ запасов;

– отчет о запасах;

– отчет о движении партии;

– регистрация приема;

– отчет о движении товара;

– анализ и планирование запасов;

– запрос об истории по партиям и серийным номерам.

Необходимые справочники:

– участки и адреса хранения запасов;

– аналоги товаров;

– частоты фоновой инвентаризации.

При учете предусматривают возможности:

– заказы на закупки, продукция собственного производства, возвраты товаров;

– полное управление партиями на уровне склада;

– отслеживание сроков реализации и условий хранения партий товаров;

– операции по учету удовлетворения претензий;

– перемещения между складами;

– отслеживание отгрузок, товаров в пути и приемки.

Для обеспечения анализа учетных данных предусматривают:

– определение видов статистики, необходимой для анализа, видов анализа, необходимых для принятия управленческих решений;

– определение видов учетной, статистической и аналитической документации, ведение и корректировка альбома форм документов;

– определение параметров для контроля качества и надежности учета.

Учет товаров поставщиков, полученных для реализации

Фиксировать и контролировать моменты перехода к вам права собственности на эти товары. Определить, за чей счет страхуются запасы этих товаров, кто несет ответственность в случае, если товары утеряны, украдены, повреждены и т. д. Установить, кто определяет параметры пополнения запасов этих товаров – поставщик или вы и каким образом. Определить порядок и периодичность инвентаризации этих товаров.