Читать книгу "Склад: логистика, управление, анализ"
Анализ организации работы
В качестве примера приведем анализ положения дел в службе запчастей реальной фирмы. Анализ показывает характерное для многих фирм пренебрежительное отношение к складам, хотя именно они приносят доход. Руководителям складов целесообразно вести контроль по приведенным ниже параметрам для своевременной постановки перед руководством требований об увеличении штата, улучшении технической оснащенности.
На начало июля 2012 г. ситуация в работе службы запасных частей следующая.
1. По сравнению с ноябрем 2011 г., т. е. за 8 месяцев, увеличились:
> объем продаж по стоимости – в 3,25 раза;
> оптовые продажи субдилерам – в 25,0 раза;
> количество проданных деталей – в 8,44 раза;
> количество сотрудников – в 1,66 раза;
> производительность труда по суммовым показателям – в 2,13 раза;
> производительность труда по физическим показателям – в 5,05 раза;
> качество управления запасами (коэффициент оборачиваемости) – в 2 раза.
Примечание.
Рост количества проданных деталей в 8,44 раза говорит о росте трудоемкости учета, закупок, продаж, складской обработки: разгрузки, погрузки, раскладки, отбора (росте физической загрузки персонала). Продажа количества деталей на каждую тысячу рублей увеличилась в 2,4 раза – это говорит о том, что относительная трудоемкость закупок и продаж растет – каждая следующая тысяча рублей прироста сбыта требует больше работы с номенклатурой.
2. Работа склада запасных частей выполняется при значительном опережении объемов, хранения и обработки товаров по сравнению с обеспечением необходимых условий для хранения товаров. При увеличении номенклатуры товаров в 2,4 раза, а хранимых количеств деталей в 5,9 раза, объем склада увеличился всего лишь в 1,66 раза. Вследствие этого грузонапряженность склада втрое превышает норму – в складе уже невозможно ходить и некуда класть детали. Это приводит к повреждению деталей, потере мест хранения, пересортице, путанице в учете, неудовлетворению спроса и излишним заказам. В таких условиях материально ответственные лица имеют право отказаться от своих обязательств ввиду не обеспечения руководством фирмы условий хранения материальных ценностей.
3. Работа службы запасных частей выполняется при значительном опережении объемов обработки учетных данных и документооборота по сравнению с обеспечением необходимых условий труда.
При трехкратном росте оборота и пятикратном росте физической загрузки персонала:
– условия труда персонала не улучшились;
– штат увеличился в меньшей степени, без учета перспективы;
– оплата труда не изменилась;
– оснащение оргтехникой и связью не улучшилось – это негативно сказывается на продажах, особенно дилерам;
– отладка компьютерной системы затянулась втрое против нормальных сроков.
Выводы:
Фирма приняла на себя обязательств больше, чем могла выполнить при имеющемся оснащении. Результатом уже стало торможение развития и может стать потеря наработанных каналов сбыта, ухудшение имиджа фирмы, снижение объемов продаж.
Экономия на связи и оргтехнике заведомо ошибочна – она тормозит развитие, приводит к убыткам, многократно большим, чем стоимость связи и оргтехнике. Сейчас стоимость оргтехники намного ниже стоимости содержания сотрудников и при достаточном оснащении темпы роста штатов снизятся.
Наращивание номенклатуры хранимых запчастей возможно лишь при увеличении объемов склада до нормативных. Новое помещение склада после его оборудования позволит улучшить условия хранения существующих 1200 наименований и увеличить количество наименований на 500–700 позиций при всего лишь удвоении объема сбыта по стоимости. Это значит, что следует очень осторожно принимать на фирму обязательства по расширению номенклатуры и объемов.
Отладка компьютерной системы затянулась вследствие отказа от сопровождения ее фирмой-разработчиком и самодельных изменений программ системы.
Перегрузки при пятикратном росте физических объемов работы – не дает возможности ритмично работать на опережение – перегрузка персонала и постоянные авралы при совершенно плохих условиях труда вызывает неудовлетворенность сотрудников, что приводит к трудностям найма новых людей, текучести кадров, снижению качества работы, а, следовательно, объемов сбыта и к прямым убыткам.
Оценка работы склада
Для анализа необходимо готовить следующие данные:
– общий вес принятого товара;
– стоимость принятого товара;
– общий вес поставок;
– количество грузовых мест;
– количество приходных накладных;
– среднее время на обработку партии товара при приемке;
– общее количество отгрузок;
– общий вес отгрузок;
– среднее количество мест в отгрузке;
– общий вес отгруженного товара;
– стоимость отгруженного товара;
– среднее время на обработку партии товара при отгрузке;
– усредненные параметры одного грузового места;
– средний вес;
– средняя стоимость;
– средний срок хранения.
На основании этих данных отслеживают производительность труда, загрузку персонала и техники, грузооборот, удельные нагрузки на площади и технику и др.
Эффективность операций по подготовке товаров к отгрузке, можно оценивать следующими показателями:
Среднее количество отобранных наименований, штук, кило граммов и кубометров товаров в единицу времени – смену, неделю, месяц.
Количество сформированных грузовых единиц (контейнеров, ящиков, поддонов и т. п.), их вес и объем в единицу времени – смену, неделю, месяц.
Для оценки работы крупных складов применяют три группы показателей.
Показатели, характеризующие интенсивность работы склада:
Грузооборот (показатель, характеризующий трудоемкость работы) склада общий = Количество тонн всех полученных и от правленных грузов / анализируемый период времени (сутки, месяц, год) = т/в сутки (месяц или год)
Грузооборот склада по прибытию = Количество тонн прибывших грузов / анализируемый период времени (сутки, месяц, год) = = т/в сутки (месяц или год)
Грузооборот склада по отправлению = Количество тонн от правленных грузов / анализируемый период времени (сутки, месяц, год) = т/в сутки (месяц или год)
Удельный грузооборот склада = Грузооборот склада общий:: площадь склада = т/период /м2
Коэффициент неравномерности загрузки склада = грузооборот наиболее напряженного месяца / среднемесячный грузооборот склада
Показатель хранения = Количество тонн груза в партии х Количество суток хранения = тонно сутки.
Сроки хранения рассчитывают в сутках.
Коэффициент оборачиваемости грузов на складе (интенсивность прохождения грузов через склад) = Грузооборот склада общий / Количество тонн грузов, вмещающихся в склад
Показатели, характеризующие эффективность использования складских площадей.
Вместимость склада = количество груза в тоннах или м3, которое может одновременно вместить склад.
Полезная площадь склада = Вместимость склада в м3 / Высота укладки груза
Коэффициент использования вместимости склада = Количество груза в тоннах или м3 в анализируемом периоде / Вместимость склада в тоннах или м3
Грузонапряженность склада = Количество груза в тоннах /Площадь склада, предназначенная для хранения груза = т / м2
Показатели, характеризующие уровень сохранности грузов и финансовые показатели работы склада.
Количество случаев несохранности грузов и порчи грузов по вине работников склада.
Расходы склада=сумма затрат на организацию хранения грузов + + сумма административных расходов
Себестоимость хранения грузов = Суммарные расходы склада / Количество тонно суток хранения
Производительность труда работников, занятых на складских работах = Грузооборот склада в анализируемом периоде:: Численность всех оперативных и подсобных сотрудников склада
Коэффициент оборачиваемости запасов по стоимости = Стоимость отгруженных товаров в анализируемом периоде / Средняя стоимость запасов в том же периоде
Применяются два показателя оборачиваемости товарных запасов: Отношение чистого объема реализации к среднему объему товарных запасов = Годовой объем реализации / Стоимость товарных запасов по балансу.
Если полученный коэффициент слишком велик (по сравнению с предыдущим периодом или со средними данными), это показывает недостаточность запасов. Если же коэффициент слишком мал, это может означать, что товарные запасы чрезмерны или устарели и не пользуются спросом.
Отношение объема товарных запасов к чистому объему обо ротных средств = Стоимость товарных запасов, указанная в балансе / Чистый объем оборотных средств.
Если это отношение показывает, что высокий процент краткосрочных оборотных средств вложен в товарные запасы, предприятие может столкнуться с недостатком оборотных средств и ему будет трудно выполнять свои обязательства в срок. Обычно отношение стоимости товарных запасов к объему оборотных средств не должно превышать 80 %. Чем выше оборачиваемость запасов, тем меньше вероятность убытков из-за морального износа товаров и их порчи, тем выше ликвидность предприятия и предприятие может спокойно проводить операции с более низким коэффициентом ликвидности.
Обеспеченность товарооборота товарными запасами = Запас на конец периода / Однодневный товарооборот = Количество дней реализации, обеспеченных наличным запасом
Период возобновления запасов = 12 месяцев / Коэффициент оборачиваемости товаров = Количество месяцев, в течение которых запасы возобновляются
Коэффициент неликвидов = Запас неликвидных товаров по стоимости, весу или объему / Общий запас по стоимости, весу или объему х 100 = К, %
Запасоемкость – показатель, отражающий отношение величины запасов товарно-материальных ценностей к объему реализации продукции, работ и услуг в масштабе конкретного предприятия, отрасли, страны. В торговых предприятиях показатель запасоемкости позволяет увязывать продажу товаров и товарные запасы.
Запасоемкость = Запас на конец периода / Чистый товарооборот за период.
Рост запасоемкости свидетельствует о сокращении спроса на продукцию, снижение запасоемкости показывает рост спроса.
Анализ значимости складских запасов
Запасы каждого товара еженедельно подвергают анализу значимости – на какой срок хватит складских запасов. У одной из компаний существует девять групп значимости складских запасов, и еще одна группа для “новых” товаров. Для групп с 1 по 5 определяется период обеспеченности реализации (на сколько хватит запасов), а для групп с 6 по 9 определяется время с последней даты продажи. Группа значимости фиксируется в карточке товара. Менеджерский отчет содержит полный анализ значимости складских запасов с разбивкой по видам товаров. Время накопления складского запаса и период обеспеченности, выраженные в месяцах, определяются по следующей формуле:
Время накопления (в месяцах) = Наличие / Средний расход за последние 13 месяцев
Пример:
Остаток на складе______= 200
Годовой сбыт:_______= 650
Время накопления запасов в месяцах = 200/(650/13)=4
Группы значимости товаров
Анализ качества обслуживания заказчиков
В настоящее время конкурируют не фирмы, а их логистика:
– комплексный характер предоставляемых услуг в сочетании с индивидуальным подходом к нуждам клиента – предварительные заказы, срочные заказы, корректировка заказов:
– отсутствие недостач и брака в отгружаемых партиях;
– контроль оборачиваемости и рентабельности каждого наименования товара.
Предложение товаров и услуг на рынке превышает их спрос, поэтому влияние клиентов на политику предприятий возросло.
Некоторые статистические данные:
– затраты на привлечение нового клиента в пять раз больше, чем на удержание уже существующего;
– большая часть компаний теряет 50 % своих клиентов каждые пять лет;
– при увеличении процента удержания клиентов на 5 % повышается прибыль компании на 50~70 %;
– около 50 % клиентов компании не приносят прибыли из-за неэффективного взаимодействия с ними.
Для повышения конкурентоспособности компании стали строить работу, приняв за главную цель деятельности удовлетворение интересов клиентов. Получают широкое распространение системы оценки взаимоотношений с клиентами и управления отношениями – CRM (Customer Relationship Management).
Для внедрения анализа качества обслуживания необходимы:
– разработка методов контроля степени удовлетворения заказчиков;
– определение параметров контроля качества обслуживания заказчиков;
– постановка задач для компьютеризации процессов контроля;
– определение оптимально необходимых услуг заказчикам при отгрузке товаров – вид тары, качество упаковки, консультирование, доставка, гарантии качества и т. д.;
– разработка методов сокращения сроков отгрузки, оформления документов, расчетов, доставки.
Один из видов анализа – анализ уровня обслуживания
Методика вычисления:
а – позиции, имевшиеся в наличии на складе в момент запроса клиента, – полностью отгружены, например 100 позиций.
б – позиции, имеющееся на складе, количество которых меньше заказанного или вообще отсутствующие в момент запроса или заказа клиента, – частично отгружены или не отгружены, например 20 позиций.
с – позиции, отсутствовавшие в момент заказа клиента, так как торговля ими не планировалась, – не отгружены ввиду отсутствия в торговом ассортименте, например 5 позиций.
Уровень обслуживания считают тремя способами:
Общий уровень:
а/(а+б) = 100/(100+20) = 0,833, или 83,3 %
Уровень ассортимента склада:
(а+б с)/(а+б) = (100+20 5)/(100+20) = 0,958, или 95,8 %
Уровень необходимого количества запчастей на складе:
а/(а+б с)= 100(100+20 5) = 0,869, или 86,9 %.
Прогнозы сбыта
В 60-х годах XX в. крупные компании начали практиковать комплексное прогнозирование сбыта запасных частей на предстоящие периоды. В торговле запасными частями применяются прогнозы общего объема сбыта и прогнозы сбыта по номенклатуре. Период спроса на запасные части зависит от длительности эксплуатации машин. Прогноз общего объема сбыта – это оценка емкости рынка по объему запасных частей, которые могут быть реализованы в течение года или ряда лет. Она необходима для ориентировочного расчета объемов и количества складов, капиталовложений и планирования мероприятий маркетинга.
Выпуск автомобилей, парк и спрос на запасные части
Краткосрочные прогнозы составляют на финансовый год плюс квартал. Они используются в качестве основы для планирования потребности в денежных средствах, товарах и рабочей силе в течение года с разбивкой на полугодовые, квартальные или сезонные. Разработав прогноз сбыта по всем районам рынка, составляют программу заказов и складирования на весь год, чтобы быть готовыми к сезонным увеличениям продаж в каждом районе.
Среднесрочные прогнозы охватывают период от двух до пяти лет и обычно являются экстраполяцией существующих тенденций на будущее с учетом воздействия предполагаемых изменений в парке машин, конъюнктуре рынка и т. п. Прогнозы используются для установления сроков выполнения мероприятий, из которых складывается стратегия сбыта. Предположим, фирма начала продавать новую модель машины. Для перспективного планирования сбыта нужно знать, когда потребителям понадобятся запасные части и какой можно ожидать спрос. Для этого необходимо иметь прогноз спроса на период более одного года. Этим целям и служит среднесрочный прогноз, который дает представление о вероятном спросе на рынке в течение последующих двух-пяти лет, позволяя составить соответствующие планы заказов и сбыта.
Некоторые изготовители пытаются прогнозировать спрос и на более отдаленную перспективу – от 5 до 20 лет. Разработка такого долгосрочного прогноза зависит от компании, срока службы ее машин и срока обеспечения их запасными частями. Средне– и долгосрочные прогнозы позволяют заложить фундамент для сбыта новых машин и запасных частей. Когда наступает время выхода на рынок, изготовители разрабатывают планы маркетинга с учетом накопленного прогностического опыта и исследований.
Прогноз на базе анализа тенденций и циклов учитывает четыре фактора: долгосрочные тенденции роста фирмы, циклические колебания деловой активности, сезонные изменения сбыта и возможные события нерегулярного характера, влияющие на масштабы торговли – политические события, появление новых конкурентов, технические изменения и т. д.
Прогнозирование методом корреляционного анализа основывается на данных статистики. Выявляют тенденции в развитии экономики, которые могут повлиять на деловую активность компании. Предположим, фирма продает автомобильные запасные части. Увеличение продаж автомобилей, по-видимому, повлечет за собой увеличение сбыта деталей. Для того чтобы выяснить, насколько больше запасных частей будет покупать возросшее количество владельцев автомобилей, определяют, во-первых, степень корреляции между объемом сбыта запасных частей и количеством проданных автомобилей; во-вторых – тот момент, когда увеличение парка машин скажется на объеме сбыта запасных частей; в-третьих – факторы, которые могут влиять на соотношение между увеличением парка машин и объемом сбыта. По возможности выявляют множественную корреляцию. Например, торговцы автомобилями и запасными частями могут обнаружить зависимость между их сбытом и общими расходами населения на транспорт. Эту зависимость можно проследить на примере корреляции между изменениями сбыта и изменениями каждого из остальных факторов за прошлый период.
Прогноз объема сбыта в целом в весовом, объемном или стоимостном выражении выполняется несколькими методами, для того чтобы сравнить полученные результаты и внести необходимые поправки. В торговле запасными частями получили распространение следующие методы: прогноз на основе прошлого товарооборота, на основе анализа тенденций и циклов, корреляционный анализ. Прогнозирование на основе прошлого товарооборота исходит из того, что объем сбыта в планируемом году будет выше или ниже товарооборота предыдущего года на ожидаемый процент. Разумеется, этот метод неприемлем при выходе на рынок, когда нет прошлого опыта, а также при резком изменении объема сбыта машин, которое скажется на торговле запасными частями. Ориентировочный стоимостной прогноз емкости рынка производится обычно путем умножения среднего объема продажи запасных частей по стоимости, весу или объему для одной машины в год на количество машин, находящихся в эксплуатации. Средний объем продаж устанавливают на основе собственной статистики, данных о продажах запасных частей к аналогичным машинам конкурентов или машин того же поставщика на рынке другой страны. Эти данные ориентировочны, так как рассчитываются в отношении всего парка машин, независимо от различных сроков службы, однако они могут служить базой для оценки вероятного объема сбыта.
Компания “Renault” установила, что из 100 новых автомобилей половина в первый же год эксплуатации требует замены некоторых деталей. На второй год новые детали требуются почти для всех автомобилей. За 11 лет число автомобилей (из этих же 100), требующих замены деталей, постепенно снижается, как показано в таблице.
Г* – возраст автомобиля
П** – процент машин, нуждающихся в запасных частях
Парк, который будет нуждаться в запасных частях, рассчитывается по схеме, приведенной в таблице.
По этой схеме парк рассчитывается и для прогнозов по каждому наименованию запасных частей.
Компания “FIAT” установила, что основное количество деталей, используемых для ремонта одного автомобиля за девять лет эксплуатации, расходуется в период между вторым и седьмым годами, затем средний расход снижается.
Г* – возраст автомобиля
Д** – процент запасных частей из общего объема проданных, потребляемый машинами соответствующего возраста
Некоторые компании для ориентировочного прогноза емкости рынка учитывают средний расход запасных частей в весовых единицах. Например, компания “FIAT” при прогнозе емкости рынка исходит из того, что расход запасных частей в Италии на один легковой автомобиль в год составляет, в зависимости от моделей и возраста машин, от 3 до 25 кг.
Г*– возраст автомобиля
В** – потребление запасных частей автомобилями среднего литража, в куб. м автомобиль за год
Компания “Renault” при расчетах грузооборота складов и их объемов применяет средний объем продаж на один легковой автомобиль в год для многолетнего парка равным 0,1 куб. м. Компания “Volvo” для ориентировочных расчетов пользуется средним объемом продаж, рассчитанным для легкового автомобиля, а расход запасных частей для грузовых автомобилей и автобусов увеличивается в шесть раз.
Для прогноза емкости рынка и предварительных расчетов вполне можно применять полученные зарубежными компаниями ориентировочные среднестатистические показатели: среднегодовая потребность в запасных частях на 1 легковой автомобиль среднего литража для большого разновозрастного парка не менее 10000 машин составляет примерно 15 кг или 0,1 куб. м. В стоимостном выражении этот показатель рассчитайте сами, определив стоимость килограмма запасных частей по всей совокупности продаваемой номенклатуры в оптовых или розничных ценах – в тех, которые вам нужны. Для малых грузовых машин и колесных тракторов эти показатели можно удвоить, а для тяжелых колесных тракторов, грузовых машин, автобусов – увеличить в шесть раз, как рекомендует “Volvo”. Важно только определить, какую долю этой потребности сможете удовлетворить вы, а какую у вас отберут конкуренты. Более точные показатели вы можете получить только из собственной практики, на основании статистики сбыта.
Уточненный средний объем продаж запасных частей на одну машину в год определяется не только с прогностической целью, но и для контроля расходов на содержание машин. Этот критерий учитывается всеми поставщиками и используется либо для усовершенствования машин, если затраты по их содержанию в течение года выше расходов на аналогичные машины конкурентов, либо в рекламных целях, если эти расходы ниже.
Для прибыльной торговли и своевременного обеспечения потребителей запасными частями недостаточно общих прогнозов сбыта в стоимостном выражении. Многочисленность факторов, влияющих на спрос, и нестабильность их действия затрудняет определение количества отдельных запасных частей, которые необходимо постоянно хранить торговцам для удовлетворения переменного спроса. Хранение больших запасов деталей обходится дорого, а ограничение запасов может повлечь за собой убытки от упущенных продаж и потерю престижа. Специфика товара требует прогноза сбыта по каждому наименованию деталей в целях определения сроков и объемов их завоза на склады для обеспечения готовности к сбыту в любой период года. С этой целью решаются задачи прогнозирования спроса по каждому наименованию запасных частей при помощи математических методов. Проблемы долгосрочного прогнозирования для планирования производства подробно рассматриваются в специальной литературе. Компании, торгующие запасными частями, разрабатывают и собственные методы прогнозирования с учетом специфики своих товаров и факторов рынков, оказывающих влияние на сбыт. Текущее прогнозирование включает прогнозирование величины спроса в интервале между двумя поставками и оценку законов распределения спроса в этом интервале, причем информация о спросе и особенностях его распределения в интервале между поставками должна обновляться, так как без специальной корректировки оказывается недостаточной. Как показал опыт крупных поставщиков запасных частей, математические методы прогнозирования спроса и расчета запасов в равной степени полезны и в оптовой, и в розничной торговле
Математический подход к прогнозированию покупательского спроса заключается в расчленении его на основные составляющие элементы, среди которых выделяются: развитие спроса как основная тенденция, сезонные колебания спроса и случайные его колебания, для чего используют инструмент математической статистики. Нередко на практике прогнозирование спроса осуществляют только на базе средних значений. Некоторые компании для упрощения расчетов нередко осуществляют краткосрочное прогнозирование на базе значений величин спроса, которые в лучшем случае являются средними и не учитывают элемента неопределенности. Например, компания “Вольво” выполняет краткосрочное прогнозирование без учета сезонности спроса и других тенденций. Прогнозирование выполняется в зависимости от потребностей, по методу экспоненциального выравнивания.
Такие прогнозы обычно бывают чрезмерно оптимистическими, не учитывают элемента неопределенности и приводят к значительным колебаниям величин запасов. Более реальным является такое прогнозирование, в котором наряду со средним значением (математическим ожиданием) определяется и оценивается возможная ошибка. В связи с этим решаются задачи улучшения прогнозов и стратегии управления запасами с учетом ошибок прогнозирования спроса.
Компания “Renault”, например, при подготовке краткосрочных прогнозов спроса определяет текущий запас необходимых деталей в сети распределения и сбыта как среднюю величину ожидаемого спроса, путем графической экстраполяции данных прошлого спроса, а страховой запас – как величину, пропорциональную типовому отклонению закона распределения спроса в заданном периоде, учитывающую имевшиеся тенденции колебаний спроса. Компания установила в результате исследований, что распределение спроса в заданном интервале следует разным законам.
Эти закономерности облегчают расчет страхового запаса. По соответствующим этим законам формулам подсчитывается типовое отклонение, которое, будучи умноженным на коэффициент обслуживания, установленный руководством компании (уровень удовлетворения спроса), дает величину страхового запаса.
Для деталей повышенного спроса группа A по нормальному закону распределения Закон Гаусса
Для деталей группы В По закону Пуасс
Для деталей группы С распределение спроса характеризуется экспонентой
В долгосрочных прогнозах, кроме параметров, характеризующих ожидаемый спрос и его распределение в интервалах между поставками, а также параметров, характеризующих отклонение интервалов поставок, учитываются изменения потребности в зависимости от срока службы машин, применяется корреляция объемов ожидаемого сбыта и планируемых к выпуску количеств новых машин и другие параметры.
Любой прогноз, полученный в результате применения математических методов, требует обязательной корректировки с использованием данных, которые не могут быть учтены при базировании на величинах прошлого спроса и факторов, не поддающихся программированию.
К таким данным относятся новизна парка, климатические и экономические условия рынка и т. п. Корректировку прогнозов осуществляют специалисты по сбыту, знающие конъюнктуру рынка. Расчеты износостойкости и усталостной прочности деталей механизмов и машин давно стали более совершенными, и изготовители знают срок службы производимых запасных частей. Более того, некоторые компании были заподозрены в том, что они производят детали с заведомо заниженным сроком службы, чтобы чаще получать заказы. Конечно, знание сроков эксплуатации деталей облегчает прогнозирование потребности в них и планирование производства.
