Читать книгу "Склад: логистика, управление, анализ"

Перерасход МБП. Во избежание хищений МБП, неправомерного списания их на производство непосредственно или за счет износа необходимо следить за нормами расхода, а также утверждать акты ликвидации после ознакомления с заключениями инвентаризационной комиссии. В целях обеспечения сохранности МБП на предприятии должен быть организован контроль их движения. Для этого используются карточки учета МБП, личные карточки учета спецодежды, спецобуви, в которых фиксируется их приобретение по некоторой стоимости, начисление износа, отнесение в подотчет ответственного лица, списание по какой-либо причине. Кроме того, списание МБП оформляется актом, подписываемым руководителем. Суммы в денежном выражении всех поступающих за какой-то период МБП должны быть равны суммарной стоимости отдельных МБП, отражаемых в карточках по их учету.

Хищения товаров. На складах бывают хищения товаров при распаковке и упаковке, хищения целых грузовых мест при доставке груза от перевозчика или перевозчику – эти способы создают видимость недостач, с которыми долго разбираются между собой поставщики и получатели. Возможны хищения товаров прямо из ячеек в расчете на то, что при большом количестве товаров в ячейке недостачу обнаружат не скоро. Известны способы хищения и руководителями разного уровня под предлогом отправки образцов на испытания или анализ. Приписки по сговору с поставщиками якобы закупленного товара, израсходованного затем для внутренних потребностей предприятия – на ремонт помещений или оборудования – один из способов выкачивания средств из предприятия.

Многие случаи хищений возможны лишь при беспрепятственном выходе с территории склада. Поэтому при наличии риска хищений необходимо вводить личный досмотр сотрудников, проверку их сумок или автомобилей, однако эти меры необходимо закрепить соглашением с профсоюзной организацией или в коллективном договоре.

В большинстве случаев со склада ничего просто так не пропадает, для хищений нужен помощник, имеющий необходимые полномочия. Поэтому, кроме подписи кладовщика на приходных и расходных документах должна быть подпись бухгалтера. Комплектовать заказы к отгрузке не должны сотрудники, занимающиеся приемкой товара. Для противодействия хищениям обязательно документирование всех приобретаемых товаров и материалов, независимо от того, проходили они через склад или нет. Во избежание хищений товаров рекомендуется внимательно относиться к списанию материалов и их денежной оценке. Контроль движения материалов осуществляется, начиная с проверки сумм, отражаемых в сопутствующих им документах (чеки, счета, акты-справки, накладные на внутреннее перемещение), приходных ордерах, карточках складского учета материалов. В случае выбытия материалов (отпуск их в производство, на сторону для переработки, реализации) сверяются суммы в карточках (при соответствующих расходах) с суммами в документах на расход материалов (расходные накладные) либо же с суммами, отраженными в отчете о выпуске продукции, выполнении работ. При утверждении данных отчетов следует помнить, что они являются основанием для списания материалов, поэтому необходима проверка соответствия их расхода действующим на предприятии нормам. Кроме того, при контроле учета материалов следует сверять количество материалов и их отражение в денежной оценке, соответствие цен.

Настоятельно необходимо проводить периодические внезапные контрольные выборочные проверки соответствия запасов тех или иных товаров данным учета. Причем обязательно такие проверки должны проводить члены постоянной инвентаризационной комиссии, не работающие на складе.

Во избежание хищений материалов рекомендуется иметь в штате заведующего складом или кладовой, с которым заключить договор о материальной ответственности; он и будет осуществлять первоначальный контроль движения материалов (в дальнейшем – взаимный контроль). Необходимо обеспечить условия по охране склада, а также внимательно относиться к списанию материалов (денежной оценке). Оперативному выявлению недостач в этой области учета способствуют внезапные инвентаризации.

Контроль складского учета. Бухгалтер предприятия обязан проверять своевременность и полноту оприходования поступивших товаров, правильность их списания, а также правильность составления отчетов материально ответственными лицами. Товар не должен покидать склад, если вместо него не остается документов о его передаче, подписанных выдавшим и получившим товар лицами.

Во время проверки отчетов материально ответственных лиц бухгалтер обязан установить:

> подлинность документов и правильность записей в отчете, сделанных на основании приложенных документов, а также соответствие даты документов периоду, за который представляется отчет;

> соответствие в данном отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода остаткам, показанным в предыдущем отчете на конец отчетного периода;

> соответствие в отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода фактическим остаткам в инвентаризационных описях на дату проведения инвентаризации;

> даты всех ли первичных документов, приложенных к отчету, свидетельствуют, что товары получены до инвентаризации, а не после инвентаризации;

> законность и обоснованность хозяйственных операций (прием, отпуск, списание товара и т. д.);

> наличие в документах всех необходимых реквизитов, подписей материально ответственных лиц, распорядительных подписей руководителя организации на внутреннее перемещение товаров;

> полноту оприходования в отчетном периоде товаров по выданным доверенностям, оплаченным или принятым к оплате документам;

> правильность цен на товары, таксировки и подсчетов в отчете и приложенных к нему документах;

> соответствие записей, сделанных материально ответственными лицами в карточках (книгах) складского учета с первичными приходно-расходными документами;

> соответствие суммы по внутреннему перемещению отпущенных товаров и тары сумме, показанной в приходной части товарных отчетов других материально ответственных лиц;

> соответствие выручки, показанной в расходной части товарного (товарно-кассового) отчета, сумме, оприходованной по кассовому отчету (при учете по продажным ценам).

Если при проверке цен, таксировки или подсчетов бухгалтер выявляет ошибки, их исправляют корректурным способом, исправления заверяют подписью лица, выявившего ошибку, а об изменении остатка товаров на конец отчетного периода ставят в известность материально ответственное лицо, которое расписывается в конце отчета, удостоверяя правильность внесенных исправлений и нового остатка товаров.

Отчеты материально ответственных лиц с приложенными к ним документами должны быть подобраны и переплетены по их порядковым номерам. Срок хранения товарных отчетов – три года. Ответственность за сохранность документов возлагается на главного бухгалтера организации. Изъятие отчетов материально ответственных лиц и приложенных к ним документов по требованию судебно-следственных и других органов, имеющих такое право, производится на основании письменного запроса и с разрешения руководителя организации. Эти документы передаются по акту изъятия с точным перечислением основных реквизитов (наименование, дата, номер документа, сумма, указанная в документе и т. д.). С этих документов могут быть сняты копии.

Предприятие, поощряющее рационализацию, имеет преимущества:

– положительное влияние на атмосферу внутри предприятия – сотрудников радует, что востребуется их мнение, а не только их рабочая сила, это усиливает желание работать и сознание ответственности;

– внимание руководителей привлекается к не замеченным ими недоработкам.

Но руководители должны рассматривать каждое рацпредложение, независимо от личности автора и возможных шансов на внедрение. И помнить, что каждое полезное предложение должно быть вознаграждено – хотя бы похвалой, высказанной на совещании. Формирование у сотрудников чувства сопричастности к общему делу стимулирует возникновение у них на основе опыта и интуиции предложений, позволяющих что-то улучшить или удешевить в работе предприятия.

Поощрение предприимчивости сотрудников для реализации творческого потенциала включает:

– факторы, создающие возможности реализации;

– максимальное делегирование полномочий;

– право высказывать и отстаивать собственное мнение;

– предоставление единого статуса всем сотрудникам фирмы;

– приоритет горизонтальных связей перед вертикальными;

– покровительство энтузиастам;

– терпимость к неудачам;

Рассматривая рационализаторские предложения, необходимо учитывать следующие особенности:

Внутренняя потребность каждого исполнителя обдумывать имеющиеся проблемы или возникающие у него идеи и формулировать на их основе свои предложения постепенно теряет остроту в рутине повседневной работы и нуждается в регулярном стимулировании.

Сотрудники должны знать, что рассматриваются лишь предложения, содержащие конкретные методы или технологии решения проблем. Оценка рацпредложений требует объективности и беспристрастности лиц, принимающих решения. Если предложение не может быть реализовано, то отказ должен быть аргументированным, не отбивающим у исполнителя навсегда желания что-либо предлагать.

Платить людям только оклады – значит, в конечном счете, окружить себя середнячками.

Существуют три мотивационные составляющие. Первая – вера подчиненных в то, что их усилия повлияют на результат; вторая – уровень зарплат и комиссионных и третья – нематериальные стимулы. Но при этом у каждого свои ожидания и надежды, связанные с работой.

При недостаточном стимулировании сотрудники не работают с должной отдачей, даже имея надлежащую профессиональную подготовку и навыки.

Низкая отдача чаще всего объясняется следующими причинами:

– хочется, но не получается;

– хочется, но не нужно;

– получается и нужно, но не хочется.

Если что-то не получается, то либо сотруднику не хватает квалификации, либо предприятие не обеспечивает надлежащих условий для работы. Во втором случае либо человек не на своем месте, либо способности сотрудника недооцениваются или отсутствуют возможности их использовать в данный момент. Желание работать пропадает из-за отсутствия удовлетворенности результатами своего труда, это состояние часто передается и коллегам.

Третий случай типичен при недостаточном стимулировании – проблема связана с жизненной позицией или с отношением к труду. Причины нежелания работать должны выясняться всего в личной беседе с сотрудником, полезно сначала поискать причины в работе предприятия или его руководства.

В двух последних случаях польза от какого бы то ни было обучения наверняка сомнительна, поскольку желание учиться, а значит, и ожидаемый результат тесно связаны с внутренней мотивацией, т. е. личным отношением к предприятию, к руководителю, к окружающим и не в последнюю очередь – к собственным обязанностям. Стимулирование может быть недостаточным по разным причинам, не только из-за низкой оплаты труда. Более значимы долговременные факторы:

– признание успехов и ценности работника;

– раскрытие его личных возможностей;

– социальная защищенность;

– возможность продвижения по службе;

– нормальный микроклимат в трудовом коллективе;

– правильный тон в обращении руководителей с сотрудниками.

В этих факторах – большие резервы стимулирования, которые на каждом предприятии реализуются по-своему.

Весьма полезно соблюдение руководителями следующих требований:

– положительный настрой по отношению к сотрудникам;

– проницательность, позволяющая правильно оценивать и учитывать чувства, пожелания и потребности конкретных работников;

– готовность к общению со всеми сотрудниками, умение внимательно слушать и относиться к собеседнику с пониманием.

Памятка самоконтроля для руководителя

Стимулирование сотрудников

Рекомендуется регулярно просматривать листок самоконтроля и самокритично оценивать соответствие своей работы нормативным требованиям. Неудовлетворительные оценки потребуют улучшить положение. Намечаемые меры следует вписывать в личный план.

Примеры стимулирования труда в инофирмах, действующих на территории России[74]74
  Магура М. И. Курбатова М. Б. Современные персонал-технологии. – М.: ЗАО “Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 2001


[Закрыть]

Всегда есть разрыв между тем, чего люди хотят и что действительно необходимо или возможно. Прежде всего рекомендуется внимательно выслушивать обращающихся к руководству. До 40 % обратившихся, как утверждают социологи, бывают удовлетворены уже тем, что их терпеливо выслушали. В ответ следует оценить обоснованность требований.

В каждом предприятии возможны жалобы сотрудников на условия труда, отношение руководителей, обеспечение спецодеждой и т. п.

Организация рассмотрения жалоб должна обеспечить:

> удовлетворение справедливых жалоб;

> устранение выявленных причин или поводов для возникновения жалоб.

Ниже приведена рекомендация

29 1967 · 130"

Преамбула

I. Методы осуществления

II. Общие принципы

III. Процедуры на предприятии

IV. Урегулирование неразрешенных жалоб

Генеральная Конференция Международной Организации Труда, созванная в Женеве Административным Советом Международного Бюро Труда и собравшаяся 7 июня 1967 года на свою пятьдесят первую сессию,

отметив положения существующих международных рекомендаций по труду, касающихся различных аспектов трудовых отношений, и, в частности, Рекомендацию 1951 года о коллективных договорах, Рекомендацию 1951 года

о добровольном примирении и арбитраже, Рекомендацию 1952 года о сотрудничестве на уровне предприятия и Рекомендацию 1963 года о прекращении трудовых отношений,

принимая во внимание желательность дополнения положений, содержащихся в этих актах,

отметив положения Рекомендации 1967 года о связях на предприятии, постановив принять ряд предложений о рассмотрении жалоб на предприятии, что является частью пятого пункта повестки дня сессии, решив придать этим предложениям форму рекомендации,

принимает сего двадцать девятого дня июня месяца тысяча девятьсот шестьдесят седьмого года нижеследующую Рекомендацию, которая может именоваться Рекомендацией 1967 года о рассмотрении жалоб:

I. Методы осуществления

1. Настоящая Рекомендация может осуществляться посредством национального законодательства, коллективных договоров, правил внутреннего трудового распорядка, арбитражных решений или таким другим путем, совместимым с национальной практикой, который может оказаться целесообразным, учитывая национальные условия.

II. Общие принципы

2. Любой трудящийся, действующий индивидуально или совместно с другими трудящимися, который считает, что он имеет основания для жалобы, должен иметь право:

a) представить такую жалобу без какого-либо для себя ущерба;

b) требовать рассмотрения этой жалобы на основании соответствующей процедуры.

3. Причины, по которым может представляться жалоба, могут относиться к любой мере или любому положению, касающимся взаимоотношений между предпринимателем и трудящимся, или которые затрагивают или могут затронуть условия труда одного или нескольких трудящихся на предприятии, если эта мера или положение представляются противоречащими условиям действующего коллективного договора, или индивидуального трудового договора, правилам внутреннего трудового распорядка, положениям законодательства, а также обычаю или практике в данной профессии, отрасли экономической деятельности, или стране, с учетом принципов добросовестности.

4.1) Положения настоящей Рекомендации не применимы к коллективным требованиям, направленным на изменение условий занятости.

2) Национальное законодательство или национальная практика должны проводить различие между случаями, когда какая-либо жалоба, представленная одним или более трудящимися, является жалобой, подлежащей рассмотрению в рамках процедур рассмотрения жалоб, предусмотренных в настоящей Рекомендации, и случаями, когда жалоба является общим требованием, подлежащим рассмотрению посредством коллективных переговоров или в рамках некоторых других процедур разрешения споров.

5. В тех случаях, когда процедура рассмотрения жалоб устанавливается посредством коллективного договора, участников такого договора следует поощрять к включению в него положения о том, что в течение срока действия данного договора они будут содействовать урегулированию жалоб в рамках предусмотренной процедуры и будут пытаться воздерживаться от любых действий, способных затруднить эффективное применение предусмотренной процедуры.

6. Организации трудящихся или представители трудящихся предприятия должны участвовать с равными правами и обязанностями вместе с предпринимателями или их организациями в установлении и применении на предприятии процедуры рассмотрения жалоб в соответствии с национальным законодательством или практикой.

7.1) С целью уменьшения числа жалоб, самое серьезное внимание должно уделяться введению и надлежащему осуществлению здоровой политики в области кадров, которая должна принимать во внимание и уважать права и интересы трудящихся.

2) Для того, чтобы добиться здоровой политики в области кадров и решать социальные вопросы, затрагивающие трудящихся на предприятии, администрация должна до принятия решений сотрудничать с представителями трудящихся.

8. По мере возможности, жалобы должны разрешаться на самом предприятии в соответствии с процедурой, которая должна быть эффективной, приспособленной к условиям страны, отрасли экономической деятельности и данного предприятия, и обеспечивающей заинтересованным сторонам полную гарантию объективного разбирательства.

9. Ни одно из положений настоящей Рекомендации не должно иметь своим результатом ограничение права трудящегося обращаться с жалобой непосредственно в компетентный орган труда, в трудовой суд или другой судебный орган, если такое право признано национальным законодательством.

III. Процедуры на предприятии

10. 1) Как общее правило, сначала должны быть предприняты попытки урегулировать жалобу путем прямых переговоров между заинтересованным трудящимся – независимо от того, пользуется ли он помощью другого лица или нет – и его непосредственным начальником.

2) В тех случаях, когда такие попытки не приводят к соглашению или когда характер жалобы таков, что непосредственное обсуждение между заинтересованным трудящимся и его непосредственным начальником не является целесообразным, трудящийся должен иметь право на рассмотрение своей жалобы одной или несколькими более высокими инстанциями в зависимости от характера жалобы и структуры и размера предприятия.

11. Процедура рассмотрения жалоб должна быть так сформулирована и должна применяться таким образом, чтобы существовала реальная возможность достижения на каждой предусмотренной ею стадии урегулирования вопроса, добровольно принятого трудящимся и предпринимателем.

12. Процедура рассмотрения жалоб должна быть как можно более простой и по возможности быстрой и может, если необходимо, предусматривать с этой целью соответствующие определенные сроки; формальности при ее применении должны быть минимальными.

13.1) Заинтересованный трудящийся должен иметь право принимать непосредственное участие в процедуре урегулирования жалобы и быть представленным при рассмотрении жалобы представителем организации трудящихся, или представителем трудящихся предприятия, или любым другим лицом по своему выбору, или пользоваться помощью такого лица в соответствии с национальным законодательством или практикой.

2) Предприниматель должен иметь право быть представленным организацией предпринимателей или пользоваться помощью такой организации.

3) Любое лицо, работающее на том же предприятии, которое представляет трудящегося во время рассмотрения его жалобы или ему помогает, должно – при условии, что оно поступает в соответствии с процедурой рассмотрения жалобы – пользоваться той же защитой, которой пользуется трудящийся, согласно пункту а) параграфа 2 данной Рекомендации.

14. Заинтересованному трудящемуся или его представителю, если последний работает на том предприятии, должно быть предоставлено достаточное время для участия в процедуре рассмотрения жалобы, и они не должны терять вознаграждения вследствие своего отсутствия на работе в результате участия в процедуре рассмотрения жалобы, учитывая при этом любые правила и практику, включая гарантию от злоупотреблений, которые могут быть предусмотрены законодательством, коллективными договорами или другими соответствующими средствами.

15. Если стороны считают это необходимым, то могут по взаимной договоренности составляться протоколы заседаний, которые будут предоставляться в распоряжение данных сторон.

16. 1) Должны приниматься надлежащие меры для обеспечения того, чтобы процедуры рассмотрения жалоб, а также правила и практика, регулирующие их функционирование и условия их использования, были доведены до сведения трудящихся.

2) Любой трудящийся, который представил жалобу, должен быть информирован о шагах, принимаемых в рамках процедуры, и о мерах, принятых по его жалобе.

IV. Урегулирование неразрешенных жалоб

17. В тех случаях, когда никакие попытки урегулировать жалобу на предприятии не приводят к соглашению, должна существовать возможность, с учетом характера жалобы, для окончательного урегулирования ее в соответствии с одной или несколькими их следующих процедур:

a) использование процедур, предусмотренных коллективным договором, как например: совместное рассмотрение вопроса соответствующими организациями предпринимателей и трудящихся или добровольный арбитраж со стороны лица или лиц, назначенных с согласия заинтересованных предпринимателей и трудящихся или их соответствующих организаций;

b) примирение или арбитраж со стороны компетентных государственных органов;

c) обращение к трудовому суду или другому судебному органу;

d) любая другая процедура, которая может оказаться подходящей в соответствии с условиями страны.

18. 1) Трудящемуся должно быть предоставлено свободное время, необходимое для участия в процедурах, указанных в параграфе 17.

2) Использование трудящимся любой из процедур, упомянутых в параграфе 17, не должно привести к какой-либо потере вознаграждения, если в ходе такой процедуры его жалоба признана обоснованной. Должны направляться все усилия на то, чтобы такие процедуры, по мере возможности, осуществлялись вне рабочего времени заинтересованных трудящихся.