Читать книгу "Склад: логистика, управление, анализ"

Перманентная инвентаризация предполагает, что каждый день пересчитывают запасы по определенному количеству товарных позиций. Благодаря проведению перманентной инвентаризации данные о наличных объемах запасов обычно оказываются более точными, чем после полной физической инвентаризации.

Определить порядок выбора товарных позиций для ежедневной перманентной инвентаризации:

– случайный выбор (не рекомендуется) – при неизменной совокупности у всех товарных позиций каждый день равные шансы пройти пересчет, при уменьшающейся совокупности в рамках перманентной инвентаризации товарных позиций каждая из них может пройти пересчет только один раз, так как прошедшая проверку товарная позиция удаляется из списка позиций для инвентаризации;

– инвентаризация по географическому принципу – за год все товарные позиции проходят перманентную инвентаризацию одинаковое количество раз;

– метод ранжирования – товарные позиции, обеспечивающие большее количество сделок или продающиеся в большем по себестоимости объеме, чаще подвергаются перманентной инвентаризации, например: товары группы А (приносящие 80 % общего объема продаж) подвергаются перманентной инвентаризации шесть раз в год, товары группы В (приносящие 15 % общего объема продаж) подвергаются перманентной инвентаризации три раза в год, товары группы С (приносящие 4 % общего объема продаж) подвергаются перманентной инвентаризации два раза в год, товары группы D (приносящие 1 % общего объема продаж) и мертвые запасы подвергаются перманентной инвентаризации один раз в год.

Определить, сколько товарных позиций может проходить проверку ежедневно.

Определить порядок и форму составления перечней товарных позиций для перманентной инвентаризации на каждый день.

Определить порядок и форму составления перечней товарных позиций, проходивших перманентную инвентаризацию в конкретные дни.

Установить состав инвентаризационной комиссии – для обеспечения эффективности перманентная инвентаризация должна производиться опытными работниками, хорошо знающими товар. Установить сроки и часы проведения перманентной инвентаризации. Определить, пересчитывать ли товар в каждом отдельном участке или запасы одного товара во всех складских участках за раз. Определить, сообщать ли проводящим перманентную инвентаризацию работникам, какое количество товара они должны обнаружить в участке. Если предположить, что работники будут добросовестно выполнять работу, то предварительное ознакомление их с компьютерными данными ускорит процесс поиска несоответствий.

Определить, какой уровень точности данных считается приемлемым для разных товаров:

– выше 99 % точности для дорогостоящих или очень важных товаров;

– выше 95 % точности для оптовой продукции (т. е. товаров, продающихся на вес);

– выше 97 % точности для всей продукции в целом.

Определить, каким показателем задается уровень точности:

– процентная доля от объема запаса, показываемого компьютером;

– фактическая денежная разница между стоимостью наличного запаса и стоимостью запаса, показываемого компьютером.

Установить, проводить ли дополнительную проверку товарных позиций, расхождение данных по которым было выше допустимого семь дней назад. Определить, проводить ли чаще проверку тех товарных позиций, по которым были выявлены многочисленные расхождения; если расхождение данных о каком-либо товаре превышало допустимое в последние две или три перманентные инвентаризации, следует переместить этот товар в список тех, что проверяются чаще. Установить, будут ли “заморожены” наличные объемы запасов в период непосредственного пересчета. Определить, как решается вопрос влияния текущих операций на результаты перманентной инвентаризации. Установить сотрудников, которые будут проводить повторный пересчет товаров, в данных о которых выявлено неприемлемое расхождение. Определить, как результаты проверки точности будут представлены всем работникам. Определить сотрудников, которые будут анализировать расхождения.

Определить правила объяснения расхождений:

– превышающее допустимое отклонение в объеме – отрицательное или положительное: эти расхождения обычно являются следствием недостаточной квалификации персонала, необходимости реорганизации склада или пересмотра имеющихся правил и процедур;

– отрицательное денежное расхождение, превышающее допустимое: такое расхождение часто бывает следствием воровства.

Определить порядок использования результатов перманентной инвентаризации для выявления потребности в дополнительном обучении персонала и изменении правил и процедур. Определить целесообразность материального поощрения, если перманентная инвентаризация покажет, что заданный уровень точности соблюден.

Определить перечень материалов, необходимых для проведения инвентаризации:

– карточки или таблицы учета;

– крепящиеся к полкам таблички;

– ручки, карандаши, калькуляторы;

– устройства чтения штрих-кодов.

Утвердить приказом состав инвентаризационной комиссии и порядок ее работы:

– какие товарные позиции или группы подлежат инвентаризации;

– будут ли проводящие подсчет сотрудники работать командами или по отдельности.

Установить допустимый уровень точности данных для каждой товарной позиции. Выяснить возможность проведения инвентаризации излишних, мертвых и медленно оборачивающихся запасов до начала основной инвентаризации. Определить, как решается вопрос влияния текущих операций на результаты периодической инвентаризации. Определить, будут ли “заморожены” наличные запасы в период непосредственного пересчета. Если наличные объемы не замораживаются, то физическая инвентаризация, выяснение причин расхождений и обновление данных компьютера должны быть произведены до обработки новых операций. Назначить сотрудников, которые будут проводить повторный пересчет товаров, в данных о которых выявлено неприемлемое расхождение. Назначить сотрудников, которые будут следить за тем, чтобы все результаты инвентаризации были внесены в компьютер, а все расхождения объяснены. Установить сроки проведения полной физической инвентаризации.

Ключ к наилучшему управлению запасами часто состоит в том, чтобы меньше контролировать дешевые товары и сосредоточить все внимание на наиболее дорогостоящих. Очень часто учет дешевых товаров обходится дороже, чем их стоимость. Контроль должен быть сосредоточен там, где он себя оправдывает, – на дорогостоящих товарах. Посредством объемно-стоимостного анализа предприятия нередко приходят к заключению, что на контроль за запасом кнопок они расходуют столько же, сколько на контроль за запасом дорогих товаров. Одна компания обнаружила, что 75 % номенклатурного состава ее запасов представляет только 4 % всей стоимости ее запасов.

Удешевление контроля помогает сократить расходы по содержанию запасов. Тщательный учет каждого находящегося на складе товара слишком дорог. Экономичное управление запасами предполагает, что нужно меньше контролировать дешевые товары и сосредоточивать все внимание на наиболее дорогостоящих. Менеджеры нередко обнаруживают, что на контроль за запасом, например, шайб они расходуют столько же, сколько на контроль за запасом дорогих товаров. Ряд исследований в Англии показал, что на долю дешевых изделий приходится большая часть проводок в документации контроля запасов, в то время как в товарообороте и стоимости запасов они составляют очень малую долю. Так, выборочное обследование выявило следующие данные: на товары стоимостью менее 35 пенсов за штуку приходилось 30 % наименований хранимых товаров, 40 % проводок в документации контроля запасов, но всего 1,6 % объема реализации, 5 % стоимости запасов. Фирма систематически проводила инвентаризацию всех товаров, и учет малоценных товаров обходился дороже их стоимости. После прекращения контроля дешевых товаров издержки по содержанию запасов снизились на 34 %. Если практикуется годовая инвентаризация физических запасов, то основное внимание уделяют товарам групп, на которые приходится наибольшая доля суммарной стоимости запасов. Что же касается группы малоценных товаров, то принимают на веру данные карточек учета этих запасов.

Управление запасами

Операции управления запасами включают:

– накопление и обновление данных для прогнозов;

– выбор параметров прогноза;

– выбор техники прогнозирования;

– анализ прогнозов и моделирование;

– определение целевого уровня обслуживания потребителей;

– выбор параметров управления запасами;

– моделирование запасов;

– планирование потребностей в запасах;

– интеграция данных о стимулировании продаж;

– планирование, формирование и размещение заказов на пополнение запасов.

Управление запасами успешно, если в каждый момент предприятие располагает необходимым для реализации количеством нужного товара. Не больше, не меньше, а именно столько, сколько нужно. Если ожидается повышенный объем сбыта и оборотные средства не лимитированы, то естественным является желание закупить товары впрок. Приятным кажется зрелище склада, полного товарами, готовыми к немедленной отгрузке. Но если цены на товары внезапно снизятся, после того как предприятие создаст избыточный запас этих товаров, предприятие автоматически теряет дополнительную прибыль, которую могло бы получить, если бы товары приобретались как можно ближе к сроку их реализации. Эти потери прямо зависят от количества товаров и сроков их хранения.

Физическое и моральное старение и порча при хранении тоже влекут за собой убытки. Конструктивные изменения, предпочтение потребителями других видов товаров, капризы моды могут вызвать мгновенное устаревание товаров. Не связывайтесь с тем, что нельзя продать. Лучше отказать покупателю, чем затовариться.

Нежелателен и слишком низкий уровень запасов. Из-за неизбежных задержек, связанных с размещением заказов, перевозками, складской обработкой товаров, предприятию нельзя закупать товары лишь в момент получения заказа от потребителя.

Запасы нельзя представлять как единую товарную категорию, надо контролировать каждое наименование товаров.

Высокоэффективная торговля возможна в настоящее время только при условии системной организации распределения и сбыта, управления запасами на основе научных методов, компьютеризации учета, статистики, анализа, прогноза, обработки всей документации, позволяющей не только оптимизировать запасы, снизить расходы по хранению, но и значительно ускорить обслуживание покупателей.

Товаропроводящие или дистрибьютивные сети компаний строятся обычно по двум основным схемам. Первая, так называемая “эшелонированная” или “транзитная”, схема включает в себя центральные склады, региональные и дилерские склады в отдельных регионах. Вторая схема, именуемая “прямой” или “складской”, предусматривает центральные склады изготовителей, обслуживающие склады дилеров или конечных потребителей, – в этой схеме нет региональных посредников.

Сети распределения прямой схемы считаются более экономичными. Во-первых, совокупный товарный запас при этом меньше, так как на дилерских торговых складах хранятся только товары высокого и постоянного спроса – группы А и В, на центральных складах – все товары, включая товары нерегулярного спроса (группа С). При транзитной же схеме и на региональных, и на центральных складах приходится хранить товары нерегулярного спроса ввиду меньшей гибкости управления поставками в сетях, построенных по этой схеме, при значительных расстояниях до центрального склада.

Во-вторых, нет необходимости хранить страховые запасы на региональных складах, так как нет таких складов. Они хранятся только на центральных складах, но в значительно меньших объемах по количеству товаров одного наименования. Уменьшение объема централизованного страхового запаса по сравнению с суммой объемов децентрализованных запасов возможно потому, что вероятность потребности в страховом запасе одновременно у всех дилерских складов, обслуживаемых центральным складом, невелика. Необходимо учитывать, что товары, которые имеют с точки зрения дилера нерегулярный спрос на его рынке, являются для центрального склада, обслуживающего несколько рынков, товарами постоянного спроса, и хотя объем их продаж ниже, чем товаров высокого спроса, они не залеживаются на складах, так как величина запасов регулируется путем учета сбыта на всех рынках.

Затраты на содержание запасов включают проценты на средства, вложенные в запасы; налоги; страхование; потери от устаревания, износа и порчи; расходы по складированию и хранению. Проценты на средства, вложенные в запасы, – порой наибольшая часть издержек по содержанию запасов. Если средства собственные, а не заемные, проценты не выплачивают, но все равно должна учитываться так называемая “стоимость упущенных возможностей”. Она означает те вероятные доходы, которые могли быть получены, если бы деньги, вложенные в запасы, были использованы для других целей или просто находились в депозите под выгодные проценты. Эти проценты по депозиту и есть “стоимость упущенной возможности”. Затраты на содержание запасов могут составлять значительную часть всех затрат по содержанию запасов. Однако в состав этих издержек включают только переменные расходы по хранению запасов. Точно подсчитать затраты на содержание запасов нелегко, поэтому на практике пользуются средними величинами, в виде процента от стоимости запасов. Отношение полученной суммы к средней стоимости запасов и представляет собой коэффициент стоимости содержания запасов. Коэффициент стоимости хранения запасов отражает затраты на содержание запаса стоимостью один рубль на складе в течение года.

Определяют коэффициент следующим расчетом[44]44
  Шрайбфедер Дж. Эффективное управление запасами: Пер. с англ. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2005.


[Закрыть]

Рентабельность товаров обеспечена, если скорректированная прибыль превышает NIREP.

NIREP[45]45
  NIREP (Non Inventory Related Expense Percentage) – доля расходов фирмы, не связанных с запасами = (совокупные расходы фирмы – стоимость хранения запасов) / объем продаж.


[Закрыть] = Все годовые затраты (из отчета о прибылях и убытках) ~ Стоимость хранения запасов (результат строки 28) / годовая выручка, Скорректированная прибыль, % = [(Годовая выручка – Себестоимость товаров) – (Средняя стоимость запасов х Коэффициент стоимости хранения запасов, %)]: Годовая выручка

В другом методе подсчитывают все расходы, перечисленные в таблице, кроме строки 27, и к полученному в результате расчета коэффициенту прибавляют процент за депозит из строки 24.

Пример. В таблице расходы за трехлетний период приняты как база для определения средней стоимости содержания запасов.

Если принять “стоимость упущенных возможностей” за 10 %, то коэффициент стоимости содержания запасов:

21 600 (вся сумма затрат / 335 000 (вся стоимость запасов) + 0,10 = 0,16=16 %.

Затраты на содержание запасов стоимостью 100 руб. составляют 16 руб., или 16 %.

Предположим, что ежегодное потребление какого-то товара составляет 300 шт. и что стоимость единицы этого товара – 15 руб. Затраты на восполнение запаса —10 руб. за каждый заказ и затраты на содержание товара в запасе в течение года – 20 % от стоимости запаса. Если все количество товара, потребное на год, заказывается сразу, то запас достигает 300 шт. плюс резерв, уже имевшийся в наличии. Если потребность определена точно, то к концу года на складе останется только резерв. Оборотный запас будет изменяться от 300 шт. в начале года до нуля в конце. Следовательно, средняя величина запаса составит половину первоначального количества, или 150 шт. Если же вместо одного заказа в 300 шт. в течение года будет сделано 10 заказов по 30 шт., то в оборотном запасе будет находиться от 30 шт. до нуля в течение каждого из 10 циклов потребления, а средний запас составит 15 шт. Затраты на содержание запаса равны годовой стоимости содержания единицы товара, умноженной на средний уровень запаса. Если сразу заказывается 300 шт., то сумма годовых издержек по содержанию запасов составит 450 руб. (20 % х 15 руб. х 150 руб.). Если же заказывается несколько раз по 30 шт., то сумма годовых издержек по содержанию запасов составит 45 руб. (20 % х 15 руб. х 15 руб.).

Однако и другие факторы должны быть приняты во внимание. Обычно чем больше размер заказа, тем ниже уровень расходов на единицу закупаемого товара (вследствие скидок на стоимость единицы в связи с величиной заказа) и более низки транспортные расходы. С другой стороны, издержки по содержанию и хранению запасов возрастают по мере увеличения запаса. Следует определить размер заказа, при котором издержки по содержанию запаса и по оформлению самого заказа будут минимальными.

Для сокращения складских расходов:

– полностью избавляются от выявленных при анализе “мертвых” неликвидных запасов;

– бездействующие запасы переводят на более дешевую форму хранения;

– удешевляют контроль по всем малоценным товарам;

– группируют оставшиеся на складе товары в соответствии с результатами анализа спроса для обеспечения надлежащего контроля за движением товаров.

Основными элементами управления запасами в целях ускорения оборачиваемости являются: организационная структура сбытовой сети, спрос, стратегия управления, формирование и контроль запасов.

Задачами стратегии управления запасами являются бесперебойная торговля при наименьших затратах и максимальном удовлетворении спроса. Все три понятия относительны и требуют установления критериев оптимизации системы управления, т. е. конкретных параметров, к которым следует стремиться.

Бесперебойная торговля понимается как выполнение заказов потребителей в объявленные в рекламе сроки, а значит и своевременное пополнение запасов.

Наименьшие затраты – это соблюдение бюджета путем размещения заказов по наиболее выгодной системе. Снижение затрат на заказы, получение и хранение партий товаров достигаются при следовании рекомендациям поставщиков относительно оптимизации объемов и сроков заказов.

Максимальное удовлетворение спроса – достижение установленного процента удовлетворения заказов по номенклатуре. Ни один поставщик не надеется на полное удовлетворение спроса ввиду невозможности хранения всей номенклатуры товаров даже в системе складов. Уровень удовлетворения спроса редко превышает 90“95 %, и этот конкретный уровень устанавливается каждым поставщиком для своей сбытовой сети как параметр стратегии управления запасами, влияющий на объем запасов и расходы по их содержанию.

При выборе стратегии главную роль играют издержки управления запасами.

Управление запасами осуществляется обычно при различных ограничениях – по срокам подачи заказов и их исполнения, по экономичному объему партий, по уровню запасов.

Нормирование и контроль запасов – составляющие системы управления, от которых зависит своевременное устранение дефицита или затоваривания. Организация пополнения запасов характеризуется определенными и случайными параметрами. Интервалы между поставками, объемы партий и спрос не являются постоянными величинами, так как находятся под влиянием многих факторов, которые необходимо учитывать при формировании запасов. Например, время на перевозку одной партии отличается от времени на перевозку следующей, на оформление документов также может требоваться разное время и т. д. Нормирование, регулирование и контроль запасов предусматривают поддержание такого соотношения товаров частого и нерегулярного спроса, которое обеспечивает высокую оборачиваемость запасов при удовлетворительном обеспечении покупателей и оптимальных расходах на содержание запасов. Нормирование запасов заключается в определении их уровня, оптимального по конкретному критерию, и в разработке условий, которые обеспечивают поддержание запасов на этом уровне. Нормы запасов – количества товаров каждого наименования, которые должны храниться на складе для обеспечения бесперебойной реализации. Различают максимальные, минимальные, средние нормы запасов, точки заказов, нормы страховых запасов. Точка заказа может быть установлена на уровне минимального запаса, если этого запаса хватит до поступления новой партии товара.

Прежде чем решить вопрос о том, сколько данного товара следует иметь в запасе, необходимо определить потребность в этом товаре. Однако потребность не является единственным критерием для обоснования уровня запасов. Руководство предприятия должно определить цель создания запасов определенных товаров и в свете поставленных задач рассматривать вопрос о потребности.

Большинство предприятий стремится к тому, чтобы обеспечить:

– постоянную готовность к отгрузке товаров;

– минимальные вложения в запасы денежной наличности;

– минимальный риск;

– простоту восполнения запасов;

– непрерывный, устойчивый ход реализации.

Такие цели и требуют поддержания запасов на оптимальном уровне. Чем чаще оборачиваются запасы, тем ниже капиталовложения на их образование, тем меньше становится риск и тем больше высвобождается денег на приобретение новых товаров, на совершенствование и расширение деятельности. Поддержание запасов на минимальном уровне является средством увеличения прибыли. Поэтому главной задачей является нахождение оптимального уровня запасов для каждого товара. Независимо от других соображений для бесперебойного снабжения потребителей следует всегда иметь в наличии достаточное количество товаров каждого наименования, а для этого нужно знать статистику расхода каждого товара. Определение потребности в товарах может быть основано на прогнозировании спроса или на прошлом опыте.