Читать книгу "Склад: логистика, управление, анализ"

Организация отправки товаров

Взаимодействие участников процесса отправки

С момента заключения контракта на поставку товаров логистической службе следует выполнить целый комплекс операций по организации будущей отгрузки этих товаров со склада по конкретным специфицированным заказам.

Комплекс операций включает работу:

– со службой продаж;

– с покупателями;

– с перевозчиками;

– со службами хранения, контроля и упаковки;

– с экспедицией;

– с грузовой службой.

Службы, участвующие в отгрузке

Работа со службой реализации состоит в разработке регламента обработки заказов покупателей, форм и сроков представления заказов. Служба реализации должна включать информацию о регламенте, формах и сроках представления заказов в контракты на поставку товаров. Логистическая служба должна организовать передачу без задержек и ошибок службе продаж в день завершения отгрузок:

– информации о партиях товаров, которые сданы перевозчикам

– физические параметры, габариты, вес, объем, вид тары и упаковки и т. д. для высылки уведомлений об отгрузке заказчикам;

– комплект товаросопроводительных документов для выставления счетов.

Работа с покупателями – на доконтрактной стадии и после заключения контрактов логистическая служба должна согласовывать и уточнять с покупателями инструкции по отгрузке.

Работа с перевозчиками заключается в согласовании места, времени и способа погрузки партий товаров, а также порядка сдачи груза по количеству мест и весу, состава сдающих и принимающих комиссий, форм документов, подписываемых при сдаче-приемке, порядка предъявления претензий, сопровождении грузов.

Организация сопровождения грузов включает следующие обязательные моменты:

– резервирование площадей для временного размещения груза в ожидании погрузки;

– планирование технических средств и рабочей силы для погрузки;

– организация, при целесообразности, перевозок собственным транспортом или использование услуг партнеров-перевозчиков;

– контроль фактических сроков погрузки и отправления партий товаров;

– контроль прохождения грузов по маршруту доставки – через известные пункты в пути следования, через пункты перевалок на другие виды транспорта, через погранпункты и таможни;

– контроль получения оригиналов всех необходимых транспортных документов.

Работа со службой хранения заключается в разработке процессов отбора и комплектации товаров контроле исполнения и корректировке технологии отбора.

Работа со службой контроля количества и качества отгружаемой продукции состоит в разработке инструкций по контролю, последовательности операций, подготовке документации, порядка действий при обнаружении отклонений.

Работа со службой упаковки состоит в согласовании методов выбора изготовителей упаковки и тары, методов организации процессов упаковки при отгрузках.

Работа с грузовой службой заключается в разработке графиков работ, ремонтов техники, в согласовании необходимой технологии перемещения грузовиков при прибытии под погрузку, состава рабочих бригад для погрузки отправляемых партий и для перемещения грузов.

Обеспечение отправки

Отгрузка товаров в полном соответствии с контрактами по количеству, качеству и комплектности – ответственная процедура, небрежное исполнение которой приводит к недостачам, повреждениям, некомплектности или снижению качества товаров. Вследствие обнаружения недостатков получатели предъявляют поставщикам претензии и арбитражные иски. Поэтому организация отгрузки заказанных товаров, как и любой логистической операции, должна быть тщательно разработана.

Элементы обеспечения отгрузки:

– набор оптимально необходимых площадей для комплектации, упаковки, погрузки товаров;

– комплект оптимально необходимых оргтехники, машин и оборудования для комплектации, упаковки, погрузки товаров, приборов и оборудования для контроля качества товаров;

– условия договоров: вид тары и упаковки, стандартные количества в одной упаковке, грузовые модули, согласование способов транспортировки и перевозчиков, информация об отгрузках и т. д.;

– технология грузообработки;

– технологические инструкции для процессов отбора, комплектации, упаковки и погрузки различных товаров;

– структура и алгоритмы бизнес-процессов управления отгрузкой;

– методики проверки качества товаров;

– компьютерные программы;

– должностные инструкции, квалификационные требования для специалистов, участвующих в отгрузке;

– формы документов, получаемых в результате отгрузки;

– положения о подразделениях, участвующих в отгрузке;

– управление: приказы, распоряжения, положения, указания, контроль исполнения, поощрения, наказания;

– планирование: планы продаж, грузооборота, работ, графики работ, отпусков, дежурств.

В практике существуют варианты обработки отгружаемых товаров:

– отгрузка товаров по контрактам с длительными сроками поставок, установленными договорами;

– отгрузка товаров на условиях “точно в срок” по утвержденным графикам;

– срочные отгрузки по срочным заказам;

– отгрузки внутри предприятия.

Самые трудные в организации – срочные отгрузки. Запланированные отгрузки и регулярные отгрузки на условиях “точно в срок” позволяют оптимизировать использование техники и рабочей силы.

Требования к зоне комплектации и отгрузки

Зона комплектации и отгрузки должна включать участок для комплектации и контроля отобранных товаров, участок упаковки, формирования грузовых модулей и грузовых мест, участок ожидания погрузки, участок погрузки, проезды для механизмов.

В зоне комплектации и отгрузки выполняют следующие операции:

– контроль комплектации товаров по количеству (пересчет товара, взвешивание и т. п.);

– проверка комплектности сложных товаров;

– упаковка товаров;

– формирование грузовых модулей;

– укладка товаров на паллеты, в ящики и т. п. грузовые места;

– маркировка грузовых мест;

– временное размещение партии для погрузки;

– распечатка товаросопроводительных документов;

– погрузка транспортных средств.

– На определение необходимых параметров зоны комплектации и отгрузки влияют:

– вес и объем поступающих в зону товаров за период (за час, смену, сутки);

– виды операций, производимых с отгружаемыми товарами;

– расположение ворот, расстояние между ними;

– способ погрузки транспортных средств (ручной или механизированный);

– наличие части зоны вне помещения (на рампе, во дворе) для погрузки и временного хранения товаров.

Требования к организации упаковки

Служба упаковки должна выполнять упаковку товаров перед отгрузкой, формирование партий, взвешивание грузов, маркировку грузов. Упаковка – средство или комплекс средств, обеспечивающих защиту продукции от повреждения или потерь при транспортировке морем, речным транспортом, по железной дороге, авиа– или автотранспортом, складировании, перевалке, укладке, хранении и других операциях. Упаковка часто является носителем информации о товаре – наименования товара и его изготовителя, штрихового кода, инструкции по эксплуатации, манипуляционных знаков, транспортной маркировки, экологической маркировки, рекламы. Упаковка играет важную роль и в маркетинге – удачный дизайн упаковки способствует реализации товаров.

Тара – элемент и/или разновидность упаковки, представляющий собой изделие для размещения в нем и предохранения продукции от повреждений и порчи при транспортировании, погрузо-разгрузочных работах, складировании и хранении – ящики, бочки, контейнеры и др.

Тару подразделяют:

– по материалам – на деревянную, металлическую, стеклянную, комбинированную;

– по размерам – на крупногабаритную и малогабаритную;

– по жизненному циклу – на разовую, возвратную, оборотную (многооборотную);

– по прочности – на жесткую, мягкую и полужесткую;

– по конструкции – на неразборную, разборную, складную и разборно-складную;

– по возможности доступа – на закрытую и открытую;

– по специфическим свойствам – на герметичную (изотермическую – сохраняющую заданную температуру в течение определенного времени и изобарическую – сохраняющую заданное давление) и негерметичную.

По функциональному назначению различают транспортную и потребительскую тару. Транспортную тару используют только для перевозок и перед розничной продажей удаляют. Потребительская тара поступает потребителю вместе с товаром. Например, транспортная тара – ящик или контейнер, а потребительская – коробка для одного телевизора, стаканчик для сметаны и т. п. Отдельную группу составляет тара-оборудование, т. е. изделие для размещения, транспортирования, хранения и продажи из него товаров (например, бочка – прицеп для торговли квасом). По принадлежности и условиям использования тару подразделяют на производственную, инвентарную и складскую. Производственная тара предназначена для внутризаводских и/или межзаводских технологических операций (например – металлические контейнеры для изделий, используемые при межцеховых перевозках). Инвентарная тара – оборотная, являющаяся собственностью предприятия и подлежащая возврату владельцу (например – корзины и тележки в магазинах самообслуживания). Складская тара предназначена для укладки, размещения, хранения и комплектации продукции на складе (например – лотки, пластмассовые и металлические коробки для мелких деталей).

Конструкция и безопасная эксплуатация тары должны соответствовать ГОСТ 12.3.010, ГОСТ 14861, ГОСТ 19822.

В соответствии с ними:

– тара должна быть исправной, не иметь торчащих гвоздей, окантовочной железной обивки, а также бахромы, задиров, заусениц, отщипов, покоробленности и других повреждений.

– тара должна собираться и складываться свободно, без дополнительной подготовки и применения приспособлений (молотка, рычага и др.);

– конструкция тары должна обеспечивать прочность в целом, а также ее частей при транспортировании, выполнении погрузочных работ и штабелировании грузов;

– тара должна иметь фиксирующие устройства, обеспечивающие устойчивость ее штабелирования. Фиксирующие устройства тары при штабелировании должны обеспечивать установку тары подъемно-транспортными машинами и механизмами и устойчивость тары в штабеле при максимальном количестве ярусов;

– запорные и фиксирующие устройства загруженной тары не должны допускать самопроизвольного ее раскрывания во время погрузочно-разгрузочных, транспортных и складских работ;

– тара массой брутто более 50 кг должна подвергаться техническому освидетельствованию – периодическому осмотру и проверке с соответствии с ГОСТ 19822;

– при эксплуатации тары необходимо выполнять следующие требования:

– тара не должна загружаться более номинальной массы брутто;

– груз, уложенный в тару, должен находиться ниже уровня ее бортов;

– открывающиеся стенки тары, находящейся в штабеле, должны быть в закрытом положении;

– перемещение тары волоком и кантованием не допускается;

– тара должна содержаться в чистом и исправном состоянии;

– бочки должны иметь симметричную правильную форму без переходов, впадин и выпуклостей, надломленной клепки; кромки клепок остова и коренного дна деревянных бочек должны быть чисто оструганы, без задиров, вмятин, отщепов; в клепках остова бочек не допускаются сколы и отщепы на торцах, а также между торцом и упорным пазом;

– мешки должны быть целыми, чистыми, без пропуска стежков; нитки швов должны быть закреплены и не иметь свободных концов;

– вскрытие верха ящиков следует производить с торцевой стороны соответствующим инструментом (гвоздодером, клещами); торчащие гвозди следует удалять, металлическую обивку загибать внутрь ящика;

– для вскрытия консервных банок, бутылок следует пользоваться специально предназначенными для этого приспособлениями;

– бочки следует вскрывать только сбойниками; не допускается сбивать обручи и выбивать дно бочек с помощью топора, лома или других случайных предметов.

Немеханическое оборудование (тара-оборудование, стенды, контейнеры, стеллажи и др.) должно быть прочным, устойчивым, соответствовать требованиям эргономики, технической эстетики, обеспечивать удобство и безопасность работ. Конструкция оснастки должна обеспечивать устойчивость и безопасность при пользовании, не допускать возможности падения, скатывания с полок хранящихся товаров, инвентаря. При расстановке контейнеров следует учитывать возможность их завоза и установки электрокарами или другими механизмами.

На складах организуют ремонт поступающей тары, чтобы не терять поврежденную, и закупки новой тары – ящиков для тяжелых товаров, картонных коробок для легких и для отправок по почте. Кроме того, приобретают наполнитель – пенопластовые шарики и чипсы для заполнения пустот в ящиках, чтобы товары, не имеющие индивидуальной упаковки, не терлись и не бились друг об друга и не болтались в коробках. Для этих целей применяют также макулатуру, стружку и опилки, но это нежелательно, так как они редко бывают сухими.

Требования к технологии отправки товаров

Разработка технологии отправки включает этапы:

– отбор и комплектация заказов;

– контроль комплектности и количества

– упаковка;

– формирование грузовых модулей и грузовых мест;

– погрузка на транспорт;

– сдача грузов перевозчику;

– обработка данных об объемах грузов и операциях, осуществляемых с ними;

– определение параметров территории и зон склада для комплектации и контроля отобранных товаров, у упаковки, формирования грузовых модулей и грузовых мест, ожидания погрузки, погрузки.

– порядок движения товаров и потребности в оборудовании;

– определение режима работы, потребности в персонале и порядок взаимодействия с другими службами и внешними партнерами;

– разработка системы ведения учета и порядка документооборота;

– описание бизнес-процессов и подготовка регламентирующих документов.

При долговременном сотрудничестве с покупателем и доверии к нему можно согласовать в договоре мероприятия, позволяющие ускорить процесс отгрузки продукции:

– обмен информацией в согласованном режиме и формате;

– отгрузка товара на паллетах;

– использование согласованной упаковки с этикетками штрихкодов;

– доставка товаров на склад по технологии “точно в срок”;

– применение согласованных средств пломбирования транспортных средств и контейнеров;

– согласование критериев и определения некачественной продукции и способов ее замены;

– согласование обеспечения температурного режима перевозки товаров;

– гибкость в сроках поставки, обеспечение срочности поставки при необходимости;

– использование унифицированных документов при поставке продукции.

Вышеперечисленные факторы позволяют минимизировать затраты при работе с товарами, сформировать общий порядок документооборота.

При наличии большого количества покупателей согласовать со всеми общие правила отгрузки и приемки не удается и встречаются следующие особенности:

– очень часто необходима срочная отгрузка;

– обмен информацией с клиентами в разном виде и разном формате;

– разные способы погрузки (ручной и механизированный);

– различные виды упаковок, грузовых модулей и грузовых мест;

– разные требования по приемке товара по количеству и качеству;

– разнообразие товаросопроводительных документов.

Указанные особенности не позволяют создать единую технологию работы со всеми покупателями и общего порядка документооборота. Требуется создание отдельных технологий для работы с каждым покупателем.

При организации отправки необходимо выполнение следующих операций и процессов:

– заблаговременные запросы информации от службы продаж об ожидаемых отправках;

– определение размеров партий по количеству мест, весу, объему, номенклатуре и количествам товаров;

– планирование сроков поступления отобранных партий, их упаковки и погрузки;

– резервирование площадей для комплектации, упаковки груза;

– планирование технических средств и рабочей силы для упаковки и погрузки;

– подготовка товаросопроводительной документации (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.).

– распределение заданий между рабочими склада: размещения, перемещения, отбора, пересчета товара, пополнения зон отбора (при наличии модуля автоматического пополнения зон отбора), контроля качества (при наличии модуля контроля качества);

– определение приоритетов типов заданий, выдаваемых рабочим на rf или batch-терминал;

– распределение заданий между рабочими оптимальным образом с учетом топологии склада, прав этого пользователя, приоритетов заданий и местонахождения пользователя на складе;

– поддержка подтверждения выполнения заданий через rf– и batch-терминалы;

– получение отчета о трудовых затратах (производительности) каждого рабочего;

– просмотр операций, выполненных данным рабочим.

Уведомления об отгрузке

Уведомления покупателей об отгрузке обязательно, так как они позволяют им осуществлять следующие организационные мероприятия:

– определить объемы грузов и количество транспортных средств, прибывающих в определенный день;

– внести данные об ожидаемых товарах и транспортных средствах в базу данных;

– определить потребность в персонале и оборудовании для приема грузов и транспорта;

– проверить возможность размещения поступающих товаров;

– составить предварительный график разгрузки транспорта.

Бывают случаи, когда груз направляется получателю ошибочно и проверка информации об ожидаемом поступлении груза позволит выявить возможные ошибки на предварительной стадии. Уведомления позволяют планировать работу склада без авралов, рационально использовать имеющиеся силы и средства, своевременно усиливать наиболее напряженные участки склада дополнительным персоналом и оборудованием.

Для завершения процесса отгрузки выполняют операции:

– контроль прохождения грузов по маршруту поставки – через известные пункты в пути следования, через пункты перевалок на другие виды транспорта, через погранпункты и таможни;

– контроль доставки грузов и исполнения услуг перевозчиками, экспедиторами, таможней и т. д.

– запрос получателей о поступлении к ним грузов;

– после получения подтверждений заказчиков о поступлении груза – снятие с контроля соответствующих партий.

При организации отгрузки предприятие обязано:

– создать условия для правильного отбора, комплектации и упаковки партий товаров, при которых обеспечивалась бы их сохранность и предотвращалась порча, а также смешение с товарами других партий;

– следить за исправностью средств испытания и измерения, которыми определяется качество продукции, а также за своевременностью проверки их в установленном порядке;

– обеспечить, чтобы лица, осуществляющие отгрузку, знали правила отбора, комплектации и упаковки, установленные соответствующими стандартами, техническими условиями, особыми условиями поставки, другими обязательными правилами;

– систематически осуществлять контроль работы лиц, на которых возложена отгрузка товаров, и предупреждать нарушения правил отгрузки.

Требования к организации погрузки

Процесс погрузки включает следующие операции и субпроцессы:

– контроль подачи транспортных средств под погрузку;

– проверка грузовиков на наличие паразитов, общее санитарное состояние, наличие запахов, влаги, а также общую безопасность (для продукции со специальными условиями отгрузки каждая проверка обязательно документируется);

– погрузка партий товара;

– контроль производительности труда грузчиков;

– оформление транспортных документов;

– передача комплекта товаросопроводительных и транспортных документов службе продаж для выставления счета;

– высылка получателям извещений об отгрузке товаров;

– Организация процесса погрузки товаров включает в себя выполнение работ:

– определение видов технических средств и количества рабочих для выполнения погрузки;

– организация сбора отходов крепежных и упаковочных материалов;

– координация погрузки с работой экспедиции.

– определение методов и способов проведения работ;

– определение и внедрение в практику грузовых модулей;

– выбор средств механизации;

– определение принципов формирования графика подачи транспортных средств под погрузку;

– определение принципов формирования такелажных бригад, подготовки погрузочных механизмов и графика их работы в зависимости от вида груза, транспорта и объемов груза, сроков погрузки и т. д.;

– организация эффективной эксплуатации средств механизации;

– организация выполнения графиков работ;

– обеспечение сохранности товаров при погрузке от порчи (снижения качества), потерь, повреждений и хищений;

– определение мест и сроков временного размещения и хранения грузов для ожидания погрузки.