Читать книгу "Склад: логистика, управление, анализ"

Требования к планированию и диспетчеризации работ

Поставщикам удобнее получать крупные заказы с длительными сроками поставок и регулярно. Заказчикам удобнее не иметь запасов и получать товары при конкретной необходимости сразу. Эти противоречивые устремления примиряют путем установления высоких скидок на крупные заказы с месячными и недельными сроками поставок и заметно меньших скидок – на срочные заказы. Для обеспечения равномерной загрузки персонала склады заявки подразделяются на два вида – заявки, которые не должны быть мелкими (несрочные), и заявки, которые не должны быть крупными (срочные).

Срочные заявки принимаются до 11 или 12 часов утра с поставкой в тот же день. Поступившие заказы немедленно обрабатывают по наличию на складе, комплектуют и упаковывают. Отгрузка по срочным (а вместе с ними, если готовы, и по несрочным) заявкам, как правило, выполняется во второй половине дня автомобилями перевозчиков или получателей.

Заявки, поступившие после 11–12 часов, выполняются на следующий день. Крупные склады практикуют круглосуточный прием срочных заявок, но срок отгрузки также фиксируется – для заявок, поступивших до 11 часов утра любого дня, заказ выполняется в тот же день, для поступивших после этого часа – на следующий. При этом в обоих случаях скидка остается в размере, установленном для срочных заявок.

Для более удобного планирования отгрузок примите на вооружение практику развитых стран, которая приходит и к нам – сроки отгрузок по несрочным контрактам и заказам устанавливаются в виде указания порядкового номера недели, в течение которого товар обязательно будет отгружен поставщиком. Например, если в контракте или в подтверждении заказа упомянуто, что срок отгрузки – 14-я неделя, это значит, что товар будет отгружен точно в первую неделю апреля, в один из пяти рабочих дней. За рубежом даже выпускают деловые календари с нумерацией недель.

Для организации ритмичной загрузки персонала склада выполняют.

– определение порядка поступления и выполнения заказов от потребителей;

– разработку технологических карт, описаний последовательности операций, инструкций по выполнению операций, нормативов для операций и т. п.

– подготовку и повышение квалификации кадров, исполняющих соответствующие операции.

Для организации планирования и диспетчеризации работ необходимо выполнение следующих процессов и операций:

– определение принципов подготовки планов и графиков работ, планов распределения рабочей силы и техники по объектам и срокам, включая согласование планов с режимом работы сторонних организаций, участвующих в процессах товародвижения;

– разработка планов, графиков, описаний последовательности операций, нормативов для бизнес-процессов и т. п.

– постановка задач для компьютеризации планирования и диспетчеризации работ, анализа качества планирования;

– разработка планов размещения товаров в зоне комплектации, упаковки и отгрузки, доступности для погрузочных механизмов, удобства раскладки и отбора;

– определение кратчайших маршрутов перемещения грузов при отборе для отгрузки;

– разработка маршрутных карт, описаний последовательности операций и т. п.

– постановка задач для компьютеризации подготовки маршрутных карт, спецификаций для отбора товаров с учетом маршрутных карт.

Пример организации диспетчерских функций при помощи компьютерной системы.

Для принятия решений диспетчер анализирует данные заказов, просматривает загруженность складов (по весу, по объему, по местам). Выбрав склад для консолидации, проводит перерезервирование товаров по заказу и затем формирует внутренние накладные для переброски продукции с других складов. При отпуске покупателю готовой продукции со склада осуществляется формирование и распечатка всех необходимых первичных документов. Модуль компьютерной системы, обслуживающий отгрузку товаров, реализует задачи:

Грузы и транспорт – позволяет добавлять, редактировать свойства (объем и вес погрузки) используемого для отгрузки транспорта, а также редактировать свойства (объем и вес) товара, предназначенного для отгрузки. Помогает также оперативно просмотреть свойства товара и транспорта при возникновении каких-либо сомнительных моментов (например, если обнаруживается явное несоответствие между объемом и весом товара) и исправить их, если это необходимо.

График поставок– позволяет создавать список планируемых поставок (например, на основании данных по заказам) с указанием поставщика, дат начала и окончания поставки, а также фактического завершения, и определить вид транспорта для каждой поставки.

Формирование партии – основной раздел модуля, оптимизирует работу по отпуску товара и позволяет формировать партии для отгрузки на основании данных о поставках. В процессе работы диспетчер может видеть полную информацию по поставке с перечислением товарных позиций, а также с указанием о загруженности транспорта по всем или только по выделенным товарным позициям. Программа позволяет осуществлять просмотр отгрузок, требующих исполнения в первую очередь.

Диспетчер имеет возможность добавлять/отменять назначенный для отгрузки транспорт, товарные позиции, определить очередность отпуска товарных позиций.

Выбор транспорта для отгрузки происходит на основании сформированного списка товаров. Диспетчер может просмотреть загрузку транспорта по всем товарным позициям или по выделенным позициям и изменить количество и/или состав транспорта для поставки

Отпуск партии – предназначен для формирования накладных: внутренней, если партия отпускается в подразделение; товарной, если партия отпускается внешнему покупателю. Позволяет осуществить поиск сформированной партии и выписать накладную на отгрузку.

Укладка грузов в транспортное средство предназначена для автоматизации этапа проектирования размещения грузов, а именно:

– автоматизация процедуры расчетов укладки грузов;

– автоматизация формирования складской и сопроводительной документации в части размещения грузов в транспортном средстве;

– автоматизация работ с нормативно-справочной информацией, связанной с проектированием укладки грузов.

Когда интенсивность оборота товаров высока, загрузка разгрузочных и погрузочных мощностей склада должна быть тщательно спланирована, чтобы обеспечить достаточную пропускную способность и избегать завалов товаров в зонах приемки и отгрузки. Очевидно, что эта задача может быть решена лишь при четкой организации и удовлетворительном техническом обеспечении. Безусловно, необходима высокая исполнительская дисциплина сотрудников всех служб, участвующих в разгрузке и приемке, а также в подготовке и отправке партий товаров. Основным критерием эффективного управления перевозками является отдача, полученная от затрат на перевозки.

Требования к экспедированию

Передача партии товара перевозчику – фактическая отгрузка товара со склада, подтверждаемая получением автотранспортной, авиа– или железнодорожной накладной, коносаментом, почтовой квитанцией. Датой отгрузки считается дата штемпеля перевозчика на транспортной накладной или дата приемо-сдаточного акта при самовывозе. С момента передачи товаров перевозчику или покупателю, определяемому указанными датами, на покупателя переходит право собственности на товар и риск его случайной гибели. Товары отгружаются продавцом по отгрузочным реквизитам, указанным покупателем. По письменному указанию покупателя отгрузка может быть произведена другому получателю. Одновременно с отгрузкой товаров покупателю направляются относящиеся к ним документы (технический паспорт, сертификат качества, инструкции по установке и т. п.), необходимые при использовании товаров по назначению, хранении, перевозке и розничной реализации. Товары страхуются продавцом на период перевозки до момента поступления его на склад покупателя (кроме случаев самовывоза) в пользу покупателя. Расходы по страхованию включаются в счет отдельной строкой.

Следует различать перевозчиков для доставки грузов покупателям и промежуточных перевозчиков для доставки грузов на железнодорожные станции, в морские, речные и авиа– порты для сдачи основным перевозчикам. При доставке грузов автотранспортом непосредственно покупателям с погрузкой на складе поставщика сдача грузов перевозчику происходит при погрузке. При доставке грузов сначала до станции или порта сдача грузов перевозчикам происходит при погрузке на основное транспортное средство. Впрочем, современные крупные транспортно-экспедиционные компании обеспечивают перевозку “от двери до двери”, забирая груз у поставщиков своими автомобилями, перегружая его на поезд, перегружая его на перевалочных пунктах, например, на судно, получают его на станции и в порту назначения и доставляют покупателю местными автомобилями в пункте назначения. В этом случае сдача грузов перевозчику и переход на него ответственности за товар происходит при погрузке на складе поставщика. С этого же момента осуществляется страхование грузов.

Груз принимается к перевозке по наружному осмотру тары (упаковки) или самого груза, если он перевозится без тары и упаковки. Осмотром должны быть установлены: исправность тары или упаковки; пригодность к перевозке груза, перевозимого без тары и упаковки; наличие установленной правилами маркировки, оттисков пломб и соответствие их данным, указанным в накладной.

При приемке к перевозке перевозчики контролируют состояние груза и его тары или упаковки. Контроль выполняют методами:

– органолептическим (контроль посредством органов чувств);

– натурным (с использованием простейших приборов – термометров, угломеров, весов и др.);

– лабораторным (анализ груза или его образцов в специальных условиях с использованием реактивов и приборов);

– комплексным, включающим элементы перечисленных методов.

Если при наружном осмотре тары (упаковки) или груза (перевозимого без тары и упаковки) будут замечены недостатки, вызывающие опасения утраты, порчи, недостачи или повреждения груза в пути, груз к перевозке не принимается до приведения его в состояние, обеспечивающее сохранность при перевозке. О наличии других недостатков тары, упаковки или груза (мешки с заплатами, тара, бывшая в употреблении, ржавчина на грузе, деформация и т. п.) грузоотправитель обязан сделать отметку в накладной.

Грузы, нуждающиеся в таре для предохранения их от утраты, недостачи, порчи и повреждения при перевозке, должны предъявляться к перевозке в исправной таре, соответствующей государственным стандартам, а грузы, на тару и упаковку которых стандарты не установлены, – в исправной таре, согласованной с органами транспорта и обеспечивающей их полную сохранность. Представление стандартов и технических условий на тару и упаковку грузов лежит на обязанности грузоотправителя. Грузоотправитель обязан до предъявления к перевозке подготовить груз так, чтобы обеспечить транспортабельность и сохранность его в пути следования. Подготовка груза к перевозке должна учитывать требования максимального использования грузоподъемности и грузовместимости транспортных средств и удобства погрузочно-разгрузочных работ. Штучные грузы мелкими местами грузоотправитель объединяет в более крупные места путем увязки в пакеты, связки или упаковки в соответствующую тару. Если для погрузки, крепления и перевозки груза необходимы нестандартные и специальные материалы и приспособления, отправитель передает их перевозчику вместе с грузом.

Как правило, склады заключают соглашения с транспортными фирмами о периодичности подачи транспорта и условиях оплаты. Например, в Дании имеется несколько автотранспортных компаний. Одни из них специализируются на перевозках крупных партий грузов, другие – мелких партий. Оба типа компаний выполняют перевозки по принципу “от двери до двери”. В назначенные дни и часы автомобили этих компаний объезжают склады своих партнеров, собирают грузы, затем на своей базе комплектуют партии по месту назначения и отправляют их другими автомобилями или поездами в соответствующие города. По прибытии на место партии грузов сортируются по получателям и на автомобилях местных отделений транспортных компаний развозятся адресатам. Отправленные в 4–5 часов дня грузы из Копенгагена на следующий день до полудня поступают получателям, находящимся на расстоянии до 500 км. При отгрузках мелких партий используют все подходящие возможности отправок рейсовым транспортом – в багажных вагонах, почтовыми посылками, пассажирскими катерами, самолетами.

Если отгрузкой товаров занимается экспедиция, то склад передает партии товаров экспедиции. Учет полученных партий товаров в экспедиции ведется в специальном журнале, с указанием наименования покупателя, номера, даты оформления и суммы счета-фактуры, количества мест, подлежащих отправке, номеров грузовых мест. Экспедиция заказывает транспорт и организует погрузку товаров. Водитель-экспедитор, получивший товар для перевозки, расписывается в журнале, указав номер путевого листа. Выезд автомобиля с территории склада разрешается только при наличии пропуска. Доставив товар на место назначения, водитель сдает его получателю, предварительно проверив у него наличие доверенности на получение товара.

Отправка товаров

Подготовка товаров к отправке

Отгрузка товаров осуществляется на основании контрактов и заказов покупателей, поручений службы реализации, регламента процесса отгрузки.

Процесс отгрузки должен быть регламентирован, для чего выполняются процессы:

– определение порядка поступления и выполнения заказов от потребителей для организации ритмичной загрузки персонала;

– разработка формуляра (бланка) ввода заказа;

– разработка и инструкции по заполнению формуляра заказа для заказчиков и операторов;

– разработка справочники кодов: партнеров, условий сделок, условий поставок, типов заказов, приоритетов, особенностей обработки и др.

В результате обработки заявок получается два документа: комплектовочная ведомость (а также проект отгрузочной спецификации и спецификации к счету) и ведомость неудовлетворенных позиций.

Ведомость неудовлетворенных позиций передается товароведу, курирующему соответствующий заказ для дальнейшей работы.

Документооборот

Комплектовочные ведомости (они же – проект отгрузочной накладной), сортированные по зонам хранения и по возрастанию адресов хранения, передаются начальнику смены. Начальник смены распределяет ведомости кладовщикам по зонам хранения. После комплектации заказов партии товаров с подписанными кладовщиками ведомостями передаются в зону отгрузки в секции сбора заказов. Контролеры проверяют партию, поручают упаковать ее и подписывают ведомости. Если при проверке понадобилось добавить или убрать детали, если по отметкам кладовщиков каких-то деталей не оказалось в наличии, контролеры вносят корректировки в ведомости. Подписанные ведомости передаются в службу обработки документации. Операторы вводят корректировки в компьютер и выдают на печать комплекты отгрузочной документации. Счета и накладные подписывают операторы на основании комплектовочных ведомостей, подписанных кладовщика ми и контролерами, оставляемых в архиве вместе с окончательными документами.

Два комплекта документов передаются водителю-экспедитору один – для вручения получателю, второй – для получения подписи получателя о приемке товаров. Подписанный получателем комплект передается на склад, объединяется с комплектовочной ведомостью и остается в архиве склада для работы с возможными претензиями получателей и с возвратами. Третий комплект направляется в службу расчетов с получателями.

Отпуск товаров со склада включает операции:

– подготовка комплектовочных накладных;

– формирование маршрутных карт, сборочных листов;

– оптимизация маршрутов сбора товара по критериям наибольшего освобождения мест хранения;

– отбор товаров с мест хранения;

– перемещение товаров в зону комплектования заказов;

– комплектование заказов,

– контроль правильности комплектования партий;

– упаковка партий, укладка в тару, формирование грузовых мест;

– оформление упаковочных листов, закладка их в грузовые места и крепление на грузовых местах;

– закрытие грузовых мест, обтягивание их металлической или пластиковой лентой;

– маркировка грузовых мест;

– формирование грузовых модулей – пакетирование грузовых мест на поддонах;

– перемещение грузовых модулей в зону погрузки;

– подготовка инструкций для товаров с повышенным уровнем опасности;

– объединение товаров в партии;

– сдача грузов перевозчикам;

– загрузка контейнеров, автомобилей, железнодорожных вагонов;

– оформление транспортной накладной.

– выписка счетов-фактур;

– высылка уведомлений заказчикам об отправке.

Отбор

Комплектовщики получают лист комплектации (маршрутную карту) и производят отбор товаров с мест хранения. Комплектовочный лист необходимо печатать таким образом, чтобы перечень товаров был составлен не в алфавитном порядке, а в порядке возрастания адресов хранения. Это значительно ускоряет отбор товаров. Отборщик должен знать: адреса товаров, номенклатуру и количества; что делать, если наличия в ячейке не хватает для заказа.

Ручной отбор при отпуске небольшого количества товаров выполняют с укладкой на тележки, которыми товары доставляют в зону комплектации. При механизированном отборе на крупных складах груз, спакетированный на поддоне, снимается штабелером с места укладки и перемещается в зону комплектации партий товаров. На очень крупных складах применяется технология отбора товаров на складе без использования отборочного листа. Отборщик пользуется компьютерным терминалом типа ноутбук. Обмен данными между терминалом и сервером может быть организован либо посредством дискет, либо по радиоканалам. Обмен информацией по радиоканалам более оперативен и применяется в системах с высоким количеством экстренных заказов. Сервер может прерывать процесс отбора товаров по текущим заказам и потребовать выполнения приоритетного заказа.

Применение портативных терминалов позволяет проводить инвентаризации без остановки работы склада. Если отборщик закончил отбор товаров и у него имеется свободное время, то на терминал выводится задание – провести инвентаризацию товаров в определенной ячейке стеллажа в ближайшем к отборщику проходе. Использование портативных терминалов позволяет организовать учет работы каждого отборщика по производительности труда, качеству работы, использованию рабочего времени и др.

После отбора товара и выяснения возможных проблем (например, нехватки товара, требующей корректировки отгрузочных документов), выполняют контроль комплектации партий.

После отбора и контроля выполняют следующие процессы:

– упаковка или переупаковка – товар может быть переупакован в единицы хранения, требуемые клиентом, а также переложен на другие паллеты или в другую тару;

– формирование грузовых мест;

– объединение товаров в партии.

Экспедирование

В процессе отгрузки товаров со складов решаются следующие задачи:

– приемка товаров от склада;

– контроль качества упаковки товаров;

– комплектация товаров в партии, составление маршрутов доставки товаров;

– группировка товаров по маршрутам;

– формирование маршрутов движения автотранспорта;

– разработка графиков централизованной доставки товаров;

– оформление заявок на автотранспорт;

– погрузка товаров;

– контроль возврата оборотной тары (если эта категория тары используется);

– организация ремонта тары;

– приемка товаров, возвращаемых клиентами компании;

– передача товаров, тары, доставленных от клиентов, на склад;

– оформление документов.

Работы по отгрузке товаров выполняются либо персоналом склада, либо экспедицией, которой передают упакованные партии товаров. Создание экспедиции позволяет четче организовать обслуживание товарных потоков. Помещения и площадки экспедиции должны предусматривать наличие достаточного места для комплектования партий грузов по маршрутам. Экспедиция принимает упакованные товары от склада по количеству мест в соответствии с товаросопроводительными документами, проверяя количество мест, целостность тары и наличие документации и регистрируя партии в специальном журнале.

Автомобильный транспорт работает по утвержденным графикам, это требует быстроты погрузки. В кузов автомобиля грузы укладывают с учетом лучшего использования его площади, грузоподъемности и расположения получателей на маршруте. Может составляться погрузочный лист со схемами укладки.

Формирование партий грузов возможно как с точки зрения создания партии для таможенного оформления, обеспечения оптимальности доставки грузов, так и с точки зрения оптимальной складской обработки. Партии могут формироваться как из грузов, находящихся на складе, так и из планируемых к отгрузке.

Планирование погрузки включает:

– планирование погрузки товара в автомобили;

– управление планами погрузки;

– использование принципа lifo при погрузке;

– возможность выдачи заданий на отгрузку в заданном порядке на rf – или batch-терминал (при наличии модулей управления персоналом и поддержки rf– или batch-терминалов).

На этапе организации доставки необходимо решать задачи:

– расчет вариантов стоимости;

– необходимость хранения и поддержки в актуальном состоянии тарифов на оказание услуг партнерами – перевозчиками, страховыми компаниями и т. д.;

– возможность вариантов расчета стоимости услуг;

– осуществление подбора услуг по доставке груза, используя справочники услуг и тарифов партнеров;

– выбор вариантов оказания услуг на маршруте;

– хранение ранее созданных котировок с возможностью их сравнения и анализа по ключевым параметрам;

– проверка актуальности используемых тарифов и возможность отправки запросов на обновление устаревших данных;

– история работы с клиентами, многомерная система классификации клиентов по разным параметрам, проводить анализ прибыльности категории клиентов или каждого отдельного клиента.

– отслеживание информации о грузе, маршруте, требованиях к транспортным средствам, требуемых датах прибытия, агентах и перевозчиках;

– организация многоплечевых и мультимодальных перевозок с контролем прохождения грузов по плечам маршрутов, регистрации затрат по перевозке на каждом плече, выставления счетов клиенту по отдельным услугам, проверка сопроводительных документов, создаваемых агентами на различных участках, сохранение электронных копий документов с привязкой к маршрутам или грузам.

При организации перевозок грузов различными видами транспорта возникает необходимость решения следующих задач:

– необходимость регистрации данных по маршруту перевозки груза, в том числе характеристик транспорта, используемого для перевозки: вида, типа подвижного состава, агентов, затрат по перевозкам и т. д.;

– составление сложных маршрутов перевозки, обеспечивающих выполнение мультимодальных перевозок;

– получение и проверка транспортно – сопроводительных документов, возникающих в процессе перевозки.

Под организацией перевозок сборных грузов подразумевается объединение грузов одного или нескольких клиентов на отдельных участках маршрута в одну партию и выполнение операций по доставке этой партии грузов. Подобное объединение позволяет снизить затраты по перевозке грузов, уменьшить стоимость услуг по доставке груза для конечного клиента.

При осуществлении перевозок сборных грузов возникает необходимость решения задач:

– организация доставки грузов до складов или мест консолидации;

– формирование партий грузов для совместной обработки;

– контроль за обработкой консолидированных партий;

– расконсолидация партии на грузы отдельных клиентов;

– контроль за доставкой грузов до получателей.

При регистрации заказов клиентов на доставку небольших грузов важно правильно определить основные составляющие этой доставки:

– выбрать склад консолидации, с которого груз будет отправлен в кратчайшие сроки;

– обеспечить доставку груза до этого склада;

– осуществить контроль за дальнейшим движением груза как внутри выделенных партий, так и после расконсолидации.

При осуществлении обработки партии грузов выполняются операции над всеми грузами, входящими в эту партию, можно видеть историю обработки грузов с точки зрения вхождения его в ту или иную партию на всем пути следования.

Необходимы возможности выполнения операций:

– регистрация затрат на операции по обработке партии грузов с последующим их распределением на грузы конечных получателей;

– контроль партии груза в любой момент времени с точки зрения определения состава товаров и их привязки к заявкам клиентов, чтобы в момент расконсолидации была информация о том, какие операции планируется выполнить над каждым товаром в отдельности; например, после расконсолидации для части товаров из партии может планироваться доставка до грузополучателя, а для другой части – хранение на складе до выдачи грузополучателю.

– осуществление организации доставки грузов конечным грузополучателям как внутри города, так и в другие города и места назначения;

– функции выдачи груза со склада непосредственно грузополучателям;

– описание груза, включая его состав, габариты, объемновесовые характеристики;

– регистрация погрузки грузов со склада в транспортные средства, выдачу грузов грузополучателям;

– определение суммы таможенных платежей;

– формирование партий для таможенного оформления и контроль их обработки;

– печать документов, необходимых для таможенного оформления.

– выделение товарных позиций, присвоение кодов ТНВЭД, регистрация актуальной таможенной стоимости по каждой из позиций.

– анализ состава товарных позиций в рамках одной партии.

– формирование пакета сопроводительных документов стандартных форматов, необходимый для проведения таможенного оформления (например, TIR, CMR, Packing List, Invoice и т. д.)

– регистрация заявок на внутригородскую доставку;

– организацию рейсов по доставке грузов;

– регистрация исполнения заказов.

– расчет расходов по перевозкам.

– выставление счетов по заявкам клиентов;

– регистрация счетов перевозчиков;

– регистрация затрат по перевозкам, операциям над грузами, и распределение затрат по заявкам.

– механизм распределения затрат, который обеспечивает разнесение затрат на партию груза по заявкам, грузы которых вошли в данную партию;

– анализ количества свободного транспорта, его грузоподъемность и другие параметры.

– формирование рейса, исходя из мест назначения, в которых необходимо сдать груз, определение маршрута транспортного средства, подготовка сопроводительные документы на него: путевой лист, товарно-транспортные накладные, доверенности и т. д.; пакет этих документов передается водителям или экспедиторам для исполнения.