Текст книги "Знакомьтесь, информационные технологии"

Большинство документов готовятся не одним человеком, а несколькими сотрудниками, называемыми группой. Группа может состоять из двух человек, отдела или всей компании. При этом каждый сотрудник должен иметь возможность вносить свои правки в документ, сохраняя при этом свою отметку о проделанной работе. И работать члены одной группы могут в разных помещениях или даже в разных офисах. Для совместной работы над документом созданы специальные программы.

Так, программная разработка Xerox – DocuShare представляет собой программный продукт для совместного использования информации многими пользователями, независимо от их местонахождения. При этом в качестве информационной среды может использоваться Internet/intranet, т. е. группа может находиться внутри одного офиса или в различных местах. DocuShare позволяет рабочим группам обмениваться документами любого формата и управлять совместным доступом к базам данных документов, графикам, доскам объявлений. Пользователи могут загружать документы на Web-страницы, отслеживать работу, а также управлять правами доступа к своим данным. В качестве клиентских приложений DocuShare использует стандартные Web-браузеры (Internet Explorer, Netscape Nevigator), что существенно упрощает внедрение системы и обучение пользователей. Программа поддерживает механизм разграничения полномочий как для отдельных файлов и документов, так и для папок и баз данных. Пользователи могут присваивать различные права доступа на чтение и запись для рабочих групп и отдельных сотрудников, при этом пользователи могут видеть только те файлы, к которым они имеют доступ.

Система позволяет пользователям сохранять, редактировать и восстанавливать файлы и документы любого формата. К ним относятся редактируемые файлы, текстовые, графические, звуковые, цифровое видео и любые другие в исходном формате прикладной программы. Документы, отсканированные на Document Centre и сохраненные при помощи PaperPort, записываются в виде многостраничных графических изображений. В системе можно присваивать документам заголовки и описания, а также объединять документы в коллекции и папки. Для передвижения по этим коллекциям и для поиска документов используются гиперссылки. Теперь можно найти нужный документ при помощи контекстного поиска или по атрибутам файлов. DocuShare автоматически выполняет полнотекстовую индексацию документов в формате наиболее распространенных редакторов, широкоформатных таблиц и презентаций, таких как WordPerfect, Microsoft Word, PowerPoint и Excel.

Пакет MS Office также обеспечивает совместную деятельность нескольких пользователей с разными приложениями.

Компания Lotus Development Coip. разработала одну из самых известных и распространенных в мире программных систем для коллективной работы с документами – Lotus Notes. Эта система позволяет реализовывать многие функции коллективной работы с документами, в том числе регистрацию входящих и исходящих документов, сохранение версий документов в базах данных системы, создание профилей документов. А также полномасштабные средства текстового поиска и получения информации. Lotus Notes предоставляет четыре вида обмена и управления информацией:

• электронная почта;

• общие базы данных, обеспечивающие доступ к документам всех членов группы;

• управление потоком документов, т. е. управление электронным документооборотом. Это управление настраивается в соответствии с требованиями конкретной организации;

• доступ к ресурсам Inernet.

В развитие Lotus Notes компания создала также Domino.Doc – приложение, предназначенное для работы рабочей группы (в какой бы точке Internet не находились сотрудники). Члены группы могут поддерживать связь, координировать работу и сотрудничать с кем угодно в безопасной и надежной среде. Такая модель вычислительной работы называется распределенной средой. Web-cepeep Domino учитывает требования этой среды, включая безопасность, идентификацию пользователей, репликацию данных, поддержку мобильных и отключенных пользователей.

Lotus также разработала систему взаимодействия в реальном масштабе времени, названную Sametime 2.0. Здесь также реализованы мультимедийные возможности, включая интерактивные аудио– и видеоконференции и возможность распространения аудио– и видеопрезентаций в корпоративной сети и Internet. Система включает в себя средства перевода Lotus Translation Services for Sametime (LTSS), позволяющие вести многоязыковые сессии. В результате, можно просматривать входящие сообщения на родном языке, независимо от языка отправителя.

Другая программа – Lotus QuickPlace – также позволяет организовать совместную работу внутри рабочей группы.

Просто набор данных уже не позволяет эффективно работать в офисе: необходимо сопровождать их логическими пояснениями, ссылками, дополнять взаимными связями. Иными словами, стоит задача перехода от данных к знаниям. Сегодня все понимают, что избавление от дефицита знаний является критически важной задачей для процветания электронного бизнеса.

Необходима возможность обмена и управления знаниями. Lotus предлагает решения, позволяющие ликвидировать дефицит между накопленными знаниями и теми знаниями, которые еще необходимо получить. Это дает возможность компаниям развиваться, используя знания. Lotus называет это «прозрачностью знаний». В таком случае обеспечивается не только более эффективный поиск необходимых данных, но и достигается более продуктивная работа с документом. В результате повышается скорость развития компании.

Компания Lotus разработала K-station, первый продукт в рамках проекта по управлению знаниями Raven. K-station – это портал, созданный для кристаллизации составляющих процесса принятия решений.

Для работы со знаниями Lotus и Xerox создали решение для управления документами и знаниями – KnowledgeShare. Новое решение также обеспечивает электронный документооборот – хранение, поиск и коллективную работу над документами многих сотрудников внутри организации.

Lotus Discovery Server – это новый сервер управления знаниями, который предоставляет средства поиска и специальные решения, созданные для сбора соответствующей информации и коллективного опыта с целью их применения в рамках выполнения проектов или работ. Для осуществления этой задачи Discovery Server собирает, анализирует, категоризирует структурированную и неструктурированную информацию для обнаружения связей между содержанием, людьми, темами и пользователями в организации. Lotus Discovery Server – это второй продукт из серии Lotus Knowledge Discovery System, ранее известной как Raven, который состоит из Lotus Discovery Server и портала знаний Lotus K-station.

В ноябре 2001 года корпорация IBM объявила новые возможности СУБД, которые сочетают в себе технологии аналитической обработки в реальном времени (OLAP) и добычи информации. Функция добычи информации в СУБД DB2 OLAP Server, названная поиском возможностей, позволяет компаниям быстро определять тенденции поведения заказчиков, автоматически определяя изменения на большом объеме данных. Эта возможность предлагается в качестве новой функции DB2 OLAP Server без дополнительной оплаты. Функция поиска возможностей реализует сложные алгоритмы поиска данных в многомерных источниках. Теперь пользователи DB2 OLAP Server смогут сразу же обнаружить нестандартные результаты и условия в области бюджета, прогнозов и продаж. Новая версия СУБД будет также уведомлять пользователя о появлении аномальных тенденций. Благодаря этому менеджеры смогут быстро принимать необходимые меры, обнаружив какие-либо необычные результаты в финансовых данных.

Технология добычи информации (data mining) дает гораздо более глубокое понимание тенденций, моделей и прогнозов, с помощью которых можно повысить производительность бизнеса или открыть новые возможности для него.

Одна из ведущих тайваньских страховых компаний ING Antai, благодаря возможностям такой технологии, смогла быстро обнаруживать случаи мошенничества и обрабатывать запросы в связи с этим. При использовании DB2 OLAP Server с новой функцией анализ данных по претензиям, связанным с мошенничеством, сократился в компании с двух-трех недель до двух-трех дней.

* * *

Мы приближаемся к такой технологии офисной работы, когда бумажной копии документа не будет в принципе. Действительно, странный процесс: подготовка документа на компьютере, печать его, отправка факса, печать факса, сканирование документа и ввод его в компьютер для дальнейшей работы. Гораздо проще – подготовить документ в компьютере и послать его по электронной почте сразу на другой компьютер. И все. Однако документ должен быть подписан, и поэтому его надо напечатать. Но как только будет узаконена электронная подпись, бумажный документ умрет. А техника и программное обеспечение для электронных документов уже готовы.

Торговля – тоже обмен информацией

В настоящее время одним из самых дорогих ресурсов стал человеческий труд. Как следствие, важнейшее направление развития современной экономики – снижение трудозатрат на всех этапах производства и обслуживания. Одновременно стоит задача повышения качества обслуживания, которая всегда решалась за счет привлечения большего числа людей (класс отеля, в частности, определяется количеством обслуживающего персонала, приходящегося на одного проживающего). Очевидно, что традиционными средствами одновременно обе задачи не могут быть решены. Сегодня в обслуживании работает больше людей, чем на производстве. Однако этот вид трудовой деятельности автоматизирован значительно меньше. Такое положение не может быть приемлемым. И автоматизация в сфере обслуживания развивается не менее высокими темпами, чем на производстве. Как автоматизируется сервис, можно показать на примере торговли.

Конкуренция в современном торговом бизнесе достигла такого уровня, что доходность от деятельности магазинов составляет не более 0,5 % в год. И только достаточно большие объемы торгового оборота позволяют получать реальную прибыль. Следствием этого стало появление крупных торговых объединений, оборот которых измеряется миллиардами долларов. Для того чтобы магазин мог сохранить свое место на рынке, он должен снизить свои расходы до минимума. А одна из основных статей расходов – заработная плата сотрудников. Потому автоматизация торговых предприятий – важнейшая задача, которую постоянно решают владельцы и менеджеры магазинов.

Автоматизация магазинов и ресторанов имеет несколько составляющих, тесно связанных между собой. Вот только некоторые из них:

• установка компьютерных кассовых терминалов;

• установка специальных автоматизированных устройств упаковки и взвешивания товара;

• организация автоматизированной бухгалтерской системы;

• организация автоматизированной системы учета товарных запасов;

• организация автоматизированной системы учета товародвижения;

• создание локальной магазинной кассовой сети, связывающей в единый комплекс кассовые терминалы, специализированные устройства и автоматизированные рабочие места работников магазина;

• организация работы с платежными системами;

• организация работы с локальными системами поощрения покупателей.

Кассовые терминалы не только позволяют значительно быстрее готовить и печатать чеки, но также автоматизировать процесс формирования стоимости покупки. Для этого терминал оснащается лазерными сканерами штрих-кода, весами, данные с которых вводятся сразу в кассу, и другими устройствами. Сам кассовый терминал представляет собой компьютер с расширенной клавиатурой, к которому в качестве внешних устройств подключены указанные элементы. Терминал оснащается также сетевым адаптером, что позволяет включать его в сеть. Современная касса дороже компьютера. Сегодня в России найдено решение, позволяющее создавать недорогие терминалы. Для этого к компьютеру, включенному в сеть, подключается обыкновенная касса, которая выполняет функции чекового принтера и фискальной памяти. Вся работа по подготовке чека ведется в компьютере, а печать проводится на кассе.

Упаковочное устройство – весы и упаковочная машина, оснащенная принтером этикеток. На этикетке указываются код товара и его вес. Центральной частью такого устройства является микрокомпьютер, управляющий всеми процессами. Микрокомпьютер, встроенный в устройство, позволяет подключить его к кассовому терминалу или к магазинной сети.

Бухгалтерская система, так же как и система учета товародвижения, выполнена на обычных компьютерах, включенных в магазинную сеть. Эти системы позволяют вводить необходимые данные для всего комплекса автоматизации, а также получать необходимые документы и выполнять работы по анализу финансовой и бухгалтерской деятельности предприятия. На рис. 3.1 показана взаимосвязь различных элементов магазинной кассовой сети.

Рис. 3.1. Структурная схема магазинной кассовой сети

Продаваемый товар проходит в магазине достаточно длинный путь: сначала на склад, затем в секцию, потом в торговый зал и наконец – покупателю. Для работы с товаром создается система учета товародвижения, которая позволяет не только отслеживать движение товара, но и минимизировать товарные запасы, обеспечивая покупателя всем необходимым.

Кассовые терминалы практически всегда имеют, кроме того, ридеры для чтения банковских карточек, что позволяет проводить торговлю с безналичной оплатой. Этот вид торговли является обязательным для всех современных магазинов.

Задача привлечения покупателей – одна из приоритетных для магазина. В качестве действенного средства в магазинах используются различные формы дисконтирования цены покупок, вводятся поощрительные бонусы и т. д. Для организации таких систем применяются различные виды магазинных карточек, на которых записываются данные о покупках, набранные баллы и другая необходимая информация. Кассовые терминалы могут считывать и эти карточки. Одновременно программное обеспечение магазинной сети позволяет определять уровень скидок и начисляет новые баллы[70]70
  Подробнее о такой системе рассказывается в разд. «Карты не для игр» гл. 4.


[Закрыть].

На складе работает много людей: грузчики, кладовщики и т. д. Иными словами, здесь требуются значительные трудозатраты. Это относится как к относительно малым магазинным складам, так и к большим складским комплексам, обслуживающим группу магазинов. Кроме того, наличие излишка товаров или отсутствие необходимого товара также ведет к необоснованным расходам. Поэтому автоматизация складов имеет существенное значение для повышения эффективности работы торгового предприятия. В настоящее время наиболее активно развиваются складские системы, основанные на штрих-кодовом маркировании хранящихся товаров и мест хранения этих товаров. Такая система маркировки позволяет с помощью ридеров штрих-кода быстро проводить инвентаризацию, использовать автоматических роботов для укладки и изъятия товара, готовить товар для работы системы учета товародвижения. Для нормальной работы такой системы должны использоваться не только компьютеры и принтеры штрих-кода, но и ридеры, совмещенные с карманными компьютерами, в которых хранятся данные о товаре и складских местах. Для оперативной передачи данных такое устройство должно иметь беспроводную систему связи, например сотовый телефон[71]71
  Такие компьютеры описаны в разд. «Смартфон – информационный центр человека» гл. 7.


[Закрыть].

Следует учесть, что к торговым могут быть отнесены также и иные системы, обслуживающие отдельных граждан. В частности, терминалы кассиров банка при работе с клиентами фактически являются торговыми, а вся система обслуживания клиентов выполнена по принципу торговых систем. Банковские терминалы оснащены специальными принтерами, которые позволяют печатать не только чеки, но и непосредственно квитанции. Аналогичные системы стоят и в почтовых отделениях. Эффективность работы таких систем можно наблюдать по московским отделениям Сбербанка: после установления в этих отделениях терминалов очереди там уменьшились в несколько раз, т. к. скорость обслуживания возросла и кассиры стали обслуживать значительно больше клиентов.

Комплексные системы автоматизации торговых предприятий предназначены прежде всего для финансового управления магазином или сетью магазинов. Финансовое управление базируется на реальном товарно-денежном обороте. Здесь проводятся анализ финансовой деятельности, прогнозирование и планирование.

Комплексность систем обеспечивается за счет автоматизации работы различных подразделений торгового предприятия: склада, бухгалтерии, отдела товароведов, торгового зала, отдела закупок, отдела продаж, отделов коммерческого и финансового директора.

Средства анализа, прогнозирования и планирования хозяйственной деятельности требуют информации, которая может быть напрямую извлечена из единой базы данных, охватывающей большое количество показателей, что принципиально важно для торговой деятельности. Каждый товар может быть описан практически неограниченным количеством показателей, учет которых необходим для анализа и планирования. Очевидно, что чем подробнее описание, тем более детально может быть проведен учет, представляющий собой базис всей системы управления. Использование в системе широкой базы данных дает возможность получить различные «срезы» информации для принятия необходимых решений по управлению. Как правило, такие системы включают в себя специализированные функциональные модули, объединенные общей оболочкой и использующие единую информационную базу. Обычно система содержит следующие модули: финансовое управление, товарный оборот, ценообразование, управление товарными потоками, бухгалтерский учет, документооборот и некоторые другие.

Можно выделить несколько основных модулей, обеспечивающих полноценное управление магазином.

Модуль «Финансовое управление» предназначен для директора, финансового директора или управляющего предприятием – для человека, принимающего решения в области финансовой политики. В этот модуль поступает информация как о прошедших, так и о предстоящих событиях; ведется смета доходов и расходов с контролем исполнения; генерируются различные отчеты. Главное назначение модуля заключается в информационной поддержке процесса управления при решении задач анализа структуры и движения финансово-товарных потоков.

Модуль «Товарный оборот» позволяет автоматизировать работу сотрудников, отвечающих за учет движения товаров. В модуле реализована работа с кассовыми аппаратами. Здесь же проводится расчет себестоимости. Ведется учет с расширенной аналитикой по товару (цвет, размер, срок годности и т. д.). У каждого товара может быть неограниченное количество признаков.

Модуль «Ценообразование» обеспечивает расчет отпускных цен и формирование скидок. Здесь проводится сложная интерактивная работа, в которой товаровед на основе различных факторов принимает определенные решения по изменению цен на товары. Система проводит расчеты и предлагает соответствующие оценки. После принятия решения проводится пересчет цен всех товаров, находящихся на складе и в торговом зале. Этот модуль, как правило, поддерживает многовалютный учет.

Модуль «Управление товарными потоками» предназначен для сотрудников, занимающихся снабжением и реализацией продукции. На основе статистических данных обеспечивается формирование спецификаций для поставщиков (товарных остатков, объемов продаж) с учетом ожидаемых поступлений и перераспределение товарных запасов между подразделениями.

Модуль «Бухгалтерский учет» позволяет автоматизировать работу бухгалтерии магазина. Различные бухгалтерские «проводки» и отчеты теперь формируются гораздо быстрее и меньшим числом сотрудников, чем в докомпьютерную эпоху.

Сегодня создаются интегрированные решения, позволяющие реализовать как систему комплексной автоматизации торговых предприятий, так и систему безналичных платежей и поощрения постоянных клиентов. В этом случае к магазинной сети подключаются торговые терминалы, которые взаимодействуют с обеими системами, обеспечивая торговлю как за наличные деньги, так и по карточкам. Такое решение сокращает суммарную стоимость комплекса за счет использования общих элементов (линии связи, терминалы и т. д.).

В системах могут применяться и международные карточки (такие, как VISA), и региональные карточки (например, Метакард), и локальные магазинные или на магазинную сеть[72]72
  В гл. 4 разобрано несколько вариантов таких систем.


[Закрыть] (дисконтные карты различных магазинов).

Дальнейшее развитие систем автоматизации торговых предприятий приводит к полному исключению человека из процесса торговли. Это направление в настоящее время, в основном, реализовано в виде интерактивных киосков самообслуживания. При этом предполагается, что многие из операций, которые в настоящее время проводятся как межличностные, т. е. между двумя людьми, будут проводиться непосредственно покупателем (клиентом) самостоятельно, а в качестве обслуживающих выступают интерактивные киоски. При этом уже сегодня установлено множество киосков:

• осуществляющих розничную торговлю различными товарами (напитками, сигаретами, кофе, конфетами и т. д.);

• обеспечивающих банковские услуги. К таким киоскам могут быть отнесены не только банкоматы, но и автоматические банковские отделения;

• газетные;

• почтовые;

• развлекательные;

• фотографические;

• топливозаправочные.

Такие киоски берут на себя все больше функций, и число этих функций непрерывно растет. Развитие автоматических киосков позволит в дальнейшем существенно сократить затраты человеческого труда на торговые операции.

Одновременно растет и число киосков. В отчете компании Frost & Sullivan, названном «Мировой рынок интерактивных киосков», говорится, что прибыль поставщиков интерактивных киосков составила в 1999 году 806,6 млн. долларов. Интерактивные киоски, предназначенные для различных целей, подключенные к Internet, начинают массовое вхождение в рынок. Согласно прогнозам, до 2005 года ожидается ежегодный 20-процентный рост рынка в этой области.

Безналичная оплата товаров в киосках по карточкам или через сотовый телефон[73]73
  Подробнее об этом можно посмотреть в разд. «Телефон вместо кошелька» гл. 7.


[Закрыть] позволяет существенно снизить стоимость продаж за счет отсутствия инкассации, а отсутствие денег в киоске – уровень его защиты и, следовательно, стоимость самого киоска.

Сегодня, после того как автоматизированы многие производственные процессы, информационные технологии начали активно проникать в сферу обслуживания, в частности, в торговлю. В результате и здесь снижаются накладные расходы магазинов и повышается качество обслуживания покупателей.