Текст книги "Логистика. Шпаргалка"

33 ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЛОГИСТИКИ

Логистический процесс на предприятии основывается на информации различного характера. В связи с этим выделяется понятие «информационная логистика».

Информационная логистика в узком смысле слова – это обеспечивающая функциональная область общего логистического менеджмента, или общей теории логистики.

Информационная логистика в широком смысле слова – это система, которая обеспечивает информацией предприятие в целом, исходя из установленных логистических правил (таких как рациональность, своевременность, точный расчет).

Информационная логистика – это наука о выборе и реализации методов сбора, обработки, хранения и распределения информации в производственно—хозяйственных системах предприятий на основании логистических правил.

Объектом информационной логистики является информационный поток, под которым понимается упорядоченная совокупность сообщений, оборачивающихся в логистической системе, между логистической системой и внешней средой, предназначенная для управления потоковым процессом. Информационный поток может осуществляться как на бумажных, так и на магнитных носителях.

Субъектом информационной логистики являются структурные подразделения предприятия или лица, принимающие решения в данной сфере.

Информационное звено – некоторый экономически и (или) функционально обособленный объект, который не подлежит дальнейшей декомпозиции в масштабах действующей информационной системы и достигает локальной цели, касающейся определенных информационных операций. В качестве звена информационной системы могут рассматриваться автоматизированное рабочее место управленческого персонала, обособленное информационное подразделение системы управления предприятием или обособленная группа управленческих работников, объединенных похожими информационными функциями (процедурами, операциями).

Организационная структура логистической информационной системы может быть представлена четырьмя подсистемами: системой управления процедурами заказов, системой научных исследований и связи, системой поддержки логистических решений, системой генерирования выходных форм и отчетов. Данные информационные взаимосвязанные подсистемы единой системы реализуют информационно—компьютерную поддержку всех функций логистического менеджмента (снабжение, производство, сбыт, сервис и т. д.) и связь с микро—и макрологистической внешней средой. Взаимодействие данных подсистем позволяет обеспечивать специалистов по логистике в установленные моменты времени всей необходимой информацией о состоянии отдельных этапов логистического процесса на предприятии.

34 СУЩНОСТЬ И СОДЕРЖАНИЕ ЗАКУПОЧНОЙ ЛОГИСТИКИ

Одной из основных подсистем логистической системы предприятия является закупочная логистика.

Закупочная логистика представляет собой управление материальными потоками в ходе обеспечения предприятия необходимым сырьем и материальными ресурсами. На современном этапе термин «закупочная логистика» все чаще вытесняет привычное традиционное понятие «материально—техническое снабжение». Это становится результатом приобретения сферой снабжения в условиях рыночной экономики новых особенностей, имеющих логистические составляющие.

Особенности сферы снабжения в современных условиях:

1) возрастающая сложность управления материально—техническим снабжением, которая требует составления максимально точного прогноза изменений спроса на продукцию предприятий (по ассортименту, качественным и количественным показателям, а также временным рамкам) с целью для определения потребности в сырье и материалах на конкретный период времени и проведения своевременной их доставки;

2) стремление снизить расходы на закупку сырья и материальных ресурсов без заметного ухудшения их качества для повышения эффективности деятельности предприятий в условиях обострившейся конкурентной борьбы на рынке;

3) стремление заключить договоры с поставщиками сырья на поставку сырья на взаимовыгодных условиях, которые позволили бы организовать надежное и бесперебойное сырьевое обеспечение предприятий. Цели закупочной логистики: она ориентирована на максимальное обеспечение сырьем и материалами всех структурных подразделений предприятия для осуществления их непрерывной работы; она призвана минимизировать затраты на пополнение и содержание запасов. Данные цели находятся в противоречии, поскольку каждое подразделение предприятия стремится достичь только своих целей, иногда в ущерб общим целям предприятия.

Задачи закупочной логистики решаются во многих сферах управления предприятием – от определения потребностей в сырье и материалах до распределения их по цехам—потребителям:

1) надежно (своевременно и бесперебойно) и качественно обеспечивать все подразделения предприятий сырьем и материальными ресурсами, необходимыми для исполнения производственной программы с максимально возможной эффективностью;

2) способствовать экономному расходованию сырья и материалов;

3) организовывать оптимальное хранение сырья и материалов, обеспечивающее их сохранность без снижения уровня качества и с минимальными потерями;

4) снижать расходы на снабжение предприятия сырьем и материалами.

В итоге реализация данных задач существенно повышает эффективность деятельности предприятия.

35 ПРОЦЕСС ОРГАНИЗАЦИИ ЗАКУПОК

Процесс организации закупок на предприятии должен включать в себя следующие этапы.

1. Этап сбора информации. На данном этапе необходимо изучить каталоги, журналы, справочники, получить информацию о репутации поставщиков, о качестве и ценах на сырье и материалы некоторых поставщиков, выявить их платежеспособность, места расположения складов, из которых осуществляется отгрузка сырья и материалов; произвести сравнение качеств сырья и материалов поставщиков с качеством сырья и материалов, имеющихся на рынке.

2. Этап анализа собственных потребностей и возможностей поставщиков. В ходе данного этапа следует решить вопрос, все ли сырье и материалы необходимо закупать. Иногда некоторые виды сырья и полуфабрикатов можно изготовить на собственном предприятии.

3. Этап выбора стратегии закупок. В закупочной деятельности стратегия, как правило, зависит от характера закупаемого сырья, материалов, производимой продукции, типа производства, наличия складских помещений, свободных оборотных средств, сезонности работы фирмы поставщика и производителя.

4. Определение метода закупок. В ходе данного этапа осуществляются следующие процедуры:

1) выбор поставщика. На основании рассчитанных выше данных проводится выбор поставщиков. При этом производится анализ стоимости приобретения сырья, материалов, возможных скидок, качества обслуживания, сроков выполнения заказов и т. д. Работа с поставщиками должна осуществляться на основании следующих принципов: необходимо обращаться со своими поставщиками так же, как с покупателями своей продукции; необходимо постоянно проявлять общность взаимных интересов; необходимо знакомить поставщика со своими планами и проблемами; необходимо постоянно быть в курсе его деловых операций;

2) оформление заказов. Обычно договор с поставщиком оформляется на стандартном бланке, в котором должны быть отражены название документа, порядковый номер, реквизиты покупателя, ответственность и санкции за невыполнение заказа, дата, реквизиты поставщика, сроки поставки и объем поставляемого товара, описание товара, адрес поставки, цены товаров, реквизиты банка;

3) контроль. Он проводится постоянно или путем выборочных проверок, в результате которых может быть проведена корректировка стратегии;

4) анализ осуществления стратегии. На данном этапе важно правильно выбрать критерии оценки стратегии и провести сравнительный анализ плановых и фактических показателей стратегии;

5) этап корректировки. После получения информации о текущем состоянии выполнения стратегии делается корректировка стратегии закупок.

36 ФОРМЫ ОРГАНИЗАЦИИ ЗАКУПОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Закупочная деятельность на предприятии является объектом управления в рамках логистической системы предприятия. При этом управление закупками должно осуществляться специальными службами. Это могут быть одна служба, один человек или целый департамент. Масштабы службы управления закупками зависят от размеров предприятия, от специфики производственного процесса.

Факторы, оказывающие влияние на функции службы закупок в организационной структуре предприятия:

1) доля расходов на закупаемое сырье и внешние услуги в расходах (доходах) предприятия;

2) специфика приобретаемой продукции или услуг;

3) сложившаяся ситуация на рынке продукции и услуг, жизненно необходимых для предприятия;

4) наличие возможностей для реализации данной функции;

5) задачи в области снабжения, способствующие достижению организационных целей предприятия.

Подразделения закупок могут быть организованы централизованно и децентрализовано.

Децентрализованная форма организации закупочной деятельности характеризуется тем, что служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый отдельно для своего отдела. Преимуществом такой формы является то, что снабженец лучше знает потребности отдела, чем кто—либо другой. Кроме того, процесс закупки при таком подходе может осуществляться быстрее.

Централизованная форма организации закупочной деятельности характеризуется тем, что для организации закупок назначается конкретное лицо или создается отдел (служба) с полномочиями делать закупки в интересах всех отделов и служб предприятия. Почти все предприятия, кроме мелких, используют централизованную форму организации закупок.

Преимущества централизованных закупок:

1) простота проведения стандартизации приобретаемых материальных ресурсов или готовой продукции;

2) отсутствие административного дублирования функций; возможность совместного (несколькими отделами предприятия) размещения заказа у поставщика с целью получения скидок за большой размер заказа;

3) лучший контроль за выполнением обязательств по закупкам;

4) развитие профессиональных навыков специалистов по снабжению путем специализации, профессионального принятия решений и лучшего использования рабочего времени. Специалисты службы снабжения фирмы отвечают за закупку продукции в соответствии со спецификациями, которые они получают от внутренних потребителей. Такими внутренними потребителями выступают другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется данная продукция. В рамках отдела закупок функции иногда подвергаются дальнейшей специализации и развитию профессионализма как результата специализации.

37 ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОТРЕБНОСТИ В МАТЕРИАЛЬНЫХ РЕСУРСАХ

В процессе осуществления закупочной деятельности необходимо знать, какие материальные ресурсы закупать. Кроме того, важно знать не только наименования, но и требуемое их количество. Подобная информация содержится в плане закупок. Основное предназначение плана закупок состоит в том, чтобы обеспечить согласованность действий всех внутрифирменных подразделений и должностных лиц компании по решению таких задач снабжения, как: расчет потребности и определение количества заказываемых материальных ресурсов; выбор метода закупок и заключение договоров на поставку сырья и материалов; проведение контроля за количеством, качеством, сроками поставок; организация размещения материальных ресурсов на складе и т. п.

Планирование закупок предполагает также решение следующих задач: какие материалы необходимы; количество материалов, которые необходимо для производства продукта; возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары; требуемые площади складов предприятия; расходы на закупки; возможности организации самостоятельного производства некоторых закупаемых материальных ресурсов на предприятии.

Потребность в материалах рассчитывается на основании разработанной программы производства конечного продукта.

Если речь идет о зависимом спросе, то потребность определяется при помощи методики MRP—I (планирование потребности в материалах). Принцип ее состоит в следующем. Исходный момент – это предсказуемый или известный спрос на конечную продукцию. Сборка конечной продукции из закупаемых и производимых самостоятельно материалов оформляется в списках. Также должно быть известно время поставок материалов и точное время их производства на собственном предприятии. Затем на основании времени поставок конечного продукта потребителю рассчитывается брутто—потребность в поставляемых и производимых собственными силами материалах. Далее брутто—потребность пересчитывается в нет—то—потребность. Важно учитывать наличный запас; плюс заказанные материалы и запланированное собственное производство; минус заказ, предназначенный для предыдущей серии продукции. По данным расчетов определяется время выполнения заказа, которое представляет собой время с момента подачи заказа до момента поставки продукта. Преимущество данной методики состоит в том, что закупки и само производство планируются на основании потребностей в конечном продукте.

Если спрос потребителей колеблется, необходимо использовать метод сглаживания таких колебаний. Сглаживание достигается сравнением фактического потребления материалов в предшествующем периоде с прогнозными значениями, рассчитанными для этого же периода.

38 ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ЗАКАЗА

Документы являются неотъемлемой частью хозяйственного оборота предприятия. Их роль состоит в том, что с их помощью реализуются все функции управления: планирование, прогнозирование, корректировка, регулирование, учет и анализ, мотивация. Однако многие предприятия в закупочной деятельности используют документы, введенные еще в прошлые годы (заказ—наряд, различного рода накладные и т. п.). На практике многие из таких документов не соответствуют современным требованиям. Бланк заказа должен быть составлен так, чтобы удовлетворять взаимные требования участвующих в сделке сторон.

Документ по закупочной деятельности (бланк заказа) должен содержать:

1) название документа. Это необходимо для выделения бланка заказа среди других документов; следует обозначить его словом «Заказ» или «Заказ на поставку»;

2) порядковый номер. Он используется в документах, прилагаемых к копии заказа (например, товарно—транспортная накладная, грузовая таможенная декларация, счет—фактура и т. п.). По номеру можно быстро найти необходимый документ;

3) название и адрес компании. Эта информация показывает, с кем ему предстоит взаимодействовать, куда поставлять товар и куда слать счет;

4) ответственность за заказ. В документе необходимо указать должностное лицо, с которым поставщик может уточнить все вопросы, связанные с заказом. Это поможет поставщику найти конкретного человека для решения своих проблем;

5) дату, наименование и адрес поставщика. Эта информация необходима для организации учета документов;

6) сроки поставки и количество поставляемых товаров. Эта информация позволяет составлять графики расчетов и проводить экономические расчеты.

7) описание товаров. Заказываемые товары должны быть четко определены в бланке заказа на поставку с необходимыми ссылками на предложение о закупках, заявку или спецификацию;

8) адрес поставки. Данная информация необходима тогда, когда адрес поставки отличается от основного адреса компании;

9) цену заказа. Во избежание конфликтов в бланке заказа необходимо представить цену товара;

10) расчетный счет. Для ликвидации финансовых недоразумений необходимо указать свои банковские реквизиты. Количество экземпляров бланков заказа может быть различным. Зарубежные фирмы часто используют четыре экземпляра заказа. Кроме того, для облегчения работы они окрашены в различные цвета. В зависимости от особенностей компании количество цветов и варианты использования экземпляров могут изменяться. Необходимо стремиться к облегчению работы и избегать возможных чисто технических ошибок.

39 ПРИЕМКА ПОСТАВЛЯЕМОЙ ПРОДУКЦИИ

План закупок должен исполняться в установленные сроки и с минимальными отклонениями своих параметров. Важную роль для реализации плана закупок играют приемка продукции, документальное оформление поставок, проверка качества и количества товара.

Приемка продукции. В ходе приемки продукции необходимо удостовериться в том, что получен товар нужного качества, в нужном количестве, от своего поставщика, в обусловленное время, по заранее определенной цене. Для того чтобы достичь экономии времени, усилий и, соответственно, денег нужно позаботиться о том, чтобы складские помещения, места разгрузки, приемки товара были размещены как можно ближе друг к другу и недалеко от производственных помещений. Чтобы избежать скопления транспорта на территории фирмы или у ворот склада, а также для экономии затрат труда на погрузочно—разгрузочных работах необходимо сформировать график поставок, согласованный со всеми поставщиками предприятия. Также необходимо, чтобы основное сырье поставлялось в строго определенные дни, а другие виды вспомогательных материалов – по мере необходимости. Такой подход позволит не отрывать рабочих основного производства для разгрузки незапланированно прибывшего транспорта.

Документальное оформление поставок. Механизм документооборота следует организовывать таким образом, чтобы можно было

правильно выполнять все операции, связанные с поставками товаров. При этом копия заказов должна направляться в подразделение—потребитель для проверки на соответствие уведомлениям о поставке фактически поступившей продукции.

Для проверки нужно использовать спецификации (описание товара). Уведомление об отгрузке направляется поставщиком после того, как продукция подготовлена к отправке. В таком документе указываются номер заказа и время осуществления поставки. Поставленная партия товара должна содержать сопроводительное письмо, в котором должно подтверждаться, что эти товары предназначены для данного предприятия. Если поставщик пользуется услугами сторонних транспортных фирм, то в этом случае применяется документ доставщика. В данном документе указываются название и адрес отправителя, описание поставляемой продукции, количество мест, масса (вес) груза, особенности транспортировки, название фирмы доставщика.

Проверка качества и количества закупленных материальных ресурсов производится контролерами или специальными службами. Количество и качество закупленной продукции должно соответствовать предъявляемым требованиям, которые указываются в договорах на поставку и бланках заказов, спецификациях.

40 ВЫБОР ПОСТАВЩИКА

В процессе закупочной деятельности предприятия выбор поставщиков является важным моментом, поскольку от этого зависят конечные показатели деятельности предприятия.

Процесс получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков может организовываться по—разному.

1. Конкурсные торги (тендеры) – это наиболее распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Их организуют в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую сумму или планируется организовать долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги обычно выгодны как поставщику, так и потребителю. При этом поставщик получает точное представление об условиях работы с данным потребителем. В свою очередь, потребитель совмещает решение проблем получения необходимого товара и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.

2. Письменные переговоры между поставщиком и потребителем. В процессе таких переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку определенных товаров от потенциального поставщика. Предложения могут быть организованы двумя способами.

Первый способ предполагает, что инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Продавец рассылает потенциальным покупателям своих товаров предложения (или оферты). Данные документы аналогичны предложениям, которые получают потребители от поставщиков при провидении конкурсных торгов. Однако в отличие от конкурсных торгов оферты в данном случае могут иметь различную форму и содержание.

Второй способ предполагает, что инициатива вступления в переговоры исходит, наоборот, от покупателя. Покупатель рассылает потенциальным поставщикам коммерческие письма или запросы, целью которых является получение предложения (оферты). В таком запросе указываются все необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, условия и сроки поставки, платежа и пр.), кроме цены, указывающейся в ответном предложении.

Оценка предложений, поступивших к потенциальному потребителю, проводится по заранее выбранным критериям. Имеются два основных критерия выбора поставщика: стоимость приобретения продукции или услуг и качество обслуживания. Помимо основных критериев выбора поставщика, используются и прочие критерии, число которых может быть достаточно велико: удаленность поставщика от потребителя; сроки исполнения текущих и экстренных заказов; наличие у поставщика резервных производственных мощностей; организация управления качеством у поставщика; психологический климат в трудовом коллективе предприятия—поставщика; риск возникновения забастовок у поставщика и т. д.