Текст книги "НЕ ХВАТАЕТ ЛЮДЕЙ. Как находить, обучать и удерживать лучших сотрудников"

И именно из-за такой воронки чаще всего страдает наем. Почему? Потому что ее невозможно пройти до конца. Вы создали для кандидата огромный путь, который ему просто не нужно проходить. Да он и не пройдет его, потому что на середине пути его переманит другая компания, которая быстрее выведет потенциального сотрудника на стажировку. Это как в воронке продаж: клиент готов купить, а вы его прогоняете через миллион этапов до момента, когда выставите счет. Сотрудников нанимают быстро для того, чтобы «выцепить» самых продуктивных, которые, как правило, на рынке не задерживаются. Вам надо быстро их поймать, когда они выходят на рынок, продать им идею у вас работать и забрать себе.

А здесь получается, что вам позарез нужны сотрудники, а откликов мало. Из тех, кто откликнулись, многие не выходят на испытательный срок или тестовый период (тестовый период – это стажировка перед испытательным сроком, которая идет 1–3 дня и помогает удостовериться, что кандидат подходит; она оплачивается, но на ней более простое оформление по гражданско-правовому договору для экономии времени HR-службы). В лучшем случае, они честно говорят, что не хотят работать у вас, в худшем – будут «кормить завтраками». А время идет…

Такую «усложненную» воронку можно использовать разве что для найма топов, потому что в этом случае ошибка будет стоить очень дорого. Но ее точно нельзя использовать при найме линейных сотрудников. Иначе, используя ее, вы делаете только хуже. Проблемы с наймом усугубляются. Что делать? Да взять и упростить эту воронку. Исключение – просто дикий спрос на работу в вашей компании, когда вы отбиваетесь от желающих у вас работать. И тогда побеждают сильнейшие, и они-то и будут у вас работать.

Уже предвижу ваши вопросы: «А я могу взять и оставить в воронке 3–4 этапа?», «А можно убрать некоторые этапы и добавить вместо них другие?», «Не будет ли лучше поменять этапы местами?»

Дочитав раздел до конца, вы поймете, что можно изменить, а что нельзя трогать ни в коем случае, а пока, для большего понимания, расскажу еще про несколько воронок. И их плюсы и минусы.

Первый вариант: вы берете нашу стандартную воронку и выбрасываете из нее пару этапов. Создали поток – пригласили на собеседование и провели его – вывели кандидата на испытательный срок. Этот вариант имеет право на существование, он вполне рабочий. При найме линейных специалистов, неквалифицированного персонала вы просто сократите путь от соискателя до штатного сотрудника.

Возможен и такой вариант: если соискателя тестируют, то делают это перед собеседованием.

То есть, сначала тестовые задания – потом приглашение на собеседование. Мы так нанимаем маркетологов, чтобы понять, насколько они компетентны. Так можно нанимать узких специалистов.

В принципе, воронка найма напоминает конструктор. То есть вы можете по-разному собирать ее из разных частей, отрезков. Для линейного персонала ее можно максимально упростить. Если вам нужна, скажем, уборщица, ее не надо тестировать, а для найма удаленных сотрудников можно, наоборот, в первую очередь использовать тестовые задания. В общем, руководствуйтесь спецификой вашей компании, и – вперед, действуйте. Но не забывайте про несколько правил, о которых я сейчас расскажу.

За время своей работы в подборе я вывел три правила относительно построения воронки подбора персонала.

Первое правило. Имейте в виду: чем больше этапов в воронке персонала, тем дольше наем. Скажем, если в воронке пять этапов, «готовый» сотрудник будет у вас уже через полторы недели. А если вы используете «мясорубку» – недели через три, не меньше. То есть время найма увеличивается минимум в два раза. Поэтому, если вакансия «горит», не добавляйте в предложенную мной воронку дополнительные этапы, лучше даже сократите ее.

Второе правило. Чем больше этапов, тем ниже конверсия. Что я имею в виду? Чем больше времени и сил понадобится соискателю, чтобы устроиться в вашу компанию, тем меньше вероятность, что у вас появится новый сотрудник. Как вы думаете, сколько из откликнувшихся кандидатов дойдут до вывода на стажировку, если перед этим им придется заполнять множество тестов или проходить по два собеседования с разными руководителями? Они ведь еще ничего о вас не знают, и даже не уверены, что хотят работать именно у вас. Проще говоря, вы еще не продали им компанию. А соискатели уже должны потратить час, а то и больше, чтобы заполнить тесты. Пока кандидат будет проходить десять собеседований у вас, он уже может найти другую работу. Конечно, здесь есть исключения, например, руководители высшего звена или «штучные» специалисты. Но тут уже действуют другие правила. Так что, если у вас проблемы с наймом в целом и с потоком в частности, не нагромождайте этапы, сделайте воронку подбора персонала попроще.

Третье правило. Выше я говорил, что рекомендую проводить тестирование (на IQ, мотивацию, личностные качества) уже после того, как кандидат выйдет на испытательный срок. Причина проста. На это требуется время. И ваше, и соискателя. И если соискателя еще до собеседования попросить пройти тесты, он вообще может задуматься, а надо ли ему это всё. Вы еще не продали ему компанию, не убедили в преимуществах работы у вас, а уже чего-то от него хотите. А даже если продали: кто вам мешает протестировать его в первый день стажировки? И потом представьте: специалист получил несколько предложений. В целом, каждое из них его устраивает. Но в одной компании он должен чего-то ждать и на что-то тратить время, а в другой – буквально завтра может выйти на стажировку. Какую из них он выберет? Поставьте себя на его место, и ответ будет очевиден. Не забывайте, что вы должны выдержать конкуренцию с другими компаниями.

А в целом, принцип прост. Чем ниже позиция – тем проще воронка. Не надо усложнять себе (и другим) жизнь.

Но перед тем как перейти к следующему вопросу, хочу обратить ваше внимание на еще два этапа, которые я не включил в пример стандартной воронки, но они существуют и бывают очень полезны. Это «На тестовый период приглашен» и «На тестовый период выведен».

Сейчас не буду подробно на этом останавливаться, преимущества такой системы я уже обрисовывал, а подробно говорить об этом мы будем в одной из следующих глав. Но кратко расскажу, что это за этапы, зачем они нужны, и какие инструменты здесь используются.

Итак, после успешного прохождения собеседования соискатель может быть приглашен на тестовый период. То есть он на несколько дней выходит на оплачиваемую стажировку и проходит ее. За это время вы получше присматриваетесь к нему, а он к вам. Кстати, если вы хотите, чтобы как можно больше соискателей переходили в разряд штатных (или внештатных, совместителей, фрилансеров – это зависит от ситуации и специфики вашей компании) сотрудников, «продавая» компанию, не обещайте им золотые горы. Вы должны показать, что закроете их потребности, а не заманить любыми путями. Иначе уже во время тестового периода подавляющее большинство кандидатов поймет, что что-то не так, разочаруется и… Правильно, вы выбросите время и деньги на ветер.

Итак, всего за 1–3 дня вы сможете понять, точно ли этот кандидат вам подходит, и стоит ли работать с ним дальше. Просто приблизительно прикиньте, сколько ресурсов, в том числе и денежных, это вам экономит. И главное достоинство этой стажировки – вы не оформляете кандидата по трудовому договору, вы оформляете его по договору подряда. И вместо двадцати документов потребуется подписать с ним всего пару. Во-вторых, вы даете простые задания из области, куда он пришел, и сразу видите: он базово подходит или нет. Например, у меня многие крутые продавцы, которые гнули пальцы на собеседовании, не могли и трех слов связать во время телефонного разговора с клиентом в первый день стажировки. А представьте, что вы оформили такого сотрудника по трудовому договору и уже потратили немало сил. И должны потратить еще столько же на расторжение договора. И в моей воронке подбора персонала, в моей компании наведение справок и тестирование кандидата проходят в первый день тестового периода. Я не тестирую и не навожу справки сразу после собеседования, а делаю это именно на этом этапе.

Еще раз повторю, что воронка найма – конструктор. Но когда вы будете внедрять ее в своей компании, рекомендую ориентироваться на стандартную, ту, которую мы разобрали в этом разделе. Она тщательно продумана и проработана и подойдет для найма большинства сотрудников. А при необходимости вы можете убирать из нее этапы или добавлять их. Ниже хочу дать примеры воронок для разных должностей.

Воронка подбора при работе с откликами для линейного персонала: продавцы, секретари, инженеры

«Потенциальный кандидат» – на этом этапе находим отклики с работных сайтов, из соцсетей, преданные по рекомендациям и так далее.

«Назначено собеседование» – отбираем подходящих кандидатов и обзваниваем их, проводим короткое телефонное интервью и приглашаем на собеседование.

«Собеседование проведено» – тут кандидат дошел до собеседования, мы убедились, что он нам подходит, и пригласили на тестовый период.

«На тестовый период приглашен» – на этот этап мы переводим тех кандидатов, кому мы сделали предложение выйти на стажировку.

«На тестовый период вышел» – переводим на этот этап тех, кто вышел на стажировку.

«Справки наведены» – в первый день стажировки наводим справки о кандидате на предыдущих местах работы.

«Проверка на безопасность пройдена» – если рекомендации подтверждены, то пробиваем соискателя по базам госорганов и проверяем на надежность. Как это сделать, я расскажу позже.

«Тестовый период завершен» – кандидат успешно выполнил задания тестового периода.

«На испытательный срок приглашен» – здесь кандидат завершил тестовый период, справки по нему наведены, и он успешно прошел проверку на надежность; мы приглашаем его на испытательный срок.

«На испытательный срок выведен» – переводим на этот этап тех кандидатов, которые вышли на испытательный срок.

«Испытательный срок завершен» – тут находятся те кандидаты, которые прошли испытательный срок.

В целом, в самом конце можно создать еще один этап – «Отказники». И разбить его на группы: «не подошел», «отказался работать у нас», «перестал выходить на связь» и так далее. Так вы сможете анализировать причины отказа, когда кандидаты «выпадают» из этапов выше.

А воронка подбора при работе «в холодную» для линейного персонала будет отличаться, пожалуй, только тем, что в самом верху вы будете собирать базу резюме. Этот этап можно назвать, например, «Отобранные резюме». Также вы можете действовать следующим образом: звонить по резюме, кратко презентовать компанию и высылать презентацию. А заинтересовавшихся кандидатов уже приглашать на собеседование.

И выглядеть эта воронка может так:

«Отобранные резюме»;

«Телефонное интервью проведено и отправлена презентация»;

«Кандидат изучил презентацию»;

«На собеседование приглашен»;

«Собеседование проведено»;

«На тестовый период приглашен»;

«На тестовый период вышел»;

«Справки наведены»;

«Проверка на безопасность пройдена»;

«Тестовый период завершен»;

«На испытательный срок приглашен»;

«На испытательный срок выведен»;

«Испытательный срок завершен».

Воронка подбора при работе с откликами для маркетологов, трафик-менеджеров, контент-менеджеров и подобных позиций

Воронка подбора для перечисленных позиций может выглядеть немного по-другому.

Например, мы разместили вакансию и работаем с откликами. Поэтому первый этап можем назвать «Отклики от кандидатов». Далее мы проводим короткое телефонное интервью с кандидатами, рассказываем о компании и заинтересовываем их. Соответственно, это этап телефонного интервью. А затем мы предлагаем выполнить тестовое задание, которое занимает, например, один час, чтобы точно понять: подходит нам этот кандидат или нет. Таким образом, добавляются два этапа: «Тестовое задание выслано» и «Тестовое задание выполнено». И после этого по результатам выполнения мы делаем оффер[21]21
  ¹ Оффер (англ. offer – предложение) – это предложение о работе с описанием условий, которые компания предлагает кандидату (заработная плата, карьерный рост, функции, которые нужно будет выполнять, и так далее).


[Закрыть] кандидату. Кандидат принимает оффер, и мы наводим справки и проверяем его на безопасность. Затем мы сразу выводим его на испытательный срок.

И воронка будет выглядеть следующим образом:

«Отклики от кандидатов»;

«Телефонное интервью проведено»;

«Тестовое задание выслано»;

«Тестовое задание пройдено»;

«Сделан оффер кандидату»;

«Справки наведены»;

«Проверка на безопасность пройдена»;

«На испытательный срок приглашен»;

«На испытательный срок выведен»;

«Испытательный срок завершен».

Надеюсь, после этого разбора воронки вы лучше поняли, как это работает на практике.

ПРИМЕР

А теперь хочу привести некоторые кейсы из практики по воронкам подбора, чтобы расширить ваш кругозор. У нас есть клиент, он занимается продажей косметики и бытовой химии на маркетплейсах. Это отличный собственник. Выручка у него порядка 1 млрд рублей, и при этом у него работает всего семь сотрудников. Такой штат – обычное дело для этой ниши сейлеров. И этот собственник его не раздувает. Соответственно, у него нет ресурсов для того, чтобы один из сотрудников, как раз сотрудник, который, в частности, выполняет функции HR, целый день звонил по холодной базе. Сразу скажу, что цифры очень примерные, потому что моя цель – описать именно подход. И замечу, что я не считаю этот метод хорошим, но главный критерий – это результат.

Что он делает: пишет сообщения всем подходящим кандидатам по контактам, указанным в резюме, которые он берет с работных сайтов, – это разные позиции. На первом этапе он пишет, что кандидат его заинтересовал, высылает продающую презентацию в формате pdf и просит ее изучить. Он, условно, отправляет презентацию 100 кандидатам. Из них 30 пишут, что изучили ее, и им понравилась компания.

На этом этапе он уже заинтересовал 30 % кандидатов. И тут он посылает им сообщения, в которых просит заполнить анкету-опросник. Эта анкета представляет собой своего рода собеседование. Он «вытаскивает» из нее ключевые для него данные о кандидате, чтобы принять решение. Также он высылает пару тестов, заполнение которых занимает один час.

Такой подход всё равно роняет конверсию. Но в случае этого клиента, ему гораздо быстрее и проще разослать подобные сообщения 100 или даже 1000 кандидатов. Можно сказать, что он берет количеством. Плюс начальная презентация создает интерес к его компании.

Далее из этих 30 кандидатов 15 заполняют анкету и тесты. В итоге ему подходит 5–7 человек, с которыми он проводит собеседования и выводит их на стажировку.

Плюс такого подхода: у клиента в штате мало сотрудников, и так он прилично экономит свое время, можно сказать, Х2. Но есть и минус: как я сказал выше, конверсия сильно падает.

Я привел примерные числа, но, надеюсь, вам понятно, что тут надо брать бешеным объемом исходящих писем подходящим кандидатам. По сути, это некий аналог воронки «мясорубка». Но именно в его случае она работает, потому что, во-первых, компания известная, и его продукцией многие пользуются, во-вторых, он круто себя продает, а в-третьих, рассылает очень много писем.

Но это единственный из сотен наших клиентов, у кого такой подход работает довольно неплохо. Я привел вам этот пример для того, чтобы вы понимали, что всегда есть исключения. И при использовании любого инструмента мы всегда смотрим на единственный критерий – работает он или нет. Вот именно у него воронка «мясорубка» работает.

Разрабатываем воронку подбора персонала: основные шаги

Мы разобрали все этапы воронки найма, рассмотрели инструменты (пока кратко, но этого вполне достаточно, чтобы получить полное представление о том, что они из себя представляют, и как работают). «А, теперь всё понятно», – наверняка думаете вы. Хорошо, если «всё понятно». Но это в теории. А, как говорится, гладко было на бумаге… Не забывайте, что именно вы, как собственник, должны будете, в том числе, разработать и внедрить воронку подбора персонала. Снова задумались? Сейчас я вам помогу.

Предлагаю поступить так. Я сейчас опишу основные шаги по разработке воронки. И дам вам несколько заданий. Выполнив их на практике, вы точно поймете, как построить воронку.

Задания

Итак, предлагаю на время отложить книгу и приняться за задания. А когда вы выполните их, можно считать, что этот раздел вы усвоили. И можно переходить к следующей главе, в которой мы начнем разбирать инструменты, о которых сейчас говорили.

1. Какие вакансии на данный момент актуальны в вашей компании? Определитесь с этим, соберите все вакансии и распределите их в соответствии с категорией. Что это означает? Похожие с точки зрения специфики подбора и этапов подбора вакансии относи́те к одной группе. Если вы рассортируете вакансии подобным образом, то сможете сделать воронки подбора персонала более управляемыми, а кроме того, у вас будут данные, на основе которых можно будет прогнозировать наем.

Скажем, вам нужны такие сотрудники:

1 категория – офисные сотрудники: оператор кол-центра, офис-менеджер и секретарь;

2 категория – рабочие: грузчик, разнорабочий и водитель погрузчика;

3 категория – производственные специалисты: механик, наладчик, электрик, мастер участка;

4 категория – руководители отделов: руководитель отдела маркетинга и руководитель отдела продаж;

5 категория – руководители департаментов: финансовый директор и коммерческий директор.

Менеджеров по продажам, айтишников и узких специалистов, которых не так просто нанять, можно выделить в отдельную группу.

И по сути, в результате у вас получилось несколько категорий вакансий, сходных по специфике подбора.

2. Вы собрали и рассортировали вакансии, у вас получилось несколько групп. Следующий шаг – построить для каждой категории воронку подбора персонала. Здесь ориентируйтесь на общую специфику найма должностей и сформированные вами заявки на подбор, в которых обычно тоже указывают обязательные этапы, которые кандидаты должны пройти при подборе. Исходя из этого вы можете создавать отдельную воронку для каждой профессии, а можете объединять в одну воронку несколько профессий. Например, для рабочего персонала воронка найма будет максимально упрощенной, с минимальным количеством шагов для оценки соискателей. Собеседование было успешным – можно сразу предложить кандидату пройти стажировку. А при наборе офисных работников могут быть добавлены такие этапы, как наведение справок, тестирование и тестовый период.

Как строить воронку, я рассказал выше, а на практике для удобства вы можете использовать еще и эту таблицу. В ней я собрал для вас разные этапы воронки подбора персонала.

Эта таблица поможет вам сформировать собственную воронку найма. Но обратите внимание: в ней приведены не все, а только наиболее часто используемые этапы. Вспомните о том, что воронка – это конструктор, и изменяйте ее, как считаете нужным, добавляйте и убирайте этапы в соответствии со спецификой компании и определенной должности.

3. Вам надо описать для каждого этапа воронки рекрутинга те инструменты, которые вы должны использовать на том или ином этапе, чтобы провести кандидата по конкретному этапу воронки подбора. Вы пока не можете выполнить это и последующие задания, потому что еще не изучили эти инструменты. Поэтому пока просто запомните их и вернитесь к ним позже, когда прочитаете соответствующие главы.

4. Вы должны описать воронку подбора персонала в виде регламента так, чтобы новые HR-специалисты могли изучить его и понять, как работает воронка для данной категории подбора. Описание делается в формате: Название этапа – Что мы делаем на этом этапе – Результат этапа. Пример нашего регламента вы найдете в Приложениях.

5. Внесите воронку найма в вашу ATS-систему. Напоминаю, что ATS (Applicant Tracking System – дословно: «система отслеживания кандидатов») – это система автоматизации рекрутинга, с помощью которой рекрутеры, HR-специалисты и руководители могут управлять подбором персонала на разных этапах воронки. Такие HR-инструменты также называют CRM-системами для подбора персонала. Вам обязательно нужно вести подбор персонала в программе, а не в Excel, потому что в Excel вы не сможете эффективно работать с базой или проводить качественную аналитику вашего подбора.

Вы можете использовать мою ATS-систему. Это одна из лучших систем для автоматизации подбора на рынке. Я предоставлю вам бесплатный демодоступ к ней, если вы ранее ею не пользовались, сразу после регистрации. Для регистрации перейдите по QR-коду:

6. Запустите работу с кандидатами в воронке и ведите их по созданным вами этапам. Со временем эти этапы могут меняться, корректируйте воронку под ваши потребности.