Текст книги "Современный деловой протокол и этикет"

3.4. Этикет письменного делового общения и обмен деловой почтой по факсу и через электронную почту

В деловой жизни каждого предприятия непременно присутствуют деловые письма. Это могут быть письма-уведомления, письма-напоминания, приглашения и т. п.

Деловой протокол в ряде случаев требует передавать информацию только в письменном виде: в случае поздравлений, приглашений на деловой прием, выражения благодарности. Более того, в отдельных случаях письмо обязательно должно быть написано от руки (например, при выражении соболезнования, поздравлении по случаю бракосочетания).

Приведем минимальный перечень ситуаций в деловой жизни, которые принято сопровождать письменными сообщениями:

1) поздравление (в связи с юбилейной датой, по случаю бракосочетания, получения нового служебного назначения, по случаю выигранного конкурса и т. п.);

2) соболезнования;

3) выражение благодарности за прием (на следующий день), за подарок, за помощь;

4) в других подобных случаях.

Подпись под деловым письмом должна быть сделана от руки; факсимиле в деловой переписке не допускается, так как свидетельствует о неуважении к адресату или об отсутствии внимания к нему. Факсимиле используют начальники лишь самого высокого ранга.

Уважающая себя компания, которая с таким же уважением относится к своим клиентам, поставщикам и прочим корреспондентам, пользуется фирменной почтовой бумагой, на которой пишутся деловые письма.

Почтовая бумага должна быть хорошего качества и разного формата – от стандартного А4 до небольшого А8. Цвет бумаги – только светлый: белый, кремовый, светло-бежевый и т. п. Вверху должно быть напечатано название организации, возможно, ее логотип, адрес и телефоны, т. е. бланк должен быть фирменным.

К деловым письмам предъявляются следующие требования:

1) деловое письмо должно быть написано четко, фразы должны легко читаться, недопустима перегрузка предложения причастными и деепричастными оборотами, недопустимы назывные предложения, метафоры и прочие средства сравнительности речи. Рекомендуется классическое с точки зрения грамматики построение фраз: подлежащее – сказуемое – обстоятельство места и т. д.; минимум прилагательных, почти полное отсутствие местоимений;

2) стиль делового письма – деловитость, отсутствие посторонних фраз;

3) деловое письмо должно быть предельно коротким;

4) лексика и орфография должны быть безупречными;

5) краткость, грамотность;

6) логичное деловое письмо – знак уважения к адресату.

Рассмотрим основные виды писем, наиболее часто встречающиеся в деловой жизни.

I. Резюме и письмо с просьбой о приеме на работу

Эти две разновидности делового письма имеют общую цель – привлечь внимание адресата и пробудить у него желание принять вас на работу или предварить это еще одним этапом – личной встречей (собеседованием).

Разница в том, что письмо обращено к конкретном лицу, от которого зависит решение, и надо обращаться к нему, используя титул (общепринятое обозначение должности): «Господин председатель и т. п.», либо по фамилии: «Господин Иванов».

Прежде чем решить вопрос о том, какое обращение употребить в деловом письме с просьбой о приеме на работу, лучше всего позвонить в организацию и осведомиться у секретаря, какое обращение предпочитает человек, имеющий данную должность.

Основное содержание и делового письма, и резюме одно и то же:

1) фамилии, имя, отчество (на инициалы, а полностью); в резюме – это естественное начало, но и в деловом письме с просьбой принять на работу имеет смысл указать прежде всего фамилию, имя и отчество, чтобы не заставлять того, кто читает обращенное к нему письмо, разыскивать подпись;

2) образование: указываются все учебные заведения, которые автор резюме или письма уже закончил, в каком году, какая квалификация, специальность или специализация указаны в дипломе. Если автор резюме закончил не одно учебное заведение, следует перечислить все, включая различные курсы, деловые школы и пр. Однако, если автор не желает упомянуть какое-либо заведение, полагая, что этот факт ничего не прибавляет к его деловому портрету, – это его право;

3) настоящее место работы: здесь же уместно указать и другие места работы, где работал претендент ранее, но право выбора за ним: можно прежнее место не указывать, но это сузит характеристику соискателя;

4) должность, на которую претендует соискатель; но это может быть не только конкретная должность, но и направление работы, которой хотел бы заниматься соискатель. Здесь уместно дать обоснование (пояснение, подтверждение) тому, почему именно эту должность или работу хочется иметь автору резюме (письма). Самое логичное – указать на определенные деловые качества, способности, наклонности, стажировки или временное исполнение обязанностей на желаемом должностном уровне, а может быть, и собственные умозаключения соискателя о том, прочему именно желаемая должность (направление работы) лучше всего раскроет его творческий потенциал.

Не преувеличивая, можно сказать, что это самая важная часть письма, и соискателю необходимо продемонстрировать (не лично, а письменно) сворю полную убежденность в объективной необходимости благорасположения обстоятельств и персон, от которых это зависит, для замещения автором резюме должности, на которую он претендует.

II. Письмо – заявление об уходе

Обычное заявление об уходе содержит (в правом верхнем углу) должность, фамилию, имя, отчество адресата, название делового послания (слово «заявление» – в середине строки), далее идет текст заявления с просьбой об увольнении с определенной даты. Причина такой просьбы может быть указана или нет – хотя более этичным считается первый вариант.

Некоторые организации практикуют увольнение сотрудника по собственному желанию только после написания им письма – заявления об уходе.

Письмо-заявление отличается более пространным текстом, поскольку принято указывать причину увольнения; заметим, что обычно называется причина, имеющая относительно благополучную психологическую окраску, например желание найти работу ближе к дому и т. п.

В таком письме уместно выразить благодарность руководству той организации, из которой сотрудник увольняется, за возможность приобрести (или усовершенствовать) свое профессиональное мастерство, за справедливое и доброжелательное отношение.

Однако письмо – заявление об уходе не должно быть «поминальным плачем», ведь сотрудник увольняется по собственному желанию, поэтому следует соблюсти баланс между желанием уволиться, явно выраженным, и чувством благодарности к оставляемому коллективу и его руководству.

III. Рекомендательное письмо

В современной деловой жизни принято такое содержание рекомендательного письма:

1) представление рекомендуемого адресату («К вам обращается…») и повод для обращения;

2) характеристика рекомендуемого: базовое образование, опыт работы, уровень компетентности и профессионализма, личностные характеристики – словом, все то, что позволяет автору письма предложить рекомендуемого для замещения определенной должности или включения в определенное направление работы без указания должности;

3) иногда к письму-рекомендации прилагается резюме, выполненное претендентом на должность; тогда о наличии резюме следует указать в рекомендательном письме;

4) в заключение в письме излагается просьба встретиться с рекомендуемым, ознакомившись предварительно с данными резюме, для принятия окончательного решения (неэтично при этом навязывать адресату положительное решение вопроса, и слова «настоятельно рекомендую» здесь недопустимы);

5) в конце письма – подходящая к данной ситуации формула «вежливости» – в данном случае это благодарность за внимание, проявленное при ознакомлении с рекомендательным письмом и прилагаемыми материалами.

IV. Письмо-отказ

В современных деловых кругах принята еще одна форма письменного делового общения – письмо-отказ. Оно не имеет широкого распространения, тем не менее скажем, что оно из себя представляет.

Письмо-отказ используется тогда, когда надо ответить отрицательно кому-либо из претендентов.

Принято считать, что неэтичной является формулировка: «Вы нам не подходите», хотя, вполне возможно, именно это и является причиной настоящего отказа.

Более приемлемой и этичной может быть фраза: «К сожалению, мы не имеем в настоящее время возможности предоставить вам возможность трудоустройства в силу следующих причин»; далее следует указать достаточно объективную причину, препятствующую приему на работу (например, невозможность увеличения контингента работающих). Конечно, такая позиция тоже не свободна от упреков в неэтичности. Однако из двух зол, как утверждает пословица, выбирают меньшее, поэтому рекомендуется слегка покривить душой, чтобы не наносить психологическую травму претенденту, так как на наш взгляд, это меньшее зло.

V. Письмо-запрос о ходе исполнения дела (договоренности, сделки и пр.)

В деловой практике обстоятельства могут складываться так, что возникает необходимость получения информации о том, как продвигается выполнение ранее заключенного договора, есть ли изменения относительно даты совещания.

Такая необходимость возникает далеко не всегда, а лишь в том случае, если сотрудники, которым получено исполнение, действуют недостаточно оперативно и процесс затягивается.

Соответствующее деловое письмо должно прежде всего содержать напоминание о том договоре, выполнение которого волнует автора письма: номер договора, дата заключения, суть договора, кем он подписан с обеих сторон. Затем формулируются вопрос и причины, его вызвавшие («не имеем сведений о…», «не располагаем информацией о ходе…»).

В заключение – обычная форма вежливости: «Приносим извинения за хлопоты, вызванные необходимостью…»

VI. Письмо-благодарность

Благодарность в деловой практике может быть выражена по самым различным поводам:

1) за поздравление по случаю юбилея и пр.;

2) за рекомендацию при устройстве на работу;

3) за рекомендацию для найма сотрудника, если он идеально подошел для замещения вакантной должности;

4) за приглашение на прием;

5) за помощь в любом виде – предоставление необходимой информации, материальную помощь и т. п.

Обычно стиль письма-благодарности носит менее официальный характер, чем другие деловые письма; в таком письме, естественно, просматривается эмоциональная окраска положительного свойства, так как письмо должно донести до адресата теплоту и искренность.

VII. Письмо-напоминание

Такое письмо напоминает о назначенном ранее мероприятии – совещании, деловой встрече, приеме, необходимости выполнить обещанное. Рассылка таких писем вызвана информационной перегрузкой современного делового человека. Хотя договоренность о деловой встрече уже была достигнута ранее или приглашения на прием разосланы в срок, однако для полной уверенности устроителей совещания, переговоров, приема рассылаются письма, напоминающие о вышеуказанных мероприятиях. Содержание такого письма сводится к дате, цели мероприятия и выражению надежды (или уверенности), что адресат «почтит его своим посещением». Текст письма весьма краток.

VIII. Письмо-уведомление

Такие письма обычно рассылают организации, особо заботящиеся о своих клиентах. Организация сообщает о смене адреса, выпуске новой продукции, об открытии дополнительных филиалов и т. п., следовательно, цели письма-уведомления в основном рекламные.

Обычно письма выполнены типографским способом.

В заключение воспользуемся возможностью еще раз напомнить о том, что деловое письмо должно производить впечатление безупречности во всем:

1) безупречный стиль;

2) безупречное правописание;

3) безупречная бумага, на которой отпечатано письмо;

4) безупречный шрифт (разборчивый, не мелкий, не имитирующий рукописный, достаточно жирный);

5) безупречное расположение текста;

6) письмо должно быть достаточно коротким – так оно легче воспринимается.

Письма могу посылаться по почте, по факсу или по сети Интернет. В первых двух случаях они должны быть подписаны вручную.

Последнее, что необходимо сказать, характеризуя современную деловую переписку, – на все письма следует давать ответ, даже если он отрицательный или адресат затруднился с ответом (суть ответа в этом случае должна быть такова – затруднился с ответом). Сроки ответа, существующие в деловом мире, также должны быть выдержаны. Отсутствие ответа или нарушение сроков ответа будет воспринято как неумение вести дела должным образом, и последствия этого не замедлят сказаться.

Кроме деловой корреспонденции, курсирующей между организациями, существует и внутриорганизационная переписка.

Для внутреннего обмена информацией используются как фирменные бланки, так и простая бумага.

Содержание внутренней переписки может быть различным, существуют лишь некоторые общие правила:

1) письмо должно быть лаконичным;

2) обязательно проставляется дата;

3) никаких личных инсинуаций во внутренней переписке;

4) следует осторожно и аккуратно относится к информации, которая, будучи выведенной за пределы организации, может повредить последней;

5) разборчивая подпись обязательна.

В остальном рекомендации по внутриорганизационной переписке совпадают с изложенными ранее.

3.5. Деловые приемы

При словах «прием», «банкет», «ужин» обычно возникают ассоциации, связанные с отдыхом, развлечениями и тому подобными приятными вещами, не требующими напряжения и мобилизации сил, профессиональной компетентности, умения следить за собой.

Однако прием в деловой сфере – это прежде всего служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей. Деловые приемы хотя и имеют более свободную, раскованную атмосферу, нежели деловая встреча или переговоры, однако преследуют ту же самую цель: заключение взаимовыгодных сделок.

Полуофициальная обстановка приемов позволяет присутствующим завязать полезные знакомства, обсудить в целом будущие выгодные для обоих партнеров контракты, расширить или углубить уже имеющиеся контакты, обменяться взглядами и мнениями, позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и притязания будущих партнеров, их особенности в организации дела. Кроме того, для опытного бизнесмена наблюдение за поведением, поступками приглашенных на прием может быть источником информации, которая в свою очередь послужит одной из базовых составляющих при принятии решения о заключаемой сделке.

Очевидная польза от организации приема заключается еще и в следующем: иногда переговоры между двумя фирмами затягиваются, возникает тупиковая ситуация, когда ни одна из сторон не может или не хочет уступить, пойти на компромисс и в то же время не желает прекращать переговоры, поскольку есть вполне реальная возможность получения выгоды. В таком случае часто организация приема – завтрака, обеда или ужина – помогает создать непринужденную атмосферу, ближе узнать партнеров и облегчает проведение переговоров.

Итак, цель любого делового приема – способствовать заключению взаимовыгодных договоров.

Кроме этой цели, может быть и другая – отпраздновать юбилей фирмы, достижение значительных финансовых результатов, поскольку это дает повод провести время в непринужденной радостной обстановке.

Однако следует еще раз напомнить, что деловой прием – это прежде всего исполнение служебных обязанностей. Менеджер (или рядовой сотрудник), приглашенный на прием должен постараться поговорить с интересующим его фирму человеком и завязать беседу на важную для фирмы тему.

Если же менеджер принадлежит к работникам фирмы, устроившей прием, его обязанности усложняются – на протяжении всего приема он должен следить за его ходом и проводить представление приглашенных друг другу, организовывать многочисленные встречи и беседы отдельных групп гостей, следить за тем, чтобы никакой гость не остался в одиночестве, поскольку это может подействовать на него угнетающе и испортить впечатление от приема. Кроме того, сотрудники фирмы-хозяйки должны на протяжении всего приема осуществлять контроль за обслуживающим персоналом, чтобы не допустить сбоев и ошибок в обслуживании.

Деловые приемы можно классифицировать следующим образом:

1) приемы, проходящие стоя, с наличием посадочных мест;

2) приемы стоя – без посадочных мест.

Кроме того, приемы можно разделить на дневные (рабочий завтрак, завтрак) и вечерние (коктейль, бокал шампанского, обед).

Дневные приемы.

1. Рабочий завтрак: начало в 8.15 – 9.00. Длительность – от 30 минут до 1 часа.

Одежда – повседневный деловой костюм. Цель – решение принципиальных вопросов по намечаемым договорам, сделкам и пр. одновременно с завтраком – из экономии времени.

Рабочий завтрак целесообразен, если число участвующих невелико – до пяти человек.

Алкогольные напитки не подаются, меню ограничено, супруги бизнесменов не приглашаются.

2. Завтрак: начало в 12.00 – 12.30. Продолжительность – 1 – 1, 5 часа. Одежда – повседневная деловая. Меню: холодные закуски, одно-два горячих блюда, десерт, кофе. Напитки – сухие вина, шампанское. Супруги бизнесменов не приглашаются.

В целом дневные приемы носят менее торжественный и более деловой характер, чем вечерние.

Вечерние приемы.

3. Коктейль, бокал шампанского – небольшой по длительности прием (1, 5 – 2 часа), как правило, проходит стоя. Напитки, горячие и холодные закуски, разносятся официантами. Иногда такой вид обслуживания дополняется еще несколькими буфетами-стойками, где желающим предлагаются напитки. Начало приема – примерно в 17.00.

4. «А ля фуршет» – продолжительность та же, что и у приема типа «коктейль», начало приема – также около 17.00. Этот прием проводится стоя, но есть одно отличие: на приеме «а ля фуршет» накрываются столы с закусками, горячими блюдами, а также посудой и приборами. Гости сами накладывают в свои тарелки желаемые блюда. Однако название приема подсказывает, что на столах находятся только те блюда, которые можно есть без использования ножа, стоя, т. е. держа тарелку в одной руке, а вилку – в другой.

Одежда на приемах типа «коктейль», «бокал шампанского» и «а ля фуршет» – обычный костюм, женские костюмы более нарядные, менее жесткие требования к украшениям.

5. Буфет-обед – прием, начало которого назначается примерно на 18 – 20 часов. Принципиальное отличие этих приемов, кроме времени начала и продолжительности (2, 5 – 3 часа), в том, что, хотя кушанья и приборы находятся на большом столе, играющем роль буфета, этот прием проходит не стоя, а сидя. В зале устанавливаются столы, и приглашенные, самостоятельно выбрав закуски, садятся за столы. Хотя это и вечерний прием, смокинги, вечернее платье необязательны, поскольку прием предполагает самообслуживание, гостья в вечернем платье будет чувствовать себя неудобно, шествуя с тарелкой по залу в поисках места.

6. Обед – самая торжественная форма приема. Отметим, что на обед часть самых уважаемых гостей, например первых лиц фирмы, может быть приглашена с супругами (на прочие виды приемов супруги не приглашаются).

Правила проведения приема подчиняются требованиям делового протокола. Рассмотрим их подробнее.

Приглашение

Приглашения обычно выполняются типографским способом, а дополнительные сведения (фамилия, имя, отчество приглашенного) могут быть вписаны от руки. В приглашении не ставятся дата отправления и подпись.

Первые строки приглашения дают информацию о том, кто (какая организация) и по какому поводу приглашает на прием. Обычно используется оборот «приглашает» или «имеет честь пригласить», далее идут фамилия, имя и отчество приглашенного.

Иногда фирма-хозяйка отправляет приглашение другой фирме без указания имен приглашаемых. Текст при этом может быть примерно такой: «Фирма А приглашает двадцать сотрудников фирмы Б на банкет по случаю…» В таком случае фирма, сотрудников которой приглашают, сама определяет фамилии тех, кто будет присутствовать на приеме, и передает список фамилий приглашающей фирме. Сотрудники, чьи фамилии есть в списке, должны предъявить охране при входе в помещение, где будет проходить деловой прием, документ, удостоверяющий личность.

Во второй части приглашения указывается, какой будет форма обеда (обед, прием, коктейль), когда он состоится и где.

В приглашении на завтрак, бокал шампанского, бокал вина, коктейль принято указывать время начала и окончания приема, например 12.00 – 13.30.

Ответить на приглашение и подтвердить свое присутствие или сообщить об отсутствии полагается в течение суток со дня получения приглашения. Можно сделать это по телефону или факсу – последнее предпочтительнее, так как сохраняет текст подтверждения. Отказ обязательно следует оформить письменно – в виде почтового послания или по факсу; в письме-отказе кратко указывается причина, по которой приглашенный не может присутствовать.

Поведение за столом

Поведение человека за столом – целая наука. И поскольку приемы – неотъемлемая часть деловой жизни, современные школы бизнеса, колледжи и другие учебные заведения обучают будущих бизнесменов правильно вести себя за столом, проявлять вежливость и предупредительность по отношению к соседям, есть не только красиво, но и «безопасно» для окружающих, т. е. без риска опрокинуть рюмку или уронить вилку на одежду рядом сидящего человека.

1. За столом совершенно недопустима неумеренная жестикуляция, Это может привести к тому, что вино упадет на чью-либо одежду, упадет или опрокинется тарелка и т. п.

2. Не следует класть локти на стол (можно задеть соседа или его столовый прибор).

3. На деловых приемах не принято чокаться. Уж если это делать, то только по отношению к ближайшим соседям по столу, остальных можно слегка поприветствовать, приподняв бокал, легким наклоном головы.

4. Представители принимающей стороны, т. е. хозяева, садятся первыми, чтобы создать непринужденную атмосферу, в которой приглашенным тоже проще сесть за стол.

5. Начинает есть первым тоже хозяин, чтобы подать пример. Но он не должен первым вставать из-за стола: это разрешается сделать только после того, как встал последний гость. Не следует в этом случае бояться того, что хозяину придется сидеть за столом бесконечно, как уже упоминалось ранее, время начала и окончания приема обозначены в приглашении. Кроме того, следует надеяться, что нормы приличия знакомы всем присутствующим, и они не заставят первых лиц фирмы слишком уж долго томится за столом в ожидании того, как насытится последний гость.

6. За столом принято вести беседу. Если число участников приема небольшое, беседа бывает общей. Если число гостей более 30 – 40 человек, беседуют рядом сидящие. При этом не принято переговариваться через головы соседей: если что-то очень нужно сказать соседу, сидящему через одного человека, надо это сделать, отклонившись назад, т. е. за спиной непосредственного соседа, а не перед его лицом.

7. При разговоре с соседом нельзя поворачиваться спиной к другому соседу.

8. Очень существенное напоминание: недопустимо вслух делать замечания о недостаточности хороших манер кого-нибудь.

Беседа за столом

Беседа за столом является основной целью деловых приемов. Но за столом не принято говорить о делах, беседа должна носить общий характер. О делах будут разговаривать потом, когда закончится застолье, длящееся от 1, 5 до 2 часов.

За столом же следует затрагивать общие темы – о погоде, о культуре и искусстве, причем не рекомендуется углубляться в какие-либо темы, так как это может привести к спорам и даже конфликтам.

Общепринятые в светском этикете ограничения на тематику застольных бесед действуют и в деловом этикете: не принято говорить о здоровье – своем или кого-либо из присутствующих, о заработной плате и вообще о доходах, а также о семейных неурядицах, спорах и конфликтах с руководством. Желательно избегать длинных монологов в разговоре.

Не следует спрашивать собеседников о возрасте и должностном ранге.

Некрасиво выглядит человек, говорящий плохо об отсутствующих.

Полезно не только говорить в соответствии с правилами этикета, но и уметь слушать, т. е. не прерывать собеседника, смотреть на него с вниманием и интересом, давать ему возможность высказывать свою мысль полностью, показывать собеседнику, что тема разговора интересна.

При организации деловых приемов существует одно правило, которое хорошо знает любая протокольная группа: хорошее впечатление от приема, приподнятое настроение, приятное общение определяются не тем, какое количество алкоголя подано к столу, а тем, как составлен список приглашенных, насколько они осведомлены о правилах делового этикета, а также уровнем интеллекта и воспитания присутствующих.

3.6. Выставки, ярмарки: нормы этикета

Выставки и ярмарки стали привычным явлением в российской деловой жизни. Подобные мероприятия имеют свои этические принципы (например, принцип «не критикуй конкурента»), а также свой комплекс норм, правил и стандартов поведения, т. е. свой деловой этикет.

Выставки бывают местные, национальные и международные. Выставки, выставки-продажи, ярмарки имеют своей целью завязать новые деловые связи, укрепить старые партнерские отношения, познакомиться с новой информацией, встретится с единомышленниками и конкурентами, обсудить с представителями своей отрасли и смежных отраслей новые тенденции в производстве и продаже товаров и услуг, вести поиск новых рынков сбыта своей продукции или приобретения сырья, комплектующих и т. д., т. е. перечень целей выставки практически неисчерпаем.

Для активного, прогрессивного делового человека значение выставки трудно переоценить: здесь можно встретится с покупателями, специалистами, потенциальными заказчиками, непосредственно общаться с производителями, выяснить неиспользованные производственные возможности, посмотреть экспериментальные образцы новой продукции.

Работа каждой выставки, как правило, освещается средствами массовой информации, поэтому участие в выставке – дополнительная возможность фирме рекламировать себя и свою продукцию – дает повод связаться не только со своими клиентами и покупателями, но и с теми, кто мог бы быть ими потенциально.

Письма, информирующие о том, что данная фирма примет участие в выставке, целесообразно разослать всем, кого интересуют произведенные товары или услуги.

Конечно, устроители выставки также прилагают определенные усилия в этом направлении. Однако если каждая фирма, участвующая в выставке, напишет письма, уведомляющие всех, кто может проявить интерес, то это может дать дополнительную возможность охватить весьма и весьма большой круг фирм, и выставка будет иметь больший резонанс в деловых кругах, что и является желательным как для ее устроителей, так и для участников.

Письма-уведомления, направляемые фирмой – участницей выставки реальным и потенциальным потребителям, должны быть краткими. Главная цель – не информировать обо всем подробно, а возбудить интерес и желание все посмотреть своими глазами. В таком письме достаточно указать адрес выставки и местоположение на ней фирмы, сроки проведения выставки; обязательно указывается день для посещения ее специалистами (когда вход для широкой публики закрыт или ограничен). Заканчивается письмо фразой типа: «Будем рады встретится с вами на выставке и показать наши последние достижения».

Такие письма должны быть разосланы по специально составленному, тщательно продуманному списку. Сроки между рассылкой писем-уведомлений и датой открытия выставки должны быть небольшими, чтобы сохранилась острота восприятия и запоминания содержания письма.

Кроме писем-уведомлений, могут быть посланы и приглашения. Рабочая группа фирмы, готовящая фирму к выставке, должна согласовать список приглашенных с руководством и только после этого направить приглашения адресатам.

Письма-приглашения могут быть именными и на предъявителя, но в последнем случае в приглашении указывается, что его могут предъявить на входе сотрудники приглашаемой фирмы.

Еще один вариант приглашения: фирма может выделить один день, общий для всех приглашенных. В письма-приглашения имеет смысл вложить каталоги и другие информационные материалы.

Иногда выставляющиеся фирмы устраивают небольшой прием, поэтому этикет требует от получивших приглашение ответа – будет ли присутствовать приглашенная фирма (лицо) на приеме или нет.

За несколько дней до открытия выставки рабочая группа экспонирующейся фирмы должна обзвонить всех, кто не успел ответить на приглашение, и тактично выяснить их отношение к посещению.

Надо сказать, что такой прием привлечения интереса к выставкам в российской практике, к сожалению, почти не используется.

И уж совсем неизвестной в России является практика рассылки писем после закрытия выставки, а ведь это еще одно рекламное напоминание, однако мягкое, этичное, вполне заслуживающее применения в бизнесе. Однако рассылать такие поствыставочные письма, содержащие благодарность за проявленный интерес и надежду на дальнейшие деловые контакты, надо только тем фирмам и отдельным посетителям, о которых фирма-участница имеет точные сведения как о посетивших не только выставку, но и выставочный бокс или стенд, принадлежащий данной фирме.

Обычно в ходе функционирования выставки бокс обслуживается двумя категориями работников: прежде всего это сотрудники фирмы, специально для этого выделенные (обслуживающий персонал, выполняющий второстепенную работу, менеджеры высокого уровня, например коммерческий директор, главный технолог и т. п.). Вторая категория – сотрудники выставочного комплекса, прикомандированные дирекцией к боксу, занимаемому фирмой.

Присутствие представителей высшего уровня руководства фирмы необходимо в выставочном боксе, так как практика проведения выставок показывает, что посетители, имеющие серьезные намерения по заключению договоров, интересуются техническими, технологическими деталями, и иногда проекты договоров разрабатываются в деталях непосредственно на выставке. Конечно, трудно обеспечить присутствие, например, финансового директора на выставке каждый день с утра до вечера, так как на фирме тоже испытывают необходимость в его консультациях и решениях. Тогда можно поделить рабочий день специалиста на две части – на выставке и в офисе.

В те часы работы выставки, когда менеджеры высшего ранга не имеют возможности присутствовать на выставке, с ними должна быть обеспечена прямая связь на случай необходимости срочного решения вопросов, связанных с заключением договоров, а также других, возникающих в процессе работы, поскольку одна из основных задач персонала фирмы, занятого на экспозиции, – не только заинтересовать, но и не упустить потенциального клиента.

Для этого часто необходимо решать, хотя бы в общих чертах, принципиальные вопросы партнерства, предоставить техническую, технологическую, финансовую и прочую информацию, которой, кроме руководства, никто не владеет.