Текст книги "Организационная анатомия. Как управлять компанией с хирургической точностью"

Олег Коновалов
Организационная анатомия

Oleg Konovalov

Organisational Anatomy

© 2016 by Oleg Kolonov

© Кияченко Н. В., перевод на русский язык, 2016

© Издание на русском языке, перевод на русский язык, оформление. ООО Группа Компаний «РИПОЛ классик», 2016

Предисловие

Потрясающий рост количества организаций и их масштабов за несколько последних десятилетий сопровождается серьезными вызовами, с которыми столкнулись управленцы всех уровней и рангов, заставляющими менеджеров постоянно совершенствовать свои способности, управленческие навыки и производительность. Глобализация и современные технологии помогают организациям расширяться и становиться ближе к потребителю, но в то же самое время это вызывает усиление конкуренции за место на рынке, доступ к ресурсам и эффективное их использование, повышение стандартов производительности организаций и улучшение качества товаров и услуг. Как результат, ценой вопроса становится дальнейшее существование и благополучие многих организаций, так как они сталкиваются с необходимостью развивать неординарные способности и навыки высшего порядка, которые позволяют «выделиться из толпы» и быть успешными. Конкуренция за ресурсы (особенно «фокальный» организационный ресурс) и изменяющиеся запросы потребителей заставляют переосмысливать «правила игры», что требует новых подходов и знаний, утонченного понимания внутренних и внешних процессов, эффективных управленческих практик и хорошо сбалансированных программных действий.

Успех в коммерческой деятельности в XXI веке требует применения хирургически точных организационных стратегий, которые основаны на ясном понимании организационных характеристик и особенностей, существующих ресурсов и накопленных знаний, позволяющих эксплуатировать весь организационный потенциал до его абсолютного предела, что происходит во все более усиливающейся конкурентной гонке за максимально высокую производительность и выживание.

Альберт Эйнштейн говорил, что «все должно быть сделано настолько простым, насколько это возможно, но не упрощенным». В развитии своего понимания организационных процессов, управленцы не могут позволить себе чрезмерных усложнений и тем самым потерять возможность предоставить ответ на новые управленческие дилеммы, что способно привести к затратным и непродуктивным решениям. Это ведет к дорогостоящему и непродуктивному результату, убыткам и, как следствие, к смерти организации.

Эта книга предлагает взглянуть на организацию по-новому, через призму «организационной анатомии», которая рассматривает организационную структуру, функции, поступления и производство как человеческое тело. Открывая новую эру в исследовании организационных процессов, организационная анатомия объясняет процессы, протекающие как внутри, так и вне организации, и предлагает оптимальную конфигурацию различных организаций. Организации рассматриваются как живые организмы, которые можно научить дышать, функционировать, двигаться и развиваться внутри их специфических сред обитания. Использование классификации различных видов организаций и анализ их биологических функций позволяют соединить существующие теории в этом новом управленческом подходе. Это дает возможность всем стейкхолдерам, т. е. заинтересованным лицам, понимать организации, в которых они работают и с которыми сотрудничают, поскольку биологические примеры относятся к повседневному опыту. Это позволяет увидеть смысл сложных процессов и облегчает усвоение многомерных идей.

Данная книга предлагает обсуждение пяти архетипов организаций, а именно: производителей, организаций, зависимых от знаний, зависимых от месторасположения, донорозависимых и организаций, аффилированных с государством, а также их специфичных особенностей, операционных принципов, размеров, характеристик и различного возраста и уровня зрелости. Обсуждая доступ к ресурсам, природу и силу внешних организационных связей, роль каждой организационной функции в обеспечении доступа к ресурсам и их эффективного использования, организационная анатомия позволяет классифицировать организации и получить целостную картину жизнедеятельности компаний.

Главное предназначение организационной анатомии состоит в том, чтобы наделить менеджеров умением распознавать проблемы и трудности, через понимание и способность диагностировать организационные патологии и заболевания и тем самым предоставить возможность их эффективного преодоления. Простые проблемы могут возникать на стадии, когда организация уже ослаблена каким-либо организационным заболеванием, что может серьезно угрожать существованию всей организации. Многие из таких заболеваний достаточно часто встречаются и вполне поддаются лечению при условии постановки правильного диагноза и назначения должного курса лечения. Как следствие, управленцы должны быть способны диагностировать организационные проблемы и заболевания, особенно на ранних стадиях, чтобы обеспечить здоровье, выживание и успех организации, и заблаговременно выявлять угрожающие тренды на самых ранних стадиях. В современном мире коммерции именно управленцы несут ответственность за недостаток управленческих знаний и производительность организаций, которыми они руководят. Организационная анатомия предлагает им механизмы предвидения, необходимые для благополучия и выживания организации.

Данная книга адресована широкому кругу руководителей, предпринимателей и управленцев, принимающих решения на всех уровнях и работающих в частном, общественном и некоммерческом секторах. Книга представляет интерес как для ученого сообщества, так и для рядового читателя. Эта книга будет также полезна всем тем, кто заинтересован в понимании организаций как целостного феномена, что может быть достигнуто через способность видеть и понимать эффективные структуры и процессы, происходящие как внутри, так и снаружи организации.

Благодарность от автора

Эта книга не была бы закончена без содействия моей супруги Загидат Коноваловой, которая вдохновила меня на ее написание и чья поддержка сделала возможной ее появление.

Я выражаю искреннюю признательность Dr. Carmel de Nahlik за бесценную помощь и поддержку. Многие часы обсуждений этой концепции позволили отточить аргументы и заглянуть за границы традиционного мышления.

Глава 1
Введение в организационную анатомию

Почему родилась эта книга

Эта книга предназначена как для обычных, так и для неординарных людей – всех тех, кто занят поиском интегрированного подхода, который помог бы им понять не только свои собственные организации, но и другие, с которыми они взаимодействуют в повседневной жизни. Она написана для предпринимателей и управленцев, неустанно затрачивающих свои силы и время на личностное и профессиональное развитие, а также для их коллег, клиентов и партнеров. Особенно полезна эта книга будет тем, кто знает, что такое бессонные ночи и кого поддерживают лишь собственные азарт, мечты и замыслы. Пусть не напрямую, но косвенным образом, настоящая книга написана, в том числе и для того, чтобы в некоторой степени облегчить положение их давно страдающих семей, поскольку автор надеется, что она поможет менеджерам найти ответы на сложные вопросы и тем самым позволит им уделять больше времени своим семьям. Безусловно, книга не предлагает панацею от всех управленческих проблем, но предлагает новый подход, позволяющий прояснить управленческое мышление и таким образом содействовать пониманию и решению организационных проблем.

Современная коммерческая деятельность определяется и движима результатами и метрическими показателями. При этом мы склонны смотреть на традиционно принятые показатели и финансовые коэффициенты без фактического осознания, почему сбой в процессе может означать, что затраченные ресурсы (включая людей и их усилия, деньги и материалы) не приносят ожидаемой отдачи. Таким образом, в действительности мы можем просто не понимать истинной причины неиспользования потенциала и провала столь многообещающих новых предприятий и проектов. Данный вопрос остается очень важным не только для управления своей организацией, но и для понимания принципов эффективного взаимодействия с другими организациями. Занимаясь вопросами управления каждый день, мы зачастую затрудняемся определить природу деятельности не только партнерских организаций, но даже собственных. В конце концов, мы все потребители и хотим знать ответы на, казалось бы, самые простые вопросы. Почему нет молока на полке в супермаркете? Почему мою машину нельзя отремонтировать сегодня?

Основная мысль этой книги заключается в том, что академическая традиция и сложившаяся коммерческая практика привели к тому, что люди смотрят на организации как на набор независимых составляющих, без учета их деятельности, а не как что-то целостное. Попытки рассмотреть организации как живые организмы предпринимались и раньше. Но данный подход, использующий идеи из клинической практики и рассматривающий организации не только как жесткие или подвижные системы, но и как живые организмы, впервые предлагает удобную метафору, позволяющую определить, каким образом оптимизировать организационную производительность и разработать полезную классификацию для диагностирования и решения проблем. Бизнес поставляет основную часть ресурсов, которые необходимы для обеспечения жизни человека и, казалось бы, остается идеальным по своей форме. Однако сами организации также страдают от различных негативных факторов, проблем, заболеваний и всевозможных провалов, которые могут быть сведены в категории, что позволит подобрать правильное лечение, но только при условии использования системного подхода. Недавние кризисы лишь свидетельствуют, что экономики могут расти, даже оставаясь по своей сути больными, что, в свою очередь, неизбежно ведет к следующему, более сильному, кризису.

Кооперирующиеся корпорации

Само слово «корпорация» происходит от латинского слова corpus, что означает «тело». Это не случайно. Исторические источники утверждают, что это понятие существует еще со времен правления римского императора Юстиниана, когда так стали называть сообщества или объединения, которые существовали совершенно независимо от своих членов, при этом наделялись более широкими правами и привилегиями, чем индивидуальные члены таких объединений. Однако корпорация воспринимается как некое виртуальное образование, что-то эфемерное. И хотя мы можем считать ее чем-то вещественным или материализованным, это не означает наличие физической жизни. Равным образом корпорации не рассматриваются разными исследователями как нечто схожее, и все по той же причине. Как следствие, не существует единого понимания природы организаций, и это несмотря на то, что мы об этом часто говорим и пишем. Мы воспринимаем природу организаций по-разному, принимая этот факт как само собой разумеющийся. Мы забываем о том, что организации состоят из людей и функционируют в результате процессов взаимодействия между внутренними и внешними заинтересованными лицами, то есть внутренними и внешними стейкхолдерами, то есть всеми теми (людьми и организациями), на кого влияет деятельность организации, либо кто влияет на деятельность организации. Другими словами, даже сторонние люди и организации вольно или невольно вовлекаются в процесс жизнедеятельности корпорации и влияют на него. При этом все организационные процессы происходят постоянно и без всяких остановок. Их интенсивность и динамичность обусловлены интерактивной природой взаимодействия и взаимного влияния всех участников организационных процессов.

Идея понимания единого целого формирования, состоящего из нескольких компонентов, функционирующих в унисон, изначально прослеживалась в армиях. Эта аналогия дает бесспорный аргумент современным менеджерам и руководителям для использования военных стратегий, а также использования опыта и рекомендаций военных стратегов. По сути, это объясняет, почему на полках книжных магазинов книги по бизнес-литературе зачастую соседствуют с книгами, анализирующими стратегии и тактики, которые применяли такие знаменитые стратеги и военачальники, как Сунь Цзы, Юлий Цезарь, Александр Македонский, Наполеон, Нельсон и Чингисхан. У всех них была одна схожая черта – они считали свои армии едиными и живыми организмами и делали упор на воспитание у подчиненных чувства общности и сопричастности, как к победе, так и к поражению. Отказ оказать помощь другим подразделениям жестоко карался, благодаря чему ими были созданы мощные, маневренные, выносливые и управляемые армии. Используя пример с армиями, можно сказать, что корпорации или организации также представляют собой сплоченные образования, а не просто набор индивидуумов и процессов.

Экипаж корабля является удачным примером самодостаточной «живой» организации, в которой все члены команды взаимозависимы с точки зрения их ролей и функций. Давайте представим себе судно, где штурманы на мостике с трудом представляют, что происходит в машинном отделении или на палубе. Хотели бы вы оказаться на борту такого корабля во время шторма? Если вы не любитель рисковать, полагаю, что нет! Однако в организациях достаточно часто случается, что менеджеры и сотрудники имеют очень смутное представление о том, чем занимаются их коллеги из других отделов и служб. Возникает вопрос, что будет с такой организацией, если налетит сильный шторм, грозящий погубить их корабль (организацию)? Хотели бы вы работать в такой организации?

Организационная анатомия

Организации жизненно важны для каждого из нас, ибо, как писал американский социолог Амитай Этциони, «мы рождаемся в организациях, получаем образование в организациях, и большинство из нас проводит большую часть жизни, работая на организации». В то же время организации создаются людьми и отражают человеческую природу их создателей. Структуры и изначальные формы организаций, о которых размышлял Этциони, достаточно схожи с организмом человека в нескольких отношениях. Человеческое тело создано для того, чтобы выживать в разных условиях и средах обитания, которые меняются, что прежде всего требует способности быстро адаптироваться к существующим условиям. Аналогичным образом организации создаются для успешного выживания и извлечения прибыли в различных средах и условиях, то есть странах, рынках и отраслях. Однако организации отличаются от людей в том, что относится к их способности адаптироваться к различным условиям существования. Это невольно вызывает необходимость ответить на ряд важных вопросов:

– Существуют ли различия в типах организаций, сложившихся в результате длительной адаптации, схожие с теми, которые наблюдаются у ряда популяций людей, живущих в разных средах?

– Если это так, можем ли мы ожидать, что анатомия этих типов организаций будет схожей, но функционировать они будут по-разному? Можно ли считать, что их органы будут иметь иные формы, коль скоро они существуют в различных условиях?

– Будем ли мы наблюдать изменения во взаимодействии внутренних органов и функций как следствие сопротивления воздействию внешней среды? Как будет это выражаться у эндоморфов, эктоморфов и мезоморфов (генетическое строение человека), то есть какими будут возникающие различия в получении и использовании ресурсов, производстве, эффективности и, как результат, в анатомических особенностях каждой организации?

Анатомия как наука (или искусство) возникла благодаря исследованиям, проводившимся с целью объяснить строение и функционирование человеческого тела. И даже на это, казалось бы, очевидное изучение потребовались многие столетия – только для того, чтобы появилось мало-мальски ясное и общепринятое понимание принципов функционирования человеческого тела. Однако до сих пор многое остается неясным и даже загадочным. В то время как анатомия объясняет функции внутренних органов, конечностей, мускулов, мозга, органов чувств, нервной, кровеносной и пищеварительной систем, мы не можем лечить человеческое тело и внутренние недуги без понимания анатомии в целом. Мы все знаем о том, что неправильное функционирование одной части организма нередко вызывает боль в других частях, и понимаем, что, чтобы вылечить болезнь полностью, нужно лечить все тело.

Продолжая эту метафору, можно сказать, что корпорации или организации также устроены сложно. Малые организации могут казаться менее сложными по сравнению с человеческим телом, крупные же организации и государства оказываются гораздо сложнее. Однако если мы сосредоточимся на малых процессах, то увидим сходство с анатомическими исследованиями пациентов. В этом случае речь идет скорее о масштабе или степени, а не об изначальной сложности процессов как таковых. Практически так же, как в человеческом теле, у организации есть скелет определенного типа, центральная и периферическая нервные системы и органы, которые выполняют специфические функции и которые ответственны за трансформацию ресурсов. Скелет и конфигурация организации зависят от типа и модели бизнес-процессов, которые выполняет организация, а также от формы и природы ресурсов, которые используются для производства финального продукта, что и делает ее отличной от других. Мозг организации может быть физически представлен как карта, которую мы видим в виде совета директоров и управленческой структуры, ответственных за координацию всех внутренних процессов и развитие внешних отношений. Наравне с этим в их обязанности входит развитие организации, наполнение ее ресурсами и поддержание организационной целостности. В свою очередь, функциональные подразделения являются не просто самостоятельными и независимыми единицами, а ценными и жизненно важными составляющими беспрерывного процесса трансформации ресурсов. Также этот процесс внутреннего взаимодействия должен быть отлажен таким образом, чтобы обеспечивать наилучшую реализацию потенциала организации и гарантировать ее успешное развитие.

Кроме того, мы можем подразумевать, что организации обладают невидимой «душой», или «духом», которая служит моральным компасом и является основанием при разработке и выборе стратегии и развитии межличностного общения, сочетаемого с внешними кодами поведения и ведения бизнеса и поведения организации в отношении всех заинтересованных лиц.

Смысл вышесказанного заключается в том, что все организации, во всех уголках мира, имеют схожие формы, структуру, операционные принципы и принципы получения прибыли. Мы можем утверждать, что формальные или легальные формы организаций достаточно схожи, и все они имеют близкие характеристики, а также цель существования или предназначение, однако мы зачастую обходим вниманием их «рождение» или генезис организаций. Люди часто спрашивают, насколько американская компания может отличаться от китайской компании по своей форме и насколько это может влиять на ее выживание и взаимодействие на рынке, то есть будут ли они отличаться в действительности или на них действует так называемая «зависимость от выбранного пути».

Организационные особенности

Большинство публикаций, написанных об организациях, утверждают, что совершенно не важно, где расположена организация – в Лондоне, Нью-Йорке, Дубае, Пекине или Франкфурте. Все эти организации будут иметь одинаковые цели и, соответственно, проблемы, даже если они находятся в разных полушариях. Вызовы современного бизнеса в виде жесткой конкуренции за ресурсы, за контроль над ресурсным потоком, и ожесточенная борьба за выгодное положение на рынке только добавляют давление на управленцев. Наиболее ярким и преобладающим представлением о «рынке» может быть сравнение с волчьей стаей, в которой позиция является преимуществом, пространство является всем, и нет места, пищи или поддержки для слабых или больных членов стаи. В результате организации стараются применять стратегии, которые могут помочь им обеспечить наиболее выгодную позицию в организационном пространстве с точки зрения обеспечения ресурсами (пища) и максимальную экономию внутренней энергии и ресурсов (эффективность). При этом необходимо учитывать, что ресурсы переходят из рук в руки, пересекают границы и даже меняют свою форму. Используя вербальные и невербальные формы коммуникаций, организации взаимодействуют друг с другом в непрекращающемся обмене ресурсами и информацией, круглосуточно, изо дня в день, из поколения в поколение, а самые долгоживущие из них – из века в век.

Мы знаем из биологии, что активное взаимодействие наиболее развито и легче всего осуществляется между членами одной семьи или представителями одной формы жизни, так как они говорят на одном языке, и общаются при помощи стандартных и хорошо понятных им сигналов. С этой точки зрения мы не можем ожидать, что магазин розничной торговли будет обмениваться значительным объемом информации со сталелитейным предприятием в ходе экономической деятельности. Это, вероятно, подтверждает то, что разные формы организаций имеют свои особенности. Однако такие контакты могут быть очень ценными, поскольку они позволяют по-новому взглянуть на процессы. Удивительным примером является взаимодействие между Британской командой Формулы-1 и Национальной Службой Переливания Крови. Обе организации нацелены на безопасное и быстрое достижение результата, поэтому им есть чем поделиться. Обе компании нуждаются в срочных и аккуратных доставках, и результатом совместных дискуссий и обучений стали ценные уроки, извлеченные каждой командой и в дальнейшем воплощенные в жизнь. Такой взаимообмен, если его использовать вдумчиво, позволяет совершить прыжок в организационной эволюции, а не развиваться медленно, как мы зачастую наблюдаем.

В человеческом теле все процессы проходят органично и непрерывно, и нам не приходится инструктировать поджелудочную железу, как переварить плитку шоколада, а печень, как справиться с котлетой. Все происходит естественно. И в организациях, казалось бы, все должно происходить так же, как в человеческом теле, и различные отделы должны функционально поддерживать друг друга абсолютно органично и одновременно. К сожалению, хоть отделы любой компании и трудятся интенсивно, но не всегда слаженно. Как следствие, это ведет к потере эффективности и производительности, поскольку ресурсы, энергия и усилия расходуются неэффективно или вовсе впустую. Полученный результат не приносит пользы и не радует ни акционеров, ни работников.

Организации не существуют в вакууме или в умиротворяющей, радужной обстановке. Они существуют в очень шумной и тесной среде обитания, которую мы называем рынок. Вы когда-нибудь пытались прислушаться к рынку? Найдите несколько минут, расслабьтесь, послушайте и поразмышляйте. Скорее всего, вы услышите странные, булькающие звуки миллионов поступающих различных сообщений, большинство из которых трудно не только расшифровать, но и просто выделить. Управленцы должны фильтровать эти сообщения, хотят они этого или нет. Прежде всего, им приходится обращать внимание на сообщения, имеющие значение для деятельности их организации и отсекать те звуки, которые являются фальшивыми, малопонятными, вводящими в заблуждение или попросту нелогичными. Зачастую нас спасает интуиция, благодаря которой мы склонны доверять информации, которая поступает из надежных источников, и отсекать все подозрительное. Аналогичным образом, в организации роль организационных органов чувств и системы анализа событий была определена американским ученым Карлом Вейком как влияющая на внешние и внутренние организационные связи, отвечающие за получение и обработку поступающей информации. При этом организационное выживание в столь шумной среде зависит от способности развить здоровую внутреннюю структуру и крепкие, здоровые и эффективные внешние связи, позволяющие передавать информацию в тело организации для последующей обработки, что происходит через эти внешние органы чувств, каждый из которых изобилует нервными окончаниями.

Организации также получают и передают ресурсы через внешние границы, или кожу, где, в зависимости от их зрелости и специфических особенностей, внешние связи позволяют или не позволяют потоку ресурсов быть непрерывным. Продуктивность внешних связей существенно влияет на выживание организации. Относительная значимость функций тела может варьироваться в зависимости от меняющихся условий внешней среды. При этом критически важно учитывать, как поведет себя организация, интегрированная в эти условия. Поведет ли себя организация как целостный организм, использующий внутренние компенсаторные механизмы, определяющие ее выживание, или погибнет, так и не принеся особой пользы. Как часть этого, мы также можем подразумевать роль таких важных факторов, как уровень роста количества организаций, случаи острой и нечестной конкуренции (прямой и диффузной), нехватка ресурсов или обстоятельства, препятствующие доступу к ним, будь то человеческие ресурсы, земля, сырье или даже обычные строительные кирпичи. Это могут быть изменения в индустрии и давно устоявшихся стандартах, и наконец, растущий спрос на товары и услуги более высокого качества.