Текст книги "Организационная анатомия. Как управлять компанией с хирургической точностью"

Слабые, или сервисные, отношения

Случайные и нерегулярные продажи или некритические для жизни организации услуги поставщиков, которые не оказывают критического и непосредственного влияния на производственный процесс организации, считаются слабыми, или сервисными. Обычно у организаций имеется список клиентов, делающих заказ раз в год или даже реже. Некоторые случайные сделки продолжают оставаться в сводках, при этом оставляют нас в постоянном сомнении, так как непонятно, вернется этот клиент или нет.

Мы покупаем всевозможные канцелярские принадлежности, воду, кофе, офисные товары и прочие расходные офисные и производственные материалы, используя именно сервисные связи. Возьмем в качестве примера стоматологическую клинику, которой требуется обширный список гигиенических средств и разного рода инструментов, таких как иглы, пеленки, обеззараживающие жидкости и так далее. Эти продукты важны для основной деятельности, но их легко купить у целого ряда поставщиков, и выбор – это всегда вопрос качества, цены, условий доставки и оплаты, а главное, беспроблемного обслуживания, поскольку тут не задействованы никакие основные процессы, и никто не хочет тратить лишнее время на подобные операции. Организациям также требуется целый ряд дополнительных услуг, в том числе уборка и аренда офиса, внутренняя отделка, складские услуги, организация поездок, автосервис и так далее, и все они предоставляются через спектр сервисных связей. В отношениях с поставщиками или сервисными кредиторами слабые связи составляют максимум 15 % от общего числа отношений, что легко можно проследить в балансовом отчете. Если рассматривать отношения с клиентами, то слабые связи отражают либо случайные покупки, либо отношения, которые еще не получили развития до более высокого уровня. В зависимости от подхода организации и от структуры созданных отношений обычный процент слабых связей составляет примерно от 60 до 70 % у компаний-генералистов и, соответственно, от 50 до 60 % у компаний-специалистов.

Слабые связи легче всего заменить, что фактически останется незамеченным. Как результат, менеджеры всегда ищут тех, с кем будет легче и удобнее иметь дело. Это не столько вопрос цены на товары и услуги (разница в действительности очень мала, и ею можно пренебречь), сколько вопрос качества операционной деятельности и простоты работы, при которых транзакции становятся настолько удобными, что их практически не замечаешь. Нет ничего столь непостоянного, как слабые отношения, но без них организации не могут существовать. Они обслуживают все наши потребности в сервисе. Но очень важно помнить, что сервисные связи также способствуют получению значительного массива информации о рынке.

Проблемой является то, что слабые отношения с поставщиками и слабые отношения с клиентами имеют разный характер. Клиенты приносят нам наличность и увеличивают возможность вести бизнес, а поставщики дополнительных продуктов и услуг сами пользуются возможностью вести бизнес с нашей организацией. Если можно себе позволить не обращать особого внимания на поставщиков дополнительных услуг, то уделять значительное внимание мелким клиентам, вносящим свою лепту в наши оборот и прибыль, необходимо. Много времени требуется на обслуживание таких клиентов, но эти затраты компенсируются отсутствием корпоративных скидок, которые обычно предоставляются крупным клиентам, что делает такие операции намного прибыльнее. В то же время, когда начинаются отношения с новым клиентом, нельзя с уверенностью предсказать, до какой степени и размера они разовьются. Они могут остаться слабыми или просто многообещающими, так и не раскрыв весь потенциал, а могут превратиться в более серьезные отношения, добавляющие ценность или даже ресурсообеспечивающие. Иногда все бывает понятно с первого взгляда, но по-настоящему результат проясняется лишь по истечении определенного времени и по итогам некоторого числа транзакций, удовлетворяющих обе стороны или нет. Менеджеры часто этого не понимают и не уделяют должного внимания мелким или новым клиентам, либо не используют в полной мере потенциал взаимного роста, пусть и малого масштаба. Очевидно, причина заключается в том, что транзакции в контексте слабых связей по своей природе являются короткими и не особенно частыми, давая мало возможностей убедиться во взаимном доверии, испытать и развить рутинные процессы кооперации и взаимные практики. Однако внимательные менеджеры найдут много возможностей расширить бизнес, приобрести влияние и обогатить свои компетенции, используя потенциал слабых связей. Все, что для этого нужно, – профессионально ими заниматься.

Существует ряд исключений, которые заслуживают особого пояснения. Это случаи, когда структура внешних связей отдельно взятой организации изначально подразумевает наличие подавляющего большинства слабых связей со своими клиентами, очень малое число средних отношений и полное отсутствие сильных. Главным образом, речь идет об организациях, зависимых от месторасположения. Представьте магазин на бойкой улице, через который проходит поток покупателей, особенно туристов, совершенно не связанных с ним лояльностью. У сотрудников также нет желания тратить лишнее время на клиентов, которых они, возможно, никогда больше не увидят. Как абсолютная противоположность, бывают случаи, когда организации имеют очень мало слабых связей с клиентами, – например бухгалтерские фирмы, которые, пожалуй, находятся в наилучшей позиции, поскольку гарантируют себе стабильные отношения с определенным кругом клиентов на годы вперед.

Обсуждение

Предприниматели и менеджеры постоянно сталкиваются со сложными вопросами о том, как эффективнее всего обеспечить себе доступ к ресурсам, причем достижение внешнего приоритета в этом случае не всегда имеет рациональную основу. Размышляя над этой темой, Corsaro, Fiocca, Henneberg и Tunisini (2013) отметили, что «типичные схемы портфолио внешних отношений и ценность таких отношений, прочно взаимосвязаны. Причина в том, что они имеют общий фокус на конечные цели компании, а именно: приоритетность задач и гибкое управление решениями о ресурсных инвестициях, что происходит, прежде всего, в деловых отношениях с различными контрагентами, например клиентами или поставщиками». Из этого следует, насколько важно отчетливо понимать структуру организационных связей, их реальную силу и процессы, влияющие на эффективность ресурсного потока. Организационными отношениями необходимо управлять не время от времени, а систематически, если мы хотим обеспечить себе бесперебойный и прибыльный поток ресурсов, а не случайные поставки в час по чайной ложке.

Все организационные отношения возникают и развиваются в специфичном социальном и организационном контексте и не могут сложиться, если отсутствует их практическая полезность или прибыльность для организации. Ведя речь о контексте отношений, мы должны понимать, что сила и структура отношений в значительной степени зависят не только от факторов, типичных для данного производства, но и от институционального контекста, в котором существует организация, а именно: от государства, законов, нормативных требований, культуры, привычек, социальных норм и кодов. В большинстве случаев организации склонны обращать внимание на сигналы или информацию, которые исходят от сильных связей, и игнорировать информацию с сенсоров, обслуживающих самые слабые связи. Эту тенденцию нельзя считать ни рациональной, ни логичной, поскольку игнорирование информации, получаемой от слабых связей, равносильно игнорированию непосредственной угрозы, которая может быть уже на пороге.

Человек может посмотреть в зеркало и увидеть свое отражение, тогда как организации не способны посмотреться в зеркало и получить объективную информацию о своем состоянии. Они могут оценить себя только по информации извне, которая поступает в форме мнений партнеров и клиентов. В обычных случаях организации предпочитают выслушивать точку зрения постоянного партнера, которая зачастую подслащена лестью и даже, в определенной мере, искажена, так как в сильных партнерских отношениях присутствует зависимость, но к великому сожалению, менеджеры не желают слушать мнение масс. В слабых отношениях функция сбора и фильтрации информации не является особо востребованной и, как результат, атрофируется как неиспользуемая. Попросту говоря, слабые связи зачастую не используются в полной мере, как того требует рациональная природа организаций. Для бизнеса это все равно что слушать одним ухом вместо двух. Этот феномен можно считать одной из причин информационной асимметрии, которая так активно обсуждается в настоящее время.

Устойчивые отношения также играют важную роль в сохранении неформализованного знания. Как заметили Ingram и Yue (2008), «оппортунизм ассоциируется с информационной асимметрией и является одной из опаснейших угроз кооперации между организациями. Дружба, родство и социальный статус способствуют снятию этой проблемы, обеспечивая передачу неформализованной, детализированной, заслуживающей доверия информации, и помогает организациям лучше оценивать атрибуты и мотивацию партнеров по кооперации».

Сила и ценность организационных отношений могут время от времени меняться, поскольку совместные виды деятельности зависят от спроса организации на услуги партнера, а также от наличия и стоимости ресурсов. Менеджеры должны оперативно реагировать и уметь правильно идентифицировать причины, стоящие за причинами изменений характера двустороннего сотрудничества, независимо от того, присутствует ли в таком случае реальная опасность для организации, и действовать соответственно. Высвобождающиеся возможности организации по обслуживанию связей, когда некоторые клиенты переходят в категорию «спящий партнер», должны быть направлены на развитие новых отношений, а не тратиться на работу, которая отмечается в отчетах как выполненная, но результатов не приносит. Такие изменения также зависят от целого ряда факторов, которые будут рассмотрены в следующей главе.

Глава 7
Развивая чувствительность и восприимчивость

Все менеджеры мечтают о бесперебойности в снабжении, операционной деятельности и продажах, а также о комфортных и эффективных отношениях. В общем, обо всем том, что делает их профессиональную жизнь приятной и простой. Однако все организационные транзакции опираются на внешние отношения, каждое из которых уникально, поскольку обслуживает определенного партнера. Ту же самую связь невозможно задействовать в других отношениях. Формируя новые отношения или развивая существующие связи до более высокого уровня, организации сталкиваются с необходимостью решать вопросы о том, что является триггером эффективных отношений, и какие факторы влияют на силу организационных связей. Усилия, вкладываемые в развитие отношений, удовлетворение факторов, влияющих на этот процесс, и понимание контекста каждой задачи, необходимо синхронизировать с достаточным уровнем компетенции менеджеров и их усилий по поддержанию связей. Pallotti и Lomi (2011) объяснили, что «межорганизационные отношения зависят от факторов, влияющих на формирование отношений, и факторов позиционирования организации. Факторы, влияющие на формирование отношений, как предполагается, действуют при наличии прямых контактов, которые содержат элемент координации отношений, обмен ресурсами, знаниями и информацией между организациями-партнерами. Факторы позиционирования, как подразумевается, действуют в структурной эквивалентности или аналогичной позиции в сети».

Управление организационными связями никогда не было простым процессом и, можно сказать, уникальным для каждой организации в силу специфики организационных целей, задач, используемой бизнес-модели, композиции ресурсного пакета и ожиданий владельцев и стейкхолдеров. Как следствие, все это требует особых навыков и знаний процессов. Здесь неприменимы метод случайного выбора или интуитивный подход, игнорирующий факторы, которые влияют на силу и эффективность отношений. В развитии и поддержании связей задействована комбинация прагматических и психологических факторов: доверие, доля в обороте, ценность ресурсов, взаимопомощь, эмоциональная поддержка и приверженность отношениям, операционная эффективность, статус организаций, формальные процедуры, стили коммуникации, а также институциональный контекст и местная культура. Эти факторы могут быть проигнорированы, но придется заплатить серьезную цену. Неэффективное управление внешними организационными связями приводит к существенному ослаблению периферической нервной системы организации, оставляя ее глухой, подслеповатой, с трудом ощущающей окружающий мир и, как результат, голодной.

Ценность ресурсов

Странно или нет, но ценность ресурсов, которыми располагает организация, стимулирует заинтересованность в установлении отношений с ней. А поскольку у каждого ресурса своя ценность, то, соответственно, и спрос на них будет различным. Организации стремятся строить свои отношения или вкладывать усилия в развитие долгосрочных отношений, если ресурсы очень ценны и важны для них. Главным вызовом является обеспечение доступа к ресурсам, уникальным в силу своих характеристик или дающим преимущества в коммерческом плане, так как и то и другое помогает организации обойти конкурентов и еще немного вырасти.

Ценность ресурсов – один из факторов, влияющих на силу отношений. Мне довелось обсуждать роль факторов, влияющих на силу связей, с топ-менеджером компании, занятой извлечением редких тяжелых газов самой высокой чистоты, таких как креон, криптон и неон. Он рассказал мне, что компания занимает уникальную позицию, поскольку их продукт очень востребован аэрокосмическими, оборонными и ядерными предприятиями, а также научными лабораториями. Как результат, компания регулярно получает предложения о создании альянсов или совместных предприятий, единственная цель которых – раз и навсегда обеспечить доступ к этому ресурсу. Это пример того, как специфический ресурс стимулирует развитие сильных организационных связей.

Ценность ресурсов определяет готовность к интеграции и согласие на взаимозависимость компаний, участвующих в таком обмене, где ценность ресурсов влияет на силу отношений. Можно задать любому менеджеру риторический вопрос: «На что вы готовы ради доступа к уникальным либо исключительно ценным ресурсам или ради гарантированных продаж на пять-десять лет вперед?» Ответ, безусловно, будет: «На что угодно». Однако менеджеры не всегда понимают, что ценность ресурсов определяет усилия, которые следует вкладывать в поддержание этих значимых отношений.

Доля в обороте

Все мы знаем ключевое определение финансовой стратегии, согласно которому только оборот является реальным фактом, а прибыль есть нечто такое, что мы можем «сделать». Тот же факт наблюдается и в организационных отношениях: мы можем оценить прибыль, извлеченную из определенных отношений, но не можем четко выделить дополнительные выигрыши и позитивные следствия, сопряженные с отношениями. Что интересно, можно заметить, что большой или растущий оборот организации привлекает людей, а отношения с людьми повышают оборот, стимулируя, таким образом, формирование более сильных связей.

Доля в обороте организации непосредственно влияет на силу отношений, а именно: чем больше организационный оборот с данным партнером, тем сильнее отношения. Обоюдное увеличение оборота чрезвычайно важно для оценки роли поставщика или клиента для компании. Например, управляющий директор компании-дистрибьютора заметил следующее:

«Это ключ к обеспечению надежного и существенного оборота обеих сторон, участвующих [в бизнесе] и в то же время дополняющих друг друга. Взаимный оборот – возможно, лучший показатель уровня кооперации. Если несколько лет назад мы с партнером начинали с относительно скромного или, как мы его называем, пробного оборота, то теперь он значительно вырос. Это означает, что мы отлично работаем вместе и у нас сильные отношения».

В сравнении с сильными связями, слабые, или сервисные, отношения не могут оказывать большого влияния на организационные процессы или финансовые результаты. Следовательно, компании, предлагающие подобные услуги, всегда будут находиться в более сложной или уязвимой позиции. Добавляющие ценность отношения более значимы, поскольку уже оказывают непосредственное влияние на оборот организации, как в целом, так и в рамках мероприятий по продвижению организационных продуктов, обучения персонала или других видов деятельности.

Сильные отношения отражают оборот, удовлетворяющий обе стороны. Такой оборот часто показывает, в какой мере компании служат друг другу и насколько они взаимозависимы. Это может быть обмен определенными ресурсами, но возможен также и целый бизнес, построенный на обслуживании одной, но важной связи. Это подводит нас к важному аспекту дисбаланса в отношениях, когда, например, доля в обороте клиента может быть намного больше в процентном отношении, чем доля в обороте поставщика, или наоборот, что влияет на баланс сил в отношениях. В этом сценарии применима старая мудрость: «никогда не кладите все яйца в одну корзинку». Если компания идет на риск и связывает слишком большую часть своего оборота с определенным поставщиком или клиентом, то попадает в прямую и сильную зависимость от данного партнера, а ее результативность оказывается напрямую зависимой (и даже подвластной) от результативности партнера, а через короткое время – даже от его стиля ведения бизнеса. Это становится очевидным, когда, например, мелкий производитель соглашается стать единственным производителем собственной торговой марки (СТМ) для крупной торговой сети, при этом теряя права выпускать любой другой продукт под каким-либо другим брендом или именем, даже собственным. У таких историй никогда не бывает счастливого конца.

Если доля в обороте падает без видимой причины, это сигнал, предупреждающий о том, что что-то пошло не так и требуется немедленное вмешательство. Это особенно актуально в контексте сильных и средних связей, когда потеря важного поставщика или клиента грозит нанести удар всей организации, после которого трудно будет оправиться, по крайней мере, пока вновь установленные новые отношения не разовьются до того же уровня эффективности. К примеру, директор по маркетингу и продажам научно-производственной компании, заметил в нашей беседе:

«Доля в нашем денежном потоке или обороте отражает силу отношений. В противном случае, какой нам смысл уделять больше внимания кому-то, кто покупает мало и нерегулярно? Прежде всего, мы обслужим крупных клиентов».

Эмоциональная поддержка и приверженность

В какой бы степени организационные отношения ни оставались прагматическими и целевыми, эмоциональная привязанность все равно остается чрезвычайно важной. Stanko et al. (2007) утверждает, что «сильная эмоциональность, как оказалось, является значимой движущей силой приверженности. Она влияет на приверженность сверх и помимо того влияния, которое объясняется поведенческими параметрами силы [организационной] связи».

Как объяснил нобелевский лауреат Daniel Kahneman в своей книге «Thinking, Fast and Slow» (2013), когда мы быстро думаем или принимаем интуитивные решения, то принимаются они на основе наших эмоций и интуиции, поскольку те срабатывают быстрее, чем логика, и зачастую такое решение является самым правильным. В этом смысле, анализируя реакции практиков управления в различных обстоятельствах, мы должны учитывать их эмоциональный подход, который часто остается без внимания или считается несущественным. Kahneman объяснил, что мы мыслим медленно, если от нас требуются совершенная логичность, точный расчет и осознанность.

Думать быстро мы также должны в ситуации, когда на нас оказывается давление, и наш процесс мышления становится автоматическим, подсознательным и эмоциональным. Эмоциональная сторона деловых отношений остается критически важной. Например, генеральный менеджер крупной дистрибьюторской компании, объясняя важность эмоций в организационных отношениях, заявил:

«Чем более сильные отношения имеются у нас в бизнесе, тем чаще присутствуют эмоции. Это может быть связано с нашей готовностью поддержать давнего партнера, продлить беседу с клиентом или интуитивно задействовать эмоции в решении конфликта, и, как представляется, без эмоций мы не смогли бы взаимодействовать с другими компаниями. В противном случае взаимодействие было бы исключительно формальным и, следовательно, не столь эффективным и приятным».

Эмоциональная привязанность обусловливает отличие всех отношений друг от друга и делает их особенно сильными, если присутствует элемент взаимной приверженности (Konovalov и Norton, 2014). Она также делает отношения более многоплановыми, следовательно, более продуктивными. Взаимная приверженность обязательно должна присутствовать в отношениях, но менеджеры зачастую пренебрегают этим аспектом. Эмоциональная привязанность напрямую влияет на наши решения и часто играет определяющую роль.

Приведем, например, слова управляющего директора крупной рыболовецкой компании:

«Наши симпатии и эмоции определяют выбор и предпочтения, которые отражаются в выборе партнеров, схеме транзакций и стиле взаимодействия, и подкрепляются и поддерживаются обеими сторонами».

Таким образом, эмоциональная близость определяет или, по крайней мере, оказывает сильное влияние на готовность организации к кооперации и стимулирует ее приверженность отношениям и партнерам. Konovalov и Norton (2014) утверждали, что «при наличии в отношениях эмоциональной привязанности желание кооперироваться выходит далеко за пределы рационального выбора». Иными словами, эмоциональное начало воплощает неформальную сторону отношений, их истинный характер и стоящую за ними приверженность. Как замечают Gilliland и Bello (2002), «степень эмоциональности показывает, в какой мере партнеры испытывают чувства друг к другу вне связи с экономической транзакцией. Она включает эмоциональную привязанность, связанную с ощущениями, что в случае разрыва отношений будет утрачено нечто большее, что значение отношений не сводится к продуктовым обменам и что им сопутствует удовольствие. Она отражает силу эмоциональных связей и социальной тяги к гармонии и поддержке, присутствующих в отношениях покупателя и продавца».