Текст книги "Бизнес делают люди"

Собеседование по компетенциям. Отличается от обычного тем, что предполагает более детальный разговор о профессиональной деятельности кандидата.

Стрессовое интервью – это нестандартные методы оценки. Во время проведения стрессовых видов собеседований рекрутер намеренно идет на конфликт, нарушает правила поведения и провоцирует соискателя на бурную эмоциональную реакцию. Обычно рекрутер повышает тон при общении, опаздывает на встречу, задает некорректные вопросы. Ну, помните, как в английском фильме «Экзамен» (2009)? Не рекомендуется для молодых и неопытных HRов.

В процессе работы каждый рекрутер для себя определяет свой наиболее подходящий вид собеседования, и у него, как правило, уже появляется собственная структура проведения интервью.

Наравне с собеседованием применяют и тестирование, как элемент проверки профессиональных знаний.

После собеседования с рекрутером компании, следующим этапом как правило является собеседование с непосредственным руководителем подразделения. Было бы странно, если бы мы исключили из этой цепочки человека, который будет напрямую взаимодействовать с кандидатом в рабочем процессе.

Заключительным этапом является собеседование с руководителем компании, который принимает окончательное решение.

Далеко не всегда процедура подбора включает все основные этапы. Зачастую ограничиваются общением по телефону, чтобы составить первое мнение о соискателе. Затем приглашают на очное собеседование к HR-руководителю, а в завершение проводят интервью с непосредственным руководителем компании, который принимает окончательное решение о трудоустройстве претендента. Но не стоит пренебрегать этапами собеседования, так как оттого, насколько качественно проведете собеседование, зависят результаты подбора в целом.

Ну а если у нас массовый подбор? Тогда подойдет следующий вид собеседования – групповое.

Групповое собеседование осуществляют при найме большого количества сотрудников на однотипные вакансии, например, в компании ежемесячно открываются по 20 вакансий продавцов. Очень важно закрывать позиции быстро и проводить индивидуальные собеседования нерентабельно.

Как выглядит структура массового подбора?

Телефонное интервью позволяет уточнить базовую информацию, указанную в резюме. Чтобы ускорить процесс обработки данных, рекрутеры используют помощников – чат-ботов. Составляем скрипт для чата бота, 7—8 вопросов не больше. В ходе общения бота удается отсеять неподходящих соискателей. Огромный плюс заключается в том, что рекрутер экономит свое рабочее время.

Собеседования при массовом подборе, как правило, проходят в определенные дни, при этом мы не обзваниваем кандидатов лично, а лучше всего подключить сервис авто звонка. С его помощью оповещаем кандидатов о времени и месте проведения собеседования.

Следующим шагом является тестирование. На этом этапе желательно иметь помещение, которое позволяло бы проводить тестирование сразу нескольких соискателей. По результатам тестирования приглашаем кандидатов на собеседование.

На групповое собеседование лучше приглашать не более 10 человек за один раз. Важно правильно организовать пространство и расписание.

На собеседовании присутствуют все причастные к принятию решения о приеме на работу: руководитель по технике безопасности и охране труда, непосредственный руководитель, HR и лицо, принимающее решение в отношении приема на работу.

Сначала кандидаты заполняют анкету по форме компании. Это нужно, чтобы проверить истинную биографию по документам и управляемость. Даем четкую инструкцию и образец заполнения анкеты. Когда кандидаты задают вопросы, это затягивает собеседование, а задача HR-специалиста – максимально быстро получить результат. Поэтому лучше один раз потратить время на то, чтобы составить такую инструкцию.

Следующий этап собеседования – презентация компании и должности. Расскажите о компании так, чтобы кандидатам захотелось у вас работать. Но при этом будьте предельно честными.

Опишите условия труда, требования к кандидатам, график работы, KPI, социальный пакет. Ваша цель – показать работодателя так, что, даже если человек не пройдет собеседование сам, он порекомендует вашу компанию знакомым. HR-бренд формируется из того, что про него думают не только работники, но и те, кто сталкивался с компанией, как с работодателем. Как говорится, слухом земля полнится.

Собеседование занимает не более 40 минут. Затем – ответы на вопросы кандидатов. Тут рекрутеру понадобится опыт публичных выступлений. Вопросы не всегда бывают удобными, люди могут провоцировать, даже быть агрессивными, если у них есть негативный опыт с предыдущим работодателем. Лучше заранее собрать и проработать типичные сложные вопросы и возражения кандидатов.

После того как определились с видом собеседования, переходим к самому процессу проведения интервью.

Начнем с определения, кто такой интервьюер? Интервьюер в HR – это рекрутер, который опрашивает респондентов. Его главной задачей является разговорить соискателя на актуальные темы.

Респондент, в нашем случае это кандидат, который отвечает на поставленные вопросы. Считается, что интервью один из наиболее иллюстративных и эффективных методов оценки персонала. Не буду с этим спорить. Но подчеркну, что все зависит от качества интервью. Далеко не все специалисты по подбору персонала умеют правильно проводить собеседования. И здесь важно помнить о некоторых моментах:

– готовьтесь к интервью: подбирайте вопросы, учитывая сведения о кандидате, которые почерпнули из резюме;

– ведите диалог с позиции партнера: это не допрос, а собеседование. Позволяйте соискателю задавать встречные, уточняющие вопросы. Если видите, что человек не совсем понял ваш вопрос – уточните, что вы хотите узнать;

– вопросы не должны быть риторическими и не должны повторять те, что задавались в анкете.

Нам с вами, как специалистам высокого уровня, нужно не только внимательно слушать кандидата, но и следить за его жестами, мимикой, поведением. Очень много мы можем понять именно по этим факторам и нюансам. На собеседование важно из маленьких кусочков сложить пазл и увидеть картинку полностью. Ведь по поведению соискателя можно судить о стрессоустойчивости, профессионализме, уверенности в себе – о тех качествах, которые будут помогать или же, наоборот, мешать работе.

Структура собеседования меньше всего поддается четкому описанию. В первую очередь, это связано с его глубокой «персонализацией». В процессе работы каждый интервьюер отрабатывает общеизвестные и вырабатывает собственные приемы и уловки, которые позволяют ему наилучшим образом оценивать соискателя. При этом рекрутер выстраивает структуру собеседования, базируясь на собственных представлениях и опыте проведения удачных и неудачных встреч. Поэтому довольно сложно рекомендовать ту или иную структуру собеседования, но проговорить обо всех этапах я должна.

В структуре интервью принято выделять три главных этапа: приветствие, основная и заключительная части.

Приветствие. Пожалуй, самый короткий этап собеседования. Рекрутер и кандидат здороваются, знакомятся, так сказать, устанавливают первый контакт. Уместно будет поблагодарить соискателя за то, что откликнулся на вакансию и рассказать, как будет проходит интервью.

Основной этап. Вы заранее готовите вопросы или ситуации, в зависимости от того, какой формат собеседования выберете. Как правило, структура этого этапа выглядит следующим образом: вопросы по резюме, вопросы по компетенциям, по мотивации и самооценке. Основная цель этого этапа – выяснить у кандидата его сильные и слабые стороны, а также личностные характеристики и качества, которые помогут в дальнейшем выстраивать с ним отношения в процессе работы. Интересуемся его мотивами, целями, выясняем, насколько он сможет работать самостоятельно или только подконтрольно. Его ценности, увлечения, отношение к коллегам на предыдущем месте работы, что для него является принципиальным, что любит больше всего в своей работе, что выполняет не очень хорошо, как он может реагировать в той или иной ситуации.

На заключительном этапе кандидату обязательно необходимо предоставить возможность обсуждения с рекрутером всех возникших в процессе интервью вопросов. Здесь интервью больше похоже на привычную беседу двух людей.

Не забудьте проинформировать кандидата о том, когда предоставите обратную связь о принятом решении или о втором этапе собеседования с непосредственным руководителем.

Завершающим этапом собеседования является заключение о кандидате или представление, в котором рекрутер описывает выявленные на собеседовании сильные и слабые стороны, личностные характеристики, а также результаты тестирования в случае, если это предусмотрено в вашей компании.

Непростая задача у рекрутера, на собеседовании он должен максимально точно выявить сильные и слабые стороны кандидата, его личностные характеристики, выявить его мотивацию, чтобы помочь руководителю правильно выстроить трудовые отношения. Ведь согласитесь, если руководитель будет знать сильные и слабые стороны работника, ему легче будет ставить задачи. Если будет знать увлечения сотрудника, он будет понимать, как работника мотивировать не материально. По тому, как ведет себя на собеседовании соискатель, опытный рекрутер сможет понять, как поведет себя этот человек в той или иной ситуации.

И все это поможет определить: это наш сотрудник, он разделяет ценности компании, ему будет комфортно в нашей среде. А нам с ним? И, конечно, в дальнейшем рекомендации рекрутера помогут руководителю подразделения управлять своими подчиненными.

После того как принято решение о приеме кандидата на работу, необходимо предоставить обратную связь всем, кто участвовал в собеседовании на эту позицию. Тому, кто принят на работу нужно отправить письменно офер, т. е. предложение о работе.

Оно может выглядеть так:

«Уважаемый Иван Иванович, наша компания рада сообщить Вам, что мы остановили свой выбор на Вашей кандидатуре и предлагаем Вам с 1 апреля две тысячи двадцать первого года занять должность ИТ специалиста. Месторасположение офиса: город Алматы. Основные обязанности, которые предусмотрены данной должностью следующие: проведение работ по освоению новых технологических процессов технического обслуживания; активное участие в разработке и развитии вопроса цифровизации и KPI; участие в технических совещаниях с потенциальными поставщиками автоматизированных систем.

Уровень ежемесячного финансового вознаграждения с учетом всех налогов двести тысяч тенге. Заработная плата выплачивается ежемесячно до 10 числа. Предусмотрена оплата сотового телефона. У нас пятидневная рабочая неделя с 9.00 до 18.00 ч. Дополнительно предусмотрена компенсация за командировки в установленном в нашей компании порядке. Бонусы и прочие вознаграждения – согласно внутренним положениям компании.

Трудовой договор будет заключен на 1 год с возможностью пролонгации.

Приглашаем Вас для оформления приема на работу в отдел кадров. Отдел работает с 9.00 до 18.00, перерыв на обед с 13.00 до 14.00».

В случае массового подбора, можно использовать автоматическую рассылку смс или ватсап.

Не следует игнорировать и тех кандидатов, которые не прошли отбор. В случае отказа готовим письмо следующего содержания:

«Уважаемый Иван Иванович!

Во время нашей встречи я обещала связаться с Вами, как только будет принято окончательное решение относительно вакантной должности ИТ специалиста. Как Вы понимаете, данная должность требует высокого уровня квалификации, наличия вполне определенных личностных качеств. По этой причине мы и рассмотрели большое количество претендентов на данную вакансию. Хочу, чтобы Вы знали то, что Вы вошли в число трех лучших кандидатов. Однако, после детального обсуждения результатов конкурса с руководством, было принято решение предложить эту работу другому кандидату. Тем не менее, Вы показали себя с самой лучшей стороны, и я получил большое удовольствие от знакомства с Вами. Если Вы не возражаете, мы сохраним Ваши данные, и будем сообщать Вам о возникновении вакансий, которые смогут Вас заинтересовать. Благодарим Вас за проявленный интерес к нашей компании. Желаем Вам дальнейшего профессионального совершенствования и удачи во всех начинаниях!»

Согласитесь человеку будет приятен сам факт проявленного к нему внимания, и он, вероятнее всего, будет следить за нашими вакансиями. Более того, он расскажет своим знакомым о нашей компании, а если мы ему еще на какой-нибудь праздник вышлем поздравление, он станет адвокатом нашего бренда!

Будьте всегда внимательны к своим кандидатам.

И в заключение этой главы хочу напомнить популярную у HR-специалистов фразу, гуляющую по просторам Интернета: «Человек никогда не бывает так близок к совершенству, как во время собеседования при приеме на работу».

Как бы тщательно ни была проведена оценка кандидата, в ее результате всегда есть доля субъективизма. Изучить и понять человека, измерить его потенциал за тот короткий промежуток времени, в который рекрутер общается с соискателем, просто невозможно. В итоговой оценке всегда будет присутствовать некая степень вероятности соответствия кандидата вашей вакансии.

Глава 3. Кадровое делопроизводство

Дьявол в деталях

А вот сейчас поговорим серьезно. Не то чтобы мы до этого вели шутливый разговор. Нет. Но все, что касается документов: приказы, служебные записки, положения и инструкции, – требуют внимательного, скрупулезного и, я бы даже сказала, въедливого отношения. Самая, на первый взгляд, незначительная ошибка в оформлении бумаг, может привести к серьезным последствиям как для работника, так и для кадровика.

И чтобы вас окончательно запугать убедить, приведу такой пример из жизни.

В одной крупной компании служба по персоналу получила от руководства задание уволить нерадивого сотрудника, который по собственному желанию увольняться не хотел. Кадровики взялись за дело, засучив рукава. Они несколько дней наблюдали за этим работником, фиксировали и актировали все нарушения трудовой дисциплины. Но на увольнение это пока не тянуло. И вот однажды, сотрудник не вышел на работу. Кадровая служба тут же оформила акт об отсутствии на рабочем месте, вручила письменное уведомление о нарушениях и потребовала от работника письменного же (что очень важно!) объяснения. Далее последовали дисциплинарные взыскания. То есть кадровики действовали в соответствии с буквой закона. И, наконец, расторгли трудовой договор с этим человеком. Но… Уволенный не смирился со своей судьбой. А выждав полгода, подал на организацию в суд. Он оспорил приказ, считая, что его уволили незаконно и выдвинул следующий аргумент: по действующему законодательству прогулом считается отсутствие работника на рабочем месте без уважительной причины в течение трех часов подряд. А он, как оказалось, отсутствовал только 2 ч. 45 мин! Что называется: почувствуйте разницу! На 15 минут ошиблись кадровики, и это стало достаточным основанием, чтобы суд восстановил работника и, кроме того, обязал работодателя выплатить пострадавшему денежную компенсацию за вынужденный прогул и покрыть его затраты на адвокатов и т. п.

Но и этого обиженному работнику показалось мало. Он подал еще один иск. Теперь уже против HR-директора, которая визировала документы об увольнении, то есть поставила свою подпись под незаконным решением. HR-директора судил уголовный суд и признал виновной. Решение было суровым: 80 часов общественных работ, штраф в размере ста МРП и запрет занимать руководящие должности сроком на пять лет.

Вот такая цена ошибки в пятнадцать минут!

Кадровый учет представляет собой систему процессов и мер, связанных с регламентированием трудовых отношений между работодателем и работником. И не имеет значения ни организационно-правовая форма, ни количество сотрудников в штате. Основы кадрового делопроизводства включают весь процесс составления предусмотренных действующим законодательством документов: от их заполнения до предоставления отчетности по персоналу. И кадровик должен помнить: каждый оформленный документ имеет юридическую силу, в том числе формируемый на основании заявления работника.

С чего должно начинаться создание системы кадрового делопроизводства? Ответ однозначен: с унификации всех кадровых документов. Руководитель HR подразделения обязан создать стандарты приказов, журналов учета, всех форм отчетностей и т. д. Если же речь идет об организации, которая имеет филиалы, дочерние фирмы, то здесь уместнее говорить об унификации кадровой работы.

Для того чтобы процедура оформления документов была понятна всем, и любой, даже вновь принятый инспектор по кадровому делопроизводству, работал в рамках утвержденных стандартов компании, необходимо разработать Положение о кадровом делопроизводстве. В этом документе мы детально, очень подробно описываем процедуру оформления документов начиная от служебных записок работников компании, заканчивая приказами о расторжении трудового договора. Важно указать, кто какой документ составляет и кто подписывает, кто согласовывает и визирует. К этой работе необходимо привлекать юристов. Ведь все эти документы должны быть законодательно обоснованы.

Но такое Положение – это достаточно объёмный труд, так как он содержит в себе описание детального порядка оформления, а как мы знаем, инспектору по кадровому делопроизводству голову некогда поднять во время рабочего дня. Как же ему, не тратя впустую рабочее время, найти необходимую процедуру оформления в таком объёмном документе? Выход есть! Изобразите порядок выполнения процедуры схематично, чтобы у инспектора всегда перед глазами была схема, расписанная детально, пошагово, и предусматривающая все варианты, которые могут возникнуть при оформлении документов. Этот подход способствует снижению рисков неправильного составления документов.

И давайте не забывать, что мы живем в век компьютерных технологий. Автоматизация процессов кадрового делопроизводства значительно облегчит ваше существование и ускорит работу всей кадровой службы. Многие компании пользуются базовой версией 1С ЗУП, однако она не даст вам ожидаемого эффекта. Необходимо сформировать техническое задание для разработчиков, чтобы базовая версия программы стала непросто жизнеспособной, но и удобной для пользования, позволяла выполнять работу быстро и избегать ошибок.

Например, благодаря эффективному программному обеспечению, мы можем принять людей в количестве 300 человек за 1 неделю с учетом ознакомления с документами под роспись, а также можем быстро формировать отчетность.

1С ЗУП интегрируется с начислением заработной платы и с 1С документооборотом. Компания «АирАстана», численность которой составляет более 5 тыс. человек, данную автоматизацию осуществила на базе программного обеспечения Эльма. Это позволило им внедрить систему электронной подписи, что в свою очередь, сократило срок ознакомления работников при изменении каких-либо условий, с шести месяцев до двух недель.

А теперь давайте рассмотрим ошибки, которые чаще всего допускают инспекторы кадрового делопроизводства и которые неизбежно «тянут» за собой риски работодателей. Причем эти риски могут носить как моральный, так и материальный характер.

Самые распространенные ошибки кадровики допускают при увольнении работников, проходящих испытательный срок. Тут надо помнить, что уволить такого сотрудника с формулировкой «не прошедший испытательный срок» можно только, если Вы докажите, что человек не справился с порученной работой, и его квалификации недостаточно для выполнения должностных обязанностей. А это можно сделать, проведя внеочередную аттестацию сотрудника.

Но если вновь принятый работник опаздывает или прогуливает, относится к выполнению своих обязанностей халатно, то здесь уже не имеет значения, находится он на испытательном сроке или нет. Действия кадровой службы будут такими же, как если бы сотрудник работал у вас в компании уже десяток лет. Сначала фиксируете письменно нарушения и оповещаете работника. Далее требуете от него письменных же объяснений. И если таковые не поступают по истечении двух рабочих дней, составляете соответствующий акт (желательно, подписанный тремя должностными лицами) и сотруднику выносится дисциплинарное взыскание. В случае повторного нарушения трудовой дисциплины вы вправе его уволить на основании повторного неисполнения или ненадлежащего исполнения без уважительных причин трудовых обязанностей работником, имеющим дисциплинарное взыскание. Во всех этих процедурах ключевым является слово «письменно». Никаких устных разборок с нарушителем. Все фиксируем и записываем.

Особое внимание надо уделить процедуре увольнения в случае кражи. Здесь без помощи юриста не обойтись. Нам нужно четко представлять, кто является материально-ответственным лицом, совершена ли кража должностным лицом на рабочем месте. Факт кражи должен быть доказан. А заниматься расследованием имеют право только соответствующие органы. И мы не сможем расторгнуть трудовой договор с работником, пока суд не вынесет приговор по делу о краже, и приговор не вступит в силу. И только тогда мы можем прекратить с работником трудовые отношения на том основании, что его вина доказана.

А что же делать, если инспектор кадровой службы составил все необходимые документы, а работник отказывается подписывать приказ о вынесении ему дисциплинарного взыскания или об увольнении? В этом случае мы составляем соответствующий акт, лучше в присутствии и при участии профсоюзного лидера, и отправляем документ заказным письмом с уведомлением о вручении на адрес работника, который он указал при приеме на работу. И сделать это надо в течение трех дней со дня составления акта.

Процедура дисциплинарных взысканий должна быть детально описана в компании, желательно чтобы работодатель определил, за какие проступки какой вид дисциплинарного взыскания может быть применен. С данным положением должны быть ознакомлены все работники компании под роспись.

И все же, если есть необходимость уволить человека, лучше это делать не по статье, а по соглашению сторон. HR-специалист должен уметь договариваться с работниками, так сказать, «по-хорошему». Да и работодателям, которые «жаждут крови», следует объяснять, что эмоции в этом случае плохие советчики, а расставаться с сотрудниками лучше дружелюбно. И если работник совершил какой-то проступок, а вы не уволили его по статье, он не будет вспоминать и говорить о вашей компании ничего плохого. И здесь вы убиваете двух зайцев: минимизируете юридические риски, да и имидж компании не пострадает.

И в завершение этой серьезной главы еще одна страшная реальная история из практики.

В организации прошло сокращение, которое было выполнено по всем правилам, в соответствии со всеми законами. Под сокращение попала и одна молодая сотрудница. А через несколько месяцев эта сотрудница подала на компанию в суд, потому что ее незаконно уволили, когда она была на ранних сроках беременности. Опа! В суде работодатель, естественно, заявил, что не знал об интересном положении работницы. Но суд принял сторону истицы. Молодая женщина детородного возраста в любой момент может оказаться в положении. И работодатель должен был это предвидеть. А так как в нормативных документах компании не сказано, что работник обязан уведомлять руководство об изменившихся в его жизни обстоятельствах, то женщина и не сообщила работодателю о своей беременности. В результате истицу восстановили на работе и еще выплатили денежную компенсацию за вынужденный прогул.

К таким же рискам можно отнести и инвалидность работника, который также скрыл этот факт от работодателя при трудоустройстве.

Все важные моменты, которые детально не описаны трудовым кодексом рекомендую отражать в правилах трудового распорядка или в коллективном договоре. Тогда неожиданные беременности молодых сотрудниц вам не грозят.

А как же без отчетов? Какие отчеты необходимо иметь под рукой? Самый распространённый и всеми известный, конечно, отчет о текучести персонала! Но здесь возникает несколько вопросов:

– Какую информацию несет в себе данный отчет?

– Где мы его используем?

– Как поможет данный документ снизить текучесть кадров?

Давайте разбираться. Классическая формула расчета текучести персонала следующая: КТК = (УСЖ + УИР) х 100 / СЧ, где КТК – коэффициент текучести кадров; УСЖ – количество уволенных по собственному желанию сотрудников; УИР – число уволенных работников по инициативе руководства (за прогулы, по судимости, нарушение дисциплины и пр.); СЧ – среднесписочная численность сотрудников за период отчета. Но что нам дает этот показатель? Ответ: просто процент, который нам покажет единицу измерения в большую или меньшую сторону от рекомендуемой нормы. Зачем нам эти данные? Для того чтобы разрабатывать мероприятия по снижению текучести персонала, а, значит, и снижению непроизводительных затрат на подбор персонала, на адаптацию и т. д.

А теперь давайте представим, что мы получили, согласно формуле, какой-то показатель, допустим 11% годовых по компании, что оказалось на 2% больше, чем в прошлом году. И…? Как нам разработать мероприятия, которые будут направлены на снижение текучести персонала?

Конечно, мы не сможем качественно ответить на этот вопрос так как у нас не хватает данных, например, о причинах увольнения. Не всегда причиной увольнения становится отрицательный мотив, у кого-то просто изменились семейные обстоятельства, кто-то решил сменить место жительства. Такие работники увольняются по собственному желанию. Надо учитывать, какой процент текучести по каждому подразделению. Немаловажен и вопрос возраста сотрудников: в каком подразделении чаще увольняются молодые работники, а в каком – возрастные. И, наконец, как все эти процессы влияют на общую деятельность компании.

Чтобы ответить на все эти вопросы, в своей практике я измеряю следующие показатели:

– Численность Компании.

– Причины увольнения.

– Сведения о наличии дисциплинарных взысканий по подразделениям по должностям.

– Текучесть кадров Компании по подразделениям по должностям.

– Коэффициент внутренней мобильности персонала Компании.

– Показатель укомплектованности кадров.

– Структура персонала по стажу.

– Структура персонала по образованию.

– Структура персонала по возрасту.

– Структура персонала по категориям.

На основании полученной информации формирую подробный анализ:

В каком месяце идет динамика увольнения

Дополнительно отдел персонала проводит анкетирование с работниками как с теми, которые увольняются, так и с теми, которые работают. Мы анализируем все полученные данные и разрабатываем мероприятия по снижению текучести персонала. Самое главное в любом анализе – это понимание причин отклонения и возможность своевременного влияния на ситуацию!

И, как видите, здесь нет мелочей. В кадровом делопроизводстве важны любые детали. Порядок в документах, подробный анализ ситуации, внимательное отношение к букве закона обеспечат кадровой службе возможность работать без сбоев.