Текст книги "1С. Бухгалтерия для начинающих"

Каталог физических лиц

В данном разделе мы научимся работать с каталогом, в котором хранятся сведения обо всех физических лицах, с которыми предприятие имеет те или иные отношения. Это, как минимум, сотрудники предприятия, а также частные лица, с которыми сотрудничает предприятие, кандидаты на замещение вакантных должностей, внештатные работники и т. д. Для перехода в режим работы с данным справочником выберите его в списке (см. рис. 1.11) или воспользуйтесь командой главного меню Кадры►Физические лица. В любом случае отобразится окно справочника, которое показано на рис. 3.42.

Рис. 3.42. Справочник физических лиц

Возможности программы предусматривают ввод и хранение данных отдельно по категориям физических лиц. Например, вы можете сформировать следующие группы физических лиц: Штатные, Кандидаты, Уволенные, Внештатные, Учредители и т. д.

Перечень групп физических лиц формируется в левой части окна справочника, а справа отображается содержимое выделенной группы. Вы можете не использовать механизм группировки, а вести единый список физических лиц. Такой подход обычно применяется на малых предприятиях, когда группировка небольшого количества физических лиц, внесенных в справочник, просто не имеет смысла.

Для добавления в справочник новой группы физических лиц нажмите сочетание клавиш Ctrl+F9 или выполните команду Действия►Новая группа. В результате откроется окно добавления группы, которое показано на рис. 3.43.

Рис. 3.43. Добавление группы физических лиц

В данном окне в поле Наименование нужно ввести произвольное название группы (желательно, чтобы оно отражало назначение группы, например Штатные, Уволенные и т. п.). В поле Группа физ. лиц можно указать группу, которая будет являться родительской для создаваемой группы: например, группа Отдел поставок может находиться в подчинении у группы Штатные и т. д. Если вы не намерены использовать механизм группировки или вложенности групп, можете оставить данное поле незаполненным. Что касается поля Код, то здесь программа автоматически сформирует числовой код группы (это произойдет при нажатии кнопки OK или Записать).

Вы можете изменить подчиненность групп в любой момент. Чтобы переместить группу из одной родительской группы в другую, выделите ее в списке и выполните команду Действия►Переместить в группу (эта команда вызывается также нажатием сочетания клавиш Ctrl+Shift+M). В результате откроется окно, которое показано на рис. 3.44.

Рис. 3.44. Перемещение групп физических лиц

В данном окне представлен список всех сформированных ранее групп физических лиц. Нужно выделить новую родительскую группу и нажать кнопку Выбрать, расположенную на панели инструментов.

Чтобы ввести в справочник информацию о физическом лице, выполните команду Действия►Добавить или нажмите клавишу Insert. Перед этим щелчком кнопкой мыши укажите группу, к которой следует отнести это физическое лицо (впрочем, группу можно будет поменять в режиме ввода/редактирования). Чтобы отредактировать данные о введенном ранее физическом лице, выделите соответствующую позицию и выполните команду Действия►Изменить или нажмите клавишу F2. Ввод и редактирование физических лиц осуществляется в окне, которое показано на рис. 3.45.

Прежде всего нужно в поле Имя с клавиатуры последовательно через пробел ввести фамилию, имя и отчество, а затем щелкнуть кнопкой мыши на поле ФИО – в результате параметры верхней части окна будут заполнены так, как показано на рис. 3.45. Впоследствии из раскрывающегося списка Имя можно будет выбрать вариант представления фамилии, имени и отчества физического лица в интерфейсах списка и выбора (например, Сидорова Т.П., или Сидорова Татьяна Павловна и т. д., причем список вариантов формируется программой автоматически после ввода фамилии, имени и отчества).

Рис. 3.45. Ввод и редактирование физических лиц

В правом верхнем углу окна находится поле Код, значение которого формируется программой автоматически в момент записи информации. Без особой надобности редактировать значение данного поля не рекомендуется, чтобы не нарушить целостность данных, но если это все же необходимо – предварительно включите возможность редактирования с помощью команды Действия►Редактировать код.

Остальные сведения о физическом лице вводятся на вкладках Общее и Адреса и телефоны. Рассмотрим порядок работы на каждой из них.

Содержимое вкладки Общее показано на рис. 3.45: здесь задаются все основные сведения о физическом лице – дата и место рождения, его пол, гражданство и др. Дата рождения указывается в соответствующем поле, где вы можете ввести значение как с клавиатуры, так и задать в календаре, открываемом нажатием кнопки выбора. Затем в поле Пол из раскрывающегося списка нужно указать пол сотрудника – Мужской или Женский.

Чтобы ввести сведения о месте рождения сотрудника, нужно в поле Место рождения нажать кнопку выбора или клавишу F4. В результате откроется окно, которое показано на рис. 3.46.

Рис. 3.46. Ввод сведений о месте рождения

Параметры данного окна необходимо заполнять в строгом соответствии с Постановлением от 21 октября 2002 г. № 122п Пенсионного фонда Российской Федерации. При этом нужно учитывать следующее.

• Все сведения вводятся только в именительном падеже, при этом нужно строго придерживаться названий республик, краев, областей, районов, городов, сел и других территориальных образований, содержащихся в документе, удостоверяющем личность (несмотря на возможные изменения названий на момент заполнения анкеты).

• В поле Город (село, дер.) задается только название населенного пункта без указания его типа. Иначе говоря, слова «город», «село», «деревня», «поселок», «станица» и т. п., а также их сокращенные обозначения вводить не нужно.

• В поле Район задается только название района, без указания слова «район» или любого сокращения данного слова.

• В поле Область (край, респ.) название области, края, республики указывается полностью, при этом слова «область», «край» вводятся без сокращений. Автономные и союзные республики, автономные округа, область набираются общепринятыми сокращениями: «АССР», «ССР», «АО» и т. п.

• Поле Страна для республик бывшего Советского Союза не заполняется. В том случае, если район имел республиканское подчинение, название республики указывается в поле Область (край, респ.).

Ввод данных о месте рождения физического лица завершается нажатием в данном окне кнопки OK. На рис. 3.47 показано, как будет заполнено поле Место рождения после ввода информации, показанной на рис. 3.46.

Рис. 3.47. Данные о месте рождения сотрудника

В поле Удостоверение следует ввести сведения о документе, удостоверяющем личность сотрудника. Это делается в диалоговом окне (рис. 3.48), которое вызывается нажатием кнопки выбора.

Рис. 3.48. Ввод данных о документе, удостоверяющем личность

В данном окне в поле Вид документа нужно выбрать вид документа, удостоверяющего личность. В большинстве случаев таким документом является паспорт гражданина Российской Федерации. Другими документами, удостоверяющими личность, могут быть: удостоверение беженца в Российской Федерации, паспорт моряка, справка об освобождении из места лишения свободы, вид на жительство, временное удостоверение гражданина Российской Федерации и т. д. Программа поставляется с уже сформированным перечнем видов документов, удостоверяющих личность. Для выбора документа нажмите в данном поле кнопку выбора, затем в открывшемся окне выделите требуемую позицию и нажмите кнопку Выбрать.

В полях Серия, Номер и Дата выдачи указываются соответствующие реквизиты документа. Первые два поля заполняются с клавиатуры, а дату выдачи можно ввести как вручную, так и выбрать в календаре, открываемом нажатием кнопки выбора.

В поле Кем выдан указывается полное наименование органа, выдавшего данный документ. Затем в соответствующих полях вводится код подразделения в документе, дата регистрации по месту жительства, а также дата, начиная с которой действует запись о паспортных данных физического лица.

Введенные данные будут сохранены после нажатия в данном окне кнопки OK или клавиши Enter.

После ввода паспортных данных нужно указать сведения о гражданстве физического лица. Необходимые действия выполняются в окне, которое изображено на рис. 3.49.

Рис. 3.49. Ввод сведений о гражданстве

В этом окне в поле Страна нужно указать название государства, гражданином которого является данное физическое лицо. Для этого нажмите в указанном поле клавишу F4 или кнопку выбора. Затем в открывшемся окне классификатора стран мира выделите название страны и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter. После этого при необходимости задайте перечисленные ниже параметры.

• Не имеет право на пенсию – этот флажок нужно установить в случае, если данное физическое лицо не имеет права на получение пенсии от Пенсионного фонда Российской Федерации.

• Не имеет право на медицинское страхование – данный параметр нужно включить, если человек не имеет права на медицинское страхование в России.

• Не является налоговым резидентом РФ – этот флажок устанавливается для всех физических лиц, которые не являются налоговыми резидентами России.

Обычно перечисленные параметры применяются к физическим лицам, которые являются гражданами других государств, но это не исключает их применения и к российским гражданам.

В поле Запись о гражданстве действует с нужно с клавиатуры или с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора, указать дату, начиная с которой вступает в силу запись о гражданстве физического лица.

Ввод сведений о гражданстве завершается нажатием в данном окне кнопки OK. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Если физическое лицо является инвалидом, то нужно ввести соответствующие сведения. Для этого в поле Инвалидность нажмите кнопку выбора или клавишу F4 – в результате откроется окно, которое показано на рис. 3.50.

Рис. 3.50. Ввод данных об инвалидности физического лица

В соответствующих полях данного окна нужно ввести серию и номер справки об инвалидности, а также дату ее выдачи (эту справку выдает уполномоченное медицинское учреждение). Из раскрывающегося списка Группа инвалидности выбирается номер группы инвалидности, а в поле Срок действия справки указывается дата последнего дня срока действия справки об инвалидности.

ВНИМАНИЕ

Если человек является инвалидом, в данном окне нужно обязательно установить флажок Инвалидность. Если же человек не является инвалидом, данное окно все равно нужно вызвать и убедиться в том, что флажок Инвалидность не установлен (в противном случае его нужно снять), после чего нажать кнопку OK. В этом случае в поле Инвалидность отобразится значение Не является инвалидом.

В соответствующих полях области Индивидуальные номера нужно с клавиатуры ввести код ИФНС, страховой номер Пенсионного фонда России и индивидуальный номер налогоплательщика.

Далее нужно указать контактные данные физического лица. Для этого предназначены параметры, расположенные на вкладке Адреса и телефоны (рис. 3.51).

Рис. 3.51. Адреса, телефоны и прочие контакты физического лица

В поле Адрес по прописке задается адрес, указанный в документе, удостоверяющем личность (то есть регистрационный адрес физического лица). При щелчке кнопкой мыши в этом поле на экране отобразится окно, которое показано на рис. 3.52 (впоследствии это окно можно вызвать с помощью кнопки выбора).

В соответствующих полях данного окна указывается почтовый индекс, регион, город, улица и прочие реквизиты адреса. В поле Представление по мере ввода этих реквизитов автоматически формируется представление адреса. Введенные данные будут сохранены после нажатия кнопки OK.

Поля Адрес проживания и Адрес для информирования заполняются аналогичным образом. Однако их можно заполнить и копированием – если адрес совпадает с каким-либо из введенных ранее. Для этого нужно щелкнуть в поле правой кнопкой мыши, затем в открывшемся контекстном меню выполнить команду Скопировать из, после чего в появившемся окне выделить название адреса, который нужно скопировать, и нажать кнопку OK.

Рис. 3.52. Ввод и редактирование адреса

В полях Телефон и Телефон служебный указываются контактные телефоны физического лица. В каждое поле можно ввести несколько телефонных номеров, разделяя их запятой или другим разделителем.

Если у человека имеется один или несколько электронных адресов, то их можно указать в поле Email. Прочие контактные данные (веб-сайт, ICQ и др.) можно ввести с клавиатуры в поле Другое (любая другая контактная информация).

Ввод данных о физическом лице завершается нажатием кнопки OK или Записать. В первом случае данные будут сохранены одновременно с закрытием окна ввода/редактирования, во втором – окно не будет закрыто, но данные сохранятся. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений. Все эти кнопки доступны на обеих вкладках данного окна.

При необходимости данные о физическом лице можно вывести на печать – для этого нужно нажать кнопку Печать, которая находится в нижней части окна слева от кнопки OK. Пример печатной формы документа показан на рис. 3.53.

Рис. 3.53. Печатная форма сведений о физическом лице

Щелчком кнопки мыши на символах со знаком «минус» вы можете свернуть любой раздел печатной формы отчета о физическом лице (рис. 3.54).

Рис. 3.54. Свернутые разделы в отчете

Чтобы отправить сведения на печать, выполните команду главного меню Файл► Печать (рис. 3.55).

Рис. 3.55. Отправка отчета на принтер

Данную команду можно также вызвать сочетанием клавиш Ctrl+P.

Справочник складов (мест хранения) компании

Для хранения принадлежащих предприятию (или находящихся в аренде, временном пользовании, на ответственном хранении и т. п.) товарно-материальных ценностей предназначены соответствующие помещения, называемые складами. Для формирования, редактирования и хранения списка складов (мест хранения) в программе предназначен соответствующий справочник, который можно вызвать с помощью команды главного меню Склад►Склады (места хранения) или указать в окне выбора справочника (см. рис. 1.11).

Окно справочника складов показано на рис. 3.56.

Если на предприятии используется большое количество складских помещений, то для удобства работы их можно объединять в группы, например Оптовые склады, Розничные склады, Производственные склады (кладовые) и т. п. Перечень групп складов формируется в левой части окна справочника (см. рис. 3.56), а справа отображается содержимое текущей группы. Если вы не желаете использовать механизм группировки складов, можете вести один общий список складов (если предприятие располагает одним-двумя складами, то их группировка не будет иметь никакого смысла).

Рис. 3.56. Справочник складов (мест хранения)

ПРИМЕЧАНИЕ

Элементы справочника Склады (места хранения) используются практически во всех документах, регистрирующих движение товаров, и определяют место хранения, по которому фактически совершено то или иное движение.

Руководитель любого склада всегда несет материальную ответственность за сохранность находящихся на складе ценностей. Поэтому для каждого склада в обязательном порядке назначается как минимум одно ответственное лицо (при необходимости их может быть несколько). За одним и тем же материально-ответственным лицом может быть закреплено одновременно несколько складов. Из окна справочника вы можете быстро перейти к списку ответственных лиц – для этого нажмите на панели инструментов данного окна кнопку Перейти и в открывшемся меню выберите команду Ответственные лица.

ПРИМЕЧАНИЕ

Список ответственных лиц формируется после того, как заполнен справочник физических лиц, поскольку в качестве ответственных лиц будут выбираться лица именно из этого справочника.

Чтобы сформировать группу складов, выполните команду Действия►Новая группа или нажмите сочетание клавиш Ctrl+F9. В результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 3.57.

В данном окне в поле Наименование следует ввести наименование создаваемой группы складов. В поле Код указывается код создаваемой группы. Значение данного поля формируется программой автоматически, но его при необходимости можно отредактировать с клавиатуры.

Рис. 3.57. Ввод группы складов

В поле Родитель можно указать группу складов, которая будет являться в иерархии родительской для создаваемой группы. Если создаваемая группа должна находиться в корневом каталоге списка, то это поле заполнять не следует.

После нажатия в данном окне кнопки OK либо Записать созданная группа складов будет добавлена в окно списка. При нажатии кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений.

Переход в режим формирования нового склада осуществляется с помощью команды Действия►Добавить либо нажатием клавиши Insert (предварительно нужно выделить группу складов, в которую должен быть помещен создаваемый склад). Чтобы отредактировать текущий склад, следует воспользоваться командой Действия►Изменить либо клавишей F2. Все необходимые действия по созданию и редактированию склада выполняются в диалоговом окне, которое представлено на рис. 3.58.

Рис. 3.58. Ввод и редактирование склада (места хранения)

Здесь нужно ввести перечисленные ниже сведения.

• Группа – в данном поле из справочника складов (окно справочника открывается с помощью кнопки выбора) выбирается группа складов, к которой будет отнесен данный склад.

• Наименование – здесь с клавиатуры вводится произвольное наименование создаваемого склада (например, Склад сборочного цеха, Склад промтоваров и т. п.).

• Ответственное лицо – в данном поле указывается материально-ответственное лицо, за которым будет закреплен текущий склад. Необходимое значение выбирается в окне справочника физических лиц, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора. С помощью кнопки История можно просмотреть историю смены материально-ответственных лиц текущего склада.

• Вид склада – здесь нужно указать вид данного склада (в рассматриваемой конфигурации предусмотрено разделение складов по видам). Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты – Оптовый, Розничный и Неавтоматизированная торговая точка.

• Код – значение данного поля формируется автоматически и представляет собой числовой код текущего склада. При необходимости это значение можно отредактировать с клавиатуры.

• Тип цен – смысл данного параметра заключается в том, что для каждого склада можно установить тип цен, по которым будет производиться розничная продажа товарно-материальных ценностей. Требуемое значение выбирается в окне справочника Типы цен номенклатуры, которое открывается на экране после нажатия кнопки выбора. Данный параметр является обязательным для заполнения в том случае, если в расположенном выше поле Вид склада выбрано любое значение, кроме Оптовый.

• Комментарий – в данном поле при необходимости можно с клавиатуры ввести любую дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к текущему складу.

По окончании ввода данных нужно нажать в окне редактирования кнопку OK либо Записать. Для выхода из данного режима без сохранения изменений предназначена кнопка Закрыть.

Глава 4. Учет банковских операций

Безналичные деньги предприятия – это все его денежные средства, которые находятся на банковских счетах. Преимущественная часть расчетов между предприятиями происходит именно в безналичном порядке (то же самое касается обязательных платежей в бюджет и внебюджетные фонды). Поэтому учет безналичных денежных средств на любом предприятии является одним из ключевых элементов бухгалтерского учета.

Напомню, что для учета безналичных денежных средств в типовом плане счетов бухгалтерского учета предназначены следующие счета:

• 51 «Расчетные счета»;

• 52 «Валютные счета»;

• 55 «Специальные счета в банках»;

• 57 «Переводы в пути».

Каждый из этих счетов может иметь субсчета для дополнительной детализации учета. Например, к счету 52 могут открываться субсчета для отдельных валют, к счету 55 – отдельные субсчета для каждого специального счета в банке и т. д.

Как уже отмечалось ранее, любой учет начинается с оформления первичной документации. И первый документ, с которым мы познакомимся, – это платежное поручение на перечисление денежных средств с расчетного счета предприятия, другими словами – исходящее платежное поручение.