Текст книги "30 привычек за 30 дней. План-капкан по наведению полного порядка в жизни"

День пятнадцатый
Поставьте на поток задачи, которые выполняете раз за разом

У большинства из нас есть задачи, которые необходимо выполнять ежемесячно, еженедельно или ежедневно. Бывает даже, что какие-то дела необходимо выполнять по несколько раз за день.

Может быть так, что вы каждое утро сдаете начальнику какой-то отчет. Или раз за разом отвечаете на одни и те же вопросы от будущих покупателей. Если вы постоянно ходите на какие-то встречи и совещания, то наверняка уточняете их длительность и повестку, а также имена участников.

Это не то чтобы долго – но все равно требует времени. Которое можно было бы посвятить чему-то еще.

Поэтому важно ставить повторяющиеся мероприятия на поток. Это позволяет упорядочить подход к тому, что следует выполнять раз за разом.

Допустим, вы ведете блог. И, например, пользуетесь при этом системой в духе Wordpress. Подобные площадки существуют затем, чтобы вам было удобнее выкладывать статьи и публикации.

Вам, возможно, даже не понадобится отдельного программного обеспечения – все зависит от того, с какой именно задачей вы имеете дело. Может, в ваши обязанности входит писать электронные письма тем, кто выслал резюме. Многие из этих писем наверняка будут содержать одинаковые слова. Так почему бы не создать шаблон, который потом можно использовать раз за разом?

Люди в целом редко ставят на поток задачи, которые выполняют раз за разом. А это значительно сказывается на производительности.

Как эта пагубная привычка вредит производительности

Если не упорядочить подход к повторяющимся задачам, те будут отнимать слишком много времени и душевных сил. А это сказывается на вашей производительности в четырех аспектах.

Во-первых, подобное легко наскучивает. Вы с каждым разом принимаетесь за повторяющиеся задачи все неохотнее – а значит, проще выгораете.

Во-вторых, вы вынуждены каждый раз изобретать новый подход к одной и той же задаче. Из-за этого вы работаете медленнее – то есть успеваете меньше.

В-третьих, вы чаще ошибаетесь. Вероятность ошибки есть у любой задачи. И оступаться нормально, если вы работаете над чем-то большим и сложным. В таком случае промахи ожидаемы. Однако сложно оправдать того, кто постоянно ошибается в деле, повторяющемся из раза в раз. В конце концов если задачу вы выполняете не впервые, вам следовало уже в ней поднатореть. Вот только она уже настолько наскучила, что вы ослабили бдительность – а значит, вероятнее совершите ошибку.

В-четвертых, вы тратите на такие задачи слишком много времени. Выше мы приводили в пример обязанность отвечать на письма тех, кто выслал резюме. Если у вас достаточно крупное предприятие, на котором требуется много новых сотрудников, вы наверняка ежедневно будете часами только отвечать на письма.

Ниже расположены полезные советы, которые помогут вам упорядочить подход к повторяющимся задачам, чтобы те не отнимали у вас лишнее время. Вы наверняка и сами не раз стремились ускорить выполнение подобных дел. Тогда эти шаги позволят вам работать еще быстрее.

Какие предпринять шаги

1. Составьте список задач, которые вам приходится выполнять ежедневно, еженедельно и ежемесячно. Так вы получите о них общее представление и вам будет проще придумать, как действеннее справляться с ними.

2. Отследите, сколько времени вы тратите на повторяющиеся задачи. Тогда вы еще охотнее будете думать над тем, как ускорить их выполнение.

Чтобы впоследствии было проще, придется для начала поработать над подходом. Многие откладывают это дело, поскольку не осознают, сколько тратят впустую. Если вы посчитаете, сколько времени тратите на одни и те же задачи, тянуть дальше не останется никакого желания. Вы увидите, сколько часов в день уходит на них.

3. Если повторяющиеся задачи нельзя поставить на поток, выполняйте их скопом. Тогда вы будете тратить значительно меньше душевных сил.

Многие повторяющиеся задачи – это мелкие дела, на каждое из которых требуется минута-другая. Однако, разбросанные в течение дня, такие задачи лишний раз отвлекают. Допустим, вы каждую среду уделяете днем 10 минут на то, чтобы отправить новые сведения людям, которые входят в список вашей рассылки. Или каждую пятницу на несколько минут созваниваетесь с определенным поставщиком, чтобы обсудить пополнение запасов. Задачи эти совсем пустяковые, но из-за них вы отвлекаетесь – и после вынуждены настраиваться на работу заново. Что еще хуже, выполнять их еще быстрее, чем вы делаете сейчас, попросту не выйдет.

В таком случае решайте их друг за другом в строго определенное время. Вместо того чтобы отвлекаться на пять минут там, на 10 – здесь, выделите 45 минут, в течение которых вы будете непрерывно выполнять все подобные задачи. В итоге у вас останется меньше поводов отвлекаться, вы будете работать сосредоточеннее и начнете успевать еще больше.

4. Используйте специальные программы.

Выше я уже рассказывал о Wordpress. Эта система позволяет управлять содержимым сайтов: с ее помощью можно, например, ставить на поток публикацию новых статей. Wordpress – пример площадки, которая позволяет упорядочить работу над повторяющейся задачей. Статьи эта система за вас не напишет, конечно. Зато благодаря ей не придется тратить время на то, чтобы непосредственно выкладывать и форматировать написанное.

Похожим образом наверняка можно автоматизировать (пусть даже частично) хотя бы несколько повторяющихся задач. Допустим, вы ежедневно переносите данные из одной таблицы в другую. Почему бы не прописать один раз формулы, благодаря которым данные будут обновляться сами собой? Или, например, вы постоянно отправляете тем, кто у вас что-то купил, письма, где предлагаете определенные услуги, связанные с приобретенным товаром. Почему бы не создать интернет-магазин, через который подобные письма будут отправляться сами?

Одно из ключевых преимуществ подобных программ – они ставят повторяющиеся задачи на поток. Я, к примеру, пишу данную главу в программе для обработки текстов под названием Scrivener. Программа позволяет упорядочить все, что я пишу, и мгновенно сохранять созданное в разных форматах. Больше никаких мучений с Microsoft Word.

И вы тоже поищите программы, позволяющие поставить на поток те повторяющиеся задачи, которые до сих пор вас отвлекали.

5. Используйте Todoist. Отдельная задача – вспоминать о повторяющихся задачах. Если вы ежедневно записываете себе в список дел одно и то же, самое время прекратить.

Я уже рассказывал об этом сервисе в третьей главе. И теперь настоятельно советую им воспользоваться. Он позволяет упорядочить повторяющиеся задачи, чтобы вы ни в коем случае о них не забывали.

Предположим, вам необходимо каждую среду делать рассылку среди покупателей. Вы создаете в Todoist новую задачу и отмечаете, что ее необходимо выполнять каждую среду. В итоге эта задача каждую среду будет сама собой возникать в списке дел. И не придется каждый раз записывать ее заново.

Это еще один способ ускорить работу с повторяющимися задачами с помощью программ.

6. Пересматривайте список повторяющихся задач ежемесячно. Перечитывайте каждое из положений и спрашивайте себя: оно до сих пор приближает меня к моим целям? Повторяющиеся задачи со временем становятся обыденностью. Мы работаем над ними настолько часто, что перестаем осознавать их истинную значимость. А потому не спешим вычеркивать их из списка дел. Слишком к ним привыкаем. И едва ли задумываемся, нужно ли их вообще выполнять. Просто выполняем – и все.

Вполне может оказаться, что какие-то задачи можно совершенно безболезненно из списка вычеркнуть. И сберечь дополнительные силы и время.

День шестнадцатый
Забудьте о многозадачности

«Те, кто делает несколько дел одновременно, просто ужасны во всех аспектах многозадачности».

– Клиффорд Нэсс, преподаватель из Стэнфордского университета

Все мы стараемся успеть кучу дел разом. И, если верить ученым, справляемся с этим отвратительно, пусть даже убеждаем себя в обратном.

Многозадачность притягательна по двум причинам. Во-первых, нам кажется, что так мы успеем больше. Во-вторых, нам приятно (как нам кажется) преуспевать сразу в нескольких направлениях.

Вот только впечатление это надуманное. В действительности мы не успеваем больше. Наоборот, многозадачность снижает нашу работоспособность.

Так почему же мы все равно стремимся успеть все и сразу? Исследователи утверждают, что дело в переживаниях.

В 2012 году в научном журнале Journal of Communication разместили итоги исследования, посвященного удовольствию, которое люди испытывают, когда выполняют несколько задач одновременно. Ученые обнаружили, что многозадачность отрицательно сказывается на производительности, но при этом вызывает приятные чувства.

Вот почему нас тянет выполнять несколько дел одновременно.

Мы стремимся успеть все разом и по другим причинам. Например, от скуки. Выполняя более одной задачи за раз, мы отвлекаемся – и нам в итоге веселее.

Еще дело может быть в нетерпении. Жизнь современного человека как никогда суетлива. Многие попросту не умеют сидеть смирно и заниматься чем-то одним – например беседовать, – поскольку понимают, что могут параллельно заняться чем-то еще.

Кто-то силится успеть как можно больше за раз, чтобы впечатлить начальство. Вы не виноваты. Многие работодатели подобное поощряют. Некоторые даже на собеседовании говорят: от вас требуется умение выполнять несколько задач одновременно.

Наконец, многие не любят, как им кажется, «зря терять время». В конце концов почему бы и нет – если тебе по силам одновременно готовить ужин, беседовать по телефону и отслеживать обновления в соцсетях?

Вот только подобное сказывается на нашей работоспособности.

Как эта пагубная привычка вредит производительности

Чтобы понять, насколько многозадачность вредит работоспособности, важно понимать, как именно обрабатывает наши решения и действия мозг.

Он выстраивает всевозможные дела в очередь – и сосредоточивается на них по одному. Нам-то кажется, что мы успеваем кучу всего разом, а мозг просто переключается туда-сюда между разными задачами. Зачем нам это знать? Затем, что переключаться – все равно что отвлекаться. А теперь вспомните, сколько времени в среднем необходимо мозгу, чтобы настроиться на очередную задачу. При этом он настраивается тем дольше, чем задачи сложнее и разнообразнее.

Так многозадачность вредит производительности.

Во-первых, вы не можете ни на чем полноценно сосредоточиться. Если вы занимаетесь несколькими делами одновременно – а точнее, думаете, что занимаетесь несколькими делами одновременно, – вашему мозгу приходится постоянно переключаться с одного на другое. Следовательно, ему попросту не хватает времени сосредоточиться на чем-то одном.

Во-вторых, страдает, как показывают исследования, мозг. Ученые из Стэнфордского университета обнаружили, что многозадачность сказывается на умении отслеживать выполнение текущих задач. Итоги этого исследования разместили в 2009 году в ведущем научном журнале Proceedings of the National Academy of Sciences.

В-третьих, вы чаще отвлекаетесь. Что закономерно: чем меньше вы сосредоточены, тем проще вас отвлечь.

В-четвертых, вы медленнее продвигаетесь по каждой из задач – а значит, тратите на них больше времени. А еще чаще ошибаетесь и больше времени тратите на то, чтобы исправиться.

В-пятых, вы чаще выполняете работу абы как. Отчасти это обусловлено тем, что вы работаете дольше. В итоге времени у вас остается меньше и вы не успеваете довести работу до ума.

Избавиться от привычки выполнять кучу дел разом тяжело – даже если осознаешь, что она сильно сказывается на твоей производительности. Ниже представлены шесть шагов, которые можно применить уже сегодня, чтобы исправить положение.

Какие предпринять шаги

1. Привыкайте выполнять строго по одной задаче (пока в течение короткого промежутка времени). Ваша задача – отвыкнуть от многозадачности и привыкнуть к сосредоточенности.

Звучит просто, но на деле все сложнее. Если вы привыкли выполнять несколько задач одновременно, вам наверняка будет тяжело посвящать свое внимание целиком чему-то одному. Именно поэтому я и предлагаю начать с коротких временны́х промежутков – например, 10-минутных. Как только научитесь сосредоточиваться на чем-то одном в течение этого времени, добавьте еще пять минут. Потом – еще пять.

Представьте, что вы начинаете заниматься спортом, после того как годами о нем не вспоминали. Не торопитесь. Этот совет позволит вам постепенно разработать «онемевшие мышцы» сосредоточенности.

2. Уберите все устройства. Телефоны, планшеты, умные часы – все то, что склоняет к многозадачности. Вы наверняка не раз видели, как кто-то играет в телефон, проверяет почту, что-то гуглит – при этом ведет автомобиль и еще разговаривает с кем-то.

Пока работаете, отключите и уберите прочь телефон. Так же поступите и с остальными устройствами. Уберите их с глаз долой, чтобы было не дотянуться. Тогда будет значительно проще сопротивляться соблазну.

3. Решите для себя, что не приступаете к новой на сегодня задаче, пока не выполните предыдущую. Это тоже полезная привычка. Вы вырабатываете собранность, которая не позволяет отвлекаться – даже если поблизости замаячит новое дело.

Небольшое отступление: понятно, что указанному правилу не всегда выйдет следовать строго. Допустим, вам, прежде чем продолжать некое дело, нужно расспросить коллегу. Его, естественно, не стоит ждать до упора.

Выполните все, что пока можете. Потом напишите коллеге – и перейдите к следующей задаче в списке. Но, когда получите от него ответ, к предыдущему делу не возвращайтесь, чтобы не растерять сосредоточенность. Присту́пите к первой задаче уже после того, как закончите со второй.

4. Составляйте простые списки дел. В главе, посвященной третьему дню, мы обсуждали, насколько их важно составлять. Благодаря таким спискам прибегать к многозадачности захочется еще меньше.

Вы четко знаете, что должны сделать и в какой последовательности, а потому вам проще сосредоточиться на чем-то одном. А вот если списка дел не составить или составить, но слишком сложный и длинный, велика вероятность, что вы опять вернетесь к многозадачности.

5. Прерывайтесь как можно реже. Чтобы сосредоточиваться на чем-то одном, нужно в целом уметь сосредоточиваться. А значит, вам не нужно реагировать ни на входящие письма, ни на звонки или голосовые и текстовые сообщения. Они все только отвлекают – то есть мешают сосредоточиться.

Закройте почту и отключите телефон. А еще поменяйте параметры таким образом, чтобы вам не приходило никаких звуковых уведомлений о новых письмах и звонках.

6. Разгребите бардак на рабочем столе. Чем больше там хлама, тем чаще вы отвлекаетесь. Мозг сам не замечает, как переключается с одного на другое. Уберите со стола все, кроме необходимого сейчас.

Необязательно убираться полноценно. Достаточно убрать из поля зрения все, что отвлекает. Например, скинуть в какую-нибудь коробку. А разберете все в перерыв – или в качестве отдельной задачи на сегодня.

День семнадцатый
Отвечайте за свои решения

«Если бы вы могли отшлепать человека, ответственного за большинство ваших проблем, вы бы не сидели месяц».

– Теодор Рузвельт

Есть у нас склонность – не отвечать за собственные действия и решения. Особенно тогда, когда они ведут к не самым приятным последствиям.

Такова людская природа. Не хочется признавать, что в своих недоработках виноваты мы сами. Вот и приходится бегать от ответственности.

Допустим, из-за вас случилась авария. Чтобы ответить за свою беспечность, наверняка придется раскошелиться.

Или ходите вы, к примеру, по магазину – и вдруг разбили что. Чтобы искупить вину, придется, возможно, разбитое оплатить.

Или пришли в кофейню – и уронили стакан с напитком. Вам, может, и выдадут бесплатно новый, но признаться в своей неловкости все равно придется.

Большинство очень не любит расплачиваться за свои деяния. Как итог: мы ищем возможности этого не делать.

Проявляется эта склонность еще в раннем возрасте. Уже тогда мы усваиваем: открывать рот, пока ищут виноватых, себе дороже. Чем дальше, тем прочнее привычка уходить от ответа обосновывается в нашей жизни.

Вот только цена беспечности чрезмерно высока. Чем чаще мы уходим от ответственности, тем сильнее верим в собственную беспомощность.

И привыкаем ни на что не влиять. Нам удобнее выступать жертвой обстоятельств, нежели кузнецами собственного счастья. Мы убеждены, что не в силах влиять на свою жизнь. И отказываемся признавать за собой ошибки и промахи, а потому не меняемся к лучшему. Мы ведь за себя не отвечаем – так к чему стараться?

Если вы уверены, что вашей жизнью управляет кто угодно кроме вас, то и меняться вам не захочется. Ибо какой смысл?

Надеюсь, вы уже догадываетесь, как такое отношение способно сказываться на работоспособности.

Как эта пагубная привычка вредит производительности

Стремление уйти от любой ответственности мешает нам преуспевать по пяти причинам.

Во-первых, нам, как уже было сказано выше, не хочется меняться. Мы воспринимаем свои трудовые привычки как данность – даже те, которые нам мешают. Дескать, это не я такой – это жизнь такая. Нам кажется, будто мы вовсе не властны над тем, как работаем, и не видим никакого смысла что-то менять.

Во-вторых, мы низводим себя до мелкой сошки, пешки, беспомощной и уязвимой перед лицом окружения и его прихотей. Мы со всех сторон завалены задачами и при этом едва ли радуемся, когда с ними справляемся. Из-за этого мы сильнее устаем, неохотнее работаем и в конце концов быстрее выгораем.

В-третьих, нам не хочется работать на высоком уровне. Мы убеждены, что не особенно властны над собственной жизнью, а потому не видим смысла выкладываться на полную. В итоге выполняем работу на «троечку». А как иначе – если ни вдохновения, ни желания, ни воодушевления нет и в помине?

В-четвертых, мы неохотнее беремся за сложные задачи. Ошибиться в таких задачах проще. А любая ошибка влечет за собой разнообразные последствия.

При этом если справиться с такой задачей – значит преуспеть. А тем, кто преуспевает, нередко поручают все более ответственные задачи. В итоге мы не стараемся, чтобы не привлекать к себе лишнего – пусть и благотворного – внимания.

В-пятых, мы не растем над собой как сотрудники – а значит, меньше зарабатываем. Мы привыкаем упускать возможности, которые иначе привели бы к повышению в должности и нашему развитию как личности.

Вышеперечисленное может приводить к чрезвычайно пагубным последствиям, которые значительно снижают как количество, так и качество выполняемой работы. Именно поэтому стоит привыкать к тому, чтобы отвечать за свои решения и действия.

Какие предпринять шаги

1. Оцените, какой вклад в ваши цели вносит то, над чем вы работаете. Какие ваши действия к каким последствиям ведут.

Допустим, ваша цель – написать роман. Вы подспудно догадываетесь, что за час его не напишешь, а еще – что любому писателю необходима усидчивость. То есть не получится никакого романа, если вы не сядете и не начнете писать. При этом важно писать плодотворно – иначе на один-единственный роман у вас уйдет вся жизнь. Среди ваших знакомых наверняка есть такие, которые пишут одну книгу годами.

Первый шаг к ответственности состоит в том, чтобы задуматься, к каким именно последствиям приводят те или иные ваши решения и действия. Сделав его, значительно проще меняться в лучшую сторону.

2. Разберитесь, почему вы так и норовите уклониться от ответственности. Как уже было сказано выше, мы привыкаем уходить от ответа еще в детстве. А взрослыми воспринимаем эту привычку как нечто само собой разумеющееся. И уходим от ответственности бездумно – лишь изредка, и то если повезет, задумываясь о глубинных причинах такого поведения.

Вот только поведения не изменить, если не определить его причины. Поскольку иначе не получится сосредоточить усилия на выработке новой, уже полезной привычки.

Быть может, вы страшитесь неудачи? Или, как многие другие люди, успеха? А может, вам просто лень за себя отвечать? Именно от глубинной причины зависит то, как именно вы будете приучаться брать ответственность за свои действия.

3. Воспринимайте ошибки как уроки на будущее. Нам только дай повод посчитать их признаком неудачи. Мы почему-то полагаем, что промахи – показатель того, насколько мы неграмотные и бестолковые. И обратную связь воспринимаем как заявление о нашей никчемности. Неудивительно, что многие в итоге привыкают избегать ответственности!

Нежелательные последствия наших ошибок – не более чем напоминание: никто не безупречен. Что важнее, промахи показывают, в чем мы можем вырасти над собой. Не стоит рассматривать ошибки как отражение собственной ценности.

Вместо того чтобы задаваться вопросом «Почему я вечно все порчу?», спросите себя: «Какой урок я могу усвоить на будущее?»

4. Помните: у страха глаза велики. Склонность избегать ответственности за собственные решения и действия произрастает из страха. Страха неудачи. Успеха. Неизвестности. Причем этот страх, за редким исключением, беспочвенный. Человеческий разум склонен преувеличивать вероятность – и тяжесть – неприятных последствий.

Допустим, вы хотите попросить у работодателя зарплату повыше. А мозг вам (если срабатывает страх неудачи) говорит: дерзнешь – вылетишь. Или (если вы боитесь успеха): повысят тебе зарплату – и как примутся в честь этого взваливать на тебя все задачи без разбора.

В действительности что первый, что второй исход маловероятны.

Именно поэтому нельзя забывать: у страха глаза велики. Стоит об этом вспомнить, как уже значительно проще не обращать на него внимания.

5. Признавайте свои ошибки и старайтесь исправиться. Допустим, вы знаете, что завершили дело позже срока, поскольку не спешили с ним. Признайте это. Или понимаете, что в последнее время никак не могли сосредоточиться на обязанностях, поскольку позволили окружающим дергать вас по любому поводу. Так и скажите: моя ошибка.

А затем решите, как изменить подход к труду, чтобы такого не повторялось. Не ждите немедленного успеха. Помните: избегать ответственности за свои решения и действия вы учились целую жизнь – только бы не сталкиваться с неприятными последствиями.

Чтобы избавиться от этой пагубной привычки и заменить ее новой, полезной и плодотворной, понадобится время.

Потерпите.