Текст книги "Воркбук собственника. Как проверить свой бизнес и повысить прибыль"

2. Ввести очередность платежей – от самых главных к менее важным с точки зрения бесперебойности работы компании и возможных рисков.

3. Платить всем, но по частям. Так компания покажет намерения выполнить обязательства в полном объеме.

Кредиторская задолженность перед покупателями

Еще в прошлом пункте мы говорили, что предприниматель должен стремиться получиться от покупателей предоплату. Если компания получила деньги вперед, ее задача – выполнить свои обязательства в срок.

Здесь нет рекомендаций, как уменьшить такую «кредиторку». Но есть ряд моментов, на которые нужно обратить внимание.

1. Аванс – это хорошо, если цены при этом не меняются. Если же предоставление аванса от клиента идет вместе со скидкой, возможно, стоит отказаться от аванса и получить деньги в срок, например, по факту выполнения. Это не всегда так – иногда без аванса невозможно выполнить условия договора. Но если такого фактора нет, то давать скидку за предоплату не нужно.

2. Когда предприниматель берет аванс от клиента, нельзя забывать, что деньги еще не принадлежат компании, пока не подписана товарно-транспортная накладная или акт о передаче товара. До этого момента считать эти средства выручкой нельзя. Компания должна контролировать суммы авансов и стараться их не тратить, если есть риск невыполнения обязательств.

3. Необходимо контролировать своевременность выполнения своих обязательств. В противном случае можно испортить свою репутацию и попасть под штрафные санкции.

Кредиторская задолженность по кредитам и займам

По этому виду «кредиторки» стоит работать следующим образом.

1. Компании надо снизить стоимость кредитных средств. Для этого нужно контролировать среднюю ставку по процентам на текущий период, и если текущая ставка выше среднерыночной, стоит запросить снижение стоимости. Банки это не любят, но все равно понижают ставку, если запрос выглядит обоснованным.

2. Крайне опасно брать кредиты с единовременным погашением всей суммы в момент окончания срока договора. На практике многие компании не копят сумму для погашения платежа, из-за чего он становится неподъемным для бизнеса. При этом надежды на новый кредит могут не оправдаться. Бизнесу стоит опираться на кредиты с понятным и равномерным графиком платежей.

3. Если в компании понимают, что не смогут вовремя погасить долг по кредиту, необходимо заранее уведомить об этом банк и попросить реструктурировать долг. Банки не заинтересованы в просрочке и, вероятно, пойдут навстречу – предложат отсрочку или новый график погашения.

4. Брать кредит стоит тогда, когда у предпринимателя есть понимание, как и за счет чего можно будет его погасить. Если бизнес-модель убыточна, кредиты лишь усугубят положение компании.

Кредиторская задолженность по зарплате сотрудникам компании

Эту задолженность нужно рассматривать с точки зрения текущего долга, который по сути является «техническим». То есть зарплата по данным бухучета начислена на последнее число предыдущего месяца, а выплачивать ее будут в районе 5–10 числа текущего месяца.

Во всех остальных случаях проблемы с выплатами зарплаты недопустимы. Думать о снижении или контроле можно только в рамках разговора о банкротстве или ликвидации компании.

Кредиторская задолженность по налогам и сборам

Полностью безопасная задолженность перед бюджетом – тоже относится к текущей задолженности. То есть она начислена, но не уплачена до наступления срока платежа.

Управлять этой задолженностью можно с помощью нескольких инструментов.

1. Законная отсрочка по уплате налога, которую предоставляет государство. Иногда правительство в качестве мер поддержки предоставляет бизнесу такие отсрочки – нужно целенаправленно отслеживать новости по этой тематике. Если компания сможет воспользоваться этой отсрочкой, новый дедлайн пропускать уже будет нельзя.

2. «Техническая» отсрочка по уплате налогов. Некоторые платежи по налогам – авансовые. Их нужно оплачивать на основании «предварительно» рассчитанной налоговой базы. В этом случае компания может законно оплатить меньше, чем вышло по предварительному расчету, например, налог на УСН. Главное, чтобы уплаченная сумма была больше минимального налога – 1 % с суммы доходов. В этой ситуации компания осознанно уменьшает сумму кредиторской задолженности по налогу. Однако в конце года при сдаче декларации бизнес все равно будет вынужден уплатить всю сумму налога, и ему еще начислят пени.

Эта задолженность требует особого контроля и грамотной работы бухгалтеров и финансовых специалистов.

Прочая кредиторская задолженность

Чтобы контролировать другие договорные обязательства, компания также должна исключить вероятность просрочек.

Каждый элемент имущества компании или ее обязательств нуждается в управлении и грамотном контроле. Кредиторская задолженность может быть как отрицательным фактором, так и положительным – все зависит от того, как подходить к управлению ее элементами.

Ну и закончим нашу главу правилами управления бизнеса на старте: если вы еще на начальном этапе, эти правила помогут вам избежать серьезных проблем.

5 правил управления финансами на старте бизнеса

Я много лет занимаюсь постановкой управленческого учета в компаниях. И, конечно, ко мне обращаются тогда, когда компания уже выросла и накопились проблемы в учете: царит хаос, непонятно, сколько прибыли зарабатывает компания, почему возникают дефициты денежных средств, много проблем с налогами и надо решать все возникающие из этого последствия. Приходится тратить много сил, чтобы навести порядок, выстроить систему. А ведь можно было сразу делать так, чтобы исправлять ничего не приходилось.

Даю 5 советов, как управлять финансами на старте.

Правило 1. Чтобы не было мучительно больно потом, начинайте вести учет финансов сразу.

Даже при запуске небольшого бизнеса возникает множество разных доходов и расходов, движений средств. Допустим, вы занимаетесь консалтингом, заключили 5 сделок, в которых оплата происходит двумя платежами: часть – предоплата, остальное – постоплата. Начали тратить деньги: заказали разработку сайта, подключили сервисы, наняли SMM-щика, заплатили помощнику и т. д. Через месяц или два без учета финансов вы уже не будете понимать, в плюсе вы или в минусе, сколько денег у вас осталось, сколько можно тратить и вкладывать.

Совет: заведите простейшую таблицу для учета финансов своего бизнеса. Ведите учет сделок, график оказания услуг или продаж, график движения денежных средств, таблицу учета доходов и расходов.

Правило 2. Отделите личные финансы и финансы вашего бизнеса.

Заведите два отдельных счета или ведите учет в таблице. Чаще всего такая ситуация возникает тогда, когда предприниматель работает один, и возникает мысль: «Все деньги мои, я инвестирую свои, и забираю свои себе же». Формально это так, но есть личные расходы и расходы вашего бизнеса. Необходимо четко их разделить. И считать прибыль бизнеса только по расходам, которые относятся к бизнесу.

Правило 3. Планируйте доходы и расходы.

Кажется, что когда у вас запуск бизнеса с нуля, планировать невозможно: откуда вы знаете, сколько продадите. В данном случае план выступает в первую очередь вектором, ориентиром, к которому вы стремитесь. Не иметь плана вообще и самой общей финансовой модели бизнеса – это то же самое, что делать бизнес без цели. Проанализируйте рынок, ваши возможности, спланируйте ваши действия по продажам и продвижению. Сделайте прогнозный план продаж, план расходов под него и постоянно сверяйтесь. Первое время план будет неточным, но с каждым разом он будет уточняться, и вы все больше будете приближаться к цели.

Правило 4. Держите ваши расходы на максимально низком уровне.

Если вы только запускаете проект, постарайтесь обойтись без офиса, тем более что сейчас очень много вопросов можно решать удаленно. Не пренебрегайте бесплатными коворкингами в центрах «Мой бизнес», пользуйтесь бесплатными мерами поддержки, договаривайтесь о сотрудничестве со сдельной оплатой труда. Тестируйте гипотезы, разрабатывая MVP (Minimal Viable Product – минимально жизнеспособный продукт) – базовую версию товара, услуги или сервиса с минимальным набором функций (иногда даже одной), которая несет ценность для конечного потребителя. Не стремитесь к идеальности, создайте инфраструктуру с минимальными постоянными расходами, не гонитесь за внешней атрибутикой.

Правило 5. Повышайте свою финансовую грамотность.

Пройдите курсы по финансам бизнеса, читайте паблики экспертов, промониторьте меры поддержки вашего бизнеса – наверняка они есть. Узнавайте о системах налогообложения, чтобы выбрать наиболее выгодную для вас. Часто незнание ведет к переплатам налогов, финансовым ошибкам, ненужным кредитам и долгам. С ростом бизнеса вам придется принимать все более серьезные финансовые решения, и цена ошибки будет расти. Полагаться только на консультантов и наемных работников (финансиста, бухгалтера) опасно. Они могут быть некомпетентными или ввести вас в заблуждение. Растите вместе с вашим бизнесом.

Возможно, эти советы покажутся вам очевидными, но почему же так много компаний, в которых финансовый учет не налажен или отсутствует совсем? Если вы только на старте, сделайте все правильно сразу, и вы упростите себе жизнь, когда ваш бизнес вырастет, а также обеспечите ему для этого все условия.

Раздел 9. Информационные технологии

Внедрение ИТ в бизнес

Спасибо за помощь в написании раздела Ивану Нистратову

Сегодня практически все взаимодействие между бизнесом, государственными органами, банками и так далее осуществляется без использования бумажных носителей и личного присутствия лица с правом подписи и печатью. Им на смену пришли электронные подписи, операторы электронного документооборота (ЭДО) и различные сервисы для обмена информацией (клиент-банки, личные кабинеты в налоговой и прочие информационные системы). Смартфоны и планшеты заменили блокноты и записные книжки, а на место шкафов с документами встали столы с компьютерами и ноутбуками.

Правильно и вовремя внедренные информационные технологии – драйвер роста для бизнеса. Но зачастую суммы на их внедрение не являются ключевым фактором для успеха внедрения. Важно, чтобы с обеих сторон (и заказчика, и продавца) были ответственные за проект. В компании заказчика должен быть человек, который возглавит данный проект. Помимо этого, важно понимать, что внедрение ИТ – это изменения, а люди склонны сопротивляться любым изменениям. Нужно подготовиться заранее и продумать все до мелочей.

В ряде случаев необходимые программные продукты не внедрялись из-за сопротивления сотрудников. Наберитесь терпения, и все получится. Руководителю тоже важно погружаться в процесс внедрения, поскольку если речь идет, например, о ПО, позволяющем считать затраты на складе, сделать инвентаризацию, приемку и т. д., то не заинтересованные в этом люди могут саботировать. Наберитесь терпения, слушайте экспертов. Часто это бывают компании-внедренцы.

Что же такое информационные технологии в бизнесе? Есть много определений, но мне нравится то, которое дано в Федеральном законе № 149-ФЗ: информационные технологии – процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов.

И все перечисленное в описании, но только служащее для потребностей бизнеса, и является ИТ в бизнесе.

На мой взгляд, использование ИТ в бизнесе – это не блажь. Это необходимость, которая служит для вашего роста и развития. Правильное использование софта может привести к прорыву.

К основным причинам использования ИТ можно отнести:

1. Повышение эффективности вашей компании. Когда мы автоматизируем рутинные операции, то становимся быстрее. Пример: роботизация процессов (RPA).

2. Сокращение затрат. Пример: после внедрения бухгалтерского учета расчет зарплаты происходит по нажатии кнопки.

3. Накопление данных (data) вашей компании, история данных. Вы можете обращаться к прошлым показателям и строить графики, сверять данные для прогнозирования развития компании.

4. Быстрая адаптация и обучение людей. Не секрет, что люди – важный критерий роста. Доступные данные и настроенные бизнес-процессы позволяют быстрее адаптироваться в компании.

Но ИТ – это не волшебная таблетка. ПО не будет работать, если наполнять его данными неправильно и несвоевременно. Если вовремя не менять масло в машине, то она сломается. Так же и любое профессиональное ПО: если вводить данные неграмотно, то они не будут верными, и, соответственно, вы можете принять неверное управленческое решение.

Сферы, в которых информационные технологии являются особенно важными для бизнеса

Финансы и бухгалтерия.

Без автоматизации (без ИТ) мы можем наблюдать следующие результаты.

1. Риск ошибок. При ручном вводе данных возможны ошибки, которые могут привести к неправильному расчету налогов и другим финансовым последствиям.

2. Низкая производительность. Ручная обработка данных занимает больше времени и может привести к низкой производительности работы бухгалтерии.

3. Сложность адаптации к изменениям. Ручные процессы сложнее адаптировать к изменениям в законодательстве или требованиям клиентов.

4. Высокие затраты на персонал. Для ручной обработки данных требуется больше сотрудников, что увеличивает затраты на зарплату и налоги.

5. Недостаток аналитики. Без автоматизации сложно анализировать большие объемы данных и принимать обоснованные решения на основе этой информации.

Пример. При найме или увольнении человека без использования ИТ все процессы «делаются руками». Все хранится на бумаге. Мы не можем быстро найти документы в случае необходимости.

На текущий момент данная отрасль сильно автоматизирована, как и кадровое делопроизводство. Это объясняется тем, что ИТ за годы их использования доказали свою производительность.

Но это больше касается бухгалтерии. А вот с финансами все сложнее. На моей практике компании используют Excel, BI или специализированные программы от «1С». Также есть разработчики своих решений, например «БИТ.ФИНАНС». Выбор программы для управления финансами зависит от удобства, возможности доработок и стоимости внедрения.

Работа с финансовым ПО позволяет настроить интеграцию с другими базами данных, что дает возможность строить специальные дашборды и т. д. А данные, которые находятся в программе, более защищены, чем файлы на съемном носителе.

Для принятия взвешенных решений, обработки больших объемов данных существует специализированное ПО. Самое популярное – это семейство «1С». ИТ позволяют автоматизировать большое количество рутинных операций, значительно сократить подготовку регламентированной и управленческой отчетности. И, что важно, значительно снижают риск ошибок.

Маркетинг и реклама.

Боли:

1. Сложность управления данными. Без автоматизации маркетинга сложно управлять большим объемом данных о клиентах, что может снизить эффективность маркетинговых кампаний.

2. Ограниченная аналитика. Автоматизация маркетинга позволяет собирать и анализировать данные о поведении клиентов, что помогает оптимизировать маркетинговые кампании и улучшать результаты.

3. Замедление роста. Отсутствие автоматизации может замедлить рост компании, так как она не сможет быстро адаптироваться к изменениям на рынке и реагировать на новые возможности.

4. Недостаток гибкости. Ручное управление маркетинговыми кампаниями может быть менее гибким, чем автоматизированное, что может привести к потере клиентов и снижению эффективности маркетинга.

5. Увеличение затрат. Ручное выполнение маркетинговых задач может быть более дорогим, так как требует больше времени и ресурсов.

На сегодняшний день существует множество инструментов для повышения эффективности маркетинга.

В настоящий момент остается только одна большая площадка, где можно рекламироваться и управлять своей рекламой, – «Яндекс». Инструмент рекламы называется «Яндекс. Директ». В «Яндексе» отличная база знаний, позволяющая самостоятельно научиться управлять этим инструментом.

Здесь маркетинг – это лиды, получение лидов и управление этими данными. Нам важно понимать, откуда пришел пользователь, как он себя ведет и какие действия совершает на сайте. Это называется «Яндекс. Метрика».

Вы можете учиться сами и делать рекламу самостоятельно, а можете ее заказать. Во втором случае я бы рекомендовал найти проверенную компанию или специалиста, особенно если вы не разбираетесь в этой сфере.

Интересным инструментом по управлению рекламными кабинетами является eLama. Ее преимущество в том, что в одном кабинете можно управлять любым количеством рекламных кабинетов на сторонних рекламных сервисах. Вы платите на один счет и получаете доступ к разным кабинетам. Что, согласитесь, удобно.

Я рекомендую этот сервис, поскольку сам имел опыт работы с ним. Но есть и другие подобного рода. Необязательно пользоваться именно этим.

Я часто наблюдаю такую картину: компании забывают про хорошую связь, когда ваших менеджеров отлично слышно, с ними комфортно общаться. Согласитесь, что качество общения зависит от качества телефонной связи. И если вам кажется, что по телефону сейчас общаются немногие, то вы ошибаетесь. У большого количества людей до сих пор сохраняется эта привычка.

Телефонию можно интегрировать с CRM-системой и понимать, сколько минут разговаривают менеджеры, сколько делают исходящих звонков, насколько загружены по входящим.

Система телефонии позволяет очень гибко настроить свою работу. Мне нравится, что звонки не теряются, все фиксируется в CRM. Например, нам звонит клиент, и автоматом выскакивает «окно» клиента. Мы сразу понимаем, кто звонит, не надо ничего искать.

Если я пропустил звонок, то мне автоматом ставится задача. Вообще, есть очень много функций. Используйте этот отличный способ измерения нагрузки на сотрудников.

Я также имел опыт работы с UIS, так что смело могу порекомендовать и эту систему. Есть еще множество сервисов, которые позволяют автоматизировать рассылки и чаты, наполнение сайтов и т. п. Есть немало решений для диджитализации маркетинга. Например, Mindbox.

Важно понимать, куда мы тратим деньги, направленные на продвижение. Невозможно держать все в голове. И тут важно отметить, что специальные информационные технологии, применяемые в этой сфере, позволяют быстро реагировать на изменения рынка и адаптировать свою стратегию. В этих целях можно применять ПО в любой корпорации. Оно поможет не только разработать и адаптировать стратегию, но и анализировать поведение покупателей, понимать свою аудиторию. Такие возможности предоставляют, например, «Яндекс» или VK. Их рекламные кабинеты просты и понятны, разобраться сможет каждый. А с уходом Google нам необходимо использовать рекламные возможности более гибко. Ведь наши конкуренты также используют данные сервисы.

Производство и складская логистика.

Согласитесь, что сложно приготовить что-то на глаз, если объем – 1–2 тонны. А потом точно разложить по порциям. Нам нужно понимать, что и в каком количестве уходит на производство, какие материалы и услуги необходимы. ИТ помогают управлять запасами, планировать производство, строить и оптимизировать логистические цепочки. Понимать, сколько у нас хранится товара, следить за оборачиваемостью, сезонностью.

Например, многие думают, что «Самокат» – это продовольственный магазин, но это совсем не так. Это логистический кейс. Ведь грамотно выстроенная логистика приводит к большому успеху предприятия. Мы знаем сезонность, оборачиваемость, имеем запасы на складе и управляем ими. Знаем затраты и потери при инвентаризации. Если мы измеряем, то мы управляем.

В этой сфере я могу выделить ПО семейства 1С, «Клеверенс», «Акселот». Для разных задач – разное ПО.

Боли:

1. Неэффективное управление запасами. Проблемы с управлением могут привести к избыточным запасам, которые занимают ценное пространство на складе и увеличивают затраты на хранение.

2. Проблемы с планированием и оптимизацией пространства. Неэффективное планирование и использование пространства могут привести к недостатку места для хранения товаров и увеличению времени обработки заказов.

3. Трудности с инвентаризацией. Неточные данные об инвентаризации могут привести к потере или повреждению товаров, а также к неправильным заказам и возвратам от клиентов.

4. Проблемы в управлении поставками. Несогласованность между поставщиками и складами может вызвать задержки в доставке товаров или несоответствие между заказами и фактическими поставками.

5. Проблемы с обработкой возвратов. Обработка возвратов может быть сложной задачей, требующей тщательного отслеживания и управления. Неправильная обработка может привести к потерям для компании.

6. Нехватка автоматизации. Использование современных технологий и автоматизации может значительно улучшить эффективность работы склада. Отсутствие автоматизации может привести к снижению производительности и увеличению затрат.

7. Проблемы с безопасностью. Обеспечение безопасности товаров и информации на складе является важным аспектом складской логистики.

Например, вы делаете инвентаризацию на складе, без ИТ вы считаете вручную. А если у вас 500 позиций? Сколько часов вы будете считать? А если 500 000?

Легкий пример: насколько быстро вы сможете исправить в телефонной книжке 10 контактов? Сколько времени вы на это потратите? А 1000 контактов? Согласитесь, что на это уйдет много времени.

Так же и с инвентаризацией. Если у нас автоматизирован склад, внедрено специализированное ПО, закуплено специальное оборудование, например, терминалы сбора данных, на каждом товаре есть штрихкод, то, наведя сканер на штрихкод, мы уже посчитали данную позицию. И нам не нужно запоминать, записывать в тетрадку. Мы понимаем, сколько товара посчитали, а когда «пропикаем» весь товар, легко сможем понять, сколько не хватает или количество каких позиций увеличилось. Важно понимать, что при такой системе людям все сложнее и сложнее воровать.

Второй пример: приехала поставка, 50 коробок. При помощи терминала вы быстро, одним нажатием кнопки просчитаете эти 50 коробок. То есть благодаря ИТ ручной труд, ведущий к денежным затратам и потерям времени, становится не нужен.

Пример для производства: нам нужно изготовить диваны. И для их производства нам требуется 100 метров кожи. С помощью ИТ и специального оборудования мы легко отрежем нужный кусок и отправим в производство. А представьте, что вы отмеряете руками. Сколько времени это займет?

Кроме того, информационные технологии оберегают нас от ошибок.

Управление персоналом.

Современные системы позволяют автоматизировать следующие ключевые процессы кадрового делопроизводства: ведение карточек сотрудников, учет рабочего времени, учет отсутствия (планирование отпусков, учет больничных, отгулов), а также построить и визуализировать оргструктуру и штатное расписание. Они также дают возможность отслеживать этапы процесса принятия тех или иных решений. Например, подтверждение отпуска и выплату отпускных, изменение должностных обязанностей, изменение структуры организации. Цель автоматизации этих процессов – высвобождение рабочего времени и облегчение понимания процессов сотрудниками.

В этой области явным лидером является 1С.

Специальное ПО позволяет упростить найм, контроль рабочего времени, досье сотрудника, ускорить подготовку документов, необходимых для управления персоналом. Здесь также есть связь с бухгалтерией, например получение справки 2-НДФЛ.

В специальном ПО вся информация актуализируется и хранится долгое время, что позволяет нам иметь историю отдельно по каждому сотруднику.

Внедрение ИТ в управление персоналом поможет решить следующие проблемы.

1. Высокая стоимость. HR-процессы, выполняемые вручную, могут быть очень дорогостоящими. Это включает время сотрудников, потраченное на выполнение задач, а также любые внешние ресурсы, которые могут потребоваться.

2. Неэффективность. Ручные процессы могут быть медленными и неэффективными, что приводит к задержкам в обработке запросов и принятии решений.

3. Ошибки. Человеческий фактор может привести к ошибкам, которые варьируются от небольших опечаток до серьезных проблем, таких как неправильное увольнение сотрудника.

4. Трудность масштабирования. Ручные HR-процессы могут быть сложны для масштабирования, поскольку они могут стать непосильными при увеличении размера организации.

5. Затраты на обучение. Ручные процессы требуют обучения и постоянного обновления знаний, что в долгосрочной перспективе может стать дорогостоящим.

Один из отличных инструментов в HR – внутренний портал компании, у которого есть функция оповещения на разные темы. Можно также сделать базу знаний, выложить организационную структуру компании и номера телефонов, чтобы при необходимости сотрудники могли легко находить друг друга.

Пример: электронный документооборот. Ваши сотрудники подписывают заявления, справки и т. д. в электронном виде, все документы формируются автоматически.

Автоматизация управления персоналом компании зачастую реализуется специализированными модулями какой-либо ERP-системы.

Я в целом сторонник следующего подхода: чем больше можно автоматизировать, тем лучше.

Выше были отмечены самые, на мой взгляд, важные отрасли, но использование ИТ необходимо во всех сферах, ведь они упрощают процессы, ускоряют рост и развитие компании.