Текст книги "Лидер 3.0. Вечные правила эффективного руководства"

Хорошо, когда есть босс, который может замолвить за вас словечко на уровне топ-менеджеров. Налаживайте хорошие отношения со всеми руководителями, с которыми соприкасаетесь по работе, которые видели вас в деле и знают как здравомыслящего и неравнодушного работника. Если ваш непосредственный начальник – единственный благосклонно расположенный к вам человек, то в случае его ухода вы теряете сторонника – разве что он заберет вас с собой в новую компанию. Хорошо, когда с положительной стороны вас знают несколько руководителей в организации. Будет просто здорово, если вам удастся заручиться поддержкой нескольких «звездных» руководителей. Не отказывайтесь от тех поручений, которые сведут вас с новыми менеджерами и начальниками других отделов, но не забывайте о своих прямых обязанностях.

Чтобы достичь целей, которые мы обсудили в этой главе, вам придется выкладываться по полной и сохранять уверенность в своих силах. Очень часто посредственная работа и отличная работа отличаются лишь стилем исполнения и тем, как ее преподносят. От стиля зависит, как будет воспринимать вашу работу вышестоящее руководство, особенно если это самое руководство позитивно реагирует на такой стиль. Но плохой или оскорбительный стиль в той же мере может вызвать негативную реакцию. Одно дело – прекрасно справляться со своими обязанностями и извлекать максимум из пройденного пути, и совсем другое – заставлять окружающих думать, будто вы превосходный специалист, тогда как все совсем иначе. Такая тактика имеет все шансы создать немало неприятностей. Представление не должно противоречить реальности.

33. Управление временем

Доводилось ли вам возвращаться домой с чувством невыполненного долга? Такие дни, когда мы размениваемся по мелочам, бывают у всех. Порой этого не избежать, но если такое случается регулярно, то проблема может крыться в вашем неумении управлять временем.

Один успешный автор научно-популярной литературы поделился с нами своим подходом к тайм-менеджменту. Вот что он рассказал:

«Около десяти лет назад я всерьез взялся за написание книг и поставил перед собой цель: одна глава в неделю. Но бывало, что за это время я не писал ни строчки. Виной всему было то, что написание одной главы занимало много часов. Поэтому дело стояло. Затем я решил раздробить цель на мелкие части. Теперь задача стояла так: писать две страницы в день. Порой я пропускал один день, и тогда на следующий день приходилось писать четыре страницы. А если в силу каких-то непредвиденных обстоятельств пропускалось больше двух дней, то цель становилась недостижимой, и опять накапливалась целая глава.

Я стал ставить перед собой более разумные цели и начал писать, хотя другие требования к моему времени остались неизменными. Единственное, что изменилось, – это отношение и подход к проблеме. Бывало, что я садился писать свои две страницы, а в итоге выходило десять или даже пятнадцать. Но если бы я поставил цель в пятнадцать страниц в день, то вряд ли бы приступил к работе».

Суть в том, что, когда вы еще до начала работы ставите цель завершить проект тогда-то или тогда-то, вы сами загоняете себя в бездействие. Лучше поделить проект на несколько частей, каждую из которых можно закончить в более короткий срок.

Возможно, вы слышали об американском промышленнике Генри Кайзере. Одним из его достижений была судостроительная компания, выпускавшая во время Второй мировой войны грузовые корабли серии Liberty. На строительство одного судна уходили считанные дни – поистине впечатляющий результат.

Приходя утром в офис, Кайзер первым делом садился за стол и составлял на листе бумаги список дел на день, и дела расставлял в порядке приоритета. В течение всего дня список оставался на столе. Как только дело было выполнено, Кайзер его вычеркивал. Те цели, которых не удалось достичь в этот день, переносились на следующий. Кайзер всегда старался выполнять сначала первые, самые важные дела из списка.

Попробуйте и вы таким нехитрым способом организовать свой день и будете приятно удивлены тому, как много на самом деле успеваете сделать. Составляя список задач, вам нужно заранее спланировать весь свой день. В этом, пожалуй, самая большая ценность такого метода.

В отличие от господина Кайзера, у нас есть множество инструментов, значительно упрощающих процесс планирования. Списки можно составлять на телефоне, планшете, в компьютере – для этого существует ряд приложений. Простой поиск в интернете выдает десятки страниц. Для этих целей подойдет даже обычный редактор текстов. Современные мониторы становятся все больше и дешевле, поэтому очень удобно держать список открытым в углу экрана.

Сегодняшние смартфоны обладают довольно удобным функционалом, на них можно составлять списки, ставить цели и выставлять приоритеты. Попробуйте поискать в магазине приложений удобный инструмент. Может быть, вам будет удобнее записывать все в небольшой блокнот, который поместится в кармане и будет всегда под рукой. Выберите наиболее подходящий способ, но только один.

Если систему планирования немного доработать, она станет еще удобнее. Вы ведь хорошо себя знаете. И если вам по утрам работается лучше, самое важное делайте в первой половине дня. А если энергия появляется только после обеда, распределяйте задания соответственно. Кроме того, старайтесь выполнять нудные и сложные задачи в то время, когда у вас больше всего сил и энергии, но не забывайте про приоритетность. Менее важные дела подождут.

При планировании дня учитывайте еще один фактор. Некоторые задачи наверняка требуют более творческого подхода, а другие – логических размышлений или строго последовательных действий. К творческим относятся, например, написание предложения по реализации проекта или создание презентации. А вот составление производственного отчета или расчет бюджета – это уже логическая операция.

Такое разделение задач связано с особенностями работы мозга. За творчество отвечает правое полушарие, за логику – левое. Однако неважно, какое именно задействовано полушарие, главное помнить, что существуют разные типы задач. Мышление также называют нелинейным, или творческим, и линейным, или логическим.

Возможно, есть определенное время в течение дня, когда вам проще даются творческие задачи, например рано утром или поздно вечером. То же самое касается и логических задач.

Бывало ли у вас такое, что вы долго не хотели приступать к выполнению определенной задачи, а когда все-таки добрались до нее, сделали легко и быстро? Обратите внимание, в какое время дня это произошло и какая это была задача, творческая или логическая. Если проводить подобные наблюдения постоянно, то в конце концов производительность обязательно повысится.

Некоторым становится проще, если распределить работу на две категории: творческую и логическую. Суть в том, что к разным типам задач надо подходить по-разному. Попробуйте выполнять творческие задания до обеда, а логические – после, или наоборот. У меня есть знакомые, которым очень тяжело втянуться в творческий процесс после решения логических вопросов, поэтому они стараются начинать день с творческих.

Неудивительно, если многие из вас сейчас подумали: «Список дел и задач – это, конечно, хорошо, но у меня бывают такие сумасшедшие дни, что, как ни планируй, все равно ничего не успеешь». Так и есть. Порой кажется, что работа кипит и все дела срочные – не успел день начаться, а уже пошел прахом. Такова реальность, но это не повод отказываться от планирования. План дисциплинирует.

Возможно, вы стали менеджером отчасти благодаря своему здравомыслию. Вот здесь-то как раз и пригодится ваша рассудительность: необходимо четко понимать, когда можно придерживаться списка, когда нужно отложить его в сторону, а когда – исправить. Скорее всего, вам не раз придется вносить правки – иногда даже по несколько в день. От того, насколько своевременно вы сможете это сделать, будет зависеть успех. Иногда кажется, что уже состоявшиеся руководители высшего звена обладают каким-то природным даром и способны менять приоритеты по обстоятельствам. Понаблюдайте за теми, у кого это хорошо получается, и поучитесь у них.

Некоторые менеджеры делят списки дел на три категории: A, B и C. К первой относятся самые важные задачи, которые необходимо выполнить в первую очередь. Если у вас несколько таких дел, располагайте их также в порядке значимости. Дела категории B могут подождать, пока у вас появится время. А C – это несрочные задачи. Иные менеджеры берутся сначала за категорию C, это якобы дает ощущение завершенности. Не попадайтесь на эту удочку. Иначе вы не только выполните лишь малую часть задуманного, но и рискуете упустить первостепенные задачи из категории А, что чревато серьезными последствиями.

Имейте в виду, что обстоятельства могут в любой момент измениться, а задания из категории А перейти в категорию В. Поэтому просматривайте список несколько раз в течение дня, чтобы подтвердить или обновить задачи. Не пожалейте нескольких минут, и эти затраты будут компенсированы с лихвой высокой производительностью.

Если задача из категории А слишком большая, сложная и запутанная, разбейте ее на несколько частей, как это делал писатель. И вместо одного задания в списке появятся несколько. Например, перед вами стоит задача составить оперативный бюджет на следующий год. Задача громоздкая. И если строка «бюджет на следующий год» в списке дел вас пугает настолько, что вы боитесь к ней подступиться, то, возможно, лучше разбить ее на несколько мелких целей:

• составить поквартальный прогноз поступлений на следующий год;

• предварительно определить численность персонала на следующий год;

• узнать в отделе снабжения примерные расходы на материалы на следующий год.

Многие получают моральное удовлетворение, когда обращают всеобщее внимание на то, что выполнили задачу. Если вы пользуетесь пиложением на компьютере или смартфоне, покоренные цели можно не удалять, а переносить в завершенные. Некоторые вычеркивают выполненные задачи маркером. Как же приятно видеть в конце рабочего дня эти яркие полосы в своем списке!

Если список вы составляете на бумаге, не выбрасывайте его в тот же день. На следующее утро вчерашний список сослужит вам две службы. Во-первых, он напомнит о тех задачах, что были завершены вчера, – ничего плохого в этом нет, а во-вторых, вы увидите, что осталось невыполненным. И перенесете цели в новый список. Это особенно важно для долгосрочных проектов, когда задачи могут затеряться при переносе из одного списка в другой. А как много интересных идей и задумок забываются просто потому, что мы их вовремя не записываем!

Бывает ли у вас такое, что, укладываясь спать, вы обдумываете какую-то рабочую задачу, а посреди ночи вам в голову приходит отличное решение? Но проснувшись утром, вы ничего не помните – идея теряется где-то в глубинах памяти. Решить проблему помогут листочек и ручка на прикроватной тумбочке – так вы сможете быстро зафиксировать ночные мысли.

Посторонние дела – один из злейших врагов эффективности и продуктивности. Хотя, конечно, бывает, что вопрос требует безотлагательного вмешательства. Здесь-то и пригодится искусство смены приоритетов, о котором мы говорили выше.

Большинство посторонних дел не требуют немедленного внимания, а чаще всего вообще не имеют значения. Новые технологии дают нам бесконечные возможности отвлекаться налево и направо. Электронная почта, СМС-сообщения, звонки, мессенджеры, посты и запросы – вот лишь несколько примеров дел, которые появились у нас с развитием технологий и которых не знали предыдущие поколения.

Все эти задачи объединяет одно: на первый взгляд они кажутся срочными. Некоторые действительно бывают безотлагательными, но в большинстве случаев это не так. Когда вопрос кажется срочным, так и хочется на него переключиться. И вот это «неотложное» дело переносится в первую строчку списка, хотя ему там вовсе не место. За считанные секунды тщательно спланированный день вдруг разваливается. И все дело в нашем субъективном понимании срочности.

Чтобы добиться успеха и завершить начатое, не поддавайтесь сиюминутным порывам. Прежде чем позволить СМС-посланию полностью завладеть вашим вниманием, подумайте, а стоит ли оно того. Спросите себя, к какой категории дел относится это сообщение – A, B или C. А может, его вообще не стоит включать в список дел? Мы слышим заветный звоночек и, словно водитель «скорой», мчащийся на помощь к умирающему, бросаемся к телефону. Неизвестность завораживает и влечет. Однако остановитесь и задумайтесь, стоит ли сейчас переключать внимание. Не попадайте в ловушку Ее Величества Срочности.

В некоторых организациях действует правило закрытого офиса. Возможно, такая практика поможет и вам спланировать день и завершить больше задач. Например, в офисе действует закон двухчасовой тишины: все дела текут в обычном порядке, за одним исключением – все сотрудники находятся на своих местах. Никаких звонков внутри компании и никаких собраний в это время. Чрезвычайные ситуации разрешаются в оперативном режиме, также принимаются звонки от клиентов, заказчиков и другие сообщения извне.

У такого подхода множество плюсов. Два часа в день никто из коллег не потревожит вас по телефону и не зайдет в кабинет. Появляется возможность полностью сосредоточиться на работе. Кроме того, на это время следует отказаться от телефонов.

Возможно, эта идея пришла в голову человеку, который пришел в офис в выходной день и заметил, насколько плодотворнее ему удалось поработать, нежели в будни. Но вся эта задумка оправдывает себя, только если не закрываться от клиентов. Такая практика пойдет на пользу всей организации.

Каждый день уделяйте немного времени размышлениям. Может, не каждый, но иногда очень важно остановиться, помечтать и подумать. Ваше внутреннее «я» скажет вам спасибо. Проблемы, которые сейчас кажутся непреодолимыми, в тихий час открываются с совершенно иной стороны.

Но время для размышлений – это еще не все. Существует такое интересное понятие, как «высвобождение идеи», о нем в своей книге «Бизнес-уроки на грани: как интеллектуальный риск помогает суперспортсменам преуспеть в бизнесе» (Business Lessons from the Edge: Learn How Extreme Athletes Use Intelligent Risk Taking to Succeed in Business) рассказывают Джим Маккормик и Марьян Каринч. Высвобождение идеи – это творческая стратегия, которой пользуются многие успешные спортсмены и руководители, и состоит она из двух простых шагов. Шаг первый: обратите внимание, когда вам на ум приходят хорошие идеи. Скорее всего, тогда, когда вас ничего не отвлекает, и вряд ли во время работы. Идеи обычно появляются во время пеших или велосипедных прогулок, занятий практически любым видом спорта, когда вы принимаете душ, медитируете, едете за рулем, сидите на скамейке в парке или смотрите на озеро или океан. В общем, вы поняли. Есть в жизни такие моменты, которые способствуют рождению замечательных идей. Найдите свои.

Второй шаг: осознанно и на регулярной основе создавайте для себя такие моменты и будьте готовы записывать приходящие в голову идеи. Возможно, для этого придется немного абстрагироваться от реальности, выключить телефон, перестать писать сообщения или проверять почту.

Дело в том, что в наших головах постоянно вертится что-нибудь интересное. И суть творческого мышления в том, чтобы успеть это что-то поймать. Когда мы непрерывно заняты чем-то важным, то просто этого не замечаем. Поэтому сначала поймите, когда чаще всего у вас появляются идеи, затем создайте для себя необходимые условия и оставайтесь начеку, чтобы не пропустить ничего ценного. Вас приятно удивит, сколько отличных идей может прийти в голову одному человеку.

Вот несколько рекомендаций от менеджеров, работающих в самых разных сферах. Возможно, они вам пригодятся.

• Поймите, что все мы располагаем одинаковым количеством времени – 168 часов в неделю. И никому не достается больше, чем вам. Другое дело, на что вы расходуете свое время.

• Устанавливайте сроки для проектов. Особенно это полезно любителям прокрастинировать. Не оставляйте работу на последнюю минуту. Некоторые уверяют, будто под давлением и в сжатые сроки работается лучше. Однако в нормальных условиях они, возможно, работали бы еще лучше. Просто надо попробовать.

• Не путайте срочные и важные дела. Неотложные задачи есть у всех, но важны ли они – вот в чем вопрос. В умении отделять срочное от важного кроется успех. Лучше сосредоточиться на важном. Мы уже говорили об этом в главе про срочность.

• Попробуйте в течение одной-двух недель вести учет времени. Заведите журнал и записывайте в него все, чем заняты. Скорее всего, вы удивитесь, узнав, куда уходит большая часть дня. Если не анализировать время, то управлять им будет достаточно сложно. Или спросите мнения окружающих: как они считают, на что вы тратите свой день. Со стороны, как правило, виднее.

• Планируйте свой день. Лучше делать это даже не утром, а с вечера. Тогда вы сразу будете знать, на чем сосредоточить внимание. Утреннее планирование опасно тем, что вы можете отвлечься на другие дела. Но планировать утром все же лучше, чем не планировать вовсе.

• Соблюдайте правило 70/30: продумывайте заранее не более 70 % своего дня. Остальное время оставьте на непредвиденные обстоятельства, срочные задания или чрезвычайные ситуации. Распланировав каждую минуту и не справившись с нагрузкой, вы можете разочароваться в себе и своих возможностях.

• Отведите специальное время на телефонные звонки, переписку, работу и так далее. Такой подход поможет вам вдвойне. Во-первых, вы сэкономите время, объединив несколько дел в одно, а во-вторых, люди узнают о вашем распорядке и начнут под него подстраиваться.

• Не ждите хорошего настроения, чтобы поработать над важным и срочным делом. Такое время может никогда не наступить.

• Вознаграждайте себя за каждое завершенное задание из категории А. Сходите куда-нибудь пообедать, уйдите пораньше домой или позвоните другу, которого давно не видели.

• Развивайте в себе пунктуальность. Не опаздывайте, вовремя сдавайте работу и учите этому своих подчиненных. Станьте самым пунктуальным человеком в отделе и примером для подражания.

• Если задача требует повышенного внимания и сосредоточенности, попробуйте работать дома, в удаленном офисе, в редко используемом конференц-зале или свободном кабинете, где никто и ничто не будет вас отвлекать. К примеру, проект, который на работе обычно занимает несколько дней, так как постоянно приходится переключаться на другие дела, дома вы сможете окончить уже к обеду.

34. Искусство писать

Удивительно, но зачастую люди, умеющие четко и внятно изъясняться вслух, совершенно бессильны, когда то же самое приходится излагать на бумаге. Многих пугает один вид чистого листа или компьютерного экрана. Давайте разберемся, почему людей, которые, казалось бы, весьма образованны и уверены в своих силах, вдруг охватывает паника.

Во-первых, виноват страх, который мы испытываем перед контрольной работой. Для большинства экзамен – большой стресс. Люди начинают паниковать, когда остаются наедине с чистым листом и своими знаниями. Информацию из головы им надо перенести на бумагу. От того, что они напишут, зависит «оценка».

Во-вторых, люди часто теряются и не знают, что и как писать, просто потому, что мало читают. Читают, например, только по работе и никогда для удовольствия или профессионального развития. Зато много времени они проводят перед телевизором или в интернете – в отличие от чтения, ни то, ни другое занятие не требует активных навыков. Ни телевизор, ни социальные сети не научат вас хорошо изъясняться на бумаге. Писать можно научиться, только читая литературу. Не будем обвинять интернет и телевидение во всех смертных грехах, которые им приписывают, но согласитесь, современные технологии отнимают немало времени, которое раньше человек провел бы за книгой. В итоге люди стали меньше читать, а значит, и хуже писать. Немалую роль сыграли электронные письма и СМС-сообщения. Фразы в них, как правило, обрывистые, предложения незавершенные и полны сокращений.

Кроме того, поскольку современный человек вообще очень мало пишет – по сути, весь навык ограничивается электронными письмами и сообщениями в мессенджерах, – он впадает в ступор, когда требуется написать более или менее длинный текст или отправить письмо, написанное от руки. Здесь можно провести аналогию с публичными выступлениями. Если вы редко говорите на публику, то ситуация вас также напугает. А когда человек боится, он не может расслабиться. Движения его становятся скованными, а сам он начинает нервничать. Речь выходит неуклюжей и неловкой. Страх передается аудитории, и слушатели ощущают нервозность оратора. Они перестают доверять говорящему и не верят в то, что он пытается до них донести.

То же самое происходит и с письменной речью. Когда вы боитесь, ваше сообщение становится натянутым и неестественным. По этой причине вы пытаетесь исправить положение, переходя на официальный и канцелярский язык, которым никогда бы не стали говорить с друзьями.

Научиться писать деловые письма и служебные записки вам помогут специализированные книги и курсы. Они могут стать отличным подспорьем. Если вам тяжело писать или вы бы хотели писать лучше, обязательно поищите такие тренинги или учебники. Вы наверняка добьетесь больших успехов и будете легко продвигаться по карьерной лестнице, если научитесь хорошо и убедительно выражать свои мысли на бумаге.