Текст книги "Лидер 3.0. Вечные правила эффективного руководства"

Старайтесь доносить свою точку зрения через истории, наглядные примеры. Они действуют сильнее, чем самые обоснованные доводы. Более того, благодаря историям ваши слова надолго останутся в памяти. Все мы люди и никогда не откажемся от хорошей истории. Вот почему талантливые спикеры и ораторы практически всегда вплетают в свои речи те или иные истории. Вы, наверное, заметили, что и в этой книге мы часто подкрепляем свои слова примерами из жизни. Скорее всего, именно эти моменты вам запомнятся лучше других. Отель в Сингапуре, сотрудник, который учил испанский, соединение «ласточкин хвост» – все это истории.

Чтобы развить навык письма, лучше всего использовать мысленные образы. Не надо бояться пустого экрана или чистого листа, лучше мысленно представьте себе человека, которому пишете. Даже больше: представьте человека, сидящего в удобном офисном кресле с чашечкой кофе и читающего ваше письмо. Или нарисуйте в голове картинку, как вы сами сидите в кофейне и рассказываете собеседнику все то, что хотите до него донести. Представьте, что вы беседуете в дружеской обстановке. А теперь говорите. Используйте те же самые слова, что и в жизни. Если вы никогда не говорите многосложными словами, то и на письме не стоит их употреблять. По мнению психологов, люди используют в речи модные словечки, только когда хотят произвести впечатление на окружающих, на самом деле в этом проявляется их комплекс неполноценности. Даже если вам неловко от своего сочинения, никому об этом не говорите, оставьте эти чувства при себе.

Вызывая в воображении образ человека, которому пишете, всегда представляйте его дружелюбное лицо. Даже если сообщение предназначено ненавистному вам адресату, представьте, что вы друзья. Помните, что ваш враждебный настрой может проявиться в письме. А представляя себе друга, вы и писать будете приветливо и добродушно.

Теперь давайте посмотрим на ситуацию шире: письмо адресовано всем сотрудникам отдела или подразделения. Вряд ли вам захочется представлять себе сорок пять человек, сидящих в аудитории и ожидающих вашей речи. Ситуация получается слишком официальной, и если вы не выдающийся оратор, то такая картинка в голове превратит ваше послание в скованное и излишне официозное сообщение.

Лучше создайте мысленный образ двух-трех самых приятных, на ваш взгляд, подчиненных. Например, вы вместе решили выпить кофе или пообедать. И теперь расскажите им все, что хотели сказать. Зафиксируйте свою речь на бумаге. Используйте тот же прием, если пишете менеджерам других отделов.

Сейчас предположим, что вам надо написать отчет для президента компании, не очень приветливого и даже, можно сказать, отталкивающего человека. Мысленный образ президента только усугубит положение. Вместо этого думайте о человеке, который не наводит на вас страх. Представьте, что этот человек и есть президент. А теперь пишите отчет. Ваш тон наверняка изменится в лучшую сторону.

Неофициальные письма вовсе не подразумевают использование укороченных предложений или грамматические ошибки. От посланий некоторых образованных бизнесменов на глазах учителей выступят слезы. Многие компании предлагают специальные курсы по написанию электронных писем. Всегда обращайте внимание на грамматику и орфографию. Бывают короткие сообщения, не требующие высокопарных выражений. Но это вовсе не значит, что писать их надо плохим языком с кучей стилистических, пунктуационных и грамматических ошибок. Такие письма говорят о вашем непрофессионализме и бессистемности.

Иногда письмо должно быть написано не просто хорошо, а безупречно. Например, когда надо кого-то в чем-то убедить или когда сообщение будут читать десятки человек. Не забывайте, что письмо – это не одноразовая визитная карточка, оно навсегда останется в памяти. Электронные письма могут пересылаться бессчетное количество раз. Одно ваше неудачное высказывание долетит даже до тех коллег, с которыми вы ни разу не встречались. Вы же не хотите, чтобы они заранее думали о вас плохо из-за какого-то не очень хорошо составленного письма? Аккуратно же написанное послание, напротив, положительно скажется на вашей репутации, представит вас как человека рассудительного, профессионального и умеющего убеждать.

Если вы не уверены в грамматике или стилистике, не можете подобрать нужные слова, учите основы. Это не так уж сложно и утомительно, как может показаться на первый взгляд. Вам поможет любой, даже недорогой учебник по грамматике или короткий спецкурс. Кроме того, очень полезны всевозможные онлайн-тезаурусы и словари синонимов – они подскажут нужное слово. Не стоит в этом вопросе полагаться на помощника или коллегу. Лучше пройти путь самому: поверьте, новые знания, тем более такие важные, никогда не будут лишними.

Есть еще одна веская причина научиться писать грамотно: если страдает письменная речь, то вполне вероятно, на официальных выступлениях и даже в неформальной беседе вы также допускаете немало ошибок. А при таком раскладе безграмотность может плохо сказаться на будущих успехах, в том числе и продвижении по карьерной лестнице.

Старайтесь говорить и писать правильно, отнеситесь к этому вопросу со всем уважением, которого он заслуживает, и преподносите себя с хорошей стороны. Но главное, не забывайте создавать в голове дружелюбные образы тех людей, которым пишете.

35. Сарафанное радио

Подзаголовком к этой главе могла бы быть фраза «Самый эффективный канал коммуникации». В любой организации, где работают более пяти человек, есть свое сарафанное радио. Без него никак, потому что людям свойственно общаться и важно знать, что происходит. Избавиться от сарафанного радио невозможно, поэтому лучше сразу принять его существование и тот факт, что его голос доберется до самых дальних уголков компании. Думать о его плюсах и минусах также нет смысла. Оно просто есть. Главное – понимать принцип его работы, чтоб не пасть жертвой пересудов.

Воспринимайте сарафанное радио как вторую по величине, а в большинстве случаев и как самую эффективную сеть передачи данных. Если официальную связь в виде должностных записок, электронных писем или сообщений в корпоративной сети можно назвать главной магистралью, то сарафанное радио – это ее дублер. Бывает, стоишь в пробке на магистрали и смотришь, как мимо по дублеру одна за другой проносятся машины. Так и в жизни: по сарафанному радио новости расходятся быстрее, чем по официальным каналам.

Не стать жертвой сарафанного радио можно только одним способом – оперативно осведомлять подчиненных. Своевременное распространение достоверных сведений сводит к минимуму возникновение пересудов и, как следствие, препятствует появлению сомнительных данных. Слухи и домыслы будут всегда. Но если вы сами станете надежным источником информации, то в догадках не останется смысла. Избавиться от сплетен раз и навсегда не удастся, как ни старайся, поэтому просто примите их как факт.

Сарафанное радио работает уже и по телефону, и по электронной почте. Вечером любой из нас может получить подобное письмо: «Ты, наверное, не в курсе последних новостей. Я слышал, ты был у стоматолога. Не поверишь, но…» И так далее, и так далее.

Если вы недавно на посту управленца, то вам наверняка понравится такая история. Несколько начинающих руководителей одного коммерческого банка решили проверить, насколько быстро работает в их компании сарафанное радио. Они выбрали «подопытного» подчиненного, который работал на пятом этаже. Один из менеджеров поведал ему шокирующую, но маловероятную новость. Затем отправился к себе на первый этаж. На месте его не было не больше десяти минут. Но не успел он сесть за стол, как секретарша сообщила: «Не поверите, что я только что слышала». И повторила ту же самую сплетню, только сдобрив ее несколькими новыми подробностями.

У менеджера тоже может быть доступ к сарафанному радио. Если наладить с подчиненными хорошие отношения, они будут рассказывать вам обо всем, что происходит в компании. И даже начнут соперничать за право первым сообщить начальству свежие новости. Однако и у вас есть возможность распространять сообщения через сарафанное радио. Иногда его эффективность приходится весьма кстати. Только помните, что в этом случае контролировать точность передаваемых сведений невозможно. Поэтому, если вы не хотите, чтобы послание обросло ненужными деталями, лучше общайтесь с сотрудниками напрямую, без посредников.

Если вы решили проверить, как сарафанное радио работает в вашей компании, сначала определите, через кого лучше всего сделать вброс информации. Для этого подумайте, кто из сотрудников быстрее остальных сможет распространить новости. Ответ на этот вопрос приведет вас к центральному звену сарафанного радио. Любые данные, вверенные этому человеку, несомненно, попадут в «сеть», и не успеете вы выйти из кабинета, как сплетни разлетятся по всему отделу.

Заставить информацию циркулировать очень легко, достаточно начать разговор со слов «Этого никто не должен знать, но…» или «Это большой секрет, но…». Будьте уверены: после такого система заработает на всю мощь. Не забывайте, однако, что информация остается конфиденциальной только в одном случае – если ее не разглашать.

36. Делегирование – лучший друг менеджера

Нельзя не подчеркнуть, насколько важно менеджеру уметь делегировать и грамотно пользоваться этим ценным инструментом. Делегирование избавит вас от рутинных задач и позволит сосредоточиться на управлении и руководстве. Делегировать – не значит спихнуть свои обязанности другому. Делегировать – это передать свою задачу одному из подчиненных с целью обучения этого сотрудника и повышения продуктивности всего предприятия. Когда вы говорите подчиненному: «Я очень занят. Ты должен взять часть моей работы на себя», – вы перекладываете ответственность. И это не имеет ничего общего с делегированием.

Этот процесс имеет много плюсов. Но сначала надо найти увлеченных сотрудников, энтузиастов своего дела, которые стремятся к новым знаниям, саморазвитию и ратуют за успех организации. Такие люди нужны всегда. Именно тогда в компании появится свой человек, способный выполнить работу, которую раньше делали только вы. А вы в свою очередь освободитесь для других дел, где нужны ваши время и таланты. Ко всему прочему, делегирование поможет расширить перспективы. Успешный менеджер – тот, кто распознает проблемы и возможности до того, как они стали явными. Делегирование позволит вам видеть дальше. Ведь если вы сидите в яме, то и обзор у вас намного меньше. Делегирование поможет выбраться из метафорической ямы повторяющихся задач – вашим знаниям наверняка найдется лучшее применение.

Наконец, делегирование – один из мощнейших обучающих инструментов. Отправлять сотрудников на курсы повышения квалификации, конечно, здорово, но реальные задания со всеми сопутствующими загвоздками научат их большему, чем любые теоретические занятия.

Если делегирование – это благо, почему же менеджеры не делегируют чаще? Во-первых, не знают как. Здесь требуется практика. Во-вторых, не уверены в своих силах. Боятся, что подчиненный выполнит задачу лучше, или опасаются рассуждений на тему «Раз это задание он поручает нам, то чем же сам весь день занимается?». И, конечно, нельзя исключать таких менеджеров, которые настолько любят свою работу, что ни при каких обстоятельствах не хотят с ней расставаться. И все же самая главная причина, несомненно, кроется в том, что руководители боятся неблагополучного исхода. Выполняя работу самостоятельно, они знают наверняка, как будет выглядеть конечный продукт. Когда же за ту же самую задачу берется другой человек, результат, естественно, будет отличаться. Но ни одно из перечисленных обстоятельств – не повод отказываться от делегирования. Делегировать нельзя только в том случае, если это запрещено вышестоящим руководством, если подчиненный не обладает достаточной квалификацией или занят другим проектом.

Даже генеральному директору компании ни в коем случае нельзя перекладывать на подчиненных кадровые вопросы. Вы всегда сами должны оценивать деятельность сотрудников, пересматривать заработную плату, давать положительные отклики, обучать, воспитывать, увольнять и так далее. Исключением могут быть только собеседования. Как мы уже говорили, участие в общении с соискателями – прекрасная возможность для сотрудника научиться чему-то новому. Кроме того, нельзя делегировать такие задания, которые носят стратегический или конфиденциальный характер, например касающиеся оптимизации компании.

Учитесь делегировать. Пытайтесь перепоручить 100 % тех задач, которые реально можно снять со своих плеч.

Потенциально делегировать можно любому из подчиненных. Но будьте осторожны: не стоит перегружать лучших сотрудников только потому, что они легко справятся с любым заданием. Если постоянно нагружать их работой, рано или поздно они перегорят, и вы потеряете лучших исполнителей. Когда делегируете менее опытным или менее квалифицированным подчиненным, четко объясняйте, что нужно сделать, и отслеживайте ход работы чаще, чем у опытных коллег. Также можно делегировать сотруднику, который не справился с предыдущим поручением. Для него новое задание – это возможность вернуть утраченное доверие. Попробуйте делегировать и проблемным сотрудникам тоже. Новая задача или проект помогут им изменить свои взгляды на жизнь и работу.

При делегировании можно действовать в следующей последовательности – посмотрите, получится ли у вас.

1. Проанализируйте, какие из текущих задач, проектов или работ можно делегировать. Подумайте, что нужно сделать для выполнения работы, сколько времени она займет, какие ресурсы понадобятся и так далее.

2. Определите, кому можно делегировать задание. Подумайте, кого можно замотивировать на выполнение задачи, у кого есть время, кто обладает необходимыми навыками или готов их приобрести, кто проявлял желание взять на себя дополнительную ответственность.

3. Как только определитесь с исполнителем, как можно подробнее объясните ему суть задания. Также упомяните о плюсах выполнения этой работы. Само собой, если человек новый или неопытный, вам придется потратить на него больше времени и предоставить больше информации.

4. Согласуйте цель задания и срок выполнения. Это очень важный этап, который должен быть зафиксирован в письменном виде. Достаточно будет одного письма с указанием конкретного результата и согласованной даты. Возможно, даже лучше будет попросить самого исполнителя составить письмо, тогда вы точно будете знать, что он понял задание. Сложный проект может состоять из нескольких сверок и промежуточных результатов. Невозможно переоценить важность данного этапа. Успешное делегирование требует четкой постановки и понимания цели.

5. И наконец обсудите с сотрудником, каким образом вы будете отслеживать ход выполнения работы.

Поскольку чаще всего менеджеров в делегировании пугает неизвестный исход, стоит затронуть тему перфекционизма. Многие ошибочно полагают, будто перфекционизм – хорошее качество. Однако это не так. Высокие личностные стандарты – вот хорошее качество. И это совсем не то же самое, что перфекционизм.

Общепринятое определение звучит так: перфекционизм – это неприятие всего, что несовершенно. А теперь подумайте. Во-первых, совершенства не существует. В любом продукте и в любой работе можно найти изъян. Во-вторых, настаивая на безупречном, с вашей точки зрения, результате, вы вводите исполнителя в замешательство, и вот он уже теряет уверенность в себе.

Если процесс делегирования начать с требования выполнить работу в точности так, как видите вы, исполнитель вряд ли обрадуется такой возможности. Вы превращаете его в робота и отбиваете всякую охоту стараться. Кроме того, заранее заявляете, что ни опыт, ни перспективы, ни творческие способности сотрудника вас не волнуют, потому что ему все равно не сравниться с вами.

Для успешного делегирования надо принять и признать тот факт, что человек, берущийся за дело, выполнит его не так, как вы. Представьте, будто вы договорились, что он прибудет в пункт назначения в определенный день и час, но дорогу пусть выбирает сам. Вы как опытный боец знаете, какие неприятности могут подстерегать в пути, поэтому обязательно предостерегите исполнителя. Но в выборе дороги все же доверьтесь ему и можете быть уверены: он пойдет иным путем. Если же вы не доверяете ему выбор, то и сами выбрали не того человека.

Что касается безупречного выполнения ваших поручений, здесь стоит учитывать несколько факторов. Некоторые задания действительно должны быть выполнены идеально. Но большинство задач не требуют совершенства. Борьба с перфекционизмом будет успешной и повлечет за собой повышение эффективности, если вы научитесь отличать задания, требующие безупречного исполнения, от рядовых задач. Приведем пример. Предположим, вам предстоит провести презентацию перед советом директоров компании и добиться финансирования новой инициативы. Миссия большая и важная, и, само собой, вам лучше выложиться на полную. И хотя совершенство, как мы уже знаем, недостижимо, к нему все же стоит стремиться. Скорее всего, вы будете долго готовиться, репетировать, разыгрывать по ролям и прокручивать в голове все возможные вопросы. Для сравнения, скажем, вам надо сделать презентацию нового алгоритма работы для своей команды. Задача, конечно, серьезная, но безупречный результат не столь важен. А значит, будет нецелесообразно тратить на подготовку столько же времени, сколько на презентацию для совета директоров. А если вы все же считаете, что и то и другое задание следует выполнить со всей расстановкой, стоит задуматься о своем отношении к перфекционизму.

Принцип такой: усилий следует затрачивать ровно столько, сколько требуется для достижения удовлетворительного результата. При этом необходимо понимать, что безупречное выполнение займет в два-три раза больше времени. Но время – ресурс ограниченный, и его нужно ценить. Используйте его с умом. Не стоит стремиться к идеалу там, где это совсем ни к чему.

Никогда не принимайте поручений от своих подчиненных. Они будут приходить и говорить, что очень заняты, что задание слишком трудное, что вы сделаете его лучше. Просто помогите им разобраться с проектом или обратитесь за помощью к эксперту, который им поможет. Но не берите дело на себя. Вы руководитель, и ваша задача – развивать, а не спасать сотрудников.

Делегирование принесет немало пользы и вам, и команде, и организации. Это важная часть развития менеджера. Неумение делегировать затрудняет продвижение наверх. Подумайте, что можно делегировать уже сегодня, завтра или в будущем. Научитесь распределять свои обязанности среди сотрудников и применяйте этот навык на практике. Помните: от делегирования выигрывают все – и вы, и сотрудники.

37. Чувство юмора

Многие начинающие менеджеры ведут себя чересчур серьезно. Жизнь бывает трудна и безжалостна, а без чувства юмора и подавно. Новичкам важно учиться быть проще и смотреть на все с иронией. Большинство из нас излишне сдержанны – мир вокруг настолько быстро меняется, что мы не успеваем расслабиться. Ежедневные дела выходят на первый план, потому что мы уже не можем без них обходиться. И офис затягивает с головой, занимая большую часть жизни. Да, мы должны работать на пределе возможностей, но как только появляется уверенность в себе, не стоит больше об этом переживать. Ключевые слова здесь: уверенность в себе. Самый страшный критик – это вы сами.

Конечно же, работа важна. В противном случае никто бы ее не оплачивал. Но взгляните на жизнь шире. Возможно, работа важна в офисе, важна для ваших коллег, но если сравнить ее с историей человечества, ничего особенного в ней нет. Когда вам вдруг становится тяжело и кажется, что все пропало, вспомните, что через сто лет все забудется. Так зачем же из-за такого пустяка портить себе год, месяц, неделю, вечер? Наша работа важна, но смотрите шире. Британский писатель Гораций Уолпол (1717–1797) сказал: «Этот мир комичен для тех, кто думает, и трагичен для тех, кто чувствует». Людям с чувством юмора живется намного проще. У каждого из нас есть такое чувство, но у одних оно развито сильнее, чем у других. Если вы видите, что вам не хватает иронии, работайте над собой.